Đang tải... (xem toàn văn)
- Công tác Văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo văn bản, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ hiệ[r]
(1)UBND HUYỆN DẦU TIẾNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập – Tự – Hạnh phúc
Số :65/QĐ.PGD&ĐT Dầu Tiếng, ngày 12 tháng năm 2013 QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Dầu Tiếng
TRƯỞNG PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN DẦU TIẾNG Căn Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân nhân Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI , kỳ họp thứ thông qua ngày 03/12/2004;
Căn Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 04/2001/PL – UBTVQH10 ngày 04/4/2001 Ủy ban Thường vụ Quốc hội khoá X Chủ tịch nước công bố ngày 15/4/2001;
Căn Nghị định số 111/NĐ –CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
Căn Thông tư số 21/2005/TT – BNV ngày 01/02/2005 Bộ Nội Vụ, việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn thư – Lưu trữ Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân ;
Căn công văn số 260/VTLTNN – NVĐP ngày 06/5/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác Văn thư Lưu trữ quan;
Căn Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác Văn thư;
Căn Hướng dẫn số 13/PNV –VTLT ngày 05 tháng 04 năm 2012 Phòng Nội vụ việc hướng dẫn ban hành Quy chế công tác Văn Thư – Lưu Trữ cho quan, phòng ban, xã, thị trấn;
(2)Điều 1 Nay ban hành Quy chế thực công tác Văn thư Lưu trữ của Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Dầu Tiếng năm 2012 năm tiếp theo ( đính kèm nội dung quy chế)
Điều 2: Thủ trưởng quan phối hợp Đồn thể văn phịng Phịng Giáo dục Đào tạo Huyện tổ chức triển khai đến cán bộ,công chức,viên chức thực hiện.
Quy chế nầy sửa đổi-bổ sung có thay đổi nhân có yêu cầu khác.
Điều Lãnh đạo tồn thể cán bộ, cơng chức, viên chức Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Dầu Tiếng chịu trách nhiệm thi hành định này.
Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký /.
Nơi nhận: TRƯỞNG PHÒNG - Như điều 2;
(3)UBND HUYỆN DẦU TIẾNG CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHỊNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập – Tự – Hạnh phúc
QUY CHẾ
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
CỦA PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN DẦU TIẾNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số:65/ QĐ- PGD&ĐT ngày 12 tháng năm 2013 của Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Dầu Tiếng)
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh.
Quy định đối tượng điều chỉnh Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ:
- Công tác Văn thư bao gồm công việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý sử dụng dấu văn thư
- Công tác Lưu trữ bao gồm công việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động Phòng Giáo dục Đào tạo huyện
Điều Trách nhiệm quản lý, thực công tác Văn thư – Lưu trữ. Trưởng phòng Giáo dục Đào tạo huyện chịu trách nhiệm đạo công tác Văn thư – Lưu trữ việc ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư – lưu trữ
Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập, quản lý, bảo vệ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Điều Tổ chức nhiệm vụ văn thư lưu trữ quan. 1.Văn thư có nhiệm vụ cụ thể sau:
a/ Tiếp nhận đăng ký văn đến;
b/ Trình, chuyển giao văn đến lãnh đạo, cá nhân;
c/ Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành;
d/ Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật;
đ/ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn
e/ Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu;
f/ Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu
(4)a/ Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành;
b/ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành; c/ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ tài liệu; d/ Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;
e/ Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Điều Cán văn thư cán lưu trữ.
Cán bộ, công chức, viên chức làm cơng tác Văn thư, Lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức Văn thư, Lưu trữ theo quy định pháp luật
Điều Kinh phí hoạt động văn thư lưu trữ.
Thủ trưởng quan chịu trách nhiệm việc bố trí kinh phí trang bị thiết bị chuyên dùng tổ chức hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu công tác Văn thư – Lưu trữ
Điều Bảo vệ bí mật Nhà nước công tác Văn thư -Lưu trữ
Mọi hoạt động công tác Văn thư - Lưu trữ Phòng Giáo dục Đào tạo huyện phải thực theo quy định pháp luật hành công tác bảo mật Nhà nước
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục I
SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN. Điều Hình thức văn bản.
Các hình thức văn hình thành hoạt động quan bao gồm:
Văn quy phạm pháp luật theo quy định Bộ luật ban hành văn quy phạm pháp luật Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá XI, kỳ họp thứ VI thông qua ngày 03/12/2004 như: Chỉ thị, Nghị (HĐND), Quyết định;
Văn hành chính: Nghị quyết, Quyết định, Quy chế, Quy định, Thơng báo, Chương trình, Kế hoạch,Báo cáo, Biên bản, Tờ trình,Giấy chứng nhận, Giấy đường, Giấy giới thiệu, Giấy mời
Điều Thể thức kỹ thuật trình bày văn bản.
a/ Thể thức văn Quy phạm pháp luật văn hành bao gồm thành phần sau:
- Quốc hiệu;
- Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; - Số, ký hiệu văn bản;
- Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại trích yếu nội dung văn bản;
- Nội dung văn bản;
(5)- Dấu quan; - Nơi nhận;
- Dấu mức độ khẩn, mật ( văn loại khẩn, mật )
b/ Thể thức kỹ thuật trình bày văn phải đảm bảo theo hướng dẫn Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành
Điều Soạn thảo văn bản.
1 Việc soạn thảo văn Quy phạm pháp luật thực theo Luật ban hành văn Quy phạm pháp Luật ngày 12/06/1996 luật sửa đổi, bổ sung số điều luật ban hành văn Quy phạm pháp Luật ngày 16/12/2002
2 Việc soạn thảo văn khác quy định sau:
a/ Căn vào tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, văn thư chịu trách nhiệm việc soạn thảo giao cá nhân (phụ trách chuyên mơn ) soạn thảo
b/ Cá nhân có trách nhiệm thực công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; - Thu thập xử lý thơng tin có liên quan;
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Thủ trưởng đơn vị , tổ chức việc tham khảo ý kiến quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo;
- Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan Điều 10 Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt.
1 Bản thảo văn phải Trưởng phịng Phó trưởng phịng phân cơng phụ trách lĩnh vực chuyên môn ký duyệt
2 Trừơng hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định
Điều 11 Đánh máy, nhân bản.
Việc đánh máy, nhân văn phải đảm bảo yêu cầu sau:
1 Đánh máy nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót khơng rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại đơn vị cá nhân soạn thảo người duyệt thảo đó;
2 Nhân số lượng quy định;
3 Giữ gìn bí mật nội dung văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định
Điều 12 Kiểm tra văn trước ký ban hành
1 Thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra ký tắt chịu trách nhiệm mức độ xác nội dung văn
2 Cán văn thư quan chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn
Điều 13 Ký văn bản
(6)b/ Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan uỷ quyền cho cán phụ trách ký thừa lệnh (TL) số văn mà phải ký Việc giao ký thừa lệnh phải quy định văn giới hạn thời gian định, người uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác ký
c/ Khi ký văn khơng dùng bút chì; khơng dùng mực đỏ thứ mực dễ phai
Điều 14 Bản văn bản
Tất văn Phòng Giáo dục Đào tạo Huyện phát hành dạng
Văn phòng y văn Nhà nước cấp gửi ngành lien quan để thực
1 Các hình thức văn a/ Sao y
b/ Bản trích c/ Bản lục
2 Thể thức quy định sau:
Hình thức sao: Sao y trích sao, trích lục; tên quan, tổ chức văn bản; số ký hiệu sao; địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn bản; nơi nhận
Bản y chính, trích lục thực theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 công tác văn thư có giá trị pháp lý
Bản chụp dấu chữ ký văn không thực theo thể thức quy định khoản Điều này, có giá trị thơng tin, tham khảo
Mục 2
QUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 15 Trình tự quản lý văn đến
Tất văn (kể đơn, thư cá nhân) gửi đến quan quản lý theo trình tự sau:
+ Tiếp nhận đăng ký văn đến: Văn đến nguồn phải tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký Văn thư không giải
+ Đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến (để xác định văn qua Văn thư quan biết văn đến ngày nào, nhận Nếu thất lạc, chậm trễ qui trách nhiệm theo mức độ xử lý)
Trình chuyển giao văn đến:
(7)Theo dõi giải văn đến: Căn vào thời gian Lãnh đạo ghi quy định thời gian giải sở vào sổ công văn đến để chuyển giao phận xử lý, nhắc nhở chuyên viên nghiên cứu theo lĩnh vực đôn đốc thực
Điều 16 Tiếp nhận, đăng ký văn đến
Tiếp nhận: Văn đến từ nguồn phải tập trung Văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận văn đến theo quy định
Phân loại văn bản: Phân chia văn đến, thư từ, sách báo thành loại riêng:
+ Những thư từ, sách báo, tin vào sổ
+ Những văn lại gửi đến quan phải vào sổ, chia thành loại: Sau tiếp nhận bì văn đến phân loại sơ xử lý sau: - Loại khơng bóc bì: Bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn có liên quan đến cơng việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký
- Loại cán văn thư bóc bì: Bao gồm tất loại bì cịn lại, trừ những bì văn có đóng dấu chữ ký hiệu độ mật (bì văn mật);
- Đối với bì văn mật: việc bóc bì thực theo quy định thơng tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/09/2002 Bộ công an hứơng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/03/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức
Khi bóc bì văn cần lưu ý:
- Những bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần sốt lại bì, tránh để sót văn bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, cần thơng báo cho nơi gưỉ biết để giải quyết;
- Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng
c/ Đóng dấu “ Đến”, ghi số ngày đến.
Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức hoá đơn, chứng từ kế toán v.v …
(8)Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu “ Đến” mà chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải
Dấu “ Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, dứơi số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn
Mẫu dấu “ Đến” việc ghi thông tin dấu “Đến” hướng dẫn phụ lục I-Dấu “ Đến” ban hành kèm theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 Liên Bộ Nội vụ cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước
d/ Đăng ký văn đến
Đăng ký văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính
+ Lập sổ đăng ký văn đến.
Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp; Sổ đăng ký văn đến ( dùng để đăng ký tất loại văn bản, trừ văn mật); hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng
+ Đăng ký văn đến.
Mẫu sổ việc đăng ký văn đến, kể văn mật đến, thực theo hướng dẫn phụ lục II-Sổ đăng ký văn đến ban hành kèm theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 Liên Bộ Nội vụ Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước
Mẫu sổ việc đăng ký đơn, thư thực theo hướng dẫn phụ lục III – Sổ đăng ký đơn thư ban hành kèm theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 Liên Bộ Nội vụ Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước
+Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn thông qua mạng thông tin nội
Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu văn đến thực theo hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư – lưu trữ ban hành kèm theo công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 Cục Lưu trữ Nhà nước (Nay Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước)
Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào sở liệu văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan
+ Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng
Điều 17 Trình, chuyển giao văn đến a/ Trình văn bản:
Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan người người đứng đầu quan giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải
(9)cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải quyết, thời hạn giải văn ( trường hợp cần thiết)
Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “ chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải văn đến quan quy định cụ thể
Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, sổ đơn, thư ( trường hợp đơn thư vào sổ đăng ký riêng) trường hợp tương ứng sở liệu văn đến
b/ Chuyển giao văn đến:
Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần đảm bảo yêu cầu sau:
- Nhanh chóng: Văn cần chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: Văn phải chuyển cho người nhận
- Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn đến có đóng dấu “Thượng khẩn” “Hoả tốc” hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển
Cán văn thư đơn vị ngừơi Thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải
Khi nhận Fax, văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu “ Đến”, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng
Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác giữ gìn bí mật nội dung văn
Điều 18 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến. 1 Giải văn đến:
Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan, tổ chức; văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương, khơng chậm trễ
Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân
(10)xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải đính kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan
2 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến:
Tất văn đến có ấn định thời gian giải theo quy định pháp luật quy định quan, phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến:
- Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định
- Căn quy định cụ thể quan, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v… để báo cáo cho người giao trách nhiệm
- Đối với văn đến có đóng dấu “ Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định
Điều 19 Trình tự quản lý văn đi
Tất văn Phòng Giáo dục Đào tạo Huyện phát hành phải quản lý theo trình tự sau:
1.Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi
số, ký hiệu ngày tháng năm văn bản Văn sau
được đánh máy, trước trình Lãnh đạo ký đóng dấu, làm thủ tục gửi phải cán phụ trách văn thư kiểm tra thể thức
- Đăng ký văn đi: Tất văn bản, giấy tờ quan gửi phải đăng ký vào sổ văn
- Bộ phận văn thư quan có quyền từ chối đề nghị điều chỉnh, bổ sung đầy đủ thiếu sót thể thức chưa theo quy định
- Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Nghiệp vụ quản lý văn thực theo hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước
2 Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn mật: a/ Đóng dấu quan:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định
- Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoản 1/3 chữ ký phía bên trái
- Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành
(11)- Việc đóng dấu độ khẩn “ Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “ thượng khẩn” “ Khẩn”
- Việc đóng dấu loại mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định khoản Thông tư liên tịch số 12/2002/TT-BCA(A11) Bộ Công an
- Vị trí đóng dấu độ “khẩn”, dấu độ “mật” dấu “ Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành
3 Đăng ký văn đi:
Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn máy vi tính
a/ Đăng ký văn sổ - Lập sổ đăng ký văn
Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp
Mẫu sổ việc đăng ký văn đi, kể văn mật, thực theo phụ lục VII – sổ đăng ký văn ban hành kèm theo công văn số 425/VTLTVN-NVTW
b/ Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản.
Đối với việc xây dựng sở liệu văn thực theo Bảng hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư – lưu trữ ban hành kèm theo công văn số 08/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 Cục lưu trữ Nhà nước
Việc đăng ký (cập nhật) văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm
4 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi a/ Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lưa chọn bì
Tuỳ theo số lượng, độ dầy khổ giấy văn mà lựa chọn loại bì kích thứơc bì cho phù hợp
Bì văn cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua Bì văn mật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) Bộ Cơng an
- Vào bì dán bì
Tuỳ theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì, gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào bên
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản, dán bì, cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc
- Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác lên bì
(12)Việc đóng dấu “ người có tên bóc bì” dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) Bộ Công an
b/ Chuyển phát văn đi
- Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức khác
Tất văn cán văn thư chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào sổ (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn phụ lục IX – sổ chuyển giao văn ban hành kèm theo công văn số 425/VTLTVN-NVTW) Khi chuyển giao văn phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ
- Chuyển phát văn qua bưu điện: Tất văn chuyển qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào sổ (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục X – Sổ gửi văn bưu điện ban hành kèm theo công văn số 425/VTLTVN-NVTW) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có)
- Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax, chuyển qua mạng Nhưng sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ
c/ Theo dõi việc chuyển phát văn đi.
Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau :
- Lập phiếu gởi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình ngừơi ký văn định;
- Đối với văn có đóng dấu “ Tài liệu thu hồi “ phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn không bị thiếu thất lạc;
- Đối với bì văn gửi lý (do khơng có người nhận, thay đổi địa chỉ, v.v… ) mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào sổ gửi công văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết;
- Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo ngừơi giao trách nhiệm xem xét, giải
5 Lưu văn đi
Việc lưu văn thực theo quy định Điều 19 Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền
(13)Bộ phận văn thư cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn lưu văn thư
Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan Mẫu sổ việc ghi sổ thực theo hướng dẫn phụ lục XI-Sổ sử dụng lưu ban hành kèm theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước
Điều 20 Chuyển phát văn đi
1 Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc
2 Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, sau phải gửi văn văn có giá trị lưu trữ
Điều 21 Việc lưu văn bản
1 Mỗi văn phải lưu văn chính; lưu văn thư quan ( gốc ) lưu (bản ) hồ sơ
2 Bản lưu văn văn thư phải xếp thứ tự đăng ký
3 Bản lưu văn quy phạm pháp luật văn quan trọng khác quan, phải làm loại giấy tốt, có độ PH trung tính in mực bền lâu
Mục 3
LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 22 Nội dung lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Khái niệm hồ sơ
Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tựơng cụ thể có (hoặc số ) đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân Có thể chia làm loại:
+ Hồ sơ cơng việc: Là tồn văn có nội dung liên quan với việc giải vấn đề, việc
+ Hồ sơ nguyên tắc: Là lập văn qui phạm pháp luật lĩnh vực công tác định dùng để tra cứu, giải công việc hàng ngày
2 Nội dung việc lập hồ sơ hành bao gồm:
(14)b Mở hồ sơ: Đầu năm danh mục hồ sơ Chánh Văn phịng duyệt thức quan, tổ, phận quan
c Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ Hàng ngày cán bộ, công chức phận có trách nhiệm lập hồ sơ, kịp thời thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ hình thành trình giải cơng việc để vào bìa, kể văn đến, lưu, văn tài liệu có liên quan đến cơng việc
d Khi kết thúc biên mục hồ sơ: Khi cơng việc giải xong kết thúc hồ sơ Đối với loại hồ sơ, hết năm kết thúc (tập báo cáo năm, tập lưu văn chính,quyết định…)
e Viết bìa hồ sơ: Thực theo mẫu Mỗi hồ sơ lập phải thể mối liên hệ chặt chẽ văn bản, giấy tờ hình thành trình giải việc hồ sơ đó, tài liệu hồ sơ phải
3 Yêu cầu hồ sơ lập:
- Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan;
- Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc;
- Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng
Điều 23 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan
1 Trách nhiệm đơn vị cá nhân quan, việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan
- Cán bộ, công chức thực công tác chuyên môn giữ hồ sơ, tài liệu việc giải xong thời gian nhiều năm, kể từ ngày việc kết thúc, sau thời gian 01 năm, phải đem nộp hồ sơ, tài liệu cho phận lưu trữ quan
- Trường hợp đơn vị cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành quan, thời hạn giữ lại không 02 năm
- Mọi cán bộ, công chức, viên chức trứơc nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm
2 Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quy định sau: a Tài liệu hành sau 01 năm kể từ năm công việc kết thúc;
b Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức;
(15)3 Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “ Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ hành quan, tổ chức giữ loại 01
Điều 24 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan.
- Trưởng phòng người chịu trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý
- Cán phụ trách cơng tác văn thư – lưu trữ giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
Tham mưu cho Trưởng phòng việc đạo, kiểm tra, hứơng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành
Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc
Mục 4
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 25 Quản lý sử dụng dấu
Công chức thực nhiệm vụ Văn thư giao nhiệm vụ giữ dấu hành bảo quản dấu ngồi hành Khi bận cơng việc vắng mặt quan phải báo cáo với lãnh đạo để phân cơng người thay thế, có biên bàn giao dấu cụ thể; luân chuyển, điều động phải lập thủ tục bàn giao theo quy định
Tổ chức quản lý dấu chặt chẽ, sử dụng dấu đóng dấu thẩm quyền khơng nhờ người khác đóng dấu chưa có đồng ý Lãnh đạo Nghiêm cấm việc đóng dấu vào văn chưa ghi nội dung chưa có chữ ký người có thẩm quyền
Dấu đóng lên người có thẩm quyền ký Con dấu đóng trùm lên phần ba bên trái chữ ký
Đóng dấu vào góc trái văn phía quan ban hành văn văn phụ lục, dự thảo…
Dấu giáp lai: Đóng khoảng bên trái trưng trang văn bản, đảm bảo rõ, liên kết hình dấu đầy đủ
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1
CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 26 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan
(16)1 Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
2 Phối hợp với đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;
3 Hướng dẫn cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
4 Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “ Biên giao nhận tài liệu”
“ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “ Biên giao nhận tài liệu” lập thành theo mẫu thống Cục trưởng Cục văn thư lưu trữ nhà nứơc hứơng dẫn Cá nhân nộp lưu lưu trữ quan bên giữ
Điều 27 Chỉnh lý tài liệu
1 Cán bộ, công chức phận thực công tác chỉnh lý tài liệu theo quy định Công văn số 283/VTLTNN-NVTTW ngày 01 tháng năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, đảm bảo yêu cầu sau:
- Phân loại lập thành hồ sơ hoàn chỉnh
- Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tài liệu hành, xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu hết giá trị cần loại tiêu hủy lưu trữ lịch sử
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu
- Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu; sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại để tiêu hủy
2 Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư lưu trữ nhà nứơc
Điều 28 Xác định giá trị tài liệu
1 Việc xác định giá trị tài liệu thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu thực theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức
2 Nhóm tài liệu hết giá trị cần liệt kê danh mục cụ thể để xác lập thủ tục tiêu hủy
Điều 29 Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
- Thẩm tra tài liệu hết giá trị trứơc tiêu huỷ quy định sau:
Lưu trữ huyện thẩm tra tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện xã
- Thẩm quyền định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
a Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực sau có định văn người có thẩm quyền
b Khi tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết thông tin tài liệu
(17)d Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan, tổ chức có tài liệu bị tiêu huỷ thời gian hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu bị tiêu huỷ
Mục 2
THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 30 Thống kê tài liệu lưu trữ
Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ cán bộ, công chức lưu trữ
Bằng phương tiện chuyên môn, công cụ, nghiệp vụ để xác định thành phần, nội dung, số lượng, chất lượng tài liệu sở vật chất kỹ thuật hệ thống bảo quản công tác lưu trữ như: Tổng số phông lưu trữ, nội dung phông, số lượng hồ sơ, tài liệu; chất lượng tài liệu lưu trữ, điều kiện bảo quản; đảm bảo thống số liệu thống kê số liệu bảo quản kho
Thống kê lưu trữ thực theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 Hàng năm kết hợp việc nộp tài liệu lưu trữ chỉnh lý hồ sơ, tài liệu qua tổ chức bảo quản hồ sơ, sổ sách văn theo dõi lưu trữ, cập nhật hàng năm báo cáo thống kê Phòng Nội vụ Huyện theo quy định
Điều 31 Bảo quản tài liệu lưu trữ
-Tài liệu lưu trữ quan, tổ chức phải bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ
- Thực biện pháp phòng, chống trùng, nấm mốc, khử a-xít tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu
Mục 3
TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 32 Đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ
Cơ quan, tổ chức cá nhân có quyền khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu cầu công tác, nghiên cứu nhu cầu đáng khác; đồng thời có trách nhiệm thực quy định định
a/ Các đối tượng sau sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tất cán bộ, công chức quan để thực nhiệm vụ giao - Cán bộ, cơng chức ngồi quan, cá nhân đến khai thác tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu quan nơi công tác địa phương nơi thường trú
Điều 33 Khen thưởng xử lý vi phạm.
(18)này tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà xử lý hành bị truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật