Đang tải... (xem toàn văn)
Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc.
Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại công nghệ thông tin nay, trao đổi thông tin trở thành nhu cầu thiết yếu thiếu quốc gia nói riêng tồn giới nói chung Sự phát triển cơng nghệ thông tin xem kim nam cho bước phất triển mới, cho mục tiêu gắn chặt với ứng dụng khoa học kỹ thuật phát triển kinh tế Vì thế, ngày phát triển cơng nghệ thơng tin xây dựng sở hạ tầng, làm tảng vững để xây dựng phát triển kinh tế vững mạnh Trong xu việc đưa tin học vào thực mục tiêu quản lý Doanh nghiệp toàn kinh tế muộn màng đạt thành tựu đáng kể Việc tin học hoá bước công tác quản lý, khai thác điều hành kinh doanh đòi hỏi ngày cấp thiết hết, phát triển vượt bậc kinh tế hiệu quản lý lĩnh vực nhà quản lý quan tâm điều phụ thuộc nhiều vào hệ thống thông tin mà cụ thể chương trình quản lý dựa máy tính Giờ máy tính trở thành vật dụng cần thiết q trình làm việc người Nó giúp cho người giải phóng sức lao động, thực công việc mà trước người phải làm khó khăn nhiều thời gian cơng sức mà hiệu mang lại chưa cao Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng tổ chức doanh nghiệp khác nước bước tiếp cận, đưa tin học vào trình sản xuất kinh doanh đặc biệt mục tiêu quản lý kinh tế Song song với hoạt động sản xuất kinh doanh ngày mở rộng địi hỏi hệ thống thông tin tốt cần thiết SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI hết doanh nghiệp Vì vậy, việc nghiên cứu phát triển hệ thống thông tin Quản lý bán hàng nói riêng hệ thống thơng tin quản lý nói chung việc làm phù hợp với yêu cầu nội Công ty Xuất phát từ lý nêu trên, em định chọn đề tài “Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng Cơng ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng” từ sâu, tìm hiểu thực tế công tác quản lý bán hàng doanh nghiệp sản xuất nhằm tìm hiểu đưa vài đánh giá ưu nhược điểm công tác quản lý vật tư công ty Từ đề xuất số ý kiến, giải pháp với mong muốn hồn thiện cơng tác quản lý bán hàng cơng ty để góp phần nhỏ bé vào phát triển, thành công kinh doanh Cơng ty Do trình độ chun mơn cịn hạn chế thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề em tránh thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy để báo cáo em hoàn thiện giúp em vững vàng công tác chuyên môn sau Em xin chân thành cảm ơn ! SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI MỤC LỤC SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG TẠI CTY TNHH MTV TRANG TRÍ NỘI THẤT ĐÁNG 1.1 Giới thiệu Cơng ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng Cơng ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng thành lập ngày 13/05/2016, Giấy phép kinh doanh số: 1900609886 Tên giao dịch là: Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng Cơng ty có trụ sở đặt số 149 đường 23 Tháng 8, Phường 7, TP Bạc Liêu, Tỉnh Bạc Liêu Mã số thuế: 1900609886 Cơng ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng hoạt động phạm vi địa bàn Thành phố Bạc liêu với ngành nghề kinh doanh là: sản xuất kinh doanh loại đồ dùng trang trí nội thất Từ ngày đầu thành lập,công ty gặp phải khơng khó khăn Đó gia tăng doanh nghiệp với ngành nghề kinh doanh đa dạng làm cho cạnh tranh thị trường ngày trở nên gay gắt Thêm vào đó, việc mở cửa kinh tế tạo thách thức công ty phải cạnh tranh với hàng hố nước ngồi Trong thời gian tới, chiến lược kinh doanh công ty : không ngừng bám sát thị trường để tạo chủ động, thích nghi với thị trường, đẩy mạnh công tác tiếp thi, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, bước tiến xa tiến trình hội nhập thị trường 1.2 Sơ đồ máy tổ chức Công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng Bộ máy quản lý Cơng ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng tổ chức gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh điều lệ hoạt động cơng ty bao gồm : Giám đốc, phó giám đốc phịng chức Mỗi phịng có chức quyền hạn riêng có quan hệ chặt chẽ với trình hoạt động kinh SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI doanh cho tồn q trình hoạt động kinh doanh diễn nhịp nhàng, ăn khớp nhằm thực mục tiêu công ty Ban lãnh đạo công ty gồm : - Giám đốc: Ông Hồ Ngọc Đáng Là người chịu trách nhiệm quản lý điều hành nhân điều hành toàn hoạt động sản xuất, kinh doanh; chủ tài khoản công ty ngân hàng, người chịu trách nhiêm trước pháp luật vấn đề cơng ty - Phó giám đốc: có 02 người: Là người tham mưu cho Giám đốc công tác quản lý nhân viên, quản lý kinh tế điều hành kinh doanh - Phòng kinh doanh: Phụ trách việc tìm hiểu thị trường, khai thác hợp đồng kinh tế, lập kiểm tra kế hoạch sản xuất, kinh doanh - Phịng thi cơng lắp đặt: Đây bộ phận trực tiếp thi công lắp đặt thiết bị trang trí nội thất cho khách hàng - Phòng bán hàng: Là phận nhận đơn đặt hàng bán hàng cho khách - Phòng kế tốn: Nhiệm vụ xác định kết kinh doanh, cung cấp GIÁM thơng tin, số liệu xác hoạt động tài ĐỐC chính, áp dụng tài khoản, phân tích kế tốn loại sổ sách giấy tờ để phục vụ cho việc điều hành quản lý ban giám đốc PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC SVTT: Giang BộTấn phậnLinh kinh doanh Bộ phận bán hàng Bộ phận thi công lắp đặt KẾ TỐN GVHD: ThS Trịnh Thị Xn Thủ quỹKế tốn tổng hợp Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Hình 1.1 Sơ đồ máy tổ chức SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI 1.3 Tình hình ứng dụng tin học quản lý Công ty Qua thời gian thực tập phịng kế hoạch hàng hố Cơng ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng, đưa số nhận xét tình hình quản lý cơng ty sau: Tại phận bán hàng có ba máy tính: hai máy tính có cấu hình 256 MB RAM, dung lượng đĩa cứng 40GB, hệ điều hành WINDOWS XP, máy lại 512 MB RAM, dung lượng đĩa cứng 80 GB, hệ điều hành WINDOW XP Tại phận kế toán trang bị tương tự dùng để soạn thảo văn bản, in mẫu hoá đơn, mẫu phiếu tốn Các nhân viên cơng ty chủ yếu ghi chép tay, có kế tốn làm cơng việc liên quan đến máy tính hạn chế Cơng ty khơng sử dụng máy tính thường xun nên Giám đốc chưa có kế hoạch cho nhân viên học thêm tin học ứng dụng mua thêm máy tính Trong cơng ty, phận quản lý hàng hố ln phải quản lý cập nhật khối lượng lớn hàng hoá ngày với hàng trăm mã hàng khác nhau, việc tính tốn phức tạp dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách cồng kềnh, dễ nhầm lẫn, thất lạc Vì Ban Giám đốc cần thơng tin khơng đáp ứng kịp thời, khơng đảm bảo nhanh nhạy xác việc xử lý thơng tin 1.4 Tính cấp thiết đề tài Công ty chuyên cung cấp số lượng lớn mặt hàng vật liệu trang trí nội thất thiết bị vệ sinh cho cửa hàng bán lẻ khu vực Bạc Liêu số vùng lân cận, cơng việc quản lý số lượng, qui cách, chủng loại hàng hố địi hỏi phải xác nhanh nhạy để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường Tuy công việc không khó khăn việc ghi chép nhiều, thao tác tìm kiếm nhiều thời gian việc tính SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI toán dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách phức tạp dễ thất lạc khơng đảm bảo xác việc xử lý thơng tin Do việc xây dựng chương trình quản lý hàng hố công ty cần thiết đáp ứng thông tin cơng tác quản lý cách xác nhanh chóng Vì việc áp dụng cơng nghệ thơng tin, đưa máy tính vào cơng tác quản lý vật tư yêu cầu cấp bách cần giải Việc theo dõi tình hình nhập xuất, khối lượng tồn kho tồn cơng ty cịn khó khăn Muốn biết tình hình kinh doanh cơng ty thời điểm nhà quản lý phải thông báo cho phận công ty, đưa báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn Sau lọc thơng báo so sánh, công việc thời gian Công việc ghi chép quản lý tên, ký hiệu hàng hoá cịn chưa thống gây khó khăn cho người có trách nhiệm theo dõi tổng hợp Từ dẫn đến sai sót việc quản lý khối lượng hàng hoá lớn làm ảnh hưởng nghiêm trọng trình hạch tốn kinh doanh cơng ty Với lý trên, việc xây dựng chương trình quản lý hàng hố cơng ty cần thiết đáp ứng thông tin công tác quản lý cách xác nhanh chóng Bài tốn quản lý hàng hố máy tính phần thay phần công việc cho nhân viên phận kế hoạch hàng hoá đồng thời tạo điều kiện giúp cho nhân viên công ty tiếp xúc làm quen với máy tính Thực chế tự động hố khâu quản lý máy tính Do nhân viên thực công việc ghi chép tìm kiếm thủ cơng nữa, đồng thời đưa tin học vào ứng dụng rộng rãi SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1 Khái qt hệ thống thơng tin Quản lý hàng hố Kế toán hàng hoá liên kết chặt chẽ với phận kế tốn mua hàng cơng nợ phải trả, phận kế tốn bán hàng cơng nợ phải thu nhặt số liệu liên quan từ phận để theo dõi quản lý xuất nhập tồn hàng hoá Mối quan hệ chúng thể rõ nét sơ đồ sau: CHỨNG TỪ -Phiếu nhập nội -Phiếu nhập điều chỉnh -Phiếu xuất nội -Hóa đơn bán hàng điều chỉnh SỐ LIỆU CHUYỂN ĐẾN CÁC PHÂN HỆ KHÁC PHÂN HỆ SỐ LIỆU CHUYỂN TỪ PHÂN HỆ KHÁC SANG (Tổng hợp) Kế tốn hàng hóa (Mua hàng, bán hàng) BÁO CÁO -Báo cáo nhập -Báo cáo xuất -Báo cáo tồn kho -Báo cáo doanh thu SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Hình 2.1 Mối liên hệ quản lý hàng hóa 2.1.1 Nghiệp vụ nhập kho Nhà cung cấp cấp hàng đến cơng ty phận nhập hàng tiến hành kiểm tra gói hàng (packet) để xem số lượng hàng có đủ với lượng hàng mà đặt hay khơng, kế tốn viên phận kế toán hàng tồn kho theo mã hàng để viết phiếu nhập kho Thủ kho nhập vào kho theo số phiếu đầy đủ thông tin phiếu 2.1.2 Nghiệp vụ xuất kho Khi có đơn đặt hàng qua phương tiện nhân viên quản lý bán hàng tiếp nhận thơng tin thơng báo cho kế tốn viên để viết phiếu xuất Phiếu xuất sau hợp lệ chuyển xuống phận kho hàng, thủ kho tiến hành xuất hàng theo số phiếu xuất SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 10 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Hình 3.9: From cập nhât danh mục hàng hóa From cập nhật nhân viên SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 62 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Hình 3.10: From cập nhât danh mục nhân viên From báo cáo nhập hàng SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 63 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Hình 3.11: From báo cáo nhập hàng From báo cáo xuất Hình 3.12: From báo cáo xuất hàng SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 64 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI From báo cáo tồn kho Hình 3.13: From báo cáo tồn kho From báo cáo danh thu SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 65 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Hình 3.14: From báo danh thu SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 66 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI From phiếu nhập kho Hình 3.14: From phiếu nhập kho From báo cáo công nợ khách hàng/nhà cung cấp SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 67 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Hình 3.15: From báo cáo cơng nợ SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 68 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI From điều chỉnh phiếu nhập kho Hình 3.16: From điều chỉnh phiếu nhập kho From điều hóa đơn bán hàng SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 69 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Hình 3.16: From điều chỉnh phiếu nhập kho From hóa đơn bán hàng SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 70 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Hình 3.16: From hóa đơn bán hàng SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 71 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI CHƯƠNG 4: CÀI ĐẶT HỆ THỐNG 4.1 Cài đặt sử dụng Cài đặt trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống Mục tiêu tích hợp hệ thống phát triển vào hoạt động tổ chức cách va vấp đáp ứng thay đổi xảy suốt q trình sử dụng Đối với cài đặt phần mềm Hệ thống thơng tin quản lý hàng hố cần có số yêu cầu sau: Khi cài đặt máy tính cần 128MB Ram, ổ cứng 2GB Hard Disk CPU Pentum II, Có thể sử dụng mơi trơng Window 1998, Window 2000, Window XP, Window Máy tính cần phải cài chương trình Microsoft Access 2003 4.2 Hướng phát triển Với giao diện thân thiện với người sử dụng, Bạn vào chương trình đăng nhập thành cơng Muốn sử dụng hiệu tính chương trình trước vào hệ thống bạn nên cập nhật đầy đủ thông tin danh mục từ điển, sau bạn viết phiếu xuất, phiếu nhập đưa báo cáo theo yêu cầu Hàng loạt sản phẩm phần mềm tung nhằm cung cấp cho nhà quản lý khả quản lý hệ thống thơng tin tài Hệ thống thơng tin quản lý hàng hố thiết kế không dành riêng cho nhà quản lý tài mà cịn để sử dụng cho nhiều người sử dụng khác Phần mềm tiếp tục đựơc làm SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 72 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI (update) để không phịng cơng ty gửi liệu cho mà chi nhánh cơng ty liên thông với tạo nên thể hệ thống quản lý tài SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 73 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN, ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG 5.1 Ưu điểm Qua thời gian thực tập Công ty, với giúp đỡ cô cơng ty, thơng qua việc tìm hiểu thực tế cơng tác quản lý bán hàng công ty, Em xây dựng chương trình với số ưu điểm là: + Hệ thống công cụ trợ giúp đắc lực, tiết kiệm thời gian công sức cho nhân viên bán hàng việc lưu trữ, quản lý hồ sơ liên quan đến loại hàng hoá kho cơng ty + Đối với kế tốn bán hàng, hệ thống giúp cho công tác thống kê, báo cáo, tìm kiếm nhanh chóng, xác mà khơng nhiều thời gian + Hệ thống giúp cho ban lãnh đạo cơng ty nắm vững tình hình sản xuất kinh doanh công ty thông qua bảng báo cáo nhập xuất tồn thời điểm mà khơng nhiều thời gian, đồng thời cịn kiểm tra báo cáo cơng nợ khách hàng để nhà quản lý tổng hợp đưa định hợp lý kịp thời cho việc sản xuất kinh doanh công ty + Người sử dụng khơng cảm thấy khó khăn sử dụng phần mềm giao diện Tiếng việt + Tiết kiệm thời gian công sức cho người dùng SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 74 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI 5.2 Những việc làm hạn chế đề tài Lợi ích đề tài biết, nhiên đề tài số hạn chế: Việc đưa tin học vào áp dụng Công ty tiến hành thời điểm đồng thời việc chuyển cơng việc ghi chép hố đơn chứng từ, lập báo cáo… làm thô sơ sang việc nhập trực tiếp máy vi tính gặp nhiều khó khăn địi hỏi người sử dụng phải có trình độ tin học phải nắm bắt phương thức sử dụng bên cạnh cịn nhiều khó khăn khác Mong đề tài sớm áp dụng để giúp Cơng ty phát triển hồ cạnh tranh khốc liệt thương trường phát triển đất nước Trên số hạn chế chủ yếu, báo cáo cịn có nhiều sai sót khác Em mong đạo, hướng dẫn thầy giáo bạn bè để em có thêm kinh nghiệm, kiến thức để trước trường Một lần em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo Trung tâm đào tạo trực tuyến e-learning, đặc biệt cô giáo: Trịnh Thị Xuân tận tình giúp đỡ em suốt trình làm báo cáo đồng thời em xin chân thành cảm ơn tới bác, cô chú, anh chị công ty TNHH MTV trang trí nội thất Đáng giúp đỡ em q trình thực tập hồn thiện báo cáo SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 75 Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI TÀI LIỆU THAM KHẢO Tự học Microsoft Access 2003, Phạm Vĩnh Hưng, Phạm Thuỳ Dương, NXB văn hố thơng tin, 2003 Cơ sở liệu, Đỗ Trung Tuấn, NXB Giáo dục, 2004 Nhập môn Cơ sở liệu, Nguyễn Tuệ, NXB Đại học Quốc gia, 2008 Nhập môn Cơ sở liệu quan hệ, Lê Tiến Vương, NXB Giáo dục, 2004 Giáo trình Cơ sở liệu, Học viện Bưu viễn thơng, NXB Bưu điện, 2004 SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 76 ... hàng. Trong xuất hàng, nhận hoá đơn bán hàng sau khách hàng thoả thuận với phận bán hàng, bộ phận quản lý hàng hoá tiến hành kiểm kho, đáp ứng u cầu tiến hành xuất hàng theo hố đơn bán hàng. Cuối tháng, quý,... cảnh quản lý bán hàng SVTT: Giang Tấn Linh GVHD: ThS Trịnh Thị Xuân 13 yêu cầu Yêu cầu thông tin Hóa đơn bán hàng Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Phiếu xuât hàng Hàng... xuất tồn hàng hoá cho phận kinh doanh 2.3.2 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh Gồm có chức sau: Quản lí danh mục; quản lí nhập; quản lí xuất; báo cáo Có quan hệ với nhằm quản lý bán hàng cách tốt cho