Tìm hiểu hoạt động tổ chức sự kiện: Phần 1

Tài liệu Tổ chức sự kiện nhằm khái quát những vấn đề lý luận và hệ thống hóa các hoạt động kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ dùng để giảng dạy cho sinh viên. Phần 1 sẽ trình bày những nội dung về: bản chất của tổ chức hoạt động sự kiện; dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện; tổ chức và tính toán thời gian;... Mời các bạn cùng tham khảo!

6 10853 l ọ c KINH TẾ QUỐC DÂN Ì biên: PGS TS LƯU VĂN NGHIÊM Sách chuyên khảo NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÁN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Chủ biên: PGS.TS L u VĂN NGHIÊM T Ố C H Ứ C s ự K I SÁCH CHUYÊN KHẢO TRƯỜNG ĐH.KỊNHTẾ&XPỊ) NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN HÀ NỘI - 2007 Ệ N N H Ữ N G N G Ư Ờ I BIÊN SOẠN: PGS TS LƯU VĂN NGHIÊM Chủ biên trực tiếp biên soạn chương: ì, n , V , V I , v m , D í X TS DƯƠNG HỒI BẮC Biên soạn chương: n i , r v , v n L Ờ I M Ỏ Đ Ầ U Hoạt động tổ chức kiện diễn thường xuyên hàng ngày đời sống kinh tế xã hội nhiều lĩnh vực khác nhau, từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp (các buổi sinh nhật, ngày lễ tết, đón huân chương tới kiện lớn tầm cỡ quốc gia quốc tê Sea Games, Olympics, v.v ) Cùng vói tiến trình cơng nghiệp hoa, đại hoa, hoạt động tổ chức kiện không ngừng phát triển với phân công lao động xã hội ngày sâu sắc cạnh tranh trở nên gay gắt Hoạt động tổ chức kiện mối quan tâm xã hội Ó nước ta, thị trường dịch vụ tổ chức kiện hình thành từ ngày đổi ngày sôi động, năm gần Hiện năm tói hoạt động tổ chức kiện mở rộng trở thành nếp sống văn hoa thiếu nhan dân ta Tuy nhiên để tổ chức kiện đạt mục tiêu cần thiết vói nguồn lực cho phép khơng đơn giản Kinh doanh dịch vụ tổ chức kiện khó khăn, phức tạp gặp nhiều rủi ro M ỗ i cá nhân, tổ chức (gia đình, quan đồn thể, doanh nghiệp v.v ) có kiện T ổ C H Ứ C s ự KIÊN năm với mục đích cụ thể phải tổ chức thực Do nhu cầu tổ chức kiện phong phú, đa dạng Kinh tế văn hoa xã hội phát triển nhu cầu tổ chức kiện lớn Đây thật trở thành thị trường lớn ngày phát triển nước ta địi hỏi phải có thoa mãn Một ngành kinh doanh mở với nhiều hứa hẹn kinh doanh thịnh vượng doanh nghiệp thành đạt nhà quản trị tài Đã có số doanh nghiệp hoạt động tổ chức kiện mang tính chuyên nghiệp để thoa mãn nhu cầu Tuy nhiên, thoa mãn thấp, cân đối cung cầu dịch vụ thị trường Việc nghiên cứu nguyên lý rèn kỹ tổ chức kiện để vận dụng tổ chức thành công kiện mong muốn vấn đề xúc đặt đối vói người quan tâm năm gần Để nhìn nhận đối tượng xác hoạt động tổ chức kiện thuận lợi, mang lại hiệu cao cho người sở hữu kiện Nhà tổ chức, số cán giảng dạy thuộc chuyên ngành Quảng cáo khoa Marketing, Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội biên soạn tập sách chuyên khảo " T ổ chức k i ệ n " nhằm khái quát vấn đề lý luận hệ thống hoa hoạt động kỹ chuyên môn nghiệp vụ dùng để giảng dạy cho sinh viên trường, sinh viên chuyên ngành Quảng cáo, Marketing, Du lịch, Quan hệ công chúng, Với nội dung thiết thực Lời mỏ đầu vậy, sách làm tài liệu tham khảo tốt cho nhà nghiên cứu, nhà doanh nghiệp, người quan tâm tới lĩnh vực Cuốn sách người bạn thúy chung, đáng tin cậy bạn đồng hành với bạn tới thành công Mặc dù cố gắng song lĩnh vực xuất lần đầu nên sách không tránh thiếu sót, mong bạn đọc lượng thứ góp ý kiến xây dựng để có dịp tái hồn thiện Chúng xin chân thành cảm ơn Hà Nội mùa xuân 2007 Hiệu trưởng Đại học Kinh tế Quốc dân GS.TS Nguyễn Văn Thường Chương ì BẢN CHẤT CỦA Tổ CHỨC HOẠT ĐỘNG Sự KIỆN • • • • Đơi TƯỢNG NGHIÊN cứu VÀ NỘI DUNG MƠN HỌC Đối tượng nghiên cứu môn học NỘI dung môn học QUAN ĐIỂM VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN cứu MÔN HỌC Quan điểm nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu TỔNG QUAN VỀ THỊ TRƯỞNG Tổ CHỨC KIỆNở VIỆT NAM g T ổ CHỨC S ự KIỆN ngày nào, cần bố trí thời gian thỏa đáng cho việc chuẩn bị hành trình tổ chức Ví dụ hành trình tổ chức kiện diễn vào ngày 1/11 Nhà tổ chức ký hợp đồng địa điểm phục vụ ký với dịch vụ bưu điện để ghi lại địa chỉ, thư mời, cho vào phong bì gửi Cịn lại khung thời gian dự kiến để chuẩn bị danh sách khách mời thiếp mời Khi thực gửi thư mời, người tổ chức cần gửi thư cho mình, với cách giúp Nhà tổ chức dự đoán thư tới đối tượng có bị chậm hay khơng Qua kiểm tra ngày đóng dấu tem phong bì, Nhà tổ chức kiện biết thư mời có đến theo lịch trình khơng CÁC BẢNG NỘI DUNG CƠNG VIỆC Bảng nội dung cơng việc phải trình bày rõ bước, nội dung người phân công thực Như tránh sai sót tình trạng lẫn lộn cơng việc Bảng nội dung cơng việc trở thành việc làm thực mà Nhà tổ chức kiện, với tư cách tổng công trình sư nhà đạo diễn sáng tạo Các bảng nội dung công việc lúc nội dung hoạt động kiện người tổ chức kiện Những nội dung phải bám sát từ đầu đến cuối trình tổ chức kiện Cần có cán chịu trách nhiệm lập bảng phân công công việc cho cán cơng nhân viên Kiểm sốt tồn thơng tin vào bảng, cán phải người làm việc với bên cung cấp hoàn tất kế hoạch Nhà đạo diễn sáng tạo (tổng huy) phải nắm vững kịch bản, hiểu rõ kiện (từng thời điểm, bước đi, chi tiết) từ ngoài, giống người nhạc trưởng đạo 52 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn M Chương HI: Tổ chức tính tốn thời gian diên làm phim Mỗi nhân viên phải biết rõ vai trị mình, phải biết làm cơng việc gì, thời gian nào, đâu phụ trách Cần chọn người chịu trách nhiệm cho toàn kiện ngày tổ chức kiện M ộ t vấn đề khẳng định thực tiễn người đạo khó đồng thời người có vai trị làm chủ lễ hay dẫn chương trình (MC) Khi kiện triển khai, người tổng huy phải nắm kiện, tới mức liên hệ với bảng nội dung công việc Mục tiêu bảng nội dung công việc bảo đảm thứ trật tự, không bất ngờ Bảng nội dung công việc thông tin cho nhà cung cấp biết tổ chức kiện Bảng nội dung công việc cần ghi xác nội dung ký hợp đồng, chi phí thoa thuận tồn khơng gian hoạt động kiện (cách trí, xếp, nơi kiện diễn ra, nghỉ ngơi giải trí, v.v ) nhà cung cấp cần biết trước việc để chuẩn bị chu đáo kịp thời Khách sạn nơi tổ chức kiện đánh giá cao chi tiết Các sở phải nhận thức nắm bảng nội dung công việc để chuẩn bị họ phải đảm bảo thứ vi trí ngày tổ chức kiện Tất Nhà tổ chức yêu cầu đểu thể ngày tổ chức kiện, thứ khác thay dù nhỏ Nhà tổ chức kiện cần phân công cán nhân viên giám sát nhà cung cấp công việc, khu vực nhằm đảm bảo thứ theo kế hoạch Những thay đổi phải biết trước chủ động ứng phó Kết phải đạt bảng nội dung công việc hiêu hình ảnh tổng thể kiện Khách nhìn thấy 53 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn m T ổ CHỨC s ự KIỆN cảm nhận gì? Tác động tới khơng khí kiện? v.v Bảng nội dung cơng việc kịch kiện Nhà tổ chức kiện cần đảm bảo nội dung công việc chụp gửi kịp thời cho nhà cung cấp cán chủ chốt cơng ty có liên quan Điều giúp nhà cung cấp nhận thức tổng thể kiện vị trí cung cấp Qua nâng cao trách nhiệm cơng việc mà họ đảm nhận Hơn nhà cung cấp cần biết sớm chi tiết để có thay đổi cịn triển khai kịp thời Trường hợp có thay đổi, Nhà tổ chức phải thống vói nhà cung cấp nội dung công việc thay đổi, chỉnh sửa, gửi lại bảng nội dung công việc chỉnh sửa cho người có liên quan Nhà tổ chức kiện cần bố trí họp trước tổ chức kiện vài ngày Mục đích gặp gỡ bên cung cấp nhân viên chủ chốt để xem lại lần cuối bảng nội dung công việc, thống nhận thức chi tiết nội dung công việc kiện Vào ngày diễn kiện, công việc cán điều hành chịu trách nhiệm giám sát công việc nhằm đảm bảo công việc tiến hành theo bảng nội dung công việc Sau báo cáo vấn đế quan tâm tới người tổng huy chương trình, người chịu trách nhiệm giải vấn đề Bảng nội dung công việc cần bắt đầu với bảng liên hệ công tác, bao gồm tên, chức danh, tên công ty, địa liên hệ (điện thoại, fax, số di động, email) Điều giúp người tổng huy tập trung địa liên hệ với số liên lạc tình Ngồi ra, bảng danh sách giúp 54 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Chương HI: Tổ chức tính tốn thời gian người huy cần liên hệ giải công việc sau kiện (viết thư cảm ơn, thiết lập quan hệ lâu dài, v.v ) Thông tin bảng nội dung công việc bảo mật, phải bảo đảm nhà cung cấp người khác nhận biết việc Những nhân viên chủ chốt mang theo bảng nội dung công việc kiện M ỗ i nhân viên phải chịu trách nhiệm cá nhân Bảng nội dung công việc phân công rõ công việc người Khi hoàn thành bảng cho ta số người cần thiết cho to chức kiện, trách nhiệm công việc họ, bố trí họ đâu Các tình nguyên viên tham gia tổ chức kiện, đảm nhận công việc cụ thể bảng nội dung công việc, cần đảm bảo họ hiểu tầm quan trọng việc có mặt kiện Đối với tình nguyện viên, cần lưu ý tới vấn đề sau: • Cần cho tình nguyện viên biết Ban tổ chức đánh giá cao vai trị họ đối vói thành cơng kiện • Đưa tình nguyện viên vào lịch trình kiện với công việc mà họ tham gia • Lắng nghe đáp ứng yêu cầu tình nguyện viên • Tinh nguyện viên khơng cần thiết có mặt vào ngày tổ chức kiện Nếu xuất phải báo trước • Phân cơng nhân viên Ban tổ chức theo dõi công việc giám sát tình nguyện viên kiện 55 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn g T ổ CHỨC S ự KIỆN TÍNH TỐN THỜI GIAN Việc định ngày thích hợp yếu tố quan trọng thành cơng kiện Ngồi việc đảm bảo hầu hết người tham dự, Nhà tổ chức kiện phải xem xét nhiều yếu tố khác lựa chọn ngày tổ chức kiện Cần ý vào thời gian tổ chức kiện có diễn kiện khác khơng THỜI GIAN TRONG NĂM Nhà tổ chức phải cân nhắc mùa trước hồn tất kế hoạch Việt Nam, thời gian từ tháng Chín tới tháng Giêng năm sau cao điểm mùa cưới Tháng Mười hai tới tháng Hai năm sau tháng cao điểm l ễ tết, tháng H tháng Ba tháng cao điểm lễ hội Một vấn để mà Nhà tổ chức cần quan tâm quy luật thời tiết khí hậu địa điểm diễn kiện thời gian tổ chức có đặc biệt khơng, điều kiện phía nhà cung cấp thịi gian Ngồi yếu tố nêu, việc xác định thời gian năm vào loại kiện, thành phần tham gia kiện tiềm lực nhà cung cấp Thời gian phù hợp với yếu tố nêu thời gian chọn Họp mặt, hội thảo, hội nghị, giới thiệu sản phẩm mới: Những kiện thường thực vào đầu mùa vụ tiêu dùng Dưới thời điểm phổ biến kiện theo loại sản phẩm, hàng hóa • Đối với tơ, lễ giới thiệu xe thường diễn vào mùa thu, thời sian nhà phân phối xe mong muốn gặp gỡ nhà sản xuất để thấy dây chuyền cơng nghệ mới, kiểu dáng 56 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Chương HI: Tổ chức tinh tốn thời gian • Đối với máy điều hoa nhiệt độ thường giới thiệu vào đầu mùa hè, mốt thời trang thường giới thiệu vào đầu thu • Lễ gây quỹ tổ chức vào thời gian thành phần kiện ý thu hút tham dự giúp đỡ thành phố địa điểm diễn kiện Nhà tổ chức kiện gây quỹ cần đảm bảo kiện họ tổ chức diễn không trùng với với kiện khác, nhằm thu hút ý cao công chúng vào kiện Nhìn chung, Nhà tổ chức kiện cần sử dụng giải pháp để xác định thời gian kiện khác diễn khu vực địa bàn mà họ dự định tổ chức kiện Chương trình động viên: Nhà tổ chức kiện cần đảm bảo thời gian lựa chọn phù hợp với công ty chủ kiện khách tham dự Cần huy động đối tượng tham gia chương trình cơng ty Ngồi cần tổ chức chương trình tham gia du lịch hấp dẫn Việc chọn thời gian mà thòi thiết khí hậu thuận lợi, dịch vụ cung ứng vào kỳ nhu cầu thấp tăng giá trị lợi ích cho người tham dự Chẳng hạn khách sạn có nhiều phịng trống, người tổ chức kiện thương lượng để khách sạn tăng thêm giá trị cho khách tham dự như: • L ễ đón tiếp nhận phịng • Thêm tiện nghi phịng q • Thẩm mỹ viện/ câu lạc sức khoe • Đăng ký phịng nghỉ sớm • Trả phịng trễ • Chấp nhận tốn ngoại tệ hay séc du lịch 57 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn J T Ổ CHỨC S ự KIỆN • Thêm bữa điểm tâm • Phịng nâng cấp • Tiệc chiêu đãi Cocktail • Trang phục VIP • Giá đặc biệt vối khách đến trước sau THỜI GIAN TRONG NGÀY VÀ TRONG TUẦN Thời gian ngày: Chọn thời gian thực kiện ngày vấn đề quan trọng, tác động trực tiêp tới trạng thái tâm lý phong cách khách tham dự, tác động trực tiếp tới khơng khí kiện Do xác định thời gian ngày không tùy tiện theo tiền l ệ mà phải có sở thực tiễn chắn Quyết định thòi gian ngày cho kiện phải bảo đảm cho thuận tiện khách tham dự Khi khách thực hiện, ngày kiện có yếu tố ngoại lai chi phối Vì phải vào số lượng, vị trí, cự ly khách từ nơi nghỉ tới nơi diễn kiện Cầu hỏi đặt Nhà tổ chức kiện là: Những yếu tố ảnh hưởng tới thời gian khác ngày? Đâu giải pháp khắc phục? Dưới số vấn đề cần giải chọn thời gian ngày cho kiện: • Sự kiện tổ chức vào ban ngày hay buổi tối? • Khai mạc lúc giị, bế mạc lúc giờ? • Sử dụng trang phục thơng thường hay lịch sự? • Khách có thời gian thay đổi trang phục không? Từ nhà hay từ nhiệm sở tới? 58 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Chương HI: Tổ chức tính tốn thời gian • Các tình nguyện viên có đủ thòi gian rời nơi làm việc chuẩn bị thứ sẵn sàng trước khách đến không? Cần nghiên cứu vấn đề nêu ấn định thời gian bắt đầu kiện Tất viễn cảnh giả định, yếu tố ngoại lai đặt thuộc vào nơi người khách làm việc sinh sống Việc khởi đầu buổi họp từ sáng sớm phục vụ bữa ăn nhẹ tốt lên lích bắt đáu họp theo hành (8h) có nguy khách tham dự kẹt xe vào cao ểiểm Nếu bạn lên kế hoạch tổ chức kiện ngày thứ Sáu, trước chiêu khách bạn lo lắng để vượt qua giao thông ùn tắc vào cuối tuần làm để sớm nhằm tránh ùn tắc giao thơng Họ khơng tham dự tới cuối kiện Ngày tuần: Chọn ngày tuần lúc đơn giản Ngày tuần ảnh hưởng tói việc đạt mục tiêu tới mức ảnh hưởng tới giấc ngày Quyết định ngày tuần phụ thuộc vào kiện khách tham dự Ngồi cịn phụ thuộc vào yếu tố ngoại lai Dưới loại kiện cụ thể thích hợp với ngày cụ thể tuần Những họp, kiện đoàn thể, hội thảo, hội nghị, chương trình động viên, loại kiện cần môi trường yên tĩnh sôi động ngồi xã hội hom Thời gian thích hợp với loại kiện nêu ngày tuần so với ngày đầu cuối tuần Sự kiện đoàn thể, gây quỹ, kiện đặc biệt, thời gian tổ chức vào tuần tối thứ Bảy bảo đảm số người dự 59 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn m T ổ CHỨC s ự KIỆN đông Nếu tổ chức vào ngày thứ Sáu, số khách tham dự bị hạn chế bị chi phối ngày nghỉ cuối tuần ngày cầu nguyện tôn giáo Hơn kiện loại này, khách tham dự thường với người thân Nếu kiện tổ chức vào ngày tuần gây khó khăn cho người muốn tham dự Một vài năm trước Los Angeles tổ chức buổi tiệc lễ hội tình nhân Sự kiện có thời gian tổ chức cố ý trùng với lễ trao giải thưởng Hàn lâm viện Điện ảnh buổi tiệc trao giải Oscar Khách đểu đến từ thành phố kiện chia tay Sức lôi Holỉyvvood lên cực điểm điện ảnh diện khắp nơi Trong buổi tiệc họ quay phim khách có hội quay phim riêng có kích bản, người hoa trang trang phục Buổi tiệc Oscar tổ chức cách xa khách sạn họ cần phương tiện dí lại, hai lăm limousine chuẩn bị sẵn, ký hợp đặt cọc từ sớm trước người có ý tưởng tổ chức tiệc Oscar Xe Hmousine loại xe đắt tiền thời điểm người tổ chức có ý muốn để khách sử dụng xe theo ý muốn vào buổi tối Sau tiệc tàn, khách quay xe để thưởng ngoạn thành phố vào ban đêm sắng kiến độc đáo Đó kiện đảng nhớ nhắc tới tận ngày Cần có đủ thời gian để nhân viên tình nguyện viên tới kiện, đỗ xe chuẩn bị thứ Họ thay y phục ăn uống khỏi tối thiểu nửa trước vị khách có mặt 60 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Chương HI: Tổ chức tính tốn thời gian CHỌN NGÀY Mặc dù vấn đề đề cập rải rácở vài chương khác song giải vấn đề chọn ngày Khi chọn ngày tổ chức kiện, Nhà tổ chức cần tính tới ngày l ễ hội lớn, ngày l ễ tôn giáo, kỳ nghỉ học kỳ, nghỉ cuối tuần dài, kiện thể thao, kiện văn hóa, xã hội quan trọng khác vấn để khác Các ngày lễ hội: Nhà tổ chức cần kiểm tra xem có ngày lễ hội lớn vào gần thời gian tổ chức kiện khách có kế hoạch riêng bị hạn chế số người tham dự lý cá nhân CĨ SỐ nơi mà ngày lễ tác động tích cực tới kiện Chẳng hạn buổi bán đấu giả gây quỹ tổ chức trước mùa nghỉ lễ thành cơng khách mua quà đồng thời ủng hộ từ thiện Một buổi lễ gây quỹ vào chiều thứ Bảy có tất hội song lại bỏ lỡ Người ta tổ chức bán đấu giá trước mùa nghỉ lễ doanh số bẳn hàng thấp thiếp mời không để cập đến việc bắn đấu giá Khách thích chất lượng hàng hoa, phần lớn mua sắm dịp lễ số khác lại khơng mang theo tiền mặt, thẻ tín dụng ngân phiếu Ý tưởng tuyệt, danh sách khách mời ấn tượng việc tính tốn thời gian phải thực tót Sở dĩ thực không thành công không bảo trước thiếp mời Thiếp mời phải thông báo tổ chức buổi bán đấu giá hấp dẫn kèm danh sách số mặt hàng có sẵn Ngày lễ tôn giáo: Ngày tổ chức kiện trùng vào ngày 61 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn m ĩ ổ CHỨC S ự KIỆN mang tính tơn giáo (ngày Sóc, ngày Vọng người theo đạo Phật, ngày thứ Sáu người theo đạo Do Thái; ngày Chù nhật người theo đạo Thiên Chúa) số khách tham dự bị hạn chế Các buổi lễ trang trọng, kiện hướng tới việc mời đôi: Những kiện thích hợp tổ chức vào tối thứ Bảy Thứ Bảy cho phép đ ố i tượng ăn mặc chuẩn bị thong thả đến dự buổi l ễ , tránh tình trạng hai xe tới dự l ễ gây khó khăn cho việc trơng giữ Khách thưởng thức thoải mái họ dậy sớm làm vào ngày hôm sau Trường hợp số vị khách có nhu cầu dự l ễ tơn giáo thịi gian diễn kiện, cần nghiên cứu thoa mãn nhu cầu cùa họ việc tổ chức đăng ký yêu cầu khách sạn giúp họ tìm địa điểm (nhà thờ, đền, chùa, v.v ) thịi gian để vị khách vừa tham dự kiện vừa làm tròn bổn phận tín đồ Nghỉ học kỳ: Nếu ngày tổ chức kiện trùng với ngày nghỉ học kỳ, khách nưóc ngồi nghỉ l ễ số người tham dự Nghỉ học kỳ thay đổi theo quốc gia, khu vực Nếu kiện tổ chức trùng vào ngày nghỉ học kỳ (thời gian lịch thay đổi), người tổ chức kiện phải quan tâm đến việc lựa chọn địa điểm Nếu kỳ nghỉ diễn nhà, số khách tham dự kiện Nếu kiện tổ chức thành phố, ta gặp khó khăn việc đặt phịng nghỉ hoạt động khác Nghỉ cuối tuần dài: Nghỉ cuối tuần dài kỳ nghỉ cuối tuần kéo dài thêm vào ngày làm việc (thứ Hai thứ Sáu hai ngày đó) Nghỉ cuối tuần dài biết trước 62 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Chương HI: Tổ chức tính tốn thịi gian lên kế hoạch trước Tối thứ Năm trước kỳ nghỉ thường dùng vào việc xe tới nhà nghỉ để chuẩn bị lần cuối, mua sắm, chuẩn bị thức ăn, dọn dẹp cho kỳ nghỉ Tương tự, buổi kỳ nghỉ dùng để nghi ngoi sau Nếu kiện tổ chức vào ngày liền kể ky nghỉ cuối tuần dài (tối thứ Hai, thứ Ba, thứ Năm ảnh hưởng tới số khách tham dự Trước kỳ nghỉ, kỳ nghỉ sau kỳ nghỉ cuối tuần khơng phải thịi gian thích hợp để có tối đa số lượng khách tham dự kiện Sức lực ý người tập trung vào nơi khác Sự kiện thể thao: Nhà tổ chức cần tìm hiểu liệu có kiện thể thao lốn diễn thời điểm với kiện họ Không nên đánh giá thấp tầm quan trọng kiện thể thao, đặc biệt trận đấu định có sức chi phối lớn số khách tham dự kiện giảm nhiều Trường hợp sai lầm công ty làm sáng tỏ vấn đề Một công ty tổ chức cho khách hàng bữa tiệc lớn, chọn thực đơn hấp dẫn trọng đến cách trình bày Cơng ty chuẩn bị thứ kỹ càng, trừ điều không thành viên I ong Ban tổ chức hâm mộ thể thao Bữa tối tổ chức ngày với trận trung kết bóng đá quốc tế Nhà tổ chức nhận thư từ chối tham gia họ đặt trưóc vói khách sạn việc tổ chức tiệc cocktail bữa tối Trong số 300 khách mời có 50 khách tới dự, cơng ty phải toán tất theo hợp đồng M ộ t số khách tham gia xem trận bóng, số lại xem tivi nhà Nếu Nhà tổ chức nhận trùng ngày trước hoàn tất cơng việc chuẩn bị, họ thay đổi ngày thay đổi địa 63 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn a T Ổ C H Ứ C S ự KIÊN điểm, tránh gần kiện thể thao lớn nhằm tránh kẹt xe tắc đường giảm nỗi lo khách dự kiện Các kiện khác: Có kiện khác tổ chức trùng ngày với kiện Nhà tổ chức, họ phải tìm cách xử lý Chẳng hạn, kiện gây quỹ, lễ hội kiện loại với kiện Nhà tổ chức kiện chi phối trực tiếp kiện Cũng giống kiện thể thao, kiện nêu ảnh hưởng tới số người tham dự Nhà tổ chức phải nghiên cứu nắm thời gian diễn kiện khu vực để bố trí lịch then gian tổ chức kiện cho phù hợp Tùy theo kiện chủ sở hữu kiện mà Nhà tổ chức kiện nên tránh né hay chấp nhận trùng then gian kiện Những vấn đề khác: Ngoài vấn đề đề cập, việc chọn ngày tổ chức kiện phải quan tâm tới yếu tố bất ngờ khác xảy Ngồi ra, Nhà tổ chức kiện cần xem kiện trở thành trung tâm ý hay xã hội tập trung vào vấn đề trào lưu Nhà tổ chức kiện cần quan tâm tới yếu tố mơi trường (thời tiết, khí hậu, bệnh dịch, v.v ) tác động kiện tổ chức Từ đó, phải có giải pháp dự phịng 64 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn Chương HI: Tổ chức tính tốn thời gian TĨM TẮT CHƯƠNG IU Chương IU khái qt tồn hành trình tổ chức xác định thời gian cho tổ chức kiện Hành trình tổ chức xây dựng sở xác định lịch trình cơng việc Mốc thời gian xác định ngày tổ chức kiện tính lùi trở lại hệ thống hạng mục công việc phải thực thịi gian Từ tiến hành hợp đồng với bên cung cấp theo yêu cầu công việc phải hồn thành Để hành trình tổ chức thực chủ động địi hỏi phải có bảng nội dung công việc Thực chất bảng nội dung công việc chi tiết hoa, quản trị hoa lịch trình, bảng nội dung cơng việc trình bày rõ bước thực công việc người phân công với thời gian không gian cụ thể Các bảng nội dung cơng việc coi kịch tổ chức kiện Xác định thời gian dựa phân tích đánh giá thời tiết khí hậu khu vực thực kiện đồng thời vào loại hình kiện, vào đối tượng khách mời để xác định tháng năm, tuần tháng ngày tuần 65 Số hóa Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc-tnu.edu.vn CÂU HỎI ÔN TẬP VÀ THẢO LUẬN CHƯƠNG IU Ì- Hãy trình bày việc xây dựng hành trình tổ chức Những công việc quan trọng định việc xây dựng hành trình tổ chức? 66 2- Bạn hiểu bảng nội dung công việc 3- Loại hình kiện có quan hệ với thời gian (ngày, tháng, mùa vụ) 4- Các kiện trị-xã hội (tết, l ễ , kỷ niệm, quốc tế ) kiện khác ảnh hưởng tới thời gian tổ chức kiện nào? 5- Phân tích yếu tố chi phối chọn ngày xác định thời gian ngày ... tổ chức tiến hành hệ thống hoa hoạt động chuẩn bị cho tổ chức kiện, hoạt động chuẩn bị cho tổ chức kiện có mối liên hệ mật thiết với vói hoạt động tổ chức kiện Cần hệ thống hoa hoạt động tổ chức. .. hoạt động kiện gồm hoạt động phục vụ (do Nhà tổ chức kiện đảm nhận) như: tổ chức ăn uống kiện, hoạt động bảo vệ trị an, v.v hoạt động kiện Các hoạt động kiện theo kịch riêng, chi phối hoạt động. .. gian rộng có chế tổ chức riêng biệt Ban tổ chức Ban tổ chức gồm nhiều thành phần khác hình thành để triển khai tổ chức hoạt động kiện thuộc loại Khi kiện tổ chức hồn tất Ban tổ chức hồn thành nhiệm