UBND HUYỆN THÁP MƯỜI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VĂN PHÒNG Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 501/KH-VPUBND Tháp Mười, ngày 31 tháng năm 2021 KẾ HOẠCH Công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 Thực Kế hoạch số 919/KH-UBND ngày 26 tháng 02 năm 2021 Ủy ban nhân dân huyện Tháp Mười công tác văn thư, lưu trữ năm 2021, Văn phòng HĐND&UBND huyện xây dựng Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 sau: I MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU Mục đích Nâng cao trách nhiệm, tinh thần quan, đơn vị cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư, lưu trữ; bảo đảm thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức quản lý, khai thác sử dụng hiệu tài liệu lưu trữ; đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính, đại hóa hành chính; phục vụ tốt công tác đạo, điều hành lãnh đạo Văn phịng, UBND huyện u cầu Cán cơng chức đơn vị phải thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ; tập trung việc lập hồ sơ bảo quản giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ huyện; xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống quan II NỘI DUNG Công tác tuyên truyền Tuyên truyền phổ biến kịp thời văn hướng dẫn, quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức quan nắm thực bảo đảm theo quy định họp, hội nghị quan, gửi văn cho cán công chức thực qua hệ thống phần mềm iDesk Công tác xây dựng, ban hành văn quản lý Xây dựng, sửa đổi, bổ sung ban hành văn quản lý văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật hành Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ - Bố trí người làm cơng tác văn thư, lưu trữ đơn vị bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh viên chức theo quy định pháp luật - Cử cán công chức tham dự tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ phù hợp với đối tượng cán bộ, cơng chức, tập trung vào nội dung lập hồ sơ chỉnh lý tài liệu 2 Hoạt động quản lý văn thư, lưu trữ a) Hoạt động văn thư - Cán bộ, công chức thực quản lý văn đi, văn đến; sử dụng thư điện tử phục vụ công việc; triển khai trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử dịch vụ công phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bảo đảm nhanh chóng, thuận tiện hiệu quả; văn bản, tài liệu thức trao đổi quan thực môi trường mạng, sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin - Cán công chức thực đầy đủ việc xử lý văn phần mềm Quản lý văn điều hành iDesk; tổ chức lập hồ sơ công việc theo quy định b) Hoạt động lưu trữ - Công chức Văn thư tham mưu lãnh đạo Văn phòng thực chọn lựa tài liệu thuộc nguồn nộp lưu tài liệu, giao nộp tài liệu có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên vào Kho Lưu trữ huyện, tài liệu có giá trị vĩnh viễn tiến hành lập thủ tục giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ: đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, xây dựng sở liệu lưu trữ, số hóa tài liệu; triển khai thực việc quản lý tài liệu điện tử theo quy định - Can công chức tiếp tục tập trung đẩy mạnh xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống theo tinh thần Chỉ thị 35/CT-TTg ngày 07 tháng năm 2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường cơng tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử; đến cuối năm 2021, khơng cịn tài liệu tồn đọng, tích đống quan Hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ Đẩy mạnh công tác nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với quản lý tài liệu điện tử Công tác kiểm tra việc thực quy định pháp luật văn thư, lưu trữ Đẩy mạnh công tác kiểm tra việc tổ chức thực nội dung sau: - Lập danh mục hồ sơ công việc quan; lập hồ sơ giải công việc văn giấy văn điện tử cán bộ, công chức, viên chức - Xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống - Công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan Lưu trữ huyện - Bố trí trang thiết bị đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ Đánh giá, xếp loại kết thực công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức đánh giá chặt chẽ nội dung công tác văn thư, lưu trữ tiêu chí đánh giá số cải cách hành Văn phịng HĐND&UBND huyện đánh giá, xếp loại kết thực công tác văn thư, lưu trữ vào cuối năm; khen thưởng cá nhân thực tốt phê bình, kiểm điểm trách nhiệm cá nhân khơng thực kế hoạch Văn phịng Kinh phí thực Thực theo quy định Điều 39 Luật Lưu trữ năm 2011 III NHIỆM VỤ CỤ THỂ Công chức thực Công chức phối hợp TT Nội dung công việc 01 Xây dựng danh mục hồ sơ Văn phòng năm 2021 02 Xây dựng kế hoạch công Trần Thị Oanh Lương tác văn thư, lưu trữ năm Kiều Điệp 2021 03 Tham dự tập huấn, bồi Tất CBCC dưỡng thực quản lý Văn phòng văn đi, văn đến theo quy định; văn bản, tài liệu thức trao đổi quan thực môi trường mạng sử dụng chữ ký số bảo đảm yêu cầu bảo mật thông tin; tất CBCC thực đầy đủ việc xử lý văn phần mềm quản lý văn điều hành iDesk; tổ chức lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo quy định 04 Hướng dẫn nghiệp vụ văn Lương thư, lưu trữ cho CBCC Văn Điệp phòng (chú trọng nội dung thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP) 05 Tổ chức kiểm tra công tác Lãnh đạo Văn Lương Điệp Thị Tất CBCC Văn phòng Thị Thị Tất CBCC Văn phòng Thời gian thực Tháng 12/2020 Tháng 4/2021 Khi có thơng báo tập huấn Thường xun Thường văn thư, lưu trữ năm 2021 phòng xuyên 06 Thực giao nộp tài liệu Lương Thị có thời hạn vào kho Lưu Điệp trữ huyện, tài liệu bảo quản vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Tất CBCC Văn phòng 12/2021 07 Đánh giá, xếp loại kết Lương Thị thực công tác văn thư, Điệp lưu trữ năm 2021 Trần Thị Oanh Kiều Tháng 12/2021 08 Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 Lương Thị Điệp Trần Thị Oanh Kiều Tháng 12/2021 09 Lập danh mục hồ sơ Lương Thị Văn phòng năm 2022 Điệp Tất CBCC Văn phòng Tháng 12/2021 IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Cán cơng chức Văn phịng trách nhiệm: - Lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo quy định Luật Lưu trữ, chấm dứt tình trạng hồ sơ tồn đọng quan - Sử dụng hiệu phần mềm iDesk công tác quản lý, soạn thảo văn bản, chuyển phát hành qua phần mềm quy trình; đảm bảo tất văn UBND huyện, Văn phòng HĐND&UBND huyện (trừ văn mật) chuyển phát hành đến ban, ngành huyện, UBND xã, thị trấn qua phần mềm iDek - Việc thực lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan tiêu chí đánh giá cơng chức cuối năm cá nhân Giao Phó Chánh Văn phịng phụ trách Tổng hợp tăng cường công tác kiểm tra, tổng hợp kết thực CBCC, báo cáo Chánh Văn phịng Trên Kế hoạch cơng tác văn thư, lưu trữ năm 2021 Văn phòng HĐND&UBND huyện./ Nơi nhận: CHÁNH VĂN PHỊNG - Phịng Nội vụ huyện; - LĐVP; - Tất CBCC Văn phòng; - Lưu: VT, NC/NV Nguyễn Minh Vương ... Trên Kế hoạch cơng tác văn thư, lưu trữ năm 2021 Văn phòng HĐND&UBND huyện./ Nơi nhận: CHÁNH VĂN PHỊNG - Phịng Nội vụ huyện; - LĐVP; - Tất CBCC Văn phòng; - Lưu: VT, NC/NV Nguyễn Minh Vương ... thực Tháng 12/2020 Tháng 4 /2021 Khi có thơng báo tập huấn Thường xun Thường văn thư, lưu trữ năm 2021 phòng xuyên 06 Thực giao nộp tài liệu Lương Thị có thời hạn vào kho Lưu Điệp trữ huyện, tài... vĩnh viễn vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Tất CBCC Văn phòng 12 /2021 07 Đánh giá, xếp loại kết Lương Thị thực công tác văn thư, Điệp lưu trữ năm 2021 Trần Thị Oanh Kiều Tháng 12 /2021 08 Báo