Tài liệu Nghiên cứu tình huống IMEX CO. LTD doc

Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH Nghiên cứu tình huống IMEX CO. LTD Nguyễn Minh Kiều, Huỳnh Thế Du Tháng 08 năm 2003 Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Niên khoá 2003-2004 Phân tích Tài chính Nghiên cứu tình huống Imex Co. Ltd Nguyễn Minh Kiều/Huỳnh Thế Du 2 IMEX CO. LTD 1. Bối cảnh Imex là một doanh nghiệp vừa được cổ phần hoá từ doanh nghiệp nhà nước. Tiền thân của Imex là Công ty ngoại thương thành lập từ năm 1975. Nhiệm vụ chính của Công ty là thực hiện kế hoạch trao đổi hàng hoá với các nước thuộc Hội đồng tương trợ kinh tế. Đến cuối thập niên 80, khi hoạt động ngoại thương đã thay đổi, để phù hợp với tình hình mới, Công ty ngoại thương thay đổi chức năng nhiệm vụ và đổi tên thành Imex, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Chỉ sau gần 2 năm, Imex trở thành một doanh nghiệp mạnh, quy mô lớn, hoạt động trên hầu hết các lĩnh vực kinh doanh, nhưng chủ yếu vẫn là kinh doanh xuất nhập khẩu với hai mặt hàng chủ lực là xuất khẩu gạo, nhập khẩu phân bón. Từ đó, thương hiệu Imex đã trở nên rất nổi tiếng trong giới kinh doanh xuất nhập khẩu. Trước thời điểm 1997, hoạt động của Imex rất hiệu quả. Nhưng khi xảy ra khủng hoảng tài chính tiền tệ ở khu vực Đông Á và trên thế giới, nhiều quan điểm cho rằng hoạt động xuất nhập khẩu sẽ gặp nhiều khó khăn rủi ro. Dựa vào những nhận định này, Imex quyết định đa dạng hoá hoạt động, nhảy vào sản xuất các mặt hàng thay thế nhập khẩu và đầu tư vào cơ sở hạ tầng. Toàn bộ nguồn lực có được từ hoạt động xuất nhập khẩu đổ dồn cho hai hoạt động này. Kể từ đó, hàng hoá sản xuất với giá thành cao không cạnh tranh được, các dự án đầu tư cơ sở hạ tầng làm theo ngẫu hứng đã gặp nhiều trở ngại trong việc triển khai các thủ tục đầu tư, giải phóng mặt bằng nên doanh nghiệp thua lỗ liên tục. Do việc theo dõi các hoạt động, lập kế hoạch tài chính không có hệ thống, không rõ ràng (đầu tư ngẫu hứng, hàng nhập khẩu kinh doanh lẫn lộn với hàng nhập khẩu cho sản xuất, nhập khẩu cho đầu tư xây dựng các nhà máy, công trình hạ tầng, chi phí sản xuất lẫn với chi phí đầu tư ) dẫn đến tình trạng không thể đánh giá được hoạt động sản xuất kinh doanh không có hiệu quả ở khâu nào. Nhìn vào có vẻ như là hoạt động của công ty không có hiệu quả trên tất cả các lĩnh vực. Lý do đưa ra để biện minh cho sự xuống dốc của Imex là do ảnh hưởng của khủng hoảng kinh tế tài chính. Sau hơn 5 năm hoạt động thua lỗ liên tục, nhằm tạo động lực mới khắc phục những khó khăn, vực dậy doanh nghiệp, đầu năm 2003, Imex được cổ phần hoá. Nhà nước giữ 30% cổ phần. Tuy kinh doanh thua lỗ trong thời gian dài, nhưng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Imex rất phát triển, thương hiệu Imex ngày càng được củng cố và nâng cao. Ngoài mặt hàng gạo và phân bón truyền thống, Imex còn đẩy mạnh xuất khẩu thuỷ sản, nhập khẩu các mặt hàng gia dụng. Tỷ trọng các mặt hàng xuất nhập khẩu khác ngoài phân bón và gạo đã chiếm gần 50% tổng kim ngạch xuất nhập khẩu. Chính vì lý do này mà khi cổ phần hoá, tên gọi Imex vẫn được giữ nguyên. Là một chuyên gia tài chính, một nhà quản trị có nhiều kinh nghiệm, Ông An- Tổng giám đốc vừa mới được tuyển dụng, nhận ra một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn đến tình trạng hỗn loạn nêu trên là ở bộ phận tài chính kế toán. Chính vì vậy, ông ta đang cần một số chuyên gia tài chính giỏi cùng với ông ta xây dựng đề án sắp xếp lại bộ phận tài chính kế toán theo mô hình công ty cổ phần, trong đó phân định rạch ròi giữa kế Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Niên khoá 2003-2004 Phân tích Tài chính Nghiên cứu tình huống Imex Co. Ltd Nguyễn Minh Kiều/Huỳnh Thế Du 3 toán và tài chính, đưa công tác tài chính và kế toán về đúng vị trí và tầm quan trọng của chúng. Đề án này sẽ được đưa vào nghị trình làm việc của Hội đồng quản trị trong phiên họp sắp tới. Theo dự báo, việc thông qua đề án sẽ hết sức khó khăn, vì trong Hội đồng quản trị 12 người, 5 người (những người này nguyên là lãnh đạo điều hành của Imex trước đây, trong đó có Chủ tịch Hội đồng quản trị) đã quen với mô hình, cơ chế quản lý tài chính hiện tại của Imex, họ nhất quyết chống lại việc thay đổi, 3 người (những người vừa mới mua phần cổ phần bán ra công chúng) ủng hộ phương án đổi mới, 4 người còn lại chưa thể hiện chính kiến và họ sẽ ngả về bên nào có lý lẽ thuyết phục hơn. Tuy nhiên những người này cũng chịu ảnh hưởng rất nhiều bởi cơ chế cũ. Theo điều lệ của Imex Co.Ltd thì quyết định được thông qua khi có trên 50% số thành viên Hội đồng quản trị tán đồng. Nếu trường hợp mỗi bên có 50% ý kiến tán đồng thì bên nào có Chủ tịch Hội đồng quản trị tán đồng thì ý kiến đó được chấp nhận. 2. Quan niệm về vai trò của tài chính kế toán Trong nền kinh tế kế hoạch tập trung, sản xuất là khâu quan trọng nhất, nó được xem là khâu trung tâm của hoạt động kinh tế. Các hoạt động khác như tài chính, phân phối lưu thông, tiêu thụ chỉ được xem là những chức năng phụ cần phải có để phục vụ cho quá trình sản xuất và không được coi trọng. Kế toán được xem là công việc ghi chép (hạch toán) những gì thực tế đã xảy ra được tính bằng tiền của doanh nghiệp. Quản trị tài chính là cái gì đó rất mơ hồ và không cần thiết, vì kế hoạch bố trí các nguồn vốn phục vụ cho sản xuất đã được ấn định từ trên xuống kèm theo kế hoạch sản xuất kinh doanh. Vai trò của tài chính bị lu mờ, dẫn đến sự hiểu lầm rất phổ biến là kế toán và tài chính được xem là một, đơn thuần chỉ là việc hạch toán kế toán. Vấn đề ghi chép các hoạt động thực tế xảy ra mà các nhà quản lý doanh nghiệp (người quyết định triển khai các hoạt động đó) đã biết nên không cần quan tâm, đó là công việc hàng ngày của phòng tài chính kế toán. Ngoài ra kế toán trưởng được xem là người có nhiệm vụ cùng với giám đốc xách cặp đi "xin" kinh phí. Chuyển sang nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp hoàn toàn tự chủ về tài chính, tự chủ thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, nhưng ảnh hưởng của cách quản lý cũ còn rất nặng nề, vai trò của tài chính kế toán, nhất là công tác quản trị tài chính chưa được coi trọng dẫn đến kết quả sau 15 năm chuyển sang cơ chế thị trường vẫn còn một tỷ lệ rất lớn giám đốc các doanh nghiệp không biết đọc báo cáo tài chính. Đa số các thành viên Hội đồng quản trị thuộc số này, trong đó có người nguyên là giám đốc của Imex trước khi cổ phần hoá. 3. Mô hình và cơ chế quản lý tài chính hiện tại của Imex 3.1. Các hoạt động chính của Imex Hoạt động sản xuất kinh doanh của Imex gồm các lĩnh vực: kinh doanh xuất nhập khẩu, sản xuất, đầu tư cơ sở hạ tầng Kinh doanh xuất nhập khẩu: Đây là hoạt động chính của Imex, trong đó chủ yếu là xuất khẩu gạo, thuỷ sản, nhập khẩu phân bón, hàng gia dụng. Về danh nghĩa, việc mua Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Niên khoá 2003-2004 Phân tích Tài chính Nghiên cứu tình huống Imex Co. Ltd Nguyễn Minh Kiều/Huỳnh Thế Du 4 gạo xuất khẩu của Imex được thông qua hợp đồng bao tiêu sản phẩm với nông dân. Nhưng việc thực hiện phương thức này có nhiều bất cập, các bên thường xuyên vi phạm hợp đồng. Khi giá lên thì nông dân phá hợp đồng, ngược lại khi giá xuống thì doanh nghiệp tìm cách không mua theo giá đã thoả thuận. Vì lý do này mà việc mua lúa vẫn phải qua trung gian là các thương lái. Việc thu mua thủy sản cũng gặp tình trạng tương tự như việc mua lúa. Phân bón, hàng gia dụng được bán thông qua các đại lý. Xuất nhập khẩu là phần hoạt động có hiệu quả nhất, chiếm hơn 40% doanh thu hàng năm. Hoạt động sản xuất: Imex sở hữu 1 nhà máy sản suất xi măng lò đứng công suất 150.000 tấn năm, hiệu suất sản xuất và tiêu thụ chỉ đạt khoảng 100.000 tấn năm, hàng tồn kho rất lớn, việc thu tiền rất chậm, các khoản phải thu là rất lớn. Thời gian thu hồi các khoản phải thu lên đến 150 ngày. Ngoài ra, trong năm vừa rồi Imex khánh thành đưa vào vận hành nhà máy sản suất gạch Ceramic công suất 2 triệu m 2 năm, tổng mức đầu tư là 98 tỷ đồng. Hiện vẫn đang ở giai đoạn thăm dò thị trường. Hoạt động sản suất chiếm gần 40% doanh thu của Công ty, nhưng chi phí chiếm hơn 50% (chưa kể phần chi phí quản lý ở trụ sở Công ty). Hoạt động sản xuất của của Imex chỉ hiệu quả ở các nhà máy xay xát gạo và chế biến thuỷ sản. Đầu tư cơ sở hạ tầng: Imex đang thực hiện một dự án giao thông đường bộ theo phương thức BOT. Dự án được triển khai rất chậm vì công tác đền bù giải toả chưa thực hiện xong. Đã quá thời gian hoàn thành hơn 3 năm, nhưng khối lượng thực hiện chỉ đạt hơn 30%. Bên cạnh đó, Imex đang thực hiện dự án xây dựng khu chung cư 400 phòng để bán. Tổng mức đầu tư chung cư này ước tính khoảng 100 tỷ đồng. Tuy việc xây dựng mới đạt hơn 80% khối lượng, nhưng toàn bộ các căn hộ đã được bán hết và Imex đã thu được 90% số tiền bán nhà, còn lại 10% sẽ được trả khi giao nhà. Việc xây dựng chung cư rất hiệu quả, chính vì vậy mà Imex đang có kế hoạch thực hiện một chung cư có quy mô gấp 10 lần chung cư hiện tại. Góp vốn liên doanh: Imex có hai liên doanh, một liên doanh sản xuất thức ăn gia xúc với công suất 20.000 tấn năm. Liên doanh này hoạt động kinh doanh rất hiệu quả, Imex sở hữu 30% liên doanh này. Liên doanh còn lại là liên doanh sản xuất phân hoá học, Imex sở hữu 70%. Nhà máy sản xuất phân hoá học đã khánh thành 3 năm nhưng sản phẩm rất kém chất lượng, giá thành cao, không tiêu thụ được. Phần góp vào các liên doanh này của Imex chủ yếu là quyền sử dụng đất và mua thiết bị trả chậm qua đối tác trong liên doanh với sự bảo lãnh của các ngân hàng thương mại. Đầu tư vốn trên thị trường chứng khoán: Phần đầu tư trên thị trường chứng khoán là phần chứng khoán Imex mua vào sau khi thị trường chứng khoán đi vào hoạt động được gần 1 năm (thời điểm mua vào chỉ số VN-INDEX đạt 540 điểm). 3.2. Cơ chế quản lý tài chính Mặc dù nhà nước nắm 30% cổ phần, nhưng cơ chế quản lý tài chính của Imex là đơn vị hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính. Hoạt động của Imex đươc chi phối bởi luật doanh nghiệp. Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Niên khoá 2003-2004 Phân tích Tài chính Nghiên cứu tình huống Imex Co. Ltd Nguyễn Minh Kiều/Huỳnh Thế Du 5 3.3. Mô hình tổ chức bộ phận kế toán tài chính Cấu trúc hoạt động của bộ phận kế toán tài chính của Imex Co. Ltd được chia làm 3 cấp, bao gồm: lãnh đạo phòng tài kế toán tài chính, bộ phận kế toán tổng hợp và các kế toán chi tiết. Hoạt động của bộ phận kế toán được chia thành nhóm tài khoản. Mỗi cán bộ kế toán chi tiết phụ trách một số tài khoản nhất định. Lãnh đạo phòng kế toán tài chính: Kế toán trưởng phụ trách chung và phụ trách kế toán chi tiêu và kế toán tổng hợp. Nhưng nhiệm vụ quan trọng nhất của Kế toán trưởng trước khi cổ phần hoá là cùng với Tổng giám đốc đi "xin" kinh phí và chạy các dự án đầu tư. Đối với 3 phó phòng kế toán, mỗi người được phân công phụ trách một mảng gồm mảng tài sản lưu động, tài sản cố định và các khoản nợ. Bộ phận kế toán tổng hợp: Bộ phận này làm công tác tổng hợp, lập các báo cáo tài chính và kiêm luôn nhiệm vụ lập kế hoạch kế toán tài chính hàng năm. Đối với các kế toán viên (kế toán chi tiết): Việc phân công nhiệm vụ các kế toán viên gắn liền với tên gọi các tài khoản và các công việc cụ thể như sau: • Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng • Kế toán hàng tồn kho • Kế toán khoản phải thu • Kế toán theo dõi các khoản đầu tư (chứng khoán, góp vốn liên doanh) • Kế toán tài sản cố định • Kế toán chi tiêu • Kế toán khoản phải trả • Kế toán theo dõi thuế và các khoản phải nộp ngân sách • Kế toán vay nợ ngân hàng • Kế toán công trình (theo dõi các dự án đầu tư, mỗi dự án được bố trí một kế toán) • Thủ quỹ. 3.4. Nhiệm vụ của Phòng kế toán tài chính • Tổ chức hạch toán kế toán và thực hiện các nghiệp vụ kế toán đúng theo quy định. • Xây dựng kế hoạch kế toán tài chính đảm bảo cho các hoạt động của công ty. 3.5. Các hoạt động thực tế của Phòng kế toán tài chính Các hoạt động thực tế chỉ tập trung vào công tác hạch toán kế toán, còn công tác quản trị tài chính gần như tê liệt không hoạt động. Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Niên khoá 2003-2004 Phân tích Tài chính Nghiên cứu tình huống Imex Co. Ltd Nguyễn Minh Kiều/Huỳnh Thế Du 6 4. Yêu cầu của các bên 4.1. Yêu cầu của Tổng giám đốc Trước yêu cầu cấp thiết của việc sắp xếp lại bộ phận tài chính kế toán, nhưng biết trước việc thông qua kế hoạch sẽ gặp rất nhiều khó khăn, chính vì vậy Tổng giám đốc của Imex yêu cầu phải có một đề án thực sự thuyết phục để lấy được sự ủng hộ của 4 thành viên còn đang do dự và có thể thay đổi ý kiến của các thành viên bảo thủ. Trước yêu cầu như trên, nên trong đề án này cần làm rõ hai vấn đề quan trọng, đó là: • Thứ nhất là làm thế nào để cho các thành viên Hội đồng quản trị phân biệt được kế toán, kế toán tài chính và quản trị tài chính, từ đó làm rõ vai trò của từng công tác, nhất là công tác quản trị tài chính. • Nên tổ chức bộ phận tài chính kế toán của Imex như thế nào. 4.2. Hội đồng quản trị Đa số thành viên Hội đồng quản trị đã quen với cơ chế quản lý hiện tại, không muốn có sự thay đổi. Trước nguy cơ đổi mới bộ phận tài chính của Công ty, các thành viên bảo thủ trong Hội đồng quản trị của Imex muốn có cơ sở để chứng minh rằng mô hình và cơ chế quản lý tài chính hiện tại là phù hợp, không cần thay đổi. Chính vì vậy, họ cũng muốn thuê một số chuyên gia tài chính giúp họ xây dựng những lập luận để bảo vệ cơ chế hiện có. Câu hỏi thảo luận 1. Nếu anh (chị) được Ông An - Tổng giám đốc của Imex tuyển dụng để xây dựng đề án cải cách lại bộ phận tài chính kế toán thì anh (chị) sẽ làm gì, ngược lại, nếu anh (chị) được Hội đồng quản trị của Imex thuê đưa ra những lập luận để giữ nguyên mô hình quản lý tài chính hiện tại thì những lập luận của anh (chị) là gì? 2. Có nhiều ý kiến cho rằng, hoạt động của Imex không có hiệu quả là việc đầu tư không hợp lý, theo anh (chị) điều này có đúng không và để hoạt động của Imex có hiệu quả cần phải làm gì? 3. Theo các anh (chị) sự khác biệt về chức năng giữa phòng tài chính và phòng kế toán như thế nào? Cho vì dụ minh hoạ ý kiến của anh (chị). . 2003-2004 Phân tích Tài chính Nghiên cứu tình huống Imex Co. Ltd Nguyễn Minh Kiều/Huỳnh Thế Du 2 IMEX CO. LTD 1. Bối cảnh Imex là một doanh. 2003-2004 Phân tích Tài chính Nghiên cứu tình huống Imex Co. Ltd Nguyễn Minh Kiều/Huỳnh Thế Du 3 toán và tài chính, đưa công tác tài chính và kế toán