18cf9ca6f9c156edQuy chế công tác VTLT

672/QĐ-SNV 22/11/2021 08:23:13 UBND TỈNH HƯNG YÊN SỞ NỘI VỤ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên (Ban hành kèm theo Quyết định số 672/QĐ-SNV ngày 22/ 11/2021 Sở Nội vụ) Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng Quy chế quy định hoạt động công tác văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên Đối tượng: Quy chế áp dụng cán bộ, công chức, người lao động làm việc phòng thuộc Sở; đơn vị trực thuộc Sở thực quy chế tiếp nhận trình ký văn thuộc thẩm quyền Giám đốc Sở Điều Giải thích từ ngữ Cơng tác văn thư: bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác lưu trữ: bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Danh mục hồ sơ: bảng kê hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập thời hạn bảo quản hồ sơ Xác định giá trị tài liệu: việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn, theo bảng thời hạn bảo quản quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Hệ thống quản lý tài liệu điện tử: Hệ thống thông tin xây dựng với chức thực việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường điện tử Chữ ký số quan, tổ chức: chữ ký số tạo lập khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho quan, tổ chức theo quy định pháp luật giao dịch điện tử Chữ ký số người có thẩm quyền: chữ ký số tạo lập khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định pháp luật giao dịch điện tử 2 Điều Nguyên tắc yêu cầu quản lý công tác văn thư Nguyên tắc Công tác văn thư, lưu trữ Sở Nội vụ thực thống theo quy định pháp luật Yêu cầu a) Văn Sở phải soạn thảo ban hành thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật: Đối với văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật b) Tất văn đi, văn đến quan phải quản lý tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng cho cá nhân c) Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận d) Văn phải theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý đ) Đơn vị, người giao giải quyết, theo dõi cơng việc quan, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, đơn vị phải quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật f) Việc thực chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ thực theo nội dung quy định Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 Bộ Nội vụ Điều Trách nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm đạo việc tổ chức xây dựng, ban hành thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ Sở theo quy định pháp luật hành b) Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ c) Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị thuộc trực thuộc Sở; đạo giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Chánh văn phòng Sở Trưởng phòng hành đơn vị trực thuộc có trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, đơn vị triển khai, kiểm tra, đôn đốc việc thực nội dung nghiệp vụ cơng tác văn thư quan 3 Trách nhiệm Trưởng phòng, ban, trung tâm Lưu trữ lịch sử thuộc trực thuộc Sở Thủ trưởng đơn vị thuộc, trực thuộc Sở có trách nhiệm triển khai tổ chức thực quy định quan công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức Trong q trình theo dõi, giải cơng việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức phải thực nghiêm túc quy định quan, tổ chức văn thư, lưu trữ Trách nhiệm Văn thư, Lưu trữ Sở a) Thực nội dung công tác văn thư, lưu trữ a) Hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan b) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ c) Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan, tổ chức Điều Giá trị pháp lý văn điện tử Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, đơn vị theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy Chữ ký số văn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Thể thức, kỹ thuật trình bày văn Văn quy phạm pháp luật Thực theo quy định Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Văn hành Thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ cơng tác văn thư Văn chuyên ngành theo hướng dẫn quan quản lý ngành quy định pháp luật Văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước Thực theo quy định hành pháp luật theo thông lệ quốc tế 4 Điều Soạn thảo văn Căn vào nội dung, tính chất cơng việc cần giải quyết, lãnh đạo quan phân công cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn bản: Soạn thảo văn Đơn vị cá nhân phân cơng soạn thảo văn có trách nhiệm thực nội dung sau: - Xác định nội dung, hình thức; mức độ mật, mức độ khẩn (nếu có); nơi nhận văn cần soạn thảo - Soạn thảo văn tổ chức lấy ý kiến góp ý vào dự thảo văn (nếu cần) - Trình duyệt dự thảo văn Duyệt thảo văn - Đơn vị, cá nhân soạn thảo trình dự thảo văn cho lãnh đạo quan duyệt - Trường hợp văn duyệt cần chỉnh sửa nội dung phải trình lãnh đạo quan, đơn vị xem xét định Kiểm tra văn trước trình ký - Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn - Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn Ký ban hành văn - Ký văn ban hành phải thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ giao - Người ký phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nội dung văn ký Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành - Khi ký văn phải dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng bút chì, bút mực đỏ, loại mực dễ phai - Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến quan phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều Tiếp nhận, đăng ký văn đến Đối với văn giấy a) Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” c) Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký Đối với văn điện tử a) Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực toàn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn c) Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống Đăng ký văn đến Văn đến điện tử phải đăng ký phải đầy đủ, xác, rõ ràng thông tin cần thiết Hệ thống theo chuẩn thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Số đến văn lấy liên trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử Số đến thời gian đến lưu Hệ thống Văn đến điện tử: Văn thư quan thực cập nhật đầy đủ thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Văn đến định dạng giấy: Văn thư quan thực số hóa văn đến định dạng giấy Sau thực đăng ký văn số hóa vào Hệ thống Định kỳ tháng Văn thư quan có trách nhiệm in sổ đăng ký văn đến Hệ thống giấy, đảm bảo đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, đóng sổ để quản lý lưu trữ Mẫu: Dấu “đến”; sổ đăng ký văn đến thực theo phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP 6 Điều 10 Trình, chuyển giao văn đến Văn giấy sau thực số hóa, thực trình, chuyển giao văn đến văn điện tử, cụ thể: Văn thư quan trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư quan thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải Điều 11 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu lãnh đạo quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu văn theo quy định pháp luật Trường hợp văn đến u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc quan Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến, văn đến giải quyết, đến hạn chưa giải để báo cáo Chánh Văn phòng Đối với văn đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Điều 12 Trình tự quản lý văn Văn phải quản lý theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 13 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải Ghi số ngày, tháng, năm ban hành văn - Tất văn quan, tổ chức ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức Văn thư thống quản lý (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác) - Việc ghi số thời gian ban hành văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Điều 58, 59 Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ đăng ký riêng - Việc ghi số thời gian ban hành văn hành thực theo quy định Điều 15 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 công tác văn thư Điều 14 Đăng ký văn Tất văn giấy văn điện tử đăng ký vào sổ theo Mẫu sổ đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm để lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Văn mật đăng ký riêng Mẫu sổ đăng ký văn thực theo phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP Điều 15 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật văn Nhân a) Đối với văn cần phát hành văn giấy, văn thư in văn điện tử Hệ thống, nhân để phát hành theo số lượng nơi nhận văn b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết, để tham khảo c) Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định d) Việc nhân văn mật phải có ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức thực theo quy định Điều Nghị định số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/2/2020 Chính phủ quy định chi tiết số điều Luật Bảo vệ bí mật nhà nước Đóng dấu quan a) Khi đóng dấu lên chữ ký dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo 8 Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục d) Đóng dấu giáp lai Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu khơng q 05 trang Đóng dấu độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu mức độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) văn hành thực theo quy định Điểm b Khoản Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV b) Việc đóng dấu mức độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) dấu “thu hồi” khắc sẵn theo quy định Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 Bộ trưởng Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) văn thực theo quy định Điểm c Khoản Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Đối với văn điện tử a) Quy trình ký số - Văn điện tử sau kiểm soát nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày lãnh đạo quan, đơn vị phê duyệt phát hành phải đảm bảo sử dụng tối thiểu 02 chữ ký số (01 chữ ký số người có thẩm quyền, 01 chữ ký số quan, tổ chức) - Văn thư quan sử dụng chứng thư số quan, thực ký số quan, tổ chức lên văn điện tử có chữ ký số cá nhân người có thẩm quyền Việc ký số quan, tổ chức văn có phụ lục thực sau: + Văn kèm theo tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số văn không thực ký số lên văn kèm theo; văn không tệp tin với nội dung văn điện tử, Văn thư quan thực ký số quan, tổ chức văn kèm theo + Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu văn kèm theo + Hình ảnh chữ ký số quan, tổ chức: Không hiển thị 9 b) Thông tin: Số ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; phút giây; múi Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) trình bày phơng chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen Điều 16 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Đối với văn giấy - Văn sau ký, văn thư quan phải làm thủ tục phát hành kịp thời, xác theo nơi nhận ghi văn theo danh sách người đứng đầu quan phê duyệt - Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận - Đối với văn cần dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng, thu hồi, văn quan ghi đóng dấu dẫn cho trường hợp cụ thể - Văn phát hành có sai sót nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày phải kịp thời gửi văn đính thay có văn đính - Phát hành văn giấy từ văn ký sổ người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn Đối với văn điện tử Phát hành văn điện tử: Văn thư quan thực phát hành văn điện tử Hệ thống, cập nhật đủ thông tin đầu vào liệu quản lý văn vào trường thông tin theo quy định Điều 17 Lưu văn Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư Sở phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b) Bản văn lưu hồ sơ công việc Lưu văn điện tử a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống Quản lý văn Điều hành Sở b) Văn thư Sở in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy để lưu Văn thư Sở hồ sơ công việc Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước 10 Mục SAO VĂN BẢN Điều 18 Các hình thức Các hình thức quy định Điều 25, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bao gồm: Sao y, lục, trích Thể thức kỹ thuật trình bày y, lục, trích thực theo quy định Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Điều 19 Giá trị pháp lý Bản y, lục trích thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ có giá trị pháp lý Điều 20 Thẩm quyền văn Lãnh đạo Sở Chánh Văn phòng Sở định việc văn Sở ban hành văn quan, tổ chức khác gửi đến; quy định thẩm quyền ký văn Không sao, chụp, chuyển phát ý kiến Lãnh đạo Sở ghi bên lề văn để gửi đến quan, tổ chức khác Trường hợp ý kiến Lãnh đạo Sở ghi lề văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi cơng tác, phải cụ thể hóa văn hành Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước Mục LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 21 Lập Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ quan, tổ chức lập theo quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP người đứng đầu quan, tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm Điều 22 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nội dung việc lập hồ sơ giấy a) Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ quan thực tế công việc giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ, ký hiệu hồ sơ, năm hồ sơ lên bìa hồ sơ Bìa hồ sơ thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ b) Thu thập văn vào hồ sơ - Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ 11 - Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) c) Kết thúc biên mục hồ sơ - Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cán bộ, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ - Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, cơng chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ - Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần) - Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong chưa thực việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau liền kề Lập hồ sơ điện tử Công chức, viên chức giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao Có cách lập hồ sơ Hệ thống quản lý văn điều hành sau: - Từ văn đến chờ xử lý hàng ngày Để thực chức này, vào mục “văn đến chờ xử lý”, chọn văn cần xử lý Chọn văn cần thêm, vào mục “Lưu hồ sơ lưu trữ” hệ thống hiển thị tiêu đề hồ sơ lưu trữ đơn vị Sau chọn vào hồ sơ cần lưu, thực “Lưu” “Lưu đóng” - Thêm văn vào hồ sơ (những văn xử lý chưa đưa vào hồ sơ) Để thực chức này, người lập hồ sơ vào mục “Quản lý hồ sơ”, chọn “Hồ sơ công việc”, “mục lục văn bản”; vào “Thêm văn bản”, chọn văn cần đưa vào hồ sơ “thêm văn bản” Nhấn vào “Đóng” văn chọn đưa vào hồ sơ công việc Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan; phòng, ban, chi cục thuộc trực thuộc Sở hình thành hồ sơ b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Mẫu Danh mục hồ sơ thực theo phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP 12 Điều 23 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan quy định sau: a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định Điểm b khoản b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình toán hồ sơ, tài liệu xây dựng Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu quy định Khoản Điều để phục vụ cơng việc phải Giám đốc Sở đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Điều 24 Thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ loại hồ sơ, tài liệu sau: a) Các hồ sơ nguyên tắc dùng làm để theo dõi, giải công việc thuộc trách nhiệm cá nhân, cá nhân giữ tự loại, hủy văn hết hiệu lực thi hành b) Hồ sơ công việc chưa giải xong c) Hồ sơ phối hợp giải công việc (trong trường hợp trùng với hồ sơ đơn vị chủ trì) d) Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo Thủ tục nộp lưu: 2.1 Tài liệu giấy a) Các phòng, ban, chi cục thuộc trực thuộc Sở, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu hồn thiện hồ sơ cơng việc, thống kê Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu giao nộp vào Lưu trữ quan b) Lưu trữ quan có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lập Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu c) Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 02 bản; đơn vị, cá nhân giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 bản, Lưu trữ quan giữ 01 2.2 Tài liệu điện tử Để thực chức này, công chức, viên chức giao giải quyết, theo dõi cơng việc lập hồ sơ (người có hồ sơ) vào “Quản lý hồ sơ”, chọn “Hồ sơ cơng việc” Màn hình thị chức sau: Xuất XML, mục lục văn bản, nộp lưu trữ (lưu trữ quan) 13 - Xuất XML: mục đích sau cập nhật thông tin hồ sơ vào lưu trữ lịch sử tỉnh - Mục lục văn bản: mục đích thống kê hồ sơ có văn xếp theo ngày tháng ban hành văn Hệ thống tự xếp - Vào mục “Hồ sơ lưu trữ”, chọn “Hồ sơ công việc”, “mục lục hồ sơ” sau: Các biểu tượng cột thao tác có chức năng: chỉnh sửa chuyển văn khỏi hồ sơ + Chỉnh sửa văn bản: Chỉnh sửa trích yếu văn bản, chọn trích yếu nội dung văn Sau nhập đầy đủ thông tin cần chỉnh sửa, chọn “cập nhật” trích yếu nội dung vừa thêm hiển thị mục lục văn + Chuyển văn khỏi hồ sơ: Cho phép người dùng loại văn hồ sơ công việc Chọn văn cần chuyển văn khỏi hồ sơ Nếu đồng ý, chọn “xóa” văn đưa khỏi hồ sơ - Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan + Để thực chức này, công chức, viên chức chọn “Nộp lưu trữ” hồ sơ chuyển cho Lưu trữ quan + Mẫu mục lục: mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; mẫu mục lục văn bản, tài liệu hồ sơ; Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu thực theo phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP Điều 25 Trách nhiệm công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo, kiểm tra việc xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ quan Chánh Văn phịng có nhiệm vụ: a) Tổ chức thực việc lập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan b) Chỉ đạo việc xây dựng trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ quan c) Tham mưu cho người đứng đầu quan đạo việc kiểm tra, hướng dẫn công chức, viên chức đơn vị trực thuộc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan cấp Người đứng đầu đơn vị trực thuộc quan có trách nhiệm: Tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào Lưu trữ quan Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức quan; phòng, ban, trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc trực thuộc Sở a) Trong trình theo dõi, giải công việc; cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ cơng việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo quy định chương IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP Ngồi việc lập hồ sơ cơng việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc để làm giải công việc hàng ngày 14 b) Trường hợp đơn vị, tổ chức cán bộ, cơng chức, viên chức có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc chuyên môn phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu gửi lại cho Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu c) Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho quan, tổ chức cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác Trách nhiệm Văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc Sở Phối hợp với Văn thư Sở thực thủ tục phát hành văn đơn vị Trách nhiệm Văn thư, lưu trữ Sở a) Tham mưu xây dựng Danh mục hồ sơ Sở Nội vụ b) Đầu năm, Văn thư quan gửi Danh mục hồ sơ cho đơn vị trực thuộc, công chức, viên chức làm lập hồ sơ Trên sở Danh mục hồ sơ, Văn thư quan chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ (tiêu chuẩn bìa hồ sơ, hộp bảo quản, giá bảo quản tài liệu lưu trữ thực theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 Bộ Khoa học Công nghệ việc cơng bố tiêu chuẩn quốc gia bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ) c) Hướng hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu d) Tiếp nhận, hoàn chỉnh xếp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ đơn vị, cá nhân lập biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Trường hợp thấy thiếu hồ sơ yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung báo cáo người có thẩm quyền giải quyết; hồ sơ bao gồm: - Viết bìa theo mẫu, đánh số tờ hồ sơ; hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết chứng từ kết thúc biên mục văn hồ sơ; - Lập mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng hồ sơ có thời hạn riêng; - Sắp xếp hồ sơ vào hộp (cặp), ghi dán nhãn hộp đưa lên giá đ) Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo định người đứng đầu quan Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU, THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT Điều 26 Quản lý dấu thiết bị lưu khóa bí mật Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu ban hành quy định quản lý sử dụng dấu quan, tổ chức 15 Con dấu phải quản lý chặt chẽ trụ sở quan, tổ chức giao cho văn thư giữ đóng dấu Văn thư quan khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền, giao dấu cho người khác phải lập biên bàn giao dấu Những văn quan ban hành lưu văn thư phải đóng dấu đầy đủ Cá nhân giao quản lý, sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật khơng dùng cơng cụ, chương trình hay hình thức khác làm thay đổi liệu làm hư hỏng thiết bị lưu khóa bí mật Điều 27 Sử dụng dấu thiết bị lưu khóa bí mật Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn quan, tổ chức ban hành văn Chỉ đóng dấu, ký số quan, tổ chức vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn quan, tổ chức trực tiếp thực Khơng đóng dấu trường hợp sau: - Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung - Đóng dấu trước ký - Đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức sử dụng để ký số văn điện tử quan, tổ chức ban hành từ văn giấy sang văn điện tử Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 28 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Hàng năm Lưu trữ quan Sở có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ quan, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan Hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu 16 Điều 29 Thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Cơ quan Sở có trách nhiệm: Chỉnh lý tài liệu trước giao nộp lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật Giao nộp đầy đủ hồ sơ, tài liệu công cụ tra cứu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh; vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu lập thành 03 bản; Sở Nội vụ giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử tỉnh giữ 02 lưu trữ vĩnh viễn Sở, Lưu trữ lịch sử tỉnh Điều 30 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ: Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ) phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng việc (không phá vỡ hồ sơ lập) c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan, tổ chức Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu d) Lập cơng cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 31 Xác định giá trị tài liệu Văn thư, Lưu trữ Sở có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo quan ban hành sau có ý kiến thẩm định Phịng Cải cách hành Văn thư, lưu trữ Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 32 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thực theo quy định Điều 18 Luật Lưu trữ năm 2011 Điều 33 Hủy tài liệu hết giá trị Thẩm định tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy 17 Việc thẩm định tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy quy định sau: Lưu trữ Sở, giúp Giám đốc Sở thẩm định tài liệu hết giá trị quan đơn vị trực thuộc không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Thẩm quyền định hủy tài liệu hết giá trị quy định sau: Giám đốc Sở định tiêu hủy tài liệu hết giá trị quan sau có ý kiến thẩm định văn Sở Thủ tục, hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị thực theo quy định Khoản 2, 3, 4, Điều 28 Luật Lưu trữ Điều 34 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Đơn vị cá nhân quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ quan Trường hợp đơn vị cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu Công chức, viên chức người lao động quan, tổ chức trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao toàn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho đơn vị, Lưu trữ quan theo quy chế quan, tổ chức Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, tài liệu quan, phòng, ban, trung tâm lưu trữ lịch sử thuộc trực thuộc Sở, thuộc Danh mục quan, nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Mục BẢO QUẢN, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 35 Bảo quản tài liệu lưu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan, tổ chức cán bộ, công chức, viên chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ quan, tổ chức tập trung bảo quản kho lưu trữ quan, tổ chức Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an tồn cho tài liệu Giám đốc Sở có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: a) Xây dựng, bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định b) Thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ 18 c) Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan có trách nhiệm a) Bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu b) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu, sở có kế hoạch bảo quản tu bổ phục chế Điều 36 Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Các cá nhân trong, ngồi Sở có nhu cầu sử dụng tài liệu Cá nhân quan có nhu cầu sử dụng tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu, ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Lãnh đạo Sở Chánh Văn phòng đồng ý Cá nhân quan khai thác, sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có Đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải Lãnh đạo Sở Chánh Văn phòng đồng ý Điều 37 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 32 Luật Lưu trữ Điều 38 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thực theo quy định Điều 31, Điều 34 Luật Lưu trữ quy định khác Nhà nước có liên quan Điều 39 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Văn phòng Sở xây dựng Nội quy phòng đọc Nội quy Phòng đọc bao gồm nội dung cần quy định sau: a) Thời gian phục vụ độc giả b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu c) Những vật dụng không mang vào phòng đọc d) Quy định độc giả phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn nhân viên phòng đọc đ) Độc giả không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thơng tin cơng cụ tra cứu chưa phép e) Ngồi quy định trên, độc giả cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ quan, tổ chức Lưu trữ quan Sở lập Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu 19 Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 40 Trách nhiệm thi hành Cơ quan Sở đơn vị, quan thuộc trực thuộc Sở có trách nhiệm tra, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc việc thực Quy chế Trong q trình thực hiện, có vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung đề nghị phản ánh văn Văn phòng Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Giám đốc Sở điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung nội dung Quy chế phù hợp với tình hình thực tế./ SỞ NỘI VỤ ... chức xây dựng, ban hành thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ Sở theo quy định pháp luật hành b) Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ c) Chỉ... thực quy định quan công tác văn thư, lưu trữ Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức Trong q trình theo dõi, giải cơng việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức... đến hạn nộp lưu Công chức, viên chức người lao động quan, tổ chức trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao toàn hồ sơ, tài liệu hình thành trình công tác cho đơn vị,