QUY TRÌNH LỰA CHỌN, ĐÁNH GIÁ NHÀ THẦU PHỤ – NHÀ CUNG CẤP

1. Mục đích Qui định phạm vi, trách nhiệm và nội dung các bước tiến hành để đánh giá, chọn lựa và sử dụng dịch vụ mua sắm, nguồn cung cấp đảm bảo rằng các nguyên,vật liệu tiêu thụ và các thiết bị máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất của Nhà máy phù hợp với qui định, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc các yêu cầu của khách hàng. 2. Phạm vi Trong phạm vi mua sắm do nhà máy thực hiện 3. Trách nhiệm Các bộ phận sử dụng dịch vụ và cán bộ thực hiện dịch vụ mua sắm phải có trách nhiệm thực hiện đầy đủ quy trình này. Lãnh đạo nhà máy, phòng Thương mại quốc tế có trách nhiệm phê duyệt danh sách nhà cung cấp và đề nghị mua sắm. 4. Nội dung 4.1 Thu thập thông tin về nhà cung ứng: Do nhiều nhà cung ứng cùng cung cấp một hoặc nhiều chủng loại sản phẩm giống nhau, nên đẻ có quyết định chính xác trong mối quan hệ hợp tác, Bộ phận thương mại thu thập thông tin từ các nhà cung ứng thông qua: Hệ thống quản cáo trên báo chí truyền thanh, truyền hình. Catalogue chào hàng của nhà cung ứng. Trực tiếp liên hệ tại cơ sở nhà cung ứng. Sự giới thiệu của các đơn vị khác có liên quan...

QUY TRÌNH LỰA CHỌN, ĐÁNH GIÁ NHÀ THẦU PHỤ – NHÀ CUNG CẤP CÔNG TY TNHH MAY MẶC GIANG NAM Mã số: QTKH – 06 Ngày ban hành: 25.10.2021 Lần ban hành: 03 Lần sửa đổi : MỤC LỤC Phần Tên gọi phần Trang Mục đích Phạm vi áp dụng Đới tượng áp dụng Nội dung Bộ phận phụ trách 3 3-10 10 Trách nhiệm Người soạn thảo Người soát xét Phê duyệt Họ tên Đặng Thị Quyên Trần Nam Sơn Lê Song Hải Chữ ký Chức vụ Trang 1/10 CÔNG TY TNHH MAY MẶC GIANG NAM QUY TRÌNH LỰA CHỌN, ĐÁNH GIÁ NHÀ THẦU PHỤ – NHÀ CUNG CẤP Mã số: QTKH – 06 Ngày ban hành: 25.10.2021 Lần ban hành: 03 Lần sửa đổi : BẢNG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Ký hiệu 4.6 Tóm tắt nội dung sửa đổi Lần sửa Trang Ngày sửa đổi sửa đổi đổi 05/12/2019 Nhà cung cấp đặc biệt Đổi tên người phê duyệt 2 25/10/2021 Trang 2/10 CÔNG TY TNHH MAY MẶC GIANG NAM QUY TRÌNH LỰA CHỌN, ĐÁNH GIÁ NHÀ THẦU PHỤ – NHÀ CUNG CẤP Mã số: QTKH – 06 Ngày ban hành: 25.10.2021 Lần ban hành: 03 Lần sửa đổi : Mục đích Qui định phạm vi, trách nhiệm và nợi dung bước tiến hành để đánh giá, chọn lựa và sử dụng dịch vụ mua sắm, nguồn cung cấp đảm bảo nguyên,vật liệu tiêu thụ và thiết bị máy móc phục vụ cho hoạt đợng sản xuất Nhà máy phù hợp với qui định, tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc yêu cầu khách hàng Phạm vi Trong phạm vi mua sắm nhà máy thực Trách nhiệm - Các bộ phận sử dụng dịch vụ và cán bộ thực dịch vụ mua sắm phải có trách nhiệm thực đầy đủ quy trình này - Lãnh đạo nhà máy, phịng Thương mại q́c tế có trách nhiệm phê duyệt danh sách nhà cung cấp và đề nghị mua sắm Nội dung 4.1 Thu thập thông tin nhà cung ứng: Do nhiều nhà cung ứng cung cấp một hoặc nhiều chủng loại sản phẩm giống nhau, nên đẻ có định xác mới quan hệ hợp tác, Bộ phận thương mại thu thập thông tin từ nhà cung ứng thông qua: - Hệ thống quản cáo báo chí truyền thanh, truyền hình - Catalogue chào hàng nhà cung ứng - Trực tiếp liên hệ sở nhà cung ứng - Sự giới thiệu đơn vị khác có liên quan 4.2 Lập danh sách nhà cung ứng: - Khi có nhu cầu hàng hóa/ dịch vụ người có trách nhiệm phải làm đề nghị theo Biểu mẫu Phiếu đề nghị mua vật tư, hóa chất, thiết bị (kèm hồ sơ, tài liệu liên quan) để lãnh đạo xem xét phê duyệt, nhất phải nêu rõ: + Loại hàng hóa/dịch vụ có nhu cầu, kèm theo thuyết minh chi tiết có liên quan số lượng, chủng loại, hạn sử dụng, tiêu chuẩn kỹ thuật, nhãn hiệu, nhà sản xuất, kiểu dáng, tài liệu tham khảo, yêu cầu chất lượng, + Lý cần loại hàng hóa/dịch vụ + Dự kiến nhà cung cấp (hoặc thực hiện) - + Thời gian cần phải có loại hàng hóa/dịch vụ Lựa chọn nhà cung cấp có danh sách nhà cung cấp được phê - duyệt trước Trong trường hợp phải sử dụng nhà cung cấp ngoài danh sách nhà Trang 3/10 CÔNG TY TNHH MAY MẶC GIANG NAM QUY TRÌNH LỰA CHỌN, ĐÁNH GIÁ NHÀ THẦU PHỤ – NHÀ CUNG CẤP Mã số: QTKH – 06 Ngày ban hành: 25.10.2021 Lần ban hành: 03 Lần sửa đổi : cung cấp được phê duyệt; người thực mua phải xin ý kiến lãnh đạo, tiến hành đánh giá lựa chọn nhà cung ứng phù hợp; 4.3 Lập tiêu chí đánh giá, lựa chọn: Đầu quý 01 hàng năm hoặc sau lần mua hàng, nhân viên Phịng thương mại q́c tế có trách nhiệm lập danh sách nhà cung cấp cần đánh giá lựa chọn Việc đánh giá nhà cung cấp được tiến hành khi: + Trong lần mua hàng + Định kỳ vào quý 01 hàng năm, hoặc sau lần mua hàng + Khi có nhu cầu đánh giá bở sung a.Đánh giá nhà cung cấp *Tiêu chí đánh giá: - Tư cách pháp nhân nhà cung cấp - Năng lực cung cấp hàng hoá/ dịch vụ chủng loại và chất lượng - Sự hợp tác tốt hai bên: cung cấp đầy đủ thông tin kỹ thuật và chất lượng hàng hoá/dịch vụ, thái độ phục vụ, dịch vụ hậu mãi, thời gian giao - nhận, giá hợp lý Mỗi nhà cung cấp sẽ có thời gian theo dõi trình hoạt đợng , thời gian theo dõi vịng tháng kể từ ngày lựa chọn nhà cung cấp Nếu q trình theo dõi nhà cung cấp khơng đáp ứng đủ u cầu tiêu chí Cơng ty bợ phận phịng TMQT sẽ báo cáo Ban lãnh đạo Công ty để hủy không hợp tác với nhà - cung cấp Ưu tiên nhà cung cấp được chứng nhận hệ thống chất lượng hoặc được công nhận chứng chỉ bên thứ Công ty tiến hành đánh giá tổng hợp điểm số sau : Chỉ tiêu Điểm đánh giá thực tế Điểm tối đa Hệ thống quản lý chất lượng 35 An toàn 24 Vệ sinh nhà xưởng - Y tế Cateen 27 Trang 4/10 CÔNG TY TNHH MAY MẶC GIANG NAM QUY TRÌNH LỰA CHỌN, ĐÁNH GIÁ NHÀ THẦU PHỤ – NHÀ CUNG CẤP Mã số: QTKH – 06 Ngày ban hành: 25.10.2021 Lần ban hành: 03 Lần sửa đổi : Quan điểm quản lý 13 Mơi trường – Hóa chất C TPAT 55 Tài nhà thầu Lịch sử phát triển Tởng điểm 165 Tỷ lệ % 100% Thang điểm áp dụng sau (với câu hỏi đưa ) Điểm Ý nghĩa N/A Không áp dụng Không tuân thủ 100 % tiêu chí đưa Tuân thủ 100 % tiêu chí đưa Nhà cung cấp được lựa chọn phải có tởng điểm 70% b.Theo dõi - đánh giá Chất lượng, sản phẩm cung cấp nhà cung ứng Sau tháng kể từ ngày ký hợp đồng công ty sẽ tiến hành đánh giá chất lượng sản phẩm, cung cấp dịch vụ nhà cung ứng dựa theo tiêu chí Cơng ty và chất lượng dịch vụ nhà cung ứng cung cấp sản phẩm cho Công ty tháng Để đánh giá chất lượng sản phẩm nhà cung ứng công ty xem xét vần đề liên quan đến nhà cung ứng sau: STT Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp thiết bị/dịch vụ K.Đạt Điểm Điểm 1-2 Đạt Điểm 3-4 Cơ sở xem xét Điểm 5-6 Trang 5/10 CÔNG TY TNHH MAY MẶC GIANG NAM QUY TRÌNH LỰA CHỌN, ĐÁNH GIÁ NHÀ THẦU PHỤ – NHÀ CUNG CẤP Mã số: QTKH – 06 Ngày ban hành: 25.10.2021 Lần ban hành: 03 Lần sửa đổi : Chất lượng sản Khơng chấp phẩm nhận được Có sai sót ngoài quy định tạm chấp nhận được Sai xót Đúng với thỏa - Nguồn gớc hàng hố ( có ) phạm vi cho thuận - Kết kiểm tra thử phép nghiệm mẫu ( Do nhà cung ứng cung cấp hoặc Công ty kiểm nghiệm ) - Phiếu chứng nhận chất lượng hàng hố - Hệ thớng quản lý chất lượng - Bảo hành hàng hoá - Sự phù hợp hàng hoá với nhu cầu Thời gian giao Chậm ngày hàng/cung cấp trở lên dịch vụ Chậm ngày Chậm ngày Giao thời gian u Hình thức tốn: Thời gian tốn cầu theo hợp đồng ký kết Giá bán (đơn giá cung cấp dịch vụ) N/A Giá bán lẻ Giá bán sĩ Có chiết khấu -Báo giá đơn theo sớ lượng vị -Tìm hiểu và so sánh giá thị trường Phương thức toán N/A Trả Trả chậm Trả chậm 15- Theo hợp đồng ký kết 07-10 ngày 20 ngày Phương thức giao hàng N/A Giao kho Giao Giao công Theo hợp đồng ký kết bên bán cơng ty bên trình đơn mua vị mua Sự phản hồi Sau đối với cố phát sinh Trên Thời hạn giao dịch N/A Dưới năm Từ 01-03 năm Trên 03 năm Theo Hồ sơ quản lí nhà cung cấp Quy mơ sản xuất N/A Hàng chợ Công ty Từ 4-8 Dưới Cơ sở xản xuất Theo thông tin phản hồi nhận được từ nhà cung cấp Đánh giá dựa theo thực tế sản xuất nhà cung ứng Trang 6/10 CÔNG TY TNHH MAY MẶC GIANG NAM QUY TRÌNH LỰA CHỌN, ĐÁNH GIÁ NHÀ THẦU PHỤ – NHÀ CUNG CẤP Sớ lượng hàng Đáp ứng 0hóa tới đa đáp 20% số lượng ứng yêu cầu công ty Mã số: QTKH – 06 Ngày ban hành: 25.10.2021 Lần ban hành: 03 Lần sửa đổi : 20- 50% số Đáp úng từ Không giới lượng 50-100% hạn Theo báo cáo kiểm tra chất lượng hoặc phản hồi từ khách hàng 4.5 Tiến hành đánh giá theo tiêu chí chọn: - Sau xem xét và đánh giá tiềm nhà cung ứng, Người được phân công đánh giá sẽ tiến hành phân loại chọn nhà cung ứng dựa vào tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng, chuẩn mực lựa chọn đánh giá và đánh giá lại Sau lựa chọn nhà cung cấp sẽ tiến hành đánh giá thử nghiệm lần Sau đánh giá lựa chọn nhà thầu theo tiêu chí cơng ty ban hành danh sách nhà cung cấp - thức Trong thời gian mợt năm hoặc đột xuất theo yêu cầu Giám đốc, Công ty tiến hành đánh giá lại nhà cung ứng có tên danh sách nhà cung ứng thức và cung cấp hàng háo dịch vụ cho cơng ty Và trình tự đánh giá được thực - theo quy trình này Tham quan nhà xưởng và đánh giá trực tiếp sở vật chất, giấy phép thành lập, kinh doanh và khả nhà cung ứng - Nguyên tắc lựa chọn với nhiều nhà cung cấp: + Chọn từ điểm số cao xuống thấp + Nhà cung ứng được chọn phải có sớ điểm đạt mức yêu cầu đối với đánh giá nhà cung cấp và đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ cung ứng Nếu khơng tiếp tục tìm nhà cung ứng + Nếu có nhiều nhà cung ứng đạt mợt sớ điểm nhau, chọn nhà cung ứng đáp ứng yếu tố theo thứ tự ưu tiên nêu, sau ưu tiên chọn nhà cung ứng có quan hệ lâu dài với Cơng ty 4.6 Lập danh sách nhà cung ứng thức: - Danh sách nhà cung ứng được chọn phải thành lập theo thứ tự từ kết đánh giá theo biểu mẫu đính kèm quy định này - Các trường hợp ngoại lệ sử dụng nhà cung ứng, nhà thầu phụ khơng có danh sách phê duyệt nhà máy : Trang 7/10 CÔNG TY TNHH MAY MẶC GIANG NAM QUY TRÌNH LỰA CHỌN, ĐÁNH GIÁ NHÀ THẦU PHỤ – NHÀ CUNG CẤP Mã số: QTKH – 06 Ngày ban hành: 25.10.2021 Lần ban hành: 03 Lần sửa đổi :  Áp dụng có yêu cầu chỉ định từ khách hàng, Vendor trường hợp khẩn cấp mà nhà máy phải sử dụng nhà cung ứng từ ngoài danh sách được phê duyệt, hoặc từ nhà cung ứng không đủ điểm theo tiêu chuẩn đánh giá công ty  Trong trường hợp cấp bách hoặc trường hợp khơng có sẵn nhà cung cấp khác để lựa chọn , công ty buộc phải sử dụng sản phẩm từ nhà cung cấp hoàn toàn, chưa nằm danh sách đánh giá ban đầu nhà máy Tất trường hợp này phải được báo cáo lên Ban lãnh đaọ và xin ý kiến Khi việc đánh giá được tiến hành sau : • Nhà máy sẽ khơng tự đánh giá nhà thầu phụ mà việc đánh giá được tiến hành bên thứ khách hàng hoặc Vendor chỉ định Báo cáo bên thứ sẽ dùng làm lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu thức theo yêu cầu Vendor, khách hàng • Trong trường hợp phải sử dụng mợt nhà cung cấp hoàn toàn, công ty phải liên tục theo dõi tình hình chất lượng sản phẩm và yếu tớ khác tháng đầu và có biện pháp xử lí kịp thời có vấn đề phát sinh; *Trường hợp ngoại lệ ( nhà cung ứng chưa phê duyệt): • Trong trường hợp khác, nhà máy sử dụng nguyên phụ liệu, sản phẩm từ nhà cung ứng, nhà thầu phụ được phê duyệt, hoặc có cố, tai nạn, trường hơp khẩn cấp phát sinh mà nhà máy buộc phải sử dụng nguyên phụ liệu cho việc tiếp tục sản xuất, Nhà máy sử dụng sản phẩm, hàng hóa từ nhà cung ứng có danh sách đánh giá ban đầu nhà máy, chưa được phê duyệt ( không đáp ứng đủ yêu cầu theo quy định ) Việc ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp này dựa theo tính cấp bách sản xuất kinh doanh và ưu tiên lựa chọn nhà cung ứng có điểm số gần đạt mức điểm yêu cầu và gần nhà máy Trong trường hợp không lựa chọn được nhà cung ứng nằm danh sách lựa chọn đánh giá ban đầu, nhà máy có Trang 8/10 CƠNG TY TNHH MAY MẶC GIANG NAM QUY TRÌNH LỰA CHỌN, ĐÁNH GIÁ NHÀ THẦU PHỤ – NHÀ CUNG CẤP Mã số: QTKH – 06 Ngày ban hành: 25.10.2021 Lần ban hành: 03 Lần sửa đổi : thể liên hệ với đối tác, sở kinh doanh tin cậy để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và tiến hành đánh giá nhanh chóng, hoặc sử dụng báo cáo đánh giá họ để lựa chọn nhà cung ứng trường hợp cấp bách Với nhà cung cấp ngoại lệ này, cơng ty phải liên tục theo dõi tình hình chất lượng sản phẩm và yếu tớ khác tháng đầu và có biện pháp xử lí kịp thời có vấn đề phát sinh; • Đối với một số nhà cung cấp đặc biệt ngoại lệ đặc biệt phịng kỹ tḥt, phịng TMQT sẽ kết hợp với phịng QA để thơng báo cụ thể đến bộ phận QC kiểm nguyên liệu, QC phụ liệu mực độ kiểm tra chất lượng vải: kiểm 20% vải nhập theo hệ thống điểm , phát tỉ lệ lỗi vượt mức cho phép phải kiểm 100% và thông báo với khách hàng, bộ phận liên quan Đối với loại phụ liệu,nhà máy sẽ tiến hành kiểm tra theo hệ thống AQL sẽ kiểm tra gấp đôi số lượng kiểm ban đầu để đảm bảo chất lượng phụ liệu 4.7 Trình giám đốc duyệt danh sách nhà cung ứng thức: - Sau đánh giá; lập danh sách nhà cung cấp phù hợp, trình lãnh đạo phê - duyệt Lập phiếu theo dõi nhà cung cấp Tập hợp thông tin đánh giá ban đầu lưu hồ sơ nhà cung cấp Hàng năm, vào phiếu theo dõi để định trì hay loại bỏ nhà cung cấp - khỏi danh sách nhà cung cấp được phê duyệt (ba lần liên tiếp không đạt) Các nhà cung cấp khơng có giao dịch phạm vi năm sẽ tiến hành đánh giá - lại từ đầu Giám đốc sẽ xem xét tiêu chuẩn đánh giá nhà cung ứng, không đồng ý thực đánh giá lại, đồng ý sẽ phê duyệt cho lập danh sách nhà cung ứng được lựa chọn 4.9 Lưu hồ sơ: Danh sách nhà cung ứng được chọn cập nhập thường xuyên và phải trì hồ sơ kết đánh giá và hành động cần thiết phát sinh từ việc đánh giá 5.Danh mục hồ sơ - Danh sách nhà cung cấp BM 05.01 Trang 9/10 CÔNG TY TNHH MAY MẶC GIANG NAM - QUY TRÌNH LỰA CHỌN, ĐÁNH GIÁ NHÀ THẦU PHỤ – NHÀ CUNG CẤP Mã số: QTKH – 06 Ngày ban hành: 25.10.2021 Lần ban hành: 03 Lần sửa đổi : Phiếu theo dõi nhà cung cấp BM 05.02 BỘ PHẬN PHỤ TRÁCH Nếu trường hợp có vấn đề liên quan đến nhà cung ứng, bộ phận sẽ thông báo tới bộ phận để có hưởng khắc phục kịp thời và hiệu Họ và tên Chức vụ TGD Compliance Điện thoại Email manager TP TMQT Trang 10/10 ... 05/12/2019 Nhà cung cấp đặc biệt Đổi tên người phê duyệt 2 25/10/2021 Trang 2/10 CÔNG TY TNHH MAY MẶC GIANG NAM QUY TRÌNH LỰA CHỌN, ĐÁNH GIÁ NHÀ THẦU PHỤ – NHÀ CUNG CẤP Mã số: QTKH – 06... được nhà cung ứng nằm danh sách lựa chọn đánh giá ban đầu, nhà máy có Trang 8/10 CƠNG TY TNHH MAY MẶC GIANG NAM QUY TRÌNH LỰA CHỌN, ĐÁNH GIÁ NHÀ THẦU PHỤ – NHÀ CUNG CẤP Mã số: QTKH –. .. mục hồ sơ - Danh sách nhà cung cấp BM 05.01 Trang 9/10 CÔNG TY TNHH MAY MẶC GIANG NAM - QUY TRÌNH LỰA CHỌN, ĐÁNH GIÁ NHÀ THẦU PHỤ – NHÀ CUNG CẤP Mã số: QTKH – 06 Ngày ban hành: