2. Lý do chọn đề tài Một cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư xuất hiện, được gọi là Công nghiệp 4.0. Công nghiệp 4.0 tập trung vào công nghệ kỹ thuật số từ những thập kỷ gần đây lên một cấp độ hoàn toàn mới. Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ. Để có thể xử lí khối lương công việc khổng lồ nhanh hơn và dễ dàng hơn thì những thành tựu công nghệ dần được ứng dụng vào các lĩnh vực trong đời sống dưới dạng các phần mềm, ứng dụng. Chúng ta có thể thấy 1 điều là dù ở lĩnh vực nào thì việc quản lý dự án đã trở thành công việc quan trọng và không thể thiếu trong mỗi dự án từ nhỏ đến lớn, đặc biệt là lĩnh vực CNTT. Nhưng do nhiều lý do mà rất nhiều công ty công nghệ đã xem nhẹ thậm chí là bỏ qua yếu tố quan trọng này, chỉ một số ít các công ty, tập đoàn lớn về công nghệ thông tin ở Việt Nam có áp dụng việc quản lý dự án vào các dự án của mình. Thật vậy, việc quản lý dự án là công việc rất quan trọng. Vì sự cần thiết của quản lý dự án và nhu cầu cao của người quản lý dự án do đó dẫn đến sự ra đời của các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án. Các phần mềm này không chỉ làm cho việc quản lý dự án hiệu quả hơn mà còn giúp họ điều chỉnh, kiểm soát dự án một cách dễ dàng. Có rất nhiều các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án ra đời với nhưng ưu và nhược điểm riêng phù hợp với từng đối tượng sử dụng. Trong các phần mềm đó thì Microsoft Project là một lựa chọn không tồi cho việc quản lý dự án. Chính bởi lý do trên mà chúng em bắt tay vào thực hiện đề tài này.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ======***====== BÁO CÁO BTL THUỘC HỌC PHẦN: QUẢN LÍ CÁC DỰ ÁN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TÌM HIỂU CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT GVHD : Th.s Nguyễn Đức Lưu Quản lý dự án CNTT ======***====== BÁO CÁO BTL THUỘC HỌC PHẦN: QUẢN LÍ CÁC DỰ ÁN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TÌM HIỂU CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT GVHD : Th.s Nguyễn Đức Lưu Quản lý dự án CNTT LỜI CẢM ƠN Để có kết tốt báo cáo này, chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Đức Lưu thời gian qua tận tâm dạy bảo hướng dẫn chúng em thực tập lớn Cùng với lời cảm ơn tới bạn lớp học Quản lý dự án CNTT nhiệt tình đóng góp nhiều ý kiến bổ ích để giúp nhóm hồn thành tốt tập lớn Trong thời gian làm lập lớn, nhóm cố gắng tận dụng thời gian cách hiệu nỗ lực để hồn thành tập lớn cách tốt Chúng em hy vọng nhận thêm nhiều lời nhận xét, góp ý thầy bạn !! Chúng em xin chân thành cảm ơn!!! Quản lý dự án CNTT MỤC LỤC Phần I MỞ ĐẦU Tên đề tài .6 Lý chọn đề tài Mục đích đề tài Mục tiêu đề tài .7 Bố cục Phương pháp PHẦN II NỘI DUNG CHƯƠNG SƠ LƯỢC TỔNG QUAN .8 1.1 Quản lý dự án 1.2 Lịch sử đời phát triển quản lý dự án 1.3 Các chức quản lý dự án 10 1.4 Các giai đoạn/ nhóm quy trình quản lý dự án 10 1.5 Có cần thiết phải quản lý dự án khơng? 11 1.6 Một số bí quản lý dự án .16 1.7 Các công cụ hỗ trợ quản lý dự án 19 1.8 Các công cụ quản lý dự án phổ biến .24 CHƯƠNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT 26 2.1 Giới thiệu Microsoft Project .26 2.2 Lịch sử phát triển Microsoft Project .26 2.3 Tính Microsoft Project 27 2.4 Ưu điểm Microsoft Project .27 2.5 Giao diện Microsoft Project 28 2.6 Các Tab giao diện Microsoft Project 30 CHƯƠNG CÁCH SỬ DỤNG CÔNG CỤ MICROSOFT PROJECT ĐỂ THÀNH LẬP DỰ ÁN 32 3.1 Xác định dự án .32 3.2 Sử dụng công cụ Microsoft Project để quản lý dự án 33 Quản lý dự án CNTT 3.3 Kết đạt 38 Quản lý dự án CNTT PHẦN I MỞ ĐẦU Tên đề tài Tìm hiểu cơng cụ quản lý dự án Microsoft Project ứng dụng Lý chọn đề tài Một cách mạng công nghiệp lần thứ tư xuất hiện, gọi Công nghiệp 4.0 Công nghiệp 4.0 tập trung vào công nghệ kỹ thuật số từ thập kỷ gần lên cấp độ hoàn toàn Hiện nay, với phát triển mạnh mẽ cơng nghệ Để xử lí khối lương cơng việc khổng lồ nhanh dễ dàng thành tựu cơng nghệ dần ứng dụng vào lĩnh vực đời sống dạng phần mềm, ứng dụng Chúng ta thấy điều dù lĩnh vực việc quản lý dự án trở thành cơng việc quan trọng thiếu dự án từ nhỏ đến lớn, đặc biệt lĩnh vực CNTT Nhưng nhiều lý mà nhiều công ty cơng nghệ xem nhẹ chí bỏ qua yếu tố quan trọng này, số cơng ty, tập đồn lớn cơng nghệ thơng tin Việt Nam có áp dụng việc quản lý dự án vào dự án Thật vậy, việc quản lý dự án công việc quan trọng Vì cần thiết quản lý dự án nhu cầu cao người quản lý dự án dẫn đến đời phần mềm hỗ trợ quản lý dự án Các phần mềm không làm cho việc quản lý dự án hiệu mà giúp họ điều chỉnh, kiểm sốt dự án cách dễ dàng Có nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý dự án đời với ưu nhược điểm riêng phù hợp với đối tượng sử dụng Trong phần mềm Microsoft Project Quản lý dự án CNTT lựa chọn không tồi cho việc quản lý dự án Chính lý mà chúng em bắt tay vào thực đề tài Mục đích đề tài Đề tài “Tìm hiểu cơng cụ quản lý dự án Microsoft Project” giúp nắm kiến thức, kỹ phần mềm Cách sử dụng phần mềm để lập dự án từ khâu xác định dự án, lập kế hoạch thực dự án, quản lý kiểm soát thực dự án đến khâu kết thúc dự án Biết cách quản lý nguồn nhân lực, tài nguyên, cách quản lý thời gian, chi phí dự án thực tế thường gặp thông qua phần mềm Bố cục đề tài (Nội dung đề tài chia làm chương) Chương 1: Tổng quan Chương 2: Công cụ quản lý dự án Microsoft Project Chương 3: Cách sử dụng phần mềm Microsoft Project để lập dự án thực tế(demo) Phương pháp Tìm hiểu, thu thập tài tài liệu Tham khảo ý kiến thành viên lớp Quản lý dự án Công nghệ thông tin Tham khảo ý kiến, nhận xét, đánh giá Thầy Nguyễn Đức Lưu Trực quan xem băng hình người ta làm Quản lý dự án CNTT Demo trực quan cho người xem Quản lý dự án CNTT 10 PHẦN II NỘI DUNG CHƯƠNG TỔNG QUAN 1.1 Quản lý dự án 1.1.1 Dự án gì? Trước tiên phải hiểu khái niệm dự án “Dự án’ tập hợp công việc, thực tập thể, nhằm đạt kết dự kiến, thời gian dự kiến, với kinh phí dự kiến Thơng thường vấn đề gọi dự án có đầu đủ yếu tố như: nhân lực, Thời gian, kinh phí, ban điều hành môt tả kết 1.1.2 Khái niệm quản lý dự án Quản lý gì? Quản lý việc quản trị tổ chức, cho dù doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận quan phủ Quản lý bao gồm hoạt động thiết lập chiến lược tổ chức điều phối nỗ lực nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hồn thành mục tiêu thơng qua việc áp dụng nguồn lực sẵn có, tài chính, tự nhiên, cơng nghệ nhân lực Thuật ngữ "quản lý" người quản lý tổ chức Quản lý dự án gì? Quản lý dự án trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời hạn, phạm vi ngân sách duyệt phương pháp điều kiện tốt cho phép Quản lý dự án CNTT 33 Giao diện của Microsoft Project Thanh công cụ Quick Access nơi ta tùy biến giao diện, thêm tùy chọn Thanh Tab giao diện Ribbon: Tab nơi để người dung thao tác Microsoft Project Trong có tab là: File, Task, Resource, Report, Project, View Ngồi cịn có Tab thay đổi Add-in (sử dụng thêm cơng cụ hỗ trợ bên ngồi) Format (tùy theo đối tượng mà người dùng chọn) Quản lý dự án CNTT 34 Thanh View label: nằm dọc theo cạnh trái giao diện Thể kiểu giao diện mà người dùng xem Thanh trạng thái Status hiển thị chế độ mà người dùng sử dụng tự động (Auto) hay tay (Manually) Khu vực View shortcut cho phép người dùng nhanh chóng chuyển đổi số chế độ xem thường xuyên sử dụng Microsoft Project Bên cạnh trượt Zoom cho phép thu/phóng giao diện 2.6 Các Tab giao diện Microsoft Project 1.5.1 Tab Task Quản lý dự án CNTT 35 Chức năng: Quản lý, định dạng tiến trình Gồm cơng cụ: View, Clipboard, Font, Schedule, Tasks, Insert, Properties, Editting 1.5.2 Tab Resource Chức năng: Quản lý, chỉnh sửa, định dạng tài nguyên (Nhân công, Thiết bị…) Gồm công cụ: View, Asignment, Insert, Properties, Level 1.5.3 Tab Report Chức năng: trích xuất báo cáo Gồm công cụ: Project, View report, Export 1.5.4 Tab Project Quản lý dự án CNTT 36 Chức năng: Quản lý, thiết lập dự án Gồm công cụ: Apps, Properties, Schedule, Status, Proofing 1.5.5 Tab View Chức năng: giúp kiểm sốt, xem thơng tin dự án nhiều cách trình bày khác Gồm công cụ: Task View, Resource Views, Data, Zoom, Split View, Window, Macros 1.5.6 Tab Format Chức năng: chức hiển thị tab tùy thuộc vào chức mà ta sử dụng thành phần mà ta muốn xem Gồm công cụ: Format, Columns, Bar Style, Gantt chart Style Show/Hide, Drawings Quản lý dự án CNTT 37 CHƯƠNG CÁCH SỬ DỤNG CÔNG CỤ MICROSOFT PROJECT ĐỂ THÀNH LẬP DỰ ÁN 3.1 Xác định dự án ST T Tiêu đề Nội dung Tên dự án Dự án quản lý nhân Mã dự án DA102 Thời gian thực 22 ngày Chủ đầu tư Ngày bắt đầu Ngày kết thúc 25/04/2015 15/05/2015 - Tên: Mark Zuckerberg - Số điện thoại liên hệ : 0123 456 789 - Địa : Silicon Valley, California, USA Tổng đầu tư 29 000 000 VNĐ Ban lãnh đạo Bill Gate Người quản lý Jack Ma Phạm vi - Ranh giới dự án : sản phẩm thực theo yêu cầu khách hàng - Sản phẩm : Website quản lý nhân - Các yếu tố đưa vào dự án : thông tin công ty thông tin nhân viên - Các yếu tố đưa dự án : loại bỏ yếu tố ảnh hưởng tới công ty nhân viên Quản lý dự án CNTT 38 Mục đích dự án 10 Xây dựng Website nhằm phục vụ nhu thay đổi thông tin nhân viên Bên cạnh đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin từ ban lãnh đạo Mục tiêu dự án - Màu trang màu xanh, thân thiện Giao diện theo phong cách mới, tường minh dễ sử dụng nhân viên - Đối với quản lý: dễ dàng việc quản lý nhân - Có tốc độ truy cập nhanh, tính bảo mật cao, ổn định với lượng truy cập lớn - Chạy ổn định trình duyệt web: chrome, Firefox, IE8, IE9 - 3.2 Chạy hình desktop, ipad loại điện thoại thông minh iphone, galaxy… Sử dụng công cụ Microsoft Project để quản lý dự án Thiết lập thông tin cho dự án Để tiến hành quản lý dự án bang Microsoft Project trước hết ta cần thiếp lập thông tin cho dự án Quản lý dự án CNTT 39 Để thiết lập thông tin cho dự án ta thực theo bước sau: Mở công cụ Microsoft Project chọn Tab Project Trong công cụ Properties chọn Project Information hộp thoại Project Information Thiết lập thông tin cho dự án Trong đó: + Start date: Ngày bắt đầu dự án + Finish date: Ngày kết thúc dự án + Schedule from: (Project Finish date/Project Start date) xác định ngày mà dự án bắt đầu ngày mà dự án kết thúc + Current date: Ngày + Status date: Ngày tình trạng Quản lý dự án CNTT 40 + Calendar: Lịch làm việc chọn tự thiết lập Ngồi tạo lịch làm việc, lịch nghỉ hộp thoại Change Working Time công cụ Properties Thiết lập tài nguyên cho dự án Sau thiết lập thông tin cho dự án, tiếp tục thiết lập tài ngun (Nhân cơng, máy móc, chi phí phát sinh,…) cho dự án Quản lý dự án CNTT 41 Để thiết lập tài nguyên cho dự án thực bước sau: Chọn Tab Task công cụ View chọn Gantt chart Resource Sheet Giao diện Resource Sheet Trong giao diện Resource Sheet thực thêm tài nguyên cho dự án Trong đó: + Resource name: Tên tài nguyên + Type: Loại tài nguyên Có loại Work(Cơng nhân), Material(Phương tiện), Cost(chi phí) + Max: Số lượng đối đa tài nguyên + Standard Rate: Lương hành + Ovt.Rate(Over time Rate): Lương tăng ca + Cost per use: chi phí cho lần sử dụng Quản lý dự án CNTT 42 + Cost: Tổng lương + Và số tiêu chí khác… Tạo Task cho dự án Sau thiết lập tài nguyên, đến bước thêm Task(bước thực hiện) cho dự án Để thiết lập Task (các bước thực dự án) cho dự án cần thực theo bước sau: Trong Tab Task ấn Gantt chart Trong giao diện chính, thêm Task cho dự án Trong đó: + Task Mode: gồm Manually Scheduled(Thiết lập thủ công), Auto Schedule(tự động cập nhật) Quản lý dự án CNTT 43 + Task name: Tên bước thực + Duration: Thời gian thực + Start: Mốc hời gian bắt đầu thực Task + Finish: Mốc thời gian kết thúc Task + Predecessors: Task sau Task thực + Resource Names: Tên tài nguyên thực Task + Cost: Chi phí để thực Task + Và cịn nhiều tiêu chí khác… Thiết lập giản đồ Gantt tính chi phí cho dự án Sau thiết lập Task xong giản đồ Gantt Chúng ta thay đổi giản đồ Gantt Quản lý dự án CNTT 44 Để liên kết Task cách điền vào Prodecessors cần click vào Task giản đồ Gantt kéo thả tới Task thực sau Để thay đổi thời gian bắt đầu, thực Task có liên kết ta ấn đúp chuột trái vào mũi tên liên kết hộp thoại Task dependency Thực thay đổi Trong đó: + From: Task trước + To: Task sau + Type: loại gồm có Finish-to-Start (Task trước kết thúc Task sau bắt đầu), Finish-to-Finish(cùng kết thúc), Startto-Start(cùng bắt đầu), Start-to-Finish(Task trước bắt đầu sau Task sau kết thúc) Để xem chi phí dự án ta vào Tab Project PropertiesProject InformationStatistics hộp thoại Project Statistics gồm thông tin tổng thời gian thực tổng chi phí cần thiết cho dự án Quản lý dự án CNTT 45 3.3 Kết đạt 3.3.1 Các bước dự án quản lý nhân Quản lý dự án CNTT 46 3.3.2 Giản đồ Gantt cho dự án Quản lý dự án CNTT 47 3.3.3 Tổng chi phí chi phí nguồn lực Tổng chi phí dự án Chi phí nguồn lực, tài nguyên Quản lý dự án CNTT ... dự án không? 11 1.6 Một số bí quản lý dự án .16 1.7 Các công cụ hỗ trợ quản lý dự án 19 1.8 Các công cụ quản lý dự án phổ biến .24 CHƯƠNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ DỰ ÁN MICROSOFT PROJECT. .. Sử dụng công cụ Microsoft Project để quản lý dự án Thiết lập thông tin cho dự án Để tiến hành quản lý dự án bang Microsoft Project trước hết ta cần thiếp lập thông tin cho dự án Quản lý dự án. .. Quản lý Dự án (PMI) thành lập để phục vụ cho lợi ích kỹ nghệ quản lý dự án Những tiền đề viện Quản lý dự án (PMI) công cụ kỹ thuật quản lý dự án chia sẻ ứng dụng phổ biến dự án từ ngành công