TẬP HUẤN KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

TẬP HUẤN KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN Yêu cầu thể thức kỹ thuật trình bày văn Theo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ thể thức kỹ thuật trình bày văn phần quy định chung Thông tư số 01/2011/TTBNV Bộ Nội vụ thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Các thành phần thể thức 1.1 Các thành phần thể thức chung bao gồm: • Quốc hiệu tiêu ngữ; • Tên quan ban hành • Số ký hiệu; • Địa danh ngày tháng năm ban hành; • Tên loại; • Trích yếu; • Nội dung; • Thẩm quyền người ký; chữ ký; họ tên người ký; • Con dấu; • Nơi nhận 1.2 Các yếu tố thể thức bổ sung - Dấu độ mật, khẩn; - Tên người chế bản, số lượng bản, số phát hành; - Các dấu hiệu y, lục, trích sao; - Các yếu tố dẫn phạm vi phổ biến; - Địa chỉ, số điện thoại, số fax quan ban hành… Mỗi yếu tố thể thức kể chứa đựng thơng tin cần thiết cho việc hình thành, sử dụng, quản lý văn - Mặt khác, chúng có tầm ảnh hưởng khơng nhỏ tới q trình thực văn thực tế hoạt động tổ chức quan 1.3 Thiết lập trình bày thể thức văn 1.3.1.Quốc hiệu tiêu ngữ - Vị trí trình bày yếu tố cùng, góc phải, trang đầu văn bản, ngang hàng với tên quan ban hành văn - Quốc hiệu trình bày dịng trên, viết theo kiểu chữ in hoa, đứng đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13; - Tiêu ngữ trình bày dịng viết theo kiểu chữ thường, đứng, đậm, cỡ chữ 13- 14 Giữa ba từ tạo thành tiêu ngữ có gạch nối ngắn Dưới trình bày gạch ngang nét liền, độ dài độ dài dịng tiêu ngữ Ví dụ: CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc 1.3.2 Tên quan, tổ chức ban hành văn - Tên quan, tổ chức ban hành văn yếu tố đề cập đích xác tên chủ thể ban hành văn bản, tạo thuận tiện cho việc trao đổi xung quanh vấn đề mà văn đặt - Bao gồm hai thành phần là: tên quan trực tiếp ban hành văn tên quan quản lý cấp Vị trí trình bày yếu tố sau: góc trái trang đầu văn bản, ngang hàng với Quốc hiệu - Tên quan ban hành văn viết theo kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13 - Nếu trình bày tên quan chủ quản kiểu chữ in hoa, đứng khơng đậm Dưới trình bày gạch ngang nét liền, độ dài khoảng 1/3 1/2 độ dài dòng trên, đặt cân đối so với dịng * Ví dụ: BỘ TÀI CHÍNH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LẠNG SƠN SỞ GD&ĐT 1.3.3.Số ký hiệu văn - Số văn bản: yếu tố rõ thứ tự ban hành văn bản, giúp cho nhân viên văn thư vào sổ đăng ký lưu trữ văn theo tiêu chí thời gian, ngồi cịn giúp cho việc tra tìm sử dụng văn lưu trữ thuận lợi, dễ dàng - Số văn ghi chữ số Ả Rập, bắt đầu số 01và kết thúc số cuối năm - Ký hiệu văn bản: tổ hợp chữ viết tắt tên loại văn bản, tên quan tên đơn vị soạn thảo văn Khi thiết lập yếu tố cần phân biệt ký hiệu riêng cho số loại văn có chữ viết tắt giống nhau: * Ví dụ: Lệnh -> L Luật -> Lt Chỉ thị -> CT Chương trình -> CTr Thơng tư -> TT Tờ trình -> TTr Quyết định -> QĐ - Số ký hiệu văn có tên loại (quyết định, thông báo, báo cáo,…) Số: ………… / Tên loại văn – Tên quan Ví dụ: Số: 09/ QĐ - UBND - Đối với văn QPPL số ký hiệu trình bày theo thứ tự: Số:…/ năm ban hành/ viết tắt tên loại văn viết tắt tên quan ban hành văn - Số ký hiệu văn không tên loại (các loại công văn)