Xây dựng hệ thống quản lý ký túc xá

Ban quản lý Ký túc xá là đơn vị trực thuộc Trường có chức năng tham mưu cho Ban Giám hiệu việc tổ chức, quản lý mọi mặt sinh hoạt của sinh viên, học sinh trong thời gian ở KTX. Bảo quản cơ sở vật chất được phân cấp quản lý trong ký túc xá (KTX), xây dựng cảnh quan, vệ sinh môi trường, góp phần rèn luyện nhân cách sinh viên, học sinh trong hệ thống giáo dục và đào tạo chung của trường.

MỤC LỤC I TỔNG QUÁT 1.1 Thông tin chung 1.1.1 Tên đề tài Tên đề tài tập: “Hệ thống quản lý ký túc xá” 1.1.2 Thành viên tham gia 1.2 Thực trạng hệ thống Hiện việc quản lý ký túc xá trường Đại học làm giống với đa số đơn vị khác có ký túc xá Nhìn chung, trình quản lý thủ cơng, tồn cơng việc quản lý thực tay lưu trữ dạng giấy tờ Chỉ phần công việc áp dụng công nghệ thông tin phần mềm Microsoft Excel Ưu điểm loại hình trình quản lý, thủ tục quản lý đơn giản, dễ dàng người quản lý ký túc xá Tuy nhiên q trình quản lý thủ cơng, thứ xử lý tay nên trình xử lý cịn chậm, đơi cịn nhầm lẫn, gây khó khăn cho nhân viên cần tra soát tài liệu làm thống kê báo cáo Mặc dù thị trường có nhiều phần mềm để quản lý hỗ trợ việc quản lý túc xá Tuy nhiên nhiều hệ thống sử dụng tảng phát triển cũ từ nhiều năm trước Ngồi số đơn vị cịn có hệ thống phát triển riêng dành cho đơn vị họ Vì việc phát triển hệ thống quản lý ký túc xá dành cho trường Đại học vơ cấp thiết 1.3 Tính cấp thiết hệ thống Cùng với phát triển kinh tế đất nước, giáo dục đại học ngày Đảng nhà nước đặc biệt quan tâm Bên cạnh việc đầu tư xây dựng giảng đường, công trình phụ cho học tập, nghiên cứu khoa học, khn viên trường học, Việc tạo chỗ an toàn, đẹp cho sinh viên trọng Hiện nay, hầu hết trường đại học Việt Nam có ký túc xá dành riêng cho sinh viên xa, khơng có điều kiện lại, nhờ giúp sinh viên yên tâm học tập, sinh hoạt nâng cao trình độ học vấn Trong xã hội phát triển thông tin ứng dụng vào thực tế thu thành to lớn kinh tế lẫn trị Các mối quan hệ, tính trật tự tổ chức thuộc tính phổ biến hệ thống xã hội Hệ thống phát triển, tức có nhiều mối quan hệ chúng trật tự phức tạp, nội dung thơng tin phong phú, xử lý thơng tin phương pháp thủ cơng truyền thống vất vả Do vậy, để xử lý thơng tin cách nhanh chóng, xác có hiệu quả, ngày ngành cơng nghệ thơng tin cung cấp cho biện pháp cơng cụ cần thiết Có thể nói cơng nghệ thông tin thâm nhập vào tất ngành đời sống xã hội với phương thức hoạt động hồn tồn mẻ, sáng tạo, nhanh chóng mà khơng làm xác đặc biệt, đánh dấu bước ngoặt việc áp dụng công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý Theo số liệu thống kê từ trường Đại học trường có khoảng 40 nghìn sinh viên, học viên, du học sinh nghiên cứu sinh Trường Đại học trường đào tạo nhiều ngành nghề phục vụ cho nhu cầu xã hội với số lượng sinh viên lớn, Nên việc sinh viên đăng ký vào ký túc xá số lượng lớn Với việc có nhiều sinh viên có nhu cầu ký túc xá vậy, nên việc quản lý ký túc xá thủ cơng qua phần mềm Microsoft Excel cịn gặp nhiều khó khăn cập nhật thơng tin chậm, sai sót liệu, khó khăn việc thống kê, báo cáo phụ thuộc nhiều vào yếu tố người Mặt khác phần mềm quản lý ký túc xá có thị trường lỗi thời, khơng thân thiện với thiết bị di động, khơng phù hợp với môi trường ký túc xá trường Đại học Ngồi với điều sử dụng phần mềm nhà trường, sinh viên thêm nhiều chi phí để sử dụng rủi ro chia sẻ thông tin sinh viên cho họ Với u cầu nhóm chúng tơi đề xuất thiết kế hệ thống quản lý ký túc xá dành cho trường Đại học, nhằm khắc phục hạn chế, trì ký túc xá để tạo môi trường tốt cho nhà trường sinh viên II ĐẶC TẢ HỆ THỐNG 2.1 Mô tả khái quát hệ thống 2.1.1 Xác định ý tưởng, sản phẩm phần mềm Ngành công nghệ thông tin ngành đà phát triển mạnh mẽ Công nghệ thông tin áp dụng hầu hết lĩnh vực sống Việc sử dụng cơng nghệ phần mềm, máy móc,… giúp xử lý thơng tin xác, nâng cao hiệu làm việc, làm việc nhanh nhạy nên tiết kiệm nhiều thời gian Vì nên áp dụng công nghệ, kỹ thuật từ tảng cách mạng công nghiệp 4.0 điều cấp thiết trường đại học Nó giúp trường học tiết kiệm thời gian có độ xác cao Tại trường đại học, sinh viên bắt đầu nhập học vấn đề tìm kiếm chỗ Ký túc xá trường lựa chọn hợp lý sinh viên để có mơi trường sống, học tập tốt để đạt kết cao học tập, nên việc quản lý chỗ vấn đề cần thiết cấp bách Quản lý ký túc xá trường Đại học gặp nhiều khó khăn việc quản lý phòng ở, quản lý số lượng sinh viên, tra cứu tìm kiếm sinh viên, chuyển phịng, tìm phịng có yêu cầu, vấn đề an ninh trật tự hay quản lý phân phát giấy tờ cần thiết cho sinh viên Và vấn đề quản lý thiếu chi phí sinh hoạt, phịng sinh viên Vì việc xây dựng hệ thống để trợ giúp quản lý ký túc xá sinh viên cần thiết, giúp cho người quản lý thu hẹp không gian lưu trữ, tránh thất lạc liệu, xử lý nhanh khối lượng lớn thông tin, tra cứu tìm kiếm tính tốn cách nhanh chóng với độ xác cao, tiết kiệm nhiều thời gian công sức không người quản lý mà người thân, bạn bè hay thân sinh viên 2.1.2 Phạm vi áp dụng Phạm vi áp dụng cho hệ thống lần khu ký túc xá thuộc trường Đại học Phạm vi hệ thống chủ yếu tập trung mặt sau : - Quản lý sinh viên dễ dàng thuận , tiện nhanh chóng Lên báo cáo phục vụ quản lý (báo cáo tình hình vào sinh viên ký túc, nhận xét lưu trú,…) - Quản lý chi phí (điện, nước, sinh hoạt, phịng ở,…) - Thực thông báo an ninh giấy tờ cần thiết - Quản lý phịng (trống có số sinh viên, phòng, ) - Thực thủ tục dành cho sinh viên 2.1.3 Mục tiêu hệ thống Hệ thống quản lý ký túc xá bao gồm mục tiêu sau đây: - Quản lý ký túc xá: Hệ thống giúp cán quản lý ký túc xá quản lý trực tuyến tất thứ liên quan đến ký túc xá Hệ thống giúp cho việc thống kê quản lý trở nên dễ dàng, minh bạch hết Ngoài sử dụng hệ thống quản lý ký túc xá giúp cán quản lý ký túc xá giảm sai sót, giảm mát q trình quản lý xử lý giấy tờ Khi cần thông báo với sinh viên, quản lý tạo thơng báo ngày hệ thống hệ thống gửi đến tất sinh viên có hệ thống - Sinh viên ký túc xá: Sinh viên đăng ký phòng trực tuyến hệ thống Sau đăng ký phịng hệ thống sinh viên xem danh sách bạn phòng Đối với việc toán sinh viên ký túc xá, sinh viên tốn trực tuyến tất loại khoản quỹ ký túc xá hệ thống Khi sinh viên cần hỗ trợ, liên lạc cán ký túc xá hành Khi có thơng báo mới, sinh viên nhận thông báo, gửi email sinh viên 2.1.4 Yêu cầu hệ thống a) Nền tảng Hệ thống dựa tảng Framework Javascript để phát triển Đối với Frontend sử dụng React React Native Reactjs thư viện Javascript dùng để xây dựng giao diện người dùng nhắm tới mục đích đơn giản phát triển dễ tái sử dụng React Native Framework tương tự Reactjs, nhiên React Native hướng tới người dùng mobile React hướng tới người dùng web Backend dựa tảng ExpressJS Express js Framework nhỏ, linh hoạt xây dựng tảng Nodejs b) Hệ điều hành Hệ điều hành mà hệ thống sử dụng hệ điều hành Ubuntu Ubuntu hệ điều hành máy tính dựa Debian GNU/Linux, phân phối Linux thông dụng Phiên ubuntu hệ thống sử dụng phiên ubuntu 20.04 c) Phần cứng d) Trình duyệt Hệ thống hỗ trợ trình duyệt bao gồm: Chrome, Firefox, Microsoft Edge, Safari 2.2 Mơ tả quy trình 2.2.1 Quy trình đăng ký ký túc xá 2.2.2 Quy trình rời ký túc xá sinh viên 2.2.3 Quy trình quản lý điện nước 2.3 Tính khả thi hệ thống 2.3.1 - Tính khả thi kỹ thuật Cơng nghệ: Ít quen thuộc tạo nhiều rủi ro - Mơi trường: Chủ yếu lập trình môi trường web - Mức độ quen thuộc: Các thành viên nhóm có kiến thức lập trình C, C++, SQL Server bước xây dựng thiết kế phần mềm chưa có nhiều khả chun sâu lập trình web nên khơng hồn thành tốt dự án - Khả tương thích: Khả tương thích hệ thống quản lý ký túc xá làm dựa tảng web nên xem thơng tin máy tính điện thoại đâu miễn có kết nối mạng - Quy mô dự án: Dự án áp dụng quy mô lớn, nên tỉ lệ rủi ro cao 2.3.2 - Tính khả thi kinh tế Chi phí: + Chi phí xây dựng vận hành hệ thống tảng web bao gồm tên miền, hosting, thiết kế + Chi phí cho đội ngũ phát triển hệ thống + Trả lương cho kỹ sư người quản lý dự án + Chi phí vận hành bảo trì hệ thống - Lợi nhuận: + Hữu hình: Giảm chi phí cho đội ngũ quản lý cắt giảm,giảm chi phí cho khơng gian lưu trữ hồ sơ sổ sách trước + Vơ hình: Nâng cao chất lượng quản lý 2.3.3 - - Tính khả thi tổ chức Với ban quản lý ký túc xá: Ở người dùng ban quản lý ký túc xá sinh viên lưu trú Với hệ thống quản lý thủ công với nhiều nhược điểm phân tích hệ thống phần mềm công nghệ quản lý với ưu điểm tối ưu đặt phù hợp với thời đại 4.0 ta thấy nhu cầu thay đổi máy quản lý ký túc ban quản lý ký túc xá cấp thiết nhanh chóng Với sinh viên: Sinh viên hệ trẻ, tiếp cận công nghệ từ sớm Cho nên việc tiếp cận cơng nghệ, hệ thống nhanh Vì nên đa phần ủng hộ hệ thống với chứng dành cho sinh viên 10 - Trang hiển thị danh sách khách hàng 32 - Trang thêm khách hàng 33 - Lọc thông tin người phòng 34 - Trang quản lý hồ sơ khách hàng 35 - Trang quản lý thiết bị phòng 36 - Trang thêm thiết bị phòng 37 - Đăng ký phòng 38 - Hồ sơ hợp đồng 39 - Trang tìm phịng 40 - Trang sơ đồ ký túc xá 41 - Trang toán 42 - Trang quản lý phịng 43 - Trang hố đơn tiền điện 44 - Trang hoá đơn tiền nước 45 46 ... quản lý ký túc xá quản lý trực tuyến tất thứ liên quan đến ký túc xá Hệ thống giúp cho việc thống kê quản lý trở nên dễ dàng, minh bạch hết Ngoài sử dụng hệ thống quản lý ký túc xá giúp cán quản. .. việc quản quản lý ban quản lý ký túc xá trở nên dễ dàng, nhanh chóng xác 2.4.2 Yêu cầu hệ thống Hệ thống quản lý ký túc xá xây dựng nhằm mục đích yêu cầu sau: - 2.4.3 - 2.4.4 - Cung cấp cho ban quản. .. ? ?Hệ thống quản lý ký túc xá? ?? 1.1.2 Thành viên tham gia 1.2 Thực trạng hệ thống Hiện việc quản lý ký túc xá trường Đại học làm giống với đa số đơn vị khác có ký túc xá Nhìn chung, trình quản lý