hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Viễn thông Hà Nội

Lời mởđầu .................................................. .................................................. ..............1 CHƯƠNG I. Cơ sở lý luận vềhạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh ng

LỜI MỞ ĐẦU

Qua nghiên cứu, chúng ta đã nhận thấy trong quản lý kinh tế, quản lý con người là vấn đề cốt lõi nhất, cũng đồng thời là vấn đề tinh tế, phức tạp nhất Khai thác được những tiềm năng của nguồn lực con người chính là chìa khoá để mỗi doanh nghiệp đạt được thành công trong sản xuất kinh doanh Vì vậy, việc phân chia và kết hợp các lợi ích phải được xem xét, cân nhắc kỹ lưỡng Các lợi ích đó bao gồm: lợi ích cá nhân người lao động, lợi ích của ông chủ (hay của doanh nghiệp) và lợi ích xã hội Lợi ích vật chất của cá nhân người lao động được thể hiện ở thu nhập của người đó

Thu nhập và tiền lương đối với người lao động là hai phạm trù kinh tế khác nhau Tiền lương dùng để chỉ số tiền nhà nước trả cho người lao động trong khu vực nhà nước thông qua các thang, bảng lương và phụ cấp Thu nhập bao gồm ngoài khoản tiền lương, còn tiền thưởng, tiền chia lợi nhuận và các khoản khác mà các doanh nghiệp phân phối cho người lao động theo sản lượng hay chất lượng lao động Trong đó, tiền lương là phần thu nhập chính, chiếm tỷ trọng lớn, nó có tác dụng lớn đến việc phát triển kinh tế, ổn định và cải thiện đời sống của người lao động Vì vậy, đối với mọi doanh nghiệp, vấn đề tiền lương trong những năm tới có vị trí quan trọng đặc biệt

Để tạo ra động lực to lớn, giải phóng được sức sản xuất, trước hết cần có quỹ tiền lương đủ lớn để chi trả cho người lao động Tuy nhiên, việc quản lý, phân phối quỹ tiền lương đó theo cách thức nào sao cho công bằng, hợp lý, đúng luật pháp, kích thích tinh thần hăng say làm việc và khả năng sáng tạo của mọi người lao động, phát huy tác dụng đòn bẩy kinh tế của tiền lương trong sản xuất, đồng thời đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi, lại là một vấn đề không đơn giản đối với các doanh nghiệp Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm được một phương thức quản lý, hạch toán tiền lương phù hợp, tuân thủ quy định của Nhà nước về chính sách đãi ngộ, nhưng cũng phải có những ứng dụng sáng tạo căn cứ vào thực tế sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp

Công ty Viễn thông Hà nội là đơn vị thuộc Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam, đơn vị có nhiều đóng góp nỗ lực cho sự phát triển vượt bậc của ngành

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2 Bưu điện Ngay từ những ngày đầu thành lập, Công ty Viễn thông Hà Nội đã tự

khẳng định được mình trên thương trường Công ty đã có những bước đi vững chắc, phát triển một cách toàn diện và nhanh chóng hội nhập vào mạng lưới thông tin quốc gia, quốc tế Những thành tựu của Ngành Bưu chính Viễn thông nói chung và của Công ty Viễn thông nói riêng đã góp phần to lớn vào công cuộc xã hội hoá thông tin của đất nước

Là sinh viên khoa Kế toán trường Đại học Kinh tế Quốc dân, qua thời gian thực tập tại Công ty Viễn thông Hà Nội, tôi đã có điều kiện củng cố, tích luỹ, làm sáng tỏ những kiến thức tiếp thu được trong nhà trường về cách thức tổ chức, nội dung trình tự công tác kế toán trong các doanh nghiệp Đồng thời, quá trình thực tập tốt nghiệp đã giúp tôi có thêm những kiến thức thực tế về lĩnh lực mà tôi mong muốn được tìm hiểu kỹ hơn Đó là vấn đề hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương với việc nâng cao hiệu quả sử dụng người lao động tại doanh nghiệp

Nội dung bản Báo cáo thực tập tốt nghiệp này ngoài lời mở đầu và kết luận bao gồm 3 chương:

Chương I Cơ sở lý luận về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo

lương trong các doanh nghiệp

Chương II Thực trạng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại

Công ty Viễn thông Hà Nội

Chương III Phương hướng hoàn thiện hạch toán tiền lương với việc nâng cao

hiệu quả sử dụng người lao động

Vì lĩnh vực nghiên cứu này còn mới mẻ đối với bản thân tôi cho nên bản báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót Tôi xin chân thành cảm ơn và rất mong nhận được sự chỉ bảo, hướng

dẫn của các thầy cô trong Khoa Kế toán

Tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo, Phòng Kế toán Tài chính và Phòng Tổ chức Hành chính của Công ty Viễn thông Hà Nội đã tạo mọi điều kiện để tôi hoàn thành Báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình tại Công ty Tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình đối với sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của Cô giáo Phó Giáo sư-Tiến sỹ Phạm Thị Gái đã giúp tôi hoàn thành Chuyên đề tốt nghiệp này

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

I TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG:

1 Nguồn gốc, bản chất của tiền lương:

Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp đồng thời cũng là quá trình tiêu hao các yếu tố cơ bản (lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động) Trong đó lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc của con người sử dụng các tư liệu lao động nhằm tác động, biến đổi các đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của mình Để bảo đảm tiến hành liên tục quá trình tái sản xuất trước hết cần phải bảo đảm tái sản xuất sức lao động, nghĩa là sức lao động mà con người bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao động Tiền lương (tiền công) chính là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động Mặt khác tiền lương còn là đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần hăng hái lao động, kích thích và tạo mối quan tâm của người lao động đến kết quả công việc của họ Về bản chất, tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động Nói cách khác, tiền lương chính là nhân tố thúc đầy tăng năng suất lao động

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 4

2 Qũy tiền lương và thành phần của qũy tiền lương:

Qũy tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý Thành phần qũy tiền lương bao gồm nhiều khoản như lương thời gian(tháng, ngày, giờ), lương sản phẩm, phụ cấp (cấp bậc, khu vực, chức vụ, đắt đỏ…), tiền thưởng trong sản xuất Qũy tiền lương (hay tiền công) bao gồm nhiều loại, tuy nhiên về mặt hạch toán có thể chia thành tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp, trong đó chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ

Chế độ trả lương theo thời gian có ưu điểm là đơn giản, dễ tính toán, nhưng nhược điểm là chỉ mới xem xét đến mặt số lượng, chưa quan tâm đến chất lượng, nên vai trò kích thích sản xuất của tiền lương hạn chế

Tuy nhiên, trong thực tế vẫn áp dụng hình thức trả lương này để trả cho đối tượng công nhân chưa xây dựng được định mức lao động cho công việc của họ, hoặc cho công việc xét thấy trả lương theo sản phẩm không có hiệu quả, ví dụ: sửa chữa, kiểm tra chất lượng sản phẩm hoặc sản xuất những sản phẩm yêu cầu độ chính xác cao

Để khắc phục nhược điểm của phương pháp trả lương theo thời gian, người ta áp dụng trả lương theo thời gian có thưởng

Trong những năm vừa qua, hình thức trả lương theo thời gian có xu hướng thu hẹp dần Nhưng xét về lâu dài, khi trình độ khoa học phát triển cao, trình độ cơ giới hoá, tự động hoá cao thì hình thức lương theo thời gian lại được mở rộng ở đại bộ phận các khâu sản xuất, vì lúc đó các công việc chủ yếu là do máy móc thực hiện

b Hình thức trả lương theo sản phẩm

Lương trả theo sản phẩm là chế độ tiền lương mà thu nhập của mỗi người tuỳ thuộc vào hai yếu tố: Số lượng sản phẩm làm ra trong tháng và đơn giá tiền công cho một sản phẩm

Số lượng sản phẩm làm ra do thống kê ghi chép Đơn giá tiền công phụ thuộc vào hai yếu tố: Cấp bậc công việc và định mức thời gian hoàn thành công việc đó Có thể nói rằng hiệu quả của hình thức trả lương theo sản phẩm cao hay thấp phụ thuộc rất nhiều vào công tác định mức lao động có chính xác hay không Định mức vừa là cơ sở để trả lương sản phẩm, vừa là công cụ để quản lý

Trong giai đoạn hiện nay thì hình thức tiền lương sản phẩm đang là hình thức tiền lương chủ yếu đưọc áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Để đảm bảo hình thức tiền lương này có hiệu quả cần 4 điều kiện sau:

- Hoàn thiện công tác thống kê kế toán, đặc biệt là công tác thống kê theo dõi tình hình thực hiện mức để làm cơ sở cho việc điều chỉnh mức

Trong thực tế chúng ta thường áp dụng 4 hình thức trả lương theo sản phẩm sau:

* Trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân

Hình thức này được áp dụng rộng rãi đối với người trực tiếp sản xuất, trong điều kiện quá trình lao động của họ mang tính chất độc lập tương đối, có thể định mức và kiểm tra nghiệm thu sản phẩm một cách cụ thể và riêng biệt Đơn giá xác định như sau:

ĐG = L/Q hoặc ĐG = L x T Trong đó: ĐG : Đơn giá sản phẩm

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 6 L : Lương theo cấp bậc

Q : Mức sản lượng T : Mức thời gian

* Trả lương tính theo sản phẩm tập thể

Là một hình thức tiền lương áp dụng cho những công việc nặng nhọc có định mức thời gian dài, cá nhân từng người không thể làm được hoặc làm được nhưng không đảm bảo tiến độ, đòi hỏi phải áp dụng lương sản phẩm tập thể

Khi áp dụng hình thức này cần phải đặc biệt chú ý tới cách chia lương sao cho đảm bảo công bằng hợp lý, phải chú ý tới tình hình thực tế của từng công nhân về sức khoẻ, về sự cố gắng trong lao động

* Trả lương theo sản phẩm gián tiếp

Thường áp dụng để trả cho cán bộ quản lý và công nhân phục vụ khi áp dụng hình thức này có hai tác dụng lớn:

Thắt chặt mối quan hệ giữa cán bộ quản lý, công nhân phục vụ với công nhân trực tiếp sản xuất và tạo điều kiện cho cán bộ quản lý phải quan tâm tới việc thúc đẩy sản xuất phát triển Để áp dụng nó, cần tiến hành qua hai bước:

Bước 1: Xác định đơn giá gián tiếp (ĐGGT)

Sản lượng định mức bình quân của công nhân trực tiếp trong tháng ĐGGT =

Lương cấp bậc tháng của gián tiếp

Bước 2: Tính lương sản phẩm gián tiếp (L)

Sản phẩm thực tế của Đơn giá L = công nhân sản xuất x gián tiếp

* Lương theo sản phẩm luỹ tiến

Là một hình thức tiền lương sản phẩm nhưng dùng nhiều đơn giá khác nhau để trả cho công nhân tăng sản lượng ở mức độ khác nhau, theo nguyên tắc: Những

sản phẩm trong định mức thì trả theo đơn giá chung thống nhất, còn những sản phẩm vượt định mức thì trả theo đơn giá luỹ tiến (Đơn giá này lớn hơn đơn giá chung)

Chế độ lương này có tác dụng kích thích sản xuất mạnh mẽ, nhưng nó vi phạm nguyên tắc: Sẽ làm cho tốc độ tăng tiền lương tăng nhanh hơn tốc độ tăng năng suất lao động Nên phạm vi áp dụng chỉ với những khâu trọng yếu của dây chuyền, hoặc vào thời điểm nhu cầu của thị trường cần số lượng lớn loại sản phẩm đó, hoặc vào thời điểm có nguy cơ không hoàn thành hợp đồng kinh tế, bị phạt những khoản tiền lớn Sau khi đã khắc phục được các hiện tượng trên phải trở lại ngay hình thức lương sản phẩm thông thường

Song song với lương sản phẩm lũy tiến ta có lương sản phẩm lũy lùi Áp dụng với trường hợp nguy cơ thị trường bị thu hẹp, không có khả năng tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra Áp dụng lương sản phẩm lũy lùi là để hạn chế sản xuất và kìm hãm nó

giá trị làm lợi và phần giá trị bị thiệt hại hư hỏng

4 Nội dung hạch toán tiền lương:

a Nhiệm vụ hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp:

Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý, kế toán tiền lương trong các doanh nghiệp cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH của người lao động để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương, tiền thưởng cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 8 - Theo dõi, ghi chép việc hình thành quỹ tiền lương, tình hình chi trả quỹ

lương của doanh nghiệp; việc trích lập và chi trả các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn

-Cung cấp những số liệu cần thiết cho việc hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, hạch toán thu nhập và một số nội dung khác có liên quan

b Tài khoản sử dụng:

Để hạch toán tiền lương kế toán sử dụng tài khoản 334”Phải trả công nhân viên”: Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng và các khoản khác thuộc thu nhập của họ Kết cấu của tài khoản này như sau:

Bên Nợ:

- Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương của công nhân viên - Tiền lương, tiền công và các khoản đã trả cho công nhân viên.- - Kết chuyển tiền lưong công nhân, viên chức chưa lĩnh

Bên Có:

- Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên chức

Dư Nợ(nếu có): Số trả thừa cho công nhân viên chức

Dư Có:Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả công nhân viên chức

c Trình tự và phương pháp hạch toán: * Trình tự:

Để thanh toán tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền lương” cho từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả để tính lương cho từng người Trên bảng tính lương cần ghi rõ từng khoản tiền lương (lương sản phẩm, lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ

và số tiền người lao động còn được lĩnh Khoản thanh toán về trợ cấp bảo hiểm xã hội cũng được lập tương tự Sau khi kế toán trưởng kiểm tra, xác nhận và ký, giám đốc duyệt y, ”Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội” sẽ được làm căn cứ để thanh toán lương và bảo hiểm xã hội cho người lao động Thông thường, tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lương và các khoản khác cho người lao động được chia làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng còn kỳ 2 sẽ nhận số còn lại sau khi đã trừ các khoản khấu trừ và thu nhập Các khoản thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những người chưa lĩnh lương cùng với các chứng từ và báo cáo thu chi tiền mặt phải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ

* Phương pháp hạch toán:

- Hàng tháng tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính chất tiền lương phải trả cho công nhân viên(bao gồm tiền lưong, tiền công, phụ cấp khu vực, chứcvụ, đắt đỏ, tiền ăn giữa ca, tiền thưởng trong sản xuất…) và phân bổ cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi:

Nợ TK 622 (chi tiết đối tượng): Phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ

Nợ TK 627 (6271-Chi tiết phân xưởng): Phải trả nhân viên quản lý.phân xưởng Nợ TK 641 (6411): Phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm, lao vụ, dịch vụ

Nợ TK 642 (6421): Phải trả cho bộ phận nhân công quản lý doanh nghiệp

Có TK 334: Tổng số thù lao lao động phải trả

- Khi tính ra TL nghỉ phép thực tế phải trả CNV, kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 622 (hoặc TK 335)

Nợ TK 641, 642, 627 Có TK 334

-Thanh toán thù lao (tiền công, tiền lương):

Việc thanh toán thù lao(tiền công, tiền lương) cho người lao động được khái quát bằng sơ đồ đối ứng tài khoản chủ yếu sau:

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 10

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ THANH TOÁN VỚI CÔNG NHÂN VIÊN :

Khấu trừ các khoản vào TL của CNV Tiền lương phải trả CNV TK 335

TK 111, 112

tế phải trả CNV phép của CNSX

Chi trả TL, thưởng, BHXH, các khoản khác của CNV

TK 4311, 4312 Tiền thưởng thi đua, trợ cấp khó

khăn phải trả CNV

Chi trả TL cho TL của người đi

người đi vắng vắng chưa về BHXH phải trả CNV

II TỔ CHỨC HẠCH TOÁN BHXH, BHYT, KPCĐ:

1 Khái niệm, nhiệm vụ hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ:

Mọi người lao động đều quan tâm đến tiền lương và thu nhập mà họ được người sử dụng lao động trả cho Tuy nhiên, ngoài tiền lương trả cho thời gian làm việc còn có những quyền lợi và trách nhiệm khác thu hút sự quan tâm của người lao động: đó là bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn mà thường được gọi chung là các khoản trích theo lương

TK 622, 627,641, 642TK 3383, 3384, 333, 138, 141 TK 334

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng đều phải theo dõi việc hình thành các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và việc hạch toán sử dụng các quỹ đó

Quỹ bảo hiểm xã hội dùng để trợ cấp cho người lao động có thời gian đóng góp quỹ trong các trường hợp họ mất khả năng lao động

Quỹ bảo hiểm y tế dùng để đài thọ cho những người lao động có thời gian đóng góp quỹ trong các trường hợp khám chữa bệnh

Quỹ kinh phí công đoàn dùng để tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp Các quỹ trên được trích lập theo tỷ lệ quy định và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và có một tỷ lệ phần trăm đóng góp của người lao động

2 Sự hình thành và sử dụng qũy BHXH, BHYT, KPCĐ:

Qũy BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số qũy tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực, đắt đỏ, thâm niên) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20% trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp, được vào lương tháng.Qũy BHXH được chi tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất Qũy này do cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý

Qũy BHYT được sử dụng đẻ thanh toán các khoản tiền khám, chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ Qũy này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3%, trong đo 2% tính vào chi phí kinh doanh, 1% trừ vào thu nhập của người lao động Còn phải trích theo một tỷ lệ quy định với tổng số qũy tiền lương, tiền công và phụ cấp (phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp thu hút, phụ cấp đắt đỏ, phụ cấp đặc biệt, phụ cấp độc hại, nguy hiểm, phụ cấp lưu động, phụ cấp thâm niên, phụ cấp phục vụ quốc phòng, an ninh) thực tế phải trả

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 12 cho người lao động-kể cả lao động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình

thành kinh phí công đoàn Tỷ lệ KPCĐ theo chế độ hiện hành là 2%

3 Nội dung hạch toán:

Để thanh toán các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập “Bảng thanh toán tiền lương cho từng tổ đội, phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào kết quả tính lương cho từng người Trên bảng tính lương cần ghi rõ các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền người lao động còn được lĩnh Khoản thanh toán về trợ cấp BHXH cũng được lập tương tự Sau khi kế toán ttưởng kiểm tra, xác nhận và ký giám đốc duyệt y, “Bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội” sẽ được làm căn cứ để thanh toán tiền lương và BHXH cho người lao động

Tài khoản hạch toán BHXH, BHYT, KPCĐ là TK 338: ”Phải trả và phải nộp khác": Dùng để phản ánh các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHXH, BHYT, doanh thu nhận trước của khách hàng …Kết cầu của TK này như sau:

Bên Nợ:

- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các qũy - Các khoảnđã chi về kinh phí công đoàn - Xử lý giá trị tài sản thừa

- Kết chuyển doanh thu nhận trước vào doanh thu bán hàng tương ứng từng kỳ

Bên Có:

-Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định - Tổng số doanh thu nhận trước phát sinh trong kỳ - Các khoản đã trả, đã nộp hay thu hộ

- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý

- Số đã trả, đã nộp lớn hơn số phải trả, phải nộp hoàn lại

Dư Nợ(nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa được thanh toán Dư Có: Số tiền còn phải trả, phải nộp và giá trị tài sản thừa chờ xử lý

Việc hạch toán các khoản trích theo lương được thể hiện bằng sơ đồ đối ứng tài khoán sau:

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN BHXH, BHYT, KPCĐ

Khấu trừ các khoản vào TL của CNV Trích BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào

vào TL của người lao động TK 334

Chi trả BHXH cho BHXH phải trả người lao động cho CNV

BHXH, KPCĐ vượt chi được cấp

Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên: Theo quy định, sau khiđóng BHXH, BHYT, KPCĐ và thuế thu nhập cá nhân, tổng số các khoản khấu trừ không đượt vượt quá 30% số còn lại

TK 622, 627,641, 642TK 111, 112 TK 3382 ÷ 3384

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 14

III HẠCH TOÁN CÁC KHOẢN THU NHẬP KHÁC CỦA NGƯỜI LAO ĐỘNG:

Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn tiến hành xây dựng chế độ tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh Tiền thưởng bao gồm tiền thưởng thi đua (lấy từ qũy khen thưởng) và thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh, sáng kiến…)

Ngoài ra, các doanh nghiệp còn xây dựng chế độ trợ cấp cho người lao động có hoàn cảnh khó khăn, sinh đẻ, ốm đau

Khi tính ra tiền thưởng thi đua chi từ qũy khen thưởng, trợ cấp khó khăn chi từ qũy phúc lợi phải trả công nhân viên, kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 4311(thưởng thi đua) Nợ TK 4312(trợ cấp khó khăn) Có TK 334

Khi thanh toán tiền thưởng và trợ cấp khó khăn cho công nhân viên kế toán ghi sổ theo định khoản:

Nợ TK 334 Có TK 111, 112

IV CHỨNG TỪ , SỔ SÁCH DÙNG ĐỂ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG, BHXH, BHYT, KPCĐ:

1 Chứng từ dùng để hạch toán:

Cũng giống như việc hạch toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, việc hạch toán tiền lương yêu cầu phải có chứng từ kế toán lập một cách chính xác, đầy đủ, theo đúng chế độ ghi chép quy định Những chứng từ ban đầu trong hạch toán tiền lương là cơ sở để tính toán tiền lương và chi trả lương cho công nhân viên

Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính, chứng từ kế toán lao động và tiền lương bao gồm các loại sau đây:

a Bảng chấm công

Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH của người lao động để có căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương, tiền thưởng cho từng người và quản lý lao động trong doanh nghiệp Cuối tháng bảng chấm công cùng các chứng từ liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH được chuyển về bộ phận kế toán để kiểm tra, đối chiếu, quy ra công để tính lương và bảo hiểm xã hội Kế toán tiền lương căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng để ghi vào cột 32, 33, 34, 35, 36 Bảng chấm công được lưu tại Phòng kế toán cùng các chứng từ liên quan

b Bảng thanh toán tiền lương

Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương

Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận (phòng, ban, tổ nhóm ) tương ứng với bảng chấm công

Cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ về lao động như : bảng chấm công, bảng tính phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành

Căn cứ vào chứng từ liên quan, bộ phận kế toán lập bảng thanh toán lương, chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương Bảng này được lưu tại phòng (ban) kế toán

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 16

c Phiếu nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội

Phiếu nghỉ hưởng BHXH dùng để xác nhận số ngày được nghỉ do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ trông con ốm của người lao động, làm căn cứ tính trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương theo chế độ quy định

Cuối tháng phiếu này kèm theo bảng chấm công chuyển về phòng kế toán để tính BHXH vào các cột 1, 2, 3, 4 mặt sau của phiếu

d Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội

Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội dùng làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay lương cho người lao động, lập báo cáo quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan quản lý bảo hiểm xã hội cấp trên

Cuối tháng, sau khi kế toán tính tổng số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn đơn vị, bảng này được chuyển cho trưởng ban bảo hiểm xã hội của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi

e Bảng thanh toán tiền thưởng

Bảng thanh toán tiền thưởng là chứng từ xác nhận số tiền thưởng cho từng người lao động, làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi người lao động và ghi sổ kế toán

Bảng thanh toán tiền thưởng chủ yếu dùng trong các trường hợp thưởng theo lương không dùng trong các trường hợp thưởng đột xuất, thưởng tiết kiệm nguyên vật liệu

f Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành

Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành cuả đơn vị hoặc cá nhân người lao động Làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động

Phiếu này do người giao việc lập thành 2 liên: 1 liên lưu và 1 liên chuyển đến kế toán tiền lương để làm thủ tục thanh toán cho người lao động Trước khi chuyển đến kế toán tiền lương phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc, người kiểm tra chất lượng và người duyệt

g Phiếu báo làm thêm giờ

Phiếu báo làm thêm giờ là chứng từ xác nhận số giờ công, đơn giá và số tiền làm thêm được hưởng của từng công việc và là cơ sở để tính trả lương cho người lao động

Phiếu này do người báo làm thêm giờ lập và chuyển cho người có trách nhiệm kiểm tra và ký duyệt chấp nhận số giờ làm thêm và đồng ý thanh toán Sau khi có đầy đủ chữ ký, phiếu báo làm thêm giờ được chuyển đến kế toán lao động tiền lương để làm cơ sở tính lương tháng

h Hợp đồng giao khoán:

Hợp đồng giao khoán là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về khối lượng công việc, thời gian làm v iệc,, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó đồng thời là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán

i Biên bản điều tra tai nạn lao động

Biên bản này nhằm xác định một cách chính xác các vụ tai nạn lao động xảy ra tại đơn vị để có chế độ bảo hiểm cho người lao động một cách thoả đáng và có các biện pháp bảo đảm an toàn lao động, ngăn ngừa các vụ tai nạn xảy ra tại đơn vị

2.Sổ sách dùng để hạch toán:

Để việc hạch toán tiền lương được chuẩn xác, kịp thời cung cấp thông tin cho người quản lý, hệ thống sổ sách và quy trình ghi chép đòi hỏi phải được tổ chức khoa học, hợp lý, vừa đảm bảo chính xác, vừa giảm bớt lao động cho người làm công tác kế toán

Theo chế độ kế toán hiện hành, việc tổ chức hệ thống sổ sách do doanh nghiệp tự xây dựng dựa trên 4 hình thức sổ do Bộ Tài chính quy định, đồng thời căn cứ vào

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 18 đặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Việc tổ chức hạch toán

tiền lương tiến hành theo các hình thức như sau:

* Hình thức nhật ký chung:

Đây là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ nhật ký gọi là Nhật ký chung Sau đó, căn cứ vào nhật ký chung lấy số liệu để ghi vào Sổ cái Ngoài ra để thuận tiện cho việc ghi chép Nhật ký chung có thể mở các nhật ký phụ cho các tài khoản chủ yếu Định kỳ cộng các nhật ký phụ lấy số liệu vào nhật ký chung rồi vào sổ cái Đối với các đối tượng cần theo dõi chi tiết thì kế toán mở các sổ, thẻ chi tiết, lấy số liệu so sánh đối chiếu với sổ nhật ký và sổ cái

Phần hành kế toán tiền lương theo hình thức sổ này được tổ chức như mọi phần hành khác nghĩa là khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán sẽ ghi vào sổ nhật ký chung, cuối tháng hay định kỳ kế toán sẽ căn cứ vào nhật ký chung, loại bỏ các số liệu trùng rồi phản ánh vào sổ cái Nếu cần thiết có thể tổ chức sổ kế toán chi tiết về tiền lương Cuối kỳ lập các báo cáo

Hình thức nhật ký chung đơn giản, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp nhưng lại có nhược điểm hay ghi trùng, mỗi chứng từ thường được vào ít nhất 2 sổ nhật ký trở lên Bởi vậy, cuối tháng sau khi cộng số liệu từ các sổ nhật ký, kế toán phải loại bỏ các số liệu trùng lắp rồi mới ghi vào sổ cái

Sơ đồ ghi sổ theo hình thức nhật ký chung:

Chứng từ gốc:

- Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng - Chứng từ thanh toán

* Hình thức nhật ký sổ cái:

Đây là hình thức ghi chép kết hợp việc ghi chép theo thời gian và theo hệ thống vào trong một quyển sổ gọi là nhật ký sổ cái Trên sổ này gồm phần nhật ký phản ánh trình tự phát sinh các nghiệp vụ qua phần chứng từ và phần sổ cái phản ánh theo cả 2 bên Nợ, Có của tài khoản Hình thức này chi thường áp dụng ở các đơn vị nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Sơ đồ hình thức ghi sổ nhật ký sổ cái:

* Hình thức chứng từ ghi sổ:

Hình thức này rất đơn giản, dễ áp dụng Theo hình thức này thì việc ghi sổ kế toán tổng hợp được chi thành 2 quá trình riêng biệt: ghi theo trình tự thời gian, ghi theo hệ thống được ghi ở sổ cái Việc ghi chép được tiến hành theo trình tự như sau: Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ gốc của các nghiệp vụ về tiền lương, lập chứng từ ghi sổ, sau đó chứng từ ghi sổ này được chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra, ký

Chứng từ gốc:

- Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng - Chứng từ thanh toán

Nhật ký sổ cái

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 20 duyệt rồi chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ cái tài khoản 334 Khái quát

lại ta có sơ đồ như sau:

* Hình thức nhật ký chứng từ:

Đây là hình thức kết hợp phản ánh theo thời gian với hệ thống, vừa kết hợp hạch toán tổng hợp và chi tiết Do đó đã giảm bớt một phần đáng kể khối lượng công việc, giúp cho việc cung cấp thông tin quản lý được kịp thời và nâng cao năng suất lao động bằng sự chuyên môn hoá

Trong tổ chức hạch toán tổng hợp tiền lương sử dụng các loại sổ như sau: - Bảng phân bổ số 1: Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương cho các đối tượng chịu phí

- Bảng kê số 4: tập hợp chi phí nhân công trực tiếp từng phân xưởng và chi phí nhân viên quản lý phân xưởng

- Bảng kê số 5: tập hợp chi phí nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý phân xưởng - Nhật ký chứng từ số 10: Theo dõi các tài khoản có quan hệ với TK 334

- Nhật ký chứng từ số 1, 2: phản ánh việc thanh toán tiền lương Chứng từ gốc:

- Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng - Chứng từ thanh toán

Chứng từ ghi sổ

Sổ cái TK 334 Sổ đăng ký chứng từ

ghi sổ

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 22 - Sổ cái TK 334

Sơ đồ trình tự ghi sổ hạch toán tiền lương theo hình thức nhật ký chứng từ

Chứng từ gốc:

- Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán tiền thưởng - Chứng từ thanh toán

Bảng phân bổ số 1

Nhật ký chứng từ số 7 Nhật ký chứng từ số 10

Sổ cái TK 334 Bảng kê số 4

Bảng kê số 5

Chứng từ thanh toán

Nhật ký chứng từ số 1, số 2

Ghi nợ TK 334 (338) Ghi có TK111(112)

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY VIỄN THÔNG HÀ NỘI

I ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ, KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KẾ TOÁN:

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty:

Ngày 01/07/1987 tiền thân của Công ty Viễn thông Hà nội là Công ty Điện báo Hà nội được thành lập Đây là một đơn vị kinh tế trực thuộc Bưu điện Hà nội được hạch toán trong nội bộ xí nghiệp Trong thời kỳ đó, Công ty Điện báo Hà nội có nhiệm vụ hoạt động trong một số lĩnh vực hạn chế như: quản lý hệ thống thiết bị thông tin liên lạc, tổ chức khai thác điện báo trong nước, điện báo quốc tế và truyền báo tới các tỉnh thành theo qui định

Cùng với đà phát triển của đất nước trong tình hình mới, từng bước đáp ứng nhu cầu của cơ chế thị trường, Công ty Điện báo Hà nội được đổi tên thành Công ty Viễn thông Hà nội theo quyết định số 4350/ QĐ-TCCB ngày 18/12/1997 của Tổng giám đốc Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt nam, quyết định số 437/QĐ ngày 20/08/1997 và quyết định 511/QĐ ngày 12/12/1997 của Giám đốc Bưu điện Hà nội, quy định quyền hạn, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của công ty

Nhằm phù hợp với tiến trình đổi mới, phát huy tính sáng tạo, tự chủ trong sản xuất kinh doanh của công ty, tuy là một đơn vị trực thuộc Bưu điện thành phố Hà nội- Giám đốc Bưu điện Hà nội đã cho phép công ty:

- Được thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh trong công ty - Được dùng con dấu riêng theo tên gọi để quan hệ công tác

- Được ký kết các hợp đồng kinh tế với các đối tác ngoài công ty theo sự quản lý của Bưu điện Hà nội

Địa bàn hoạt động trực tiếp của công ty là thành phố Hà nội và các tỉnh phía Bắc Công ty có tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật trong phạm vi quyền hạn của mình Công ty có đăng ký kinh doanh trên địa bàn Hà nội(Sđkkd-306675/DNNN), trụ sở đặt tại 75 Đinh Tiên Hoàng quận Hoàn kiếm Hà nội Tên giao dịch quốc tế của công ty là Hanoi Telecommunication company

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 24 Tuy mới được thành lập nhưng Công ty Viễn thông Hà nội đã có những bước

phát triển tương đối và nhanh chóng ổn định

Để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình mới, năm 1997, được sự nhất trí của lãnh đạo Bưu điện Hà nội, công ty đã cơ cấu lại hệ thống tổ chức quản lý, tiếp nhận thêm một số lao động, bổ xung hai dịch vụ mới( điện thoại di động và nhắn tin Việt nam) Do vậy, công ty đã đạt mức tổng doanh thu là 75,6 tỷ đồng tăng gần gấp đôi doanh thu của công ty tiền thân là Công ty Điện báo Hà nội (39,6 tỷ đồng) năm 1996 mặc dù sản lượng thuê bao của hai dịch vụ nhắn tin có giảm song do sự phát triển mạnh mẽ của dịch vụ điện thoại di động Vinaphone đã thu hút một phần khách hàng Dịch vụ Vinaphone trở thành sản phẩm chủ đạo của công ty

Đến năm 1998, công ty lại có sự biến động mới về tổ chức sản xuất khi phải bàn giao việc quản lý hệ thống mạng điện thoại Vinaphone và Nhắn tin Việt nam cho công ty Dịch vụ viễn thông (GPC), công ty chỉ còn đảm nhiệm việc phát triển thuê bao di động và nhắn tin đồng thời tiếp nhận hai mạng dịch vụ là điện thoại vô tuyến cố định và mạng viễn thông nông thôn Do đó, tình hình sản xuất kinh doanh gặp một số trở ngại Tổng doanh thu năm 1998 là 136,6 tỷ đồng( chỉ đạt 96,2% kế hoạch giao)

Tuy nhiên, được sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo Bưu điện thành phố Hà nội, sự hỗ trợ của các đơn vị bạn cùng sự quyết tâm phấn đấu của toàn bộ CBCNV trong công ty, trong những năm 1999, 2000 Công ty Viễn thông Hà nội đều hoàn thành vượt mức kế hoạch Năm 1999, đánh dấu bởi sự ra đời của dịch vụ điện thoại di động trả tiền trước Vinacard, công ty đạt doanh thu 186,3 tỷ đồng, riêng năm 2000 công ty đạt mức doanh thu 258 tỷ đồng, vượt mức 23% kế hoạch năm, mặc dù tháng 9/2000 công ty đã bàn giao toàn bộ mạng điện thoại vô tuyến cố định cho Bưu điện thành phố Hồ Chí Minh Năm 2000, Công ty được Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt nam tặng thưởng cờ đơn vị thi đua xuất sắc

2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Về bản chất ngành viễn thông là một ngành kinh doanh dịch vụ với đối tượng khách hàng là các tổ chức kinh tế-xã hội trong nước, quốc tế và tư nhân Tại Việt nam, Bưu diện được coi là một ngành cung cấp dịch vụ cơ sở hạ tầng kinh tế xã hội

phục vụ chính sách phát triển của Đảng và Nhà nước trong việc thực hiện đường lối chiến lược và sách lược về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh-quốc phòng Do vậy, Bưu chính Viễn thông của ta mang tính chất vừa kinh doanh, vừa phục vụ

Công ty Viễn thông Hà nội được Nhà nước mà trực tiếp là Bưu điện Hà nội quản lý nên bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của công ty do Bưu điện Hà nội tổ chức và quản lý.Cụ thể sơ đồ bộ máy quản lý và sản xuất của công ty như sau:

Theo sơ đồ trên, bộ máy tổ chức của công ty là theo kiểu trực tuyến chức năng- một loại hình tổ chức được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay Theo đó:

BAN LÃNH ĐẠO CÔNG TY:

Gồm 3 thành viên : đứng đầu là Giám đốc-người có quyền hạn cao nhất, quyết định và chỉ đạo mọi hoạt động của công ty, 2 phó giám đốc điều hành về kỹ thuật

Phòng TC - KT

Phòng

Trung tâm nhắn tin HN ABC

Trung tâm KD - TT

Trung tâm

Telex Vô tuyến Đài

Trung tâm thông tin 108-116

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 26 - Tổ chức việc đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ và nâng bậc lương hàng

năm cho người lao động

- Thực hiện công tác hành chính quản trị

Phòng kế hoạch - kinh doanh: chịu trách nhiệm:

- Lập kế hoạch sản xuất , sửa chữa, bảo dưỡng, lập và thực hiện các hợp đồng kinh tế liên quan đến việc mua sắm thiết bị, vật tư, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên, xây dựng cơ bản theo quy định hiện hành

- Theo dõi tình hình thực hiện các chỉ tiêu sản lượng , doanh thu của tất cả các dịch vụ viễn thông mà công ty đảm nhận; quản lý chặt chẽ các hồ sơ, tài liệu các dịch vụ để góp phần thu đủ cước phí,tổ chức quản lý tốt vật tư, thiết bị, công cụ lao động trong toàn công ty; cung ứng, bảo quản, cấp phát đầy đủ vật tư, thiết bị đáp ứng được nhu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh

- Điều tra khảo sát thị trường thiết bị viễn thông, có kế hoạch kinh doanh thiết bị có hiệu quả

- Lập các định mức nhân công, vật tư, thiết bị, máy móc và các đơn giá tại các thời điểm khác nhau, trên cơ sở đó dự toán chi phí sản xuất, xây lắp, vật liệu và các chi phí khác

- Kinh doanh các loại thiết bị viễn thông( điện thoại di động, máy fax, máy nhắn tin ) phục vụ phát triển thuê bao

Phòng tài chính-kế toán:

- Thực hiện việc lập kế hoạch tài chính, đôn đốc việc thu và nộp doanh thu của các đơn vị trực thuộc công ty, trích nộp khấu hao tài sản cố định Thường xuyên phân tích hoạt động kinh tế nhằm đánh giá tình hình thực hiện và hiệu quả sản xuất kinh doanh

- Lập các báo cáo tài chính theo qui định

- Tổ chức quản lý tiền mặt, đảm bảo thu đủ, nộp đủ, chi chính xác, không xảy ra thất thoát, lãng phí

Phòng kỹ thuật nghiệp vụ: Chuyên theo dõi các nghiệp vụ trong kinh doanh viễn

thông theo chức năng được giao như:

- Nắm tình hình thông tin hàng ngày của toàn bộ hệ thống nghiệp vụ của công ty

- Điều hành, đôn đốc, phối hợp các đơn vị, xử lý kịp thời mọi sự cố xảy ra trên mạng thông tin

- Tham gia nghiên cứu qui hoạch phát triển hệ thống nghiệp vụ mới

- Theo dõi chất lượng các loại nghiệp vụ mà công ty quản lý (điện thoại di động, Vinaphone, Vinacard, nhắn tin ABC, Telex, truyền số liệu ) và hỗ trợ kỹ thuật các trung tâm khi cần thiết, có đề xuất cải tiến chất lượng dịch vụ - Phụ trách công tác nghiên cứu khoa học- kỹ thuật, sáng kiến cải tiến kỹ thuật - Quản lý các thuê bao thuộc các dịch vụ của công ty trên máy tính

KHỐI CÁC ĐƠN VỊ SẢN XUẤT:

Trung tâm telex: Có nhiệm vụ quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết

bị từ tổng đài đến đầu cuối thuộc về Telex- điện báo, phát triển các đường truyền số liệu nội hạt (lắp đặt thiết bị, thiết kế đường truyền)

Trung tâm kinh doanh- tiếp thị: Chuyên cung cấp và kinh doanh các thiết bị

viễn thông như điện thoại cố định, điện thoại di động, máy nhắn tin, máy FAX, các linh kiện phục vụ cho các thiết bị viễn thông cầm tay thực hiện cung cấp các dịch vụ trực tiếp, tiến hành lắp đặt, hòa mạng thuê bao cho các đơn vị, cá nhân, tiến hành quảng cáo, tiếp thị khuyếch trương sản phẩm của công ty, thực hiện các hoạt động hỗ trợ sau bán hàng, nâng cao uy tín của công ty

Trung tâm nhắn tin Hà nội ABC: có nhiệm vụ quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa

máy móc, thiết bị thuộc mạng nhắn tin, khai thác hệ thống nhắn tin phục vụ thuê bao khu vực Hà nội, không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng

Đài vô tuyến: được giao nhiệm vụ quản lý, bảo dưỡng định kỳ, xử lý trở ngại

trên hệ thống truyền dẫn vi ba số và mạng Viễn thông nông thôn thực hiện cung cấp dịch vụ viễn thông đến các vùng sâu vùng xa thuộc các huyện ngoại thành Hà nội nhằm phát triển mạng viễn thông nông thôn, đáp ứng nhu cầu của thị trường và thực hiện chiến lược phát triển của toàn ngành

Các đơn vị sản xuất trên được giao nhiệm vụ hàng năm, được cấp phát kinh phí hoạt động đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, có chế độ quản lý, khen thưởng, xử

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 28 phạt rõ ràng, nghiêm minh Hoạt động viễn thông đòi hỏi công việc phải được

chuyên môn hóa rất sâu, mô hình tổ chức phải thể hiện được tính chất: sản xuất chuyên sâu, quản lý tổng thể Nhìn chung cơ cấu tổ chức của Công ty Viễn thông Hà nội được bố trí chặt chẽ, gọn nhẹ nhằm đáp ứng, thích nghi với môi trường kinh doanh đầy biến động

3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán:

Bộ máy kế toán của Công ty Viễn thông Hà Nội hình thành và phát triển cùng với sự ra đời và phát triển của Công ty Bộ máy này được tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với cơ cấu tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Do đặc điểm là một đơn vị trực thuộc Bưu điện Hà Nội, và ngành Bưu chính Viễn thông Việt Nam được hạch toán toàn ngành, công tác kế toán của Công ty Viễn thông Hà Nội mang tính chất độc lập chưa đầy đủ

Cũng như ở phần lớn các đơn vị sản xuất kinh doanh khác của ngành Bưu chính Viễn thông, doanh thu của Công ty Viễn thông Hà Nội được phân biệt thành hai loại: doanh thu bưu chính viễn thông và doanh thu khác Doanh thu Bưu chính viễn thông là doanh thu cước, doanh thu cước được hạch toán toàn ngành Tổng công ty Bưu chính Viễn thông sẽ căn cứ vào mức độ đóng góp của các bộ phận để phân phối lại doanh thu và lợi nhuận Ngoài ra, để đảm bảo quyền tự chủ và phát huy tính năng động sáng tạo của các bưu điện tỉnh, thành phố, Tổng công ty cho phép các đơn vị được tiến hành một số hoạt động sản xuất kinh doanh khác

Tại Công ty Viễn thông Hà Nội, doanh thu khác bao gồm những khoản thu từ kinh doanh, sửa chữa, bảo hành thiết bị viễn thông

Đối với mảng doanh thu bưu chính viễn thông, bộ phận kế toán của Công ty sau khi hoàn thành các bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính theo biểu mẫu quy định sẽ chuyển lên Phòng Kế toán Tài chính của Bưu điện Hà Nội là đơn vị ngành dọc quản lý trực tiếp Một chuyên viên chuyên quản của Phòng Tài chính-Kế toán thống kê Bưu điện Hà Nội chịu trách nhiệm theo dõi hoạt động kế toán tài chính cho Công ty Sau khi các dữ liệu kế toán của 12 đơn vị trực thuộc Bưu điện Hà Nội, trong đó có Công ty Viễn thông Hà Nội, được tập hợp, cân đối, kiểm tra Phòng TC-KTTK Bưu

điện Hà Nội sẽ tiếp tục báo cáo lên Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam để xác định kết quả kinh doanh, hạch toán lỗ lãi toàn ngành

Riêng đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh khác được phép, bộ phận kế toán của Công ty còn phải đảm nhiệm cả việc tính giá thành, hoạch toán lỗ lãi

Như vậy, việc tổ chức hạch toán kế toán, ghi chép kế toán ở Công ty Viễn thông Hà Nội là ở đơn vị cấp III Hiện nay, ở các đơn vị sản xuất của công ty đều có các kế toán viên chủ yếu làm công tác thống kê, còn toàn bộ công tác kế toán tài chính được thực hiện trên Phòng Kế toán Tài chính

Phòng Kế toán Tài chính của Công ty có chức năng giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính theo quy định của Nhà nước, tổ chức thu thập và xử lý thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý Qua đó, kiểm tra quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh của Công ty, giám sát việc sử dụng nguồn vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thúc đẩy việc thực hiện tốt chế độ hạch toán kế toán, nâng cao hiệu quả sản xuất và thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo theo quy định Sau đây là sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Viễn thông Hà Nội

Kế toán trưởng

Thủ quỹ

Kế toán của các đơn vị trực thuộc Cty Kế toán

thanh

Kế toán hàng

hoá

Kế toán vật tư

Kế toán tổng

hợp

Kế toán ngân

hàng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 30 Trong bộ máy kế toán ở Công ty, Kế toán trưởng là người đứmg đầu, chịu trách

nhiệm chung về công tác kế toán tài chính của Công ty

Phân công công việc cụ thể trong phòng Kế toán tài chính như sau:

- 1 kế toán thanh toán: làm nhiệm vụ viết phiếu thu, chi, theo dõi thanh toán, phụ trách các tài khoản: 111, 331, 141, 138, 334, 388

- 1 kế toán hàng hoá: theo dõi việc mua bán mọi hàng hoá của công ty, phụ trách các tài khoản: 156, 157

- 1 kế toán vật tư: theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất vật tư, phân bổ vật tư, phụ trách các tài khoản: 152, 153, , 627

- 1 kế toán ngân hàng, phụ trách tài khoản 112

- 1 thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt, lập báo cáo quỹ hàng ngày

- 1 kế toán tổng hợp: tổng hợp toàn bộ các mặt về vật liệu, tiền lương, giá thành, tài sản cố định, lập các báo biểu kế toán, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh vào cuối quý, báo cáo chi phí, lập bảng giải trình, bản quyết toán vào cuối năm để trình cấp trên

Các phần hành kế toán của Công ty tuy nhiệm vụ khác nhau nhưng giữa các bộ phận có sự liên kết chặt chẽ, mật thiết trong phạm vi chức năng và quyền hạn của mình

Công ty áp dụng ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ, đảm bảo thống nhất trình tự ghi sổ, tổng hợp, lập báo cáo kế toán và sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán

II THỰC TRẠNG LAO ĐỘNG, PHÂN PHỐI TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY:

1 Các loại lao động trong công ty

Lao động trong Công ty Viễn thông Hà nội có tính chuyên môn hóa rất cao Mỗi loại lao động đảm nhiệm một lĩnh vực dịch vụ riêng biệt, ngoài bộ máy quản lý, các phòng ban chức năng, Công ty Viễn thông Hà nội có các loại lao động sau: - Các chuyên viên, kỹ sư, kỹ thuật viên phụ trách các vấn đề về kỹ thuật của hệ thống viễn thông

- Công nhân tổng đài, công nhân máy tính, công nhân lái xe, công nhân khai thác nhắn tin, công nhân 108, công nhân 116,: có nhiệm vụ trực tổng đài và thực hiện các dịch vụ phục vụ khách hàng

- Giao dịch viên: có nhiệm vụ bán các thiết bị viễn thông, hòa mạng điện thoại di động, vinacard, thẻ nạp tiền, cardphone, thực hiện nhiệm vụ chăm sóc khách hàng, cấp lại SIM card…

- Nhân viên tiếp thị

- Nhân viên văn thư đánh máy - Nhân viên kế toán, sơ cấp, thủ qũy - Nhân viên lao công tạo vụ…

2 Các hình thức trả lương hiện nay ở công ty:

Như đã trình bày ở phần trước, Công ty Viễn thông Hà Nội là đơn vị trực thuộc Bưu điện TP Hà Nội và tuân thủ quy định hạch toán toàn ngành của ngành Bưu chính viễn thông Quỹ tiền lương của Công ty Viễn thông Hà Nội được xác định căn cứ vào các yếu tố: mức độ thực hiện doanh thu trong tháng, đơn giá tiền lương, có xét đến chất lượng phục vụ của các hệ thống thông tin mà công ty quản lý Đơn giá tiền lương của Công ty Viễn thông Hà Nội được cơ quan quản lý cấp trên là Bưu điện TP Hà Nội tính toán Công thức xác định quỹ lương của Công ty Viễn thông Hà Nội như sau:

Quỹ lương thực hiện năm = Đơn giá tiền lương x Doanh thu thực hiện

Ví dụ: trong năm 1997, đơn giá tiền lương của công ty là 59đồng/1000đ

doanh thu Nghĩa là: với doanh thu thực hiện trong năm 72 tỷ, chất lượng loại I, ta có thể tính toán quỹ lương tối đa của công ty trong năm là: 72 tỷ x 59/1000= 4,248 tỷ đồng

3 Thực trạng phân phối tiền lương tại Công ty trong ba năm gần đây:

Để phân tích tình hình phân phối tiền lương tại công ty ta có thể xem xét các số liệu sau:

Biểu 1: Quỹ lương kế hoạch trong các năm : 1998, 1999 và 2000

Năm Doanh thu kế hoạch Quỹ lương kế hoạch Đơn giá tiền lương KH Mức lương TB kế hoạch

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 32 (tỷ đồng) (tỷ đồng) (/1000đ doanh

8, 1999 và 2000

Năm

Doanh thu thực hiện (tỷ đồng)

Quỹ lương thực hiện (tỷ đồng)

Đơn giá tiền lương thực hiện

(/1000đ doanh thu)

Mức lương TB thực hiện

hoạch (%)

Quỹ lương thực hiện so với kế

hoạch (%)

Đơn giá thực hiện so với kế

hoạch (%)

Mức lương TB thực hiện so với kế hoạch

* Phần lương khoán:

Là quỹ lương thực hiện sau khi đã trừ phần lương chính sách Phần lương khoán được trả cho các bộ phận theo các chỉ tiêu khoán Phần lương khoán dựa vào các chỉ tiêu khoán sau: tổng hệ số chức danh của tổ, đội; mức độ hoàn thành kế

hoạch; chất lượng công tác

Việc thanh toán lương hàng tháng cho công nhân viên được tiến hành thành 3 kỳ: 2 kỳ tạm ứng vào các ngày 05 và 15 hàng tháng, kỳ quyết toán vào ngày cuối tháng

Do đặc thù SXKD và hạch toán của Công ty Viễn thông Hà Nội, nhằm đảm bảo mức thu nhập tương đối ổn định cho công nhân viên, hàng tháng, kế toán lương

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 34 căn cứ vào chất lượng công tác của các đơn vị phân bổ quỹ lương cho các đơn vị từ

tổng quỹ lương tháng tạm tính của công ty

thực hiện tháng = quân đầu người x được trả lương

Mức lương bình quân đầu người của mỗi tháng được tạm tính dựa trên cơ sở mức độ hoàn thành doanh thu của tháng liền trước đó Ví dụ: doanh thu của tháng 5 sẽ được dùng làm căn cứ để tính lương tháng 6 Cần nhấn mạnh mức lương bình quân đầu người hàng tháng chỉ là tạm tính vì chỉ đến thời điểm cuối năm, sau khi khoá sổ kế toán và Bưu điện Hà Nội duyệt báo cáo doanh thu thực hiện của Công ty thì Công ty mới có số liệu quỹ lương năm chính xác (Công thức xác định quỹ lương đã trình bày ở phần trên) Từ đó, kế toán lương mới có cơ sở tính toán quyết toán lương năm Nếu trong năm chưa chia hết quỹ lương thì sẽ chia bổ sung lương khoán cho công nhân viên trong công ty

III HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG CHÍNH SÁCH:

Vào ngày đầu tiên của tháng, các đơn vị trong Công ty Viễn thông Hà Nội hoàn thành bảng chấm công của tháng trước, tập hợp các chứng từ hưởng lương BHXH và gửi tới bộ phận kế toán tiền lương để kiểm tra, đối chiếu Trên cơ sở các chứng từ lao động tiền lương, kế toán sẽ tính toán lương chính sách cho các đơn vị theo các quy định và nguyên tắc như sau:

- Căn cứ vào hệ số lương cấp bậc đã được duyệt tính

Lương cấp bậc = hệ số lương cấp bậc x 210.000/số ngày công danh định * số ngày công được hưởng lương

Đối tượng đang trong thời gian thử việc hoặc tập sự được trả bằng 80% mức lương nghề hoặc công việc được thoả thuận trong hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng lao động

- Tính các loại phụ cấp:

+ Phụ cấp chức vụ lãnh đạo: tính cho các chức vụ Giám đốc, Phó giám đốc công ty, Trưởng phó phòng ban chức năng, Trưởng phó Đài, Trung tâm

+ Phụ cấp lưu động: tính theo mức 3 hệ số 0,2 của mức lương tối thiểu 210.000đ là 42.000đ/tháng Nếu làm việc trên 4 giờ thì được tính cả ngày Nếu làm việc từ 2 giờ đến 4 giờ được tính nửa ngày, dưới 2 giờ không được tính phụ cấp Những ngày nghỉ việc như: nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ ốm đau, điều trị, điều dưỡng đều không được hưởng phụ cấp lưu động

trong tháng (208 giờ)

Trong đó mức 30% áp dụng chung đối với những công việc không thường xuyên làm việc về ban đêm, mức 40% áp dụng đối với những công việc thường xuyên làm việc về theo ca (chế độ làm 3 ca)

+ Các chế độ phụ cấp khác như phụ cấp độc hại, phụ cấp thâm niên ngành thực hiện theo mức quy định của ngành bưu điện

Công ty Viễn thông Hà Nội áp dụng chương trình tính lương trên máy vi tính Kế toán lương cập nhật số liệu, những thay đổi về bậc lương, hệ số phụ cấp, những biến động về nhân sự của các đơn vị (nếu có) và in ra Bảng tổng hợp thanh toán lương chính sách

Sau đây là cách hạch toán lương chính sách tại một bộ phận cụ thể trong Công ty Viễn thông Hà nội (Đài vô tuyến):

Báo cáo thực tập tốt nghiệp 36 hìn vào Bảng thanh toán lương chính sách ta có thế thấy được cách tính lương

chính sách cụ thể cho 1 cá nhân như sau:

Ví dụ: Anh Vũ Duy Dự: chức danh: Phó đài Vô tuyến: Lương cập bậc=Hệ số lương cấp bậc x 210.000 / 26 x 25 = =2,02x210.00 /26 x 25 =407.885đồng

Phụ cấp chức vụ lãnh đạo =0,2x 210.000=42.000đồng Tổng lương chính sách=407.885 + 42.000 =449.885 đồng

Sau đây là mẫu sổ cái TK 3341101(lương cấp bậc) được ghi trong ngày phát sinh nghiệp vụ quyết toán lương tháng 6/1999 cho công nhân viên tại Công ty Viễn thông Hà Nội và nghiệp vụ phân bổ tiền lương quý II vào giá thành sản xuất

chứng từ

Mã số đối