Tài liệu Báo cáo đề tài Quản lý hệ thống bán lẻ trong cửa hàng mua bán máy tính và thiết bị máy tính ppt

Chương trình “ quản lý hệ thống bán lẻ trong cửa hàng mua bán máy tính và thiết bị máy tính” kế thừa mô hình hoạt động của các cửa hàng bán lẻ hiện có trên thực tế.. Kế hoạch phỏng vấn:N

Báo cáo đề tài

Quản lý hệ thống bán lẻ

trong cửa hàng mua bán máy

tính và thiết bị máy tính

1

mục lục

1 1 Khảo sát nghiệp vụ đề tài 3

2 2 Phân tích hệ thống 7

3 3 Thiết kế CSDL vật lý 13

Lời nói đầu.

Cùng với xu thế phát triển văn minh của thế giới , những phương tiện kĩ thuật phát triển mạnh mẽ không chỉ phục vụ đáp ứng nhu cầu học tập mà còn đáp ứng nhu cầu giải trí Để kinh doanh thu hút và đáp ứng đầy đủ các nhu cầu , các cửa hàng ngày càng phát triển và mở rộng kinh doanh , đòi hỏi ra đời hệ thống giúp họ quản lý công việc bán hàng một cách hiệu quả Hệ thống phân tích thiết kế hệ thống thông tin ra đời là phần quan trọng của cả ngành công nghệ thông tin và của việc quản lý kinh doanh Nó giúp cho việc phân tích thôngtin rõ ràng , chính xác và hiệu quả Nhờ đó công việc quản lý thông tin trở nên

dễ dàng hơn

Chương trình “ quản lý hệ thống bán lẻ trong cửa hàng mua bán máy tính

và thiết bị máy tính” kế thừa mô hình hoạt động của các cửa hàng bán lẻ hiện có trên thực tế Đồng thời ứng dụng công nghệ mới với mục đích làm cho chương trình có thể đáp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng phức tạp với khối lượng thông tin ngày càng lớn, dễ dàng trong triển khai cũng như trong ứng dụng

Chương trình là công cụ quản lý bán hàng hiệu quả, làm đơn giản hóa việc lập các hoá đơn giấy tờ cũng như việc lưu trữ chúng, cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác làm cơ sở cho việc ra quyết định trong kinh doanh, phục vụ hữu hiệu cho việc quản lý và phát triển của siêu thị

Trong quá trình thực hiện từ bước khảo sát thực tế , đến việc

xây dựng cơ sở dữ liệu hay xử lý các chức năng nghiệp vụ cho chương

trình, chúng em cũng gặp một số khó khăn nhưng với sự giúp đỡ nhiệt

tình của giáo viên hướng dẫn chúng em đã hoàn thành Do đó trước

ơn chân thành tới thầy Phan Văn Viên và cô Nguyễn Thị Thanh

Huyền là giáo viên trực tiếp hướng dẫn và giúp đỡ chúng em hoàn

thành tốt đồ án này !

Chúng em chân thành cảm ơn thầy, cô

1 1 Kh o sát nghi p v đ tài.ảo sát nghiệp vụ đề tài ệp vụ đề tài ụ đề tài ề tài

1.1Hiện trạng, các vấn đề và giải pháp:

a) Hiện trạng của các cửa hàng bán lẻ hiện nay:

Hầu hết các cửa hàng bán lẻ trong thành phố hiện nay đều sử dụng phần mềm Access for Win để quản lý hơn hàng trăm ngàn mặt hàng kinh doanh Điềunày gây khó khăn cho việc cần thiết phải lưu trữ một khối lượng lớn thông tin Theo thống kê, trung bình mỗi ngày, bộ phận bán hàng phải xử lý hơn hàng chục ngàn mẫu tin Do đó, tốc độ truy xuất dữ liệu không đủ nhanh để có thể đáp ứng tốt được yêu cầu thanh toán nhanh chóng cho khách hàng Và trong tương lai sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu mở rộng của cửa hàng

b) Các vấn đề và giải pháp:

* Vấn đề liên quan đến giao diện người dùng:

Giao diện trên môi trường Dos gây nhiều khó khăn trong thao tác do chỉ cho phép người dùng thao tác theo cơ chế tuần tự Vì vậy, người dùng sẽ gặp khó khăn khi phải ghi nhớ tất cả những gì đã làm trước đó

Giải pháp: giao diện người dùng được xây dựng bằng ngôn ngữ lập trình C#, cung cấp cho người dùng một môi trường làm việc thân thiện, dễ sử dụng vàthao tác với các nút lệnh và tiện ích

* Vấn đề liên quan đến nghiệp vụ báo cáo thống kê:

Yêu cầu về báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau

Giải pháp: xây dựng chức năng báo cáo thống kê theo các tiêu chí: nhà cung cấp, mặt hàng và số phiếu

1.2 Kế hoạch phỏng vấn, phiếu phỏng vấn:

3

Kế hoạch phỏng vấn:

Người được hỏi: Người phỏng vấn: Nhóm 13

Địa chỉ: Cửa hàng máy tính Thời gian hẹn

Thời điểm bắt đầu: 8h20’

Thời điểm kết thúc: 9hĐối tượng:

- Đối tượng được hỏi là nhân viên

trong cửa hàng

- Dữ liệu cần thu thập là công việc

nhập hàng và bán hàng diễn ra như

thế nào gồm các khâu nào

- Cần thoả thuận dữ liệu phải đúng

với hoạt động thực tế

Các yêu cầu đòi hỏi:

Người được hỏi là nhân viên làm việctrong cửa hang gồm có nhân viên làmviệc ở vị trí nhập hàng bán hàng biết rõ

về công việc mình đang làm

Xin phép được ghi âm

Chủ đề 1: Câu hỏi 1 : Với điều kiên nào

thì các chị bảo hành cho khách ?

trả lời : Chúng tôi se bảo hành cho

khách khi khách phiếu giao hàng

Câu hỏi 2 :thế tại sao không phải là

phiếu bảo hành

trả lời : bởi vì phiếu giao hàng của chúng

tôi co kèm theo phiếu bảo hànhcủa chúng

Ước lượng thời gian:

Chủ đề 2 : câu hỏi: quá trình mua và bán

hàng của cửa hàng diễn ra như thế nào

trả lời : như mô tả bài toán

trong bài

Tổng hợp các nội dung chính ý kiến của

người được hỏi :

Kết thúc (thoả thuận)

3 phút

5 phút

1 phút(Dự kiến tổng cộng:30 phút )

như thế nào?

Trả lời: Cửa hang sẽ lập ra bảng báo giá chocác thiết bị .Khi khách hàng có yêu cầumuốn mua hàng thì sẽ xem thông tin bảngbáo giá và viết đơn đặt hàng

Câu 2: Khi lập bảng báo giá thì cửa

hàng có tham khảo giá trên thị

trường không?

Trả lời: Có.Khi lập bảng báo giá thì cửahàng sẽ căn cứ vào phiếu nhập hàng từ nhàcung cấp để biết giá nhập hàng về sau đótham khảo thêm giá trên thị trường để lậpbảng báo giá phù hợp

5

Đánh giá chung:

-Câu hỏi ngắn để dễ trả lời

-Câu trả lời còn chưa đầy đủ.Cần có thời gian để thực hiện tiếp cuộc phỏng vấn

1.3 Khái quát các nghiệp vụ chính yếu trong cửa hàng:

a) Nghiệp vụ nhập hàng:

Khi nhập hàng hóa từ nhà cung cấp, nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập phiếu nhập và cập nhật hàng hóa vào cơ sở dữ liệu

b) Nghiệp vụ xuất hàng từ kho lên quầy:

Khi có yêu cầu xuất hàng lên quầy, nhân viên xuất hàng sẽ kiểm tra hàng trong kho, tiến hành lập phiếu xuất hàng và cập nhật hàng vào cơ sở dữ liệu

c) Nghiệp vụ bán hàng:

Khi khách đến mua hàng và yêu cầu thanh toán, nhân viên thâu ngân sẽ tính tiền cho khách, lập hoá đơn và cập nhật vào cơ sở dữ liệu

d) Nghiệp vụ kiểm kê hàng hoá:

Cuối mỗi ngày hay bất kỳ thời điểm nào có nhu cầu kiểm kê lại số lượng hàng hóa trong cửa hàng, nhân viên kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm kê

để biết số lượng thực tế của một mặt hàng cụ thể

e) Nghiệp vụ báo cáo thống kê:

Cuối mỗi ngày hay mỗi kỳ hoạt động, nhân viên thống kê sẽ chịu trách nhiệmlập báo cáo dựa trên các thông tin về hóa đơn bán hàng, phiếu nhập, phiếu xuất…

1.4Giới thiệu hệ thống mới:

Hệ thống quản lý cửa hàng bán lẻ được xây dựng dựa trên mô hình hoạt độngcủa các hệ thống cửa hàng hiện đang được sử dụng, nhưng có khả năng giải quyết các vấn đề mà hệ thống cũ chưa thể đáp ứng được, đồng thời cung cấp một số chức năng tiện ích nhằm giúp cho quá trình thực hiện các quy trình

nghiệp vụ trở nên dễ dàng hơn

Hệ thống quản lý cửa hàng có các đặc điểm sau:

 Có khả năng đáp ứng đầy đủ và hỗ trợ thực hiện tốt các nghiệp vụ chính trong cửa hàng

 Cung cấp giao diện người dùng thân thiện, dễ thao tác

 Cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tra cứu thông tin sản phẩm nhằm giúp cho quá trình chọn lựa hàng hóa của khách hàng dễ dàng hơn

 Cung cấp chức năng báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau

2 2 Phân tích h th ng.ệp vụ đề tài ống

2.1 Các chức năng:

a) Quản lý kho:

- Quản lý hàng nhập:

 Nhập theo danh mục trong đơn đặt hàng của cửa hàng mình

 Quản lý sản phẩm nhập: mã số, loại, số lượng, đơn vị tiền, tên hãng sản xuất, … Dựa vào kiểm tra sản phẩm trước khi nhập: nhập kho những sản phẩm đạt chất lượng và số lượng; báo cáo trả về những sản phẩm không đạt và số lượng; in báo cáo nhập hàng theo từng đợt

- Quản lý hàng xuất:

 Xuất từ kho lên quầy: quản lý dựa trên mã số, tên, loại, …

 Xuất từ kho phân phối cho các cửa hàng khác:

- Quản lý hàng tồn;

 Tổng kết số lượng bán cho khách hàng và phân phối sau đó so sánh

số lượng nhập kho  kết luận có tồn kho không?

 Nếu có in báo cáo hàng tồn và giá trị hàng

b) Quản lý danh mục:

o Cập nhật danh mục hàng hóa

o Cập nhât danh mục nhà cung cấp

7

o Cập nhật danh mục nhân viên.

Hệ thống sử dụng bảo mật và phân quyền

 Người admin : đăng ký và phân quyền cho người sử dụng chương trìnhgiúp nhà quản lý theo dõi và kiểm soát chương trình

2.3.Mô hình phân cấp chức năng của hệ thống.

Quản lí hệ thống bán lẻ trong cửa hàng mua bán máy tính và thiết bị máy tính

Quản lí

thông tin

khách hàng

Quản lý thông tin hàng hóa

Quản lí thông tin nhân viên

Quản líbán hàng

Báo cáo thống kê

Sửa thông tin hàng hóa

Xóa thông tin hàng hóa

Thêm thông tin nhân viên

Sửa thông tin nhân viên

Xóa thông tin nhân viên

Kiểm tra hàng khách yêu cầu

Từ chối bán

Lập hóa đơn

Lập phiếu chuyển

Báo cáo doanh thu

Thống kê hàng tuần

Thống kê hàng đã bán

9

Nhà cung cấp

2.4 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh.

Báo cáo thống kê

Quản lý thông tin hàng

Quản lý thông tin nhân viên

D anh sách hàng tồn

D S hàng đã bán

D oanh thu trong tháng

Khách hàng Hàng

2.6 Xây dựng mô hình thực thể liên kết.

2.6.1: Xác định các thực thể, định danh tương ứng:Khách hàng: MaKH

Nhà CC: MaNCC

Đơn đặt hàng: SoDH

Chi tiết đơn đặt hàng: SoDH, MaH

Hoá đơn: SoHD

Hàng bán: MaH, SoHD

Phiếu nhập: SoPN

Chi tiết phiếu nhập: SoPN, MaH

Nhân viên: MaNV

Hàng hoá: MaH

Phiếu bảo hành: MaP

2.6.2: Mô hình liên kết thực thể:

2.6.3 Chuyển mô hình thực thể liên kết thành các bản ghi logic:Khách hàng: MaKH ,TenKH, DcKH, DtKH

Nhà CC: MaNCC ,TenNCC, DcNCC, DtNCC

Đơn đặt hàng: SoDH , Ngaydat, MaNCC

Chi tiết đơn đặt hàng: SoDH, MaH ,Soluong

Hoá đơn: SoHD , MaKh, Ngay, MaNV

Hàng bán: MaH, SoHD ,Soluong, Dongia

Phiếu nhập: SoPN , Ngaynhap

Chi tiết phiếu nhập: SoPN, MaH ,SoPN, MaNV, Soluongnhap,DongianhapNhân viên: MaNV ,TenNV,DcNV,DtNV

Hàng hoá: MaH ,TenH,Soluongco,NgaySX

Phiếu bảo hành: MaP , MaNV, MaKH,ThoigianBH

3 3 Thi t k CSDL v t lýết kế CSDL vật lý ết kế CSDL vật lý ật lý

3.1 Lập từ điển dữ liệu:

3.1.1 Bảng KHACHHANG

13

3.1.11 Bảng PHIEUBH

3.1.12 Bảng PHIEUNHAP

3.2 Mô hình dữ liệu vật lý

3 Thiết kế giao diện

3.1 Các biểu mẫu điền dùng cho nhập dữ liệu

3.1.1 Biểu mẫu nhập thông tin khách hàng

- Tên biểu mẫu: Thông tin khách hàng

- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống

- Thời gian thực hiện: Khi có một khách hàng mới đến mua hàng

- CSDL liên quan: bảng khach/qlbh.mdb

- Mẫu thiết kế:

17

Người dùng kích vào nút “NHAP” để nhập thông tin khách hàng Khi nhập phải nhập đầy đủ vào các ô Mã khách hàng, họ tên, địa chỉ Đối với ô điện thoại

có thể bỏ qua Sau khi nhập xong muốn hiển thị vào CSDL thì kích vào nút

“HIENTHI” Nút “SUA” được sử dụng khi sửa thông tin khách hàng do nhập sai hoặc khi có thay đổi Khi khách hàng không còn mua hàng của công ty trong vòng 1 năm thì thông tin của họ sẽ bị xóa bỏ với thao tác “Xóa” Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thông tin khách hàng

3.1.2.Biểu mẫu nhập thông tin hàng

Tên biểu mẫu: HANG HOA

Người thực hiện: nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống

Thời gian thực hiện: Khi có mặt hàng mới được kinh doanh trong công ty

CSDL liên quan: bảng hang/qlbh.mdb

Mẫu thiết kế:

Người dùng kích vào nút “NHAP” để nhập thông tin Khi nhập phải nhập

đầy đủ vào các ô Mã, tên hàng, số lượng có Đối với các ô còn lại có thể bỏ qua Sau khi nhập xong muốn hiển thị vào CSDL thì kich vào nút “HIEN THI” Nút

“SUA” được sử dụng khi sửa thông tin hàng do nhập sai hoặc khi có thay đổi Khi hàng không được bán ở công ty trong vòng 1 năm thì thông tin hàng sẽ bị xóa bỏ với thao tác “Xóa” Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thông tin hàng

3.1.3 Biểu mẫu nhập thông tin nhân viên

- Tên biểu mẫu: nhân viên

- Người thực hiện: Cán bộ phụ trách nhân sự của công ty, người quản trị

hệ thống

- Thời gian thực hiện: Khi có nhân viên mới được nhận vào công ty

- CSDL liên quan: bảng nhanvien/qlbh.mdb

- Mẫu thiết kế:

19

Người dùng kích vào nút “NHAP” để nhập thông tin nhân viên Khi nhập phải nhập đầy đủ vào các ô Mã nhân viên, họ tên, địa chỉ Đối với ô điện thoại

có thể bỏ qua Sau khi nhập xong muốn hiển thị vào CSDL thì kich vào nút

“HIEN THI” Nút Sửa được sử dụng khi sửa thông tin nhân viên do nhập sai hoặc khi có thay đổi Khi nhân viên bị sa thải thì thông tin của họ sẽ bị xóa bỏ với thao tác “Xóa” Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng cập nhật thông tin nhân viên

3.1.4 Biểu mẫu nhập thông tin Hóa đơn

- Tên biểu mẫu: HOA DON BAN HANG

- Người thực hiện: Nhân viên bán hàng, người quản trị hệ thống

- Thời gian thực hiện: Khi có khách hàng đến mua hàng thông tin của họ được lưu trữ và kiểm tra lượng hàng đủ đáp ứng yêu cầu của khách

- CSDL liên quan: bảng hd/qlbh.mdb, hangban/qlbh.mdb,

hang/qlbh.mdb,

khach/qlbh.mdb, Nhanvien/qlnh.mdb

- Mẫu thiết kế:

Người dùng kích vào nút “NHAP” thì Số hóa đơn tự động đánh số mới,

ngày lập là ngày hệ thống tự động được điền vào, người dùng có thể chọn tên

nhân viên bán hàng để lập hóa đơn Mã khách hàng được nhân viên bán chọ lựa

từ danh sách đã nhập khi đó tên của họ được hiện trong ô Họ tên khách hàng

Nếu muốn bỏ bớt mặt hàng đã chọ thì kích vào nút “Hủy”, nút “Thoát” được chọ

khi không muốn chọn thêm mặt hàng nào nữa Sau khi nhập xong muốn hiển thịvào CSDL thì kich vào nút “HIEN THI” Nút Sửa được sử dụng khi thay đổi thông tin hóa đơn Nút “Thoát ” được thực hiện khi người dùng thoát ra khỏi chức năng lập hóa đơn

21