BÀI BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN HỌC KỲ II MÔN HỌC THỰC TẬP NGHIỆP VỤ LOGISTICS 1

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI KHOA KINH TẾ BÀI BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN HỌC KỲ II MÔN HỌC: THỰC TẬP NGHIỆP VỤ LOGISTICS Giảng viên hướng dẫn : KS Trần Quốc Dân : ThS Võ Thị Diệu Hiền : ThS Nguyễn Văn Thái Lân : ThS Phan Huy Đức Sinh viên thực : Nguyễn Phúc Hồ MSSV : 2021100002 Lớp : C20A.LG1 Niên Khố : 2020-2023 TP Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 5, năm 2022 Lời mở đầu Bài báo cáo thực tập Logistics tổng hợp trình thực tập mà trường thầy hướng dẫn tận tình tận tâm tạo điều kiện cho sinh viên thời gian qua Bài báo cáo thực tập xem kết việc vận dụng lý thuyết học vào thực hành ban đầu, bước ban đầu cho vấn đề trải nghiệm sau tiến hành thực tập thức sau khóa học dài Nội dung báo cáo chia làm Module hướng dẫn giảng viên:  Module 1: Thực tập ngiệp vụ văn phòng - KS Trần Quốc Dân  Module 2: Thực tập nghiệp vụ xuất nhập giao nhận vận tải - ThS Võ Thị Diệu Hiền - ThS Nguyễn Văn Thái Lân  Module 3: Thực tập nghiệp vụ vật tư, mua hàng, kho hàng hóa tồn kho - ThS Phan Huy Đức Để có báo cáo tơi cố gắng nhiều qua hỗ trợ nhiệt tình giảng viên tơi gặp khó khăn hướng làm Xin chân thành cảm ơn thầy cô tận tâm hướng dẫn thời gian qua Trận trọng cảm ơn ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI KHOA KINH TẾ BÀI BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN HỌC KỲ II MODULE 1: THỰC TẬP NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG NĂM HỌC 2021-2022 PHẦN 1: THỰC HÀNH SỬ DỤNG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG PHẦN 2: THỰC HÀNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Giảng viên hướng dẫn : KS Trần Quốc Dân Sinh viên thực : Nguyễn Phúc Hoà MSSV : 2021100002 Lớp : C20A.LG1 Niên Khố : 2020-2023 TP Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 4, năm 2022 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, xu hội nhập kinh tế thị trường tạo cho doanh nghiệp nhiều hội khơng thách thức, khó khăn Đặc biệt nước giới tham gia vào chuỗi giá trị tồn cầu cạnh tranh phạm vi nước mà mở rộng với doanh nghiệp khu vực giới Việc giúp doanh nghiệp nước có thêm hội để mở rộng thị trường tìm kiếm thêm đối tác Trước tình hình trên, để cạnh tranh với đối thủ đòi hỏi doanh nghiệp phải khơng ngừng phân tích hoạt động thị trường đối thủ cạnh tranh để từ nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã để đáp ứng nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng, sử dụng hiệu hợp lý nguồn lực như: vốn, nguồn nhân lực, sở hạ tầng, máy móc, thiết bị… Tuy nhiên bên cạnh nhà lãnh đạo cần nắm rõ nghiệp vụ chuyên môn cần thiết, kỹ soạn thảo văn bản, kỹ quản lý, tuyển dụng nhân số kỹ cần thiết khác môn “Nghiệp vụ văn phịng bản” Bên cạnh phải kèm “Nghiệp vụ quản trị doanh nghiệp” bao gồm kỹ kế toán, điều hành nhân sự, khả xử lý tình huống,… Ngồi khơng thể thiếu “Nghiệp vụ thống kê phân tích kinh doanh”, dựa số liệu thống kê có sẵn để từ định hướng cho việc sản xuất kế hoạch doanh nghiệp Đặc biệt phải đọc hiểu báo cáo thống kế, phân tích thị trường lựa chọn phương án tối ưu Cấu trúc báo cáo thực gồm: Chuyên đề Sử dụng thiết bị văn phòng –KS Trần Quốc Dân Mặc dù cố gắng hết khả trình độ kiến thức kinh nghiệm cịn hạn chế, nên khơng tránh khỏi có sơ sót Em mong nhận xét, đánh giá, đóng góp ý kiến thầy cô khoa để hoàn thiện MỤC LỤC PHẦN 1: THỰC HÀNH SỬ DỤNG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG I.MÁY IN LASER PRO MFP M227SDN: II.MÁY FAX KX FP 711 CX III.PHOTOCOPY TOSHIBA STUDIO: IV.Máy hủy giấy Dino C22: .22 V.MÁY QUÉT SCAN CANON LIDE 100: 24 VI.Máy Chiếu Đa Phương Tiện SONY: 31 PHẦN : THỰC HÀNH SOẠN THẢO VĂN BẢN Bài 1: Quyết định bổ nhiệm cán bộ: 36 Bài 2: Quyết định bổ nhiệm cán 37 Bài 3: Quyết định xử lí cán nhân viên 38 Bài 4: Quyết định bổ nhiệm cán 39 Bài 5: Quyết đinh cho việc cán bộ, nhân viên 40 Bài 6: Quyết định nâng lương cho cán nhân viên 41 Bài 7: Thông báo tuyển dụng .42 Bài 8: Thông báo nghỉ lễ 44 Bài 9: Thông báo tuyển dụng .45 Bài 10: Hợp đồng mua bán 46 Bài 11: Biên giao nhận hàng hoá 50 Bài 12: Công văn bàn giao 51 Bài 13: Công văn bàn giao 52 Bài 14: Biên lý 53 Bài 15: Thư ngỏ 1: .55 Bài 16 : Thư ngỏ 2: 57 Bài 17: Thư Ngỏ 3: 58 Bài 18: Báo giá 59 Bài 19 : Báo Giá 61 Bài 20 : Báo giá 3: 62 Bài 21 : Báo cáo: 63 PHẦN 1: THỰC HÀNH SỬ DỤNG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG I.MÁY IN LASER PRO MFP M227SDN: 1.1.Cấu tạo: Chi tiết cấu tạo phận máy in laser sau: Trong đó: – Paper Tray – Khay giấy: dùng để chứa giấy in – Tonner Hopper- Hộp mực in: Chứa mực để in lên tờ giấy – Laser unit – tia laser: thiết bị phát tia sáng laser chiếu vào Drum – Photoreceptor Drum Assembly: gọi ngắn gọn Drum, Tia laser vẽ hình ảnh, chữ lưu drum mực in dính vào drum nơi có tia laser vẽ lên tạothành hình ảnh dạng mực in Khi giấy in chạy qua mực in dính qua tờ giấy – Fuser – Lơ sấy: Lơ sấy cịn trục sấy, Fuse nghĩa tiếng anh “làm chảy ra” Fuser thiết bị dùng để nun nóng mực in, mực in sau bị làm nóng dính chặc vào tờ giấy in 1.2.Nguyên lý hoạt động: Đã nắm rõ phận máy in laser, tìm hiểu quy trình in lên giấy máy in laser: Bước 1: xóa in cũ trống Thanh gạt mực máy in gạt thừa cịn dính trống mực Bước 2: tích điện cho trống mực Máy in tạo điện tích âm tồn bề mặt drum cách cho drum quay vòng quanh trục PRC PRC làm cho drum nhiễm điện tích âm khoảng -130V, điện tích âm hút mực bám lên drum Bước 3: Xóa, giảm điện tích trống in Bộ điều khiển điều khiển tia laser chiếu vào vị trí khơng muốn tạo ảnh, vị trí in trắng cịn vị trí có điện tích âm có chữ hình ảnh Xem hình Bước 4: Chuyển ảnh lên giấy Mực in bám lên drum bị hút sang tờ giấy, giấy tích điện tích dương mạnh (dương hút âm) Bước 5: Định hình lên giấy: Giấy in có mực in qua trục sấy (Fuser), trục tỏa nhiệt khoảng 180 độ C để làm chảy mực in ra, mực in bám chặc vào giấy in sau đưa giấy in ngồi Xong, sau loạt chu trình tự động, có một bản in sắc nét Trên thơng tin máy in laser, mong với thông tin này, người dùng hiểu cách thức hoạt động máy in laser 1.3.Cách bảo quản: Vị trí nơi đặt máy: Đặt nơi phẳng, thơng thống, dây cáp phải gọn gàng, tầm với trẻ em -Hộp mực: Khơng để hộp mực ngồi khơng khí lâu làm khô mực Mực máy in laser không để ánh sang, cho hộp mực vào túi nhựa đen cột lại Nếu không sử dụng máy thời gian dài bạn nên tháo hộp mực cho vào hộp kín cất vào tủ Thường xuyên kiểm tra lỗ phun mực, khơng để mực khơ dính vào lỗ phun làm tắc nghẽn mực làm in khơng đạt chất lượng Có số máy in có thể sử dụng chương trình tự làm lỗ phun mực có số máy nĐINH THỊ sản xuất cài sẵn chương trình vào máy -Làm vệ sinh máy: Bạn nên làm bụi bám vào bên máy khoảng tháng lần Cách hướng dẫn vệ sinh máy có sẵn sách hướng dẫn sử dụng máy kèm theo máy bạn mua máy - Không tắt máy đột ngột: Đối với máy in phun màu, bạn phải chờ cho máy thực xong thao tác che đầu in lại để tránh cho mực bị khô, bạn không nên tắt máy vừa in xong II.MÁY FAX KX FP 711 CX 2.1.Cấu tạo: Máy fax KX-FP711 tích hợp copy, thiết kế đại, gọn gàng, tốc độ hoạt động cao, sử dụng film 57E chất lượng Với ưu điểm gọn gàng dễ sử dụng KXKP711 cho loại máy fax bán chạy panasonic Tốc độ truyền: giây/trang Tốc độ modem: 14,400/12,000/9,600/7,200/4,800/2,400 bps Nhiệt độ an toàn: 50C – 350C Độ ẩm: 20% – 80% RH Cân nặng: 3,5 kg Công suất nguồn sử dụng: tối đa 135W Nguồn điện sử dụng :220 V – 240 V AC, 50/60 Hz Lưu tài liệu hết giấy hay hết film Gửi: 25 trang Nhận: 28 trang 2.2.Cách sử dụng: Nhấn [MENU] — SYSTEM SET UP Sau bạn tiến hành cãi đặt chức sau: Đặt thời gian: Nhấn[#][0][1] — SET DATE & TIME—SET Sử dụng bàn phim để vào tháng - ngày- năm - - phút Nhấn ["] để chọn AM PM Nhấn SET để lưu, MENU để thoát FAX Cách gửi Fax: Úp tài liệu xuống khay HCMCT WAREHOUSE 252 Ly Chinh Thang street, ward 9, district 3, HCMC Phone No: 02838 439775 www.hcmct.edu.vn TALLY SHEET Cust ID: Cus name: Cont No: Staging LCT: 06062020/UC Unite Cooperative 72A 89753 D.1.1-D.5.1 Ordinal Number GROUP Product name Product Description DACHI KVA Voltage SKU Expected QTY UOM 82293180 PCS Actual Location QTY 4 Pallet ID D.1.1 D.2.1 D.3.1 D.4.1 D.5.1 Total Discrepancy /Remarks D Created by Date: … /… /… Tallied by Date: … /… /… Discrepancy confirmed by Date: … /… /… Putaway by Name/Signature Name/Signature Name/Signature Name/Signature -Khách hàng gửi ASN, nhiệm vụ đội CS lập Tally sheet sau giao cho đội Receiving HCMCT WAREHOUSE 252 Ly Chinh Thang street, ward 9, district 3, Ho Chi Minh City Phone No: 02838 439775 www.hcmct.edu.vn ADVANCED SHIPPING NOTICE Please complete information below and email to www.hcmct.edu.vn prior to delivery ASN Date: April 24, 2022 Arrival Date: April 25, 2022 Vendor Name: Unite Cooperative1 Vendor Contact: 06062020/UC Address: 73 Phan Van Tri st, ward 12, Go Vap district, HCMC Tax code: 0303666735 Shipping Carrier: 72A 89753 SKU: 82293180 Description: DACHI KVA Voltage STABILIZER Specially for DJ/PA Systems from Input 90V- 270V (100% Copper) with Both Grid and Generator Compatibility Material Shipped:  Complete  Partial 175 Quantity per carton: 01 pcs Total Number of Cartons: 04 Total Quantity: 04 pcs Country of Origin: Japan UNITE COOR Ho Tra Vinh Minh - Bảng Tally Sheet sau lập nhân viên CS giao cho đội Receiving, từ bảng Tally Sheet đội Receiving nhận hàng -Receiving Team di chuyển xe đến vị trí nhận hàng đưa hàng lên xe -Hàng hoá đưa đến khu vực Receiving tiến hành kiểm đếm số lượng, dán Carton Label lên thùng hàng 176 HCMCT WAREHOUSE 252 Ly Chinh Thang street, ward 9, district 3, Ho Chi Minh City Phone No: 02838 439775 www.hcmct.edu.vn CARTON LABEL SKU: 82293180 Description: DACHI KVA Voltage STABILIZER 177 Quantity per carton: 01 pcs Total Number of Cartons: 04 Country of Origin: JAPAN Vendor Name: Unite Cooperative Vendor Contact: 06062020/UC -Sau thực thao tác kiểm tra , điếm đủ số lượng hàng hóa với bảng Tally sheet , đội R giao lại cho đội Put Away (giao phiếu Tally sheet) đưa hàng vào vị trí lưu kho định vị trí Tally sheet location A.2.1 -Kế hàng hố xếp gọn gàng Location định, dán giấy cảnh báo lên thùng hàng 178 -Hoàn tất việc dán cảnh báo xong trình giao nhận lưu kho hàng hoá 179 3.5.3 Thực hành nhập liệu vào Warehouse Record, lập thẻ tho (Inventory Tag), lập biên kiểm kê hàng tồn kho (Inventory Stock Taking Record) *Nhập liệu: - Dựa vào ASN phần thực hành giao nhận hàng hoá lưu kho, ta nhập thông tin khách hàng vào Sheet Cus 180 -Sau khai báo 181 thông tin khách hàng tiến hành khai báo thơng tin hàng hố sheet Inventory Những thông tin cần nhập bao gồm tên hàng, mã SKU, đơn vị tính, số lượng cho mặt hàng tương ứng Tiếp tục nhập số lượng hàng hoá, ngày nhập hàng vào sheet Inbound Record - Sau nhập hoàn tất Inbound Record, tiến hành in phiếu Inbound Receipt để làm chứng từ *Thẻ kho: Khi lập thẻ kho ta cần dựa vào ASN , sau thông tin tên, nhãn hiệu, đơn vị tính, mã số vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá nhập cẩn thận, thẻ kho treo vị trí gần với thùng 182 hàng để nhân viên kho dễ dàng theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn, kho thứ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hố kho Từ làm xác định số lượng tồn kho dự trữ vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá xác định trách nhiệm vật chất thủ kho Warehouse: HCMCT Address: 252 Ly Chinh Thang Street, Ward 9, District 3, Ho Chi Minh City INVENTORY TAG Created by: Group Sheet No.: 04 - SKU:82293180 Ord Date QR code: Document No In A B C 27/4/2022 IN-04 Barcode: Description D E DACHI KVA Voltage STABILIZER Created by Name and signature Quantity Date Out F 28/4/2022 82293180 In Out Warehouse supervisor Name and signature Signature of people Balace incharge G Warehouse manager Name and signature *Lập biên kiểm kê hàng tồn kho: Chuẩn bị trước kiểm kê hàng tồn kho: + Chủ động thông báo cho phận liên quan để có chuẩn bị tốt + Phân công nhân sự, người chịu trách nhiệm việc tham gia trình kiểm kê, thơng thường doanh nghiệp thủ kho kế toán phối hợp để thực nhiệm vụ này, số trường hợp người quản lý làm việc trực tiếp 183 + Đưa kế hoạch cụ thể cho việc kiểm kê tồn kho khu vực kiểm trước, khu vực sau, loại mã hàng ưu tiên, thời gian tới thời gian nào, Các bước quy trình kiểm kê hàng hồn kho: Bước 1: Căn theo phần mềm quản lý báo cáo tồn kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ, xếp theo thứ tự khu vực Lưu ý, mẫu kiểm kê tồn kho hàng hóa bao gồm cột chi tiết từ tên hàng, số lượng hàng thực tế, số lượng hàng hóa báo cáo, ghi Bước 2: Bắt đầu kiểm kê kho ghi vào mẫu sẵn có Nên có hai người thực kiểm kê song song ghi số liệu độc lập hai biên để đối chiếu tăng xác Bước 3: Sau kiểm kê hoàn tất việc so sánh kết kiểm kê người số lượng thực tế, trường hợp có chênh lệch cần đếm lại để số liệu xác Bước 4: Sau chốt lại lượng hàng hóa tồn thực tế kho tiến hành đối chiếu với số liệu tương ứng báo cáo Nếu có chênh lệch thủ kho kế tốn cần điều tra có giải trình chi tiết Bước 5: Sau giải trình chênh lệch, kế tốn cần điều chỉnh lại chênh lệch theo với số liệu thực tế kiểm tra Bước 6: Lập hoàn tất biên kiểm kê hàng tồn kho, đồng thời yêu cầu bên liên quan ký xác nhận để có đối chứng đầy đủ 184 Warehouse Ho Chi Minh city College of Transport Address: 252 Ly Chinh Thang, ward 9, district 3, Tp HCM Tax code: 0303605967 Inventory Stock Taking Records Date: May, 9th, 2022 Warehouse rep: Accouting Department rep: BOM rep: Document Ord Inbound Invoic e Date receipt no no 10 11 In-group01 In-group02 In-group03 In-group04 In-group05 In-group06 In-group07 In-group08 In-group09 In-group10 In-group11 10 11 25/04/2022 25/04/2022 25/04/2022 25/04/2022 25/04/2022 25/04/2022 25/04/2022 25/04/2022 25/04/2022 25/04/2022 25/04/2022 Created by (Signature and full name) Cus.No Company Merchandise We jointly conducted an inventory of the actual quantity with the follwing result Location SKU UOM pcs 01/10/1900 Hong Nam Co., Ltd Electric Infrared Light, 220 Kanchi 82293141 82293142 82293149 82293180 82293162 82293198 82293200 82293250 82293256 82293278 01/11/1900 HCE Co., Ltd 82293899 pcs 31/12/1899 AOA Co., Ltd Panasonic Circuit Breaker BCW3014 31/01/1900 Blue star Co., Ltd Bosh Leakage Protection Circuit Breaker Household 01/03/1900 Saoviet Corp OIASD Leakage Protector Circuit Breaker Air Switch Automatic 01/04/1900 Unite Cooperative DACHI KVA Voltage STABILIZER Specially 01/05/1900 VietPlat Co., Ltd Galvanometer 01/06/1900 Hung Huy Co., Ltd Millermatic® 255 MIG/Pulsed MIG Welder w/ EZ-Latch 01/07/1900 Smile Co., Ltd Pentax Pump CABT 200 01/08/1900 DaiViet Co., Ltd MC transformer 01/09/1900 BinhMinh Co., Ltd Electric Fuse, 220 V Mitsubishi Rs - Crore Mainboard ASUS ROG STRIX B365-G GAMING Warehouse rep (Signature and full name) Bookkeeping Quantity Actual Quantity Discrepency Remarks Quantity pcs pcs pcs pcs pcs pcs pcs pcs pcs Accouting Department rep (Signature and full name) BOM rep (Signature and full name) 3.5.4 Thực hành lấy hàng đóng gói hàng hoá ( Picking and Packing): - Tạo Picking List: Đội Picking nhận S/O từ chủ hàng từ lập Picking List để lấy hàng ( Gồm có tên hàng, số lượng, bên mua, bên bán, ngày, , phương tiện vận chuyển.) 185 -Sau lập Picking List, đội Picking dựa vào thông tin nhận để lấy hàng hoá -Đội picking tiến hành mặc đồ bảo hộ di chuyển xe nâng đến khu vực định để nhận hàng, kiểm tra số lượng với picking list Sau đưa hàng lên xe trừ số lượng lấy vào thẻ kho 186 -Hàng hoá di chuyển đến khu vực làm hàng, hàng hóa chất lên pallet, quấn màng co để giữ hàng hóa khơng bị đổ thắt giây cố định -Quy trình đóng gói hồn thành Tổng Kết: 187 Sau kết thúc trình thực tập Logistics1 học them nhiều điều thông qua vận dụng lý thuyết học Những kiến thức hữu ích cho tơi chuyến thực tập thức tới hay sau tơi kết thúc khóa học bắt đầu thử sức với chuyên ngành dù hay nhiều Bài báo cáo phần kết học tập thời gian vừa qua Một lần xin chân thành cảm ơn thầy hướng dẫn tơi hồn thành báo cáo Trân trọng cảm ơn NGUYỄN PHÚC HOÀ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình nghiệp vụ kho hàng tồn kho, Ths Huỳnh Văn Tuấn, Ths Lâm Văn Hải, Ths Phan Huy Đức, Trường Cao đẳng Giao thông vận tải, 2019; - Giáo trình nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, Ths Tạ Thị Tuệ, Trường Cao đẳng Giao thông vận tải, 2020 188 189