PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ

Bài PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ Trong chương bạn học: Hướng dẫn nhận thức lọai hệ thống quản lý phân tích hệ thống Ứng dụng phân tích hệ thống mơi trường doanh nghiệp: phương pháp xây dựng qui trình quản lý 1) Sự cần thiết nghiên cứu hệ thống quản lý Trong lĩnh vực môi trường, nguời cán phải làm việc máy tổ chức: quan quản lý nhà nước môi trường Sở Tài Ngun Mơi trường, Phịng Quản lý thị Quận Huyện, công ty môi trường (nhà nước hoạc tư nhân); doanh nghiệp , công ty sản xuất, tổ chức phi phủ ngồi nước + Các Sở Tài Ngun Mơi trường, Phịng Quản lý thị Quận Huyện có mục đích quản lý hệ sinh thái phạm vi phụ trách phát triển bền vững + Các Công ty doanh nghiệp có mục tiêu phát triển lợi nhuận đồng thời với mục tiêu sản xuất hợp với tiêu chuẩn môi trường (quản lý môi trường phạm vi công ty cho không tác động đến môi trường hệ sinh thái Đáp ứng nhận thức cho hai nhóm hệ quản lý, trước tiên nghiên cứu ứng dụng chung cho loại hệ quản lý 1.1) Phân tích hệ thống ứng dụng hệ thống quản lý Cấu trúc Ranh giới “hệ thống mơi trường” Các tiến trình hệ thống Động thái hệ thống Cơ cấu cấp bậc tổ chức quản lý Tính trội hay tính tập hưởng 1.1) Phân tích cấu trúc để cải tiến hệ thống quản lý Ba điểm cần ý + Lấy mục tiêu hệ thống làm chuẩn để đánh giá cần thiết thành phần hệ thống Thành phần khơng đóng góp vào việc thực mục tiêu hệ thống thành phần thừa, không cần cho hệ thống + Chú ý mức độ : cá nhân – đơn vị, lấy chức nhiệm vụ làm chuẩn để phân biệt cấu trúc + Xác định cấu trúc thức hệ thống, cấu trúc khơng thức 1.1) Phân tích cấu trúc để cải tiến hệ thống quản lý Một ví dụ cho sơ đồ tổ chức vẽ quan hệ thức cho hệ thống sản xuất 1.1) Phân tích cấu trúc để cải tiến hệ thống quản lý Thành phần cấu trúc phổ biến CẤU TRÚC TỔ CHỨC KIỂU PHÂN KHU VỰC Các phận chức công ty Công ty mẹ -cơng ty 1.1) Phân tích cấu trúc để cải tiến hệ thống quản lý Thành phần cấu trúc phổ biến CẤU TRÚC TỔ CHỨC KIỂU MA TRẬN 1.1) Phân tích cấu trúc để cải tiến hệ thống quản lý Thành phần cấu trúc phổ biến CẤU TRÚC TỔ CHỨC KIỂU CHỨC NĂNG 1.2) Xác định ranh giới “hệ thống mơi trường” giúp tìm ngun nhân cố, vấn đề môi trường quản lý môi trường đô thị Quản lý môi trường thường phân cấp theo ranh giới hành chánh Có phân biệt hệ thống mơi trường tìm ngun nhân giải pháp đúng: nguyên nhân từ bên hay bên Phương pháp: Dùng sơ đồ khối biểu thị bên có liên quan 1.3) Xác định ranh giới, phân tích khơng gian sản xuất - làm việc hay bố trí mặt Bố trí mặt biểu cấu trúc hệ thống bên ngồi Cần đánh giá phân bố khơng gian vẻ bề người, thiết bị luồng cơng việc Hình thức văn phịng có tác động có ý nghĩa quan hệ cá nhân Ví dụ, mặt chật hẹp hay xếp không hợp lý mặt sản xuất nguyên vấn đề nghiên cứu HT Phân tích khơng gian sản xuất, bố trí mặt nội dung quan trọng ứng dụng phân tích hệ thống để bố trí sản xuất hợp lý, tiết kiệm lượng, nước 1.4) Phân tích tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý Như loại hệ khác, tiến trình hệ thống biến đổi đầu vào (input), qua tín hiệu trung gian (throughput) thành đầu (output) Nhận biết tiến trình hệ thống nội dung quan trọng, lại quan trọng phân tích hệ thống quản lý Các mối liên hệ thành phần HT môi trường hình thành nên mạng qui trình liên hệ tương tác nhau, chúng liên kết để tạo thống hành động chung nhằm hoàn thành mục tiêu xác định HT 1.4) Phân tích tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý qui trình cấp giấy chứng nhận khơng gây ô nhiễm môi trường Sở Tài nguyên môi trường (ví dụ) 1.4) Phân tích tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý Các qui trình thành phần HT tạo thành tổng thể Một qui trình (procedure) loạt dẫn bước ra: Cái làm?; Ai làm nó?; làm ?; Nó làm cách nào? (What, Who, When, How) Các qui trình nói lên cấu phần tích hợp thành tổng thể 1.4) Phân tích tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý Ứng dụng phân tích tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý mơi trường: 1) Xác định mục tiêu hệ thống quản lý, mục tiêu qui trình 2) Phân tích cấu trúc thành phần tổ chức (hệ thống quản lý) 3) Nhận biết ranh giới hệ thống – môi trường 4) Xác định thông tin đầu vào qui trình 1.4) Phân tích tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý 5) Phân tích bước biến đổi thơng tin mặt luận lý (logic): thông tin đầu vào, thông tin đầu , nhiệm vụ biến đổi thông tin bước 6) Trong bước, xác định : việc cần làm, làm, làm, làm nào? 7) Bố trí phân cơng nhiệm vụ cho thành phần tổ chức (phân tích mặt vật lý) 8) Biên soạn qui trình thành văn bao gồm qui trình cho nội hệ thống quản lý hướng dẫn thơng tin đầu vào q trình thực qui trình cho bên ngồi 1.4) Phân tích tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý Xác định mục tiêu hệ thống quản lý Cần phân định mục tiêu hệ thống quản lý gì, từ xác định nhiệm vụ qui trình quản lý góp phần vào thực mục tiêu chung tổ chức quản lý Vd: Mục tiêu hệ thống quản lý tài nguyên nước Mục tiêu qui trình cấp giấy phép khai thác nước ngầm 1.4) Phân tích tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý Phân tích cấu trúc thành phần tổ chức (hệ thống quản lý) Nhận dạng thành phần hệ thống để hiểu rõ chức phận tổ chức quản lý nhằm phục vụ cho phân tích bố trí phân cơng qui trình (phân tích vật lý) Vd: Sở Tài ngun Mơi trường bao gồm phịng ban nào? Chức nhiêm vụ phịng ban gì? 1.4) Phân tích tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý 4) Nhận biết ranh giới hệ thống – môi trường Xác định rõ ranh giới hệ thống quản lý để biết nơi vào nơi khỏi qui trình Vd: Ai đối tượng “khách hàng” qui trình? 1.4) Phân tích tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý 5) Xác định thông tin đầu vào, đầu qui trình Xác định yêu cầu đầu vào qui trình Xác định sản phẩm đầu qui trình (cần phân tích tất tình để đảm bảo đầu qui trình phù hợp) Vd: Đối với qui trình cấp phép khai thác nước ngầm + Đầu vào cần có giấy tờ gì, nội dung giây tờ kê khai, đơn nào? + Đầu quy trình văn gì? Giấy phép hay thơng báo? Sơ đồ qui trình cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn môi trường