THANH TRA CHÍNH PHỦ CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 2278/2007/QĐ-TTCP Hà Nội, ngày 24 tháng 10 năm 2007 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế lập, quản lý hồ sơ tra, hồ sơ giải khiếu nại, hồ sơ giải tố cáo _ TỔNG THANH TRA Căn Luật Thanh tra năm 2004; Căn Luật khiếu nại, tố cáo năm 1998, Luật KNTC sửa đổi năm 2004 2005; Căn Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001; Căn Nghị định số 86/2002/NĐ-CP ngày 05/11/2002 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ; Căn Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; Xét đề nghị Chánh Văn phịng Thanh tra Chính phủ, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Quy chế lập, quản lý hồ sơ tra, hồ sơ giải khiếu nại, hồ sơ giải tố cáo” Điều Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm thực Quyết định Điều Quyết định có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo TỔNG THANH TRA Trần Văn Truyền QUY CHẾ Lập, quản lý hồ sơ tra, hồ sơ giải khiếu nại, hồ sơ giải tố cáo (Ban hành kèm theo Quyết định số 2278/2007/QĐ-TTCP ngày 24/10/2007) Chương 1: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi, đối tượng Quy chế quy định việc lập, quản lý hồ sơ tra, hồ sơ giải khiếu nại, hồ sơ giải tố cáo theo quy định Luật Thanh tra, Luật Khiếu nại, tố cáo Trưởng Đoàn tra, tra viên, người giao nhiệm vụ tiến hành tra, giải khiếu nại, giải tố cáo phải lập “hồ sơ tra, hồ sơ giải khiếu nại, hồ sơ giải tố cáo” (sau gọi tắt hồ sơ); Người có thẩm quyền định tra, định thụ lý giải khiếu nại, giải tố cáo phải đạo, kiểm tra người giao tiến hành tra, người giao thụ lý giải khiếu nại, giải tố cáo việc lập quản lý hồ sơ Văn bản, tài liệu hồ sơ phải y (những tài liệu, hóa đơn, chứng từ thu thập từ đối tượng tra từ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, sử dụng làm chứng kết luận tra, chính, sao, chụp “photocopy” có ký tên xác nhận, đóng dấu treo đơn vị cung cấp) Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: “Lập hồ sơ” việc thu thập, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình tra, giải khiếu nại, giải tố cáo; “Hồ sơ tra” tập hợp văn bản, tài liệu, vật có liên quan đến nội dung, đánh giá, nhận xét, báo cáo kết tra đoàn tra, thu thập, hình thành trình tra; kết luận, kiến nghị người định tra; kết luận định xử lý, đạo xử lý cấp có thẩm quyền; “Hồ sơ giải khiếu nại” tập hợp văn bản, tài liệu, vật có liên quan đến nội dung khiếu nại, kết xem xét, kết luận thu thập, hình thành trình thụ lý, giải khiếu nại; “Hồ sơ giải tố cáo” tập hợp văn bản, tài liệu, vật có liên quan đến nội dung tố cáo, kết xác minh, xem xét, kết luận kiến nghị, định xử lý tố cáo thu thập, hình thành trình thụ lý, giải tố cáo; “Bản thảo văn bản” viết tay đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn bản; “Bản gốc văn bản” thảo cuối người có thẩm quyền duyệt, trước ký ban hành; “Bản văn bản” hồn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành Bản làm thành nhiều có giá trị nhau; “Bản y chính” đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ chính; “Bản trích sao” phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ chính; 10 “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định Chương 2: LẬP, QUẢN LÝ HỒ SƠ THANH TRA, HỒ SƠ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI VÀ HỒ SƠ GIẢI QUYẾT TỐ CÁO Mục I LẬP, QUẢN LÝ HỒ SƠ THANH TRA Điều Trình tự lập hồ sơ tra Mở hồ sơ Thời điểm mở hồ sơ ngày người có thẩm quyền ký ban hành Quyết định tra Thu thập, phân loại văn bản, tài liệu, lập mục lục để quản lý Đóng hồ sơ Thời điểm đóng hồ sơ tra ngày người có thẩm quyền văn đạo định việc xử lý kết tra Điều Hồ sơ tra Hồ sơ tra gồm: Quyết định tra, định gia hạn thời gian tra, định bổ sung thay đổi thành viên đồn tra (nếu có); Kế hoạch tra; Các văn bản, thị cấp có thẩm quyền định tra; Các văn bản, đề cương Đoàn tra yêu cầu đối tượng tra báo cáo nội dung tra; Các văn bản, tài liệu đối tượng báo cáo theo đề cương, yêu cầu đoàn tra; Các biên tra Trưởng đoàn, thành viên đoàn tra lập làm việc với đối tượng tra người có liên quan đến nội dung tra; Các báo cáo Đoàn tra tiến độ, tình hình thực tra với người định tra; Các văn bản, định xử lý trình tra; Các văn bản, báo cáo xác minh, kết luận nội dung tra Đoàn, thành viên Đoàn tra; 10 Nhật ký Đoàn tra, lịch làm việc, giấy mời họp, làm việc đoàn tra; 11 Báo cáo kết tra Đoàn tra; 12 Biên buổi họp, làm việc Đoàn tra báo cáo kết tra; 13 Biên họp, làm việc Lãnh đạo quan định tra, người định tra với Đồn tra thơng báo ý kiến kết luận người chủ trì họp, làm việc (nếu có); 14 Các văn bản, tài liệu đối tượng tra giải trình nội dung kết luận tra (nếu có); 15 Kết luận tra, Báo cáo kết tra Thủ trưởng quan định tra với cấp (nếu có); 16 Các văn kết luận, đạo xử lý, định xử lý người định tra người có thẩm quyền; 17 Tài liệu, văn xin ý kiến, văn trả lời, kết luận giám định quan chức (nếu có); 18 Các văn bản, tài liệu khác có liên quan đến nội dung tra thu thập trình tra, theo quy định khoản 2, Điều Quy chế Điều Sắp xếp tài liệu hồ sơ tra Hồ sơ tra phải xếp theo nội dung theo nhóm, đảm bảo khai thác sử dụng thuận tiện, nhanh chóng Nhóm Các văn chủ yếu, gồm: Quyết định tra, định gia hạn thời gian tra, định bổ sung, thay đổi thành viên đồn tra (nếu có); Kế hoạch tra; Các văn bản, thị cấp có thẩm quyền định tra; Kết luận tra, Báo cáo kết tra Thủ trưởng quan định tra với cấp (nếu có); Các văn kết luận, đạo xử lý, định xử lý người định tra cấp có thẩm quyền Nhóm Các văn bản, tài liệu Đoàn tra, tra viên người giao nhiệm vụ soạn thảo, ban hành trình tra, gồm: Báo cáo khảo sát, nắm tình hình hoạt động đối tượng tra, trước tiến hành tra; Văn bản, đề cương Đoàn tra yêu cầu đối tượng tra báo cáo nội dung tra; Các biên tra Trưởng đoàn, thành viên đoàn tra lập làm việc với đối tượng tra người có liên quan đến nội dung tra; Các báo cáo tiến độ, tình hình thực nhiệm vụ tra với người định tra; Các văn bản, định xử lý trình tra; Các văn bản, báo cáo xác minh nội dung tra Đoàn thành viên Đoàn tra Báo cáo kết tra Đoàn tra (gồm Báo cáo thức dự thảo); Biên ghi nội dung buổi họp, làm việc Đoàn tra báo cáo kết tra; Biên ghi nội dung họp, làm việc Lãnh đạo quan định tra người định tra với Đoàn tra thông báo ý kiến kết luận người chủ trì họp, làm việc (nếu có); 10 Văn bản, tài liệu đối tượng tra giải trình nội dung kết luận tra (nếu có); 11 Nhật ký Đoàn tra, lịch làm việc, giấy mời họp, làm việc đồn tra; Nhóm Văn bản, tài liệu thu thập từ đối tượng tra, chứng phục vụ kết luận tra, gồm: Văn bản, báo cáo đối tượng tra theo đề cương, yêu cầu Đoàn tra; Văn bản, báo cáo đối tượng tra cung cấp có liên quan đến nội dung tra; Nhóm Văn bản, tài liệu khác phục vụ cho hoạt động tra, gồm: Các loại đơn, thư phản ánh có liên quan đến nội dung tra Các tài liệu khác có liên quan đến tra; Mục II LẬP, QUẢN LÝ HỒ SƠ GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI Điều Trình tự lập hồ sơ giải khiếu nại Mở hồ sơ Thời điểm mở hồ sơ giải khiếu nại ngày người có thẩm quyền ký, ban hành định văn thụ lý giải khiếu nại Thu thập, phân loại văn bản, tài liệu, lập mục lục để quản lý Đóng hồ sơ Thời điểm đóng hồ sơ giải khiếu nại ngày người có thẩm quyền định giải khiếu nại Điều Hồ sơ giải khiếu nại Hồ sơ giải khiếu nại gồm: Đơn khiếu nại ghi lời khiếu nại, giấy ủy quyền khiếu nại (nếu có); Văn giao việc cấp có thẩm quyền; Quyết định thụ lý định thành lập đồn tra, tổ cơng tác, văn giao cán thụ lý giải khiếu nại; Văn bản, tài liệu, báo cáo, trả lời, tường trình, giải trình người (bên) khiếu nại, người (bên) bị khiếu nại (nếu có); Các biên thẩm tra, xác minh, biên làm việc, đối thoại Đoàn tra, tổ công tác người giao thụ lý giải khiếu nại với người (bên) khiếu nại, người (bên) bị khiếu nại; Tài liệu trưng cầu, giám định, kết luận, kết giám định quan chức (nếu có); Báo cáo kết thẩm tra, xác minh, kết luận nội dung khiếu nại đồn tra, tổ cơng tác người giao thụ lý giải khiếu nại; Văn kết luận, kết thẩm tra, xác minh đạo xử lý khiếu nại cấp có thẩm quyền (nếu có); Quyết định giải khiếu nại; 10 Các văn bản, tài liệu, vật khác có liên quan đến nội dung khiếu nại, thu thập trình thụ lý, kết luận, giải vụ việc Điều Ghi số hồ sơ khiếu nại Hồ sơ giải khiếu nại công dân phải đánh số theo 02 dãy số liên tiếp cách dấu “-“, gồm: dãy số Mã số đơn vị hành (ban hành kèm theo Quyết định số: 124/2004/QĐ-TTg ngày 08 tháng năm 2004 Thủ tướng Chính phủ), ghi theo địa người khiếu nại (mã số từ cấp xã, phường, thị trấn) dãy số thứ tự hồ sơ vụ việc phát sinh Hồ sơ giải khiếu nại quan, tổ chức, đơn vị đánh số tương tự quy định khoản 1, điều này, ghi theo mã số hành chính, nơi đăng ký địa trụ sở quan, đơn vị, tổ chức số thứ tự phát sinh Điều Sắp xếp tài liệu hồ sơ khiếu nại Hồ sơ giải khiếu nại xếp theo nhóm Nhóm 1: Gồm văn bản, tài liệu sau: Đơn khiếu nại ghi lời khiếu nại, giấy ủy quyền khiếu nại (nếu có); Văn giao việc cấp có thẩm quyền; Quyết định thụ lý định thành lập đoàn tra, tổ công tác, văn giao cán thụ lý giải khiếu nại; Báo cáo kết thẩm tra, xác minh, kết luận nội dung khiếu nại đồn tra, tổ cơng tác người giao thụ lý giải khiếu nại; Văn kết luận kết thẩm tra, xác minh, đạo xử lý cấp có thẩm quyền (nếu có); Quyết định giải khiếu nại Nhóm 2: Gồm văn bản, tài liệu sau: Văn bản, tài liệu, báo cáo, trả lời, tường trình, giải trình người (bên) khiếu nại, người (bên) bị khiếu nại (nếu có); Các biên thẩm tra, xác minh, biên làm việc, đối thoại Đoàn tra, tổ công tác người giao thụ lý giải khiếu nại với người (bên) khiếu nại, người (bên) bị khiếu nại; Tài liệu trưng cầu, giám định, kết luận, kết giám định quan chức (nếu có); Các văn bản, tài liệu, vật khác có liên quan đến nội dung khiếu nại, thu thập trình thụ lý, kết luận, giải vụ việc Mục III LẬP, QUẢN LÝ HỒ SƠ GIẢI QUYẾT TỐ CÁO Điều 10 Trình tự lập hồ sơ giải tố cáo Mở hồ sơ Thời điểm mở hồ sơ giải tố cáo ngày người có thẩm quyền ký, ban hành định thụ lý giải tố cáo Thu thập, phân loại văn bản, tài liệu, lập mục lục để quản lý Đóng hồ sơ Thời điểm đóng hồ sơ giải tố cáo ngày người có thẩm quyền định xử lý tố cáo Điều 11 Hồ sơ giải tố cáo Hồ sơ giải tố cáo gồm: Đơn tố cáo ghi lời tố cáo; Văn giao việc cấp có thẩm quyền (nếu có); Quyết định thụ lý giải quyết định thành lập đoàn tra, tổ công tác, văn cử cán thụ lý giải tố cáo; Kế hoạch tra, thẩm tra, xác minh tố cáo; Biên tra, thẩm tra, xác minh đoàn tra, tra viên người giao thẩm tra xác minh lập trình thụ lý giải tố cáo; Văn trưng cầu, giám định kết giám định (nếu có); Văn bản, tài liệu, vật thu thập trình thụ lý giải tố cáo; Văn giải trình người bị tố cáo (nếu có); Báo cáo kết thẩm tra, xác minh nội dung tố cáo; 10 Kết luận nội dung tố cáo; 11 Quyết định xử lý tố cáo; 12 Các tài liệu khác có liên quan đến nội dung tố cáo thu thập trình thụ lý, giải tố cáo Điều 12 Sắp xếp tài liệu hồ sơ giải tố cáo Hồ sơ giải tố cáo phải xếp theo nội dung tố cáo (theo nhóm), đảm bảo khai thác sử dụng thuận tiện, nhanh chóng Cụ thể sau: Nhóm 1: Gồm văn bản, tài liệu sau: Đơn tố cáo ghi lời tố cáo; Văn đạo, giao việc cấp có thẩm quyền (nếu có); Quyết định thụ lý giải quyết định thành lập đồn tra, tổ cơng tác, văn cử cán thụ lý giải tố cáo; Kế hoạch tra, thẩm tra, xác minh tố cáo; Báo cáo kết thẩm tra, xác minh nội dung tố cáo; Kết luận nội dung tố cáo; Quyết định xử lý tố cáo; Nhóm 2: Gồm văn bản, tài liệu sau: Biên tra, thẩm tra, xác minh đoàn tra, tra viên người giao thẩm tra xác minh lập trình thụ lý giải tố cáo; Văn trưng cầu, giám định kết giám định (nếu có); Văn bản, tài liệu, vật thu thập trình thụ lý giải tố cáo; Văn giải trình người bị tố cáo (nếu có); Các tài liệu khác có liên quan đến nội dung tố cáo thu thập trình thụ lý, giải tố cáo Mục IV LẬP HỒ SƠ XỬ LÝ SAU THANH TRA, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, GIẢI QUYẾT TỐ CÁO Điều 13 Hồ sơ sau tra, giải khiếu nại, giải tố cáo Văn bản, tài liệu hình thành sau đóng hồ sơ theo quy định khoản 3, điều 3, 10 Quy định liên quan đến việc đạo, xử lý thực kết luận, kiến nghị tra, định giải khiếu nại, định xử lý tố cáo lập thành tập hồ sơ riêng Sau kết thúc việc thực hiện, đơn vị người phân công theo dõi việc xử lý phải bàn giao hồ sơ cho lưu trữ quan để lưu với hồ sơ tra, hồ sơ giải khiếu nại, hồ sơ giải tố cáo Chương 3: QUẢN LÝ, SỬ DỤNG, NỘP LƯU TRỮ HỒ SƠ THANH TRA, GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, GIẢI QUYẾT TỐ CÁO Điều 14 Quản lý sử dụng hồ sơ tra, hồ sơ giải khiếu nại, hồ sơ giải tố cáo Trong trình tra, giải khiếu nại, giải tố cáo, Trưởng đoàn tra, thành viên đoàn tra người giao nhiệm vụ xác minh, kết luận, kiến nghị giải khiếu nại, giải tố cáo có trách nhiệm lập, quản lý, sử dụng đảm bảo an toàn tuyệt đối hồ sơ tài liệu thu thập 2 Thủ trưởng quan quản lý, lưu trữ hồ sơ tra, hồ sơ giải khiếu nại, hồ sơ giải tố cáo quy định việc khai thác sử dụng hồ sơ quan, đơn vị Trong trường hợp người khiếu nại khởi kiện vụ án hành Tịa án hồ sơ phải chuyển (bàn giao) cho Tịa án có u cầu Khi Đồn tra phát đối tượng tra có dấu hiệu tội phạm, việc bàn giao hồ sơ cho quan điều tra thực theo quy định Thông tư liên tịch số: 03/2006/TTLT-VKSNDTC-TTrCP-BCA-BQP ngày 23/5/2006 quan hệ phối hợp việc phát hiện, điều tra, xử lý vụ việc có dấu hiệu tội phạm quan Thanh tra kiến nghị khởi tố Điều 15 Nộp lưu trữ hồ sơ tra, hồ sơ giải khiếu nại, hồ sơ giải tố cáo Trong thời gian 30 ngày, kể từ thời điểm đóng hồ sơ, Trưởng đoàn tra, người giao giải khiếu nại, giải tố cáo phải hoàn chỉnh việc xếp, lập mục lục bàn giao hồ sơ cho phận Lưu trữ quan để quản lý, sử dụng Việc quản lý, sử dụng hồ sơ tra, hồ sơ giải khiếu nại, hồ sơ giải tố cáo thực theo quy định pháp luật tra, giải khiếu nại, giải tố cáo, lưu trữ quy định quan quản lý hồ sơ Chương 4: KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM Điều 16 Khen thưởng, xử lý vi phạm Khen thưởng Trưởng Đoàn tra, tra viên, người giao thực nhiệm vụ giải khiếu nại, giải tố cáo thực tốt Quy chế khen, thưởng Việc đề nghị khen, thưởng Thủ trưởng đơn vị trực tiếp quản lý Đoàn tra, tra viên xem xét đề nghị, theo quy định pháp luật thi đua khen thưởng Xử lý vi phạm Trong trình tra, giải khiếu nại, giải tố cáo Trưởng đoàn tra, người giao nhiệm vụ không chấp hành Quy chế này, làm thất lạc, hồ sơ, tài liệu, tùy theo tính chất, mức độ bị xử lý kỷ luật hành truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật hành Nhà nước./