ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2016 Công ty Cổ phần Vinacafé Biên Hòa.

CƠNG TY CỔ PHẦN VINACAFÉ BIÊN HỊA Khu Cơng nghiệp Biên Hòa 1, TP Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai Tel: 0613.838654 Fax: 0613.836108 Website: http://www.vinacafebienhoa.com Email: vinacafe@vinacafebienhoa.com THƯ MỜI HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2016 Kính gửi: Quý cổ đông Công ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa Cơng ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa trân trọng thơng báo kính mời Q Cổ đơng đến tham dự họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 sau: Thời gian: 08 00, thứ tư, ngày 20 tháng năm 2016 Địa điểm: Tầng 3, Tịa nhà Sonadezi Số 01, đường 1, Khu cơng nghiệp Biên Hòa 1, Thành phố Biên Hòa, Tỉnh Đồng Nai Nội dung Đại hội: - Thơng qua Báo cáo hoạt động Hội đồng Quản trị; - Thông qua Báo cáo Tổng Giám đốc Công ty; - Thông qua Báo cáo hoạt động Ban kiểm sốt; - Thơng qua Báo cáo tài kiểm tốn năm 2015; - Thơng qua kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2016; - Thông qua phương án phân phối lợi nhuận năm 2015; - Lựa chọn đơn vị kiểm toán năm 2016; - Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông Điều kiện tham dự Đại hội: Tất cổ đông sở hữu cổ phiếu Công ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa theo danh sách cổ đơng chốt ngày 23 tháng năm 2016 Cổ đông hoặc người được ủy quyền đến dự họp cần mang theo: Thư mời với Giấy ủy quyền (đối với trường hợp ủy quyền), CMND/ Hộ chiếu cịn hiệu lực (bản chính) Nội dung tài liệu Đại hội: Toàn nội dung tài liệu Đại hội đăng tải website Công ty www.vinacafebienhoa.com Đăng ký tham dự Đại hội: Để tiện việc xếp, tổ chức đón tiếp, xin Q cổ đơng vui lịng xác nhận tham dự họp hoặc ủy quyền cho người khác dự họp gửi trụ sở Công ty theo đường bưu điện, hoặc fax trước 16 00 ngày 18/4/2016 Để có thêm thông tin chi tiết nội dung họp, Quý Cở đơng vui lịng liên hệ: Cơng ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa – Khu Cơng nghiệp Biên Hịa 1, tỉnh Đồng Nai ĐT: (061) 836 554; Fax: (061) 3836108; E-mail: vinacafe@vinacafebienhoa.com Ms Đỗ Thị Hoàng Yến (0909.991.023) Trân trọng thơng báo kính mời Biên Hịa, ngày 05 tháng năm 2016 TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH (Đã ký, đóng dấu) Phạm Quang Vũ CHƯƠNG TRÌNH HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2016 CƠNG TY CỔ PHẦN VINACAFÉ BIÊN HỊA (VCF) Thời gian: Thứ tư, ngày 20 tháng năm 2016 Địa điểm: Tầng 3, Tòa nhà Sonadezi, số 01, đường 1, Khu cơng nghiệp Biên Hịa 1, Thành phố Biên Hịa, Tỉnh Đồng Nai NỘI DUNG STT THỜI GIAN Đón khách đăng ký cổ đông 08h00’- 08h45’ Khai mạc: Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu 08h45’- 08h50’ - Báo cáo thẩm tra tư cách cổ đông - Thơng qua danh sách Đồn Chủ tịch, Ban Thư ký, Ban Kiểm phiếu 08h50’- 09h00’ Bầu cử - Thông qua nguyên tắc làm việc Đại hội Thơng qua Chương trình Đại hội 09h00’- 09h05’ Báo cáo Hội đồng Quản trị về: + Báo cáo tài năm 2015 (đã kiểm tốn) + Cơng tác quản lý hoạt động kinh doanh Công ty 09h05’- 09h20’ Báo cáo Tổng Giám đốc 09h20’- 09h40’ Báo cáo Ban Kiểm soát 09h40’- 09h50’ Các Tờ trình Hội đồng Quản trị về: - Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2016; - Kế hoạch phân phối lợi nhuận năm 2015; - Báo cáo chi phí hoạt động HĐQT, thù lao BKS năm 2015 đề xuất thù lao HĐQT, BKS năm 2016; 09h50’- 10h10’ - Lựa chọn đơn vị kiểm tốn năm 2016; - Sửa đổi Điều lệ Cơng ty; - Việc từ nhiệm thành viên HĐQT việc HĐQT bổ nhiệm thành viên HĐQT thay thế; - Việc từ nhiệm hai thành viên BKS bầu bổ sung hai thành viên BKS thay thế; - Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông Biểu thông qua Nghị Đại hội 10h10’- 10h20’ 10 Giải lao 10h20’- 10h40’ 11 Kiểm phiếu thông báo kết kiểm phiếu 10h20’- 10h50’ 12 Bầu bổ sung thành viên BKS nhiệm kỳ 2015 - 2020: - Thông báo đề cử, ứng cử; - Thông báo thể lệ bầu cử; - Tiến hành bầu thành viên BKS 11 Phát biểu ý kiến thảo luận 12 Kiểm phiếu thông báo kết kiểm phiếu bầu bổ sung thành viên BKS 11h10’ - 11h50’ 15 Đọc Biên họp bế mạc 10h50’- 11h10’ 11h10’ - 11h40’ 11h50’ - 12h00’ GIẤY ỦY QUYỀN (V/v: Tham dự họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 Công ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa) Kính gửi: Ban tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 Tên cổ đông: Số ĐKSH: Ngày cấp: Nơi cấp: Địa chỉ: Tổng số cổ phần sở hữu: Bằng văn tôi/ uỷ quyền cho: Ông/ Bà: Năm sinh: CMND/ Hộ chiếu số: Ngày cấp: ……… Nơi cấp: Địa chỉ: quyền thay mặt tôi/ tham dự biểu ……………… cổ phần tất vấn đề thuộc thẩm quyền cổ đông phiên họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 tổ chức ngày 20/4/2016 Công ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa Văn uỷ quyền có hiệu lực từ ngày ký hết hiệu lực kết thúc phiên họp Đại hội đồng cổ đông Công ty nêu Tôi/ Chúng cam đoan chịu trách nhiệm uỷ quyền ………………, ngày…… tháng…… năm 2016 Người ủy quyền (ký ghi rõ họ tên) Người/ tổ chức ủy quyền (ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu) ………………………………… …………………………………… GIẤY ĐĂNG KÝ (V/v: Tham dự họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 Công ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa) Kính gửi: Ban tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 Tên cổ đông: Số ĐKSH: Ngày cấp: Nơi cấp: Địa chỉ: Tổng số cổ phần sở hữu: Bằng văn tôi/ xác nhận:  Sẽ dự họp:  Sẽ ủy quyền cho ơng/bà (đính kèm Giấy ủy quyền): ………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………….………… , ngày tháng năm 2016 (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên) ………………………… Ghi chú: Để công tác tổ chức chu đáo, Q Cổ đơng vui lịng xác nhận việc dự họp cách gửi phiếu theo đường bưu điện fax Công ty theo địa người liên hệ ghi Thư mời NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC TẠI CUỘC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2016 CƠNG TY CỔ PHẦN VINACAFÉ BIÊN HỊA (Ngày 20 tháng năm 2016) Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 Công ty Cổ phần Vinacafé Biên Hòa tiến hành đáp ứng đủ điều kiện theo quy định pháp luật làm việc theo chương trình, nội dung thơng qua Cổ đông người ủy quyền dự họp, phát Phiếu biểu quyết, gồm: 2.1 Phiếu biểu giơ tay: Biểu hình thức giơ phiếu, khơng thu vào thùng phiếu 2.2 Phiếu biểu số 1: Biểu thông qua vấn đề in sẵn Phiếu biểu 2.3 Phiếu biểu số 2: Bầu bổ sung thành viên Ban Kiểm soát nhiệm kỳ 2015 – 2020 2.4 Phiếu biểu số 3: Dùng để biểu phát sinh vấn đề Đại hội cần phải bỏ phiếu kín Cổ đơng kiểm tra lại số lượng Phiếu biểu nhận thông tin ghi Phiếu biểu (đặc biệt tổng số phiếu biểu quyết), có sai sót phải thông báo cho Ban tổ chức để cấp lại Phiếu biểu xác Đồn Chủ tịch có quyền điều hành Đại hội theo quy định pháp luật cổ đơng dự họp có nghĩa vụ tuân thủ pháp luật định Đoàn Chủ tịch Cổ đông bỏ chưa hết chương trình Đại hội coi cổ đơng tự ý từ bỏ quyền nghĩa vụ Đại hội từ thời điểm Cổ đông đến muộn tham gia biểu vấn đề tham gia biểu vấn đề phát sinh sau hoàn tất thủ tục đăng ký dự họp Cổ đông quyền phát biểu ý kiến họp ghi ý kiến vào giấy gửi cho Ban Thư ký Ban Thư ký tập hợp lại gửi cho Đoàn Chủ tịch BÁO CÁO CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TẠI ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2016 Kính thưa Q vị Cổ đơng, I- BÁO CÁO TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG NĂM 2015 Đánh giá tình hình hoạt động cơng ty năm 2015 Năm 2015 không thành công mong đợi, kết kinh doanh năm 2015 Cơng ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa (“Cơng ty”) đạt kết đáng khích lệ bối cảnh kinh tế nước giới cịn nhiều khó khăn, với tiêu sau:  Doanh thu thuần: 3.000 tỷ đồng, 101% so với năm 2014, đạt 99% so với kế hoạch  Lợi nhuận sau thuế: 295 tỷ đồng, giảm 26% so với năm 2014 Kết kinh doanh Công ty năm 2015 kế hoạch kinh doanh thực vào tháng cuối năm góp phần giá trị tảng cho thành công Công ty năm Hoạt động Hội đồng quản trị Năm 2015, Hội đồng Quản trị thường xuyên giám sát đảm bảo hoạt động Tổng giám đốc cán quản lý khác tuân thủ quy định pháp luật hành, điều lệ quy chế Công ty, đồng thời chấp hành Nghị Đại hội đồng Cổ đông, Nghị Quyết định Hội đồng Quản trị Công ty Tổng kết họp định Hội đồng quản trị Trong năm 2015, Hội đồng quản trị Vinacafe Biên Hòa họp tập trung 05 buổi, tiến hành lấy ý kiến thành viên văn 05 lần định vấn đề sau: Số Nghị quyết/ Quyết Ngày định 01/2015/NQ-HĐQT 16/01/2015 02/2015/NQ-HĐQT 05/02/2015 03/2015/NQ-HĐQT 12/3/2015 04/2015/NQ-HĐQT 12/3/2015 STT Nội dung Phê duyệt việc Công ty tăng hạn mức giao dịch Hợp đồng tương lai Hợp đồng quyền chọn Phê duyệt việc thành lập chi nhánh Công ty Phê duyệt ngày đăng ký cuối thực quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2015 Phê duyệt vấn đề trình Đại hội đồng cổ đơng thơng qua giao dịch nội 05/2015/NQ-HĐQT 18/4/2015 06/2015/NQ-HĐQT 21/4/2015 07/2015/NQ-HĐQT 04/6/2015 08/2015/NQ-HĐQT 29/6/2015 09/2015/NQ-HĐQT 19/8/2015 10 10/2015/NQ-HĐQT 19/8/2015 11 11/2015/NQ-HĐQT 19/8/2015 12 12/2015/NQ-HĐQT 13/10/2015 Phê duyệt việc thành lập chi nhánh Công ty 13 13/2015/NQ-HĐQT 13/10/2015 Phê duyệt việc thành lập chi nhánh Công ty 14 14/2015/NQ-HĐQT 27/11/2015 - Phê duyệt việc khen thưởng Ban điều hành năm 2014 ủy quyền khen thưởng năm - Thông qua quy chế quản trị nội - Phê duyệt việc ủy quyền chốt danh sách cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 - Phê duyệt việc ủy quyền nhằm tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Công ty II- Kế hoạch hoạt động năm 2016 Mục tiêu năm 2016 - Phê duyệt ngân sách đầu tư tài sản cố định dự án Công ty - Phê duyệt việc điều chỉnh quy chế Công ty - Phê duyệt việc chuyển Quỹ dự phịng tài sang Quỹ đầu tư phát triển - Phê duyệt vấn đề trình Đại hội đồng cổ đông thông qua - Phê duyệt việc bầu lại Chủ tịch HĐQT nhiệm kỳ 2015 – 2020 - Phê duyệt việc bổ nhiệm Phó Tổng Giám đốc - Phê duyệt việc thay đổi Kế toán trưởng Phê duyệt việc Cơng ty mở hạn mức tín dụng Ngân hàng Phê duyệt việc từ nhiệm thành viên Hội đồng quản trị bổ nhiệm thành viên Hội đồng quản trị thay Phê duyệt việc thành lập chi nhánh Công ty Phân công nhiệm vụ thành viên Hội đồng quản trị Phê duyệt giao dịch nội STT Nội dung Doanh thu Lợi nhuận sau thuế ĐVT: Tỷ đồng Mục tiêu 2015 2.850 250 Các định hướng chiến lược:  Vinacafé Biên Hòa tiếp tục đưa thị trường nhiều sản phẩm mới, làm cho cà phê trở thành thức uống ưa chuộng sử dụng hàng ngày khắp Việt Nam  Thâm nhập thành công ngành thực phẩm có nhu cầu thị trường đủ lớn  Các sản phẩm cà phê, từ cà phê sản phẩm thực phẩm đồ uống khác đột phá việc tạo nhu cầu sở hữu thành từ việc tạo dựng thương hiệu đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng Biên Hòa, ngày 05 tháng năm 2016 TM HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ (Đã ký, đóng dấu) PHẠM QUANG VŨ BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG CỦA BAN KIỂM SỐT (Trình Đại hội Đồng cổ đơng thường niên năm 2016) Kính thưa Đại hội Đồng cổ đơng, Căn cứ:  Điều lệ Công ty CP Vinacafé Biên Hòa quy định chức nhiệm vụ Ban kiểm sốt;  Nghị Đại hội đồng cổ đơng thường niên Cơng ty CP Vinacafé Biên Hịa số: 01/2015/NQ-ĐHĐCĐ/VCF ngày 21/4/2015;  Báo cáo tài năm kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2015 kiểm toán Cơng ty kiểm tốn KPMG Năm 2015, Ban kiểm soát đặt kế hoạch tổ chức thực nhiệm vụ kiểm tra số lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh kính trình đến Đai hội kết sau: I/ Hoạt động Ban kiểm soát năm 2015: Trong năm 2015 Ban kiểm sốt (BKS) thực nội dung cơng việc sau:  Thực cơng tác giám sát, xem xét đánh giá hoạt động Ban điều hành Công ty việc thực nghị Đại hội đồng cổ đông  Thẩm định, xem xét đánh giá báo cáo tài định kỳ hàng quý kết thúc năm 2015  Khảo sát, đánh giá khả năng, tiềm lực tài lấy ý kiến phản hồi từ số nhà phân phối đồng sơng cửu long (khu vực Sóc Trăng, Bạc Liêu, Cà Mau) trình quan hệ kinh doanh với Vinacafé số nhà phân phối mới.từ thu thập số phản ánh thực tế nhà phân phối phản ánh với Ban điều hành đưa giải pháp thiết thực để hồn thiện q trình hoạt động kinh doanh đơn vị  Kiểm soát đề xuất biện pháp ngăn ngừa hoạt động dẫn đến rủi ro cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty II/ Hoạt động HĐQT:  Năm 2015, HĐQT đưa định hương chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh, mở thêm nhiều Chi nhánh để phù hợp với mục tiêu đầu tư phát triển trung – dài hạn mang tính chiến lược hoạch định hoàn chỉnh nhằm triển khai thực đầy đủ mục tiêu, nhiệm vụ mà Đại hội cổ đông thường niên năm 2015 đưa  HĐQT quản lý, đạo điều hành hoạt động Công ty theo pháp luật, điều lệ tổ chức hoạt động Công ty, nghị Đại hội đồng cổ đông, nghị HĐQT đề  HĐQT đặn họp định kỳ quý lần có tham gia đại diện Ban kiểm sốt  Trong năm 2015 HĐQT ln theo sát hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty lấy nghị Đại hội đồng cổ đơng làm kim nam Căn vào tình hình sản xuất kinh doanh Công ty biến động tình hình kinh tế HĐQT Ban điều hành đưa đơn vị thực tiêu Nghị đại hội cổ đông thường niên năm 2015 đề  Trong năm 2015 BKS không nhận kiến nghị cổ đông liên quan đến HĐQT, BKS Ban Điều hành III/ Hoạt động Ban Điều hành thẩm định BCTC:  Năm 2015 cịn nhiều khó khăn thử thách kinh tế nói chung Cơng ty cổ phần Vinacafé Biên Hịa nói riêng, sản phẩm loại có thêm ngồi thị trường Nhưng với cố gắng nỗ lực đáng trân trọng Ban Tổng giám đốc trì Cơng ty hoạt động có lợi nhuận, kết đạt so với kế hoạch hạn chế  Một số tiêu yếu đạt năm 2015 thể sau:  Doanh thu: 3.000 tỷ tăng 1% so với kỳ  Giá vốn hàng bán: 1.984 tỷ tăng 3% so với kỳ  Chi phí bán hàng: 651 tỷ tăng 11,8% so với kỳ  Chi phí QLDN: 77,2 tỷ giảm 22,2% so với kỳ  Lợi nhuận: 295 tỷ giảm 26,4% so với kỳ  Lãi cổ phiếu: 11.112 đồng giảm 26,4% so với kỳ  Từ tiêu cho thấy doanh thu giá vốn năm tăng, ngược lại lợi nhuận giảm 26,4% so với kỳ chủ yếu chi phí bán hàng tăng 11,8% (trong chủ yếu chi phí quảng cáo khuyến mãi)  Ban Tổng giám đốc thường xuyên tổ chức họp thảo luận tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh định vấn đề yếu Công ty nhằm triển khai thực kịp thời định, nghị HĐQT theo sát nghị Đại hội đồng cổ đông  Công tác kế toán thực phù hợp với chuẩn mực, chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam hành  Số liệu thể báo cáo tài năm 2015 phản ánh hợp lý, trung thực, xác tình hình tài Cơng ty ngày 31 tháng 12 năm 2015  Việc luân chuyển, lưu trữ, sử dụng bảo quản chứng từ hợp pháp, hợp lệ IV/ Mối quan hệ Ban điều hành Người lao động:  Ban điều hành Người lao động đặt trọng tâm vào kết sản xuất kinh doanh, bàn bạc, thảo luận đưa giải pháp khắc phục khó khăn  Quyền lợi Người lao động chăm lo đầy đủ, chế độ qui định như: Chế độ phúc lợi xã hội, chế độ thi đua khen thưởng v.v… V/ Kết luận:  Dựa kết kiểm tra, giám sát, Ban kiểm sốt trí với nội dung báo cáo đánh giá công tác quản lý, điều hành SXKD HĐQT Ban điều hành CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh Phúc ĐƠN ỨNG CỬ THÀNH VIÊN BAN KIỂM SỐT CƠNG TY CỔ PHẦN VINACAFÉ BIÊN HỊA (Nhiệm kỳ 2015 - 2020) Kính gửi: Hội đồng quản trị Cơng ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa Họ tên người ứng cử: , sinh ngày: CMND/ Hộ chiếu/ ĐKDN số: , cấp ngày: .tại: Địa thường trú: Chỗ tại: Số cổ phần nắm giữ liên tục từ ngày 23/9/2015 đến ngày 23/3/2016: Căn Quy chế ngày 05/4/2016 Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Vinacafé Biên Hòa v/v đề cử, ứng cử bầu bổ sung thành viên Ban Kiểm soát nhiệm kỳ 2015 – 2020 quy định pháp luật hành, xét thấy đủ điều kiện để ứng cử bầu thành viên Ban Kiểm sốt Cơng ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa nhiệm kỳ 2015 – 2020 Vì vậy, làm đơn kèm Sơ yếu lý lịch văn bằng, tài liệu liên quan gửi Ban Tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 để đăng ký ứng cử bầu thành viên Ban Kiểm soát nhiệm kỳ 2015 - 2020 họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 Công ty Tôi cam kết đáp ứng đủ điều kiện ứng cử thành viên Hội đồng quản trị/ Ban Kiểm soát chịu hồn tồn trách nhiệm tính xác, trung thực hợp pháp việc ứng cử Trân trọng! …………… , ngày …… tháng …… năm 2016 Người làm đơn …… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc oOo ĐƠN ĐỀ CỬ THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ/ BAN KIỂM SỐT CƠNG TY CỔ PHẦN VINACAFÉ BIÊN HỊA (Nhiệm kỳ 2015 - 2020) Kính gửi: Hội đồng Quản trị Công ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa Tên cổ đơng/ nhóm cổ đơng: CMND/ Hộ chiếu/ ĐKDN số: , cấp ngày: .tại: Địa thường trú: Chỗ tại: Số cổ phần nắm giữ liên tục từ ngày 23/9/2015 đến ngày 23/3/2016: Căn Quy chế ngày 05/4/2016 Hội đồng Quản trị Cơng ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa v/v đề cử, ứng cử bầu bổ sung thành viên Ban Kiểm soát nhiệm kỳ 2015 – 2020 quy định pháp luật hành, tơi/ chúng tơi đồng ý đề cử: Ơng/ Bà: , sinh ngày: CMND/ Hộ chiếu số: Cấp ngày: tại: Địa thường trú: Tham gia ứng cử bầu bổ sung thành viên Ban Kiểm sốt Cơng ty Cổ phần Vinacafé Biên Hòa nhiệm kỳ 2015 – 2020 họp Đại hội đồng Cổ đông thường niên năm 2016 Cơng ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa (Đính kèm theo Sơ yếu lý lịch văn bằng, tài liệu liên quan người đề cử) Tôi/ chúng tơi cam kết Ơng/ Bà đáp ứng đầy đủ điều kiện trở thành thành viên Ban Kiểm sốt Cơng ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa Chúng tơi cam kết đáp ứng đủ điều kiện đề cử thành viên Ban Kiểm soát chịu hồn tồn trách nhiệm tính xác, trung thực hợp pháp việc đề cử ………………… , ngày …… tháng năm 2016 Cổ đông đề cử CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Ảnh x SƠ YẾU LÝ LỊCH I Về thân: Họ tên: Giới tính: CMND/ Hộ chiếu số: …………… Ngày cấp: ……………… Nơi cấp: …………………… Ngày tháng năm sinh: Nơi sinh: Quốc tịch: Dân tộc: Quê quán: Hộ thường trú: 10.Địa liên hệ: 11.Số điện thoại liên lạc: 12.Trình độ chun mơn: 13.Trình độ ngoại ngữ: 14 Q trình cơng tác: (từ năm 18 tuổi đến nay, làm gì, đâu) Năm (từ năm 18 tuổi đến nay) Nơi làm việc Tóm tắt đặc điểm 15.Chức vụ (kể tổ chức khác): II Về quan hệ gia đình: (bao gồm vợ; chồng; cha mẹ ruột; cha mẹ nuôi; ruột; nuôi; anh, chị, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu) Họ tên Quan hệ Năm Nghề nghiệp Chức vụ sinh Nơi làm việc Tôi cam kết: - Chịu trách nhiệm tính xác, trung thực hợp lý thông tin cá nhân công bố; - Không vi phạm quy định đề cử, ứng cử thành viên Ban Kiểm soát theo Điều lệ Cơng ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa pháp luật hành - Thực nhiệm vụ cách trung thực bầu làm thành viên Ban Kiểm sốt Xác nhận đơn vị cơng tác UBND xã, phường nơi thường trú …………., ngày tháng năm 2016 Người khai ………………………… CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc  Thành phố Biên Hòa, ngày 20 tháng năm 2016 THỂ LỆ BIỂU QUYẾT TẠI ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2016 CÔNG TY CỔ PHẦN VINACAFÉ BIÊN HÒA - Căn Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khố 13 thơng qua ngày 26/11/2014; - Căn Điều lệ Công ty Cổ phần Vinacafé Biên Hòa ngày 11/5/2013 (được sửa đổi, bổ sung theo thời điểm) Công ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa xin cơng bố thể lệ biểu Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 sau: Phiếu biểu quyết: Ban tổ chức phát hành 03 loại Phiếu biểu quyết, gồm: 1.1 Phiếu biểu giơ tay: để biểu số vấn đề thông thường theo đề nghị Đoàn Chủ tịch họp thu vào thùng phiếu 1.2 Phiếu biểu lựa chọn (lựa chọn: Tán thành; Không tán thành; Khơng có ý kiến): để biểu vấn đề quan trọng trình xin ý kiến Đại hội theo báo cáo, đề nghị Đoàn Chủ tịch họp thu vào thùng phiếu 1.3 Phiếu biểu bầu bổ sung thành viên Ban Kiểm soát nhiệm kỳ 2015 – 2020 Cách thức biểu quyết: 2.1 Đối với Phiếu biểu giơ tay: biểu theo phổ thông đầu phiếu Đối với số vấn đề thông thường bầu ban bầu cử ban kiểm phiếu; thơng qua Chương trình họp, Nghị Đại hội, cổ đông người ủy quyền dự họp giơ Phiếu biểu giơ tay Đoàn Chủ tịch đề nghị biểu quyết: Tán thành; Không tán thành; Khơng có ý kiến 2.2 Đối với Phiếu biểu lựa chọn (lựa chọn: Tán thành; Không tán thành; Không có ý kiến): biểu theo số cổ phần đại diện 2.2.1 Đề nghị cổ đông người ủy quyền dự họp đánh dấu V X vào 03 ô cần biểu quyết: Tán thành; Không tán thành; Khơng có ý kiến 2.2.2 Cổ đơng người ủy quyền dự họp không đánh dấu vào ô không bỏ Phiếu biểu vào thùng phiếu xem Khơng có ý kiến 2.3 Đối với Phiếu biểu bầu bổ sung thành viên Ban Kiểm soát nhiệm kỳ 2015 – 2020: biểu theo hình thức bầu dồn phiếu: 2.3.1 Danh sách ứng cử viên xếp theo thứ tự a,b,c theo cột họ tên ứng cử viên 2.3.2 Mỗi cổ đông người uỷ quyền dự họp có Tổng số phiếu bầu tương ứng với số phiếu biểu phiếu nhân với số lượng thành viên Ban Kiểm Soát cần bầu bổ sung 2.3.3 Phiếu biểu có hai cách thức bầu cổ đông người ủy quyền dự họp chọn cách để bầu bổ sung thành viên Ban Kiểm Soát: a Cách bầu thứ (bỏ phiếu cho ứng cử viên cổ đông lựa chọn): i Cổ đông người ủy quyền dự họp ghi số lượng (các) ứng cử viên mà cổ đơng muốn bầu vào hình chữ nhật cột cách bầu thứ phiếu biểu đánh dấu X V vào (các) ô vuông tương ứng với tên ứng cử viên mà cổ đông người ủy quyền dự họp muốn bầu Theo đó: - Tổng số phiếu bầu tự động chia cho số ứng cử viên mà cổ đông người ủy quyền dự họp lựa chọn - Trong trường hợp có số phiếu lẻ sau chia cổ đơng ghi số thứ tự (01) ứng cử viên (trong số ứng cử viên chọn) vào chữ nhật dịng cuối cách bầu thứ để dồn số phiếu lẻ cho ứng cử viên Việc dồn phiếu theo quy định đoạn áp dụng cho phần số nguyên số phiếu lẻ, phần số thập phân bị loại bỏ ii Trường hợp cổ đông người ủy quyền dự họp không bầu để trống ghi số “0” hình chữ nhật dòng “Số lượng ứng cử viên mà cổ đông muốn bầu” không đánh dấu X V vào (các) ô vuông cách bầu thứ Ví dụ: Cổ đơng muốn chia số phiếu bầu cho ứng cử viên A, D H tổng số ứng cử viên dồn số phiếu lẻ (nếu có) cho ứng cử viên Nguyễn Văn A (có số thứ tự 2) ghi sau: STT HỌ VÀ TÊN ỨNG CỬ VIÊN Hoàng Văn D Nguyễn Văn A Phạm Văn H Trần Văn E CÁCH BẦU THỨ NHẤT Số lượng ứng cử viên mà cổ đông muốn bầu: º Số phiếu bầu lẻ dồn cho ứng cử viên có số thứ tự là: b Cách bầu thứ hai (bỏ phiếu không chia cho ứng cử viên): i Cổ đông người uỷ quyền dự họp bầu viết số phiếu bầu vào ô tại dòng tương ứng với tên ứng cử viên Mỗi ghi chữ số từ phải sang trái cho chữ số hàng đơn vị số phiếu bầu nằm ngồi bên tay phải Các chữ số phải ghi liên tục, không cách ô phải ghi chữ số nằm gọn Các khơng có số ghi số 0, không gạch bỏ ô trống Xin xem ví dụ bên để rõ ii Cổ đơng người uỷ quyền dự họp dùng toàn Tổng số phiếu bầu Lá phiếu biểu để bầu cho ứng cử viên bầu cho nhiều ứng cử viên tổng số phiếu biểu bầu cho ứng cử viên phải nhỏ Tổng số phiếu bầu Lá phiếu biểu iii Trường hợp không bầu cho ứng cử viên để trống tất ô tương ứng với tên ứng cử viên ghi số “0” vào tương ứng với tên ứng cử viên iv Nếu cổ đông người ủy quyền dự họp không ghi chữ số vào tất các ứng cử viên xem cổ đông người ủy quyền dự họp không bầu cho Ví dụ: Cổ đơng sở hữu 500 cổ phần có phiếu đại diện cho 500 cổ phần Số thành viên Ban Kiểm Soát cần bầu bổ sung là: người Tổng số phiếu bầu phiếu biểu là: 500 cổ phần x = 1.500 phiếu Trường hợp có ứng cử viên Tùy theo lựa chọn cổ đơng, có cách biểu sau: (i) HỌ VÀ TÊN ỨNG CỬ VIÊN CÁCH BẦU THỨ HAI Hoàng Văn D 0 0 0 0 Nguyễn Văn A 0 0 0 0 Phạm Văn H 0 0 0 0 Trần Văn E 0 0 0 0 HỌ VÀ TÊN ỨNG CỬ VIÊN CÁCH BẦU THỨ HAI Hoàng Văn D 0 0 0 Nguyễn Văn A 0 0 0 0 Phạm Văn H 0 0 0 0 Trần Văn E 0 0 0 0 HỌ VÀ TÊN ỨNG CỬ VIÊN CÁCH BẦU THỨ HAI Hoàng Văn D 0 0 0 0 Nguyễn Văn A 0 0 0 0 Phạm Văn H 0 0 0 0 Trần Văn E 0 0 0 0 STT (ii) STT (iii) STT 2.3.4 Trong trường hợp có lựa chọn nhầm lẫn, cổ đơng liên hệ với Ban tổ chức để xin cấp lại phiếu bầu phải nộp lại phiếu cũ Nguyên tắc xác định Phiếu biểu hợp lệ Phiếu biểu không hợp lệ: 3.1 Phiếu biểu hợp lệ: - Phiếu biểu hợp lệ theo mẫu in sẵn Ban tổ chức phát có đóng dấu Cơng ty, khơng tẩy xóa, cạo sửa, khơng viết thêm nội dung khác ngồi quy định; - Đối với Phiếu biểu hình thức lựa chọn (Tán thành; Khơng tán thành; Khơng có ý kiến) đánh dấu V X vào 03 ô cần biểu quyết: Tán thành; Khơng tán thành; Khơng có ý kiến - Đối với Phiếu biểu bầu bổ sung thành viên Ban Kiểm soát: a Đối với cách bầu thứ nhất: Số lượng ứng cử viên cổ đông người ủy quyền dự họp muốn bầu với số lượng ứng cử viên đánh dấu X V b Đối với cách bầu thứ hai: Tổng số phiếu biểu bầu cho ứng cử viên không vượt Tổng số phiếu bầu Lá phiếu biểu 3.2 Phiếu biểu không hợp lệ: - Phiếu biểu Ban tổ chức phát ra; tẩy xóa, cạo sửa, viết thêm nội dung khác ngồi quy định - Đánh dấu nhiều lựa chọn ba hình thức lựa chọn: Tán thành; Khơng tán thành; Khơng có ý kiến Phiếu biểu hình thức lựa chọn; đánh dấu khác dấu X V - Đối với Phiếu biểu bầu bổ sung thành viên Ban Kiểm soát: a Chọn hai cách bầu có kết khác hai cách; b Gạch tên ứng cử viên Phiếu biểu quyết; c Số lượng ứng cử viên cổ đông người ủy quyền dự họp bầu khác với số lượng ứng cử viên đánh dấu X V cách bầu thứ d Các chữ số khơng ghi liên tục có trống ô cách bầu thứ hai; e Tổng số phiếu biểu bầu cho ứng cử viên lớn Tổng số phiếu bầu Lá phiếu biểu cách bầu thứ hai Nguyên tắc thu, kiểm phiếu, lập biên kiểm phiếu: 4.1 Sau biểu quyết, cổ đông người ủy quyền dự họp bỏ Phiếu biểu vào thùng phiếu niêm phong Để việc kiểm phiếu nhanh chóng, đề nghị Q cổ đơng khơng gấp, vị Phiếu biểu bỏ vào thùng phiếu Việc thu Phiếu biểu kết thúc cổ đông người uỷ quyền dự họp có mặt họp cho Phiếu biểu vào thùng phiếu kết thúc thời hạn thu Phiếu biểu Ban kiểm phiếu thông báo 4.2 Thủ tục kiểm phiếu tiến hành sau kết thúc việc bỏ phiếu 4.3 Kết kiểm phiếu lập thành Biên có chữ ký tất thành viên Ban kiểm phiếu Biên kiểm phiếu bao gồm nội dung theo quy định pháp luật cơng bố trước bế mạc họp 5 Thông qua định Đại hội: Quyết định Đại hội thơng qua hình thức biểu đạt tỷ lệ tối thiểu theo quy định pháp luật Điều lệ Công ty: 5.1 Các định loại cổ phiếu số lượng cổ phiếu chào bán; sửa đổi, bổ sung Điều lệ Cơng ty: có 75% tổng số phiếu biểu cổ đông có mặt trực tiếp người đại diện theo uỷ quyền dự họp chấp thuận 5.2 Việc bầu bổ sung thành viên Ban Kiểm Soát xác định theo nguyên tắc mục bên 5.3 Các vấn đề khác: có 65% tổng số phiếu biểu cổ đơng có mặt trực tiếp người đại diện theo uỷ quyền dự họp chấp thuận Nguyên tắc trúng cử bầu thành viên Ban Kiểm soát: 6.1 Người trúng cử thành viên Ban Kiểm Soát xác định theo số phiếu bầu từ cao xuống thấp, ứng cử viên có số phiếu bầu cao đủ số thành viên Ban Kiểm Soát cần bầu bổ sung theo nghị Đại hội đồng cổ đơng thơng qua trước 6.2 Trường hợp có từ hai ứng cử viên trở lên đạt số phiếu bầu cho thành viên cuối Ban Kiểm Sốt bầu lại số ứng cử viên có số phiếu bầu ngang Khiếu nại việc biểu kiểm phiếu: - Mọi khiếu nại, thắc mắc việc biểu kiểm phiếu Chủ toạ Đại hội Trưởng Ban kiểm phiếu giải trường hợp khiếu nại, thắc mắc nêu trước Biên họp công bố BẢN DỰ THẢO CƠNG TY CỔ PHẦN VINACAFÉ BIÊN HỊA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc _ Số: …… /2016/NQ-ĐHĐCĐ/VCF Tp Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 04 năm 2016 NGHỊ QUYẾT ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2016 CƠNG TY CỔ PHẦN VINACAFÉ BIÊN HỊA ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG - - Căn Luật Doanh nghiệp 2014 văn hướng dẫn thi hành; Căn Luật Chứng Khoán 2006 văn hướng dẫn thi hành; Căn Điều lệ tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa (“Cơng ty”) Đại hội đồng cổ đơng thơng qua ngày 11/5/2013 (được sửa đổi, bổ sung theo thời điểm); Căn Biên họp Đại Hội đồng cổ đông thường niên năm 2016 số 01/2016/BBHĐHĐCĐ/VCF ngày 20 tháng năm 2016 Công ty Cổ phần Vinacafé Biên Hịa QUYẾT NGHỊ Điều 1: Thơng qua Báo cáo Hội đồng quản trị công tác quản lý hoạt động kinh doanh năm 2015 Công ty Điều 2: Thông qua Báo cáo Tổng Giám đốc công tác quản lý Công ty công tác quản lý Công ty năm 2015 định hướng phát triển Công ty Điều 3: Thông qua Báo cáo Ban kiểm sốt cơng tác quản lý Cơng ty năm 2015 Hội đồng quản trị Tổng Giám đốc Điều 4: Thơng qua Báo cáo tài năm 2015 Cơng ty kiểm tốn Công ty TNHH KPMG Điều 5: Thông qua Kế hoạch kinh doanh năm 2016 Công ty STT Điều 6: Nội dung Doanh thu Lợi nhuận sau thuế Mục tiêu 2016 2.850 tỷ đồng 250 tỷ đồng Thông qua phương án phân phối lợi nhuận năm 2015: Trang BẢN DỰ THẢO Đơn vị tính: đồng CHỈ TIÊU Tỷ lệ trích Số Tiền A LỢI NHUẬN SAU THUẾ NĂM 2015 295,350,751,731 Tổng lợi nhuận trước thuế 310,727,676,600 Chi phí thuế TNDN 15,376,924,869 B PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN NĂM 2015 Chi trả cổ tức 0% - Trích quỹ khen thưởng, phúc lợi cho CB.CNV 0% - C LỢI NHUẬN NĂM 2015 SAU KHI PHÂN PHỐI Điều 7: 295,350,751,731 Thông qua báo cáo thù lao Hội đồng quản trị Ban kiểm soát năm 2015 kế hoạch chi trả thù lao Hội đồng quản trị Ban kiểm soát năm 2016 Đơn vị tính: đồng Số thành viên CHỈ TIÊU A Thù lao HĐQT BKS năm 2015 Số Tiền Ghi 3,156,256,000 Thù lao HĐQT 3,024,256,000 1.1 Chủ tịch HĐQT chuyên trách (121,188,000 đồng/ tháng) 1,454,256,000 1.2 Các TV HĐQT (20 triệu đồng/ tháng/ người/) (i) tháng đầu năm 10 (ii) tháng cuối năm Thù lao BKS có thành viên tham gia đến 770,000,000 21/04/2015 800,000,000 132,000,000 2.1 Trưởng BKS (5 triệu đồng/ tháng) 2.2 TV BKS (3 triệu đồng/ người/ tháng) 60,000,000 72,000,000 B Kế hoạch thù lao HĐQT BKS năm 2016 Thù lao HĐQT 1.1 Chủ tịch HĐQT chuyên trách (121.188.000 đồng/ tháng) 1.2 Các TV HĐQT (20 triệu đồng/ tháng/ người/) 1,454,256,000 240,000,000 Thù lao Trang người/ năm BẢN DỰ THẢO BKS 2.1 Trưởng BKS (5 triệu đồng/ tháng) 2.2 TV BKS (3 triệu đồng/ người/ tháng) 60,000,000 36,000,000 người/ năm Điều 8: Thông qua việc lựa chọn đơn vị kiểm tốn báo cáo tài cho năm tài 2016 Công ty Công ty TNHH KPMG Điều 9: Thông qua việc sửa đổi Điều lệ Công ty Bổ sung Điều 2.6 Điều lệ Công ty “Điều … 2.6 Tên, hình thức, trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện, thời hạn hoạt động người đại diện theo pháp luật Công ty Người đại diện theo pháp luật Công ty: a Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị Tổng Giám Đốc người đại diện theo pháp luật Công ty b Mỗi người đại diện theo pháp luật đại diện cho Công ty thực quyền nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch Công ty, đại diện cho Công ty với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án thực quyền nghĩa vụ khác theo quy định Pháp Luật Điều Lệ c Trường hợp Công ty thay đổi người đại diện theo pháp luật, Hội Đồng Quản Trị chịu trách nhiệm thực thủ tục cần thiết để thay đổi người đại diện theo pháp luật Công ty theo quy định Pháp Luật, bao gồm xin chấp thuận Đại Hội Đồng Cổ Đông quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có).” Sửa đổi Điều 30.1 Điều lệ Công ty “Điều 30 Bổ nhiệm, miễn nhiệm, nhiệm vụ quyền hạn Tổng Giám đốc 30.1 Bổ nhiệm Hội đồng quản trị bổ nhiệm thành viên Hội đồng quản trị người khác làm Tổng Giám đốc ký hợp đồng quy định mức lương, thù lao, lợi ích điều khoản khác liên quan đến việc tuyển dụng.” Sửa đổi Điều 48.1 Điều lệ Công ty “Điều 48 Con dấu Hội Đồng Quản Trị có quyền định Cơng ty có nhiều dấu theo quy định Pháp Luật.” Uỷ quyền cho Ông Phạm Quang Vũ - Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty soạn thảo chấp bút ký thông qua Bản điều chỉnh Điều lệ sở nội dung sửa đổi Điều lệ Đại hội đồng cổ đông thông qua Bản điều chỉnh Điều lệ xem phần Trang BẢN DỰ THẢO không tách rời Điều lệ Công ty Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2013 thông qua vào ngày 11/5/2013 Điều 10: Phê duyệt việc thay đổi người đại diện theo pháp luật Công ty từ người thành hai người phù hợp với Điều lệ Công ty quy định pháp luật (trường hợp việc sửa đổi Điều lệ Đại hội đồng cổ đông thông qua) Giao ủy quyền cho Hội đồng Quản trị tiến hành thủ tục cần thiết theo quy định pháp luật Điều 11: Thơng qua việc Ơng Nguyễn Văn Hà từ nhiệm thành viên Hội đồng Quản trị Công ty nhiệm kỳ 2015 – 2020 (việc từ nhiệm có hiệu lực từ ngày 29/6/2015) phê duyệt việc Hội đồng Quản trị bổ nhiệm Ông Nguyễn Nam Hải thay (việc bổ nhiệm có hiệu lực từ ngày 29/6/2015) Điều 12: Thơng qua việc Ông Đỗ Xuân Hậu Ông Nguyễn Ngọc Tuấn từ nhiệm khỏi thành viên Ban Kiểm soát bầu bổ sung hai thành viên Ban Kiểm soát nhiệm kỳ 2015 – 2020 thay Điều 14: Thông qua danh sách ứng cử viên trúng cử vào Ban Kiểm soát nhiệm kỳ 2015 – 2020: Điều 15: Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát Ban Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm thi hành Nghị Điều 16: Nghị có hiệu lực kể từ ngày ký TM ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ PHẠM QUANG VŨ Trang