Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty vật tư và thiết bị toàn bộ sea mega

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty vật tư và thiết bị toàn bộ sea mega

Chơng I Quá trình hình thành và phát triểncông ty sea mega:

1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty SEAMEGA:

Tiền thân của công ty vật t và thiết bị toàn bộ là công ty vật t trực thuộc bộcơ khí và luyện kim cũ đợc thành lập theo quyết định số 14 CKLK/TC2 ngày17/9/1969 của bộ trởng Bộ cơ khí và luyện kim.

Năm 1978, xí nghiệp thiết bị toàn bộ thuộc công ty vật t đợc nhà nớcquyết định tách ra để tổ chức thành công ty thiết bị toàn bộ trực thuộc bộ cơ khívà luyện kim cũ

Ngày 12/1/1979, Hội đồng Chính phủ đã quyết định số 14/CP hợp nhấtcông ty vật t và công ty thiết bị toàn bộ, trực bộ cơ khí và luyện kim cũ.

Công ty có nhiệm vụ: Tổ chức thu mua, tiếp nhận, gia công khai thác chếbiến cung cấp và vận tải cho các đơnvị của bộ thiết bị toàn bộ, các loại vật tchuyên dùng, chuyên ngành và thông dụng, tổ chức tiêu thụ các sản phẩm, kể cảthiết bị toàn bộ do các đơn vị của bộ sản xuất, các thiết bị tồn kho và các loại vậtt chậm luân chuyển.

Đến năm 1991, Công ty đợc bộ công nghiệp nặng giao thêm nhiệm vụxuất nhập khẩu trực tiếp với các hãng nớc ngoài.

Hiện nay công ty vật t và thiét bị toàn bộ có 9 đơn vị trực thuộc sau đây:+ Tổng kho I (Cầu diễn -Từliêm- Hà Nội)

+ Tổng kho III (xã Trung thànhphổ yên- bắc thái) + Tổng kho IV (thị trấn Phú xuyên-Hà tây)

+ Xí nghiệp giao nhận vật t vận tải (số 1-Lêlai -Hải phòng)+ Xí nghiệp vận tải (số 69-Yên viên-Gia lâm Hà Nội )+ Xí nghiệp vật t Hà Nội (Nghĩa Đô-HN)

+ Chi nhánh vật t miền trung(số57 Phan chu Trinh-TP.Đà Nắng )

+ Chi nhánh vật t Miền Nam(số127 - Lý Chính Thắng - Quận 3TPHCM)

+ Trung tâm dịch vụ vật t kỹ thuật cơ khí (5Ama trang long Buôn maThuột - Đắc lắc )

*Năng lực kinh doanh:

- Ngày 27/8/1991 Công ty đã nhận vốn tổng số: 17.874 triệu đồngTrong đó: Vốn cố định: 3.025 triệu đồng

Vốn lu động: 13.418 triệu đồng Vốn khác: 1.431 triệu đồng

- Giá trị tài sản tính đến ngày 31/12/1991 là: 10.637.690.588 đồngTrong đó : Ngân sách nhà nớc cấp: 7.742.911.760 đồng.

-Giá trị tài sản và vốn tính đến ngày 31/12/2008Vốn cố định : 13.499 triệu đồngVốn lu động: 18.588 triệu đồngVốn khác : 2.853 triệu đồng

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của công ty SEA MEGA:

SEA MEGA xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh các loại vật t, phụtùng thiết bị, phục vụ cho sản xuất của ngành công nghiệp và các ngành KTQDtrong cả nớc, làm các nhiệm vụ liên quan đến mọi lĩnh vực xuất nhập khẩu, kinhdoanh và sản xuất

1.2.1 Mặt hàng kinh doanh và xuất nhập khẩu chủ yếu :+ Các loại động cơ Diezen, động cơ xăng và động cơ thuỷ.+ Các loại máy nông nghiệp và chế biến lơng thực

+ Các loại máy nông ng cơ + Thiếc và các loại khoáng sản.

+ Các sản phảm thủ công mỹ nghệ và mây tre đan1.2.2 Mặt hàng kinh doanh và nhập khẩu chính.+ Thép Bilét để sản xuất thép

+ Các than điện cực và gạch chịu lửa

+ Các loại máy móc thiết bị và phụ tùng dùng trong công công nghiệp,xây dựng giao thông vận tải, khai thác mỏ và các thiết bị chuyên dùng cho cácngành kinh tế khác

Trải qua 30 năm phấn đấu SEA MEGA đã không ngừng củng cố và pháttriển có trên 10 thành viên trực thuộc công ty ở thủ đô Hà Nội và hầu hết cácthành phố lớn của 3 miền : Bắc - Trung - Nam và Tây nguyên

SêMGA mong muốn tăng cờng hợp tác với tất cả các đối tác trong vàngoài nớc để mở rộng mặt hàng kinh doanh xuất nhập khẩu và đặc biệt đẩymạnh xuất khẩu các sản phẩm của VEAM sang Châu Âu và Châu á thái bình d-ơng

* Quy định chức năng nhiệm vụ các phòng ban công ty:

- Phòng kinh doanh XNK và phòng kinh doanh thiết bị:

Là cơ quan nghiệp vụ giúp Giám đốc công ty tổ chức, quản lý và chỉ đạo,kinh doanh khai thác thu mua cung cấp vật t, thiết bị, hàng hoá, tiêu thụ các sảnphẩm của nghành công nghiệp, kinh doanh XNK theo cơ chế quản lý của nhà n-ớc.

1 Căn cứ chỉ tiêu kế hoạch của công ty

2 Tổng hợp chỉ tiêu vật t - kỹ thuật, hàng hoá XNK 3 Tổ chức quản lý

4 Thực hiện kế hoạch XNK trực tiếp đáp ứng nhiệm vụ kinh doanh của côngty với nớc ngoài

5 Khảo sát thị trờng, tham gia hội chợ triển lãm giới thiệu các sản phẩm củangành công nghiệp

6 Tổng hợp phân tích thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch SXKD của công ty, giúpgiám đốc công ty chỉ đạo kịp thời

7 Thờng xuyên bồi dỡng, đào tạo nghiệp vụ

- Phòng tài chính kế toán:

Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty thống nhất quản lý công táctài chính, giá cả, kế toán, thống kê của công ty.

1 Lập kế hoạch tài chính đi đôi với kế hoạch kinh doanh SX của công ty

2 Theo dõi và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chính, nghĩa vụ thu nộp củacác đơn vị

3 Tổng hợp về mọi hoạt động tài chính của công ty và phân tích hiệu quả kinhtế trong KDXNK

4 Hớng dẫn, bồi dỡng nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác tài chính từ công tyđến cơ sở để nâng cao nhiệm vụ.

-Phòng tổ chức lao động:

Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty quản lý cán bộ công nhânviên chức theo chính sách chế độ, xây dựng đội ngũ cán bộ đáp ứng yêu cầunhiệm vụ phát triển của công ty.

1 Nghiên cứu xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công

2 Quản lý thống nhất đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý trong toàn côngty theo quy định về phân cấp quản lý

3 Làm nhiệm vụ bảo vệ chính trị nội bộ theo quy định của cấp trên

4 Căn cứ nhiệm vụ kế hoạch KD dịch vụ sản xuất xây dựng kế hoạch lao độngtiền lơng cho từng công việc

5 Tổ chức kiểm tra, hớng dẫn và bồi dỡng nghiệp vụ

- Phòng kỹ thuật - kho và vận tải:

Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty quản lý các mặt công tác:

1 Nắm chắc số, chất lợng thông số kỹ thuật của các loại xe máy, phơng tiệnvận chuyển bốc xếp trong công ty để có kế hoạch sửa chữa, sử dụng, hớng dẫn 2 Nghiên cứu quy hoạch xắp xếp kho tàng hàng hoá để đáp ứng nhu cầu kỹthuật và phục vụ công tác quản lý đợc tốt

3 Quản lý chặt chẽ chỉ tiêu đúng mức kinh tế kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu,vật liệu

4 Căn cứ kế hoạch sản xuất kinh doanh sắp xếp việc sử dụng kho bãi và ngoàira tận dụng nhà xởng, kho bãi d thừa cho thuê

5 Lập kế hoạch xây dựng cơ bản

6.Trực tiếp chỉ đạo một số phơng tiện vận tải làm dịch vụ vận chuyển xe máycho công ty Honda Việt Nam.

-Văn phòng công ty:

Là cơ quan nghiệp vụ giáp giám đốc công ty :

1 Theo sự chỉ đạo của giám đốc công ty dự kiến chơng trình, bố trí lịch côngtác, thông báo đôn đốc các phòng ban

2 Quản lý công tác pháp chế, văn th lu trữ, thông tin liên lạc, chế độ công táccơ quan

3 Quản lý thực hiện các chế độ, nội quy làm việc 4 Phục vụ công tác lễ tân

- Ban kiểm toán nội bộ:

Là cơ quan nghiệp vụ giúp giám đốc công ty kiểm tra các mặt công tácphát hiện những mặt còn yếu kém, sai chế độ có ý kiến đề xuất với giám đốccông ty để chấn chỉnh xử lý kịp thời.

- Tổng kho Hà Nội:

Là đơn vị trực thuộc thông qua cơ quan công ty:

1 Tổ chức tiếp nhận bảo quản, bốc xếp và giao nhận vật t hàng hoá của côngty giao

2 Quản lý tốt kho hàng hoá, đảm bảo an toàn và không bị xuống cấp

3 Tận dụng thời gian nhàn rỗi tổ chức cho cán bộ công nhân viên bốc xếphàng hoá cho khách hàng( mua, bán, thuê kho bãi)* Để đáp ứng yêu cầu, nhiệmvụ phù hợp của công ty SEAMEGA đã xây dựng 10 xí nghiệp riêng lẻ trong cảnớc để phối hợp kịp thời những mạng lới của các thành viên nh sau:

- Chi nhánh vật t Miền Nam( Tp HCM)

- Chi nhánh vật t Tây Nguyên( Thành phố Buôn Ma Thuột)- Trạm kinh doanh vật t thiết bị Đà Nẵng( Thành Phố Hà Nội)- Chi nhánh vật t Nam( Hà Nội)

- Chi nhánh vật t Hải Phòng(T.p Hải Phòng)

- Chi nhánh vật t Thái Nguyên (Thái Nguyên)- Xí nghiệp vật t vận tải (Hà Nội)

- Xí nghiệp thơng Mại dịch vụ (Hà Nội)

-Xí nghiệp sản xuất và kinh doanh dịch vụ (Hà Nội)

II.Khảo sát tình hình nhập khẩu vật t và thiết bị toàn bộ tại công TY SEA MEGA:

2.1.Tình hình nhập khẩu hàng hoá vật t và thiết bị toàn bộ tại công ty SEAMEGA: Hoạt động kinh doanh năm 2008 của công ty đạt mức tăng trởngđáng kể so với năm 2007 Đạt đợc kết quả trên là do công ty đã khai thác và sửdụng tốt các nguồn thông tin về giá cả, thị trờng hàng hoá trong nớc và nớcngoài liên quan điến các nghành kinh doanh để có quyết định kịp thời chínhxác

Về nhập khẩu vật t và thiết bị năm 2008, công ty vẫn duy trì nhập khẩucác ngành hàng công ty có u thế mạnh là kim khí và thiết bị năm qua công ty đẵnhập khẩu 2.680 tấn kim khí giá trị kim nghạch 1.402.000 USD, trong đó 1.585tấn thép chế tạo và thép hợp kim,535 tấn thép tấm và thép lá Lợng kim khínhập khẩu năm 2008 có giảm so với năm 2007 chủ yếu là do mặt hàng phôi thépnhà nớcchỉ cho phép các doanh nghiệp có nhà máy cán thép nhập khẩu năm2008 đặt giá trị 3.160.000 USD, tơng đơng 50% kim ngạch nhập khẩu Các thiếtbị nhập khẩu chính bao gồm:

- Thiết bị sản xuất xe đạp và máy gia công cơ khí: 1.285.00 USD - Lò điện trung tần: 51 bộ

- Ôto tải và xe máy thi công : 754.000 USD- Thiết bị sản xuất quạt điện: 368.000 USD

Ngoài ra công ty đã nhập khẩu nhiều loại thiết bị khác nh xe nâng hàng,thiết bị mạ điện, máy đúc áp lực

Năm 2008, giá trị kim nghạch nhập khẩu đạt 126% so với kế hoạch đợc giao lànhờ công ty đã tạo đợc uy tín đối với khách hàng trong và ngoài nớc, đảm bảocung cấp kịp thời và ổn định về chất lợng, số lợng hàng hoá đồng thời trong việcgiao nhận và thanh toán tạo đợc lòng tin với bạn hàng.

2.2 Kết quả hoạt động vật t thiết bị tại công ty SEA MEGA:2.2.1 Thị trờng nhập khẩu hàng hoá của công ty:

Việc tìm kiếm thị trờng của công ty là vấn đề rất quan trọng trong kinhdoanh nhập khẩu đảm bảo cho hoạt động kinh doanh đợc diễn ra liên tục và đạthiệu quả cao Kinh doanh vợt ra khỏi phạm vi biên giới một quốc gia nên việcnghiên cứu thị trờng càng trở nên phức tạp Tuy vậy, công ty đã có nhiều cố gắng

trong việc nghiên cứu thị trờng trong thời gian trớc đây khi các khối nớc XHCNcòn tồn tại thì buôn bán ngoại thơng của VN với các nớc này chiếm đa phầntrong tôngr kim nghạch NK, từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trờng kinh doanhcủa tổng công ty nói chung và công ty nói riêng không chỉ bó hẹp trong khối cácnớc XHCN nh trớc mà đã mở rộng ra nhiều nớc, nhiều khu vực trên thế giới.Hiện nay SEA MEGA đã tiếp lập và duy trì đợc mối quan hệ thờng xuyên, liêntục với nhiều tập đoàn, hãng và các công ty lớn trên thế giớo thuộc các thị tr ờngchính nh: Nhật Bản , Trung quốc, Hồng kông, CHLB Đức, Singapore, Thailan,Hàn quốc, Đan mạch, Malaixia, Nga Trong những năm gần đây kể từ khichính thức bắt đầu, công ty đã kí kết đợc nhiều hợp đồng nhập khẩu có giá trịlớn:

Bảng 2.1: Kim nghạch nhập khẩu qua những hợp đồng nhập khẩu lớn

Thép hợp kim cán nóng tiêu chuẩn nhập từ nớc Trungquốc ngày 14/5/2006

32.240.000 USDPhụ tùng TBCB Thực phẩm, nhập khẩu từ nớc CHLB Đức ngày

15.320.000 USDThiết bị sản xuất quạt điện nhập khẩu từ Đài Loan ngày

22.150.000 USDThép là cán nguội, nhập khẩu từ Singapore ngày 12/3/2008 17.215.000 USDThép tấm nhập khẩu từ Hàn Quốc ngày 5/4/2007 13.627.000 USDThép chế tạo nhập từ Nhật Bản ngày 6/4/2006 27.613.000 USDKaolighner, nhập khẩu từ Thailand ngày 7/3/2007 10.120.000 USDXe vận tải nhập từ Nga và Hàn Quốc 5/8/2008 17.327.000 USD .

2.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty:

Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay, hiệu quả hoạt động kinh doanhkhông chỉ là thớc đo trình độ quản lý mà còn là mục tiêu hàng đầu trong chiến l-ợc phát triển của doanh nghiệp Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty đợcthể hiện ở một số chỉ tiêu chủ yếu nh: doanh thu thực hiện, lãi thực hiện, cáckhoản thuế phải nộp theo luật pháp hiện hành, thu nhập của ngời lao động và đợcbiểu hiện qua biểu đồ :

Bảng 2.2.Kết quả hoạt động kinh doanhcủa công ty SEA MEGA

NămChỉ tiêu

1 Doanh thu 28.572.530 30.826.000 35.894.700 86.0002 Tổng nộp NSNN 480.750 802.341 1.038.852

3 Thuế doanh thu 300.510 336.567 558.218 16.574(VAT)4 Thuế nhập khẩu 130.782 142.520 200.817 12.982

6 Lãi trớc thuế 128.307 141.656 158.633 40.1287 Lãi sau thuế 81.128 88.966 108.600 30.6588 Tổng quỹ lơng 710.152 772.344 1.098.900

*Thuế thu nhập danh nghiệp :

Qua biểu ta thấy hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2005 Quý I 2008 đợc phản ánh trong những năm đầu, mức lãi suất kinh doanh cha nhiều nh-ng công ty vẫn đảm bảo trang trải mọi khoản thuế và thu nộp ngân sách theo quyđịnh Thu nhập bình quân của nhân viên trong công ty đạt 560.400 đồng/tháng.Ngoài ra công ty SEA MEGA còn nhập khẩu hàng năm nhiều mặt hàng vật t vàthiết bị cho một số công ty khác nh nhập khẩu uỷ thác Trong số 10 thị trờngtrên ta thấy các thị trờng nhập khẩu chủ yếu của công ty là nhật Bản, Hàn Quốc,Singapore và Trung quốc Nhng thị trờng Nhật Bản và Hàn Quốc là thị trờngchính của công ty và chiếm tỷ trọng lớn, sở dĩ nh vậy là một phần do yếu tố côngnghệ, thiết bị phụ tùng phù hợp với điều kiện Việt Nam và quan trọng hơn làchính phủ của các nớc này dành cho phía Việt Nam những khoản tín dụng u đãi.với thị trờng trung quốc Đây không phải là thị trờng có những máy móc thiết bịkỹ thuật cao, nhng do giá cả hàng hoá của thị trờng thấp, họ lấy giá là yếu tố“cạnh tranh” quyết liệt nên thị trờng này luôn luôn chiếm kim ngạch lớn tronghoạt động của công ty, ngoài ra ở các thị trờng khác nh Hàn quốc, Singapore tuykim ngạch nhập khẩu không lớn song cũng là các thị trờng nhập khẩu thờngxuyên của công ty trong các năm với nhiều hợp đồng song giá trị hợp đồngkhông lớn ở một số thị trờng khác, tỷ trọng nhập khẩu còn nhỏ nhng nó đã phảnánh sự tiến bộ của công ty trong việc mở rộng thị trờng, nhà cung cấp giúp côngty có thể lựa chọn đối tợng tối u với chất lợng và giá cả phải chăng Bởi vậy tỷtrọng của các thị trờng tăng giảm không ổn định Do đặc điểm kinh doanh củacông ty, mặt hàng kinh doanh rất đa dạng, không hoàn toàn cố định vì thế việcnghiên cứu thị trờng thờng đợc thực hiện trên những cơ sở yêu cầu của kháchhàng tức là nhu cầu là cái có trớc và việc nghiên cứu thị trờng ( Marketing) chỉ

-nhằm phục vụ những yêu cầu trên dẫn đến hoạt động của công ty bắt đầu khởisắc, thị trờng đợc mở rộng, cơ cấu mặt hàng hầu nh không bị giảm sút và đặcbiệt là thị trờng tiêu thụ đợc mở rộng Doanh số ngày càng tăng làm cho uy tíncủa công ty ngày càng đợc nâng cao, mức lơng bình quân đã nâng lên1,2trđ/tháng; doanh thu có chiều hớng tăng lên so với năm trớc là 125,6% Côngty làm ăn có lãi, tổng số trích nộp ngân sách ngày càng cao, đời sống của ngờilao động đợc quan tâm và đợc cải thiện rất nhiều, công ty đã không ngừng tíchluỹ kinh nghiệm, khẳng định vị trí của mình trên thị trờng, tạo niềm tin tởng chobạn hàng trong nớc và ngoài nớc Vì vậy về nguồn tài chính của công ty có chiềuhớng tăng, đến nay giá trị tài sản của công tylà: Vốn cố định : 13.499trđ

Vốn lu động: 18.588trđ

Tuy nhiên đến quý I năm 2008, hoạt động kinh doanh của công ty cóchiều hớng giảm sút ảnh hởng đến đời sống của ngời lao động, một trong nhữngnguyên nhân chủ yếu là ảnh hởng của thuế VAT.

Chơng II: Thực trạng, quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩutại công ty sea mega:

3.1 Nghiên cứu thị trờng:

Hiện nay hoạt động trong cơ chế thị trờng với sự cạnh tranh quyết liệt giữacác đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu buộc công ty phải luôn theo sát, định h-ớng nắm bắt thị trờng Ngoài một số khách hàng quen thuộc, công ty phải năngđộng tìm kiếm và lôi kéo những khách hàng có nhu cầu nhập khẩu hàng hoá vềphía mình Bên cạnh đó công ty huy động khuyến khích sự năng động và mọimối quan hệ xã hội của cán bộ công nhân viên nhằm tìm kiếm đem lại nhữngkhách hàng đầu ra cho công ty Mục đích đạt đợc của công ty ở đây đó là họ đãtạo ra đợc uy tín trên thị trờng những khách hàng nhập khẩu máy móc thiết bịtoàn bộ biết rằng đây là hoạt động phức tạp Vì vậy họ phải lựa chọn những côngty có uy tín trên thị trờng, có nhiều kinh nghiệm trong việc kinh doanh xuất nhậpkhẩu để làm đối tác nhằm loại bỏ những rủi ro không cần thiết và những kháchhàng đó đã tự tìm đến công ty khi họ có nhu cầu về bất kỳ một loại máy móc,thiết bị nào đó mà không cần cho việc chào hàng của công ty Đa số nhữngkhách hàng đó là khách hàng cũ, đã nhiều lần làm việc với công ty và họ tin tởnghoàn toàn vào khả năng uy tín, chẳng hạn nh máy động lực và máy nông nghiệpsản xuất Tuy nhiên trong nghiên cứu thị trờng, đôi khi công ty còn có những cánbộ xuất nhập khẩu làm việc một cách cẩu thả, nghiên cứu thị trờng một cáchchung chung Họ thờng sử dụng phơng pháp nghiên cứu tài liệu tuy ít tốn kémnhng lại mang nhiều nhợc điểm, thông tin không cập nhật và độ tin cậy khôngcao dẫn đến công ty đang ứ đọng một số mặt hàng đã nhập khẩu về tồn kho ch atiêu thụ đợcbởi vì hàng hoá không phù hợp với thị trờng trong nớc do đó công tybị ứ đọng vốn làm cho vốn kinh doanh không kịp quay vòng, đó là một yếu tốảnh hởng đến lợi nhuận của công ty, do vậy công ty cần tập trung vào việcnghiên cứu thị trờng quan sát một cách thực tế tuy tốn kém nhng nó mang lạihiệu quả cao hơn trong kinh doanh xuất nhập khẩu.

3.2 Lựa chọn đối tác để nhập khẩu:

Hiện nay việc lựa chọn đối tác nhập khẩu của công ty đợc lựa chọn theocách sau:

* Gọi thầu cung cấp:a Hồ sơ mời thầu:

+ Thông báo mời thầu nhập khẩu hàng hoá+ Chỉ dẫn đối với nhà thầu.

+ Các yêu cầu về hàng hoá, công nghệ, vật t thiết bị, tính năng kỹ thuật.+ Biểu giá

+ Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng.+ Bảo lãnh dự thầu

+ Mẫu thoả thuận hợp đồng+ Bảo lãnh thực hiện hợp đồng.b Thông báo mời thầu:

Chỉ áp dụng trong đấu thầu rộng rãi Bên mời thầu phải tiến hành thôngbáo trên các phơng tiện thông tin đại chúng (Báo chí, phơng tiện nghe nhìn nhngtối thiểu phải đảm bảo 3 kỳ kiên tục Trờng hợp đấu thầu quốc tế, bên mời thầuphải thông báo ít nhất trên một tờ báo tiếng Anh đợc phát hành rông rãi ở ViệtNam.

c Gửi mời thầu:

Đối với hình thức đấu thầu hạn chế, bên mời thầu cần gửi th mời thầu trựctiếp đến nhà thầu trong danh sách mời thầu mà công ty xem xét và lựa chọn.d Sửa đổi nội dung mời thầu:

Bên mời thầu có thể thay đổi nội dung hồ sơ mời thầu với điều kiện phảithông báo trớc 10 ngày tới các nhà thầu bằng văn bản về nội dung thay đổi trongnội dung mời thầu.

3.3 Nghiên cứu các bản chào hàng để đi đến quyết định lựa chọn:

Xác định đợc nhu cầu thì mới nhập khẩu hoặc nhập khẩu bằng tiền đặt cọccủa khách hàng Họ đã đặt khách hàng vào vị trí trung tâm cho mọi hoạt độngcủa công ty Việc tìm kiếm nhu cầu hay nhận dợc nhu cầu từ phía khách hàng th-ờng theo một số phơng thức sau:

3.3.1 Nhu cầu phát sinh trong quá trình hoạt động của khách hàng trongnớc: Trong quá trình hoạt động, các công sẽ phát sinh những nhu cầu về máymóc thiết bị, vật t Vì vậy các công ty này sẽ uỷ thác cho SEA MEGA muanhững thiết bị trên.

3.3.2 Nhu cầu phát hiện ra do việc nghiên cứu định hớng kế hoạch pháttriển: của công ty bạn để có kế hoạch cho việc chào hàng của công ty mình đốivới công ty đó.

3.3.3 Nhu cầu do công ty phát hiện ra bằng hệ thống thông tin và đội ngũcông nhân viên: Qua mối quan hệ làm ăn, bạn bè công ty sẽ phát hiện ra cácbạn hàng của mình đang cần có nhu cầu gì? Có yêu cầu đổi mới nh thế nào để từ

đó chào hàng nhanh chóng và kịp thời khởi đầu cho sự thoả thuận và phát triểntiếp theo( chọn ngời cung ứng, kí kết hợp đồng).

Từ những nhu cầu, yêu cầu này,SEAMEGA sẽ sử dụng các biện phápnghiên cứu tài liệu, nghiên cứu thị trờng để lựa chọn nhà cung cấp (trong trờnghợp nhà cung cấp không đợc chỉ sẵn).

Đến nay, công ty có quan hệ buôn bán với 2008 hãng công ty lớn nhỏ trênthế giới, điều này đảm bảo cho công ty luôn có thị trờng đầu vào trong hoạt độngnhập khẩu bất cứ một loại hàng gì có nhu cầu Nhng bất cứ thị trờng nào cũng cósự biến động nên đòi hỏi công ty phải nghiên cứu kỹ thị trờng, nắm bắt sự biếnđộng thị trờng của thế giới để có thể tìm kiếm đợc thị trờng nhập khẩu phù hợpvới nhu cầu nhập khẩu của mình Kinh doanh xuất nhập khẩu chịu sự tác độngcủa nhiều yếu tố thuộc môi trờng kinh doanh, vì thế ngoài nghiên cứu các thị tr-ờng trên, SEAMEGA luôn phải nghiên cứu và bám sát các thông tin về tình hìnhtài chính theo cách thứ nhất thì khi có nhu cầu nhập khẩu một hàng hoá nào đó,công ty sẽ thông báo mời dự thầu cung cấp hàng hoá Công ty với t cách là bêngọi thầu thực hiện đấu thầu mở rộng hay đấu thầu hạn chế thông qua việc đấuthầu này, công tysẽ chọn ra đợc ngời trúng thầu (là ngời sẽ cung cấp hàng hoátheo những điều kiện họ đa ra trong quá trình đấu thầu mà công ty cho là có lợinhất đối với mình chảng hạn nh đợt nhập khẩu lô hàng thiết bị toàn bộ đồng hồđo nớc mà đơn vị trúng thầu là HôngKông Họ đã đáp ứng đợc đầy đủ yêu cầucho phía công ty, đem lại lợi nhuận cao cho công ty, đó là thiết bị mới 100% giácả hợp lý , độ bền cao, thời gian bảo hành lâu năm.

Theo cách thứ hai công ty thực hiện theo những bớc sau:

Liên hệ với đại diện thơng mại của các nớc để in danh sách những nhàcung cấp cần nhập khẩu các thông tin về họ Trong trờng hợp đã xác định đợcnhà cung cấp rồi thì không phải thực hiện việc xin danh sách nữa mà chỉ việc lậpdanh sách các nhà cung cấp để phục vụ cho việc xin các bảng chào giá hàng Ví dụ: Hàng vật t thép tấm(cái) gía tiền 73 USD Thép hợp kim(tấn)giá 398USD.

Lập th hỏi giá và gửi chúng đi chonhững nhà cung cấp đã chọn.

Nghiên cứu các bản chào hàng để chọn ra các đối tác nhập khẩu có nhữngđiều kiện để hấp dãn nhất trong buôn bán rồi sau đó tiến hành giao dịch, đàmphán.

ở đây cái làm đợc của công ty là luôn tìm dợc các bạn hàng có nhu cầu nhậpkhẩu, lựa chọn một cáhc hợp lý và tìm ra các đối tác có khả năng có giá trị lớnnên thờng đem lại lợi nhuận cao cho công ty qua các bản hợp đồng Tuy nhiên