CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM DAMI HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PubInvoice 2012

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM DAMI HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PubInvoice 2012 LƯU HÀNH NỘI BỘ 2011 “Chuyên Sâu Tạo Nên Sự Khác Biệt” DaMi PubInvoice 2012 MỤC LỤC -oOo MỤC LỤC GIỚI THIỆU GIẢI THÍCH KÝ HIỆU, KIỂU CHỮ TRONG TÀI LIỆU BẢNG KÊ PHÍM TẮT TRONG PUBINVOICE 2012 CHƯƠNG 01: CÁC THAO TÁC THƯỜNG DÙNG 6 Khởi động PubInvoice 2012 Thay đổi kỳ hạch toán Thêm nhanh danh mục Lọc liệu Tìm chứng từ .8 Tìm đối tượng Khóa sổ chuyển sang tháng sau CHƯƠNG 02: THIẾT LẬP THÔNG TIN VÀ SỐ LIỆU BAN ĐẦU 10 Thiết lập thông tin DN 10 Thiết lập tùy chọn người dùng 10 CHƯƠNG 03: THIẾT LẬP DỮ LIỆU CÁC DANH MỤC 12 Danh mục Kiểu bảo mật 12 Danh mục Ký hiệu hóa đơn .12 Danh mục Mẫu hóa đơn 13 Danh mục Khách hàng 14 Danh mục Sản phẩm - Hàng hóa .14 Các danh mục khác 15 CHƯƠNG 04: CÁC NGHIỆP VỤ CHÍNH 16 Lập Quyết định áp dụng hóa đơn 17 Khởi tạo mẫu hóa đơn .18 Lập Thơng báo phát hành hóa đơn 21 Lập hóa đơn .22 4.1 Hóa đơn GTGT 22 4.2 Hóa đơn xuất 23 4.3 Hóa đơn bán hàng 23 4.4 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội 24 4.5 Mất, cháy, hỏng 25 4.6 Hủy hóa đơn 25 4.7 Xóa hóa đơn 25 In hóa đơn/Phiếu xuất 25 Thơng báo hủy hóa đơn .26 Thơng báo mất, cháy, hỏng hóa đơn 26 Thơng báo xóa hóa đơn .27 Xem Báo cáo .27 CHƯƠNG 05: HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC VÀ MÃ HỐ THƠNG TIN 29 Mục đích ý nghĩa 29 Cách đánh mã thông tin .29 CHƯƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU 31 Quản lý người dùng 31 Trang “Chuyên Sâu Tạo Nên Sự Khác Biệt” DaMi PubInvoice 2012 Phân quyền người sử dụng 31 Thay đổi mật người sử dụng .33 PHỤ LỤC 01: MỘT SỐ CHỨC NĂNG KHÁC 34 Bảo trì hệ thống 34 Khóa liệu (chỉ xem in) .34 Mở khóa liệu 34 Kết xuất liệu sang phần mềm HTTK 34 PHỤ LỤC 02: THÔNG TIN BẢO MẬT TRÊN PUBINVOICE 2012 36 Mục đích 36 Kiểu bảo mật .36 Ký hiệu hóa đơn 37 Thơng tin bảo mật hóa đơn 38 Kiểm tra thông tin bảo mật (mã số bảo mật) .39 5.1 Cách 1: Kiểm tra nhanh 39 5.2 Cách 2: Kiểm tra dựa vào tiện ích 39 5.3 Cách 3: Kiểm tra dựa vào mã vạch 40 CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP KHI SỬ DỤNG PHẦN MỀM PUBINVOICE 2012 41  - Trang “Chuyên Sâu Tạo Nên Sự Khác Biệt” DaMi PubInvoice 2012 GIỚI THIỆU PubInvoice 2012 phần mềm in hóa đơn dành cho tất loại hình DN Phần mềm thiết kế dựa yêu cầu quản lý chặt trẽ in hóa đơn tuân thủ theo Thơng tư, Nghị định Chính phủ PubInvoice 2012 đđược phát triển tảng công nghệ - Microsoft.NET (VS.NET 2008, SQL2008, dotNetFx35, …), tích hợp hàng loạt tính ưu việt, tự động hóa tất nghiệp vụ in hóa đơn, liệu tài cập nhật giây, cơng cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp công tác in hóa đơn PubInvoice 2012 sử dụng mã Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, tuân thủ quy định Chính phủ việc lưu trữ trao đổi liệu (i) Qua nhiều năm triển khai phần mềm, sản phẩm Công ty Phần Mềm DaMi người dùng tín nhiệm lựa chọn sử dụng cho phận kế tốn Mỗi ý kiến đóng góp khách hàng kinh nghiệm DaMi Mọi thắc mắc vấn đề cần trao đổi xin gửi về: Phịng Kỹ Thuật – Cơng ty TNHH Phần mềm DaMi  24/3B Cây Trâm, P.8, Q.Gò Vấp, TP.Hồ Chí Minh  (08) 39871787, (08) 54272091~3, (08) 35899120 - 0913 111 616  sales@damivn.com http://www.damivn.com dami1080@gmail.com   Trang “Chuyên Sâu Tạo Nên Sự Khác Biệt” DaMi PubInvoice 2012 GIẢI THÍCH KÝ HIỆU, KIỂU CHỮ TRONG TÀI LIỆU Ý nghĩa Kiểu chữ Chú ý Các thông tin cần ý NSD phải đặc biệt lưu ý đến phần CT Chứng từ DN Doanh nghiệp GTGT Giá trị gia tăng HT Hạch toán NSD Người sử dụng TK Tài khoản Vào menu Tệp\Báo cáo Vào menu Tệp chọn phần Báo cáo VD Ví dụ Chọn nút giao diện sử dụng BẢNG KÊ PHÍM TẮT TRONG PUBINVOICE 2012 Tên chức năng/giao diện STT Phím tắt Xem hướng dẫn trực tuyến hình F1 Tìm kiếm đối tượng F3 Hiển thị danh sách đối tượng F4 Thêm nhanh danh mục F5 Sổ chi tiết Ctr + Giao diện Hóa đơn GTGT Ctr + Giao diện Hóa đơn Xuất Ctr + Giao diện Hóa đơn Bán hàng Ctr + Giao diện PXK kiêm VCNB Ctr + 10 Giao diện Điều chỉnh Hóa đơn Ctr + 11 Giao diện Hủy Hóa đơn Ctr + Chú ý: Ngồi ra, hình, NSD nhấn phím Alt xuất ký tự gạch chân tên chức Để thực chức nào, NSD nhấn phím Alt + Phím ký tự gạch chân tên chức Ví dụ: Tại hình PubInvoice 2012, NSD nhấn phím Alt xuất ký tự gạch chân menu Để lựa chọn menu Hệ thống, NSD nhấn tổ hợp phím Alt + H (vì ký tự “H” menu Hệ thống gạch chân) Trang “Chuyên Sâu Tạo Nên Sự Khác Biệt” DaMi PubInvoice 2012 CHƯƠNG 01: CÁC THAO TÁC THƯỜNG DÙNG Khởi động PubInvoice 2012  Nội dung Khởi động PubInvoice 2012 thao tác thường xuyên mà NSD phải thực hàng ngày bật máy tính làm việc với PubInvoice 2012  Cách thực Vào Start\Programs\DaMi Software\DaMi PubInvoice 2012 NSD chọn mục DaMi PubInvoice 2012 Sau gõ xác tên người dùng mật khẩu, NSD chọn nút để bắt đầu sử dụng phần mềm Chú ý: Sau cài đặt PubInvoice 2012, hệ thống tự động tạo biểu tượng chương trình hình Desktop NSD khởi động PubInvoice 2012 cách kích đúp chuột vào biểu tượng Thay đổi kỳ hạch toán  Nội dung PubInvoice 2012 quản lý liệu thông qua kỳ hạch toán Việc sử dụng kỳ hạch toán trách hạn chế cho NSD sai xót việc nhập liệu tháng/năm, đồng thời quản lý liệu thơng qua chức khóa liệu  Cách thực Vào menu Hệ thống\Thay đổi kỳ hạch tốn NSD chọn kỳ hạch tốn thích hợp sau chọn nút để xác nhận việc thay đổi Trang “Chuyên Sâu Tạo Nên Sự Khác Biệt” DaMi PubInvoice 2012 Thêm nhanh danh mục  Nội dung Tại hình nhập liệu chứng từ khai báo danh mục, PubInvoice 2012 cho phép NSD thêm nhanh danh mục khác trực tiếp mà quay danh mục để thêm  Cách thực Trên hình chi tiết chứng từ danh mục, NSD kích chuột vào vị trí có biểu tượng nút (VD: vị trí mã khách hàng hình Hóa đơn GTGT, NSD kích chuột vào biểu tượng nhấn phím F5 để thêm nhanh mã khách hàng mới) Nhập thông tin cần thiết vào hộp hội thoại Thêm mới… Nhấn nút để lưu vào chọn danh mục vào hóa đơn danh mục Lọc liệu  Nội dung Tại hình danh sách chứng từ danh mục, PubInvoice 2012 cho phép NSD tìm kiếm nhanh đối tượng danh sách cách lọc liệu  Cách thực Tại lọc liệu hình danh sách chứng từ danh mục, chọn cột để nhập điều kiện lọc, ví dụ: Tại hình danh sách Khách hàng Nhập vào từ khóa để tìm kiếm, ví dụ: NSD muốn tìm Khách hàng có thơng tin tên khách hàng là: Công ty Cổ Phần viết tắt chữ “CP” Khi đó, NSD cần gõ nội dung: *CP %CP (kí tự: * % đặt đầu để tìm vị trí chữ “CP”) vào ô trống để thấy khách hàng cách nhanh chóng Kết trả hình sau: Hoặc tiêu đề cột (VD: Tên khách hàng), NSD chọn biểu tượng mũi tên bên cạnh ta thấy hiển thị bảng danh sách cho phép lọc theo chức khác (sử dụng tương tự chức Filter Microsoft Office Excel) Kết sau chọn biểu tượng mũi tên trên: Trang “Chuyên Sâu Tạo Nên Sự Khác Biệt” DaMi PubInvoice 2012 Tìm chứng từ  Nội dung PubInvoice 2012 cho phép NSD tìm nhanh chứng từ nhập vào hệ thống dựa vào bảng tìm chứng từ  Cách thực Kích chuột vào biểu tượng tìm kiếm thích hợp cơng cụ Trên hộp hội thoại Tìm chứng từ, gõ điều kiện Nhấn nút để tìm chứng từ với điều kiện chọn Kết tìm kiếm hiển thị hình danh sách Từ kết tìm kiếm này, NSD sửa cách kích đúp chuột vào dịng chứng từ tìm thấy sau chọn nút Chú ý: Nút dùng để xóa liệu điều kiện tìm kiếm Tìm đối tượng  Nội dung PubInvoice 2012 cho phép NSD tìm nhanh đối tượng nhập vào danh mục, ví dụ: tìm khách hàng hàng hóa  Cách thực Trong trình lựa chọn đối tượng danh sách đối tượng nhiều, NSD có nhu cầu tìm kiếm thơng tin để lựa chọn Khi đó, NSD nhấn F3 để hiển thị hộp thoại, ví dụ: nhập Hóa đơn GTGT, NSD muốn tìm kiếm thơng tin khách có chữ “CP” Trang “Chun Sâu Tạo Nên Sự Khác Biệt” DaMi PubInvoice 2012 NSD gõ thơng tin cần tìm tìm theo tên sau nhấn nút , thơng tin cần tìm hiển thị danh sách bên Trường hợp muốn tìm thơng tin khác, NSD kích vào tìm theo cột khác lựa chọn thơng tin tương ứng để tìm Khóa sổ chuyển sang tháng sau  Nội dung PubInvoice 2012 cho phép NSD tháng khóa liệu tháng cũ lại phép thực tháng mới, nhằm hạn chế việc nhập sai sót liệu  Cách thực Vào menu Hệ thống\Khóa sổ chuyển sang tháng sau Sau chọn mục xuất thông báo hỏi bạn có chắn thực chức khơng Nếu đồng ý chọn nút , ngược lại chọn nút Sau thông báo xuất hiện, PubInvoice 2012 chuyển sang tháng để NSD nhập liệu (VD: NSD tháng sau thực nghiệp vụ khóa sổ liệu tháng 2) Trang “Chuyên Sâu Tạo Nên Sự Khác Biệt” DaMi PubInvoice 2012 CHƯƠNG 02: THIẾT LẬP THÔNG TIN VÀ SỐ LIỆU BAN ĐẦU Thiết lập thông tin DN  Nội dung PubInvoice 2012 cho phép thiết lập thông tin DN số tuỳ chọn có tính ngầm định chương trình nhập số liệu xem báo cáo phần mềm Những tuỳ chọn bao gồm: o Thông tin chung DN o Họ tên chức danh hành o Các lựa chọn định dạng o Các tài khoản mặc định o Các đơn vị trực thuộc  Cách thực Việc thiết lập thông tin DN thực menu Hệ thống\Cài đặt thông tin doanh nghiệp NSD nhập thông tin đầy đủ sau nhấn nút để thực việc lưu liệu Chú ý: Trong phần NSD ngầm định thông tin thường xuyên sử dụng thiết lập tuỳ chọn cho trường hợp thường xảy Thông tin tài khoản mặc định thiết lập nhằm kết nối PubInvoice 2012 với phần mềm liên quan (VD: phần mềm kế tốn, phần mềm bán hàng, …) Thơng tin đơn vị trực thuộc dùng DN có nhiều chi nhánh cơng ty có nhu cầu tổng hợp số liệu phần mềm PubInvoice 2012 Thiết lập tùy chọn người dùng  Nội dung PubInvoice 2012 có chức Tuỳ chọn người dùng cho phép thiết lập số giao diện cần sử dụng thiết lập số tuỳ chọn có tính ngầm định chương trình nhập số liệu Những tuỳ chọn bao gồm: o Hiển thị không hiển thị số giao diện nhập liệu o Tùy chọn ràng buộc nhập số liệu  Cách thực Việc thiết lập thông tin tuỳ chọn người dùng thực menu Hệ thống\Cài đặt tùy chọn người dùng, số thông tin NSD cần biết sau: Trang 10 “Chuyên Sâu Tạo Nên Sự Khác Biệt” DaMi PubInvoice 2012 CHƯƠNG 05: HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC VÀ MÃ HỐ THƠNG TIN Mục đích ý nghĩa Mã hố thơng tin gì? Tại lại phải mã hố thơng tin? Mã hố thơng tin hiểu việc tập hợp tất thơng tin đối tượng thành đoạn mã (có thể số, chữ hay ký hiệu, ) mà thông qua đoạn mã biết thơng tin chi tiết đối tượng Ví dụ: Qua số chứng minh thư, người quản lý tìm thơng tin chi tiết người tên, tuổi, quê quán, năm sinh Trong phần mềm PubInvoice 2012 có nhiều đối tượng như: Hàng hóa, Khách hàng, Kho hàng, Để tin học hố việc sử dụng phần mềm hay nói đơn giản để tối ưu việc xử lý tìm kiếm, tính tốn thay phải xử lý nhiều thơng tin đối tượng cần xử lý với đoạn mã hoá đối tượng Việc tổ chức mã hố thơng tin địi hỏi tính khoa học thuận tiện cho NSD Chương hướng dẫn NSD cách tổ chức mã hố (đánh mã) thơng tin khai báo Tuy chưa phải cách mã hoá khoa học qua nhiều năm kinh nghiệm triển khai DAMI, chúng tơi muốn đưa cách mã hóa đơn giản, phù hợp với khả trình độ nhiều NSD Cách đánh mã thông tin 2.1 Quy ước chung Nguyên tắc chung việc đánh mã thông tin là: Được phép dùng ký tự chữ (A - Z) ký tự số (0 - 9), dùng số ký tự đặc biệt như: dấu gạch ngang (-), gạch chân (_) thăng (#) Nếu dùng ký tự chữ nên dùng kiểu chữ hoa Tuy nhiên không nên dùng mã tiếng Việt (chữ thường có dấu), khơng nên dùng ký tự đặc biệt như: dấu cách, dấu phẩy (,), dấu chấm than (!), dấu hỏi (?), Mã đối tượng phải nhất, không phép trùng Mã đối tượng nên dài tối đa 20 ký tự 2.2 Cách tổ chức mã hố thơng tin Có nhiều phương pháp mã hố thơng tin, phương pháp phải phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đối tượng phụ thuộc vào tính chất đối tượng cụ thể Chương giới thiệu phương pháp đánh mã đơn giản phù hợp với trình độ NSD  Mã Phịng ban: Dùng ký tự chữ hoa khơng dấu để viết tắt tên Phịng Ban Ví dụ: P.GĐ: Phịng Giám đốc P.TCKT: Phịng Tài Kế tốn  Mã Khách hàng, nhà cung cấp: Dùng tên viết tắt khách hàng, nhà cung cấp (chữ hoa không dấu), kèm theo số thứ tự, chữ viết tắt đặc biệt trường hợp có nhiều khách hàng, DN có tên viết tắt trùng Ví dụ: CT_HN: Cơng ty Cổ phần Hoa Nam CT_HNG: Công ty TNHH Hồng Ngọc  Mã Nhân viên: Dùng tên, họ viết tắt nhân viên DN (chữ hoa không dấu) kèm theo số thứ tự bí danh (nếu có nhiều đối tượng trùng tên, họ) Ví dụ: TUANTV: Trần Văn Tuấn TUAN02: Trần Mạnh Tuấn (Tổ 2) Trang 29 “Chuyên Sâu Tạo Nên Sự Khác Biệt” DaMi PubInvoice 2012  Mã Kho: Dùng ký tự viết tắt tên kho DN (chữ hoa khơng dấu) Ví dụ: TP: Kho thành phẩm CCDC : Kho công cụ dụng cụ  Mã Loại vật tư, hàng hóa, CCDC: Dùng ký tự chữ hoa không dấu để viết tắt tên VTHH, CCDC phù hợp với việc quản lý DN Ví dụ : HH: Hàng hóa VT: Vật tư  Mã Vật tư, hàng hóa, CCDC chi tiết: Dùng kết hợp ký tự theo quy ước mã VTHH, CCDC gồm có tên viết tắt vật tư, hàng hóa, CCDC (chữ hoa khơng dấu) ký hiệu thông số kỹ thuật hay quy cách, kích cỡ vật tư, hàng hóa, CCDC (nếu có) Ví dụ: DD_NOKIAN6: Điện thoại Nokia N6 TL_TOSHIBA: Tủ lạnh Toshiba  Hình thức tốn: Dùng ký tự chữ hoa không dấu để viết tắt tên hình thức tốn phù hợp với thực tế quản lý DN Ví dụ : CK: Chuyển khoản TM: Tiền mặt CK/TM: Chuyển khoản Tiền mặt  Kiểu bảo mật, chống làm giả : Dùng ký tự chữ hoa không dấu để viết tắt tên kiểu bảo mật, kèm theo số thứ tự phù hợp với thực tế quản lý DN Ví dụ : TA001: Phương pháp thứ TA002: Phương pháp thứ Chú ý: Hệ thống xếp danh sách thông tin khai báo theo thứ tự 0…9, A…Z, a…z Dùng ký tự số đánh mã để có cách tổ chức khoa học, hệ thống xếp danh sách thông tin khai báo theo thứ tự tăng dần Nếu danh sách thơng tin cần khai báo có: Số lượng < 10, mã số 1; Nếu 10