tanca-hdsd-nhan-vien-012021

Tanca Hướng dẫn sử dụng dành cho Nhân viên A Tải Ứng dụng Tanca đăng nhập tài khoản 01 Tải ứng dụng Tanca Appstore Google Play B1: Kho tải: Truy cập vào kho tải Google Play App Store B2: Tìm kiễm: Gõ từ khóa “Tanca” tải ứng dụng Tanca A Tải Ứng dụng Tanca đăng nhập tài khoản 02 Đăng nhập vào ứng dụng B1: Nhập số điện thoại bạn mà bạn cung cấp cho Quản trị B2: Nhập mã OTP số gửi đăng nhập vào ứng dụng Lưu ý: • Mã OTP tự động điền trường hợp bạn sử dụng tài khoản miễn phí dùng thử • Mã OTP gửi SMS thông qua gọi trường hợp bạn sử dụng gói trả phí bạn cần nhập mã OTP lần đăng nhập (Do hệ thống lưu thông tin đăng nhập bạn nên lần sau tự động điền mã OTP) • Trong trường hợp bạn xố ứng dụng cài đặt lại hệ thống lại gửi mã OTP máy bạn B Vào ca – Ra ca 03 Bấm Vào ca/Ra ca Bấm Vào Ca – Ra ca điện thoại Tại mục Làm việc -> nhấn VÀO CA -> nhấn Cấp phép -> OK -> Chọn Cho phép dùng ứng dụng -> chọn Ca làm -> nhấn Xác nhận Trong trường hợp bạn chấm cơng trễ/sớm hệ thống u cầu bạn nhập lý Bạn khơng cần nhập mà cần nhấn Xác nhận để hoàn tất) Khi bạn bấm nút Vào Ca thành công, nút Ra ca xuất Ghi chú: • Cấp phép yêu cầu vào lần bạn chấm công, trường hợp bạn xoá ứng dụng cài đặt lại • Tanca đảm bảo liệu chấm công Vào/Ra thỏa yêu cầu không thỏa yêu cầu hệ thống ghi nhận Lịch sử chấm công B Vào ca – Ra ca 03 Bấm Vào ca/Ra ca Ca làm cá nhân: Trong trường hợp nhân viên khơng có Ca làm nào, họ đến nơi làm việc dù khơng có Lịch cơng (vì lý đó) nhân viên chấm cơng hệ thống ghi nhận lại liệu chấm công Khi bạn xếp lại Lịch công (ca làm) cho nhân viên, liệu chấm công tự động ghi nhận để chấm công cho bạn B Vào ca – Ra ca 03 Bấm Vào ca/Ra ca Trường hợp yêu cầu chấm công Wifi: Trường hợp nhân viên chấm công Wifi Wifi định sử dụng 3G họ chấm công Hệ thống thông báo Wifi mà nhân viên phép chấm công Trường hợp yêu cầu chấm công GPS: Trường hợp nhân viên chấm cơng xa vị trí định vị định, hệ thống thơng báo vị trí nhân viên so với vị trí định Một số lưu ý: • Khi chấm cơng liệu lên trực tuyến Mọi liệu chấm công không bị • Tuy nhiên liệu chấm cơng hợp lệ hiển thị lên bảng chấm cơng Ví dụ nhân viên chấm cơng ngồi cho phép vào cho phép không xuất bảng chấm cơng Hoặc nhân viên khơng có ca làm chấm công không hiển thị bảng chẩm cơng khơng tính cơng • Chỉ có nhân viên chấm cơng vào tính cơng C Kiểm tra Lịch cơng/Lịch làm việc 04 Kiểm tra Lịch công/Lịch làm việc B1: Tại mục Làm việc -> Chọn Lịch công tuần B2: Nhấn biểu tượng Lịch (góc trái trên) để chọn khoảng thời gian xem Ghi chú: Lịch công lịch mà bạn xếp làm việc Khi có lịch cơng bạn Vào/Ra ca chọn Ca làm D Lịch sử chấm cơng 05 Lịch sử chấm công Hệ thống lưu lại lịch sử chấm công Vào/Ra bạn tất thiết bị điện thoại, máy chấm cơng Nếu có người chỉnh sửa cơng bạn hệ thống lưu lại Hệ thống cung cấp thời gian chi tiết vị trí bạn chấm công qua GPS cung cấp định vị vị trí cho Tanca Trong trường hợp hệ thống khơng xác nhận Ca làm việc (Ca cá nhân) hệ thống hiển thị là: Vào/Ra ca điện thoại Vào/Ra ca máy chấm công Các liệu chấm công gắn vào Ca làm Quản lý điều chỉnh xếp ca làm cho bạn E Báo cáo ngày công/giờ công 06 Báo cáo ngày công/giờ công Báo cáo ghi nhận chi tiết Công Giờ cơng bạn Tùy cách thức tính lương bạn mà bạn xem Cơng hay Giờ cơng Báo cáo gồm số muộn, sớm, quên check in… bạn thấy sai bạn tạo Yêu cầu thay đổi Giờ công F Yêu cầu thay đổi Giờ Công 07 Yêu cầu thay đổi cơng Vì lý mà bạn chấm cơng khơng với làm thực tế, bạn Yêu cầu thay đổi Yêu cầu thay đổi gửi đến Quản lý bạn Khi Yêu cầu phê duyệt hay từ chối hệ thống gửi thông báo đến bạn Các bước gửi yêu cầu Thay đổi công: Vào mục Làm việc -> Lịch công tuần -> chọn Ca làm cần chỉnh sửa công -> nhấn Yêu cầu thay đổi -> nhấn Giờ chấm công vào Giờ chấm công (dấu : ) -> chỉnh nhấn Xác nhận -> nhấn Lưu để hoàn tất Ghi chú: Khi Quản lý phê duyệt yêu cầu chỉnh sửa, lịch sử chấm công Ca làm nhân viên xuất thông tin việc yêu cầu chỉnh sửa ca làm kèm lý do.v G Quản lý yêu cầu: Nghỉ phép 08 Yêu cầu nghỉ phép Các bước gửi yêu cầu Nghỉ phép: Vào mục Làm việc -> Quản lý yêu cầu -> nhấn dấu + -> Nghỉ phép -> điền đầy đủ thông tin -> nhấn Gửi Ghi chú: • Bạn tạo đơn nghỉ phép ngày nhiều ngày Nếu bạn xin nghỉ phép theo bạn lựa chọn nghỉ 1/2 , ¾, ¼ ngày • Quản lý duyệt đơn nghỉ phép bạn G Quản lý yêu cầu: Nghỉ phép 09 Báo cáo phép Vào mục Thêm -> Quản lý phép -> Số ngày nghỉ cịn lại Ghi chú: • Nếu bạn xin phép theo phép cấp phép trừ dần, • Hệ thống ghi nhận Loại nghỉ phép bạn nghỉ số phép lại bạn H Quản lý yêu cầu: Yêu cầu Công tác/Ra ngồi 10 u cầu Cơng tác/Ra ngồi Khi bạn ngồi cơng tác bạn gửi yêu cầu để quản lý phê duyệt Bạn yêu cầu ngày nhiều ngày Trong trường hợp yêu cầu phê duyệt bạn so với xin phép bạn bị trừ muộn Các bước gửi yêu cầu Công tác/Ra ngoài: Tại mục Làm việc -> Chọn Quản lý yêu cầu -> nhấn dấu + -> chọn Cơng tác/Ra ngồi -> cập nhật thông tin cần thiết -> Gửi I Quản lý yêu cầu: Làm thêm 11 Yêu cầu Làm thêm Các bước gửi yêu cầu Làm thêm giờ: Tại mục Làm việc -> Chọn Quản lý yêu cầu -> nhấn dấu + -> chọn Làm thêm -> cập nhật thông tin cần thiết -> Gửi Ví dụ: Ngày 20/12/2020, nhân viên A có ca làm từ 08:00 - 15:00, sau nhân viên A làm tăng ca từ 15:00 - 16:00 đơn yêu cầu Làm thêm -> chọn Bắt đầu lúc: 20/12/2020 15:00 chọn Kết thúc lúc: 20/12/2020 16:00 J Quản lý yêu cầu: Đi muộn sớm 12 Yêu cầu Đi muộn/về sớm Các bước gửi yêu cầu Đi muộn/về sớm: Tại mục Làm việc -> Chọn Quản lý yêu cầu -> nhấn dấu + -> chọn Đi muộn/về sớm -> cập nhật thông tin cần thiết -> Gửi K Đăng ký ca làm Yêu cầu ca làm 13 Đăng ký ca làm Chỉ Quản trị thiết lập tính bạn có Menu Menu cho phép bạn đăng ký ca làm trước tuần làm việc, thường áp dụng cho mô hình bán lẻ, quán café Bạn đăng ký bỏ đăng ký cho tuần làm việc Khi đến tuần làm việc bạn bỏ đăng ký ca K Đăng ký ca làm Yêu cầu ca làm 14 Yêu cầu ca làm Ngoài cách Đăng ký ca làm, nhân viên gửi Yêu cầu ca làm cho Quản lý duyệt Cách gửi Yêu cầu ca làm: Tại mục Làm việc -> Chọn Quản lý yêu cầu -> nhấn dấu + -> chọn Yêu cầu ca làm -> cập nhật thông tin cần thiết -> Gửi Ghi chú: Sau Quản lý duyệt Chấp thuận yêu cầu, ca làm mà nhân viên đăng ký Lịch công nhân viên Q&A Các câu hỏi câu trả lời thường gặp Nói rõ cách chấm công điện thoại nào? Thứ 1, chấm công chủ động điện thoại (Wifi) Nhân viên dùng 3G hay Wifi khác check in Chấm công chủ động – nghĩa nhân viên tự chấm công điện thoại họ thông qua hình thức 1) Khơng u cầu vào Wifi khơng? (2) Wifi (3) GPS (4) Hình ảnh Cụ thể cách sau: Không! Hệ thống cho phép check in Wifi (1) Nhân viên cần có điện thoại kết nối internet khơng bị ràng buộc thiết lập dựa BSSID (2) Wifi: Một nhân viên cần kết nối với Wifi định tổ chức Check in/out (Chấm công điện thoại) Nếu nhân viên thay số điện (3) GPS: Một nhân viên phải cho phép mở định vị vị trí họ điện thoại sử dụng tính thoại thay thiết bị sao? Hệ thống vào vị trí bạn định để xác định tọa độ bán kính nhân viên bạn Một nhân viên thay số điện thoại thơng báo với (4) Quản trị để Quản trị cập nhật lại số Web Admin Hình ảnh: Một nhân viên cần cho phép mở camera họ Khi họ Check in/out hệ thống yêu cầu bật camera để chụp ảnh, nhân viên khơng thể sử dụng hình ảnh từ thư viện ảnh họ Trong trường hợp thay điện thoại, Quản trị vào Mình lựa chọn nhiều cách lúc, ví dụ vừa yêu cầu Wifi GPS Wifi hình ảnh mục Mã chấm cơng để xóa thiết bị cũ nhân viên, Thứ 2, chấm công dùm điện thoại sau nhân viên check in Các nhân viên không cần sử dụng điện thoại chấm công, Quản lý chấm công dùm họ điện thoại Quản lý tương tự Sổ chấm công Mọi liệu chấm công lưu lại hệ thống để tính lương sau (Hỗ trợ) Bên em hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn bên anh Thứ 3, đồng hóa liệu máy chấm công nào? Một phần mềm cài đặt máy tính có kết nối với máy chấm cơng, sau phần mềm qt liệu •Sau thiết lập liệu chạy thử hoàn chỉnh Bên em chấm công đẩy lên hệ thống để bạn xem điện thoại Web hàng ngày gửi tài liệu hướng dẫn sử dụng bao gồm file PDf Video để tham khảo sử dụng thử •Các hỗ trợ thiết lập cài đặt thực thơng qua Teamview Utraview •Tiếp theo bên em có buổi Training chi tiết cho người tham dự trực tuyến •Sau Buổi Training hỗ trợ từ đội ngũ CSKH 24/7 Các câu hỏi câu trả lời thường gặp (GPS) Chấm cơng thơng qua GPS (định vị ví trí) lấy vị trí liên tục nhân viên hay nào? (Chấm cơng điện thoại) Một điện thoại sử dụng đăng Tanca lấy định vị vị trí nhân viên vào ca làm Khơng lấy vị trí ln ln Vì thứ gây tốn pin điện thoại nhập nhiều tài khoản để chấm công khơng? nhân viên Thứ vi phạm quyền riêng tư nhân viên Do Ứng dụng Tanca lấy vị trí người dùng Khơng! Tanca cho phép số điện thoại đăng nhập Check in Check out ca làm họ thiết bị.Khi đăng nhập SMS email có chứa mã xác thực gửi điện thoại nhân viên Trường hợp họ đăng nhập thiết bị khơng thể đăng nhập (GPS) Tắt GPS yêu cầu chấm công GPS? thiết bị thứ 2, ngoại trừ trường hợp Quản trị Hệ thống ghi nhận liệu chấm công, hệ thống cảnh bảo cho nhân viên họ chấm công không chỉnh sửa cho số điện thoại đăng nhập nhiều thiết bị yêu cầu đưa Thông tin chấm công không yêu cầu gửi hệ thống Trong trường hợp kết hợp chọn GPS + Hình ảnh, khơng chia sẻ thêm hình ảnh nhân viên khơng chấm cơng (GPS) Một nhân viên dùng GPS giả để lừa hệ thống sao? Hiện phần mềm thứ khơng thể đánh lừa Tanca, Tanca đưa cảnh báo người dùng cài đặt phần mềm giả GPS GPS điện thoại Tuy nhiên Tanca khuyến khích Quản lý sử dụng thêm hình thức thơng qua Wifi + hình ảnh để đạt độ tin tưởng cao chấm cơng Ví dụ chấm cơng GPS u cầu kèm phải cung cấp hình ảnh thực