qd_quyche_vtlt_2017(1)

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NAM ĐÔNG Số: Dự thảo /2017/QĐ-UBND CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nam Đông, ngày tháng năm 2017 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Nam Đông ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN Căn Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015; Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ Quản lý sử dụng dấu; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Thông tư số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Căn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Căn Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; Căn Quyết định số 27/2014/QĐ-UBND ngày 27 tháng năm 2014 Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế; Căn Quyết định số 24/2015/QĐ-UBND ngày 18/6/2015 UBND tỉnh Thừa Thiên Huế Ban hành Quy định việc ứng dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế; Theo đề nghị Trưởng phòng Nội vụ huyện QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định “Quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Nam Đông” Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày 25 tháng 12 năm 2017 thay Quyết định số 05/2013/QĐ-UBND ngày 25 tháng 11 năm 2013 Ủy ban nhân dân huyện việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Điều Chánh Văn Phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện, Trưởng phòng Nội vụ huyện, Thủ trưởng quan chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân huyện Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, thị trấn chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH - Như Điều 3; - Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh; - Thường vụ Huyện ủy; - TT HĐND huyện; - CT PCT UBND huyện; - Cổng Thông tin Điện tử tỉnh Thừa Thiên Huế; - Phòng Kiểm tra Văn QPPL - Sở Tư pháp; - Công báo tỉnh Thừa Thiên Huế; - Các quan, đơn vị địa bàn huyện; - Chủ tịch UBND xã, thị trấn; - Lưu: VT, NV L ê Thị Thu Hương ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NAM ĐÔNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Nam Đông (Ban hành kèm theo Quyết định số: /2017/QĐ-UBND ngày tháng năm 2017 Ủy ban nhân dân huyện Nam Đông) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng áp dụng Quy chế quy định hoạt động công tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Nam Đông Quy chế áp dụng công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ quan chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân huyện; Ủy ban nhân dân xã, thị trấn; quan tổ chức khác thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh (sau gọi chung quan, tổ chức) Công tác văn thư quy định Quy chế bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác lưu trữ quy định Quy chế bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Điều Giải thích từ ngữ Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ bao gồm quy định chung hoạt động văn thư, lưu trữ loại hình quan, tổ chức để quan, tổ chức vận dụng xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức bao gồm tất quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo, điều hành quan, tổ chức để thực chức năng, nhiệm vụ Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, qua phần mềm quản lý văn điều hành, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành Bản thảo văn viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành Bản y đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ Bản trích sao phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ 10 Bản lục đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định 11 Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 12 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 13 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để đưa vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 14 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 15 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị 16 Phần mềm Quản lý Văn Điều hành phần mềm dùng chung UBND tỉnh triển khai địa bàn huyện thực thống hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin văn bản, giải công việc quan, tổ chức để nâng cao chất lượng hiệu công tác điều hành lãnh đạo, thuận tiện hoạt động cán bộ, công chức 17 Văn điện tử văn thể dạng thơng điệp liệu 18 Số hóa việc biến đổi loại hình thơng tin sang thông tin số (là thông tin tạo lập phương pháp dùng tín hiệu số) 19 Phần mềm Lưu trữ quan nhằm thống việc xây dựng sở liệu lưu trữ, nhằm tăng cường hiệu công tác quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ: a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định tin học công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật, Ủy ban nhân dân huyện; b) Kiểm tra quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền; c) Chỉ đạo phát hành văn điện tử trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết (máy fax, máy scan, …) theo quy định Trách nhiệm Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện: giúp thủ trưởng quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ tin học công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; đồng thời, tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, vận hành phần mềm Quản lý Văn Điều hành cho quan, tổ chức đơn vị trực thuộc UBND huyện Trách nhiệm Trưởng quan, tổ chức: Trưởng quan, tổ chức có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định quan, tổ chức văn thư, lưu trữ Trách nhiệm Phòng Nội vụ: tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho quan, tổ chức Trách nhiệm cá nhân: Cán bộ, công chức, viên chức q trình giải cơng việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực nghiêm túc quy định văn thư, lưu trữ, hệ thống quản lý hồ sơ công việc môi trường mạng quy định Quy chế Người làm công tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ hướng dẫn việc quản lý văn lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống kê, bảo quản phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật lưu trữ; phải có đủ tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Điều Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ Hàng năm, quan, tổ chức dự tốn kinh phí hoạt động cho công tác văn thư, lưu trữ dự tốn ngân sách Nhà nước Phịng Tài kế hoạch có trách nhiệm: Hàng năm, cân đối ngân sách, bố trí kinh phí cho hoạt động cơng tác văn thư, lưu trữ theo Điều 39 Luật Lưu trữ Hướng dẫn quan, tổ chức lập dự tốn ngân sách hàng năm cho cơng tác văn thư, lưu trữ Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Gồm loại hình văn sau: - Văn quy phạm pháp luật - Văn hành - Văn chuyên ngành Điều Thể thức văn Văn quy phạm pháp luật: Thực theo quy định Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng năm 2015 ban hành văn Quy phạm pháp luật; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ hướng dẫn số điều Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật Văn hành chính: Thực theo quy định Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Văn chuyên ngành: Thực theo hướng dẫn quan quản lý ngành Điều Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực quy định Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng năm 2015 ban hành văn Quy phạm pháp luật; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng năm 2016 Chính phủ hướng dẫn số điều Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật Việc soạn thảo văn khác thực sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, lãnh đạo quan, tổ chức giao cho đơn vị công chức, viên chức soạn thảo chủ trì soạn thảo văn bản; b) Đơn vị công chức, viên chức giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo quan, tổ chức tham khảo ý kiến quan, tổ chức cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh thảo; - Trình duyệt dự thảo văn Điều Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt Dự thảo văn phải người có thẩm quyền ký duyệt văn Trong trường hợp dự thảo lãnh đạo quan, tổ chức phê duyệt, thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải trình người duyệt dự thảo xem xét, định việc sửa chữa, bổ sung Khuyến khích duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt thực môi trường mạng Điều 10 Kiểm tra văn trước ký ban hành Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký nháy vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) trước trình lãnh đạo quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn định Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện giúp người đứng đầu quan, tổ chức kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn quan, tổ chức phải ký nháy vào vị trí cuối “Nơi nhận” Điều 11 Ký văn Thẩm quyền ký văn thực theo quy định pháp luật, Quy chế làm việc quan, tổ chức Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền Thủ trưởng quan, tổ chức ký tất văn quan, tổ chức ban hành Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.) Khơng dùng bút chì, bút mực đỏ, đen để ký văn Điều 12 Bản văn Các hình thức gồm: Sao y chính, lục trích Thể thức thực theo Điều 16 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Việc y chính, lục, trích văn lãnh đạo quan, tổ chức Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân huyện quan, tổ chức định Bản y chính, lục, trích thực quy định pháp luật có giá trị pháp lý Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn chính) khơng thực theo quy định Khoản Điều có giá trị thông tin, tham khảo Không sao, chụp, chuyển phát quan, tổ chức ý kiến ghi “Phiếu giải văn đến” bên lề văn Trường hợp ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức ghi văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải thể chế hóa văn hành Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 13 Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan (sau gọi tắt Văn thư); đồng thời, cập nhật vào phần mềm Quản lý Văn Điều hành để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn Quy chế Văn số hóa mơi trường mạng: Thực theo Quyết định số 24/2015/QĐ-UBND ngày 18/6/2015 UBND tỉnh Thừa Thiên Huế Ban hành Quy định việc ứng dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế Điều 14 Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến quan, tổ chức phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 15 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu Đến; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu Đến Sau đó, nhận chính, phải đóng dấu Đến vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán bộ, cơng chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với lãnh đạo quan, tổ chức, Chánh Văn phòng để xử lý Đảm bảo 100% Văn đến (có tệp tin đính kèm) phải đăng ký cập nhật vào Phần mềm Quản lý văn Điều hành vào Sổ đăng ký văn đến (đối với trường hợp đơn vị chưa cài đặt phần mềm) Danh mục văn đến cập nhật vào phần mềm Quản lý văn điều hành phải in để quản lý nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Văn mật đến đăng ký riêng sử dụng phần mềm máy vi tính khơng nối mạng LAN (mạng nội bộ) mạng Internet Biểu mẫu: a) Phụ lục I: Mẫu dấu “Đến”; b) Phụ lục II: Sổ Đăng ký văn đến; c) Phụ lục III: Sổ Đăng ký đơn thư Điều 16 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến sau đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn Đảm bảo 100% văn đến phân phối xử lý mơi trường mạng Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Căn vào ý kiến đạo giải ghi phiếu giải văn đến ý kiến đạo xử lý, cập nhật phần mềm, Văn thư đăng ký tiếp chuyển văn theo ý kiến đạo, đồng thời cập nhật vào phần mềm Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Biểu mẫu: a) Phụ lục IV: Phiếu giải văn đến; b) Phụ lục V: Sổ chuyển giao văn đến Điều 17 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo yêu cầu lãnh đạo quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc quan, tổ chức Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, đến hạn chưa giải để báo cáo Chánh Văn phịng Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Chánh Văn phịng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo quan, tổ chức tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan, đảm bảo tối thiểu 80% văn liên thông từ văn đến phần mềm Quản lý Văn Điều hành Biểu mẫu: Phụ lục VI: Sổ theo dõi giải văn đến Điều 18 Trình tự giải văn Văn phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 19 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày, tháng ban hành văn bản: a) Ghi số văn bản: - Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; - Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành đăng ký riêng; - Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV; b) Ghi ngày, tháng, năm văn bản: - Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành; - Việc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV Văn mật quản lý đăng ký riêng Điều 20 Đăng ký văn Lập sổ đăng ký văn đi: Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Văn mật đăng ký riêng Đăng ký văn đi: a) Đăng ký văn sổ: Thực theo Điều Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; b) Đăng ký văn Phần mềm Quản lý văn Điều hành: Thực theo hướng dẫn sử dụng phần mềm Danh mục văn cập nhật vào Phần mềm Quản lý văn Điều hành phải in để quản lý nộp lưu vào Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử; Đảm bảo 100% Văn có tệp tin đính kèm, cá nhân soạn thảo đăng ký, cập nhật vào Phần mềm Quản lý văn Điều hành trước văn thư cập nhật thông tin vào Phần mềm Quản lý văn Điều hành Biểu mẫu: Phụ lục VII: Sổ Đăng ký văn Điều 21 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Nhân bản: a) Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn không liệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu Văn thư; b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, tham khảo; 10 b) Phần đăng ký văn đến: Phần đăng ký văn đến trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu đây: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung (1) (2) (3) (4) (5) (6) Đơn vị người nhận (7) Ký nhận Ghi (8) (9) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư Cột 4: Ghi số ký hiệu văn đến Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11 Cột 6: Ghi tên loại văn đến (trừ công văn; tên loại văn viết tắt) trích yếu nội dung Trường hợp văn đến đơn, thư khơng có trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung văn đơn, thư Cột 7: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận văn đến ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 8: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột 9: Ghi điểm cần thiết văn đến (văn khơng có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, v.v ) Sổ đăng ký văn mật đến Mẫu sổ đăng ký văn mật đến giống sổ đăng ký văn đến (loại thường), phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) sau cột “Tên loại trích yếu nội dung” (cột 6) Việc đăng ký văn mật đến thực tương tự đăng ký văn đến (loại thường) theo hướng dẫn khoản Phụ lục này; riêng cột “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật”) văn đến; văn đến độ “Tuyệt mật”, ghi vào cột trích yếu nội dung sau phép người có thẩm quyền 23 Phụ lục III SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ (Kèm theo Quyết định số /2017/QĐ-UBND ngày / /2017 UBND huyện) Mẫu sổ: Sổ đăng ký đơn, thư phải in sẵn, kích thước: 210mm x 297 mm a) Bìa trang đầu: Bìa trang đầu sổ trình bày tương tự bìa trang đầu sổ đăng ký văn đến, khác tên gọi “Sổ đăng ký đơn, thư”; b) Phần đăng ký đơn, thư: Phần đăng ký đơn, thư trình bày trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm); Bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Ngày đến Số đến (1) (2) Họ tên, địa người gửi (3) Ngày tháng Trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi (4) (5) (6) (7) (8) Hướng dẫn đăng ký Cột 1: Ghi theo ngày, tháng ghi dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12 Cột 2: Ghi theo số ghi dấu “Đến” Số đến số thứ tự đăng ký đơn, thư mà quan, tổ chức nhận (nếu đơn, thư ghi số đến đăng ký riêng) số thứ tự đăng ký văn đến nói chung (nếu đơn, thư lấy số đến đăng ký chung với loại văn đến khác) Cột 3: Ghi đầy đủ, xác họ tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) người gửi đơn, thư Cột 4: Ghi theo ngày, tháng, năm ghi đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11 Trường hợp đơn, thư không ghi ngày tháng lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện cần có ghi cụ thể Cột 5: Ghi theo trích yếu nội dung ghi đơn, thư Trường hợp đơn, thư khơng có trích yếu người đăng ký phải tóm tắt nội dung đơn, thư Cột 6: Ghi tên đơn vị cá nhân nhận đơn, thư theo ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền Cột 7: Chữ ký người trực tiếp nhận đơn, thư Cột 8: Ghi điểm cần thiết đơn, thư đơn, thư lần thứ …; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v ) 24 Phụ lục IV PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Quyết định số /2017/QĐ-UBND ngày / /2017 UBND huyện) Mẫu phiếu CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc (1) PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Số đến: …(2)… Cơ quan ban hành VB: ………(3)…… Số ký hiệu VB: ………(4)……… Ngày tháng năm văn bản: … (5)… Người xử lý VB:…….(6)…………… Trích yếu nội dung VB:……………………(7)…………………………… Đề xuất Văn phòng (8) Thủ trưởng quan (9) Thủ trưởng đơn vị (10) Ngày:…/…/20 Ngày:…/…/20 Ngày:…/…/20 Hướng dẫn ghi Cột 1: Ghi tên quan, tổ chức tiếp nhận văn đến Cột 2: Ghi số văn đến Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức ban hành văn Cột 4: Ghi số ký hiệu văn Cột 5: Ghi ngày tháng năm ban hành văn Cột 6: Ghi tên người xử lý văn Cột 7: Ghi trích yếu nội dung văn Cột 8: Ghi chức vụ Chánh văn phịng, trưởng phịng Hành người giao trách nhiệm Cột 9: Ghi tên thủ trưởng quan, tổ chức Cột 10: Ghi tên chức vụ thủ trưởng đơn vị Ví dụ: Trưởng phịng 25