VAI NET VE
TÌNH HÌNH TƠ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRU’ DANG
ThS Trần Thị Kim Ngân Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng
ai liệu lưu trữ nói chưng và tài liệu lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt
Nam nói riêng, là di sản
văn hoá đặc biệt duý bảu của
mỗi dân tộc Đó là nguon SỬ liệu
quan trọng, đáng tin cậy nhất để
nghiên cứu lịch sử văn hoá của dân tộc và của Đảng Tuy nhiên
tai liệu này chỉ thực sự phát huy
giá trị khi chúng được sử dụng
có hiệu quả vào nhiêu mục đích khác nhau của xã hội mà thôi
Trong phạm vi bài việt này,
xin đề cập tới việc tổ chức, sử
dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ
Trung ương Đảng
1 Vài nét về thành phần tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng _ -
Theo Quyết định sô 20-
QĐ/TW ngày 23/9/1987 của Ban
Bí thư Trung ương Đảng Khoá
VI về Phông Lưu trữ Đảng Cộng
sản Việt Nam thì “Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài lệu luu trữ của Đảng và
Đoàn Thanh niên có ý nghĩa
Chính trị khoa học và thục tiên,
bao gồm bản chính (hoặc bản
Sao có giá trị như bản chính) các bại tài liệu sau đây: chính cương,
cương ïnh, điêu lệ, tuyên ngôn,
lờ trình, đề án, biên bản, kế hoạch, nghị quyết, chỉ thị, quyết định, kết luận, thông tí, thông
báo, báo cáo, công văn trao đôi và điện tín, các loại báo, sách và
lạp chí của Đảng, tài liệu của
truòng Đảng, tuyên đơn, lời kêu
gọi, hiệu triệu, nhật ký, hồi ký về
Ích sử Đảng - kế cả phim chụp,
phim quay ảnh, - tranh, microphim, đa ghi âm, băng ghi âm, băng ghi hình, v.v và những tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cấp Uỷ,
cơ quan, lỗ chúc đẳng và đoàn
Các cấp; loàn bộ tài liệu về thân thê, sự nghiệp và hoạt động của
Chủ tịch Hỗ Chí Minh và các đồng chí lãnh đạo chủ chốt ở các
cap uy Dang va Doan Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh"
Những tài lệu của Đảng được bảo quản trong hệ thông Kho Lưu trữ của Đảng ở các cập từ Trung ương đến địa phương;
Kho Lưu trữ của Trung ương
Đoàn Thanh niên Cộng sản Hỗ Chí Minh và do Cục Lưu trữ
Trung ương Đảng trực thuộc
Ban Bí thư (nay thuộc Văn phòng Trung ương) quản lý
Cục Lưu trữ Trung ương Đảng có trách nhiệm trực tiếp quản lý Kho Lưu trữ Trung ương Thành phân tài liệu của Kho Lưu trữ Trung ương bao gồm toàn bộ tài liệu của Đảng ở cap Trung ương Cụ thể, gồm những tài liệu của các cơ quan, tổ chức sau ¡ đây
- Các tổ chức tiền thân của Đảng Lao động Việt Nam' như: Việ Nam Thanh niên cách mạng đồng chí Hội, Đảng Tân Việt cách mạng và ba tổ chức Đảng: Đông Dương cộng sản Đảng, Đông Dương cộng sản lên đoàn và An Nam cộng sản Đảng; - - Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Đông
Dương: tài liệu của Đảng trước
kia và Đảng Lao động Việt Nam ngày nay, các Xứ uỷ, các Ban
(kế cả các Bạn vùa là tổ chức
của Đảng, vừa là tổ chức của
chính quyền như Ban Thong nhất, Ban Dân tộc, vv ), các trường Đảng, các Ban chấp hành Đảng bộ trực thuộc Trung ương và các Nhà xuất bản báo, tạp chí của Trung ương Đảng, `
- Trung ương Cục miễn
Nam và các Liên khu uỷ, Khu uỷ
đã giải thẻ, ¬
- Mặt trận Dân tộc thông nhật (Việt Minh, Liên Việt Mặt Trận
Tổ quốc, Mặt trận Dân tộc giải
phóng miền Nam Việt Nam) và các đoàn thễ nhân dân trong Mặt trận (Thanh niên, Phụ nữ, Cơng đồn, Nơng hội, v.v ) cap Trung
ương,
- Tài liệu văn kiện của Chủ
tịch Hồ Chí Minh vĩ đại, của các
lãnh tụ tiên bôi của Đảng, của các đồng chí trong Bộ Chính trị, Ban Bi thu Trung ương Bang;
- Tài liệu văn kiện của một số cán bộ, đảng viên tiêu biểu khác,
do Trung ương Đảng quy định
Những tài liệu của chính quyên thực dân phong kiên thời kỳ trước cách mạmg tháng Tám, có liên quan đến quá trình hoạt động của Đảng ta, hiện còn rải rác trong nhân dân hoặc đã tập trung về một số cơ quan Đảng và Nhà nước
Những tài liệu này được tổ
chức thành khoảng 100 phông lưu trữ và các sưu tập tài liệu lưu
Trang 2về hoạt động của Đảng trước
cách mạng tháng Tám chủ yêu được bảo quản tại nơi này Trong đó có những phông | tài liệu
lưu trữ như phông Xứ uỷ Nam Kỳ, Bắc Kỳ, Trung Kỷ, sưu tập tài liệu về Hội nghị Hợp nhất của Đảng Nhờ có sự tập trung và quản lý một cách thống nhất và chặt
chẽ như vậy, nên rất thuận tiện
cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Đảng để phục vụ yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo thường xuyên của các cấp uỷ Đảng, đáp ứng yêu cầu nghiên
cứu của độc giả và những nhụ câu chính đáng của cán bộ, đồng viên và nhân dân 2 Công tác tô chức sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng Để đáp ứng các yêu cầu khai thác tài liệu lưu trữ của Đảng và những nhu cầu khác của xã hội, các cấp uy Dang rat quan tâm đến vấn đề tổ chức phục vụ khai thác sao cho thật khoa học và thuận tiện Ở Kho
Lưu trữ của Đảng có Phòng khai
thác với đội ngũ cán bộ được đảo tạo cơ bản và nấm vững kiến thức chuyên môn, tin hoc, am hiểu về lich sử dân tộc nói chung và lịch sử Đảng nói riêng Mọi yêu cầu khai thác đều thông
qua Phòng Khách đến khai thác
tài liệu đọc tài liệu tại phòng đọc Phòng đọc được trang bị đây đủ các phương tiện cân thiết, như
bàn ghế lịch sự, đảm bảo thoải
mái khi làm việc, máy điều hoà nhiệt độ khá hiện đại, một số loại
sách đề tra cứu như các tập văn kiện Đảng, các loại sách kinh
điển Ngoài ra, để quản lý chặt
- đẽ tài liệu, phòng đọc còn được
trang bị máy camera để quản lý độc giả
Do tai liệu lưu trữ của Đảng
œ những điểm khác biệt với những tài liệu khác, nó chứa
nhiều bí mật của Đảng và Nhà
nước ta nên độc giả không được phép tiếp xúc với các công cụ tra cứu tài liệu trong Kho Lưu trữ
của Đảng mà phải qua cán bộ phục vụ phòng đọc
Việc khai thác tài liệu tại Kho
lưu trữ TW Đảng Cộng sản Việt
Nam được tuân thủ theo một
quy trình khá chặt chẽ Mọi yêu cầu khai thác tài liệu đều đưa qua Trưởng phòng Khai thác, sau đó cán bộ phụ trách phòng đọc trực tiếp chuẩn bị tài liệu theo yêu câu của khách và lập danh mục tài liệu để phục vụ khách Danh mục này được trình qua Trưởng phòng Khai thác, đến Cục trưởng Cục Lưu trữ, đến Phó Chánh Văn phòng và Chánh văn phòng Sau khi có ý kiến của cấp có thẩm quyền? thi tải liệu mới được đưa ra phục vụ độc giả
Để đáp ứng nhanh các yêu cầu khai thác tài liệu, cán bộ phục vụ khai thác có thể tra tìm tai lệu trên máy đổi với các
Phông tài liệu đã được sơ hố
Tuy nhiên, hiện nay những
CSDL được đưa lên máy và có thể tra tim bằng máy chưa nhiều _ Hình thức sử dụng tài liệu
gom: đọc tại phòng đọc, cung cấp bản sao hoặc cho mượn Việc cho mượn chỉ áp dụng đối với các yêu cầu phục VỤ Các cấp Lãnh đạo để giải quyết các vẫn đề thời sự hoặc xem xét những vấn đề lịch sử lớn có tầm quộc gia Ngoài ra, thời gian gần đây, hình thức sử dụng tài liệu được mở rộng, Kho lưu trữ Trung ương đã phối hợp với các Bảo tàng, tạp chí tổ chức công bố,
triển lãm, trưng bay tai liệu
Như vậy, với việc mở rộng
các hình thức sử dụng tài liệu, các kho lưu trữ đã thực sự góp
phần đắc lực vào việc giới thiệu
tài liệu lưu trữ của Đảng với công
chúng Điều này đã làm cho giá
trị của di sản văn hoá quý báu này của Đảng được phát huy
mạnh mẽ trong cuộc sống 3 Kết quả đạt được Do nhu cầu phát triển của xã hội, do yêu cầu nhiệm vụ của sự nghiệp cong nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước nên ngày càng có nhiều người tìm đến các Kho lưu trữ của Đảng để nghiên cứu tài
liệu Đặc biệt trong mây năm gan
đây, có nhiều sự kiện quan trọng như tổ chức đại hội ¡ đẳng bộ các cấp, Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX của Đảng, kỷ niệm ngày truyền thống của các cơ
quan Đảng, văn phòng cấp uỷ
đảng, Đại hội Đoàn toàn quốc đã làm tăng đáng kế các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chỉ tính từ năm 2000 đên nay, ở Kho lưu trữ Trung ương đã phục
vụ gần 1000 yêu cầu khai thác
với hàng ngàn đơn vị bảo quản (BVBQ), hang ngan tài liệu cung hang trăm ảnh Nội dung yêu
câu khai thác, nghiên cứu tài liệu
lưu trữ chủ yếu là biên soạn Lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam, Đảng bộ các liên khu, các khu, tỉnh, thành, huyện, biên soạn lịch sử, kỷ yếu của các ban ngành và
các địa phương, biên soạn tiểu
sử các đồng chí lãnh đạo chủ
chốt của Đảng và Nhà nước
như các dong chi Lé Hong
Phong, Pham Văn Dong, Trường Chỉnh, Trần Phú, Lê Duan wv
Tài liệu tại Kho lưu trữ Trung
ương Đăng đã giúp làm sáng tỏ nhiều vấn để lịch sử của Đảng,
của dân tộc, như ngày thành lập
Đảng và Hội nghị hợp nhất của các tổ chức cộng sản tiền thân
Qua nhiều tài liệu lưu trữ của
Trang 31930 Tài liệu lưu trữ của Đảng
cũng đã làm sáng tỏ vai trò của
Nguyễn Ái Quốc đối với cách
mạng Việt Nam ta và cách mạng
thê giới, giải đáp vân đề tại sao Người không phải là Uỷ viên chính thức của Ban Chấp hành
Trung ương, không tham gia Thường vụ Trung ương và không được cử làm đại biểu chính thức dự Đại hội VII Quốc tế Công sản và nhiều vấn đề khác Một vấn đề quan trọng nữa là qua những tài liệu lưu trữ của Đảng, chúng ta đã làm rõ chức danh Tổng Bí thư của đồng chí Hà Huy Tập, Lê Hồng Phong và vai trò của một số đồng chí lãnh tụ của Đảng thời ky trước cách mạng tháng Tám Tài liệu lưu trữ của Đảng còn góp phần tích cực trong việc tông kết thực hiện các nghị quyết, chỉ thị của Đảng; phục vụ - các đề tài nghiên cứu khoa học, các luận văn tiến sĩ, cử nhân; xác minh ngày thành lập một số cơ quan Đảng và hoạt động của các đông chỉ lão thành cách mạng, những người có công với nước; thực hiện chế độ, chính
sách đôi với cán bộ, đảng viên,
giải quyết khiếu nại, tố cáo v.v Ngoài hình thức phục vụ tài
liệu theo yêu câu của khách thông thường, từ năm 1991, Cục Lưu trữ đã bước đâu quan tâm
đến công tác công bồ tài liệu lưu trữ và coi việc công bó tài liệu lưu
trữ đã là một nhiệm vụ thường
xuyên của Cục Lưu trữ Trung
ương Đảng -
Việc công bộ được thực hiện với nhiều hình thức khác nhau: công bỏ tài liệu rời lẻ nhân dịp kỷ niệm các ngày lễ lớn trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam (nay là Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam), Tạp chí Lịch sử Đảng, Tạp chí Lịch sử quân sự, trên Báo Nhân dân hoặc Báo Quân đội nhân dân Những tài iéu đưa
công bố chủ yếu là những tài liệu
do chính Chủ tịch Hồ Chí Minh
hoặc đồng chí Trường Chỉnh
viết
Phần lớn tài liệu được đưa ra phục vụ các yêu cầu công bó,
xuất bản văn kiện của Đảng, của Chủ tịch Hồ Chí Minh Đặc biệt, là từ năm 1998 đến nay đã công bô được 40 tập Văn kiện Đảng
toàn tập với hàng ngàn tài liệu có giá trị và đáng tin cậy, phản ánh hoạt động của Đảng ta (bao gồm cả các tô chức tiền thân) từ ngày ra đời đến năm 1980 Thời gian tới, sẽ lần lượt công bố những tập còn lại theo kế hoạch
Một diém đáng ghi nhận là trong dịp kỷ niệm 50 năm ngày Chiến thắng Điện Biên Phủ, Cục Lưu trữ cũng đã phối hợp với
các cơ quan có liên quan xuat
bản được một tập văn kiện với
tựa đề "Chiến thẳng Điện Biên
Phủ - Văn kiện Đảng và Nhà nước" và dịp kỷ niệm 30 năm ngày Giải phóng hoàn toàn miền
Nam, Cục Lưu trữ đã chủ trì xuất bản cuôn sách “Đại thắng mùa xuân 1975 - Văn kiện Đảng
Nhân dịp kỷ niệm 115 ngày sinh
Chủ tịch Hồ Chí Minh, Cục Lưu trữ cũng đã phối hợp với Ban chỉ đạo 6 xuất bản cuỗn văn kiện “Dang, Bac Hồ về phé binh va tu
phé binh’
Ngoai viéc phuc vu khai thac,
công bồ văn kiện riêng lẻ và theo
chuyên đề như vậy, Cục Lưu trữ Cũng ‹ đã phối hợp với Bảo tàng để triển lãm tài liệu Nhân dịp kỷ niệm 114 năm ngày sinh Chủ
tch Hồ Chí Minh và 50 năm Chiến thẳng Điện Biên Phủ, Cục đã phôi hợp với Bảo tàng Hồ Chí
Minh, Thư viện Quân đội nhân dân và Bảo tàng Cách mạng Việt Nam tổ chức thành công triển lãm với chuyên đề “Chủ tịch Hồ Chí Minh với chiến dịch Điện
Bên Phử
Tóm lại, với nhiều hình thức
phục vụ đa dạng, ngày cang có nhiều tài liệu quý được công
chúng biết đến Qua đó đã phát
huy giá trị to lớn về nhiều mặt của tài liệu lưu trữ, phục vụ các
yêu câu khác nhau của xã hội và chứng tỏ đây thực sự là nguôn di
sản văn hoá quý báu của Đảng Và của dân tộc
Tuy nhiên, so với tiềm năng của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng thì việc khai thác tài liệu lưu trữ chưa được nhiều Lượng khách đến với Kho Lưu trữ Trung ương Đảng còn khiêm tôn, việc phục vụ các yêu câu
khai thác còn thụ động, chưa
chủ động gi thiệu hoặc định kỳ thông báo tài liệu lưu trữ có trong kho cho độc giả biết, hình thức khai thác sử dụng tài liệu còn
đơn điệu, chủ yêu là phục vy tai
phòng đọc, cho sao, cho mượn, việc thường xuyên công bố tài liệu theo chuyên đề, theo phông hoặc triển lãm tài liệu còn qua it nhiều yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu còn đáp ứng chậm hoặc chưa thật đầy đủ như mọng muốn của độc giả Do vậy, có nhiều tài liệu có giá trị nhưng chưa được phát huy ý nghĩa trong cuộc sống
Hy Vọng, những tồn tại trên đây sẽ sớm được khắc phục để
tài liệu lưu trữ của Đảng nói
chung và tài liệu tại Kho Lưu trữ TW Đảng nói riêng ngảy càng phát huy hệt ý nghĩa của nó trong cuộc sông hôm nay và mai sau/
' Đảng Lao động Việt Nam: tên của