Đang tải... (xem toàn văn)
Một tài liệu cực hay về xây dựng dashboard với Excel. Phần 1 của tài liệu này giúp bạng nắm các nguyên tắc sử dụng màu, nguyên tắc thiết kế bảng dữ liệu, cách xây dựng sparkline trong dashboard như thế nào
Các nguyên tắc thiết kế bảng Excel • Sử dụng màu sắc bảng: sử dụng nhiều màu sắc bảng làm phân tán tập trung người đọc vào nội dung bảng Ngoài in trắng đen bảng nhiều màu, có màu thường tơ đậm lên gây khó đọc Trong bảng tên bảng, tên cột cấu trúc bảng đủ để giúp phân tách liệu Bảng dùng nhiều màu Bảng khơng dùng màu • Giảm đường viền khung: Chúng ta nên cố gắng bỏ đường viền đường khung bảng cần Cố gắng sử dụng khoảng trắng dòng để phân tách mục với Nếu cần đường viền khung cần định dạng chúng cho nhạt so với màu liệu; người ta thường chọn màu xám nhạt Còn với heading cột áp dụng single accounting underlines để tô đậm cho heading cột Với bảng liệu khơng cịn đóng khung bảng mà phân tách đường khung mờ mà thơi • Sử dụng định dạng chữ số thích hợp: sử dụng số thập phân cần xác số liệu đến số thập phân Đối với phần trăm làm trịn thay để thập phân Thay dùng kí tự tiền tệ số (như $ hay £), đưa kí tự vào tên cột hay tên hàng Định dạng số cực lớn thành phần ngàn phần triệu Chỉnh liệu bên phải để dễ đọc so sánh Trong hình có cột Margin % tơ màu cột quan trọng cần nhấn mạnh • Chỉnh sửa nhãn tiêu đề: chỉnh màu tiêu đề nhãn nhạt để làm cho bảng dễ đọc thu hút quan tâm người đọc vào liệu nhiều Các màu khuyến cáo dành cho tiêu đề màu xám nhạt, màu nâu nhạt, màu xanh nước biển nhạt, màu xanh • Canh lề cho tiêu đề: tiêu đề cần canh lề giống với số bên để tạo thống cho Fon size tiêu đề nhãn cần gần với • font size số giúp tập chung vào liệu Sắp xếp liệu: nhiều bảng xếp liệu theo nhãn hay tiêu đề (theo bảng chữ cái) Sắp xếp bảng theo liệu bảng giúp người đọc dễ dàng phân • tích giá trị từ thấp đến cao ngược lại Font cho tiêu đề/nhãn: chọn kiểu font đại Calibri Segoe UI báo cáo dashboard Các font Times New Roman Arial làm cho báo cáo nhìn cũ kỹ so với font có cạnh bo trịn Calibri Segoe UI Sự thay đổi nhận thức font đến chủ yếu từ việc website phổ biến thường dùng font bo tròn cạnh Tùy chỉnh định dạng chữ số Chúng ta tùy chỉnh định dạng chữ số hiển thị cách sử dụng Format Cells Trong phần Custom có nhiều định dạng có sẵn tự tạo định dạng mới: #,##0_);(#,##0): Trong định dạng này, phần bên trái dấu chấm phẩy định dạng dành cho số dương Cịn bên trái dấu phẩy định dạng dành cho số âm Số âm đặt dấu ngoặc Cịn phần cuối số dương có dấu space ngoặc đơn nghĩa chừa khoảng trống cuối số dương để hiển thị có khoảng trống với dấu ngoặc đơn số âm • +#,##0;-#,##0: tự thêm vào dấu + – trước chữ số dương âm để hiển thị số dương số âm • +0%;-0%: tự thêm vào dấu + – trước tỷ lệ phần trăm dương tỷ lệ phần trăm âm • #,##0,"k": định dạng số phần ngàn thành rút gọn phần ngàn với chữ k cuối Ví dụ ta có 12000 định dạng trở thành 12k • #,##0.00,, "m": định dạng số phần triệu thành rút gọn phần triệu với chữ m cuối Lưu ý dùng 00 cuối số viết rút gọn số phần triệu phải thể thêm hai số lẻ cuối Ví dụ ta có 24650000 định dạng thành 24.65 m • #,##0_);(#,##0);"n/a": thêm dấu chấm phẩy thứ vào định dạng số có giá trị định dạng n/a • #,##0_);(#,##0); : sau dấu chấm phẩy thứ để trống có giá trị để trống • [Blue]+0%;[Red]-0%: định dạng màu hiển thị chữ số Ở định dạng định dạng phần trăm dương màu xanh phần trăm âm màu đỏ Có màu tất Black, Blue, Cyan, Green, Magenta,Red, White, Yellow Tùy chỉnh định dạng ngày • Việc định dạng ngày đơn giản cần vào Format Cells chọn Custom định dạng cho số Các định dạng phổ biến tạo liệt kê bảng đây: Sử dụng Sparklines Sparkline áp dụng ô cho series liệu số mà thơi Có dạng Sparkline Excel: Line, Column Win/Loss Win/Loss trình bày liệu dương win cịn liệu âm loss Chúng ta thay đổi kích thước Sparkline cách thu nhỏ kéo dài chí merge ô lại với để làm cho Sparkline dài co lại Tuy nhiên làm tỷ lệ hình hiển thị khó để người đọc nhìn rõ Tỷ lệ hình chuẩn cho Sparkline phải chiều rộng gấp đơi chiều cao Sparkline Trong hình Sparkline M hình chuẩn Sparkline thường trình bày cuối dãy số liệu Trong số trường hợp muốn trình bày sparkline mà khơng phải dãy số liệu hidden số liệu Đối với liệu khơng có giá trị hiển thị sparkline hiển thị dạng khác Để làm điều chọn Sparkline Tools chọn thẻ Edit Data ➪ Hidden & Empty Cells sau chọn loại hiển thị (Gaps, Zero hay Connect data points with line) Chúng ta tạo đường referrence line sparkline Giả sử có bảng liệu có monthly goal 500 Chúng ta muốn tạo đường referrence line để xem sparkline có vượt referrence line hay không Chúng ta cần tạo bảng liệu khác so sánh monthly values hàng tháng với monthly goal 500 cách sử dụng cơng thức monthly value > goal để < goal để -1 =IF(B6>$C$2,1,-1) Chúng ta lại dùng sparkline Win/Loss để vẽ sparkline cho liệu Tiếp theo lại tạo bảng liệu lấy monthly value tháng sau trừ cho tháng trước =B6-C$2 Chúng ta vẽ sparkline dạng line cho bảng Trong phần Axis setting đặt Axis 500 tạo đường referrence line hình Trong trường hợp muốn tạo sparkline theo ngày, theo tháng theo năm, khoảng thời gian lại không cách Nếu vẽ sparkline cho ngày không cách sparkline khơng Để vẽ phải chọn Sparkline ➪ Axis ➪ Date Axis Type Excel hỏi chọn vùng thiết lập Date Axis Type, chọn cột Date Sparkline thể ngày cột Date Để sparkline tự động cập nhật liệu thêm liệu vào bảng liệu phải tạo bảng cho liệu thêm hàng cột sparkline tự động cập nhật Tạo mini-chart cho bảng dashboard báo cáo Mini-chart dashboard thường dùng để trình bày xu hướng Đối với nhiều dashboard xu hướng mini-chart vịng năm Để tạo mini-chart dashboard cần thực điều sau: Giảm font tiêu đề, thích trục, thích hình xuống font Xóa phơng hình thành màu trắng Xóa bỏ legend hình ... Tạo mini-chart cho bảng dashboard báo cáo Mini-chart dashboard thường dùng để trình bày xu hướng Đối với nhiều dashboard xu hướng mini-chart vịng năm Để tạo mini-chart dashboard cần thực điều... dụng khoảng trắng dòng để phân tách mục với Nếu cần đường viền khung cần định dạng chúng cho nhạt so với màu liệu; người ta thường chọn màu xám nhạt Còn với heading cột áp dụng single accounting... biển nhạt, màu xanh • Canh lề cho tiêu đề: tiêu đề cần canh lề giống với số bên để tạo thống cho Fon size tiêu đề nhãn cần gần với • font size số giúp tập chung vào liệu Sắp xếp liệu: nhiều bảng