Lý thuyết ôn thi Quản trị học

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 1 BÀI GIẢNG DẠNG VĂN BẢN (SCRIPT) Môn học Quản trị học Chương 1 Tổng quan về quản trị học Chủ đề 1 Khái niệm quản trị Phần 1 Định nghĩa và mục tiêu của quản tri Trong cuộc sống hiện nay, cụm từ Quản trị không còn xa lạ đối với mỗi người Có lẽ chúng ta đã từng nhiều lần thực hiện công việc quản trị, khi có nhân viên dưới quyền, và ngay cả trong trường hợp là một người bình thường, thì cũng cần phải quản trị bản t.

CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÀI GIẢNG DẠNG VĂN BẢN (SCRIPT) Môn học: Quản trị học Chương 1: Tổng quan quản trị học Chủ đề 1: Khái niệm quản trị Phần 1: Định nghĩa mục tiêu quản tri Trong sống nay, cụm từ Quản trị khơng cịn xa lạ người Có lẽ nhiều lần thực công việc quản trị, có nhân viên quyền, trường hợp người bình thường, cần phải quản trị thân, quản trị mối quan hệ với đồng nghiệp, bạn bè, đối tác, thực công việc quản trị Quản trị ngày ứng dụng rộng rãi, lĩnh vực liên quan đến kinh doanh, kinh tế cần đến quản trị, mà lĩnh vực phi lợi nhuận y tế, giáo dục, quân đội… cần thực hoạt động quản trị Hay tổ chức thiện nguyện, tổ chức đoàn - hội, quản trị đóng vai trị quan trọng Hôm học chương mơn Quản trị học Chương có tiêu đề Tổng quan quản trị Chương bao gồm chủ đề: Khái niệm quản trị, chức quản trị, lý thuyết quản trị Bây nghiên cứu chủ đề đầu tiên: Khái niệm quản trị Tìm hiểu khái niệm quản trị giúp giải thích quản trị gì? Chúng ta nghe đến thuật ngữ nhiều sống cơng việc, có hiểu CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH xác thuật ngữ không? Quản trị nhằm để làm gì, có mục tiêu nào? Định nghĩa quản trị, mục tiêu quản trị, quan điểm quản trị nghiên cứu chủ đề Quản trị hiểu phương thức để phối hợp cá nhân khác thực hoạt động cần thiết, nhằm đạt mục tiêu đặt cách tốt nhất, với hiệu cao Thuật ngữ quản trị đề cập đến trình thực hoạt động cách đắn, có kết hiệu quả, thông qua với người khác Khái niệm quản trị xuất Taylor vào năm 1911, nhấn mạnh đến việc gia tăng suất, xếp công việc để thực theo cách tốt với chi phí thấp Tiếp theo, học giả Stephen Robbin thập kỷ 70, nhấn mạnh đến việc xem Quản trị trình phối hợp hoạt động hay nhiều người thực nhằm đạt kết mà người hành động riêng rẽ đạt Nói cách khác, quản trị hoạt động cần thiết để kết hợp người khác tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung Như vậy, tổ chức nào, dù công ty kinh doanh thương mại, nhà máy sản xuất, hay tổ chức phi phủ, tổ chức xã hội… cần triển khai hoạt động quản trị Gareth Jones Jennifer định nghĩa Quản trị trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm sốt nguồn lực nhằm hồn thành có kết có hiệu mục tiêu tổ chức Ở công ty hoạt động quản trị coi trọng Ví dụ cơng ty kinh doanh nước giải khát, muốn đạt lợi nhuận cao phải làm để tăng doanh số bán tiết kiệm chi phí sản xuất Muốn vậy, cần phải để phận công ty tham CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH gia hợp tác vào q trình kinh doanh Chẳng hạn phận marketing cần tổ chức chương trình PR, quảng bá sản phẩm để thúc đẩy việc bán hàng; phận R&D (nghiên cứu phát triển) cần cho loại nước giải khát đáp ứng nhu cầu thị trường; phận sản xuất phải tìm biện pháp để cắt giảm tối đa chi phí; khâu từ tuyển chọn mua nguyên vật liệu khâu sản xuất tung sản phẩm thị trường phải phối hợp chặt chẽ…Tất điều địi hỏi áp dụng kiến thức quản trị học Trong điều kiện nguồn lực tài chính, nhân sự, cơng nghệ hạn chế, phương pháp lên kế hoạch, tổ chức, điều khiển, kiểm tra… cho hoạt động công ty trở nên quan trọng Tóm lại hoạt động quản trị không diễn công ty kinh doanh mà tổ chức nào, sống hàng ngày người Nội dung thứ bài, tìm hiểu Mục tiêu quản trị Mục tiêu quản trị thực công việc đạt kết mong muốn có hiệu cao  Kết quả: thể so sánh đầu đạt so với mục tiêu đầu dự kiến (mong muốn) Kết tính theo cơng thức Đầ𝑢 𝑟𝑎 đạ𝑡 đượ𝑐 𝑀ụ𝑐 𝑡𝑖ê𝑢 𝑑ự 𝑘𝑖ế𝑛  Hiệu quả: đo lường kết đạt so với chi phí bỏ để đạt kết đó; hay 𝐾ế𝑡 𝑞𝑢ả (𝑒𝑓𝑓𝑒𝑐𝑡𝑖𝑣𝑒𝑛𝑒𝑠𝑠) = thu so với bỏ để có Hiệu thể việc sử dụng nguồn lực để đạt mục tiêu Hiệu tính theo cơng thức 𝐻𝑖ệ𝑢 𝑞𝑢ả (𝑒𝑓𝑓𝑖𝑐𝑖𝑒𝑛𝑐𝑦) = Đầ𝑢 𝑟𝑎 đạ𝑡 đượ𝑐 𝐶ℎ𝑖 𝑝ℎí 𝑏ỏ 𝑟𝑎 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Quản trị đạt kết thực cơng việc Nó đo lường việc kết đầu đạt mong muốn Quản trị đạt hiệu thực cách Điều địi hỏi cơng việc phải thực quy trình/cách thức Để thực cơng việc cách có hiệu quả, nhà quản trị lặp lại quy trình làm việc tốt nhất, tránh thất bại Tuy nhiên, điều khơng khuyến khích sáng tạo đổi Ví dụ công ty sản xuất giày da nhận hợp đồng 10.000 đôi giày nam 13.000 đôi giày nữ Thời gian cần phải giao hàng 10 ngày sau Công ty giao cho hai xưởng sản xuất Xưởng thứ chuyên sản xuất giày nam, thực trung bình 1000 đơi giày/ngày Tuy nhiên bị biến động nhân nên việc giao lô hàng bị trễ ngày, khiến công ty bị phạt hợp đồng 20 triệu, tổng số tiền lãi 150 triệu Xưởng thứ chuyên sản xuất giày nữ, số lượng giày sản xuất 1200 đôi/ngày Do khối lượng sản phẩm phải sản xuất lớn so với lực, nên quản đốc chủ động thuê thêm thợ với chi phí 40 triệu đồng thời gian 10 ngày, tổng số tiền lãi 130 triệu Trong trường hợp này, kết đo số lượng giày giao cho hai xưởng khoảng thời gian 10 ngày, xưởng thứ 10.000 đôi giày nam, xưởng thứ 13.000 đôi giày nữ Hiệu đo mức độ lãi xưởng tạo Ta thấy xưởng thứ làm đạt kết (tức đạt 13.000 đôi giày nữ 10 ngày, giữ uy tín với khách hàng) khơng hiệu so với xưởng thứ (vì lãi khơng tốt xưởng 1, lãi xưởng 150 triệu lãi xưởng 130 triệu) CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỚ HỜ CHÍ MINH Tóm lại, mục tiêu quản trị phải đạt kết (làm việc) hiệu (làm cách) Làm việc điều quan trọng đầu tiên, chưa đủ, mà cần phải đạt hiệu (làm cách) Mặc dù hiệu kết thuật ngữ khác nhau, chúng có mối liên hệ với Thông thường dễ đạt kết bỏ qua hiệu Ví dụ việc xưởng giày số thuê thêm lao động để đảm bảo thời gian giao hàng làm chi phí phát sinh ảnh hưởng đến quy mô lãi mang về, tức xưởng số đạt kết mà không đạt hiệu Tương tự, hoạt động số quan nhà nước đạt kết cao hiệu lại đạt thấp Điều cho thấy để quản trị tốt cần đạt mục tiêu đặt (kết quả) thực cho đạt hiệu cao tốt Có tổ chức đạt hiệu mà không đạt kết khơng? Đó ta thực khơng công việc yêu cầu Hoặc cắt giảm số chi phí thực cơng việc Thơng thường, hiệu cao liên quan chặt chẽ với kết cao Năng lực nhà quản trị tốt thể chỗ làm việc (đạt kết quả) theo cách (đạt hiệu quả) Năng lực nhà quản trị thể chỗ kết đạt thấp hiệu đạt thấp Quản trị đạt hiệu khi:  Chi phí nguồn lực đầu vào mức sản lượng đầu định Điều có nghĩa giảm chi phí đến mức tối thiểu để giữ nguyên sản lượng đầu  Mức sản lượng đầu cao mức đầu vào định Tức giữ nguyên yếu tố đầu vào mà gia tăng sản lượng đầu tối đa CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  Giảm yếu tố đầu vào mức độ định, đồng thời tăng yếu tố đầu mức độ định Điều có nghĩa đạt kết hợp định chi phí – kết Vậy quản trị gì? Có thể phân loại quản trị theo trình hoạt động lĩnh vực hoạt động Căn theo trình hoạt động, có quản trị đầu vào, quản trị vận hành, quản trị đầu Cần lưu ý quản trị đầu vào bao gồm quản trị nhân lực, quản trị tài chính, quản trị nguyên vật liệu; quản trị vận hành quản trị q trình sản xuất; quản trị đầu bao gồm quản trị bán hàng, quản trị marketing Đây lĩnh vực quản trị CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÀI GIẢNG DẠNG VĂN BẢN (SCRIPT) Môn học: Quản trị học Chương 1: Tổng quan quản trị Chủ đề 1: Khái niệm quản trị Phần 2: Quan điểm quản trị Nội dung thứ nghiên cứu học quan điểm quản trị Có quan điểm quản trị cơng việc, quản trị người quản trị sản xuất Quản trị công việc hướng đến việc tạo nhiều sản phẩm với chi phí thấp hơn, cụ thể nhằm vào hai mục tiêu sau:  Nâng cao suất người thực công việc  Nâng cao hiệu tổ chức mà cơng việc thực Quan điểm quản trị công việc trọng phân tích tính hợp lý cơng việc việc áp dụng khoa học vào trình thực cơng việc Người ta cho cần có quy trình hợp lý, có ngun tắc quản trị tổ chức để đạt suất hiệu cao Quan điểm quản trị công việc nguyên lý tảng cho lý thuyết quản trị cổ điển Khác với quan điểm quản trị công việc, quan điểm trọng vào quản trị người tổ chức cho nguyên tắc quy trình hợp lý chưa đủ, nhà quản trị cần phải có khả tạo mơi trường tích cực giải tốt mối quan hệ tổ chức để thúc đẩy cá nhân hồn thành xuất sắc cơng việc Hai ngun lý việc quản trị hướng đến yếu tố người đặt quan điểm quan hệ người quan điểm hành vi học CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Quan điểm phát triển mối quan hệ người quan tâm đến chân giá trị cá nhân, phát huy tiềm người, quan tâm đến việc tạo mơi trường làm việc tích cực khuyến khích người đóng góp cố gắng Quan điểm hành vi học sử dụng tâm lý học, xã hội học nhân loại học để tìm hiểu hành vi người doanh nghiệp, tổ chức Từ nhà quản trị đề biện pháp tác động làm thay đổi hành vi người nhằm mang lại thành tích cao tổ chức Bên cạnh quan điểm quản trị tập trung vào cơng việc vào người, cịn có quan điểm quản trị sản xuất, tập trung vào trình sản xuất Quan điểm quản trị sản xuất cung cấp cho nhà quản trị mô hình, phần mềm, cơng cụ định lượng, lý thuyết quản trị khoa học lý thuyết trò chơi, lý thuyết định…để đưa định hoạt động thuộc quyền kiểm soát nhà quản trị Như vậy, thấy, theo dịng phát triển lịch sử, xuất phát quản trị học nhắm vào quản trị công việc, hoạt động tổ chức Cùng với phát triển xã hội kinh tế, người ta nhận thấy vai trò ngày lớn người, cách tiếp cận thứ hai quản trị học theo hướng quản trị người tổ chức Cơng nghiệp hóa mạnh mẽ phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật dẫn đến việc tập trung hướng vào quản trị sản xuất Đến bạn đặt câu hỏi Quản trị khoa học, nghệ thuật, nghề chuyên nghiệp? Câu trả lời tất Trước tiên khẳng định: quản trị khoa học CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Quản trị khoa học việc định sở tư hệ thống vận dụng quy luật khoa học Tính khoa học quản trị thể chỗ cung cấp tảng lý thuyết quản trị, giúp nhà quản trị biết cách tư hệ thống, khả phân tích nhận diện chất vấn đề kỹ thuật để giải vấn đề phát sinh Khi đưa định, nhà quản trị phải dựa phân tích khoa học, phải sử dụng kiến thức nhiều ngành học khác bao gồm toán học, thống kê, lý thuyết kinh tế, công nghệ thông tin, lý thuyết hệ thống, tâm lý học, hành vi học, xã hội học, luật học Thứ hai, khẳng định, quản trị nghệ thuật Tính nghệ thuật quản trị thể chỗ tinh lọc kiến thức quản trị để vận dụng phù hợp lĩnh vực, tình cụ thể Quản trị sử dụng nghệ thuật số lĩnh vực như: nghệ thuật lãnh đạo; nghệ thuật giao tiếp, ứng xử; nghệ thuật quảng cáo…Nhà quản trị thành công vận dụng kiến thức cách linh hoạt, nhạy bén, sáng tạo, ứng phó kịp thời mơi trường kinh doanh biến đổi Với quan điểm quản trị nghệ thuật, nhà quản trị cần có khả thấu hiểu nhân viên, hiểu tương tác yếu tố môi trường, ngoại cảnh tác động đến hoạt động kết làm việc nhân viên, từ thúc đẩy thực cơng việc thơng qua hợp tác nhiều người Trong lĩnh vực quản trị, tính khoa học nghệ thuật thể chỗ: nắm khoa học quản trị giảm thiểu nguy thất bại kinh doanh; nắm nghệ thuật quản trị giúp nhà quản trị giữ bền vững kinh doanh Ví dụ nhà quản trị nhận thấy nhân viên làm việc không đạt hiệu quả; góc độ khoa học, nhà quản trị xem xét đưa giải pháp cải thiện hiệu suất làm việc CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH cải thiện điều kiện làm việc, xem xét lại quy trình, bố trí xếp cơng việc, có sách lương thưởng đãi ngộ thích đáng Trong đó, góc độ nghệ thuật, nhà quản trị quan tâm tìm hiểu tâm lý, nhu cầu, mong muốn nhân viên, xem xét mối quan hệ phức tạp nhân viên, vấn đề đời sống phát sinh ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc nhân viên Nhà quản trị liên hệ với kinh nghiệm thân tích lũy qua kinh nghiệm người khác để giải vấn đề nảy sinh trình làm việc Thứ 3, khẳng định quản trị nghề chuyên nghiệp Trong bối cảnh kinh tế xã hội giới đại ngày nay, công tác quản trị hầu hết lĩnh vực cần phải vận dụng nguyên tắc, phương pháp quản trị, đòi hỏi nhà quản trị phải đào tạo trình độ định Do vậy, quản trị nghề chuyên nghiệp, đào tạo cách hệ thống thơng qua chương trình hồn chỉnh hệ thống giáo dục giới Mặt khác, quản trị nhằm thu lợi nhuận lợi ích tối đa Những nhà quản trị đại hướng đến phát triển bền vững doanh nghiệp, đạo đức vấn đề tảng cần tơn trọng gìn giữ Kinh doanh trung thực minh bạch làm nên phát triển bền vững doanh nghiệp, để làm điều dễ dàng doanh nghiệp Nhà quản trị cần trả lời câu hỏi như: Doanh nghiệp sẵn sàng xa đến đâu? Lợi nhuận hay tín nhiệm quan trọng hơn? Chúng ta tạo giá trị cho xã hội? Trách nhiệm xã hội doanh nghiệp vấn đề nhắc đến nhiều nay, doanh nghiệp có chung tay đóng góp? CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH nhờ có ý tưởng người thứ mà nảy sinh ý tưởng sáng tạo mình, tiếp đến người thứ ba tiếp tục hoàn thiện ý tưởng sáng tạo thêm Một nhóm chuyên gia thiết kế có nhiều ý tưởng khác Bởi khách hàng thị trường đa dạng, mơi trường ln biến động, nên tập hợp nhiều ý kiến có sản phẩm cuối hồn hảo khách hàng tiềm  Phát huy mạnh riêng thành viên: Các thành viên nhóm thường có kiến thức chuyên mơn kĩ đa dạng, làm việc chung giúp họ bổ sung cho nhau, từ giải cơng việc dễ dàng nhanh chóng Ví dụ doanh nghiệp chuẩn bị cho việc đưa sản phẩm hay dịch vụ mới, thông thường họ thường tập hợp nhân viên nhiều phòng ban marketing, R&D (nghiên cứu phát triển), tài chính…để duyệt qua ý tưởng đánh giá mức độ khả thi Sự cộng tác thành viên phận khác doanh nghiệp giúp cho người phận marketing hiểu rõ thêm nguyên tắc cách tính giá thành sản phẩm, người phận tài hiểu cần thiết phải trả thêm tiền để có mẫu mã lịch Nhân viên từ phận có hội trình bày, giải thích, đề xuất giải pháp liên quan đến chun mơn mình, nhờ phát huy mạnh thân Vấn đề tiếp cận cách tổng quan, nhiều khía cạnh khác nhau, dẫn đến việc đưa định đắn  Tăng cường khả đáp ứng với khách hàng: Để phát triển doanh nghiệp cần tăng cường khả đáp ứng yêu cầu khách hàng, cần thấu hiểu nhu cầu khách hàng, phản ứng kịp thời với nhu cầu khách hàng, chí giúp khách hàng hiểu rõ thân họ Các nhân viên tiếp xúc nhiều với khách CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH hàng nhân viên bán hàng, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên tuyến trước doanh nghiệp dịch vụ thường gần gũi nắm bắt yêu cầu thói quen khách hàng, nhiên họ lại không hiểu rõ vấn đề kỹ thuật, chiến lược kinh doanh công ty Tương tự, nhân viên phận thiết kế người có kiến thức kinh nghiệm để đưa sản phẩm lại không nắm bắt mong muốn khách hàng Nhân viên tài người tính tốn hiệu phương án kinh doanh lại không hiểu tác động marketing mạng xã hội ảnh hưởng đến xu hướng sử dụng sản phẩm khách hàng Kết hợp nhân viên lại thành nhóm thúc đẩy khả đáp ứng khách hàng công ty  Thúc đẩy đổi mới: Đổi điều kiện cần thiết quan trọng việc xây dựng lợi cạnh tranh tổ chức yếu tố định thành công tổ chức Tập hợp nhiều thành viên với suy nghĩ tư khác tạo điều kiện để đổi ý tưởng sản phẩm dịch vụ hay quy trình hoạt động tổ chức Vai trò nhà quản trị hướng dẫn, hỗ trợ theo dõi trình đổi mới, khuyến khích ni dưỡng ý tưởng đổi thành viên nhóm, hoan nghênh ý tưởng khác biệt Để tạo điều kiện đổi mới, nhóm nên cấu thành thành viên đến từ lĩnh vực khác với lực hoàn toàn khác  Thúc đẩy tinh thần làm việc: Làm việc kết nối thành viên nhóm tạo hưng phấn, hứng thú hay dễ dàng chia sẻ vấn đề khó khăn cơng việc Làm việc nhóm giúp cá nhân có thêm động lực làm việc, dẫn đến tinh thần làm việc tự nguyện để có hội học tập phát triển Điều có CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ảnh hưởng lớn đến kết thành tích doanh nghiệp Chẳng hạn, nhóm khởi nghiệp thường gặp nhiều khó khăn định hướng chưa rõ ràng, chưa có hợp đồng, phải theo đuổi (cái gì) chưa có lời hứa từ phía khách hàng, thị trường thường xuyên thay đổi, tiềm lực tài hạn chế…Nếu thành viên nhóm khơng thường xun chia sẻ, động viên để trở nên mạnh mẽ, có tinh thần, động lực lượng khó chèo chống qua giai đoạn thử thách gian nan thời kỳ đầu khởi nghiệp Bên cạnh ưu điểm làm việc theo nhóm nhà quản trị thường cần phải giải vấn đề nảy sinh trình làm việc chung nhân viên Những vấn đề bao gồm xung đột tính cách phong cách làm việc cá nhân, nhiệm vụ khơng rõ ràng, thiếu nhiệt tình làm việc nhóm, vấn đề lười biếng xã hội (social loafing) Các xung đột tính cách khác biệt cá nhân làm suy sụp nhóm Nhiệm vụ khơng rõ ràng, chương trình làm việc mơ hồ hay vấn đề xác định kém, làm tốn thời gian nhóm Một số người không sẵn sàng làm việc, thiếu động lực nhiệt tình thấp làm nhóm bị ảnh hưởng nghiêm trọng Lười biếng xã hội xu hướng số cá nhân trốn tránh trách nhiệm để người khác hồn thành nhiệm vụ thay cho Vấn đề lười biếng xã hội nhanh chóng chuyển tiềm to lớn nhóm thành thất vọng thất bại Để khắc phục nhược điểm này, nhà quản trị cần phân công nhiệm vụ rõ ràng hấp dẫn hơn, làm rõ đóng góp cá nhân, giữ quy mơ nhóm nhỏ để người hưởng lợi miễn phí phải chịu áp lực đồng nghiệp đánh giá lãnh đạo nhiều CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Có thể phân loại nhóm thành loại là: nhóm khơng thức nhóm thức  Nhóm khơng thức nhóm hình thành tự nhiên từ nhu cầu thành viên nhóm, ví dụ bạn bè có sở thích hay mối quan tâm Nhóm thành lập để đạt mục tiêu cho thân họ, hay mục tiêu cá nhân thành viên nhóm Có hai loại nhóm khơng thức phổ biến Nhóm tự nguyện: Nhóm hình thành để đáp ứng nhu cầu thân hỗ trợ lẫn cá nhân đóng góp nhiều cho cơng việc họ Nhóm tự nguyện hình thành từ mối quan hệ bạn bè, đồng nghiệp thân thiết Ví dụ, nhóm đồng nghiệp sở thích nhạc jazz thường nói chuyện với nghỉ giải lao thường tụ tập vào cuối tuần để giải trí chia sẻ kiến thức họ lĩnh vực Hình thức nhóm khơng thức thứ nhóm đồng lợi ích: Nhóm hình thành số thành viên nhận thấy họ có mục tiêu liên quan đến lợi ích thành viên Ví dụ, cơng nhân nhà máy cảm thấy bị bóc lột sức lao động làm việc thời gian hay lương thưởng khơng thoả đáng, họ hình thành nhóm để tổ chức đình cơng chẳng hạn  Trong doanh nghiệp ln có nhóm thức Các nhóm lãnh đạo thành lập để đạt mục tiêu chung tổ chức Thành viên nhóm đến từ phận từ nhiều phận khác Về CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH nhóm thức, kể đến nhóm nhà quản trị cấp cao, nhóm huy, nhóm chức năng, nhóm nghiên cứu phát triển, nhóm đa chức năng, nhóm cơng tác đặc biệt, nhóm giải vấn đề, nhóm làm việc tự quản, nhóm làm việc từ xa Thơng thường, nhóm thường trải qua năm giai đoạn trước ta thấy thành tựu hay kết nhóm Năm giai đoạn bao gồm giai đoạn hình thành, giai đoạn phát triển, giai đoạn ổn định, giai đoạn thể hiện, giai đoạn kết thúc Giai đoạn hình thành (Forming): Đây giai đoạn định hướng ban đầu Trong giai đoạn thành viên cố gắng hiểu lẫn thiết lập mối quan hệ, thống cách thức đối xử, khám phá hành vi chấp nhận, định hướng nhiệm vụ ban đầu Ở giai đoạn này, nhà quản trị cần phải xác định rõ mục tiêu chung mà nhóm cần đạt Đưa quy định chung để hướng dẫn q trình làm việc chung nhóm Ví dụ: Bộ phận chăm sóc khách hàng thành lập với mục tiêu chung mà công ty đặt cung ứng dịch vụ, nâng cao chất lượng dịch vụ làm khách hàng hài lòng Khi thành lập, giai đoạn hình thành, nhân viên bắt đầu tìm hiểu tính cách nhau, thống cách xử lý cho số tình điển hình để tất khách hàng nhận dịch vụ đồng đảm bảo chất lượng Ngoài ra, thành viên nhóm đưa nguyên tắc chung cho nhóm, cụ thể họp buổi tuần, hình thức liên lạc với thành viên nhóm hay với trưởng phận chăm sóc khách hàng tình khẩn cấp… Giai đoạn phát triển (Storming): Giai đoạn thời kỳ khó khăn mà nhóm phải vượt qua Ở giai đoạn có mâu thuẫn, bất đồng ý CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH kiến căng thẳng thành viên nhóm, chí số nhóm rơi vào tình trạng thù địch đấu tranh nội nhóm Các mâu thuẫn bắt nguồn từ việc thành viên chưa hiểu rõ chưa chấp nhận tính cách, quan điểm, cách thức làm việc Ngoài ra, việc cạnh tranh quyền lợi cạnh tranh để áp đặt ưu tiên cá nhân lên người khác gây ảnh hưởng nhóm dẫn đến mâu thuẫn, xung đột Nhiệm vụ nhà quản trị giai đoạn phải tìm cách giải mâu thuẫn nội bộ, biện pháp đưa phải mang tính xây dựng Sau mâu thuẫn bất đồng ý kiến thành viên hiểu giải quyết, người làm việc với hiệu hơn, từ góp phần đạt mục tiêu chung nhóm Ví dụ: Trong giai đoạn phát triển, phận chăm sóc khách hàng gặp số mâu thuẫn phát sinh Chẳng hạn có thành viên nhóm xử lý than phiền khách hàng có thái độ khơng hồ nhã, khơng giữ bình tĩnh điều làm cho khách hàng giận gửi đơn khiếu nại lên giám đốc công ty Hoặc trường hợp thành viên khơng thực trịn nhiệm vụ kiểm tra thơng tin sản phẩm sai hỏng để cung cấp cho khách hàng thời hạn, làm ảnh hưởng chung đến kết nhóm Những cố khiến cho phận chăm sóc khách hàng bị phạt tiền thưởng cuối kỳ Các thành viên lại bực bội với người gây cố, quyền lợi chung nhóm người bị ảnh hưởng Hoặc trường hợp vài thành viên có cá tính đặc biệt, giao tiếp thiếu hợp tác, chí ăn nói ngang ngược thiếu tơn trọng cần thiết khiến thành viên khác bất bình CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Những vấn đề cần giải sớm để người hỗ trợ tốt thực mục tiêu chung Giai đoạn ổn định (Norming): Sau giai đoạn phát triển, xung đột giai đoạn trước bắt đầu nhường chỗ cho cân thành viên để thiết lập hợp tác ban đầu Các thành viên giai đoạn ổn định phối hợp gắn bó với người hiểu chấp nhận cách làm việc người khác, đồng thời định hình quy tắc ứng xử chung Ở giai đoạn thành viên đồng lòng hướng đến mục tiêu chung đề ban đầu Đây giai đoạn hợp xung quanh chương trình, nhiệm vụ vận hành Trở lại ví dụ phận chăm sóc khách hàng, thành viên học cách để góp ý với cách tích cực, hướng tới mục tiêu chung Mọi người tìm giải pháp để làm việc hỗ trợ tốt cho nhau, tránh xung đột không cần thiết giảm tải thiếu hiệu hợp tác nhóm Những bất đồng tính cách hiểu chấp nhận nhân viên Từ đó, phận chăm sóc khách hàng làm việc hiệu để đạt mục tiêu chung Giai đoạn thể (Performing): Là giai đoạn nhóm có cấu trúc rõ ràng ổn định, đạt mục tiêu, kết hiệu Trong trường hợp phận chăm sóc khách hàng, giai đoạn thể hiện, nhóm hợp tác tốt có phản hồi tốt từ khách hàng, khách hàng hài lịng dịch vụ tư vấn, chăm sóc giải khiếu nại Như đạt mục CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH tiêu cơng ty đặt chất lượng phục vụ, góp phần nâng cao uy tín cho cơng ty Giai đoạn kết thúc: Giai đoạn áp dụng cho nhóm thành lập thời gian ngắn hạn để giải vấn đề có tính u cầu đặc biệt Sau hồn thành mục tiêu đề ra, nhóm giải tán Các anh chị học viên thân mến, Ngày nay, làm việc nhóm phổ biến Làm việc nhóm tốt giúp doanh nghiệp đạt kết cao mong đợi, tạo lợi cạnh tranh thị trường Chúc anh chị học vui Thân chào anh chị! 1 CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÀI GIẢNG DẠNG VĂN BẢN (SCRIPT) Mơn học: Quản trị học Chương 10: Quản trị nhóm Chủ đề 2: Quản trị, điều hành nhóm Xin chào bạn, Hiệu làm việc nhóm tổ chức có tác động mạnh mẽ đến kết thành công tổ chức Nhiệm vụ người quản trị phải biết yếu tố ảnh hưởng đến nhóm để từ phát triển đội nhóm làm việc hiệu Chủ đề thứ chương Quản trị nhóm tìm hiểu làm thể để quản trị điều hành nhóm Trong chủ đề nghiên cứu hai vấn đề chính: Các yếu tố quan trọng để hoạt động nhóm đạt hiệu cao nhất, yếu tố quản trị điều hành nhóm có tác dụng động viên giảm trì trệ Các yếu tố giúp nhóm phát huy tối đa sức mạnh quy mơ nhiệm vụ nhóm, lãnh đạo nhóm, phát triển nhóm, tiêu chuẩn nhóm, gắn kết nhóm  Quy mơ nhóm: Một nhóm khơng nên có q nhiều hay q thành viên v ì không phát huy tối đa ưu điểm nhóm (đã đề cập chủ đề 1) Vì thế, số lượng thành viên nhóm đóng vai trị quan trọng đến việc tổ chức hoạt động kết cuối nhóm Một nhóm với thành viên thuận lợi việc hợp tác lẫn thành viên dễ phối CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH hợp chia sẻ thơng tin Ngồi ra, với quy mô vậy, thành viên đạt mức độ hài lịng có nhiều động lực để làm việc Các nhóm có thành viên đơng dễ dàng có nguồn lực dồi để phát triển đổi mới, nhóm với thành viên gặp phải khó khăn nguồn lực hạn chế Ngược lại, nhóm lớn gặp trở ngại việc phối hợp chia sẻ thơng tin nhiều so với nhóm nhỏ Vậy trác h nhiệm người quản trị tuỳ theo nhiệm vụ mục tiêu chung đề ban đầu mà định số lượng thành viên cho phù hợp  Lãnh đạo nhóm: Một bốn nhiệm vụ người quản trị lãnh đạo Vì thế, nói thành cơng nhóm dựa vào tài lãnh đạo điều khiển nhà quản trị Người quản trị không dừng việc trở thành người nhóm trưởng trung tâm kết nối thành viên mà đóng vai trị thành viên hữu ích nhóm, huấn luyện v iên hay nhà tư vấn bên ngồi để hỗ trợ cho nhóm làm việc  Phát triển nhóm: Như trình bày chủ đề 1, trình phát triển nhóm bao gồm giai đoạn (hình thành, phát triển, ổn định, thể hiện, kết thúc) Tuy nhiên việc nhóm trải qua hết tất giai đoạn để hồn thành mục tiêu hay khơng tùy thuộc vào việc người quản trị có hiểu biết sâu sắc nhóm để tìm phương thức phát triển nhóm theo chiều hướng đắn hiệu cho tổ chức hay không  Những tiêu chuẩn nhóm: Các thành viên nhóm phải thống quy tắc, nhiệm vụ, trách nhiệm từ đầu để làm việc đồng lịng Tiêu chuẩn nhóm đề rõ ràng việc quản lý đánh giá hiệu CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH nhóm thuận lợi Cần thống về: khối lượng công việc nhiệm vụ phân chia, thời gian hoàn thành, nội dung tiêu cần báo cáo, phương thức liên lạc, hình thức văn v.v  Sự gắn kết nhóm: Sự gắn kết nhóm nhỏ thường tốt nhóm lớn Các yếu tố tác động đến gắn kết nhóm khác biệt thành viên, cạnh tranh nhóm, đặc điểm công việc cách thức quản trị Nếu tôn trọng khác biệt thành viên, chấp nhận nhau, cạnh tranh lành mạnh, công việc hấp dẫn có khích lệ tinh thần từ nhà quản trị gắn kết nhóm bền chặt, hiển nhiên mục tiêu đạt mức độ cao Sự gắn kết nhóm xem yếu tố quan trọng để đạt hiệu công việc  Giữa thành viên có khác biệt nhóm phát triển cách đa dạng Như đề cập chủ đề 1, thành viên cần có kĩ kiến thức riêng, chuyên sâu vấn đề, tập hợp lại họ có ý tưởng, giải pháp hồn hảo Đồng thời, nhà quản trị cần tạo môi trường tôn trọng chấp nhận khác biệt thành viên nhóm, để từ tạo gắn bó bền vững  Cạnh tranh lành mạnh thành viên: Cạnh tranh lành mạnh thúc đẩy phát triển thành viên nhóm, người tích cực học hỏi vươn lên hơn, nhờ giúp nhóm phát triển  Tính hấp dẫn công việc tương lai đạt tới thành cơng chung mang lại phấn khích tinh thần, niềm tự tin thành viên Tính hấp dẫn CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH cơng việc thể qua hội thăng tiến tương lai, phần thưởng vật chất tinh thần, kiến thức kĩ năng, kinh nghiệm mà nhân viên có nhờ làm việc ví trí cơng việc Đối với số người, việc mở rộng mạng lưới quan hệ góp phần làm tăng tính hấp dẫn cơng việc Nếu yếu tố đáp ứng, gắn kết nhóm tốt Và kết hợp tác đạt thành viên là: (1) Mọi người hiểu từ tham gia tích cực hơn; (2) Hiểu nên mức độ đồng thuận với nguyên tắc hay với cách giải vấn đề cao hơn; (3) Và rõ ràng đạt mục tiêu chung nhóm tổ chức Không cần quan tâm đến công tác tổ chức nhóm, nhà quản trị cịn phải quan tâm đến việc quản trị điều hành nhóm, cụ thể làm để giảm trì trệ cá nhân nhóm động viên tất thành viên Trước hết nhà quản trị cần phải quan tâm đến việc giảm trì trệ nhóm Sự trì trệ nhóm xuất hay số nhân viên có khuynh hướng nỗ lực làm việc theo nhóm Để hạn chế chấm dứt trì trệ này, người quản trị cần tăng cường vai trị quản lý Các thành viên nhóm cần trả lương, thưởng cơng bằng, dựa đánh giá mức độ cống hiến đóng góp thành viên vào kết chung nhóm Trả lương thưởng cơng ổn định tinh thần người thúc đẩy họ làm việc tích cực CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Bên cạnh đó, cần cân nhắc đến việc trang bị thêm phương tiện làm việc, tạo điều kiện hội để phát triển nghề nghiệp Việc trang bị thêm thiết bị giúp nhân viên tăng suất làm việc Việc giữ quy mơ nhóm khơng q lớn giúp hạn chế trì trệ tính ỷ laị số cá nhân Như đề cập trên, quy mô lớn hay nhỏ ảnh hưởng đến chất lượng hiệu làm việc nhóm Ví dụ với nhóm nghiên cứu phát triể n sản phẩm có tới 15 người, buổi họp thường nhiều thời gian số người thường né tránh cơng việc chung, nhóm thiếu kết nối hiệu chia sẻ thông tin nhanh nhạy Mặt khác, quy mơ nhóm tùy thuộc vào mục tiêu khối lượng công vi ệc Chẳng hạn để xây dựng lại chiến lược hoạt động cơng ty, thành lập nhóm gồm 15 thành viên đến từ nhiều phịng ban, hoạt động lớn cần lấy ý kiến nhiều người từ nhiều phòng ban khác Tuy nhiên, t hay đổi quy trình sản xuất 15 người lại q đơng khơng cần thiết Cơ chế điều hành nhóm cần xây dựng cách bản, thông qua nội quy, quy tắc Những sách, quy định nên phổ biến rộng rãi toàn doanh nghiệp để người thực Ngoài việc tập trung vào yếu tố giảm trì trệ, cần động viên thành viên nhóm Cần thực giải pháp sau:  Cơng khai kết nhóm: Trong nhóm làm việc, tất thành viên tích cực đóng góp điều lí tưởng tất lãnh đạo mong muốn Tuy nhiên, thực tế có số thành viên trì trệ ỷ lại vào người khác Để hạn chế điều này, người lãnh đạo cần cơng khai kết làm việc CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH cá nhân theo định kì Ví dụ triển khai kế hoạch phát triển sản phẩm mới, cơng ty thành lập nhóm cơng tác đặc biệt bao gồm nhân viên nghi ên cứu thị trường, nhân viên thiết kế, nhân viên thuộc phận sản xuất Nếu nhân viên nghiên cứu thị trường nhân viên thiết kế bao bì sản phẩm thực cơng việc bị chậm kéo dài ảnh hưởng đến cơng việc người khác, cuối làm chậm việc sản xuất sản phẩm mẫu Trưởng nhóm nên tiến hành đánh giá tiến độ nhóm, công việc người để người nhận thấy rõ thành viên tích cực, lúc nhắc nhở thành viên chậm chạp để họ đẩy nhanh tiến độ cho kịp với công việc chung  Nhấn mạnh đóng góp vượt trội cá nhân: Để thúc đẩy đóng góp thành viên nhóm, tương tự việc cơng khai kết cơng việc người, người lãnh đạo nên nhấn mạnh kết ng góp vượt trội số cá nhân Điều có tác dụng động viên họ thấy lãnh đạo thành viên nhóm cơng nhận, họ cố gắng tích cực Mặt khác cách làm có tác dụng thúc đẩy tinh thần thành viên khác, từ thúc đẩy tinh thần làm việc chung nhóm Chú ý nên tập trung vào kết công việc vượt trội hướng vào cá nhân có kết vượt trội Ngồi ra, trưởng nhóm cần quan tâm đến thành viên nhóm, tìm hiểu xem họ có khó khăn gì, hồn cảnh gia đình sao, có mong muốn cơng việc sống Điều tạo nên gắn bó thân thiết thành viên, động viên họ vượt qua khó khăn để thực công việc, đạt mục tiêu chung CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO TRỰC TUYẾN TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Các anh chị học viên thân mến, Làm việc nhóm thời gian đầu khơng thể tránh khỏi trở ngại Là nhà quản trị, nên sớm tìm hiểu vấn đề phát sinh giai đoạn phát triển nhóm đề từ lên kế hoạch xây dựng nhóm hiệu Trên thực tế, khơng có hình thức coi tốt để phát triển hoạt động nhóm Vì nhiệm vụ nhà quản trị phải linh hoạt để tạo nhóm làm việc phù hợp với tính chất đặc thù cơng việc yêu cầu cá nhân thành viên nhóm ... triển, lý thuyết quản trị phân thành dòng là: - Lý thuyết quản trị cổ điển - Lý thuyết quản trị hành vi - Lý thuyết quản trị đại Lý thuyết quản trị cổ điển bao gồm lý thuyết quản trị khoa học lý thuyết. .. ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Và nghiên cứu trường phái quản trị đại với lý thuyết quản trị định lượng, lý thuyết quản trị hệ thống, (lý thuyết) quản trị chất lượng, lý thuyết quản trị tình Lý. .. HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH BÀI GIẢNG DẠNG VĂN BẢN (SCRIPT) Mơn học: Quản trị học Chương 1: Tổng quan quản trị học Chủ đề 3: Các lý thuyết quản trị Phần 1: Lý thuyết quản trị khoa học quản trị