CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN
Cơ sở lý thuyết
2.1.1 Các vấn đề cơ bản của hệ thống thông tin quản lý a) Một số khái niệm về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần liên kết nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền tải dữ liệu và thông tin, đồng thời cung cấp cơ chế phản hồi để đạt được mục tiêu cụ thể.
Hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng trong công nghệ thông tin, đóng vai trò then chốt trong việc quản lý kinh tế, đặc biệt là trong quản lý doanh nghiệp và quản lý điểm Nhiệm vụ của hệ thống thông tin bao gồm việc thu thập, lưu trữ và phân tích dữ liệu, từ đó hỗ trợ ra quyết định hiệu quả cho các tổ chức.
Trao đổi thông tin với môi trường ngoài
Thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các hệ tác nghiệp và hệ quyết định
Vai trò: Đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý
Chức năng: xử lý thông tin của hệ thống nghiệp vụ c) Các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin
Nguồn nhân lực là yếu tố quyết định trong hệ thống thông tin, bởi vì nếu thiếu con người, hầu hết các hệ thống thông tin sẽ không thể hoạt động Hệ thống thông tin được xây dựng bởi con người nhằm phục vụ nhu cầu của chính họ.
Phần cứng là các thiết bị vật lý có thể nhìn thấy và cầm nắm, đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý và truyền dẫn thông tin, bao gồm bộ nhớ và thiết bị nhập xuất dữ liệu.
Phần mềm là tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình, được sắp xếp theo một trật tự nhất định nhằm tự động thực hiện các chức năng hoặc giải quyết vấn đề, như các thuật toán và chỉ thị Đầu vào của phần mềm bao gồm các hoạt động thu thập và nắm bắt dữ liệu thô, trong khi đầu ra liên quan đến việc xử lý thông tin hữu ích, thường là tài liệu hoặc báo cáo.
Xử lý: Là chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành kết kết quả đầu ra hữu ích
Lưu trữ: lưu trữ dữ liệu và thông tin dừng cho tương lai
Phản hồi: là cơ chế sử dụng thông tin đầu ra từ hệ thống để thay đổi đầu vào hoặc các hoạt động xử lí
2.1.2 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài Đề tài là một sản phẩm mang tính ứng dụng cao phục vụ việc quản lý thông tin sinh viên trong nhà trường
Là một công cụ giúp nhà trường, sinh viên, phụ huynh, tìm kiếm thông tin của sinh viên và lớp một cách dễ dàng hơn
Cung cấp thông tin cho người dùng một cách an toàn và tiện lợi là công cụ quan trọng giúp các nhà quản trị nâng cao hiệu quả quản lý.
2.1.3 Nghiệp vụ của phần mềm xây dựng hệ thống quản lý thông tin sinh viên
Thông tin lớp học, khoa
Cập nhật thông tin lớp
Cập nhật thông tin sinh viên
Tìm kiếm thông tin sinh viên
Cập nhật khen thưởng, kỷ luật của sinh viên
Cập nhật thông tin điểm
Lưu bảng điểm của một sinh viên hoặc của cả lớp
Xây dựng mô hình quản lý thông tin sinh viên UFM
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
Phân tích yêu cầu
Yêu cầu chung với chương trình quản lý:
Theo tiêu chuẩn hiện đại nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý
Cập nhật, lưu trữ, thống kê các thông tin của nhà trường và sinh viên một cách nhanh và hiệu quả
Tìm kiếm, tra cứu các thông tin về chương trình đào tạo của nhà trường và sinh viên
Soạn thảo, in ấn, sao lưu, đổi mới các thông tin cần thiết nhu cầu
Yêu cầu về hệ thống quản lý điểm:
Các thông tin về kết quả điểm phải thật chính xác (Họ tên,mã số sinh viên, khoa, lớp,điểm thành phân , điểm thi…)
Các thông tin được cập nhật vào trong dữ liệu phải chính xác và được xử lý nhanh chóng khi có sai sót
Luồng thông tin đầu vào gồm:
Thông tin hồ sơ: Họ tên sinh viên, Mã số sinh viên, quê quán, giới tính, số điện thoại, email…)
Thông tin được cập nhật định kì: Mã học phần, chương trình đào tạo, tên môn học, số tín chỉ, học kì, thời khóa biểu….)
Thông tin cập nhật không thường xuyên: khen thưởng, kỷ luật, đối tượng ưu tiên )
Luồng thông tin đầu ra:
Tạo ra thông tin bằng phương pháp tính toán: tính điểm tích lũy, điểm rèn luyện, điểm trung bình toàn khóa…)
Các thông tin thống kê, dự báo: xếp loại học tập, sinh viên được học bổng, sinh viên phải học lại…
Thông tin trợ giúp khi cần thiết.
Mô hình hóa các yêu cầu
Khi sinh viên mới nhập học, Bộ phận quản lý sinh viên sẽ cập nhật hồ sơ và lưu trữ thông tin chi tiết Để thực hiện điều này, bộ phận cần dựa vào hồ sơ dự tuyển và hồ sơ nhập học để thu thập thông tin cần thiết Sau đó, họ sẽ làm thẻ sinh viên và tạo tài khoản để sinh viên có thể truy cập vào hệ thống.
Sau khi thu thập thông tin đầy đủ về sinh viên, Bộ phận sẽ tiến hành phân lớp theo ngành đăng ký, in danh sách sinh viên và gửi cho Bộ phận đào tạo để cập nhật danh sách lớp Đồng thời, bộ phận cũng sẽ cập nhật danh sách môn học, khoa, lớp học và loại hình đào tạo Sau khi hoàn tất phân lớp, Bộ phận đào tạo sẽ lập kế hoạch đào tạo toàn khóa và kế hoạch giảng dạy cho từng kỳ, tổ chức các lớp học phần và lập danh sách Sinh viên sẽ đăng ký môn học dựa trên kế hoạch của Phòng đào tạo, trong khi các khoa sẽ phân công giảng dạy dựa trên kế hoạch đào tạo đã được thiết lập.
Mỗi giáo viên bộ môn phụ trách một số lớp và tổ chức thi sau khi kết thúc môn học Giảng viên ra đề thi, gửi cho bộ phận đào tạo kiểm duyệt, sau đó đánh giá và ghi điểm cho từng sinh viên, ký xác nhận và gửi phiếu điểm cho bộ phận quản lý điểm Bộ phận này kiểm tra sai sót và cập nhật điểm cho sinh viên Sinh viên có thể kiểm tra điểm trên web; nếu phát hiện sai sót, họ gửi email yêu cầu phúc khảo Bộ phận quản lý điểm sẽ kiểm tra và nếu đúng, sẽ cập nhật điểm, nếu không, sẽ thông báo lại cho sinh viên Nếu không có sai sót, sinh viên rời trang web.
Mỗi năm, trường tổ chức thi và chia thành 3 kỳ học Trong mỗi kỳ học, Bộ phận quản lý điểm sẽ tính điểm trung bình chung cho từng sinh viên và thực hiện thống kê kết quả.
Page 9 quả học tập của từng sinh viên Đồng thời bộ phận này sẽ nhận phiếu điểm rèn luyện từ cố vấn học tập của các lớp và dựa trên quy tắc tính toán và tiêu chuẩn xem xét mà Phòng đào tạo đưa ra để xét sinh viên được học bổng và sinh viên phải học lại
Sau khi hoàn thành khóa học, Bộ phận quản lý điểm sẽ dựa vào điểm trung bình chung và điểm rèn luyện để lập danh sách sinh viên đủ điều kiện làm luận văn tốt nghiệp và thi tốt nghiệp Sau khi có điểm luận văn và điểm thi, Bộ phận này sẽ cập nhật vào bảng điểm của từng sinh viên và gửi cho Phòng đào tạo để kiểm tra Nếu sinh viên đáp ứng đủ điều kiện tốt nghiệp, sẽ được cấp bằng; nếu không, sẽ lập kế hoạch học lại cho sinh viên.
3.2.1 Bảng phân tích theo yêu cầu bài toán
Bảng 3 1: Phân tích yêu cầu bài toán quản lý thông tin sinh viên
Bổ ngữ + động từ Danh từ Nhận xét
Cập nhật hồ sơ sinh viên
Lấy thông tin cần thiết
In danh sách sinh viên
Lập kế hoạch đào tạo
Tổ chức lớp học phần Đăng ký môn học
Bộ phận quản lý sinh viên
Hồ sơ nhập học Thẻ sinh viên Tài khoản sinh viên Danh sách sinh viên Danh sách lớp, khoa, môn học
Phòng đào tạo Giảng viên Phiếu điểm Phiếu điểm rèn luyện Bảng điểm
Tác nhân Tác nhân Tác nhân
Page 10 Đánh giá cho điểm
Thống kê kết quả học tập từng kỳ
Nhận phiếu điểm rèn luyện
Xét học bổng, học lại
Lập danh sách sinh viên làm luận văn
Cập nhật điểm tốt nghiệp
Lập kế hoạch học lại
Ban cán bộ Tác nhân
3.2.2 Bảng phân rã chức năng
Bảng 3 2: Phân rã chức năng
Cập nhật hồ sơ sinh viên
Lấy thông tin cần thiết
Tạo tài khoản cho sinh viên
Tiến hành tách lớp Lập kế hoạch
In danh sách sinh viên
Gửi cho bộ phận quản lý
Lập kế hoạch đào tạo
Tổ chức lớp học phần Đăng ký môn học
Phân công giảng dạy sinh viên
Tổ chức thi Đánh giá cho điểm
Thông tin đến sinh viên
Thống kê kết quả học tập từng kỳ
Nhận phiếu điểm rèn luyện
Xét học bổng, học lại
Lập danh sách sinh viên làm luận văn
Cập nhật điểm tốt nghiệp
Lập kế hoạch học lại
3.2.3 Xác định tác nhân và hồ sơ dữ liệu
TN2 Bộ phân quản lý sinh viên TN3 Giảng viên
Ký hiệu Hồ sơ dữ liệu
HS1 Hồ sơ sinh viên
HS2 Hồ sơ dự tuyển
HS3 Hồ sơ nhâp học
HS5 Tài khoản sinh viên HS6 Danh sách sinh viên HS7 Danh sách lớp, khoa, môn học HS8 Phiếu điểm
HS9 Phiếu điểm rèn luyện HS10 Bảng điểm
3.2.4 Ma trận thực thể chức năng
Bảng 3 5: Ma trận thực thể
HS1 Hồ sơ sinh viên
HS2 Hồ sơ dự tuyển
HS3 Hồ sơ nhập hoc
HS5 Tài khoản sinh viên
HS6 Danh sách sinh viên
HS7 Danh sách lớp, khoa, môn học
HS9 Phiếu điểm rèn luyện
HS1 HS2 HS3 HS4 HS5 HS6 HS7 HS8 HS9 HS10 HS11
3.2.5 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ (BPMN)
Mô hình hóa và xử lý các nghiêp vụ
3.3.1 Sơ đồ phân rã chức năng (BFD)
3.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD)
Hình 3 5: DFD – Cập nhật hồ sơ
Hình 3 6: DFD – Lập kế hoạch
Hình 3 7: DFD – Xử lý điểm
Mô hình quan hệ
Hình 3 8: Mô hình quan hệ
Thiết kế giao diện
Hình 3 10: Màn hình đăng nhập
Chương trình hoạt động chủ yếu thông qua hệ thống menu, cho phép sinh viên và giảng viên dễ dàng truy cập và tìm kiếm các công cụ cần thiết cho quá trình học tập và giảng dạy.
Xây dựng mô hình quản lý thông tin sinh viên UFM
KẾT QUẢ
Những kết quả đạt được của đồ án
Mục tiêu của đề tài
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Công cụ thực hiện đề tài
- Các vấn đề cơ bản của hệ thống thông tin quản lý
- Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
- Nghiệp vụ của phần mềm xây dựng thông tin quản lý sinh viên
Mô hình hóa các yêu cầu
- Bảng phân tích yêu cầu bài toán quản lý thông tin sinh viên
- Bảng phân rã chức năng
- Xác định hồ sơ và tác nhân
- Ma trận thực thể chức năng
Mô hình hóa và xử lý các nghiệp vụ
- Sơ đồ quy trình nghiệp vụ(BPMN)
- Sơ đồ phân rã chức năng(BFD)
- Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD)
Các nghiên cứu tiếp theo cần được mở rộng để khám phá và phân tích một cách sâu sắc tất cả thông tin liên quan đến sinh viên, không chỉ giới hạn trong việc quản lý điểm số.
Cập nhật và cải tiến hệ thống nhằm mang lại sự tiện lợi cho người dùng và người quản lý, đồng thời loại bỏ những nhược điểm và rủi ro gây khó khăn trong quá trình đăng nhập.
Nghiên cứu tiếp những chức năng mới, hướng đến mục tiêu nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng
Khảo sát về mức độ hài lòng đối với hệ thống, khắc phục các lỗi để tạo nên một hệ thống hoàn chỉnh, tối ưu nhất.
