Quản lý hành chính theo lý thuyết của Henri Fayol

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC KHOA QUẢN LÝ GIÁO DỤC ~~~~~~~~~~~~ TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN LÝ THUYẾT VỀ HÀNH CHÍNH TRONG CÁC TỔ CHỨC GIÁO DỤC Sinh viên thực hiện LÊ THU QUYÊN Lớp QH 2018 S QTTH Mã sinh viên 18010551 HÀ NỘI – 2022 MỤC LỤC MỞ ĐẦU 0 CHƯƠNG 1 LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH CỦA HENRI FAYOL 1 KHÁI NIỆM CHUNG 1 QUẢN TRỊ 1 HÀNH CHÍNH 1 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH 1 14 NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH CỦA HENRI FAYOL 1 PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG (DIVISION OF WORK) 1 QUYỀN HẠN (AUTHORIT.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC KHOA QUẢN LÝ GIÁO DỤC ~~~~~~*~~~~~~ TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN LÝ THUYẾT VỀ HÀNH CHÍNH TRONG CÁC TỔ CHỨC GIÁO DỤC Sinh viên thực Lớp Mã sinh viên : LÊ THU QUYÊN : QH-2018-S QTTH : 18010551 HÀ NỘI – 2022 MỤC LỤC MỞ ĐẦU CHƯƠNG LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH CỦA HENRI FAYOL I KHÁI NIỆM CHUNG 1 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH II 14 NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH CỦA HENRI FAYOL 1 PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG (DIVISION OF WORK) QUYỀN HẠN (AUTHORITY) KỶ LUẬT (DISCIPLINE) THỐNG NHẤT MỆNH LỆNH (UNITY OF COMMAND) THỐNG NHẤT CHỈ ĐẠO (UNITY OF DIRECTION) LỢI ÍCH CÁ NHÂN PHỤ THUỘC VÀO LỢI ÍCH CHUNG CỦA TỔ CHỨC (SUBORDINATION OF INDIVIDUAL INTERESTS TO THE GENERAL INTEREST) TRẢ CÔNG HỢP LÝ (REMUNERATION) TẬP TRUNG HOÁ QUYỀN LỰC (CENTRALIZATION) CHUỖI ĐỊNH HƯỚNG MỆNH LỆNH (SCALAR CHAIN) 10 TRẬT TỰ (ORDER) 11 CÔNG BẰNG (EQUITY) 12 SỰ ỔN ĐỊNH VỀ NHÂN SỰ (STABILITY OF TENURE OF PERSONEL) 13 SÁNG KIẾN (INITIATIVE) 14 TINH THẦN ĐỒNG ĐỘI (ESPRIT DE’CORPS) I KHÁI NIỆM CHUNG II NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRONG NHÀ TRƯỜNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ SỔ SÁCH 10 CÔNG TÁC LƯU TRỮ 10 CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG NHÀ TRƯỜNG 10 MỐI QUAN HỆ GIỮ VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ 11 III HIỆU TRƯỞNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH 12 NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI VIỆC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH 12 HIỆU TRƯỞNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRONG TRƯỜNG PHỔ THƠNG 12 KẾT LUẬN 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO 18 Đề Câu 1: Dựa việc tham khảo tài liệu, trình bày lý thuyết quản lý hành Henri Fayol, đề xuất cách thức vận dụng 14 nguyên tác lý thuyết quản lý nhà trường Câu 2: Trình bày cơng tác văn thư hành nhà trường Lấy ví dụ từ trường quan sát học học phần Thực tập nghiệp vụ để minh họa Mở đầu Quản trị nhà trường trình xây dựng sách, kế hoạch quy định cho hoạt động nhà trường, tổ chức hoạt động giáo dục dạy học sinh thông qua việc huy động sử dụng nguồn lực sẵn có Giám sát đồng thời thực cơng việc đánh giá dựa quyền tự chủ Có trách nhiệm giải trình để phát triển trường theo tầm nhìn, sứ mệnh mục tiêu đề Trong quản trị nhà trường, tác động chủ thể quản trị (hiệu trưởng) tác động tổ chức sư phạm đối tượng quản lý nhằm giải nhiệm vụ giáo dục tổ chức sư phạm Trong trình thực nhiệm vụ, hiệu trường nhà trường cần phải tuân theo nguyên tắc quản trị định Nguyên tắc quản trị hệ thống quy định, quy tắc quản trị có tính chất ràng buộc chủ thể quản lý việc thực chức năng, nhiệm vụ nhằm đạt mục tiêu tổ chức Nó có vai trò đặc biệt quan trọng hoạt động quản lý quản trị hành Ngày nay, cơng nghệ phát triển, nhiệm vụ liên quan đến chun mơn kỹ thuật thực Thay vào dành nhiều thời gian cho công tác quản trị nội trường Cơng tác hành văn phịng hoạt động quan trọng, thiếu hoạt động nội sở, đơn vị giáo dục Các đơn vị, đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo muốn hồn thành tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải tổ chức tốt công tác văn thư hành chính, phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo quan, nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thơng tin phục vụ việc định quản lý điều hành lãnh đạo - Mục tiêu nghiên cứu: Nhằm phân tích nguyên tắc lý thuyết quản lý hành Henri Fayol phân tích vấn đề chung cơng tác văn thư hành nhà trường từ đưa vài vai trị, cơng việc nhà quản trị công tác văn thư nhà trường - Phương pháp nghiên cứu: Phân tích tổng hợp lý thuyết - Bài tiểu luận gồm hai chương: + Chương Lý thuyết quản trị hành Henri Fayol + Chương Cơng tác văn thư hành nhà trường CHƯƠNG LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH CỦA HENRI FAYOL I KHÁI NIỆM CHUNG Quản trị Có tác giả cho “quản trị” hoạt động phát sinh từ tập hợp nhiều người cách có ý thức nhằm hoàn thành mục tiêu chung Những tập thể gọi tổ chức mà tổ chức môi trường quản trị, hay quản trị hoạt động cần thiết phải thực người kết hợp với tổ chức nhằm thực mục tiêu chung Từ quản trị dịch từ tiếng Anh có lúc có nơi người ta gọi quản lý Quản trị quản lý khác cách dùng nội dung hoàn cảnh khác Quản lý thường dùng trường hợp chung, trừu tượng quản lý nhà nước, quản lý an ninh quốc phịng, quản lý văn hố giáo dục.v.v quản trị thường dùng trường hợp cụ thể quản trị doanh nghiệp, quản trị nhân sự, v.v Quản trị tổ chức trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra nguồn lực hoạt động tổ chức nhằm đạt mục đích tổ chức với kết hiệu cao môi trường biến động Hành Quan niệm cũ: hành cai trị, cai quản, “ khơng quản cấm, phạt ” Quan niệm đại: hành hoạt động quản lý nhà nước nhằm phục vụ, kiến tạo cho phát triển xã hội phát triển người Nghĩa hẹp: hoạt động, công việc văn phòng để phục vụ, hỗ trợ thực mục tiêu tổ chức, đơn vị Nghĩa rộng: hoạt động chấp hành điều hành thực quy định quản lý nhà nước tất lĩnh vực đời sống xã hội gồm hoạt ông chấp hành điều hành thực quy định quản lý tổ chức, đơn vị nhằm đạt mục tiêu xác định Quản trị hành Quản trị hành phương pháp quản lý cổ điển tập trung vào nguyên tắc mà nhà quản trị sử dụng để điều phối công việc nội tổ chức Các nhà lý thuyết trường phái nhấn mạnh tập trung vào chun mơn hóa lao động, quyền lực hệ thống mệnh lệnh huy II 14 NGUYÊN TẮC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH CỦA HENRI FAYOL Phân cơng lao động (Division of work) Là chia nhỏ công tác thành số bước, bước hoàn thành cá nhân Như cá nhân chun mơn hóa thực phần hoạt động thay tồn hoạt động Dây chuyền lắp ráp thí dụ điển hình phân cơng lao động Sự phân công lao động nhằm tạo hiệu cao tổ chức Ông khuyến nghị tất loại công việc phải phân chia chia nhỏ giao cho nhiều người khác theo chuyên môn họ lĩnh vực cụ thể Việc chia nhỏ cơng việc khiến trở nên đơn giản mang lại hiệu Nó giúp cá nhân đạt tốc độ, độ xác hiệu suất Tuy nhiên, cần lưu ý việc phân công lao động mức gây nhàm chán, mệt mỏi từ giảm sút hiệu  Muốn áp dụng vào nhà trường, nhà quản lý cần phải phân công lao động phù hợp dựa tiêu chí lực chun mơn, kỹ thành viên tổ chức, nhà quản lý cần hiểu rõ thành viên tổ chức để phân việc người, từ thúc đẩy tập trung, tinh thần làm việc khai thác tối đa điểm mạnh họ đem lại hiệu công việc Nhân viên chun mơn hóa, kết cơng việc tạo đảm bảo số lượng chất lượng Quyền hạn (Authority) Quyền hạn trách nhiệm tồn Nếu quyền hạn trao cho người, người phải chịu trách nhiệm Theo cách tương tự, giao trách nhiệm cho cơng việc nào, người phải có thẩm quyền liên quan Quyền hạn quyền cấp để có xác từ cấp họ trách nhiệm có nghĩa nghĩa vụ việc thực công việc giao Cần có cân hai tức chúng phải song hành với Quyền hạn mà khơng có trách nhiệm dẫn đến hành vi vơ trách nhiệm trách nhiệm khơng có thẩm quyền làm cho người khơng hiệu Nhà quản lý có quyền lệnh, họ phải ghi nhớ quyền trách nhiệm Herb Kelleher - cựu Chủ tịch Tập đoàn Southwest Airlines cho "các vị trí chức danh khơng quan trọng, chất lượng quản lý điều có ý nghĩa hết Bất kỳ ai, đảm nhận cương vị hay chức danh nhà lãnh đạo qua hành động mình"  Tất thành viên nhà trường phải có trách nhiệm cơng việc Vì vậy, người tận tụy, có trách nhiệm cao với cơng việc nhà quản trị cần phải đánh giá khách quan, công để kịp thời động viên, khen thưởng Những người thiếu trách nhiệm công việc để xảy hậu làm ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng cơng việc phải xử lý theo quy định; bố trí, xếp lại cơng việc Kỷ luật (Discipline) Theo Fayol, “Kỷ luật có nghĩa chân thành, tuân theo, tôn trọng quyền hạn tuân thủ quy tắc quy định doanh nghiệp” Nguyên tắc áp dụng cấp phải tôn trọng cấp tuân theo mệnh lệnh họ Nhân viên phải tuân thủ tôn trọng luật lệ tổ chức Nó điều kiện tiên quan trọng để doanh nghiệp vận hành trơn tru Kỷ luật không yêu cầu cấp mà cấp quản lý Thực kỷ luật dựa hệ thống chi tiết bao gồm nguyên tắc, quy chế, quy định thống với đảm bảo thành viên tổ chức phải tuân thủ đầy đủ Kỷ luật phải tơn trọng đề cao tính thực thi tổ chức, doanh nghiệp Tổng quan kỷ luật yếu tố thúc đẩy liên kết hoạt động mềm mại doanh nghiệp  Nguyên tắc áp dụng với nhà trường thể nội quy, quy định nhà trường Nội quy nhà trường quy định nhà trường có lẽ điều khơng thể thiếu môi trường giáo dục Bởi lẽ, nhờ vào nội quy, quy định này, nhà trường nhanh chóng xây dựng mơi trường học nếp văn hóa học đường tốt dành cho học sinh, giáo viên, nhân viên nhà trường Thống mệnh lệnh (Unity of command) Nguyên tắc có nghĩa nhân viên nhận mệnh lệnh từ cấp quản lý mà Cách thức quản lý cần đề cao tính thống nhất, đặc biệt tổ chức áp dụng nhiều phương pháp mơ hình quản lý khác địi hỏi nhân viên phải nghe lệnh thực nhiệm vụ cấp lãnh đạo, khách hàng lúc Sẽ xuất trường hợp nhà quản lý đưa ý kiến trái ngược nhân viên rơi vào tính khơng biết phải làm theo ý kiến Do đó, nên tránh nhiều mệnh mệnh đưa xuống nhân viên lúc trừ thực cần thiết Sự thống huy cung cấp cho tổ chức tồn có kỷ luật, ổn định có trật tự Nó tạo mối quan hệ hài hòa cấp cấp  Trong trường học, nguyên tắc thể chỗ, Tổ chun mơn lại có Tổ trưởng tổ chuyên môn Thống đạo (Unity of direction) Đội ngũ nhân viên có lực chuyên mơn, kỹ cần phải làm việc lãnh đạo nhà quản lý, cấp để thực hoàn thành mục tiêu chung, theo kế hoạch chung đảm bảo phối hợp công việc nhịp nhàng, thục bước hoạt động Có nghĩa hoạt động liên quan nên nhóm lại với Cần có kế hoạch hành động cho họ họ phải người quản lý cụ thể phụ trách Theo nguyên tắc này, nỗ lực tất thành viên tổ chức phải hướng tới mục tiêu chung Nếu khơng có thống phương hướng khơng thể đạt thống hành động Trên thực tế, thống mệnh lệnh thực khơng có thống đạo  Nguyên tắc thể nhà trường lại có tổ chun mơn khác nhau, làm công việc khác Lợi ích cá nhân phụ thuộc vào lợi ích chung tổ chức (Subordination of Individual Interests to the General Interest) Lợi ích cá nhân hay nhóm nhân viên tổ chức khơng vượt quyền lợi tổ chức Trong nguyên tắc quản trị doanh nghiệp Fayol lợi ích chung tổ chức phải đặt lên hết Khi mà nguyên tắc xây dựng với lý thuyết lợi ích đề có tính trung lập chắn u cầu lợi ích cá nhân khơng đề cao lợi ích chung tổ chức Nhà quản lý phải thực nhiệm vụ hòa giải việc thực lợi ích tổ chức lợi ích cá nhân có xảy mâu thuẫn xung đột khơng có thống  Trong nhà trường, dù có tình hay xung đột nhà quản trị cần phải đặt lợi ích nhà trường lên hết Trả công hợp lý (Remuneration) Số lượng phương thức trả công cho người lao động phải công bằng, hợp lý, thỏa đáng xứng đáng với nỗ lực Thù lao phải xác định sở giá sinh hoạt, cơng việc giao, tình hình tài doanh nghiệp, mức lương hành, v.v Mức lương hợp lý phù hợp phương thức trả lương họ làm giảm căng thẳng khác biệt người lao động cấp quản lý, tạo mối quan hệ hài hịa bầu khơng khí làm việc vui vẻ Fayol khuyến nghị cung cấp lợi ích khác giáo dục miễn trì hịa hợp mối quan hệ cơng việc vơ cần thiết Có câu danh ngơn rằng: "Sự khác biệt đội bóng xồng đội bóng có tầm cỡ cảm thơng đồng đội với Nhiều người gọi tinh thần đồng đội Khi thấm nhuần tinh thần đội bóng trở nên vững mạnh"  Hiệu trưởng cần khích lệ tinh thần đồng đội, tức tạo tính đồn kết nhà trường Sự đồn kết khơng mang lại kết tốt đẹp cho mà cịn trở thành sợi dây vơ hình gắn kết người lại gần hơn, từ tạo nên mối quan hệ xã hội tốt đẹp nhà trường Tư tưởng chủ yếu thuyết Fayol nhìn vấn đề quản lý tổng thể tổ chức quản lý, xem xét hoạt động quản lý từ xuống, tập trung vào máy lãnh đạo cao với chức nhà quản lý Ơng cho thành cơng quản lý không nhờ phẩm chất nhà quản lý, mà chủ yếu nhờ nguyên tắc đạo hành động họ phương pháp mà họ sử dụng CHƯƠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRONG NHÀ TRƯỜNG I KHÁI NIỆM CHUNG Theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV, công tác văn thư bao gồm nội dung: soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan đơn vị, quản lý sử dụng dấu Trong trình thực nội dung cơng việc cơng tác văn thư quan phải đảm bảo u cầu: nhanh chóng, xác, bí mật, đại Cơng tác lưu trữ q trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Cơng tác lưu trữ bao gồm nội dung: phân loại tài liệu lưu trữ, ñánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trong q trình thực nội dung cơng việc cơng tác lưu trữ quan phải ñảm bảo: tính khoa học, tính mật Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian ñầu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, đặc biệt khâu soạn thảo văn * Vị trí, vai trị cơng tác hành - quản trị nhà trường Trong nhà trường, công tác hành - quản trị có vị trí quan trọng Cơng tác hành - quản trị kết nối hoạt động bên nhà trường kết nối nhà trường với lực lượng tham gia giáo dục ngồi nhà trường Cơng tác quản trị chủ yếu tạo ra, sử dụng, bảo quản điều kiện sở vật chất, tài chính, thực chế độ sách nhằm phục vụ cơng tác giáo dục nhà trường Cơng tác hành chủ yếu thu thập, xử lý, bảo quản, truyền đạt thông tin nội nhà trường bên ngồi nhà trường Cơng tác hành có vai trị sau: - Bảo đảm việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý điều hành nhà trường; - Là phương tiện giúp nhà trường thực nhiệm vụ giáo dục đào tạo theo quan điểm, đường lối, chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước; - Giúp giải cơng việc nhà trường nhanh chóng, xác, có suất chất lượng, đồng thời bảo đảm cho việc quản lý chặt chẽ, nguyên tắc, sách chế độ Trong phạm vi tiểu luận em tìm hiểu cơng tác hành chính, đảm bảo điều kiện thông tin công tác quản lý trường học, bao gồm nội dung chủ yếu sau: • • • Cơng tác văn thư Cơng tác lập hồ sơ, sổ sách Công tác lưu trữ II NỘI DUNG CƠNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRONG NHÀ TRƯỜNG Công tác văn thư Nội dung công tác văn thư Nội dung công tác văn thư hội đồng phủ quy định nghị số142/CP ngày 28/09/1963 ban hành điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ • Xây dựng ban hành văn • Tổ chức quản lý giải văn • Cơng tác lập hồ sơ nộp hồ sơ • Tổ chức bảo quản sử dụng dấu * Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung quan, tổ chức nhiều phận tham gia theo chức trách thủ trưởng quan, đơn vị quy định Công tác lập hồ sơ sổ sách Hồ sơ: hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân Lập hồ sơ: lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Sổ sách: văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ việc hay cá nhân xử lý lưu trữ Sổ sách nhà trường hồ sơ ghi sổ, chúng lưu trữ bảo quản theo quy định chung nhà nước Công tác lưu trữ Nội dung công tác lưu trữ - Công tác lưu trữ bao gồm khâu nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học sử dụng tài liệu lưu hiệu Đó là: phân loại tài liệu lưu trữ; đánh giá tài liệu lưu trữ; bổ sung tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Xây dựng hệ thống lý luận khoa học công tác lưu trữ áp dụng vào thực tiễn để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ - Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ trung ương xuống sở, có đạo chặt chẽ thống nghiệp vụ lưu trữ Chức nhiệm vụ văn phòng nhà trường Trong nhà trường, văn phịng có vai trị quan trọng Văn phịng nhà trường nơi trực tiếp giúp hiệu trưởng quản lý công tác văn thư lưu trữ, quản lý tài sản vật tư, thực chế độ sách, tạo điều kiện cho giáo viên học sinh thực tốt nhiệm vụ dạy học Chính vậy, văn phòng nhà trường vừa thực chức quản trị vừa thực chức hành Với chức hành chính, văn phịng nhà trường trạm thơng tin Để thực vai trị trạm thơng tin, văn phòng phải thực số chức sau: 4.1 Chức tiếp nhận truyền đạt thông tin - Văn phịng tiếp nhận chuyển giao tồn công văn giấy tờ nội nhà trường nhà trường với quan khác, thực đầy đủ khâu công tác văn thư - Văn phòng nơi tiếp giáo viên, nhân viên, học sinh đối tượng khác đến liên hệ công việc - Sắp xếp gặp gỡ, giao tiếp giúp hiệu trưởng chủ động làm việc - Văn phòng nơi đặt điện thoại để tiếp nhận truyền đạt thơng tin - Văn phịng nơi ghi nhớ đầy đủ việc cần thiết, góp phần giải công việc lúc, kịp thời, không bị trùng lập 4.2 Chức theo dõi phối hợp - Văn phòng nhà trường phận trực tiếp giúp Hiệu trưởng theo dõi, liên lạc phối hợp với tổ chức, phận chức danh nhà trường - Với vị trí đầu mối giao lưu thơng tin, qua văn phịng tổ chức, phận nhà trường hỗ trợ, tương tác thực nhiệm vụ Mối quan hệ giữ văn thư lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ có mối quan hệ khăng khít q trình xử lý thơng tin Vì điều lệ cơng tác, công văn giấy tờ ban hành kèm theo nghị định 142 / CP ngày 29/09/1963 hội đồng Chính Phủ quy định “ Công văn giấy tờ phương tiện cần thiết hoạt động Nhà nước Làm công văn giấy tờ giữ gìn hồ sơ tài liệu hai cơng tác khơng thể thiếu quản lý Nhà nước ” Do mà công tác văn thư làm tốt làm xác cơng tác lưu trữ cảng phát huy tác dụng nhiêu, tạo điều kiện cho việc xử lý thông tin cách khoa học xác có hiệu Ngược lại lưu trữ tích luỹ kinh nghiệm bổ sung tư liệu phục vụ cho công tác văn thư Do cần phải quan tâm đến chất lượng công tác văn thư kết hợp với công tác lưu trữ gọi chung phận văn thư lưu trữ Như việc tìm hiểu lý luận cơng tác văn thư lưu trữ việc nghiên cứu, tìm hiểu khái niệm, vị trí, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ tồn tại, phát triển quan, đơn vị Nghiên cứu nội dung cơng tác văn thư lưu trữ q trình bao gồm: việc xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, công tác tổ chức bảo quản sử dụng dấu Việc tổ chức công tác văn thư quan, đơn vị nhiều phận tham gia theo chức trách thủ trưởng quan quy định Đối với công tác lưu trữ quan, đơn vị việc lựa chọn, giữ lại tổ chức có khoa học, văn có giá trị hình thành trình hoạt động quan, cá nhân để làm chứng tra cứu thơng tin q khứ, bao gồm nội dung sau: Phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ, lý tài liệu lưu trữ, bao quan tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng, tài liệu lưu trữ III HIỆU TRƯỞNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ HÀNH CHÍNH Những yêu cầu việc quản lý cơng tác văn thư hành 1.1 Thực cải cách hành Trong nhà trường, hiệu trưởng cần vận dụng tinh thần cải cách hành để đổi cơng tác quản lý giáo dục Đối với nhà trường, cải cách hành quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền đối tượng quản lý, có chế phối hợp rõ ràng, tránh trùng lập, chồng chéo Cải cách hành nhà trường cần bảo đảm tính ổn định, phát huy thành quả, nề nếp có Chỉ thay đổi khâu yếu, bất hợp lý công việc nhằm hướng đến việc đạt hiệu lực, hiệu cơng việc Nội dung cải cách hành vận dụng việc quản lý công tác văn thư hành bao gồm số vấn đề sau: - Thực nghiêm túc đường lối, chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước; - Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền cho đơn vị, cá nhân nhà trường; - Đơn giản hố thủ tục hành sở bảo đảm nguyên tắc, yêu cầu đặt ra; - Hiện đại hóa trang thiết bị phương tiện hoạt động phục vụ cơng tác văn thư hành nhà trường; - Ứng dụng khoa học – công nghệ cơng tác văn thư hành - Để thực tốt cải cách hành áp dụng nhà trường cần nghiên cứu kỹ thực trạng cụ thể, riêng biệt trường từ đề nội dung cách thức thích hợp 1.2 Thực nguyên tắc quản lý Nguyên tắc tuân thủ pháp luật Nguyên tắc mục tiêu Nguyên tắc hiệu lực, hiệu Hiệu trưởng quản lý công tác văn thư hành trường phổ thơng Nội dung hiệu trưởng quản lý cơng tác văn thư hành trình bày theo cách tiếp cận chức quản lý 2.1 Xây dựng kế hoạch cơng tác văn thư hành Đối với nhà trường, xây dựng kế hoạch cơng việc có vai trị ý nghĩa quan trọng công tác quản lý Hiệu trưởng quản lý cơng tác văn thư hành phải việc xây dựng kế hoạch cho công việc Kế hoạch phương tiện hoạt động nhà trường nhằm bảo đảm cho hoạt động thực liên tục, thống nhất, mục đích yêu cầu đặt ra; sở để hiệu trưởng đạo, điều hành công việc thời gian, vừa bảo đảm chủ động, quán xuyến toàn diện mặt công tác, vừa thực công việc trọng tâm, bảo đảm thực công việc tiến độ Xây dựng kế hoạch cho công tác văn thư hành việc đề mục tiêu cụ thể cần đạt hoạt động biện pháp để thực mục tiêu Kế hoạch phải gắn bó mật thiết với kế hoạch chung toàn trường gắn với kế hoạch hoạt động khác 2.1.1 Căn lập kế hoạch Để xây dựng mục tiêu kế hoạch cho công tác văn thư hành cần dựa vào số sau: - Phương hướng, nhiệm vụ đặt cho năm học nhà trường - Thực trạng công tác văn thư hành nhà trường - Những yêu cầu thiết cho công tác văn thư, công tác lập hồ sơ sổ sách, công tác lưu trữ - Các điều kiện đảm bảo cho hoạt động công tác văn thư hành - Yêu cầu cải cách hành cơng tác Từ vấn đề trên, đề mục tiêu cần đạt củng cố hoàn thiện cấu tổ chức, sở vật chất, trang thiết bị, đội ngũ v.v cho cơng tác văn thư hành Trên sở mục tiêu kế hoạch đề ra, hiệu trưởng cho xây dựng kế hoạch cơng tác văn thư hành 2.1.2 Yêu cầu kế hoạch - Phải bám sát bảo đảm thực chức năng, nhiệm vụ nhà trường đạo quan quản lý cấp - Nêu rõ công việc dự kiến, người chịu trách nhiệm, thời hạn hồn thành - Cơng việc phải xếp có hệ thống, theo trình tự ưu tiên liên hồn, có trọng tâm, trọng điểm - Phải phù hợp, ăn khớp với kế hoạch năm tồn trường Bảo đảm có tính khả thi, tránh ơm đồm nhiều nội dung mà khả thực ít; phân bổ quỹ thời gian cho hợp lý 2.1.3 Quy trình lập kế hoạch Bước 1- Nghiên cứu, chọn công việc dự kiến nội dung công việc đưa vào kế hoạch: - Thu thập đầy đủ thơng tin, liệu có liên quan Cần rà sốt hồ sơ hoạt động trước nhằm xác định cơng việc cịn tồn đọng trình tự ưu tiên giải thời gian dự kiến tới - Tham khảo ý kiến phận liên quan cần thiết vấn đề dự liệu, tính khả thi việc thực hiện, định đạo từ quản lý cấp v.v Bước 2- Xây dựng dự thảo nêu rõ: Tên công việc cần thực hiện, tên người, phận chịu trách nhiệm, hình thức, thời gian thực Bước 3- Ban hành thức để tổ chức thực Việc xây dựng kế hoạch công tác văn thư hành giúp hiệu trưởng nắm bắt quản lý tồn cơng việc cách chi tiết, cụ thể từ có phân phối nguồn lực hợp lý cho hoạt động giáo dục nhà trường Xây dựng kế hoạch cơng tác văn thư hành giúp phận cá nhân chủ động cơng việc Ngồi ra, kế hoạch năm học cơng tác văn thư hành đảm bảo tính ổn định tương đối tránh lúc nhàn rỗi lúc lại bận rộn 2.2 Xây dựng cấu tổ chức quản lý cơng tác văn thư hành nhà trường 2.2.1 Xây dựng máy - Đìều lệ trường Tiểu học (điều 18) Điều lệ trường Trung học (điều 15) quy định hiệu trưởng quản lý hành nhà trường - Điều lệ trường Tiểu học (điều 17) Điều lệ trường Trung học (điều 15) quy định nhà trường phổ thơng có tổ hành chính-quản trị Tổ hành - quản trị giúp hiệu trưởng thực công tác phục vụ hoạt động giảng dạy, giáo dục hoạt động khác nhà trường - Tổ hành - quản trị có tổ trưởng hay hai tổ phó hiệu trưởng định Tuỳ theo quy mô trường lớp điều kiện vật chất, hiệu trưởng xác định chức năng, nhiệm vụ biên chế sau đề nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt Cụ thể là: Bộ phận văn thư hoạt động điều hành tổ trưởng tổ hành quản trị hay đạo trực tiếp Hiệu trưởng Cán văn thư ngồi u cầu trình độ chun mơn cần phải có phẩm chất cần thiết trung thực, cẩn thận, cần cù, lịch sự, điềm đạm Lựa chọn nhân thích hợp đáp ứng yêu cầu, địi hỏi cơng tác văn phịng 2.2.2 Xây dựng quy chế làm việc phân công công việc Để quản lý có hiệu cơng tác văn thư hành chính, Hiệu trưởng cần: 1) đạo xây dựng quy chế làm việc qui định rõ chức năng, nhiệm vụ cho tổ văn phòng cho người phận 2) Thiết kế phân công công việc phù hợp Thực tế cho thấy, nơi có quy định cụ thể, phù hợp với cơng việc thẩm quyền giao việc điều hành có nhiều thuận lợi Trái lại, nơi chức năng, nhiệm vụ xây dựng qua loa việc tổ chức điều hành cơng việc hay gặp khó khăn hiệu Thiết kế cơng việc khoa học quản lý cơng việc thuận lợi Thiết kế cơng việc có ý nghĩa quan trọng tạo khả chuyên mơn hố cơng việc Khi phân cơng cơng việc cần ý đến đặc điểm trội cá nhân, bảo đảm thực quy định pháp luật qui định ngành GD-ĐT 2.2.3 Xây dựng chế phối hợp Nhà trường hệ thống mở đơn vị chức nhà trường tạo nên hệ thống quan hệ mở nhiều cấp độ khác Nếu tạo phối hợp, hợp ... CHƯƠNG LÝ THUYẾT QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH CỦA HENRI FAYOL I KHÁI NIỆM CHUNG 1 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH ... người ta gọi quản lý Quản trị quản lý khác cách dùng nội dung hoàn cảnh khác Quản lý thường dùng trường hợp chung, trừu tượng quản lý nhà nước, quản lý an ninh quốc phòng, quản lý văn hố giáo... khảo tài liệu, trình bày lý thuyết quản lý hành Henri Fayol, đề xuất cách thức vận dụng 14 nguyên tác lý thuyết quản lý nhà trường Câu 2: Trình bày cơng tác văn thư hành nhà trường Lấy ví dụ