Tài liệu QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ – GIAO NỘP HỒ SƠ LƯU TRỮ CƠ QUAN pdf

Bởi vì nó phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, của Nhà nước; - Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan; - Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc cô

QUY TRÌNH

LẬP HỒ SƠ – GIAO NỘP HỒ SƠ

LƯU TRỮ CƠ QUAN

Bình Định, ngày 15 tháng 05 năm 2013

HƯỚNG DẪN CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU CƠ QUAN

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG BÌNH ĐỊNH

VỊ TRÍ, VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ HỒ SƠ,

TÀI LIỆU TRONG CƠ QUAN

 Vị trí :

Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu là công tác vô cùng quan trọng

Công tác này bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu

thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu

 Vai trò

- Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu có vai trò, tác dụng rất lớn Bởi vì nó phục

vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, của Nhà nước;

- Là công cụ để kiểm soát việc thi hành quyền lực của cơ quan;

- Góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc công tác của nhà quản lý;

- Tạo điều kiện để bảo vệ bí mật thông tin trong văn bản;

- Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra

và giám sát;

- Đảm bảo an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

CÁC LOẠI HỒ SƠ CƠ BẢN

Theo khái niệm chung về hồ sơ, ở các cơ quan, tổ chức có 3 loại hồ sơ sau:

quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.

quy phạm pháp luật về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp lý khi giải quyết công việc hàng ngày.

quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ ).

HƯỚNG DẪN CỤ THỂ

LẬP HỒ SƠ và GIAO NỘP HỒ SƠ

LƯU TRỮ HIỆN HÀNH

Điều 9 Luật Lưu trữ, trách nhiệm lập hồ sơ được

qui định như sau:

“Người được giao giải quyết, theo dõi công việc

của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về

công việc được giao”.

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ

Người thực hiện Quá trình thực hiện Mô tả/ Biểu mẫu

- Cán bộ công chức, viên chức

- Văn thư, trưởng phòng, đơn

vị.

Danh mục hồ sơ II.1 Sở ( Xem Phụ lục số 1) Hướng dẫn của

Cán bộ công chức, viên chức II.2 2.2 Hướng dẫn của Sở:

Mở hồ sơ;Thu thập tài liệu; Sắp xếp hồ sơ

Biên mục hồ sơ

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Tổ chức khoa học

và bảo quản tài liệu

và bảo quản tài liệu

HỒ SƠ CÔNG VIỆC

- Tất cả các tài liệu hình thành và liên quan đến nhau trong quá trình giải quyết một công việc cụ thể của các phòng, đơn vị, cán bộ nhân viên đều phải đưa vào hồ sơ công việc.

Hướng dẫn: Lập Danh mục hồ sơ

(Mẫu phụ lục số 1)

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG BÌNH ĐỊNH

TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

2 Có thời hạn: 5 năm, 10 năm, 20 năm…

Hiện đang căn cứ Thông tư 09/2011/TT-BNV 03/06/2011

Vĩnh viễn Nguyễn Văn ATheo thời hiệu văn bản ‘” nguyên tắcHồ sơ

5 năm Huỳnh Văn B

10 năm

CHI CỤC QUẢN LÝ ĐẤT ĐAI

I PHÒNG ĐO ĐẠT BẢN ĐỒ

1 Dự án A 1.1 Đo đạt công trình A, tại địa điểm,…

01-QLĐĐ Giao đất cho Cty A xây chung cư A, tại…

02-QLĐĐ Tập lưu Nghị định Chính phủ

… II PHÒNG B

1 Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng

50-QLĐĐ Của cơ quan cấp trên

51-QLĐĐ Của cơ quan và đơn vị trực thuộc

Hướng dẫn LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Gồm 06 bước

Bước 1: MỞ HỒ SƠ

hồ sơ, bìa hồ sơ đã có để mở hồ sơ.

hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì

(Hoặc phiếu tin), khi kết thúc và hoàn

chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.

Bước 2 : THU THẬP TÀI LIỆU ĐƯA VÀO

Bước 3: SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG

HỒ SƠ

 Kiểm tra lại toàn bộ tài liệu trong hồ sơ, nếu còn thiếu thì sưu tầm, bổ sung đủ vào hồ sơ;

 Nghiên cứu để loại bỏ ra những văn bản, giấy tờ không thuộc

hồ sơ hoặc hoàn toàn không có giá trị;

 Về số lượng tài liệu, nói chung mỗi hồ sơ không nên quá dày (không quá 3cm hoặc 200 trang) Nếu tài liệu quá dày thì nên

phân chia thành nhiều tập Mỗi tập là một hồ sơ (một đơn vị bảo quản).

 Những tài liệu, văn bản trùng lặp với bản gốc thì ta lấy bản

gốc có đóng dấu đỏ Hoặc những tài liệu trùng nhau thì ta lấy một

tờ Những tờ trùng thừa để sau cùng tập tài liệu và không được đánh số Bản thảo được đặt trước bản gốc (nếu có).

 Kiểm tra lại thời hạn bảo quản đã dự kiến khi lập bản Danh

mục hồ sơ và điều chỉnh lại cho phù hợp với thực tế tài liệu hiện

có trong hồ sơ.

CÁCH SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ

Tuỳ theo từng loại hồ sơ mà chọn cách sắp xếp dưới

đây cho phù hợp

Sau đây là một số cách sắp xếp :

 Tài liệu sắp xếp theo thứ tự thời gian:

 Tài liệu được sắp xếp theo số thứ tự văn bản:

- Tập lưu Quyết định tháng 01 năm 2013 của Sở TNMT.

 Tài liệu sắp xếp theo vần, chữ cái: thường dùng trong sắp xếp hồ sơ về nhân sự

 Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc:

dựng Khu chung cư B,…

Hồ sơ Thanh tra: được sắp xếp theo trình tự diễn biến giải

quyết của sự việc

Ví dụ: Giải quyết đơn khiếu nại của các hộ dân phường X.

Hồ sơ Môi trường: được sắp xếp theo trình tự diễn biến vụ việc

Ví dụ: Báo cáo ĐTM dự án Khai thác tận thu sa khoáng titan tại

xã Mỹ Thành huyện Phù Mỹ, Bình Định.

CÁCH SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ

Bước 4: BIÊN MỤC HỒ SƠ

kê bắt đầu từ tờ

số mấy)

bản thảo,

bị rách, có bút tích

Lưu ý: Khi giao nộp hồ sơ lưu trữ có kèm theo file dữ liệu Mục lục văn bản này.

- Viết chứng từ kết thúc : (Xem mẫu Phụ lục số 3)

ngày, tháng, năm hoàn chỉnh hồ sơ, người lập

hồ sơ, biên mục và viết chứng từ kết thúc, ghi rõ

họ tên.

- Viết bìa hồ sơ : Hiện nay bìa hồ sơ được in theo mẫu thống nhất do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành

(1)

(2)

Ký hiệu thông tin: (3)

Số :

(5) VT HỒ SƠ (6)

Từ ngày (7) đến ngày

Gồm (8) tờ Phông số: (9)

Mục lục số:

Hồ sơ số:

THỜI HẠN BẢO QUẢN .(10)

KHO LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC TỈNH BÌNH ĐỊNH .(4)

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

Trung tâm CNTT hoặc VPĐK QSDĐ

(Thống nhất không ghi mục 2)

Do cán bộ của cơ quan lưu trữ ghi

Ghi số, ký hiệu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ Ví dụ: 01-STNMT

Ví dụ 1: Chương trình kế hoạch, báo cáo công tác năm 2013 của Sở

TNMT.

Ví dụ 2: Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch Cấp giấy chứng nhận

Qsd đất năm 2013 của phòng Đo dạt bản đồ.

1 Tên loại văn bản - nội dung - thời gian - tác giả: áp dụng

đối với các hồ sơ là chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, tổ chức.

Do cán bộ của cơ quan lưu trữ ghi.

Tập lưu (quyết định, chỉ thị, công văn v.v ) - thời gian - tác

giả: áp dụng đối với các hồ sơ là tập lưu văn bản đi của cơ quan.

Ví dụ: Tập lưu công văn đến quý I năm 2013 của Sở TNMT

Hồ sơ - vấn đề - địa điểm - thời gian: áp dụng đối

với loại hồ sơ việc.

Vĩnh viễn hoặc số năm cụ thể

Trung tâm Công nghệ thông tin

- Phụ lục XIII, Thông tư Số: 07/2012/TTBNV ;

- Phụ lục 04, Hướng dẫn của

Sở TNMT Bình Định

Ví dụ 1: Hồ sơ giao đất cho công ty A để quy hoạch xây dựng Khu

chung cư B, tại địa điểm ,tờ bản đồ số… (Quyết định số:…).

Ví dụ 2: Báo cáo ĐTM dự án Khai thác tận thu sa khoáng titan tại

xã Mỹ Thành huyện Phù Mỹ, Bình Định

Ví dụ 3: Hồ sơ về việc nâng lương năm 2013

Các yếu tố thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ thường gồm:

tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm, thời gian Trật tự

các yếu tố trên có thể thay đổi tuỳ theo từng loại hồ sơ Dưới

đây là một số dạng tiêu đề hồ sơ tiêu biểu:

Giao đất cho công ty A để quy hoạch xây

dựng Khu chung cư B, tại địa điểm , tờ bản đồ

số… (Quyết định số:…).

Bước 5: SẮP XẾP HỒ SƠ VÀO HỘP (cặp)

(4) Ghi thứ tự hồ sơ bắt đầu nhỏ nhất

do cán bộ VTLT của cơ quan lưu trữ ghi

(5) Ghi thứ tự hồ sơ bắt đầu lớn nhất

do cán bộ VTLT của cơ quan lưu trữ ghi

THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU

GIAO NỘP

 Bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu

trữ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị,

cá nhân đó (trừ những hồ sơ nguyên tắc và văn bản, tài liệu được gửi đến để biết, để tham khảo hoặc để phối hợp thực hiện nhưng không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân).

 Tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân

khác có thực hiện các dịch vụ về lĩnh vực tài

nguyên và môi trường có hình thành hồ sơ, tài liệu,

dữ liệu về tài nguyên môi trường đều phải thực

hiện giao nộp theo quy định hiện hành.

THỦ TỤC NỘP LƯU

Những hồ sơ thuộc diện nộp và lưu trữ cơ quan của mỗi đơn vị phải được sắp xếp theo thứ tự và thống kê thành Mục

MỤC LỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU NỘP LƯU

giấy ẩm, mốc, tài liệu có bút tích

Lưu ý: Khi giao nộp hồ sơ lưu trữ có kèm theo file dữ liệu Mục lục hồ sơ này.

(cơ quan, đơn vị lập hồ sơ) Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

Bình Định, ngày….tháng năm 201

Khi giao nhận hồ sơ, phải đối chiếu từng hồ

sơ với mục lục Sau khi giao nhận, phải lập

biên bản giao nhận hồ sơ (Xem mẫu Phụ lục số 6)

(cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu) Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

Biên bản này được lập thành hai bản; mỗi bên giữ một bản./

Xác nhận của cơ quan, tổ chức

TRÁCH NHIỆM đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

 Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan;

 Trách nhiệm của các phòng, đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ;

 Trách nhiệm của cơ quan lưu trữ;

Xin cảm ơn!