User guide Client Version 7.4

iPOS.vn Joint Stock Company Hanoi: 11th Floor, Hoa Binh International Towers, 106 Hoang Quoc Viet St., Cau Giay D., Hanoi HCM: 7th Floor, 52 Dong Du St., Ben Nge W., D1, HCM City Điện thoại: 84 2260 9799 / Hotline: 092255 9799 Email: info@ipos.vn / Website: http://ipos.vn TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG IPOS.VN iPOS – Intelligent Point Of Sale iPOS – Intelligent Point Of Sale -1- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên Client MỤC LỤC I GIỚI THIỆU Giao diện đăng nhập Một số nghiệp vụ II CẤU HÌNH HỆ THỐNG Hệ thống 1.1 Biến hệ thống 1.1.a Thông tin chung 1.1.b Thông tin máy in 1.1.c Thuế doanh thu 1.1.d PDA 10 1.1.e Bằng thẻ 12 1.1.f Other 12 1.1.g Truyền thông 13 1.2 Phân quyền sử dụng 14 1.3 Phân quyền báo cáo 14 Quản lý danh mục 14 2.1 2.1.a 2.1.b 2.1.c 2.2 2.2.a 2.2.b 2.2.c 2.2.d 2.2.e 2.3 2.3.a 2.3.b 2.3.c 2.3.d 2.3.e 2.3.f 2.3.g 2.3.h 2.4 2.4.a 2.4.b 2.4.c Sơ đồ nhà hàng 15 Sơ đồ tầng 15 Sơ đồ bàn 15 Sơ đồ 16 Menu thực đơn nhà hàng 17 Danh sách loại ăn 17 Danh sách nhóm ăn, nhóm nguyên liệu 18 Danh sách ăn, nguyên liệu 19 Danh sách gói ăn 21 Danh sách gói ăn 22 Các sách giá 24 Danh sách giảm giá 24 Danh sách chiết khấu toán 25 Danh sách giá theo khung thời gian 26 Danh sách giá theo thời gian 27 Danh sách phiếu giảm giá 27 Danh sách tỷ giá 28 Khai báo giá bán 29 Khai báo số lượng 29 Các danh mục khác 30 Danh sách nhà cung cấp 30 Công thức chế biến 31 Danh sách ca 32 III BÁN HÀNG 34 Bán bàn 34 1.1 1.2 1.3 Gọi 34 Set menu 38 Gói ăn 39 iPOS – Intelligent Point Of Sale -2- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên Client 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 Bán mang 53 2.1.a 2.1.b Sử dụng thiết bị hiển thị số điện thoại 53 Không sử dụng thiết bị hiển thị số điện thoại 54 Ăn chỗ 56 Đặt chỗ trước 56 4.1 4.1.a 4.1.b 4.1.c 4.1.d 4.2 4.2.a 4.2.b 4.2.c 4.2.d 4.2.e 4.2.f 4.3 4.4 4.4.a 4.4.b 4.5 4.6 4.7 4.8 Bỏ 41 Đóng thực lệnh gọi 42 Chia 42 Chọn khách 43 Chuyển bàn cho khách 45 Gộp bàn 47 Chuyển mang 49 Hội viên 49 Tổng tiền 50 Quy trình thực 56 Tiếp nhận thông tin đặt chỗ 57 Tạo thông tin đặt chỗ 57 Tạo thông tin chi tiết đặt chỗ 58 Đóng lưu danh sách đặt chỗ 60 Sửa thông tin từ danh sách đặt chỗ 60 Quy trình thực 60 Các thao tác 60 Kiểm tra thông tin danh sách đặt chỗ cần sửa 60 Chọn danh sách đặt chỗ cần sửa 60 Sửa thông tin bản, chi tiết 61 Đóng, lưu thơng tin vừa sửa 61 Xóa danh sách đặt chỗ 62 Các trạng thái lịch đặt chỗ 62 Quy trình thực 64 Thao tác thực 64 Lịch đặt chỗ 65 Đặt chỗ nhanh 66 Sửa thông tin đặt chỗ nhanh 69 Thông báo đặt chỗ 71 Khóa sổ 71 IV QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 73 Quản lý hóa đơn bán hàng 73 1.1 1.1.a 1.1.b 1.1.c 1.1.d 1.2 1.3 1.4 1.5 Hóa đơn bán hàng 73 Tạo hóa đơn 73 Sửa hóa đơn 74 Xóa hóa đơn 75 In lại hóa đơn 75 Tìm kiếm hóa đơn 76 Hủy chứng từ 76 Gửi chứng từ bán hàng 77 Nhận chứng từ bán hàng 78 Quản lý kho 78 2.1 Khai báo số dư đầu 78 iPOS – Intelligent Point Of Sale -3- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên Client 2.2 2.2.a 2.2.b 2.2.c 2.2.d 2.3 2.3.a 2.3.b 2.4 2.5 2.5.a 2.5.b 2.6 Nhập kỳ 79 Chứng từ nhập 79 Tìm kiếm chứng từ 80 Gửi chứng từ nhập hàng 80 Nhận chứng từ nhập hàng 81 Nhập trả lại 81 Chứng từ nhập trả lại 81 Tìm kiếm chứng từ 82 Xuất kỳ 83 Kiểm kê hiệu chỉnh số dư hàng hóa 83 Chứng từ kiểm kê 83 Tìm kiếm chứng từ kiểm kê 85 Cảnh báo tồn kho 86 Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp 87 3.1 Khai báo số dư công nợ nhà cung cấp 87 3.2 Số tiền nhập hàng kỳ 87 3.3 Số tiền toán cho nhà cung cấp 88 3.3.a Chứng từ toán 88 3.3.b Tìm kiếm chứng từ tốn 88 Quản lý công nợ phải thu khách hàng 89 4.1 Khai báo số dư công nợ khách hàng 90 4.2 Số tiền khách nợ 90 4.3 Số tiền khách toán 90 4.3.a Chứng từ toán bán hàng 90 4.3.b Tìm kiếm chứng từ tốn bán hàng 91 V BÁO CÁO 93 Quản trị báo cáo 93 1.1 1.2 1.3 Lựa chọn thông số đầu vào để truy vấn số liệu 93 Xem in báo cáo 94 Chỉnh sửa mẫu báo cáo 94 Xem báo cáo 96 2.1 Báo cáo bán hàng 96 2.1.a Thống kê bán hàng số lượng 97 2.1.b Bảng kê tổng hợp phương thức toán 97 2.1.c Bảng kê chi tiết phương thức toán 97 2.1.d Bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng kèm phương thức toán 97 2.1.e Bảng kê tiền trả đặt cọc 97 2.1.f Thống kê bán hàng tiền 97 2.1.g Thống kê bán hàng theo hội viên 98 2.1.h Báo cáo tổng hợp ăn bán 98 2.1.i Doanh thu ngày 98 2.1.j Bảng kê chi tiết hóa đơn bán hàng 98 2.1.k Bảng kê chi tiết hóa đơn Tổng hợp ăn bán cho hóa đơn VAT 98 2.1.l Thống kê chương trình khuyến mại 98 2.1.m Xuất trả lại 99 2.1.n Tổng hợp ăn bán theo tháng 99 2.1.o Doanh thu bán hàng theo 99 2.2 Báo cáo nhập hàng 99 2.2.a Tổng hợp đồ nhập 99 2.2.b Bảng kê chi tiết nhập hàng 99 2.2.c Chi phí nhập hàng theo ngày 100 iPOS – Intelligent Point Of Sale -4- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên Client 2.3 2.3.a 2.3.b 2.4 2.4.a 2.4.b 2.5 2.5.a 2.5.b 2.6 2.6.a 2.6.b 2.6.c 2.6.d 2.6.e 2.6.f 2.6.g 2.6.h 2.7 2.7.a 2.7.b Báo cáo kho 100 Nhập xuất tồn 100 Chứng từ kiểm kê 100 Báo cáo công nợ phải trả 100 Công nợ phải trả nhà cung cấp 100 Bảng kê tốn cơng nợ nhà cung cấp 101 Báo cáo công nợ phải thu 101 Cơng nợ cịn lại phải thu khách hàng 101 Bảng kê tốn cơng nợ với khách hàng 101 Báo cáo quản trị 101 Đối chiếu số lượng bán gọi 101 Bảng kê đặt chỗ 101 Bảng kê tiền đặt chỗ 101 Bảng kê sửa hóa đơn 102 Tổng hợp đồ bỏ 102 Phí vận chuyển 102 Tổng hợp thu chi 102 Bảng kê chi tiết phiếu thu chi 102 Gửi nhận báo cáo 102 Gửi báo cáo 102 Nhận báo cáo 103 VI CÁC TIỆN ÍCH 104 Phiếu thu, chi 104 1.1 1.2 Phiếu thu 104 Phiếu chi 104 Thay đổi mật 105 Xắp xếp thực đơn 106 Doanh thu ngày 106 Biểu đồ doanh thu 107 Phân quyền theo bàn 107 Tin nhắn 108 Nhật ký gọi 108 Nhật ký sửa hóa đơn 108 10 In lại hóa đơn xóa 108 11 Danh sách bàn mở 109 12 In tất 109 13 Kiểm tra truyền thông 109 iPOS – Intelligent Point Of Sale -5- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên Client I GIỚI THIỆU Giao diện đăng nhập Màn hình đăng nhập vào phần mềm, viết ba ngôn ngữ tiếng: tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Đức, cho phép nhân viên, người quản lý đăng nhập tương ứng tài khoản để thực cơng việc (H1) Hình Giao diện đăng nhập Một số nghiệp vụ - Bán hàng - Báo cáo - Quản lý danh mục - Quản lý kho - Quản lý công nợ phải trả - Quản lý công nợ phải thu - Quản lý nhân viên iPOS – Intelligent Point Of Sale -6- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên Client II CẤU HÌNH HỆ THỐNG Hệ thống 1.1 Biến hệ thống Các thao tác thực hiện: Chọn “Hệ thống -> biến hệ thống “ xuất giao diện hình 1.1.a Thơng tin chung - Mục thông tin chung cho phép cập nhật thông tin tên cửa hàng, địa nhà hàng, số điện thoại, email liên hệ logo nhà hàng Trên giao diện cho phép đăng ký nhà hàng vào hệ thống Foodbook - Tùy chỉnh số dòng, số cột hiển thị nhóm ăn, ăn giao diện bán hàng - Tùy chỉnh phần thập phân số lượng, số tiền… Hình Giao diện thơng tin chung iPOS – Intelligent Point Of Sale -7- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên Client 1.1.b Thông tin máy in - Thông tin máy in cho phép người sử dụng thiết lập cấu hình máy in hóa đơn, máy in báo cáo, cho phép người sử dụng cấu hình đồ ăn, đồ uống in bếp quầy bar tương ứng Ngoài cho phép người sử dụng cấu hình số liên in, tách order, lưu lại nhật ký gọi hay khơng Hình Giao diện thơng tin máy in iPOS – Intelligent Point Of Sale -8- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên Client 1.1.c Thuế doanh thu Hình Giao diện thuế doanh thu Trong mục thuế doanh thu cho phép người sử dụng thiết lập loại thuế thuế chỗ, thuế mang về, VAT, phí phục vụ…Ngồi cho phép người sử dụng thiết lập tùy chọn: - VAT: Hiển thị chức chọn giá trị VAT giao diện toán - Máy in VAT: Cho phép thiết lập máy in VAT nhà hàng - Khóa VAT: Khơng cho phép thay đổi giá trị VAT - Tạm tính trước: Khóa chức bỏ tạm tính trước - Hiển thị tạm tính: Hiển thị lựa chọn tạm tính giao diện tốn - Gộp món: Hiển thị giao diện cộng, trừ gọi trùng - Khóa chiết khấu tốn: Khơng cho phép thay đổi giá trị chiết khấu tốn - Khóa hội viên sau tạm tính: Khơng cho phép nhận thẻ hội viên sau tạm tính - Khóa dịch vụ: Khơng cho phép thay đổi giá trị phí dịch vụ - Gọi nhanh: Cho phép gọi nhanh theo mã - Gọi nhanh theo tên: Cho phép gọi nhanh theo tên - Nhập số người: Phải nhập số người vào bàn thực thao tác đóng bàn - Nhật ký gọi món: Lưu lại tồn thơng tin Order (điều kiện phải kết nối máy in Order) - Đánh số liên: Cho phép in số liên(Liên 1,Liên 2,…) bill, Order - Nhiều phục vụ: Cho phép tính doanh thu cho nhân viên Order iPOS – Intelligent Point Of Sale -9- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên Client - Chi tiết giới tính: Cho phép nhập số lượng khách nam, khách nữ - Đóng ca A4: Khi đóng ca cho phép in giấy khổ A4 - Cảnh báo tồn kho: Lựa chọn sử dụng chức cảnh báo tồn kho theo số lượng thiết lập phần mềm - Hiển thị ăn kèm menu: Lựa chọn cho phép hiển thị ăn kèm menu bán hàng ăn - Ẩn ăn kèm phiếu: Cho phép lựa chọn ẩn ăn kèm in hóa đơn tiền ăn kèm cộng gộp vào ăn - Sử dụng máy in nhãn: Lựa chọn để sử dụng tính in order tem in nhãn - Tên máy in nhãn: Lựa chọn tên máy in sử dụng để in tem nhãn phần mềm - Thông tin chốt ca: Lựa chọn để in nội dung số tiền khóa sổ - Xóa ăn kèm theo chính: Cho phép xóa ăn kèm xóa 1.1.d PDA - Cấu hình PDA Hình Giao diện PDA + Tích vào sử “Sử dụng PDA” dùng order thiết bị PDA + Điền thông số “ Tần số làm tươi” thời gian phần mềm update thông số order từ PDA iPOS – Intelligent Point Of Sale - 10 - ...Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên Client MỤC LỤC I GIỚI THIỆU Giao diện đăng nhập Một số nghiệp vụ... iPOS – Intelligent Point Of Sale -2- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên Client 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 Bán mang 53 2.1.a 2.1.b Sử dụng thiết... iPOS – Intelligent Point Of Sale -3- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng – Phiên Client 2.2 2.2.a 2.2.b 2.2.c 2.2.d 2.3 2.3.a 2.3.b 2.4 2.5 2.5.a 2.5.b 2.6 Nhập kỳ