Giáo trình Quản trị văn phòng trang bị cho sinh viên những kiến thức cần thiết của quy trình quản trị các hoạt động hành chính trong các văn phòng, đặc biệt là văn phòng doanh nghiệp. Cùng với đó là những kỹ năng cơ bản trong hoạt động nghiệp vụ văn phòng như: Tiến trình xử lý công văn, thu thập xử lý thông tin, hoạch định tổ chức các cuộc hội họp, các chuyến công tác,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 2 giáo trình!
Chương 3: QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG Mã chương: CKT444-3 Giới thiệu: Yếu tố người yếu tố quan tâm hàng đầu hoạt động quản lý tổ chức, quan Chương đề cập số chức danh quản trị viên văn phòng chức năng, nhiệm vụ họ Đồng thời giới thiệu vấn đề công tác quản trị lao động văn phòng: tiêu chuẩn, quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân viên văn phịng Mục tiêu: - Giúp học viên xác định yêu cầu phẩm chất cá nhân nhân viên quản trị viên văn phòng - Vận dụng tốt kỹ nhân viên văn phòng - Xây dựng tập thể văn phòng vững mạnh 3.1 Thư ký Thư kí người trợ lí cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành chánh văn phòng, có khả nhận trách nhiệm, hành động độc lập mà khơng cần có kiểm tra trực tiếp Có óc phán đoán, sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn Thư kí văn phịng người giao đảm nhận phần tồn cơng việc có liên quan đến lĩnh vực chun mơn văn phịng Quản lí văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo yêu cầu thông tin, liên lạc, giao tiếp tổ chức xếp công việc ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động quan 3.1.1 Nhiệm vụ thư ký - Thu thập, xử lí cung cấp thơng tin lĩnh vực mà giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lí quan - Biên tập văn bản, tổ chức xếp, quản lí văn bản, hồ sơ tài liệu - Tổ chức xếp hoạt động hành quan - Giải thủ tục hành để đảm bảo kinh phí sở vật chất cho hoạt động quan 3.1.2 Các kỹ thư ký 41 - Soạn thảo văn bản, quản lí văn - đến - Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phòng - Tiếp khách nghệ thuật - Lên lịch cơng tác khoa học - Nói chuyện điện thoại lịch sự, khéo léo - Có kiến thức tổng quát mặt - Tổ chức công việc cách khoa học, làm cho cấp thấy cơng việc tầm kiểm sốt 3.1.3 u cầu phẩm chất cá nhân thư ký - Yêu nghề có ý thức vươn lên nghề - Có ý thức kỉ luật (nghiêm chỉnh chấp hành ), tự giác (chủ động công việc) triệt để (rèn luyện thêm ý thức tự giác, kỉ luật) công việc - Cẩn thận chu đáo - Quảng giao (là người cởi mở, hòa nhã, vui vẽ chủ động giao tiếp, mở rộng mối quan hệ), cởi mở (gây thiện cảm để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách đến quan) biết tự kìm chế cần thiết - Kín đáo Đây phẩm chất đặc biệt quan trọng thư kí văn phịng với người khác việc lưu giữ tài liệu, hồ sơ, xếp hồ sơ ngăn nắp, biết sử dụng hệ thống bảo mật máy tính - Năng động linh hoạt - Tương trợ đoàn kết 3.2 Quản trị viên văn phịng doanh nghiệp Ngồi thư ký văn phòng, quản trị viên khác văn phòng bao gồm: Chánh, phó văn phịng, trợ lý giám đốc, trợ lý văn phòng người giám đốc bổ nhiệm Chánh, phó văn phịng người chịu trách nhiệm trước giám đốc điều hành hoạt động văn phòng theo chế độ thủ trưởng, đầu mối liên hệ thủ trưởng quan với phận khác đơn vị để đảm bảo cho hoạt động thơng suốt Để hồn thành nhiệm vụ văn phịng, chánh văn phịng giao quyền hạn như: 42 - Phê duyệt qui chế tổ chức hoạt động tổ chuyên môn, quy định chức nhiệm vụ, bố trí cán nhận viên văn phịng - Có quyền mệnh lệnh có liên quan đến tổ chức hoạt động văn phòng cho cán nhân viên văn phòng - Kiến nghị với giám đốc công tác tuyển chọn, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật cán nhân viên thuộc văn phịng - Tùy theo quy mơ văn phịng, chánh văn phịng có hay hai phó văn phịng giúp việc Các phó văn phịng giao phụ trách số công việc cụ thể 3.2.1 Mức độ am hiểu chức quản trị Để quản trị doanh nghiệp cần thể chức hoạch định, tổ chức, phối hợp, điều khiển kiểm sốt Quản trị viên văn phịng phải am hiểu vận dụng sâu sắc chức vào lĩnh vực cơng tác người văn phịng có chức thu thập, xử lý, cung cấp thông tin tư vấn cho cấp định Mặc khác có am hiểu sâu sắc chức quản trị viên văn phịng có kiến thức lực phát triển nguyên tắc nghiệp vụ để sâu sát điều hành cơng việc 3.2.2 Mức độ vận dụng kỹ Để thực chức quản trị, quản trị viên văn phịng phải có vận dụng kỹ quản trị: - Kỹ nghiệp vụ - kỹ thuật: Là trình độ chun mơn nghiệp vụ nhà quản trị lĩnh vực khác Kỹ có nhờ đào tạo chuyên ngành khác - Kỹ nhân (kỹ giao tiếp ứng xử): Là khả thuyết phục người khác, xây dựng khơng khí hợp tác người hoàn thành nhiệm vụ - Kỹ tư duy: Là kỹ phân tích dự báo, dự đốn nhạy bén, thích ứng với hồn cảnh, biết giảm thiểu phức tạp hoàn cảnh để đối phó Sự am hiểu vận dụng kỹ tùy thuộc vào cấp bậc vị trí quản trị viên Các quản trị viên văn phòng phải am hiểu vận dụng loại kỹ Song chánh văn phòng cần nhấn mạnh kỹ nhân sự, kỹ tư duy, quản trị viên văn phịng khác kỹ nghiệp vụ kỹ thuật nhấn mạnh 3.2.3 Nhiệm vụ số chức danh văn phòng 43 3.2.3.1 Chánh văn phòng Phụ trách chung, trực tiếp phụ trách công tác tổ chức, nhân sự, pháp chế, đối ngoại, lao động, tiền lương, nhiệm vụ cụ thể sau: - Tiếp nhận xử lý văn bản, phân công điều phối công việc thuộc Văn phịng, tham gia điều phối cơng việc tồn quan theo thẩm quyền giao - Soát xét, hiệu chỉnh văn Văn phòng sọan thảo văn phòng, ban khác tham mưu thuộc thẩm quyền sốt xét Văn phịng trước trình Lãnh đạo ký ban hành - Chủ trì trực tiếp soạn thảo văn tham mưu quy hoạch, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, nghỉ việc, kỷ luật cán công chức lãnh đạo đơn vị trực thuộc - Tham mưu đánh giá cán công chức; lưu trữ, bổ sung hồ sơ, lý lịch cán công chức hàng năm ( có hỗ trợ thêm chuyên viên) - Chủ trì tham mưu xây dựng đề án tổ chức; sữa đổi bổ sung quy chế làm việc quan 3.2.3.2 Phó văn phịng Giúp Chánh văn phòng phụ trách lĩnh vực quản trị hành văn phịng, thi đua khen thưởng chế độ sách người có cơng, thay Chánh văn phịng điều hành cơng việc Chánh văn phịng vắng, nhiệm vụ cụ thể: - Theo dõi, quản lý tình hình an ninh, trật tự; an tồn vệ sinh lao động, phịng chóng cháy nổ tồn khu vực quan - Quản lý đất đai, tài sản quan; lập triển khai kế hoạch xây dựng, mua sắm, sữa chữa tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc quan, trang thiết bị - Chủ trì việc đạo phụ trách kế tốn văn phịng thành lập hội đồng kiểm kê đánh giá tài sản hàng năm tham mưu xử lý kết kiểm kê đánh giá tài sản - Theo dõi lịch công tác lãnh đạo, văn phòng để điều động xe, bố trí phịng họp, tổ chức tiêp khách, phục vụ hội họp, khởi công, khánh thành, hiếu hỷ … trực tiếp điều hành phận phục vụ, lái xe, bảo vệ - Tham mưu chương trình, tổ chức phát động sơ tổng kết phong trào thi đua 44 - Lập kế hoạch tổ chức tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật, tham mưu văn xây dựng, triển khai thực văn luật; tham mưu soạn thảo văn có chứa đựng quy phạm pháp luật, đề án tổ chức, quy chế làm việc, cải cách hành - Chủ trì soạn thảo văn tham mưu liên quan đến công tác đối ngoại - Chủ trì tổng hợp đốc thúc phịng rà sốt văn quy phạm pháp luật đề nghị sửa đổi, bổ sung; theo dõi, tổng kết việc thực sách, pháp luật quan - Tham mưu cho Chánh, phó văn phịng cơng tác thi đua khen thưởng; thụ lý hồ sơ xử lý kỷ luật CBCC - Làm số nhiệm vụ khác Chánh, Phó văn phịng phân cơng 3.2.3.3 Kế tốn văn phịng Phụ trách cơng tác kết tốn khối hành văn phịng chế độ bảo hiểm xã hội, nhiệm vụ cụ thể: - Quản lý tài chính, tài sản quan theo thẩm quyền luật định tham mưu ban hành văn quản lý có liên quan - Lâp kế hoạch, theo dõi, làm nghiệp vụ kế toán thống kê, thu, chi tốn chi phí phát sinh hàng ngày theo chế độ kế toán - Theo dõi, kiểm tra, đối chiếu tốn cơng nợ, ấn chỉ, tiền thu phí , văn phịng phẩm kinh phí cấp phát hàng tháng, lập báo cáo tài quý năm - Tham gia cơng tác quản trị, văn phịng, lễ tân, khánh tiết …theo nhiệm vụ chung Văn phòng; giúp Chánh, phó văn phịng điều hành cơng việc Văn phịng Chánh, Phó Văn phịng vắng 3.2.3.4 Nhân viên Văn thư hành Phụ trách cơng tác Văn thư - Lưu trữ, nhiệm vụ cụ thể: - Quản lý, sử dụng dấu; tiếp nhận công văn đi, đến, (quét) văn bản, đóng dấu, vào sổ, vào máy, theo dõi, phát hành lưu văn - Trực giao dịch, hướng dẫn khách, tiếp nhận phát hành điện thoại, fax, bưu phẩm, bưu kiện - Quản lý mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm - Lưu trữ hồ sơ khai thác tài liệu lưu trữ : Phân loại, hỉnh lý tài liệu; tổ chức lưu trữ theo phong; hướng dẫn lập hồ sơ công việc hồ sơ lưu trữ cho phòng, ban đơn vị trực 45 thuộc; làm thủ tục huỷ hồ sơ hết hạn chuyển giao hồ sơ kho lưu trữ tỉnh; quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ 3.2.3.5 Chuyên viên công nghệ thông tin Phụ trách việc ứng dụng quản trị mạng công nghệ thông tin toàn quan nhiệm vụ cụ thể sau: - Tham mưu xây dựng kế hoạch triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức triển khai theo kế hoạch tháng, quý, năm - Tiếp nhận triển khai phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý - Tham mưu ban hành văn quản lý xây dựng đề án đầu tư phát triển công nghệ thông tin - Chủ trì tham mưu tổ chức biên tập Webside - Phối hợp với văn thư ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, tiếp nhận phát hành văn qua mạng - Trực tiếp quản lý sử dụng thiết bị cơng nghệ thơng tin dùng chung cho tồn quan, tham mưu việc mua sắm, trang bị, sữa chữa thiết bị phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin - Làm số nhiệm vụ khác Chánh, Phó Văn phịng phân cơng 3.2.4 Những u cầu phẩm chất cá nhân quản trị viên văn phịng Ngồi phẩm chất cá nhân cần có thư ký văn phòng, quản trị viên văn phịng khác, đặc biệt chánh, phó văn phịng cần nhấn mạnh phẩm chất sau: - Thể chin chắn, tự tin giải công việc - Nghiêm túc tiếp nhận phê bình, gợi ý cấp cấp - Xác định xác ưu tiên - Nhận diện nhân tố quan trọng tình cá biệt, phân tích để thấy rõ chất - Phối hợp hoạt động văn phòng, xây dựng tập thể văn phòng đồn kết trí, tâm hồn thành tốt cơng việc - Dám làm, dám chịu trách nhiệm - Ý chí tâm làm việc tới cùng, khơng sợ va vấp 46 3.3 Quản trị viên tập thể văn phòng 3.3.1 Đặc điểm tập thể lao động văn phòng Các quản trị viên văn phòng tập thể người lao động vừa có nhiệm vụ thực đầy đủ nhiệm vụ giao, tuân thủ sách, chế độ Nhà nước, vừa thơng qua hoạt động tập thể người lao động mà thể ý thức làm chủ người Tập thể lao động văn phịng có cấu trúc ổn định với biểu hiện: Có gắn bó với nhau, chuẩn mực, lực sáng tạo Sự gắn bó tạo thành động lực phấn đấu quyền lợi chung người lao động Điều tạo nên sức mạnh vượt qua thử thách để người hoàn thành nhiệm vụ Các chuẩn mực giúp cho việc tạo tập thể có kỷ cương Bên cạnh quy định thức tổ chức xây dựng thành văn bản, chuẩn mực phi thức hình thành qua nếp ứng xử thực tế, ý thức làm chủ tập thể lao động tạo nên Chính tập thể gắn bó kỷ cương có lực sáng tạo, phát huy khả sáng tạo cá nhân để tạo sức mạnh tập thể, tìm giải pháp hay để giải vấn đề nảy sinh 3.3.2 Các nhân tố giao tiếp - ứng xử việc xây dựng tập thể lao động văn phịng Để có tập thể lao động văn phịng vững mạnh cần thể nhân tố chủ yếu giao tiếp ứng xử sau: - Xây dựng thái độ an tâm làm việc - An tâm làm việc nhân tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng đến thái độ làm việc người lao động Thiếu an tâm làm giảm suất lao động, giảm gắn bó với tập thể lao động, với doanh nghiệp An tâm làm việc nhiều yếu tố tạo thành phân cơng bố trí lao động có phù hợp với nguyện vọng sở trường hay không? Vấn đề động viên vật chất tinh thần … Ngày chế thị trường nhà quản trị cần sử dụng nhiều biện pháp để tạo an tâm làm việc nhằm tạo gắn bó lâu dài người lao động với đơn vị - Hiểu nhau, thân với nhau, chân tình với khơng hời hợt bên ngồi theo kiểu “bằng mặt mà khơng lòng”, xây dựng thái độ cởi mở, ủng hộ - Lơi nhau: tập thể muốn gần gũi nhau, tìm giống thái độ làm việc, bảo ban để hoàn thành nhiệm vụ 3.3.3 Vai trò người lãnh đạo với tập thể văn phòng 47 Người lãnh đạo văn phòng (Chánh phó văn phịng) có hai loại nhiệm vụ: điều hành cơng việc văn phịng lãnh đạo tập thể lao động Hai cơng việc có mối quan hệ mật thiết với bổ sung cho Một số cơng việc phải làm để Chánh phó văn phịng lãnh đạo tập thể văn phịng: - Giai đoạn một: Tạo thân mật hiểu nhau: làm quen công việc, nghỉ, hoạt động vui chơi, bày tỏ chân thật cảm nghĩ cơng việc, người văn phịng, u cầu anh chị em nói mặt mạnh, mặt yếu người, cảm nghĩ người cơng việc văn phịng - Giai đoạn hai: Xây dựng kế hoạch hành động tổ chức thực hiện: Sau tạo thân mật hiểu nhau, người lãnh đạo cần yêu cầu trao đổi cơng việc, xây dựng tập thể văn phịng Khi cơng việc hồn thành thắng lợi cần động viên kịp thời, xảy căng thẳng người bàn bạc tìm cách giải - Giai đoạn ba: Đánh giá công việc, đánh giá nhân viên: Người phụ trách cần phân tích mặt mạnh, mặt yếu công việc, đánh giá kỹ người, bàn biện pháp để khắc phục điểm yếu kém, người bàn biện pháp nâng cao hiệu công việc - Giai đoạn bốn: Đánh giá chung tập thể văn phòng: Đánh giá mặt đặc trưng tập thể lao động văn phòng: gắn bó, chuẩn mực, lực sáng tạo để nhận định chung tập thể văn phòng, từ bàn biện pháp phát huy điểm mạnh khắc phục điểm yếu Mặt khác yêu cầu cán lãnh đạo, phịng ban khác góp ý cho tập thể văn phịng 48 CÂU HỎI ƠN TẬP CHƯƠNG Thư ký ? Nêu chức nhiệm vụ quản trị người thư ký? Những phẩm chất cá nhân cần có người thư ký? Tầm quan trọng việc vận dụng kỹ quản trị viên văn phịng? Trình bày u cầu phẩm chất cá nhân quản trị viên văn phịng? Trình bày chức năng, nhiệm vụ quản trị viên văn phịng? Trình bày cách xây dựng máy văn phòng vững mạnh? 49 Chương 4: CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦAVĂN PHÒNG Mã chương: CKT444-4 Giới thiệu: Nghiệp vụ hành văn phịng kiến thức quan trọng, khơng thể thiếu muốn thành công lĩnh vực Đây chương quan trọng, cơng việc hành văn phịng khơng đơn giản, cần thực khối lượng công việc lớn Người làm cần có kiến thức, kỹ hồn thành tốt cơng việc Ngồi chế cạnh tranh thị trường ngày khắc nghiệt Do nghiệp vụ HCVP trở nên quan trọng cần thiết Mục tiêu: - Phân loại thơng tin văn phịng; trình bày ngun tắc mơ tả quy trình tổ chức thơng tin; - Vận dụng số nội dung công tác hoạch định thời gian để sử dụng thời gian hiệu nhất; - Giúp học viên giúp học viên làm để bố trí nơi làm việc phù hợp mang lại hiệu kinh tế cao - Biết cách bố trí phịng phù hợp - Nắm nguyên tắc bố trí nơi làm việc hiệu 4.1 Vấn đề đặt nơi làm việc Khơng gian làm việc thực có ảnh hưởng đến suất hiệu công việc Tổ chức không gian làm việc cho đảm bảo thuận tiện thoải mái, an toàn cho nhân viên thao tác hoạt động yêu cầu mà người quản lý cần quan tâm Không gian làm việc dễ tác động đến trạng thái tâm lý nhân viên Nhân viên mong muốn làm việc môi trường động, dễ chịu thoải mái Không gian làm việc tốt nguồn động lực mạnh mẽ giúp họ sáng tạo hay đưa định, phương án chiến lược đắn 4.2 Bố trí văn phịng theo mặt mở Trước bố trí văn phịng hay cần thay đổi cách bố trí tại, người quản lý cần biết rõ nhu cầu sử dụng mặt bằng, máy móc thiết bị văn phịng Khơng có quy định cứng nhắc diện tích sử dụng dành cho cá nhân, thơng thường vị trí quản lý, người có chức vụ thường bố trí mặt rộng hơn, tùy vào mặt chung mà cơng ty có 4.2.1 Chú ý đến mối tương quan phận, phòng ban 50 - Sắp xếp cho tổ chức phát triển, dễ dàng thay đổi vị trí phịng ban - Sắp xếp phịng ban có quan hệ mật thiết với gần hay sát Mặc dù tất phận có quan hệ với vài phận có quan hệ nhiều Ví dụ: Phòng họp nên gần phòng cấp quản trị thường hay sử dụng - Bố trí phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với quan bên gần lối vào, thang máy khu vực tiếp tân - Bộ phận cần tập trung suy nghĩ bố trí khu vực yên tĩnh - Tách phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng nhiều người hay lui tới - Cần lưu ý lối thoát hiểm điều kiện kinh tế công ty Loại ghế sử dụng cho văn phịng thường loại điều chỉnh độ cao, có tựa lưng dễ dàng xoay chuyển cần thiết 4.2.2 Bố trí theo luồng cơng việc Cố gắng xếp phòng ban bàn làm việc theo luồng cơng việc nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển chuyển giao tài liệu trao đổi công việc Khỏang cách xa làm nhiều thời gian Ngồi cịn gíup ta giảm bớt khả làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ gián đoạn cơng việc Khi lựa chọn bàn ghế, người quản lý cần ý tạo môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên Cần lựa chọn loại ghế phù hợp với vị trí cơng việc Loại ghế sử dụng cho văn phịng thường loại điều chỉnh độ cao, có tựa lưng dễ dàng xoay chuyển cần thiết Nói chung cách lựa chọn xếp bàn ghế không ảnh hưởng đến suất làm việc mà đến sức khỏe an toàn nhân viên 4.2.3 Hạn chế sử dụng phòng riêng Khuynh hướng ngày sử dụng phịng riêng cho phận hành chánh mà thường dành khu vực trống trãi rộng rãi cho nhân viên hành chánh làm việc Dĩ nhiên, lọai hình kinh doanh ảnh hưởng đến số lượng phịng riêng Dẫu sao, cơng ty cần số phịng riêng Nói cách tổng qt, phịng riêng bố trí cho cấp lãnh đạo để tăng uy tín, cho cơng việc có tính cách bảo mật cần tập trung tinh thần Có nhiều lý giải thích khuynh hướng ngày sử dụng phịng riêng, sau số lý tiêu biểu: 51 - Phòng riêng chiếm từ hai đến mười lần diện tích dành cho nhân viên làm việc khu vực trống trải - Phịng riêng làm cho cơng ty tăng chi phí nhiều để trả tiền điện, ánh sáng, thơng gió - Phịng riêng uyển chuyển thay đổi cơng việc, thay đổi vị trí - Nhược điểm lớn sử dụng nhiều phịng riêng khó kiểm tra làm trì trệ luồng cơng việc Tuy nhiên cơng ty có số phịng riêng, thường phòng dành cho cấp lãnh đạo, cho phận cần tập trung cần bảo mật 52 4.2.4 Bố trí vách ngăn Thay bố trí nhiều phịng riêng cho nhân viên hành chính, cơng ty thường bố trí vách ngăn để ngăn cách nhân viên khỏi nhìn thấy trị chuyện giúp cho nhân viên có chỗ riêng để làm việc Vách ngăn cao cỡ ngang đầu người ngồi cao khung cửa vào Lợi điểm việc sử dụng vách ngăn khu vực rộng lớn giúp cho người làm việc có tính chất riêng tư, tăng tính độc lập lại khơng tách biệt không gây gián đoạn luồng công việc cản ánh sáng thơng gió Nó dễ dàng việc xê dịch phải thay đổi vị trí lúc cần thiết tiết kiệm điện, vật dụng Khi bố trí khơng gian văn phịng cần ý số điểm sau đây: - Cần tính tốn theo tiêu chuẩn để tạo môi trường làm việc tiện nghi đảm bảo sức khỏe cho nhân viên, mật độ tiêu chuẩn nằm khoảng từ 0,8 đến 1,2 m2 người - Cần quan tâm đến chức vụ người để bố trí cho họ giao tiếp với thuận tiện Ví dụ: Trưởng phịng nên làm việc vị trí yên tĩnh phải bao quát phòng Tủ hồ sơ máy photocopy nên để nơi người dễ dàng tiếp cận gây ồn - Cần dựa vào tính chất cơng ty mà có phong cách thiết kế nội thất phù hợp Nếu công ty mang phong cách trẻ trung nội thất cần chất liệu đại khỏe khoắn Những văn phịng mang tính chất sang trọng phong cách thiết kế cần mang dáng dấp cổ điển, sang trọng, dùng nhiều loại vật liệu gỗ, thảm Hình 4.2.4a Phịng làm việc có vách ngăn thấp 53 Hình 4.2.4a Phịng làm việc có vách ngăn thấp Hình 4.2.4b Phịng làm việc có vách ngăn cao 54 4.2.5 Bố trí phịng làm việc cấp lãnh đạo Khi xếp bố trí phịng cấp lãnh đạo cao cấp, theo tiêu chuẩn quốc tế, văn phòng lãnh đạo gồm có phịng ốc sang trọng Thơng thường văn phịng gồm có phịng tiếp khách với tiếp tân hay thư ký tiếp tân, phịng họp, phòng làm việc khác, phòng vệ sinh, phòng riêng thư ký giám đốc trang hòang đẹp, phịng lớn Hình 4.2.5 Phịng làm việc lãnh đạo 4.2.6 Bố trí phịng họp chung 4.2.6.1 Khu vực lễ tân Khu vực lễ tân có tầm quan trọng lớn nơi tiếp xúc với khách, tạo ấn tượng ban đầu doanh nghiệp Đối với cơng ty có mặt rộng rãi, khu vực lễ tân nguyên đại sảnh lộng lẫy sang trọng Với công ty nhỏ chí cĩng chỗ tiếp khách khang trang Khu vực cần trang trí đẹp, cần bố trí đủ bàn ghế, nước uống cho khách ngồi đợi, đặt thêm báo, tạp chí cho khách xem để thời gian chờ đợi không trở thành nặng nề Nhân viên lễ tân phải có ngoại hình ưa nhìn, ngơn ngữ hành vi mực, giao tiếp tốt 55 Hình 4.2.6.1 Khu vực lễ tân văn phòng Huawei Charmvit Plaza- Hà nội 4.2.6.2 Phòng họp, hội nghị Phòng họp cần trang bị đủ vật dụng, thiết bị máy chiếu, tivi, bàn ghế, tủ hồ sơ…Tùy theo điều kiện mà cơng ty trang bị số phòng họp lớn nhỏ phù hợp với họp Thư ký nhân viên hành chịu trách nhiệm lên lịch sử dụng phịng họp Phịng họp với bàn hình chữ nhật thích hợp cho họp có phân định ngơi thứ, bàn hình oval thích hợp cho họp nhóm mà thành viên có vai trị tương đương Nhưng phịng họp dành cho dịp quan trọng có chủ trì người lãnh đạo sử dụng loại bàn oval thiết kế đặc biệt, với chỗ dãnh cho người có vị trí cao họp Những kiểu bàn thích hợp cho họp với Chủ tịch Hội đồng quản trị giám đốc công ty Một số cơng ty có hội trường lớn dành cho hội nghị, buổi lễ quan trọng có tham dự toàn thể cán nhân viên quan số lượng khách mời bên ngồi 56 Hình 4.2.6.2a Nội thất phịng họp nhỏ 57 Hình 4.2.6.2b Nội thất phòng họp lớn 4.3 Khung cảnh văn phòng Bao gồm yếu tố có ảnh hưởng cách tích cực tiêu cực đến sức khỏe trạng thái làm việc nhân viên 4.3.1 Khơng khí Khơng khí phòng làm việc quan trọng Tiêu chuẩn khối lượng khơng khí cần thiết cho người phòng ấn định làm việc phải có 7m3 khơng khí - Khí hậu: đặt trưng nhiệt độ, độ ẩm lưu thơng khơng khí - Nhiệt độ: Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khỏe người Ở nhiệt độ thấp, phần lớn lượng thể bị tiêu phí khơng phải để làm việc mà để chống lạnh khả tập trung ý nhân viên bị giảm nhanh Khi làm việc nhiệt độ cao, thể lại thêm lượng để giữ cho nhiệt độ thể bình thường Điều làm cho hơ hấp tăng nhạn, tăng tiết mồ hôi, giảm hàm lượng muối thể Kết nhân viên cảm thấy uể oải, động tác thực chậm suất lao động giảm xuống - Độ ẩm: Là lượng nước có khơng khí (Dùng độ ẩm tương đối để so sánh) Độ ẩm Việt Nam cao từ 80-85% Độ ẩm cao làm bề mặt da thoát nước chậm, thể 58 tích nhiệt mệt mỏi Ngược lại độ ẩm thấp bề mặt da thóat nước nhanh, thể nước, mệt mỏi - Sự lưu thơng khơng khí: đặt trưng vận tốc gió giây khơng khí thống mát ta cảm thấy dễ chịu 4.3.2 Âm Tiếng động ảnh hưởng đến cơng việc mà cịn làm ảnh hưởng đến thần kinh người Khung cảnh ồn làm người bị lãng trí Nếu tiếng động liên tục lớn gây nên tình trạng rối loạn thần kinh Biện pháp giải tiếng động thường xảy quan sau: - Nhân viên lớn tiếng gọi để hỏi han cơng việc: khun họ nói nhỏ lại - Tiếng đóng cửa: dùng nẹp cao su để đóng lại cửa không kêu - Chuông điện thoại kêu: nên dùng điện thoại loại đèn báo hiệu tiếng nhạc reo đặt gân người trực - Tiếng ồn ghế di động: nên lót đế chân ghế miếng cao su cho êm - Nhân viên lại nhiều: nên xếp cac nhân viên có liên hệ cơng việc ngồi gần để họ hạn chế việc di chuyển phòng - Cường độ âm thanh: Được đo Đêciben (dB) Vd: Tiếng nói thầm = 10 dB; Tiếng sóng biển dạt = 28 dB; Tiếng động Honda 67 = 67 dB; Xe gắn máy = 92 dB; Xích lơ máy = 97 dB - Tai người: < 130 dB Tác hại chung: Ăn không ngon, ngủ, làm việc không tập trung Tác hại cục bộ: Gây bệnh “điếc nghề nghiệp” qua giai đọan: Thích ứng, tiềm tang, rõ rệt 4.3.3 Màu sắc Sử dụng màu sắc thích hợp khơng cải thiện nâng cao vẻ bề ngồi quan mà cịn nâng cao suất lao động, giảm mệt mỏi, nâng cao tinh thần nhân viên Sau số nguyên tắc sử dụng màu - Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ phía Bắc phía Đơng ánh sáng có màu mát Để tạo khơng khí vui vẻ sử dụng màu ấm tường đối diện 59 - Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ hướng Nam hướng Tây ánh sáng có màu đo đỏ, vàng màu ấm Để làm cho dịu sử dụng màu mát tường đối diện - Hành lang: sử dụng màu sáng màu vàng hay màu trắng để tạo ánh sáng tự nhiên - Các văn phòng chung: dùng màu trắng trần nhà, màu mát tường trước mặt nhân viên làm dịu mắt dùng màu ấm tường khác - Các phòng tiếp tân: dùng màu vui vẻ, trung hòa tránh đơn điệu - Các phòng riêng: tùy theo ý thích người làm việc - Phịng vệ sinh: đàn ơng thích màu xanh da trời, phụ nữ thích màu hồng Hãy sử dụng màu để khuyến khích nâng cao tinh thần - Phòng họp: phòng dài hẹp dùng màu sáng tường hai bên màu tối tường hai đầu để tạo cảm giác phòng rộng - Phòng lưu trữ hồ sơ: Dùng màu tường màu cho dụng cụ Nên dùng màu sáng có phản chiếu ánh sáng cao 4.3.3.1 Ảnh hưởng màu sắc đến tâm lý người - Đến hệ thần kinh: Các nhà khoa học cho màu xanh cây, màu xanh da trời có khả chữa thần kinh tốt - Đến thính giác: Theo truyền thống cho màu xanh nhạt, xanh da trời làm tăng khả nghe Trong lớp học nên sơn màu xanh không màu - Đến thị giác: Thay đổi cảm nhận khoảng cách vùng không gian - Đến vị giác: Thay đổi cảm nhận vị giác người - Thay đổi cảm giác nặng nhẹ lao động 4.3.3.2 Các nguyên tắc chung sử dụng màu - Màu xanh nên dùng cho nơi làm việc trí óc, nơi có nhiệt độ cao, địi hỏi xác cao màu xanhưng có khả thư giãn hạ huyết áp cho ta cảm giác hạ nhiệt - Màu nóng: Đỏ, vàng, cam - Màu lạnh: Xanh cây, Xanh da trời, tím - Màu đỏ: Nên dùng không gian rộng lớn, hoạt động thể dục thể thao màu đỏ gây kích thích mạnh, hưng phấn nhiệt tình, gợi cảm giác nóng bức, nguy hiểm 60 - Màu vàng: coi màu niềm tin phương đông Dùng sinh hoạt, hội hè vui chơi 4.3.3.3 Ý nghĩa màu sắc theo quan điểm phương tây - Trắng: màu tinh khiết, tính hợp pháp màu hịa bình - Vàng: (Màu vua chúa theo quan điểm phương đông) Phương tây màu vàng màu phản bội, phản động, yếu đuối - Xanh La cây: Màu trẻ trung, bắt đầu khởi sự, hứa hẹn, nhiệt tình thiếu kinh nghiệm - Xanh dương: biểu tượng niềm hy vọng - Đỏ nhạt: Biểu tượng thành công - Đỏ, đậm (Cờ): Của tình yêu chiến tranh, nồng nhiệt chiến thắng, may mắn - Đen: Màu tang tóc, màu quyền lực - Tím: Màu buồn lo, chia ly - Đủ màu: Vui tươi 4.3.4 Ánh Sáng Để đảm bảo điều kiện lao động có hiệu quả, nhà quản trị hành cần phải coi trọng yếu tố ánh sáng ảnh hưởng đến suất lao động Chúng ta phân chia ánh sáng làm loại: - Ánh sáng thiên nhiên ánh sáng mặt trời Các văn phòng cần thiết kế cửa sổ cho tiếp nhận ánh sáng dễ dàng - Ánh sáng nhân tạo ánh sáng bóng đèn điện, đèn phát quang Trong việc mắc đèn người ta nhận thấy tường nhà trần bẩn làm giảm đến 50% cơng suất đèn Tường phịng nên sơn màu sáng hệ số phản chiếu ánh sáng cao 61 CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG Tầm quan trọng việc bố trí phịng làm việc? Trình bày số cách bố trí phịng theo mặt mở? Nêu số ưu nhược điểm cách bố trí phịng? Trình bày vai trị việc bố trí khung cảnh văn phịng? Phịng lãnh đạo bố trí nào? Trình bày cách thức tổ chức, bố trí phịng họp? 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012), Quản trị văn phòng, NXB ĐH Kinh tế quốc dân, Hà Nội GS.TS Nguyễn Thành Độ (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng, NXB LĐ-XH, Hà Nội Vương Thị Kim Thanh (2009), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê, Tp HCM Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị hành chánh văn phòng, NXB Thống kê ThS.Trương Hịa Bình (2006), Quản trị văn phịng, Trường Đại học Cần Thơ Phan Thanh Lâm Bùi Nguyệt Ánh (2007), Nghiệp vụ văn phòng, NXB Thống Kê Website - http://www.caohockinhte.info - http://www.tailieu.vn - http://www.vietco.com 63 ... Thành Độ (20 05), Giáo trình Quản trị văn phịng, NXB LĐ-XH, Hà Nội Vương Thị Kim Thanh (20 09), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê, Tp HCM Nguyễn Hữu Thân (20 07), Quản trị hành chánh văn phòng, ... - Tương trợ đoàn kết 3 .2 Quản trị viên văn phịng doanh nghiệp Ngồi thư ký văn phòng, quản trị viên khác văn phòng bao gồm: Chánh, phó văn phịng, trợ lý giám đốc, trợ lý văn phòng người giám đốc... chất cá nhân quản trị viên văn phòng? Trình bày chức năng, nhiệm vụ quản trị viên văn phịng? Trình bày cách xây dựng máy văn phòng vững mạnh? 49 Chương 4: CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦAVĂN PHÒNG Mã chương: