Tài liệu Phần 2.2 Khóa luậnÁNH pdf

Sinh viên : Nguyễn Thị Ánh MSV : 08D190060 Lớp : 44S1 Đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Cổ phần Thương mại điện tử DHE. 2.2 Đánh giá, phân tích thực trạng Hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại điện tử DHE 2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Thương mại điện tử DHE Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ DHE. Tên giao dịch quốc tế: DHE ELECTRONIC TRADING JOINSTOCK COMPANY. Trụ sở: Số 2 ngõ 454 Đường Bưởi, Phường Vĩnh Phúc, Quận Ba Đình, Hà Nội. Showroom: Số 416 Đường Bưởi, phường Vĩnh Phúc, Quận Ba Đình, Hà Nội. Điện thoại: 04.66729693 Fax: 0437614940 Email: info@dhe.com.vn Website: www.dhe.com.vn Công ty Cổ phần Thương Mại Điện Tử DHE được thành lập từ ngày 19/02/2009 với phương châm hoạt động “Mang sự phồn thịnh đến mọi nhà” phục vụ tới tận tay người tiêu dùng nhanh chóng, tiện lợi, chu đáo với giá cả ưu đãi hơn. Cổ đông sáng lập DHE bao gồm các cá nhân đang hoạt động thành đạt tại Việt Nam. Công ty là nơi hội tụ của các chuyên gia hàng đầu về Kinh doanh Thương mại các sản phẩm công nghệ, viễn thông, gia dụng, điện tử, điện lạnh và CNTT khi Việt Nam hội nhập hoàn toàn với Thế Giới. Công ty kinh doanh rất nhiều lĩnh vực như: − Kinh doanh mặt hàng điện tử, điện lạnh, điện gia dụng, điện thoại, thiết bị viễn thông. − Nghiên cứu, sản xuất sản phẩm công nghệ tin học, điện tử, xản xuất và lắp ráp các thiết bị công nghệ tin học, sản xuất phần mềm máy tính. − Mua bán trang thiết bị, máy móc các lĩnh vực y tế, giáo dục, đào tạo, giao thông vận tải. − Dịch vụ quảng cáo thương mại, tư vấn quảng cáo. − Đại lý mua bán kí gửi hàng hóa. 1 − Xuất nhập khẩu các mặt hàng mà công ty kinh doanh. − Cung ứng lao động tạm thời. − Cung ứng và quản lý nguồn lao động trong nước. − Đại lý du lịch. − Sửa chữa máy tính và thiết bị liên lạc, thiết bị nghe nhìn điện tử gia dụng, thiết bị đồ dùng gia đình, thiết bị truyền thông − Bán lẻ đồ điện gia dụng, nội thất gia đình, 2.2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Trải qua chặng đường xây dựng và phát triển, đến nay DHE đã góp phần không nhỏ và sự phát triển chung của Thị trường Điện tử Việt Nam, đem lại hiệu quả kinh tế thực sự cho các doanh nghiệp cũng như người tiêu dùng trên cả nước và đang tích cực tham gia các hoạt động xã hội, tham gia rất nhiều các khóa đào tạo về ứng dụng thương mại điện tử với mục đích kích cầu về thị trường tiêu dùng đồ điện tử tại Việt Nam. DHE là nhà phân phối chính thức, hàng đầu các sản phẩm Điều hoà, Ti vi, Tủ lạnh, Máy giặt của các hãng điện tử - điện lạnh, đồ gia dụng nổi tiếng thế giới – Các thiết bị công nghệ, An ninh giám sát, Thiết bị viễn thông, Điện thoại …DHE đã có mạng lưới phân phối cho các cửa hàng đại lý rộng khắp Hà nội và các tỉnh miền Bắc.Trong thời gian tới DHE sẽ mở rộng mạng lưới và đa dạng hoá các sản phẩm, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, củng cố bộ máy vững mạnh, đội ngũ cán bộ năng động và chuyên nghiệp, tập trung phát triển các sản phẩm tiện ích cho khách hàng về ứng dụng công nghệ. Ba mục sản phẩm mũi nhọn mà DHE chú trọng phát triển là sản phẩm : Điện tử-Điện lạnh, Điện thoại-Điện gia dụng, Thiết bị An ninh-Giám sát cùng các sản phẩm Đồ công nghệ. Với uy tín và kinh nghiệm kinh doanh của mình DHE có thể khẳng định là sẽ phục vụ mọi đáp ứng và yêu cầu của Quý khách hàng ở bất cứ đâu, dù xa hay gần. DHE cam kết mang lại sự tối ưu nhất của từng sản phẩm đến với quý khách hàng. Bằng sự nỗ lực của toàn thể đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong công ty cùng sự cam kết vì khách hàng của đội ngũ nhân viên .DHE quyết tâm xây dựng thương hiệu dựa trên tầm nhìn quốc tế , hướng ra thế giới và tư duy chiến lược nhằm cung cấp sản phẩm và các phân tích sâu sắc , giải pháp toàn diện . 2 2.2.1.2 Cơ cấu tổ chức Trong quá trình xây dựng và phát triển Công ty CP Thương Mại Điện Tử DHE đã có được đội ngũ nhân viên,cộng tác viên hầu hết đều có trình độ, bằng cấp chuyên môn cao và nhiều kinh nghiệm. Khi bắt đầu xây dựng nền móng cho Công ty, công ty đã có định hướng và mục tiêu rõ ràng cho nên ngay từ lúc thành lập đã có đội ngũ nhân viên cùng cơ cấu tổ chức sau: Hình 1: sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Thương mại Điện tử DHE. Hoạt động theo phương thức vòng tròn, bất cứ bộ phận hay tất cả các nhân viên đều có thể kết nối với nhau dễ dàng và tương hỗ trợ cho nhau tốt nhất bằng các phương tiện và hình thức. Với cách thức quản lý này DHE có rất nhiều ưu điểm để quản lý tất cả các vị trí trong hệ thống công ty một cách tiết kiệm và hiệu quả nhất. 2.2.1.3 Lĩnh vực và kết quả hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần thương mại điện tử DHE hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh đồ điện tử, viễn thông, đồ gia dụng là chủ yếu, với mạng lưới phân phối tương đối rộng và đội ngũ nhân viên nhiệt thành, qua từng năm kết quả hoạt động kinh doanh của DHE đều có những bước tiến, sau đây là kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm vừa qua: 3 (đơn vị tính: VNĐ) Năm Doanh thu Lợi nhuận trước thuế Thuế TNDN phải nộp Lợi nhuận sau thuế 2009 8.879.269.840 515.933.441 144.478.163 371.515.278 2010 17.189.562.256 1.236.656.531 309.164.133 927.492.398 Quí I – 2011 4.359.675.300 148.775.586 37.193.897 111.581.689 Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2009 đến quí I năm 2011 Tỉ lệ đầu tư cho Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin: 4.5% trên tổng đầu tư cho cơ sở vật chất (200.000.000 VNĐ) . Tỷ lệ đầu tư còn ở mức trung bình, cần phải đầu tư nhiều hơn vào HTTT nhằm đạt được kết quả tốt hơn từ sự hỗ trợ của CNTT đến hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại điện tử DHE 2.2.2.1 Thực trạng hệ thống và công tác quản lý bán hàng Hiện tại tại công ty Cổ phần thương mại điện tử DHE có hệ thống phân phối rộng khắp Hà Nội và một số tỉnh thành miền Bắc, tuy nhiên trong khuôn khổ khóa luận, tôi chỉ nghiên cứu tại showroom 416 Đường Bưởi, quận Ba Đình, Hà Nội. Qua khảo sát, tại đơn vị chưa có hệ thống thông tin quản lý bán hàng, các nghiệp vụ vẫn xử lý thủ công. Tại công ty mới chỉ sử dụng phầm mềm kế toán để thực 4 hiện công tác kế toán tại đơn vị. Hiện tại công ty chưa có chính sách cụ thể về đầu tư CNTT, nhưng cũng đã có định hướng sẽ đầu tư thêm cho cơ sở hạ tầng CNTT về cả phần cứng và phần mềm để hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Tại công ty chưa có bộ phận chuyên trách về HTTT (chưa có phòng CNTT) nhưng cũng có các nhân viên chuyên đảm nhiệm website và các thiết bị của công ty. Hình 2: Các phần mềm đã sử dụng tại công ty Nhìn chung tại công ty mới chỉ sử dụng những phần mềm cơ bản, chưa có đầu tư nhiều về phần mềm phục vụ quá trình kinh doanh. Hình 3: Các báo cáo sử dụng tại công ty Trong hình là một số báo cáo chính cần thiết và đang được sử dụng tại công ty, các báo cáo này vẫn được lập một cách thủ công, gây nhiều bất tiện về thời gian, công sức cũng như tính đáp ứng kịp thời của các báo cáo. 5 DHE là công ty thương mại quy mô nhỏ, quản lý theo phương thức thủ công, trong công tác tổ chức quản lý bán hàng còn quản lý thủ công thuần túy khiến cho công việc cồng kềnh và không được khoa học, dễ nhầm lẫn và sai sót, mất mát, dễn đến hiệu quả quản lý không như mong muốn. Công ty kinh doanh mặt hàng điện tử, hàng hóa đa dạng, thường phải nhập và bán rất nhiều mã hàng hóa, việc quản lý thủ công gây ra những khó khăn trong quản lý như: - Thời gian xử lý, tìm kiếm thông tin lâu, không đáp ứng được tính nhanh nhạy của thông tin. - Số lượng khách hàng mua cũng ngày một tăng lên với số lượng lớn thì việc kiểm tra hàng trong kho rất khó khăn, việc chờ đợi lâu và hơn nữa có thể gây ra sự khó chịu cho khách hàng. - Đối với kế toán thì công đoạn lập hóa đơn thanh toán phải làm thủ công nên việc nhầm lẫn giá cả, tính toán nhầm có thể xảy ra. - Khi lãnh đạo cần báo cáo đột xuất về mặt hàng nào đó thì nhân viên hành chính tổng hợp phải lấy số liệu thực tế tại kho và đối chiếu với kế toán kho, tổng hợp số liệu chứng từ liên quan để kết xuất thông tin cần thiết cho báo cáo nên rất tốn thời gian và công sức. Để khắc phục một cách triệt để các khó khăn đó, công ty cần phải xây dựng hệ thống bán hàng ứng dụng CNTT trong quản lý để có được hiệu quả quản lý cao hơn. 6 Qua phiếu điều tra thu thập được có 70% số phiếu đánh giá việc xây dựng HTTT quản lý bán hàng là yêu cầu cấp bách, 30% đánh giá yêu cầu là bình thường bởi hiện tại quy mô hoạt động của công ty vẫn có thể quản lý thủ công. 2.2.2.2 Các nghiệp vụ bán hàng a. Nhập hàng Hàng được chở từ tổng kho về kho của showroom, nhân viên ở bộ phận quản lý kho sẽ tiếp nhận lô hàng mới và viết giấy nhập kho điền đầy đủ thông tin về tên sản phẩm, đơn vị tính, đơn giá, số lượng nhập kho, ngày nhập kho, tên nhân viên. b. Bán hàng Khách có thể mua hàng trực tiếp tại showroom hoặc tìm hiểu thông tin và đặt hàng thông qua website www.dhe.com.vn . Nhân viên bán hàng sẽ ghi lại tên hàng, số lượng, đơn giá từng mặt hàng rồi chuyển cho nhân viên thu ngân lập phiếu bán hàng và thu tiền. Trong phiếu bán hàng có các thông tin sau: Mã phiếu, tên khách hàng, ngày bán, mã hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Sau đó đưa cho khách đem qua bộ phận kho để nhận hàng. c. Bảo hành Trong quá trình sử dụng sản phẩm của công ty nếu có vấn đề trục trặc về kỹ thuật được ghi rõ trong quy định về bảo hành thì khác hàng sẽ được công ty thực hiện bảo hành nếu sản phẩm còn thời hạn bảo hành. Khi công ty nhận hàng để bảo hành sẽ cung cấp một phiếu bảo hành cho khách hàng. Sản phẩm được bảo hành miễn phí nếu còn thời hạn bảo hành. Thời hạn bảo hành được ghi trên Phiếu bảo hành và theo quy định của từng hãng sản xuất đối với tất cả những sự cố về kĩ thuật. d. Đổi trả hàng Khách hàng được đổi sản phẩm mới cùng loại nếu sản phẩm gặp sự cố không thể khắc phục được (do lỗi kĩ thuật của nhà sản xuất). Sản phẩm chỉ được đổi sau khi đã có xác nhận của kí thuật và có đủ điều kiện áp dụng theo chính sách đã đề ra của công ty về thời gian, hình thức,… Khi đổi trả hàng, nhân viên bán hàng phải lập phiếu đổi trả hàng trong đó ghi rõ tên hàng, giá tiền và lý do đổi trả hàng rồi chuyển qua bộ phận kho để thực hiện đổi trả hàng. e. Vận chuyển 7 Khách hàng có thể lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp, có thể tự vận chuyển hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển của công ty đã được nêu trong chính sách vận chuyển của công ty. f. Kiểm tra tồn kho Cuối mỗi tháng nhân viên quản lý kho xem xét tồn kho. Kiểm kê chất lượng và số lượng và ghi số lượng thực tế vào biên bản kiểm kê hàng hóa. Nếu lượng tồn kho nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì lập phiếu xin nhập hàng. g. Kế toán Bộ phận kế toán thu thập các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê kho, hóa đơn của đơn vị. Từ đó nhân viên kế toán lập báo cáo về hàng tồn kho nhằm đưa ra quyết định về thời gian và số lượng cần đặt mua sản phẩm từ nhà cung cấp sao cho đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của công ty. Hoặc có thể lập các báo cáo khác theo yêu cầu của lãnh đạo. 2.2.2.3 Nhu cầu quản lý thông tin của công ty a. Hoạt động quản lý thông tin Thông tin cần quản lý của hệ thống bao gồm các thông tin: - Thông tin về khách hàng: thông tin liên quan tới bán hàng của đơn vị như nhà cung cấp, khách mua hàng. Thông tin về mỗi đối tượng bao gồm: mã khách hàng, tên khách hàng, địa chủ, điện thoại, mã thuế,… - Thông tin về mặt hàng: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt… - Thông tin về các nghiệp vụ xuất nhập hàng hóa như hóa đơn bán hàng, hóa đơn nhập hàng. Đối tượng này ta phải quan tâm tới các thông tin sau: mã số chứng từ, thời điểm xảy ra nghiệp vụ, tên khách hàng mua và bán, loại tiền tệ được sử dụng trong nghiệp vụ, các loại hàng hóa được mua và bán. - Thông tin về hoạt động quản lý tiền mặt như hoạt động thu tiền, chi tiền, các hoạt động tài chính liên quan. Đối tượng này có các loại thông tin sau: mã số phiếu (phiếu thu, phiếu chi…) số tiền, ngày xảy ra nghiệp vụ. Đây là những thông tin cần thiết mà dựa trên cơ sở đó hệ thống có thể thiết lập các báo cáo cung cấp cho ban giám đốc, phòng kế toán, phòng nhân lực, phòng kế hoạch. Những thông tin này được quản lý chặt chẽ cung cấp thông tin cho đúng đối tượng tránh tình trạng lộ bí mật hoạt động kinh doanh của đơn vị. Hoạt động này thực chất là 8 cung cấp quyền truy cập hệ thống cho các đối tương sử dụng dưới hình thức cung cấp tài khoản sử dụng. b. Hoạt động quản lý kinh doanh Phòng kế hoạch đảm nhiệm chức năng tổng hợp số liệu từ các bộ phận chức năng trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợp với các thu nhập, xử lí các thông tin về tình hình thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh. Trên cơ sở đó, phòng sẽ lên kế hoạch, hoạch định chiến lược từng kì cho toàn đơn vị. Phòng kinh doanh đảm nhiệm chức năng thu thập số liệu về tình hình thị trường kinh doanh: tình hình khách hàng thường xuyên, tình hình khách hàng tiềm năng, các nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng kế hoạch biết, đồng thời phòng kinh doanh có nhiệm vụ thực hiện các chính sách về khách hàng. c. Hoạt động quản lý xuất nhập hàng Tại kho hàng có thủ kho chuyên trách quản lý hàng hóa xuất nhập kho. Khi có nhu cầu nhập hàng, thủ kho thực hiện nhiệm vụ kiểm tra xem hàng thực tế có đúng như trên giấy tờ không. Khi hàng được xác nhận là hợp lý, thủ kho thực hiện viết và ký rồi nhập hàng vào kho. Khi có yêu cầu xuất hàng, thủ kho thực hiện kiểm tra xem hàng tồn trong kho có đáp ứng nhu cầu xuất hàng không, kiểm tra tính hợp lệ của giấy tờ yêu cầu xuất kho. Khi yêu cầu được chấp nhận thủ kho viết phiếu xuất rồi xuất hàng. Trong trường hợp hàng trong kho không đủ bán, thủ kho có trách nhiệm thông báo cho phòng kinh doanh biết để tiến hàng đặt mua hàng hóa từ nhà cung cấp. Nhân viên kế toán có nhiệm vụ định khoản cho các phiếu xuất, phiếu nhập định kỳ hàng tháng, phòng kế toán lập báo cáo về hoạt động của kho hàng như: báo cáo chi tiết hàng xuất kho, báo cáo chi tiết hàng nhập kho, báo cáo hàng tại kho. Đồng thời, phòng kế toán còn có nhiệm vụ tính toán lượng tồn cuối kỳ dựa trên cơ sở số dư đầu kỳ, số nhập, xuất bán trong kỳ của từng mặt hàng, sau đó lập báo cáo cân đối hàng hóa để nộp lên lãnh đạo. Hàng quý, kế toán thực hiện việc kiểm kê tình hình hàng hóa tại kho, xem có khớp về mặt số lượng với giấy tờ không, đồng thời kết hợp với thủ kho kiểm tra chất lượng hàng hóa để thực hiện chuẩn hóa chuyển khoản hàng tổn thất. Trên cơ sở đó phòng kế toán phải lập biên bản kiểm kê kho để nộp cho các cấp lãnh đạo. d. Hoạt động quản lý tiền mặt 9 Dựa trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn bán hàng, phòng kế toán lập bảng thu chi tiền mặt từng ngày, báo cáo thu chi trong ngày và vào sổ cái theo từng khoản mỗi ngày, định kỳ hàng tháng, quý, năm phòng kế toán lập báo cáo chi phí, doanh thu… Trên cơ sở theo dõi từng mặt hàng nhập khẩu, phòng kế toán cuối tháng có nhiệm vụ tổng kết để tính toán lợi nhuận, lập báo cáo tình hình lãi cho lãnh đạo và phòng kế hoạch để có chính sách mặt hàng phù hợp tình hình hoạt động kinh doanh của đơn vị và của thị trường liên quan. Phòng kế toán cũng đảm nhiệm công việc kiểm soát tình hình công nợ của đơn vị bao gồm các khoản phải thu và các khoản phải trả. Việc kiểm soát về mặt công nợ cho phép phòng kế toán xúc tiến thực hiện việc xuất tiền thanh toán cho khách hàng cũng như thu tiền nợ của khách hàng đến hạn phải trả. 2.2.2.4 Phương án giải quyết vấn đề quản lý bán hàng Trong nền kinh tế nhiều thành phần như ngày nay thì quản lý bán hàng càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh. Vì vậy việc ra đời những bài toán quản lý chung và quản lý bán hàng riêng là một điều tất yếu khách quan, Với thực trạng hệ thống thông tin và công tác quản lý bán hàng, các yêu cầu về quản lý đã nêu ra, đề tài sẽ đi sâu vào khảo sát cơ cấu tổ chức cũng như các hoạt động chính của đơn vị, có thể đề xuất một số giải pháp nhằm thực hiện tốt công tác quản lý bán hàng: Thứ nhất: tuyển dụng các cán bộ đã có sẵn trình độ, kinh nghiệm vào làm việc cũng như tăng cường cử các nhân viên đang đảm nhiệm công tác quản lý bánhangf đi học các lớp đào tạo nâng cao về nghiệp vụ, chuyên ngành để nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Thứ hai: công ty cần có ý thức và dành các khoản đầu tư thích đáng cho công nghệ tin học, mua sẵm các máy tính và phần mềm tương ứng để ứng dụng và khai thác chúng phục vụ cho hoạt động quản lý nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả hoạt động. Việc ứng dụng máy tính cho phép một mặt giảm thiểu các sai sót thủ công trong việc hạch toán kế toán và thời gian lập các báo cáo, mặt khác giúp cho Giams đốc có thêm một công cụ phân tích, xử lý dữ liệu phục vụ cho công tác hoạch định, lên kế hoạch, quản lý, giám sát, theo dõi và dự báo về mọi mặt của lĩnh vực hoạt động. 10 [...]... cung cấp, các hoạt động mua bán, các hoạt động thu chi Trên cơ sở đó đưa ra các số liệu về tình hình hoạt động kinh doanh của các đơn vị báo cáo lên các cấp lãnh đạo và các phòng ban để thuận tiện cho việc quản lí và hoạch định chiến lược kinh doanh phù hợp Từ các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động quản lý bán hàng, đề tài sẽ tiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hóa các chức năng có . nhuận sau thuế 20 09 8.879 .26 9.840 515.933.441 144.478.163 371.515 .27 8 20 10 17.189.5 62. 256 1 .23 6.656.531 309.164.133 927 .4 92. 398 Quí I – 20 11 4.359.675.300. xuất kinh doanh. 2. 2 .2 Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại điện tử DHE 2. 2 .2. 1 Thực trạng hệ