xây dựng chương trình quản lý bảo hiểm xã hội

Bộ phận quản lý bảo hiểm xã hội là một đơn vị vừa được Trung tâm tin học trang bị máy tính để thực hiện chính sách xã hội đảm bảo yêu cầu nghiệp vụ bảo hiểm xã hội cho cán bộ chiến sỹ kh

MỤC LỤC

Trang

2 Công tác bảo hiểm xã hội tại Công an Tuyên Quang 12

3 Sơ đồ nghiệp vụ thực hiện chế độ đối với người tham gia BHXH.

16

5 Bản khai quá trình tham gia đóng Bảo hiểm xã hội 23

3.2 Cách phát hiện các thành phần của mô hình 40

thực thể liên kết

1.3 Sơ đồ phân cấp chức năng Quản lý bảo hiểm 43

NHỮNG THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

TRONG TÀI LIỆU

Chữ viết tắt Diễn giải nghĩa

LỜI CẢM ƠN

Em xin trân thành cám ơn:

Thầy hướng dẫn đề tài - Thạc sỹ Lưu Minh Tuấn, Giảng viên Bộ môn công nghệ thông tin Trường Đại học Kinh tế Hà Nội, đã hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ dạy tận tình để đề tài thực tập tốt nghiệp của em được hoàn thành

Các thầy, cô đã tận tâm giảng dạy trong thời gian em học tập tại trường

Lãnh đạo Công an tỉnh Tuyên Quang đã tạo mọi điều kiện giúp tôi hoàn thành

LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với sự phát triển của nền Công nghệ thông tin trong những năm gần đây, việc ứng dụng máy tính để quản lý thông tin trong ngành Công an đã phát triển mạnh, vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác nghiệp vụ, quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, nhất là trong giai đoạn "Mở cửa" mở cửa giao lưu với các nước tiên tiến trên thế giới.

Trung tâm tin học thuộc Công an tỉnh Tuyên Quang là một đơn vị được thành lập với mục đích đưa các ứng dụng, các trang thiết bị tin học vào phục vụ công tác nghiệp vụ, và các công tác quản lý của ngành

Bộ phận quản lý bảo hiểm xã hội là một đơn vị vừa được Trung tâm tin học trang bị máy tính để thực hiện chính sách xã hội đảm bảo yêu cầu nghiệp vụ bảo hiểm

xã hội cho cán bộ chiến sỹ khi đã có thời gian công tác trong ngành Hiện nay bộ phận này có 3 máy tính được thiết lập mạng LAN với Công an tỉnh

Bộ phận quản lý Bảo hiểm xã hội có nhiệm vụ chính là:

1 Rà xoát đối tượng được hưởng chế độ bảo hiểm xã hội (Nam có thời gian công tác từ 30 năm trở lên, Nữ có thời gian công tác từ 25 năm trở lên và có tuổi từ 50)

2 Lập đề xuất đề nghị cho các đối tượng được hưởng chế độ chính sách BHXH

3 Lập tờ khai quá trình tham gia bảo hiểm xã hội

4 Diễn giải thu nhập trong 5 năm cuối

5 Tính tổng thu nhập trong 5 năm cuối

6 Tính bình quân thu nhập trong 5 năm cuối

7 Đối chiếu lại các thông tin và ký nhận

8 Gửi về cơ quan bảo hiểm xã hội Bộ Công an

Ngoài ra, bộ phận này còn có trách nhiệm tính và thanh toán bảo hiểm xã hội cho các đối tượng đột xuất ngừng đóng BHXH nhưng chưa đủ thời gian để được hưởng chế độ dài hạn: ra khỏi ngành, đột tử, bệnh tật không tham gia đóng bảo hiểm xã hội được

Do yêu cầu khách quan trên sẽ là cơ sở cho việc xây dựng đề tài quản lý Bảo hiểm xã hội tại Công an tỉnh Tuyên Quang.

Phạm vi đề tài là thực hiện trong Bộ phận quản lý BHXH tại Công an tỉnh Tuyên Quang

Hướng phát triển của đề tài: Có thể áp dụng cho các tỉnh khác có mức phân cấp tương đương

Đề tài này sau khi áp dụng sẽ giảm thời gian tối đa trong việc rà xoát, tính toán

sử lý thông tin đối với người tham gia bảo hiểm xã hội trong lực lượng CA tại Tuyên Quang

Việc áp dụng đề tài trong thực tế sẽ tránh được những tính toán sai khi thực hiện bằng thủ công

CHƯƠNG I

TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

I CƠ SỞ ĐỀ TÀI

Ngày nay, vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, khinh doanh, cũng như trong mọi mặt của xã hội, dưới mọi hình thức, từ một đơn vị nhỏ đến những đơn vị sản xuất lớn, từ quốc gia nhỏ đến cả thế giới Việc tiếp nhận thông tin nhan, đúng, nhiều, chính xác và kịp thời ngày càng đóng vai trò chủ yếu trong công tác quản lý, điều hành Nói chung, Quản lý thực chất là Quản lý thông tin nhưng để quản

lý trên máy tính đều phải thể hiện bằng các dữ liệu ghi trên dạng tải nào đó Bởi vậy, khi ta nói Quản lý thông tin tức là nói đến Quản lý dữ liệu

Ở nước ta trong những năm gần đây, thuật ngữ Cơ sở dữ liệu không còn mấy xa

lạ với những người làm Tin học Các ứng dụng tin học vào quản lý đang ngày một nhiều hơn Do đó, ngày càng có đông đảo người quan tâm hơn đến thiết kế, xây dựng các cơ sở dữ liệu Tuy nhiên, hiện vẫn còn ít có những tài liệu phổ biến về Lý thuyết

Cơ sở Dữ liệu một trong những hướng nghiên cứu chỉ phát triển trong những thập niên gần đây, đặc biệt từ khi E.Codd đề xuất ra “Mô hình Dữ liệu Quan hệ” Ngày nay, người dùng máy tính có thể thấy khá nhiều Hệ Quản trị Cơ sở dữ liệu (các DBMS) được các hãng phần mềm lớn trên thế giới phát triển và hình thành thương phẩm trên nền tảng của lý thuyết về Mô hình Quan hệ này Đó là những công cụ tốt cho người lập trình, để giúp họ xây dựng nên các ứng dụng quản lý đa dạng, Song, Thiết kế cơ sở dữ liệu theo mô hình quan hệ lại là một việc khác Ngoài những hiểu biết thấu đáo về bài toán quản lý thực tế (về những tương quan ý nghĩa, hay các phụ thuộc hàm của những

dữ liệu ban đầu); việc thiết kế còn đòi hỏi Thiết kế viên phải có một kiến thức về các mức mô hình hóa ( khái niệm, logic, vật lý), các cách tiếp cận để thiết kế cơ sở dữ liệu, các ngôn ngữ mô tả và thao tác dữ liệu, cũng như tối ưu hóa câu hỏi

1 Nội dung đề tài

Nghiên cứu xây dựng hệ thống thống thông tin quản lý Bảo hiểm xã hội trong lực lượng công an tỉnh Tuyên Quang

Phạm vi ứng dụng của đề tài: Quản lý công tác bảo hiểm xã hội đối với những cán bộ, chiến sĩ, công nhân viên công tác tại Công an Tuyên Quang.

Hệ thống thuận tiện, thân thiện với người sử dụng

Hệ thống có thể thay thế các công việc hiện đang làm thủ công như vào sổ, tính toán tháng năm tham gia đóng bảo hiểm, tính tổng số lương, số lương bình quân tham gia bảo hiểm

2 Đặc điểm của hệ thống

Trong việc quản lý BHXH, hệ thống phải hỗi trợ những chức năng sau:

* Quản lý những người tham gia đóng BHXH, cập nhập, truy cập nhanh chóng, chính xác đến từng người

* Quản lý danh sách những người tham gia BHXH nhằm Rà xoát những đối tượng đến thời gian được hưởng chính sách BHXH

* In quyết định nghỉ việc và hưởng chế độ BHXH

* In tờ khai bảo hiểm xã hội đó phải nêu rõ và tính đươc:

- Thông tin nhân sự tham gia BHXH

- Thông tin về những thân nhân phải trực tiếp nuôi dưỡng

- Thông tin về quá trình công tác và những mức tham gia BHXH theo từng thời gian công tác

- Diễn giải quá trình tham gia BHXH trong thời gian 5 năm cuối của quá trình đóng BHXH.

- Tinh tổng thu nhập trong 5 năm cuối,

- Tính mức lương thu nhập trung bình trong 5 năm cuối

* Quản trị cơ sở dữ liệu một cách có hiệu quả để giúp những người trong bộ phận quản lý BHXH dễ dàng theo dõi và giám sát trong quá trình thực hiện rà xoát và in các quyết định Đối với Ban giám đốc thì trợ giúp kịp thời đưa ra những quyết định, những sách lược nhằm nâng cao chất lượng cán bộ chiến sỹ Việc quản trị cơ sở dữ liệu gồm các xử lý sau: Sắp xếp dữ liệu; Cập nhập và điều chỉnh dữ liệu; Tổng lược thông tin; Các thao tác tính toán;

3 Chọn hệ thống thông tin để tiến hành đề tài

Qua những yêu cầu hỗ trợ chức năng nêu trên, và đối với một bộ phận Quản lý BHXH có quy mô nhỏ như ở CATQ, tôi thấy chọn "Hệ thông tin quản lý (Management Information System - MIS)" là hoàn toàn phù hợp

4 Các giai đoạn tiến hành xây dựng hệ thống

Hình 1.1.4: Các giai đoạn tiến hành xây dựng hệ thống

Hình 1.2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy

2 Công tác Bảo hiểm xã hội tại công an tỉnh Tuyên Quang

Bảo hiểm xã hội là hoạt động xã hội thực hiện trợ cấp tiền lương hưu và các trợ cấp xã hội cho một số đối tượng trong diện chính sách của Đảng và Nhà nước, những

cá nhân trong quá trình tham gia lao động, công tác có đóng bảo hiểm xã hội đến hết tuổi lao động sẽ được hưởng một khoản trợ cấp xã hội đó là lương hưu Cán bộ Công

an Nhân nhân là một đơn vị lực lượng vũ trang, cán bộ ở đây đều tham gia đóng gớp bảo hiểm xã hội trong thời gian công tác và chiến đấu

Bộ phận quản lý Bảo hiểm xã hội trong Công an tỉnh Tuyên Quang là một đơn vị trực thuộc phòng Tổ chức cán bộ, hiện nay bộ phận này được trang bị 3 máy tính để thực hiện các công việc nghiệp vụ BHXH đối với các đối tượng đang phục vụ trong toàn ngành hiện đang công tác tại Tuyên Quang

Hàng năm bộ phận này tiến hành rà soát những cán bộ chiến sỹ, công nhân viên Công an đã tham gia công tác có thời gian theo Nghị định về BHXH, lập danh sách và căn cứ vào tình hình thực tiễn của từng đơn vị đề nghị cho cán bộ chiến sỹ, công nhân

viên Công an có đủ điều kiện hưởng chế độ chính sách trình lãnh đạo Công an tỉnh phê duyệt Sau khi được phê duyệt cán bộ là công tác Quản lý BHXH tiến hành lập tờ khai

về quá trình tham gia BHXH từ thời gian bắt đầu tham gia BHXH cho đến nay, rồi mô

tả chi tiết quá trình đóng góp BHXH trong 5 năm gần đây, đồng thời cũng tính ra tổng

số thu nhập, và bình quân thu nhập (trên tháng) của cán bộ chiến sỹ, công nhân viên trong thời gian 5 năm cuối

Sau khi đã lập xong tờ khai bộ phận này yêu cầu cán bộ chiến sỹ tham gia BHXH kiểm tra lại những thông tin của nhân sự cũng quá trình công tác rồi xác nhận vào bản

tờ khai, tờ khai bảo hiểm xã hội và quyết định nghỉ chờ hưu và hưởng chế độ hưu trí sẽ được gửi về cơ quan bảo hiểm xã hội Bộ Công an Căn cứ vào điều lệ bảo hiểm xã hội

và hồ sơ của người tham gia bảo hiểm xã hội Cơ quan bảo hiểm xã hội Bộ Công an tiến hành cấp Quyết định hưởng chế độ hưu trí đồng thời cấp giấy giới thiệu trả lương hưu về nơi cư trú của người đã tham gia bảo hiểm xã hội

CHƯƠNG II

KHẢO SÁT HỆ THỐNG

I KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ BẢO HIỂM XÃ HỘI

1 Sơ đồ nghiệp vụ cấp sổ Bảo hiểm xã hội

Người tham gia

Không duyệt

Khai cấp sổ bảo hiểm xã hội

Cấp sổ và quản lý, theo dõi thời gian tham gia bảo hiểm

Xét duyệt cơ quản Bảo hiểm Bộ Công an

Xét duyệt của lãnh đạo Công an tỉnh

Được duyệt

Không duyệt

cấp sổ, bộ phận quản lý căn cứ vào quyết định tuyển dụng, hồ sơ cán bộ, tờ khai cấp sổ

đề xuất cơ quan BHXH Bộ Công an cấp sổ cho người tham gia BHXH

2 Sơ đồ nghiệp vụ quản lý sổ

Người thực hiện Quy trình

Ghi thông tin nhân

sự về người tham gia BHXH vào sổ

Thêm thông tin vào

Căn cứ vào mức lương hàng tháng mà người quản lý sổ BHXH bổ xung thông tin vào sổ BHXH mức tham gia BHXH của người đã tham gia BHXH

3 Sơ đồ nghiệp vụ thực hiện chế độ đối với người tham gia BHXH

Khi người tham gia bảo hiểm xã hội vì một lý do nào đó (chuyển ngành, nghỉ việc, ốm đau, nghỉ hưu…) thì người quản lý BHXH đề xuất thực hiện chế độ bảo hiểm cho từng trường hợp theo chế độ chính sách quy định

II MẪU BIỂU TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ BHXH

1 Biểu mẫu tờ khai cấp sổ BHXH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-& -TỜ KHAI CẤP BẢO HIỂM XÃ HỘI. Họ và tên: ……… Nam / nữ Ngày tháng năm sinh: ……/…… /………

Nơi sinh:………

Số sổ BHXH: (Cơ quan bảo hiểm xã hội ghi) Dân tộc:……… Quốc tịch:……… ………

Chức danh, nghề nghiệp, cấp bậc, chức vụ: ………

Đơn vị công tác: ………

Trú quán : (Nơi đăng ký NKTT)………

CM thư số:………Nơi cấp:………

Ngày ………… tháng………năm………

I QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC CÓ ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI

Từ

tháng/năm tháng/năm Đến

Chức danh, nghề nghiệp, cấp bậc, chức vụ, đơn vị, nơi

làm việc

Thời gian đóng BHXH

Mức tiền lương đóng

II CÁC CHẾ ĐỘ BHXH ĐÃ ĐƯƠC HƯỞNG

………

………

………

………

Tuyên Quang, ngày… .tháng……năm……

Người khai (ký tên, ghi rõ họ tên) PHẦN XÉT DUYỆT CỦA THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐƠN VỊ Thời gian đóng BHXH tính đến ngày …./…/… là …… năm …… tháng…

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐƠN VỊ

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

PHẦN XÉT DUYỆT CỦA VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

Thời gian đóng BHXH tính đến ngày …… là…… năm…….tháng

VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

2 Mẫu sổ Bảo hiểm xã hội

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-& -SỔ BẢO HIỂM XÃ HỘI Số:………

Họ và tên: ……… Nam / nữ:………

Sinh ngày: ………tháng ……… năm……….…

Nơi sinh:………

Dân tộc:……… Quốc tịch:……… ………

Địa chỉ thường trú: ……… ………

………

Cơ quan, đơn vị làm việc (nơi cấp sổ):………

Giấy CMND số:………Nơi cấp:………

Người được cấp sổ Ngày….tháng … năm…

(ký tên và đóng dấu)

QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC VÀ ĐÓNG BẢO HIỂM XÃ HỘI

Thời gian Cấp bậc, chức vụ, chức danh nghề, công việc, đơn vị làm

việc, địa điểm đơn vị đóng

Mức tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH

Tỷ lệ đóng BHXH

Tổng số tiền đóng BHXH 1 tháng

Người

sử dụng lao động

Người lao động

Thủ trưởng đơn vị Cơ quan BHXH

3 Mẫu thông báo bàn giao công tác để chuẩn bị nghỉ chờ hưu

*** -Số: /CAT-PX13

Tuyên Quang, ngày ….tháng … năm 200

THÔNG BÁO Bàn giao công tác để chuẩn bị nghỉ chờ hưu.

+ Tiến hành bàn giao công tác, thôi điều hành (nếu có)……, nghỉ phép, kiểm tra sức khỏe và giải quyết việc gia đình, kể từ ngày… Tháng….năm……

+ Nghỉ chờ hưu từ ngày….tháng… năm……

+ Hưởng chế độ hưu trí kể từ ngày… tháng….năm…

Xin trân trọng thông báo để Đồng chí biết, thực hiện

4 Mẫu quyết định nghỉ công tác và hưởng chế độ hưu trí

*** -Số: /CAT-PX13

Tuyên Quang, ngày ….tháng … năm 200

GIÁM ĐỐC CÔNG AN TỈNH TUYÊN QUANG

- Căn cứ điều lệ bảo hiểm xã hội ban hành kèm theo Nghị định số 12/CP ngày 26/01/1995 và số 45/CP ngày 15/7/1995 của Chính phủ

- Căn cứ Quyết định số 1063/2003/QĐ-BCA (X13) ngày 31/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Công an về việc ban hành quy định và hướng dẫ 1 số chính sách đối với sỹ quan, công nhân viên Công an khi xuất ngũ (nghỉ việc) được hưởng chế độ hưu trí hàng tháng

- Căn cứu Quyết định số 596/QĐ-BCA (X13) ngày 29/8/2003 của Bộ trưởng Bộ Công an về ban hành quy định phân công trách nhiệm giữa Công an các cấp về một số vấn đề trong công tác TCCB của lực lượng CAND

- Theo đề nghị của đồng chí trưởng phòng PX13

QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Đồng chí:……… , sinh tháng … /……., Cấp

bậc:……… (hệ số lương…… ); Chức vụ:……… Đơn vị:

………, được nghỉ công tác từ ngày ……/……./…… và hưởng chế độ hưu trí kể từ ngày ……./…… /………

Điều 2: Các đồng chí trưởng phòng PX13, PH12,…… và đồng chí có tên ghi ở điều 1

chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./

- X13 - Bộ CA (để B/c)

- Như điều 2 (thi hành)

5 Mẫu bản khai quá trình tham gia đóng Bảo hiểm xã hội

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BẢN KHAI QUÁ TRÌNH THAM GIA BẢO HIỂM XÃ HỘI.

Họ tên các con và người phải trực tiếp nuôi dưỡng

Chức danh, nghề nghiệp, cấp bậc, chức vụ, đơn vị, nơi

Thời gian đóng BHXH

Mức tiền lương

III TÍNH MỨC BÌNH QUÂN TIỀN LƯƠNG THÁNG

Diễn biến lương từ tháng …./…… đến tháng ……./……

Từ tháng …/……… đến tháng … /…… , … tháng, hệ số lương ……., thâm niên …

Từ tháng …/……… đến tháng … /…… , … tháng, hệ số lương ……., thâm niên …

Từ tháng …/……… đến tháng … /…… , … tháng, hệ số lương ……., thâm niên …

Từ tháng …/……… đến tháng … /…… , … tháng, hệ số lương ……., thâm niên …

Tổng thu nhập

350.000đ * số tháng * hệ số lương * hệ số thâm niên = ……… đ

350.000đ * số tháng * hệ số lương * hệ số thâm niên = ……… đ

350.000đ * số tháng * hệ số lương * hệ số thâm niên = ……… đ

350.000đ * số tháng * hệ số lương * hệ số thâm niên = ……… đ

Tổng cộng: ……… đ

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký tên, đóng dấu)

III LỰA CHỌN MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT

1 Giới thiệu ngôn ngữ Visual Basic

Microsoft Visual Basic 6.0, hiện thân mới nhất và tuyệt vời nhất của ngôn ngữ BASIC cũ, cung cấp một hệ thống thiết kế chương trình ứng dụng Windows hoàn thiện trong một bộ chương trình Visual Basic (thường được gọi là VB) cho phép bạn viết, hiệu chỉnh và thử nghiệm chương trình ứng dụng Windows Song song đó , VB còn có các công cụ dùng để viết và biên dịnh tập tin trợ giúp, bộ phận điều khiển ActiveX, kể

cả chương trình ứng dụng Internet

Bản thân Visual Basic chính là một chương trình ứng dụng Windows Bạn tải và điều hành hệ thống VB cũng giống như những chương trình Windows khác Bạn sử dụng chương trình VB đang hoạt động để tạo nên các chương trình káhc VB chỉ là công cụ, cho dù là công cụ có hiệu năng tuyệt đỉnh, mà lập trình viên c dùng để viết, thử nghiệm và chạy chương trình ứng dụng Windows

Giống như phần cứng máy tính, vai trò của công cụ lập trình phát triển trên 50 năm qua Ngôn ngữ lập trình ngày nay, như Visual Basic chẳng hạn, khác xa với những ngôn ngữ lập trình cách đây chỉ một vài năm Trước khi trở thành môi trường cửa sổ, ngôn ngữ lập trình là công cụ dựa trên văn bả đơn giản dùng để viết chương trình Ngày nay bạn cần nhiều yếu tố hơn ngoài ngôn ngữ, cần công cụ thiết kế đồ hoạ có khả năng làm việc trong hệ thống Windows và tạo những chương trình ứng dụng tận dụng được tất cả các hoạt động đa xử lý, trực tuyến, đa phương tiện, và đồ hoạ, do Windows cung cấp Visual Basic là công cụ như thế Không chỉ đơn thuần là một ngôn ngữ, Visual Basic còn cho phép bạn tạo các chương trình ứng dụng tương tác với mọi phương diện của hệ điều hành Windows ngày nay

2 Giới thiệu Microsoft Access 2000

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu giúp ta quản lý, bảo trì khai thác số liệu được lưu trữ một cách có tổ chức bên trong máy tính Với Microsoft Access ta có thể nhanh chóng xây dựng được một phần mềm hoàn chỉnh với giao diện thuận lợi cho nhiều bài toán trong các lĩnh vực quản lý, kế toán, thống kê Ngoài ra, đối

với những phần việc lắt léo mà công cụ sẵn có của Microsoft Access không thực hiện được, thì ngôn ngữ Access Basic sẽ hỗ trợ, làm tăng sức mạnh của Access.

Toàn bộ chương trình cơ sở dữ liệu nằm gọn trong một file duy nhất có phần mở rộng của tên file là MDB

3 Giới thiệu Microsoft Excel

Microsoft Excel là một bảng tính trong bộ công cụ làm việc do hãng Microsoft phát triển, được sử dụng làm việc đối với các bảng, nó có nhiều chức năng giúp con người trong việc lập và kẻ bảng

CHƯƠNG III

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

I CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1 Phân tích chức năng

Phân tích hiện trạng là giai đoạn đầu của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống,

là một công việc quan trọng để nhận định về quy trình và cách thức hoạt động của hệ thống Nhận định càng sát với thực tiễn sẽ giúp cho giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống mới được thuận lợi và đúng đắn

Mục đích: Phân tích hiện trạng nhằm:

- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cung cách hoạt động của hệ thống

- Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa, và các chỗ bất hợp lý của

hệ thống cần được nghiên cứu khắc phục, cũng như hướng mở rộng của hệ thống ở các giai đoạn sau

2 Phân tích hệ thống về xử lý

Phân tích hệ thống theo nghĩa chung nhất là khảo sát nhận diện và phân định các thành phần của môt phức hợp và chỉ ra các mối liên quan giữa chúng Theo định nghĩa hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn phân tích hiện trạng, là giai đoạn bản lề giữa phân tích hiện trạng và đi sâu vào các thành phần của hệ thống

Phân tích hệ thống bao gồm việc phân tích về chức năng xử lsy và phân tích về

dữ liệu (dữ liệu là đối tượng của xử lý)

Sự phân tích hệ thống về mặt xử lý nhằm mục đích lập một mô hình xử lý của hện thống, để trả lời cầu hỏi “ Hệ thống làm gì?”, tức là đi sâu vào bản chất, đi sâu vào chi tiết của hệ thống về mặt xử lý thông tin, và chỉ diễn tả ở mức độ logic, tức là trả lời câu hỏi “Làm gì?” mà gạt bỏ câu hỏi “Làm như thế nào?” , chỉ diễn tả mục đích, bản chất của quá trình xử lý mà bỏ qua các yếu tố về thực hiện, về cài đặt (là các yếu tố về vật lý)

Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logic, phải được thực hiện một các hoàn chỉnh để chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý

Đường lối thực hiện: đề tài này chọn hướng phân tích “Top-down” là phân tích từ trên xuống, từ đại thể đến chi tiết Cách làm: xây dựng hai loại biểu đồ là biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu

2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là công cụ khởi đầu do công ty IBM phát triển Nó diễn tả sự phân rã dần dần chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết Mỗi chức năng có thể bảo gồm nhiều chức năng con, và mỗi nút trong biểu đồ diễn tả 1 chức năng con Quan hệ duy nhất giữa các chức năng được diễn tả bởi các cung nối liền các nút là quan hệ bao hàm Như vậy BPC tạo thành một cấu trúc cây chức năng

- Trong biểu đồ, các nút có nhãn là tên các chức năng

Việc phân tích liệt kê các chức năng có dạng như sau:

Mức 1: nút gốc, là chức năng tổng quát của hệ thống

Các mức tiếp theo được phân rã tiếp tục, và mức cuối cùng là chức năng nhỏ nhất không phân chia được nữa

2.2 Biểu đồ luồng liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) nhằm diễn tả (ở mức logic) tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong việc bàn giao thông tin cho nhau

- Giúp hỗ trợ các hoạt động sau:

+ Xác định yêu cầu của User

+ Lập kế hoạch và minh họa các phương án cho nhà phân tích và User xem xét+ Trao đổi giữa nhà phân tích và User do tính tường minh của BLD

+ Làm tài liệu đặc tả yêu cầu hình thức và đặc tả thiết kế hệ thống:

Tóm lại trong các biểu đồ cần xây dựng thì BLD là biểu đồ quan trọng nhất, nó chứa đựng cả yếu tố xử lý và dữ liệu

hoặc

A Chức năng xử lý:

- Khái niệm: Chức năng xử là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin, tức là nó phải làm thay đổi thông tin từ đầu theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới

- Khái niệm: đường tròn hay ô van, trong đó có ghi nhãn (tên) của chức năng

- Nhãn (tên) chức năng: phài là một động từ, có thêm bổ ngữ nếu cần, cho phép

hiểu một các vắn tắt chức năng làm gì Ví dụ: Cập nhập, Báo cáo

Luồng dữ liệu:

Tên kho

Khái niệm: luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử lý Chú ý: mọi luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng nào đó, vậy trong hai đầu của một luồng dữ liệu (đầu đi và đầu đến), ít nhất phải có một đầu dính tới một chức năng.

Biểu diễn: Bằng mũi tên có hướng trên đó có ghi tên nhãn là tên luồng thông tin mang theo Mũi tên để chỉ hướng của luồng thông tin

Nhãn (tên) luồng dữ liệu: vì thông tin mang trên luồng, nên tên phải là một danh

từ cộng với tính từ nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được chuyển

giao Ví dụ: danh sách nhân sự, quá trình công tác…

Kho dữ liệu:

Khái niêm: kho dữ liệu là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó một hay vài chức năng xử lý, hoặc tác nhân trong sử dụng (Dưới dạng vật lý chúng có thể là các tài liệu lưu trữ trong văn phòng hoặc các file trên các thiết bị mang tin (băng từ, đĩa từ) cảu máy tính.)

Biểu diễn: kho dữ liệu được biểu diễn bằng cặp đoạn thẳng song song nằm ngang, kệp giữa là tên của kho dữ liệu

Nhãn (tên) kho dữ liệu: tên của kho dữ liệu phải là một danh từ cộng với tính từ

nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được lưu trữ Ví dụ: Nhansu, quá trình công tác…

Vài quy tắt diễn tả việc sử dụng kho dữ liệu:

* Truy nhập toàn bộ dữ liệu: luồng dữ liệu không cần mang tên Ví dụ

Nhân sự

Bá

o cáo

* Truy cập một phần dữ liệu: Luồng dữ liệu phai mang tên chỉ rõ thành phần truy nhập, ví dụ:

* Thông tin được xử lý ngay thì không cần kho

* Thông tin xử lý tại các thời điểm khác với thời điểm được sinh ra thì phải có kho

Kiểm tra sổ

Thông tin người tham gia BHXH

Nhân sự

Khái niệm: tác nhân ngoài còn được gọi là đối tác, là một người, một nhóm hay một tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhưng có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ

ra giới hạn của hệ thống, và định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài Chú ý: là hiểu nghĩa "ngoài lĩnh vực nghiên cứu" không có nghĩa là bên ngoài tổ chức, chẳng hạn nhưn đối với đề tài này thì "Người tham gia BHXH", "Bộ phận quản lý BHXH" là các tác nhân ngoài

Biểu diễn: tác nhân ngoài được biểu diễn bằng hình chữ nhật có gán nhãn

Nhãn (tên) tác nhân ngoài: được xác định bằng danh từ kèm theo tính từ nếu cần

Nhãn (tên) tác nhân trong: được xác định bằng động từ kèm bổ ngữ Ví dụ:

Một số chú ý khi xây dựng biểu đồ BLD:

1./ Trong biểu đồ không có hai tác nhân ngoài trao đổi trực tiếp với nhau

Người tham gia BHXH Bộ phận quản lý BH

Báo cáo

2./ Không có trao đổi trực tiếp giữa hai kho dữ liệu mà không thông qua chức năng xử lý.

3./ Vì lý do trình bày (nhằm tránh sự chồng chéo của các luồng dữ liệu) nên tác nhân ngoài, tác nhân trong và kho dữ liệu cần sử dụng nhiều lần vẫn có thể được vẽ lại

ở nhiều nơi trong cùng một biểu đồ để cho dễ đọc, dễ hiểu hơn Tuy nhiên các chức năng và các luồng dữ liệu thì không được vẽ lại

4./ Đối với kho dữ liệu phải có ít nhất một luồng dữ liệu vào và ít nhất một luồng dữ liệu ra Nếu kho chỉ có luồng dữ liệu vào mà không có luồng ra là kho "vô tích sự", nếu kho chỉ có luồng ra mà không có luồng vào là kho "rỗng"

5./ Tác nhân ngoài không trao đổi trực tiếp với kho dữ liệu mà phải thông qua chức năng xử lý

Kỹ thuật phân rã biểu đồ BLD: dùng kỹ thuật phân mức: có 3 mức cơ bản

- Mức 1: biểu đồ BLD mức khung cảnh

- Mức 2: biểu đồ BLD mức đỉnh

- Mức 3: biểu đồ BLD mức dưới đỉnh

→ BLD mức khung cảnh: đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta

xem cả hệ thông như một chức năng Tại mức này hệ thổng chỉ có duy nhất một chức năng Các tác nhân ngoài và các luồng dữ liệu vào/ra từ các tách nhân ngoài đến hệ thống được xác định Tác nhân ngoài xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh

→ BLD mức đỉnh: đây là mô hình phân rã từ BLD mức khung cảnh với các

chức năng phân rã tương ứng mức 2 của biểu đổ phân cấp chức năng BPC Các nguyên tắc phân rã như sau:

- Các luồng dữ liệu được bảo toàn

- Các tác nhân ngoài được bảo toàn

- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

- Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết

→ BLD mức dưới đỉnh: đây là môt hình phân rã từ BLD mức đỉnh Các thành

phần của biểu đồ được phát triển như sau:

- Về chức năng: phân rã chức năng cấp trên thành chức năng cấp dưới thấp hơn

- Về luồng dữ liệu: vào/ra ở mức trên thì lặp lại (bảo toàn) ở mức dưới, đồng thời bổ sung them cac sluồng dữ liệu nội bo do phân rã các chức năng và thêm kho dữ liệu

- Kho dữ liệu: dần dần xuất hiện theo nhu cầu nội bộ

- Tác nhân ngoài: xuất hiện đầu đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không thể thêm gì

Quá trình phân rã các chức năng ở BLD mức dưới đỉnh có thể tiếp tục cho đến khi đạt được mức sơ cấp không phân rã được nữa Số mức phân rã thông thường là 5+-

2 mức tuỳ đô phức tạp của hệ thống

3 Phân tích hệ thống về dữ liệu

Phân tích hệ thống bảo gồm việc phân tích về chức năng xử lý và phân tích về dữ liệu Dữ liệu là đối tượng của xử lý Mục đích của giai đoạn phân tích hệ thống về dữ

-Thông tin gì, bao gồm dữ liệu gì.

-Mối liên quan xác định giữa các dữ liệu

Việc phân tích hệ thống về dữ liệu thường thực hiệnk theo hai giai đoạn:

- Đầu tiên lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết bằng phương phương pháp Top – Down (đi từ trên xuống), nhằm phát huy thế mạnh của tính trực quan và dễ vận dụng Cách thức cụ thể: xác định các thực thể, mối liên kết giữa chúng, rồi đến các thuộc tính

- Tiếp đó hoàn thiện biểu đồ trên theo mô hình quan hệ (dùng phương pháp pháp Down – Top) đi từ dưới lên, nhằm lợi dụng cơ sở lý luận chặt chẽ của mô hình này trong việc chuẩn hoá biểu đồ Cách thức cụ thể: xuất phát từ danh sách các thuộc tính rồi đi đến các lược đồ quan hệ, kết quả là vừa đủ cho những kết xuất xử lý

3.1 BCD theo mô hình thực thể liên kết (E – R)

Mô hình thực thể liên kết là mô hình dữ liệu do P.P.Chen đưa ra năm 1976 và

sau đó đươc dùng khá phổ biến trên thế giới Nó có ưu điểm khá đơn giản và gần với tư duy trực quan Khi xem xét các thông tin người ta thường gom cụm chúng quanh các vật thể, chẳng hạn các thông tin về Tên họ, Giới tính, Địa chỉ, ….được gom cụm với nhau chung quanh vật thể “Người tham gia BH” Mô hình thực thể liên kết mô tả tập hợp các dữ liệu dùng trong một hệ thống theo các gom cụm như vậy

Định nghĩa mô hình thực thể liên kết: mô hình thực thể liên kết là công cụ

thành lập biểu đồ cấu trúc dữ liệu (BCD), nhằm xác định khung khái niệm về các thực thể, thuộc tính và mối liên hệ ràng buộc giữa chúng Mục đích của mô hình xác định các yếu tố:

- Dữ liệu nào cần xử lý

- Mối liên quan nội tại (cấu trúc) giữa các dữ liệu

Để xây dựng mô hình thực thể liên kết, ta phải thu thập thông tin theo 3 yếu tố:

- Kiểu thực thể

- Kiểu liên kết

- Các thuộc tính

Các thành phần của mô hình thực thể liên kết:

Thực thể: một thực thể là một hình ảnh cụ thể của một đối tượng cụ thể hoặc

trừu tượng trong mô hình thế giới thực Một học viên, một giảng viên đều có thể thể hiện bằng một thực thể → đó là các đối tượng cụ thể Ngoài ra còn có thể xây dựng

thực thể từ các đối tượng trừu tượng, ví dụ một mức lương hay một dòng chứng từ trong lĩnh vực kế toán

* Kiểu thực thể: là tập hợp các thực thể có cùng tính chất cùng đặc trưng Ví dụ

“NHANSU” là một kiểu thực thể vì nó mô tả từng thực thể học viên Kiểu thực thể được biểu diễn bằng hình hộp chữ nhật trong đó ghi nhãn là tên của kiểu thực thể Sau này trong các ứng dụng, để tránh sử dụng nhiều khái niệm ta đồng nhất thực thể và kiểu thực thể Trong biểu đồ mô hình thực thể liên kết, kiểu thực thể có dạng hình chữ nhật tương đương với một bảng, trong đó mỗi kiểu thực thể là một dòng thông tin trong bảng

* Liên kết: là sự kết nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một sự

ràng buộc về quản lý Ví dụ Nguyễn Văn Hoàn vào ngành từ Ngày đến Ngày mức đóng bảo hiểm là Mức đóng bảo hiểm

* Kiểu liên kết: là tập các liên kết cùng bản chất Giữa các kiểu thực thể có thể

tồn tại nhiều mối liên kết, mỗi mối liên kết xác định một tên duy nhất

* Các dạng kiểu liên kết: kiểu liên kết là sự xác định có bao nhiêu thể hiện của

kiểu thực thể này có thể kết hợp với bao nhiêu thể hiện của kiểu thực thể

Liên kết một - một (1-1) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực thể

trong A có một thực thể trong B và ngược lại Liên kết này thuộc loại tầm thường và ít xảy ra trong thực thể

Ký hiệu biểu diễn trong đề tài:

Ví dụ:

Thường liên kết 1-1 sẽ dẫn đến việc nhập chung 2 kiểu thực thể thành một Kiểu thực thể mới phải bao gồm các thuộc tính của hai kiểu thực thể cũ

Liên kết một - nhiều (1 – n) giữa hai kiểu thực thể A, B là: ứng với một thực thể

trong A có nhiều thực thể trong B, và ngược lại ứng với một thực thể trong B chỉ có một thực thể trong A Ví dụ một người có thể có nhiều quan hệ

Ký hiệu

Liên kết 1 – n rất quan trọng, trong đó thuộc tính khoá của bên 1 sẽ là thuộc tính kết nối của bên nhiều

Liên kết nhiều - nhiều (n – n) giữa hai kiểu thực thể A, B là ứng với một thực

thể trong A có nhiều thực thể trong B, và ngược lại ứng với một thực thể trong B có nhiều thực thể trong A Ví dụ một NHAN_SU có thể có nhiều CAP_HAM và ngược lại CAP_HAM có nhiều người cùng có giống nhau

Liên kết n – n không giúp cho ta thấy rõ mối liên hệ giữa 2 thực thể cũng như không thấy điều gì về nghiệp vụ Trong các bài toán quản lý, để cài đặt được trong mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ, nó phải được thể hiện bằng các liên kết một - nhiều Cho nên thường 1 mối liên kết n – n sẽ được đổi thành 2 mối liên kết 1 – n bằng phương pháp thực thể hoá: bổ sung một kiểu thực thể trung gian để biến đổi liên kết nhiều -

nhiều thành hai liên kết một - nhiều Khoá của thực thể trung gian là tổ hợp khoá của các bên tham gia.

Ví dụ Trên ta đưa thêm thực thể… với liên kết sau:

* Thuộc tính: là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một

liên kết Nói cách khác mỗi thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin đó là thuộc tính của thực thể, chúng thường được gọi là những Field thể hiện trên từng cột của bảng Ví dụ mỗi thực thể NHAN_SU bao gồm thuộc tinh Soso (Số sổ), Hoten (Họ

và tên), Ngaysinh (Ngày sinh)… Thường mỗi thực thể có ít nhất một thuộc tính Để biểu diễn thực thể cùng các thuộc tính của nó ta thường dùng các thông dụng như hình sau:

NHAN_SU

SosoHodemTenNgaysinh

* Thuộc tính khoá: gồm một hay nhiều thuộc tính trong kiểu thực thể được dùng

để gán cho một thực thể một chách tham khảo duy nhất Thuộc tính khoá có giá trị ở chỗ cho phép ta phân biệt các thực thể với nhau Ví dụ thuộc tính Soso là khóa của kiểu thực thể NHAN_SU, vì ứng với mỗi thực thể NHAN_SU chỉ có một số sổ không trùng

nhau Thuộc tính khóa không được cập nhật

* Thuộc tính kết nối: là thuộc tính dùng để kết nối giữa các thực thể có liên kết,

đối với kiểu thực thể này nó là thuộc tính mô tả nhưng đối với kiểu thực thể kia nó là thuộc tính khoá Ví dụ thuộc tính Soso là thuộc tính kết nối

NHAN_SU

SosoHodemTenNgaysinh

QUA_TRINH_CT

SosoTungayDenngayMaCV

3.2 Cách phát hiện các thành phần của mô hình thực thể liên kết

Phát hiện kiểu thực thể: kiểu thực thể thường tìm từ 3 nguồn sau:

* Thông tin liên quan đến một giao dịch chủ yếu của hệ thống, đó là các thông tin đến từ môi trường bên ngoài nhằm kích hoạt một chuỗi các hoạt động nào đó, chẳng hạn Tờ khai

* Thông tin liên quan đến tài nguyên của hệ thống: vật tư, tài chính, con người, môi trường

* Thông tin đã khái quát dạng thông kê liên quan đến việc lập kế hoạch hoặc kiểm soát như sổ sách, hồ sơ, các biểu bảng quy định

Phát hiện các kiểu liên kết: trên thực tế có rất nhiều liên kết giữa các thực thể,

nhưng ta chỉ ghi nhận những kiểu liên kết có ích cho công tác quản lý, và các kiểu liên kết giữa các kiểu thực thể mà ta vừa phát hiện ở trên Kiểu liên kết 1 –n thường hay

gặp nhất, thường thông qua các đường truy nhập, không phải một bước mà được lần theo khoá có thể qua nhiều thực thể khác nhau.

Cần lưu ý những điểm sau:

* Nếu trong thực thể này phải lưu giữ thông tin về thực thể kia thì phải tạo 1 mối liên kết

* Trong quan hệ 1 – n, thuộc tính khoá của bên 1 sẽ là thuộc tính kết nối của bên nhiều

* Khi quan hệ giữa 2 thực thể là quan hệ gián tiếp, bắc cầu (A kết hợp với B, B kết hợp với C, suy ra khi đó A và C có quan hệ bắc cầu) thì không cần xây dựng mối liên kết giữa A và C

* Tuân thủ các quy tắc quan lý, kiểm tra các bản số sao cho phù hợp với quy tắc quản lý

Phát hiện các thuộc tính: lưu ý:

* Thuộc tính khoá nhận diện: xác đinh sự duy nhất thể hiện của thực thể trong kiểu thực thể

* Các thuộc tính mô tả: chỉ xuất hiện ở mỗi kiểu thực thể, dùng để mô tả các đặc trưng của thực thể, đó là các thuộc tính cố hữu

* Thuộc tính kết nối: thể hiện vai trò kết nối giữa hai kiểu thực thể, nó là thuộc tính khoá ở thực thể này (bên 1) và đồng thời là thuộc tính mô tả ở thực thể bên khác (bên n)

Trình tự kỹ thuật để xây dựng mô hình thực thể liên kết: gồm 3 bước

Bước 1: Tạo các kiểu thực thể

Bước 2: Xác định các mối liên kết giữa các kiểu thực thể

Bước 3: Xác định các thuộc tính cho các kiểu thực thể.

Chú ý: Toàn bộ các thao tác xây dựng mô hình phải dựa trên mục tiêu, phải bám

vào mục tiêu là “những yêu cầu quản lý”