KỸ THUẬT MỞ SỔ, GHI SỔ, KHOÁ SỔ VÀ SỬA CHỮA SỔ KẾ TOÁN

Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam II KỸ THUẬT M ỏ SỔ, GHI sổ, KHOÁ sổ VÀ SỬA CHỮA sổ KẾ TOÁN 1.Kỹ th u ậ t m sổ, gh i sổ, khóa sổ k ế tốn Điều 27 L uật Kế toán quy định kỹ th u ật mở sổ, ghi sổ, khóa sổ k ế toán sau: - Sổ k ế toán phải mở vào đầu kỳ kế tốn năm, đơi với doanh nghiệp th àn h lập, sổ k ế toán p hải mở từ ngày th àn h lập - Doanh nghiệp phải vào chứng từ k ế toán để ghi sổ k ế toán - Sổ k ế tốn phải ghi kịp thịi, rõ ràng, đầy đủ theo nội dung sổ Thông tin, sô' liệu ghi vào sổ k ế tốn phải xác, trung thực, với chứng từ k ế toán - Việc ghi sổ k ế tốn phải theo trình tự thời gian phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài Thơng tin, sơ" liệu ghi sổ kế tốn nám sau phải k ế tiếp thông tin, số liệu ghi sổ kế toán năm trưốc liền kề sổ kế toán phải ghi liên tục từ mỏ sổ đến khóa sổ - Thơng tin, sơ" liệu sổ k ế toán phải ghi b út mực; khơng ghi xen thêm vào phía trê n phía dưới; khơng ghi chồng lên nhau; khơng ghi cách dịng; trường hỢp ghi khơng hết tran g sổ phải gạch chéo phần không ghi; ghi hết trang phải cộng số" liệu tổng cộng tran g chuyển số liệu tổng cộng sang trang k ế tiếp http://vietnam12h.com Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam - D oanh nghiệp phải khóa sổ kế tốn vào cì kỳ kê tốn trưổc lập báo cáo tài trường hỢp khóa sổ kế tốn khác theo quy định pháp luật - Trường hỢp ghi sổ kế toán tay trước sử dụng sổ kế toán phải hồn thiện th ủ tục sau: + Đơi với sổ k ế toán dạng quyển: T rang đầu sổ phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ k ế toán kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký người giữ ghi sổ, k ế toán trưởng người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ ngày chuyển giao cho người khác Sổ k ế toán phải đánh sô' tran g từ tran g đầu đến trang cì, hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai đơn vị kế tốn + Đối với sơ tờ rời: Đầu sơ tờ rịi phải ghi rõ tên doanh nghiệp, sô" thứ tự tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ ghi sổ Các tò ròi trước dùng phải giám đốc doanh nghiệp người ủy quyền ký xác nhận, đóng dấu ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tò rời Các sổ tò rời phải đưỢc xếp theo thứ tự tài khoản k ế tốn phải đảm bảo an tồn, dễ tìm, Trường hỢp ghi sổ k ế toán máy vi tính sau khố sổ kế tốn máy vi tính phải in sơ k ế tốn giấy đóng thành riêng cho kỳ k ế toán năm Kỹ th u ậ t sử a chữa sổ k ế toán 2.1 Kỹ th u ật sửa chữa s ổ k ế to n trường hợp ghi s ổ k ế to n tay Khi phát sổ kế toán ghi tay có sai sót khơng tẩy xóa làm m ất dấu vết thông tin, sô' liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo ba phương pháp sau: 2.1.1 Phương p h p cải Ghi cải cách gạch đưịng thẳng vào chỗ sai ghi số chữ phía trê n phải có chữ ký kế tốn trưởng bên cạnh 2.1.2 P hương p h p gh ì s ố âm Ghi số âm cách ghi lại sô" sai mực đỏ ghi lại số sai dấu ngoặc đơn, Khi dùng phương pháp ghi sơ' âm để đính chỗ sai phải lập “Chứng từ ghi sổ đính chính” k ế toán trưởng (hoặc phụ trách k ế toán) ký xác nhận Trường hỢp g hi s ố tiền lớn hơn: Ví d ụ : Doanh nghiệp mua hàng hố nhập kho tiền mặt: 96.000đ K ế toán ghi sai: Nợ TK "Hàng hố": 99.000đ Có TK "Tiền mặt": 99.000đ Bút tốn sửa sai: Nợ TK "Hàng hố"; (3000)đ Có TK "Tiền mặt": (3000)đ 24 http://vietnam12h.com Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam Trường hỢp ghi trùng nghiệp vụ hai lần: Ví d ụ : Theo ví dụ kế toán ghi; Nợ TK "Hàng hoá": 96.000đ Có TK "Tiền mặt": 96.000đ Sau k ế tốn lại ghi trùng lần nữa: Nợ TK "Hàng hoá": 96.000đ Có TK "Tiền mặt": 96.000đ Kế tốn sửa sai cách xoá bút toán: Nợ TK "Hàng hoá"; (96.000)đ Có TK "Tiền mặt": (96.000)đ Trường hỢp định khoản sai: Ví d ụ : Theo ví dụ kế tốn ghi: Nợ TK "Hàng hố"; 96,000đ Có TK "Tiền gửi ngân hàng": 96.000đ Kế toán sửa sai sau: Ghi bút toán xoá bút toán ghi sai: Nợ TK "Hàng hố"; (96.000)đ Có TK "Tiền gửi ngân hàng": (96.000)d Ghi lại bút toán mực thưịng: Nợ TK "Hàng hố": 96.000đ Có TK "Tiền mặt": 96.000đ 2.1.3 Phương p h p gh i b ổ sung Ghi bổ sung cách lập “chứng từ ghi sổ bổ sung” ghi thêm sô' chênh lệch thiếu cho đủ Ví d ụ : Theo ví dụ kế toán ghi sai: Nợ TK "Hàng hố": 69.000đ Có TK "Tiền mặt": 69.000đ Bút tốn ghi bổ sung: Nợ TK "Hàng hố"; 27.000đ Có TK "Tiền mặt": 27.000đ 25 http://vietnam12h.com Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam 2.2 Kỹ thuật sửa chữa s ổ k ế toán trường hơp ghi s ổ máy vi tính Trường hợp p h át sai sót trước báo cáo tà i năm nộp cho quan n h nưốc có th ẩm quyền th ì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ k ế tốn năm trê n m áy vi tính; Trường hỢp p hát sai sót sau báo cáo tài năm nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán năm phát sai sót máy vi tín h ghi vào dịng cuối sổ k ế tốn năm có sai sót; Sửa chữa sổ kế tốn trường hỢp ghi sổ máy vi tín h thực theo phương pháp ghi sô' âm ghi bổ sung nêu 2.3 Lưu ý sửa chữa sô k ế toán - Trường hỢp phát sổ kế tốn có sai sót trước báo cáo tài năm nộp cho quan nhà nước có thẩm quyền phải sửa chữa sơ kê tốn năm đó; Trường hỢp phát sổ kế tốn có sai sót trước báo cáo tài năm duyệt công việc th a n h tra, kiểm tra, kiểm tốn kết thúc có ý kiến kết luận thức, có định phải sửa chữa lại sơ" liệu báo cáo tài liên quan đến sô" liệu ghi sổ k ế tốn th ì đơn vị phải sửa lại sổ k ế tốn sơ" dư tài khoản k ế tốn có liên quan theo phương pháp quy định Việc sửa chữa thực trực tiếp sổ k ế toán năm ph át sai sót, đồng thịi phải ghi vào tran g cuối (dịng cuối) sổ k ế tốn năm trước có sai sót (nếu p hát sai sót báo cáo tà i nộp cho quan có thẩm quyền) để tiện đốì chiếu, kiểm tra; - Trưịng hỢp ph át sổ k ế tốn có sai sót trọng yếu năm trước k ế tốn phải điều chỉnh hồi tô' số" dư đầu năm sổ kế toán tổng hỢp sổ kế toán chi tiết theo quy định chuẩn mực k ế toán sơ' 29 "Thay đổi sách k ế tốn, ước tính k ế tốn sai sót" Ví dụ: năm 2010, k ế tốn cơng ty A ph át lơ hàng hố bán ghi nhận doanh th u năm 2009 chưa hạch toán xuất kho để bán năm vối giá trị hàng hố ghi sổ 250.000.000đ Biết th u ế su ất th u ế thu nhập doanh nghiệp đơn vị 25% số dư sơ k ế tốn chưa điều chỉnh sai sót sơ" tài khoản thịi điểm 31/12/2009 sau: Đơn vị tính: đồng Chỉ tiê u B ảng cân đối k ế to n trước đ iều ch ỉn h - TK 156 - Hàng hoá 31/12/2009 4.400.000.000 - TK 333 - T huế khoản phải nộp ngân sách nhà nước 290.000.000 - TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phốỉ 420.000.000 Sai sót dẫn đến thồi điểm 31/12/2009 sô' dư tài khoản phải đưỢc điều chỉnh giảm sau: + Sô' dư Nợ TK 156 giảm: 250.000.OOOđ (do xuất hàng đơn vỊ chưa hạch toán giảm hàng hoá tồn kho 250.000.000); 26 http://vietnam12h.com Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam + Sơ' dư Có TK 333 giảm: 62.500.000đ (250.000.000 X 25%); + Số dư Có TK 421 giảm: 187.500.000đ (250.000.000 - 62.500.000) Sau điều chỉnh sai sót số dư sổ kế toán tài khoản liên quan thời điểm 31/12/2009 sau: ĐVT: đồng Chỉ tiê u B ảng cân đối k ế toán sau điều chỉnh - TK 156 - Hàng hoá 31/12/2009 4.150.000.000 (4.150.000.000 = 4.400.000.000 - 250.000.000) - TK 333 - T huế khoản phải nộpngân sách nhà nước 227.500.000 (227.500.000 = 290.000.000 - 62.500.000) - TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối 232.500.000 (232.500.000= 420.000.000 - 187.500.000) 27 http://vietnam12h.com Công ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam III TỔ CHỨC CỊNG TÁC KẾ TỐN Lựa ch ọn h ìn h thứ c hạch toán 1.1 Quy định chung - Mỗi doanh nghiệp có hệ thơng sổ kế tốn cho kỳ k ế toán năm - Doanh nghiệp phải vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trìn h độ nghiệp vụ cán kế toán, điều kiện tran g bị kỹ th u ậ t tín h tốn, lựa chọn hình thức kế tốn phù hỢp Yà phải tu ân th ủ theo quy định hình thức sổ k ế tốn đó, gồm: Các loại sổ kết câu loại sổ, quan hệ đốì chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép loại sổ k ế toán Doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế tốn cần lưu ý chọn cách ghi sổ k ế toán tay ghi sổ k ế tốn máy vi tính Trường hợp ghi sổ tay Doanh nghiệp phải áp dụng hình thức k ế tốn, m ẫu sổ kế tốn theo quy định mở thêm sổ k ế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý đơn vị; Trường hỢp ghi sổ k ế toán máy vi tính: Doanh nghiệp đưỢc lựa chọn m ua tự xây dựng hình thức k ế tốn máy vi tính cho phù hỢp Hình thức k ế tốn máy vi tính áp dụng doanh nghiệp phải đảm bảo yêu cầu sau: + Có đủ sổ k ế toán tổng hỢp sổ kế toán chi tiết cần th iết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định Các sổ k ế tốn tổng hỢp phải có đầy đủ yếu tơ" theo quy định C hế độ sổ kế toán + Thực quy định mỏ sổ, ghi sổ, khóa sổ sửa chữa sổ k ế toán theo quy định L uật Kế toán, ván hưống dẫn thi hành L uật Kế toán quy định C hế độ k ế toán http://vietnam12h.com Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam + Doanh nghiệp phải vào tiêu chuẩn, điểu kiện phần mềm kế toán Bộ Tài quy định Thơng tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hỢp vối yêu cầu quản lý điều kiện doanh nghiệp 1.2 Các hình thức kê tốn chủ yếu 1.2.1 Hình thức kê toán N h ậ t ký chung Nguyên tắc, đặc trưng hình thức k ế toán N hát ký chung Đặc trưng hình thức kế tốn N hật ký chung: T ất nghiệp vụ kinh tế, tài p h át sinh phải ghi vào sổ N hật ký, mà trọng tâm sổ N hật ký chung, theo trìn h tự thời gian phát sinh theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) nghiệp vụ dó Sau lấy số liệu sổ N hật ký đổ ghi sổ Cái theo nghiệp vụ phát sinh Hình thức kê tốn N hật ký chung gồm loai sô chủ yếu sau: - Sổ N hật ký chung, sổ N hật ký đặc biệt; - SỔ Cái; - Các sổ, thẻ k ế toán chi tiết Trình tự ghi s ổ k ế tốn theo hình thức k ế tốn N hật ký chung (Biêu s ố 01) (1) Hàng ngày, vào chứng từ kiểm tra đưỢc dùng làm ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ N hật ký chung, sau sô" liệu ghi sổ N hật ký chung để ghi vào sổ Cái theo tài khoản kế tốn phù hỢp Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ k ế tốn chi tiết đồng thời với việc ghi sổ N hật ký chung, nghiệp vụ phát sinh đưỢc ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan Trường hỢp đơn vị mở sổ N hật ký đặc biệt hàng ngày, vào chứng từ đưỢc dùng làm ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ N hật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngàjO cuôl tháng, tùy khôi lưỢng nghiệp vụ phát sinh, tổng hỢp sổ N hật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào tài khoản phù hợp sổ Cái, sau loại trừ sô’^trùng lặp nghiệp vụ đưỢc ghi đồng thời vào nhiều sổ N hật ký đặc biệt (nếu có) (2) Cl tháng, CI q, cuối năm, cộng sơ' liệu sổ Cái, lập Bảng cân đôl sô' phát sinh Sau kiểm tra đôl chiếu khớp đúng, sô' liệu ghi sổ Cái bảng tổng hỢp chi tiết (đưỢc lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết) đưỢc dùng để lập Báo cáo tài Về nguyên tắc, Tổng sô”^phát sinh Nợ Tổng sô' phát sinh Có Bảng cân đối sơ ph át sinli phải Tổng sô" p hát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có sổ N hật ký chung (hoặc sổ N hật ký chung sổ N hật ký đặc biệt sau loại trừ sô’^trùng lặp sổ N hật ký đặc biệt) kỳ 28 http://vietnam12h.com Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam sơ Đ ổ TRÌNH Tự GHI s ố KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÝ CHUNG Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Q uan hệ đơ'i chiếu, kiểm tra 1.2.2 Hình thức k ế tốn N h â t ký - Sơ Cái Đ ăc trưng ctí hình thức kê tốn Nhât kỷ - Sô Cái Đặc trưng hình thức kế tốn Nhật ký - sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài p hát sinh đưỢc kết hỢp ghi chéj) theo trình tự thồi gian theo nội dung kinh tế (theo tài khoản k ế toán) sổ kế toán tổng hỢp n h ất sổ N hật ký - SỔ Cái Căn để ghi vào sổ Nhật ký - sổ Cái chứng từ kế toán Bảng tơng hỢp chứng từ k ế tốn loại H ình thức k ế tốn N hát ký - Sơ Cái gồm có loai s ổ k ế toán sau: - N h ật ký - SỔ Cái; - Các Sổ, Thẻ k ế tốn chi tiết Trình tự ghi s ổ k ế tốn theo hình thức k ế tốn Nhật ký - Sơ Cái (Biểu s ố 02) (1) H àng ngày, kế toán vào chứng từ kế toán Bảng tổng hỢp chứng từ k ế toán loại đưỢc kiểm tra đưỢc dùng làm ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ N hật ký - sổ Cái Sô' liệu chứng từ (hoặc Bảng tổng hỢp chứng từ kế toán loại) ghi dòng phần N hật ký phần sổ Cái Bảng tổng hỢp chứng từ kế toán lập cho chứng từ loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập, ) phát sinh nhiều lần ngày định kỳ đến ngày 29 http://vietnam12h.com Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam Chứng từ k ế toán Bảng tổng hỢp chứng từ k ế toán loại sau ghi N hật ký - Sổ Cái, dùng để ghi vào sổ, Thẻ k ế tốn chi tiết có liên quan sổ (2) Cuốĩ tháng, sau phản ánh tồn chứng từ kế tốn ph át sinh tháng vào sổ N hật ký - s ổ Cái sổ, thẻ kế toán chi tiết, k ế toán tiến hành cộng số liệu cột số p h át sinh phần N hật ký cột Nợ, cột Có tài khoản phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng p h át sinh cuối tháng Căn vào sô' p h át sinh tháng trước số p h át sinh tháng tín h sơ' p h át sinh lũy k ế từ đầu quý đến cuối tháng Căn vào số”dư đầu tháng (đầu quý) số”phát sinh tháng k ế tốn tín h số dư cuôl tháng (cuốĩ quý) tà i khoản N hật ký - sổ Cái (3) Khi kiểm tra, đối chiếu sô' cộng cuối tháng (cuốĩ quý) Cái phải đảm bảo yêu cầu sau: Tổng số tiền cột “ Phát sinh” ỏ phần Nhật ký Tổng số phát sinh Nợ tat Tài khoần Tổng số dư Nợ Tài khoản = sổ N hật ký - sổ Tổng số phát sinh Có tất Tài khoản Tổng số dư Có tài khoản (4) Các sổ, thẻ k ế tốn chi tiết phải khóa sổ để cộng sơ' phát sinh Nợ, sơ' p h át sinh Có tín h số dư cuốĩ tháng đối tượng Căn vào sơ' liệu khóa sổ đối tưỢng lập “Bảng tổng hỢp chi tiết" cho tài khoản Số liệu “Bảng tổng hỢp chi tiế t” đối chiếu với sô' phát sinh Nợ, số p hát sinh Có Sơ" dư cl tháng tà i khoản sổ N hật ký - sổ Cái Số" liệu trê n N hật ký - sổ Cái “Bảng tổng hỢp chi tiết” sau khóa sổ kiểm tra, đốĩ chiếu khóp, sử dụng để lập báo cáo tài Sơ ĐỒ TRÌNH Tự GHI sổ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KỶ - s ổ CÁI Ghi hàng ngày Ghi cuốĩ tháng Đốỉ chiếu, kiểm tra 30 http://vietnam12h.com Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam 1.2.3 Hình thức k ế tốn Chứng từ ghi s ổ Đặc trưng hình thức k ế toán Chứng từ gh i s ổ Đặc trưng hình thức k ế tốn Chứng từ ghi sổ: Căn trực tiếp để ghi sổ k ế toán tổng hỢp “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hđp bao gồm; + Ghi theo trìn h tự thịi gian sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ + Ghi theo nội dung kinh tế sổ Cái Chứng từ ghi sổ k ế toán lập sỏ chứng từ k ế toán Bảng Tổng hỢp chứng từ kê toán loại, có nội dung kinh tế Chứng từ ghi sổ đánh số”hiệu liên tục tháng năm (theo sô' thứ tự sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) có chứng từ k ế tốn đính kèm, phải đưỢc kế tốn trưởng duyệt trước ghi sơ kế tốn H ình thức k ế tốn Chứng từ ghi s ổ gồm có loại s ổ k ế toán sau: - Chứng từ ghi sổ; - Sổ Đ ăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ k ế tốn chi tiết Trình tự ghi s ổ k ế tốn theo hình thức kê'tốn Chứng từ ghi s ổ (Biểu sô'03) (1) H àng ngày, vào chứng từ kế toán Bảng Tổng hỢp chứng từ k ế toán loại kiểm tra, dùng lầm cíí ghi sổ, kế tốn lập Chứng từ ghi sổ Căn vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau dùng để ghi vào sổ Cái Các chứng từ kế toán sau làm lập Chứng từ ghi sổ dùng để ghi vào sổ, Thẻ k ế tốn chi tiết có liên quan (2) Cuối tháng, phải khóa sổ tính tổng sơ" tiền nghiệp vụ kinh tế, tài p h át sinh tháng sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tín h Tổng sơ' p hát sinh Nợ, Tổng sơ" p h át sinh Có Sơ" dư tài khoản sổ Cái Căn vào sổ Cái lập Bảng Cân đốỉ số ph át sinh (3) Sau đối chiếu khốp đúng, số liệu ghi sổ Cái Bảng tổng hỢp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ k ế toán chi tiết) dùng để lập Báo cáo tài Q uan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ Tổng sô' p hát sinh Có tấ t tài khoản Bảng Cân đôi sô' p hát sinh phải n h au Tổng số tiền ph át sinh sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Tổng số dư Nợ Tổng sơ' dư Có tài khoản Bảng Cân đối số phát sinh phải nhau, số dư tài khoản Bảng Cân đối sô' phát sinh phải số dư từ ng tài khoản tương ứng Bảng tổng hỢp chi tiết 31 http://vietnam12h.com Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam so Đ ổ TRÌNH Tự GHI sổ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN CHỨNG TỪ GHI sổ 1.2.4 Hình thức sơ k ế tốn N h ậ t ký ■ Chứng từ Đ ặc trưng hình thức k ế tốn N hật ký ■ Chứng từ (NKCT) - Tập hỢp hệ thơng hóa nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có tài khoản kết hỢp với việc phân tích nghiệp vụ kinh tế theo tài khoản đối ứng Nợ - Kết hỢp chặt chẽ việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế p hát sinh theo trìn h tự thịi gian với việc hệ thơng hóa nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) - Kết hỢp rộng rã i việc hạch toán tổng hỢp vói hạch tốn chi tiết sổ kế tốn q trìn h ghi chép - Sử dụng m ẫu sổ in sẵn quan hệ đốl ứng tài khoản, tiêu quản lý kinh tế, tài lập báo cáo tài Hình thức kê tốn N hật ký - Chứng từ gồm có loai sơ k ế tốn sau: - N hật ký chứng từ; - Bảng kê; - Sổ Cái; - Sổ hoăc thẻ k ế toán chi tiết 32 http://vietnam12h.com Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam Trình tự g h i sơ k ế tốn theo hình thức k ế tốn N h ậ t ký - Chứng từ (Biểu s ố 04) (1) Hàng ngày vào chứng từ kế toán đưỢc kiểm tra lấy &ố liệu ghi trực tiếp vào N hật ký - Chứng từ Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan Đơ”i vối loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ, chứng từ gốc trước hết tập hỢp phân loại bảng phân bổ, sau lấy sơ' liệu kết bảng phân bổ ghi vào Bảng kê N hật ký Chứng từ có liên quan Đơl với N hật ký - Chứng từ ghi vào Bảng kê, sổ chi tiết vào sô" liệu tổng cộng bảng kê, sô chi tiết, cuối tháng chuyển sô" liệu vào N hật ký - Chứng từ (2) Cl tháng khóa sổ, cộng sô' liệu Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đôl chiếu số liệu N hật ký - Chứng từ vối sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hỢp chi tiết có liên quan lấy số liệu tổng cộng N hật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào SỔ Cái Đối với chứng từ có liên quan đến sổ, thẻ kế tốn chi tiết ghi trực tiếp vào sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng sổ thẻ k ế toán chi tiết vào sổ thẻ k ế toán chi tiết để lập Bảng tổng hỢp chi tiết theo tài khoản để đôl chiếu vối sổ Cái Sô' liệu tổng cộng Sổ Cái sô' tiêu chi tiết N hật ký - Chứng từ, Bảng kê Bảng tổng hỢp chi tiết dùng để lập báo cáo tài Sơ ĐỔ TRÌNH Tự GHI s ổ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KỶ - CHỨNG TỪ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đôi chiếu, k'ểm tra 33 http://vietnam12h.com Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam 1.2.5 Hình thức kê toán m áy ui tinh Đ ăc trưng Hình thức kê tốn máy vi tính Đặc trưng H ình thức kê tốn máy vi tính cơng việc k ế tốn thực theo chương trình phần mềm k ế tốn máy vi tính P hần mềm kế toán đưỢc thiết k ế theo nguyên tắc bốn hình thức kế tốn kết hỢp hình thức kê tốn quy định trê n Phần mềm kê tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trìn h ghi sổ k ế tốn, phải in đầy đủ sổ kế toán báo cáo tà i theo quy định Các loại sổ Hình thức k ế tốn máy vi tính: Phần mềm k ế toán th iết kế theo H ình thức kế tốn có loại sổ hình thức kế tốn khơng hồn tồn giơng mẫu sơ kế tốn ghi tay Trình tự ghi s ổ k ế tốn theo Hình thức k ế toán máy vi tinh (Biểu s ố 05) (1) Hàng ngày, kế toán vào chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại kiểm tra, dùng làm ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập liệu vào máy vi tính theo bảng, biểu thiết k ế sẵn phần mềm k ế tốn Theo quy trìn h phần mềm k ế tốn, thơng tin đưỢc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hỢp (Sổ Cái N hật ký - sổ Cái ) sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan (2) Cl tháng (hoặc vào thịi điểm cần thiết nào), kế tốn thực thao tác khóa sổ (cộng sổ) lập báo cáo tài Việc đơi chiếu sô liệu tổng hỢp với số liệu chi tiết đưỢc thực tự động đảm bảo xác, trung thực theo thơng tin nhập kỳ Ngưịi làm k ế tốn kiểm tra, đơl chiếu số liệu sổ k ế tốn với báo cáo tài sau in giấy Thực thao tác để in báo cáo tài theo quy định Cuốỉ tháng, cuốỉ năm sổ k ế toán tổng hđp sổ kế toán chi tiết in giấy, đóng th n h thực th ủ tục pháp lý theo quy định sổ k ế toán ghi tay Sơ ĐỔ TRÌNH Tự GHI sổ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN TRÊN MÁY VI TÍNH 34 http://vietnam12h.com Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam Ghi chú: *■ — -• —■=*• Nhập sơ" liệu hàng ngày In sổ, báo cáo ci tháng, cì năm ►Đối chiếu, kiểm tra 2.Tổ c m áy k ế toán 2.1 Quy định chung - Doanh nghiệp phải tổ chức máy kế tốn, bố trí ngưịi làm k ế tốn th làm k ế tốn - Doanh nghiệp phải bơ' trí người làm kế toán trưởng Trường hỢp đơn vị kế tốn chưa bơ' trí cìược người làm kế tốn trưởng phải cử người phụ trách k ế tốn thuê người làm kế toán trưởng - Trường hỢp doanh nghiệp có đơn vị kê tốn cấp đơn vỊ k ế tốn cấp sở tố’chức máy kế toán theo quy định pháp luật 2.2 Tố chức bơ m áy kê tốn Tổ chức cơng tác k ế toán bao gồm việc xây dựng quy trìn h hạch tốn, phân cơng, quy định mơl liên hệ giải công việc nhân viên kế toán với phận khác doanh nghiệp Tổ chức máy kế toán gọn nhẹ dể thực lốt cơng việc hạch tốn, quản lý tốt tài sản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin clio quan lý với chi phí thấp n h ất luôn mong muôn nhà quản lý Trong doanh nghiệp có sơ" lượng nhân viên k ế tốn ít, nhân viên kế tốn máy kế tốn thường chịu phân cơng đạo trực tiếp k ế tốn trưởng, ('ơng tác kế tốn doanh nghiệp thưịng đưỢc tơ chức theo mơ liình sau: - Mơ hỉnh tổ chức máy k ế toán tập trung Theo mơ hình này, tồn doanh nghiệp có phịng k ế tốn, cơng việc kê tốn đưỢc thực Các phận trực thuộc khơng có phận k ế tốn riêng mà hướng dẫn lập thu thập kiểm tra chứng từ định kỳ chuyển phòng k ế tốn trung tâm Mơ hình thích hỢp với doanh nghiệp có quy mơ vừa nhỏ, quản lý theo chế tập trung cấp, hoạt động địa bàn hẹp, có phương tiện tín h tốn truyền tin đại - Mơ hình thức tổ chức máy k ế toán phân tán Trong doanh nghiệp có quy mơ lốn, có đơn vị trực thuộc, tổ chức quản lí theo mơ hình nhiều cấp, có phân cấp quản lý tài chính, đơn vỊ trực thuộc hoạt http://vietnam12h.com 35 Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam động tưđng đốì độc lập thưịng áp dụng mơ hình tổ chức k ế tốn phân tán Theo mơ hình này, ngồi phịng k ế tốn trung tâm công ty, đơn vị trực thuộc cịn tổ chức phận kế tốn riêng Các phận kế tốn có nhiệm vụ kiểm tra, thu th ập xử lý chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết, tổng hỢp nghiệp vụ kinh tế p h át sinh đơn vị m ình định kỳ lập báo cáo gửi phịng kế tốn trung tâm công ty Trên sở báo cáo đơn vị th àn h viên, phòng kế tốn trung tâm lập báo cáo tổng hỢp tồn doanh nghiệp - Mơ hình tổ chức m áy k ế toán vừa tập trung vừa phân tán Trong thực tế, doanh nghiệp có phận trực thuộc phân cấp quản lý tài hoạt động tương đôi độc lập thường vận dụng đồng thời hai mơ hình tổ chức cơng tác k ế tốn Theo mơ hình này, k ế tốn phận thường đưỢc giao lập chứng từ hạch tốn chi phí ph át sinh đơn vị mình, cơng việc cịn lại thực phịng k ế toán tru n g tâm doanh nghiệp TỔ c th ự c h iệ n v ậ n d ụ n g hệ th ố n g tà i kh oản k ế to n Hệ thống tài khoản k ế toán phận cấu th àn h chế độ k ế toán doanh nghiệp Chế độ k ế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐBTC ngày 20/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài phản ánh đầy đủ hoạt động kinh tế p hát sinh doanh nghiệp thuộc th àn h phần kinh tế phù hỢp với yêu cầu quản lý đặc điểm kinh tế thị trường nước ta Việc quy định thốhg n h ất nội dung, kết cấu phương pháp phản ánh, ghi chép tài khoản hệ thống tà i khoản k ế toán nhằm đảm bảo việc lập chứng từ, ghi sổ k ế toán, tổng hỢp số liệu lập báo cáo tài thống nhất, cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng xác, đầy đủ kịp thịi Hệ thơng tà i khoản kế toán doanh nghiệp bao gồm Tài khoản cấp 1, Tài khoản cấp 2, tà i khoản Bảng cân đối k ế toán tà i khoản ngồi Bảng cân đối kế tốn Các doanh nghiệp, công ty, Tổng công ty vào hệ thông tà i khoản k ế toán quy định C hế độ k ế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng chi tiết hố hệ thơVig tà i khoản k ế toán phù hỢp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý ngành đơn vị, phải phù hỢp với nội dung, kết cấu phương pháp hạch toán tà i khoản tổng hỢp tương ứng Trưòng hỢp doanh nghiệp, công ty, Tổng công ty cần bổ sung Tài khoản cấp 1, cấp sửa đổi Tài khoản cấp 1, cấp tên, ký hiệu, nội dung phương pháp hạch toán nghiệp vụ kinh tế p h át sinh đặc th ù phải đưỢc chấp th u ận văn Bộ Tài trước thực Các doanh nghiệp, cơng ty, Tổng cơng ty mỏ thêm Tài khoản cấp Tài khoản cấp tài khoản khơng có qui định Tài khoản cấp 2, Tài khoản cấp danh mục Hệ thơng tài khcản k ế tốn doanh nghiệp nhằm phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp mà đề nghị Bộ Tài chấp th u ận 36 http://vietnam12h.com Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP (Đ â đưỢc bổ su n g , sửa đổi đ ế n quý 1/2010) Số hiêu TK SỐ TT Câ'p Cấp 2 TEN TAI KHOAN Ghi LOẠI TK TÀI SẢN NGẮN HẠN 01 02 03 04 05 111 1111 1112 1113 Tiền mặt Tiền Việt Nam Ngoại tệ Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 1121 1122 1123 Tiền gửt Ngân hàng Tiền Việt Nam Ngoại tệ Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 1131 1132 Tiền chuyển Tiền Việt Nam Ngoại tệ 1211 1212 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Cổ phiếu Trái phiếu, tín phiếu, kỳ phiếu 1281 1288 Đầu tư ngắn hạn khác Tiền gửi có kỳ hạn Đầu tư ngắn hạn khác 112 113 121 128 06 129 Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn 07 131 Phải thu khách hàng 08 133 09 10 1331 1332 Thuê' GTGT khấu trừ Thuế GTGT khấu trừ hàng hóa, dịch vụ Thuế GTGT khấu trừ TSCĐ 1361 1368 Phải thu nội Vốn kinh doanh đơn vị trực thuộc Phải thu nội khác 136 138 Chi tiết theo ngân hàng Chi tiết theo đối tượng Phải thu khác 37 http://vietnam12h.com Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam 1381 1385 1388 Tài sản thiếu chờ xử lý Phải thu cổ phần hố Phải thu khác 11 139 Dự phịng phải thu khó địi 12 141 Tạm ứng Chi tiết theo đối tư ợng 13 142 Chi phí trả trước ngắn hạn 14 144 Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn 15 151 Hàng mua đường 16 152 Nguyên liệu, vật liệu 17 153 Công cụ, dụng cụ 18 154 Chi phí sản xuất, kinh doanh dỏ dang 19 155 Thành phẩm 20 156 Hàng hóa Giá mua hàng hóa Chi phí thu mua hàng hóa Hàng hóa bất động sản 1561 1562 1567 21 157 Hàng gửí bán 22 158 Hàng hoá kho bảo thuế 23 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho 24 161 Chi nghiệp Chi nghiệp năm trước Chi nghiệp năm 1611 1612 25 171 Giao dịch mua bán lại trái phiếu Chính phủ LOẠI TK TÀI SẢN DÀI HẠN 26 211 2111 2112 2113 Tài sản định hữu hình Nhà cửa, vật kiến trúc Máy móc, thiết bị Phương tiên vân tải, truyền dẫn 38 http://vietnam12h.com Chi tiết theo yêu cầu quản lý Đơn vị có XNK lập kho bảo thuế Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam 2114 2115 2118 Thiết bị, dụng cụ quản lý Cây lâu năm, súc vật làm việc cho sản phẩm TSCĐ khác 27 212 Tài sản cố định thuê tài 28 213 2131 2132 2133 2134 2135 2136 2138 Tài sản cố định vô hinh Quyển sử dụng đất Quyền phát hành Bản quyển, sáng chế Nhãn hiệu hàng hố Phần mềm máy vi tính Giấy phép giấy phép nhượng quyền TSCĐ vơ hình khác 2141 2142 2143 2147 Hao Hao Hao Hao Hao 29 214 mòn tài sản cố định mịn TSCĐ hữu hình mịn TSCĐ th tài mịn TSCĐ vơ hình mịn bất động sản đầu tư 30 217 Bất động sản đẩu tư 31 221 Đẩu tư vào công ty 32 222 Vốn góp liên doanh 33 223 Đầu tư vào cơng ty liên kết 34 228 Đẩu tư dài hạn khác Cổ phiếu Trái phiếu Đầu tư dài hạn khác 2281 2282 2288 35 229 Dự phòng giảm giá đẩu tư dài hạn 36 241 37 242 Xây dựng dỏ dang Mua sắm TSCĐ Xây dựng Sửa chữa lớn TSCĐ Chi phí trả trước dài hạn 38 243 Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 39 244 Ký quỹ, kỷ cược dài hạn 2411 2412 2413 39 http://vietnam12h.com Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam LOẠI TK NỢ PHẢI TRẢ 40 311 Vay ngắn hạn 41 315 Nợ dài hạn đến hạn trả 42 331 Phải trả cho người bán 43 333 Thuế khoản phải nộp Nhà nước Thuế giá trị gia tăng phải nộp 3331 44 33311 33312 ThuếGTGTđầura Thuế GTGThàng nhập 3332 3333 3334 3335 3336 3337 3338 3339 Thuế tiêu thụ đặc biệt Thuế xuất, nhập Thuế thu nhập doanh nghiệp Thuế thu nhập cá nhân Thuế tài nguyên Thuế nhà đất, tiền thuê đất Các loại thuế khác Phí, lệ phí khoản phải nộp khác 3341 3348 Phải trả người lao động Phải trả công nhân viên Phải trả người lao động khác 334 45 335 Chi phí phải trả 46 336 Phải trả nội 47 337 Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng 48 338 Phải trả, phải nộp khác Tài sản thừa chờ giải Kinh phí cơng đồn Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Phải trả cổ phần hoá Nhận ký quỹ, ký cược ngắn hạn Doanh thu chưa thực Phải trả phải nộp khác Bảo hiểm thất nghiệp 3381 3382 3383 3384 3385 3386 3387 3388 3389 49 341 Vay dài hạn 40 http://vietnam12h.com Chi tiết theo đối tượng DN xây lắp có tốn theo tiến độ kế hoạch Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam 50 342 Nợ dài hạn 51 343 Trái phiếu phát hành Mệnh giá trái phiếu Chiết khấu trái phiếu Phụ trội trái phiếu 3353 3432 3433 52 344 Nhận ký quỹ, ký cưỢc dài hạn 53 347 Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 54 351 Quỹ dự phòng trỢ cấp việc làm 55 352 Dự phòng phải trả 56 353 Quỹ khen thưỏng, phúc lợi Quỹ khen thưổng Quỹ phúc lợi Quỹ phúc lợi hình thành TSCĐ Quỹ thưởng ban quản lý điều hành công ty 3531 3532 3533 3534 57 356 3561 3562 Quỹ phát triển khoa học công nghệ Quỹ phát triển khoa học công nghệ Quỹ phát triển khoa học cơng nghệ hình thành TSCĐ LOẠI TK VỐN CHỦ Sỏ HỮU 58 411 4111 4112 4118 Nguồn vốn kinh doanh Vốn đầu tư chủ sở hữu Thặng dư vốn cổ phẩn Vốn khác 59 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản 60 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài Chênh lêch tỷ giá hối đối giai đoan đầu tư XDCB 4131 4132 61 414 Quỹ đầu tư phát triển 62 415 Quỹ dự phịng tài 63 417 Quỹ hỗ trỢ xếp doanh nghiệp http://vietnam12h.com c.ty cổ phần 41 Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam 64 418 Các quỹ khác thuộc vốn chủ sỏ hữu 65 419 Cổ phiếu quỹ 66 421 4211 4212 c.ty cổ phần Lợi nhuận chưa phân phối Lợi nhuận chưa phân phối năm trước Lợi nhuận chưa phân phối năm 67 441 Nguồn vốn đầu tư xây dựng 68 461 Nguồn kinh phí nghiệp Nguồn kinh phí nghiệp năm trước Nguồn kinh phí nghiệp năm 4611 4612 69 Áp dung cho DNNN Dùng cho công ty, T.cty có nguồn kinh phí Nguồn kinh phí hình thành TSCĐ 466 LOẠI TK DOANH THU 70 511 5111 5112 5113 5114 5117 5118 71 512 Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ Doanh thu bán hàng hóa Doanh thu bán thành phẩm Doanh thu cung cấp dịch vụ Doanh thu trợ cấp, trợ giá Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư Doanh thu khác Doanh thu bán hàng nội 5121 5122 5123 Doanh thu bán hàng hóa Doanh thu bán thành phẩm Doanh thu cung cấp dịch vụ 72 515 Doanh thu hoạt động tài 73 521 Chiết khấu thương mại 74 531 Hàng bán bị trả lại 75 532 Giảm giá hàng bán Chi tiết theo yêu cầu quản lý Áp dụng có bán hàng nội LOẠI TK CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH 76 611 Mua hàng 6111 6112 Mua nguyên liệu, vật liệu Mua hàng hóa 42 http://vietnam12h.com Áp dụng phương pháp kiểm Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam 77 621 Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp 78 622 Chi phí nhân cơng trực tiếp 79 623 6231 6232 6233 6234 6237 6238 Chi phí sử dụng máy thi cơng Chi phí nhân cơng Chi phí vật liệu Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí khấu hao máy thi cơng Chi phí dịch vụ mua ngồi Chi phí tiền khác 6271 6272 6273 6274 6277 6278 Chi phí sản xuâ't chung Chi phí nhân viên phân xưỏng Chi phí vật liệu Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngồi Chi phí tiền khác 80 81 627 Giá thành sản xuất 82 631 632 Giá vốn hàng bán 83 635 Chỉ phí tải 84 641 6411 6412 6413 6414 6415 6417 6418 Chi phí bán hàng Chi phí nhân viên Chi phí vật liệu, bao bì Chi phí dụng cụ, đồ dùng Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí bảo hành Chi phí dịch vụ mua ngồi Chi phí tiền khác 6421 6422 6423 6424 6425 6426 6427 Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí nhân viên quản lý Chi phí vật liệu quản lý Chi phí đồ dùng văn phịng Chi phí khấu hao TSCĐ Thuế, phí lệ phí Chi phí dự phịng Chi phí dịch vụ mua ngồi 6428 Chi phí tiền khác 85 642 http://vietnam12h.com Áp dụng cho đơn vị xây lắp pp K kê định kỳ 43 Cơng ty Hóa Chất Xây Dựng Phương Nam LOẠI TK THU NHẬP KHÁC 86 711 Chi tiết theo hoạt động Thu nhập khác LOẠI TK CHI PHÍ KHÁC 87 811 Chi phí khác 88 821 Chi phí thuếthu nhập doanh nghiệp Chi phí thuế TNDN hỉẹn hành Chi phí thuế TNDN hỗn lại 8211 8212 Chi tiết theo hoạt động LOẠI TK XÁC ĐịNH KẾT QUẢ KINH DOANH 89 911 Xác định kết kinh doanh LOẠI TK TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 001 Tàí sản th ngồi 002 Vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia cơng 003 Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược 004 Nợ khó địi xử lý 007 Ngoại tệ loại 008 Dự toán nghiệp, dự án 44 http://vietnam12h.com Chi tiết theo yêu cầu quản lý