Hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH VIỆT BÌNH

PHẦN MỞ ĐẦU Cho đến nay, nền kinh tế Việt Nam đã trải qua những bước ngoặc quan trọng, ảnh hưởng sâu sắc đến toàn bộ bộ mặt của nền kinh tế. Đó là, sự kiện đại hội VI của Đảng diễn r

PHẦN MỞ ĐẦU

Cho đến nay, nền kinh tế Việt Nam đã trải qua những bước ngoặc quan trọng, ảnh hưởng sâu sắc đến toàn bộ bộ mặt của nền kinh tế Đó là, sự kiện đại hội VI của Đảng diễn ra vào tháng 12/1986, đã quyết định chuyển đổi cơ chế nền kinh tế từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần theo định hướng xã hội chủ nghĩa Cùng với việc Mỹ xoá bỏ lệnh cấm vận đối với nước ta năm 1991, như được chắp thêm cánh, kinh tế nước ta đã có những bước phát triển nhảy vọt, từng bước hoàn thành sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước Đến năm 2006, lại là một mốc son ghi nhận sự cố gắng của toàn thể dân tộc ta, khi nước ta chính thức được gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO Đây vừa là niềm vui, niềm tự hào của đất nước chúng ta và cũng là thách thức rất lớn khi chúng ta hội nhập với nền kinh tế toàn cầu Vì vậy, hiện nay, nền kinh tế nước ta đang chịu tác động mạnh mẽ của nền kinh tế thế giới, đặc biệt là sau sự kiện khủng hoảng kinh tế Mỹ vào cuối năm 2008, đã tạo ra một cuộc khủng hoảng tài chính bao trùm toàn thế giới, nó có sức công phá dữ dội Do đó, để tồn tại và phát triển được thì cần phải đòi hỏi sự nhanh nhạy, linh hoạt và thích ứng kịp thời của các doanh nghiệp trên thế giới nói chung và doanh nghiệp Việt Nam nói riêng.

Trong giai đoạn hiện nay, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại thì hoạt động chính là hoạt động bán hàng và mục tiêu lớn nhất là thu được nhiều lợi nhuận Để làm được điều đó, thì các doanh nghiệp phải đẩy mạnh quá trình tiêu thụ hàng hoá của mình Có thể nói, tiêu thụ hàng hóa mang ý nghĩa sống còn đối với một doanh nghiệp, nó có tính chất quyết định tới sự thành công hay thất bại của hoạt động kinh doanh và chỉ giải quyết tốt được khâu tiêu thụ thì doanh nghiệp mới thực sự thực hiện được chức năng của mình là làm cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng Chính vì lẽ đó, gắn liền với công tác tiêu thụ hàng hoá, thì hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng giữ một vị trí hết sức quan trọng góp phần nâng cao

hiệu quả kinh doanh Để cung cấp và phản ánh thông tin chính xác, kịp thời cho Giám đốc nhằm đưa ra quyết định đúng đắn, phù hợp với tình hình thực tế, đòi hỏi phải tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng một cách khoa học, hợp lý.

Trong 5 tuần đầu đến Công ty TNHH VIỆT BÌNH thực tập, em được tiếp cận và tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của Công ty và được sự hướng dẫn của các chị trong phòng kế toán về các phần hành kế toán tại Công ty, em đã phần nào hiểu được công việc của một kế toán viên Ngoài ra, cùng với những nhận thức về tầm quan trọng của việc hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ảnh hưởng tới sự tồn tại và phát triển

của doanh nghiệp, nên em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH VIỆT BÌNH” cho chuyên đề tốt nghiệp của mình.

3.Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục, chuyên đề bao gồm 3 phần:

 Phần I: Cơ sở lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp.

 Phần II: Thực trạng hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH VIỆT BÌNH.

 Phần III: Một số nhận xét và giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH VIỆT BÌNH.

PHẦN I:

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH VIỆT BÌNH

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH VIỆT BÌNH

1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH VIỆT BÌNH

Công ty TNHH Việt Bình là một đơn vị hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân, có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng, hoạt động dưới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước, được phòng đăng ký kinh doanh thuộc sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Phú Thọ cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1802000695 ngày 26/09/2001, và doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động ngày 01/10/2001

•Khi mới thành lập Công ty có 2 sáng lập viên là ông Kiều Đức Thuận và ông Kiều Văn Thanh, với số vốn điều lệ là:

 Ông Thuận: 1.000 triệu đồng Ông Thanh: 500 triệu đồng

• Tên giao dịch: công ty TNHH VIỆT BÌNH

• Tên giao dịch quốc tế : VIET BINH Company Limited

• Trụ sở đặt tại: Số nhà 1807, đại lộ Hùng Vương – thành phố Việt Trì -

Phú Thọ

• Điện thoại: (0210) 2240 466 – (0210) 2240246• Fax: (0210) 2581829

• Mã số thuế: 2600363665• Ngành nghề kinh doanh:

− Chuyên mua vào và bán ra các loại mô tô, xe máy của các hãng SYM, Suzuki, Honda…

− Làm đại lý mua, đại lý bán ký gửi hàng hoá

− Bảo dưỡng và sửa chữa xe ô tô, mô tô, xe máy (kể cả phụ tùng và các bộ phận phụ trợ cử xe ô to, xe máy).

1.1.2 Quá trình phát triển của Công ty TNHH VIỆT BÌNH

- Ngay từ khi mới thành lập, Công ty TNHH Việt Bình đã xác định lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là mua vào và bán ra xe máy (chủ yếu là của các hãng SYM và Suzuki) Nhờ có các yếu tố thuận lợi về địa bàn và dân cư nên cùng với việc duy trì khai thác thị trường trong tỉnh thì Công ty đã mạnh dạn mở rộng khai thác thị trường sang các tỉnh lân cận như Tuyên Quang, Yên Bái, Hà Tây (cũ), Vĩnh Phúc Đồng thời với chủ trương phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, Công ty đã mở rộng thêm lĩnh vực kinh doanh như làm đại lý mua, đại lý bán ký gửi các loại phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của xe ô tô, xe máy; bảo dưỡng và sửa chữa xe ô tô, xe máy.

- Trong quá trình phát triển, để nâng cao hiệu quả kinh doanh, Công ty luôn có những sáng kiến đề ra những chiến lược kinh doanh hợp lý như:

+ Chương trình mua xe máy trả góp trong 6 tháng: điều này vừa tăng được số lượng hàng tiêu thụ, vừa tạo điều kiện cho những người có thu nhập thấp có khả năng mua được xe máy

+ Chính sách chăm sóc khách hàng sau khi mua: để khách hàng yên tâm khi mua hàng của Công ty, đồng thời nâng cao uy tín của Công ty Định kỳ, Công ty thực hiện chương trình bảo dưỡng miễn phí đối với các loại xe thuộc hãng SYM, Suzuki, Honda.

+ Đăng quảng cáo trên truyền hình tỉnh về các loại xe mà Công ty đang bán nhằm giới thiệu rộng rãi hình ảnh của Công ty mình.

+ Ngoài ra, Công ty còn tài trợ một số hoạt động văn hoá của tỉnh và tham gia trưng bày hàng hoá tại hội chợ vào các dịp lễ hội như lễ hội Đền Hùng…

- Vì vậy, Trải qua hơn 8 năm xây dựng và trưởng thành, đó là một khoảng thời gian tuy ngắn nhưng hiện nay Công ty đã mở thêm được 3 đại lý bán hàng và cung cấp dịch vụ ở trong và ngoài tỉnh Phú Thọ.

1.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

1.2.1 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

- Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chính của Công ty là kinh doanh thương mại và dịch vụ theo đúng pháp luật của Nhà nước và theo đúng hướng dẫn cụ thể của Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Phú Thọ nhằm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng.

- Là một công ty TNHH nên Công ty có quyền tự mình sử dụng vốn, sao cho có hiệu quả để thực hiện nghĩa vụ kinh doanh của mình Ngoài ra, Công ty có quyền huy động và phân phối vốn ở nhiều nguồn khác nhau Công ty phải có trách nhiệm chấp hành các chính sách của Nhà nước, Sở kế

hoạch và Đầu tư Tỉnh Phú Thọ, thực hiện đầy đủ các cam kết trong giấy phép đăng ký kinh doanh, kinh doanh theo đúng mục đích thành lập của Công ty và theo ngành nghề đã đăng ký kinh doanh.

- Hoạt động chủ yếu của Công ty bao gồm:

 Chuyên mua vào và bán ra các loại mô tô, xe máy của các hãng SYM, Suzuki, Honda…

 Làm đại lý mua, đại lý bán ký gửi hàng hoá

Bảo dưỡng và sửa chữa xe ô tô, mô tô, xe máy (kể cả phụ tùng và các bộ phận phụ trợ cử xe ô tô, xe máy).

1.2.2 Phương thức bán hàng của Công ty

1.2.2.1 Phương thức bán buôn

- Khi nghiệp vụ bán buôn phát sinh tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ký kết, kế toán của Công ty lập hoá đơn (GTGT), MS01-GTKT-3LL Hoá đơn được thành lập ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao cho người mua, liên 3 dùng để thanh toán Phòng kế toán cũng lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lập thành 3 liên.

- Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn (GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhận đủ số tiền hàng.

- Khi kiểm tra số tiền theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế toán thu chi tiền mặt và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho 1 liên phiếu thu thì tuỳ yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết ba liên phiếu thu, sau đó xé một liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiện việc thanh toán hàng hoá đã hoàn tất: Liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho thủ kho giữ, liên 3 dùng để lưu hành nội bộ không có giá trị thanh toán và đi đường.

- Trong phương thức bán buôn có 2 hình thức:

Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu

xuất kho do phòng kế toán lập đến kho để nhận hàng Hàng hoá được coi là bán hàng khi người mua đã nhận và ký xác nhận hoá đơn kiêm phiếu xuất kho.

Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty sau khi thủ tục nhận hàng đã xong và phòng kế toán lập hoá đơn GTGt gồm 3 liên sau đó xé liên 2 và 3 giao cho phòng kinh doanh Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới người mua hàng đồng thời vận chuyển thẳng số hàng hoá đã có hoá đơn GTGT cho người mua (không qua kho) Hàng hoá được coi là bán hàng khi người mua nhận đủ hàng ký xác nhận trên chứng từ bán hàng của Công ty, việc thanh toán tiền mặt bằng tiền mặt.

1.2.2.2 Phương thức bán lẻ

- Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho Công ty thực hiện bán lẻ theo phương thức thu tiền tập trung tức là khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT Trường hợp nếu bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lập hoá đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ký của người mua, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào hoá đơn GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn (nếu khách hàng trả hết một lần) Trường hợp bán lẻ nhưng khách hàng yêu cầu mang hàng tới tận nhà thì kế toán hàng hoá cũng lập hoá đơn GTGT sau đó giao cho người mang hàng 2 liên: liên 2 (liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên xanh) có giá trị để thanh toán Sau khi đã giao hàng và thu tiền xong, người được phân công đi giao hàng có trách nhiệm nộp số tiền đó cho phòng kế toán kèm theo hoá đơn GTGT (liên 3 - liên xanh).

1.2.3 Quá trình tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty

- Công ty TNHH VIỆT BÌNH là loại hình doanh nghiệp kinh doanh thương mại và dịch vụ nên quá trình kinh doanh của Công ty cũng giống như các doanh nghiệp kinh doanh thương mại khác là mua hàng và bán hàng.

- Từ việc nghiên cứu, điều tra nhu cầu thị trường về phương tiện xe máy, tiến hành phân đoạn thị trường để Công ty lựa chọn đối tượng khách hàng mục tiêu của mình Sau đó, Công ty mua hàng của các hãng phân phối Khi xe tải vận chuyển các loại xe máy về kho thì kĩ thuật viên của Công ty sẽ ra kiểm tra các thông số về kích thước, màu sắc, kiểu dáng…nhằm đảm bảo chất lượng của xe Khi hoàn tất các thủ tục đó, thì thủ kho sẽ ra kiểm hàng và nhập kho bảo quản.

- Khi một dòng xe mới được nhập về để bán, Công ty tiến hành trưng bày tại cửa hàng và khi có khách đến cửa hàng thì Công ty sẽ phát những tờ quảng cáo để giới thiệu sản phẩm.

- Sau khi sản phẩm được bán ra, Công ty thu tiền và tiến hành chính sách chăm sóc khách hàng sau mua như bảo dưỡng xe…

Sơ đồ 1-2: Quá trình tổ chức kinh doanh của Công ty TNHH VIỆT BÌNH

Nghiên cứu nhu cầu thị trường

Mua thiết bị, sản phẩm, hàng

Kiểm tra và nhập kho thiết bị, sản phẩm, hàng hóa

Tổ chức quảng cáovà giới thiệu

sản phẩm mớiĐưa sản phẩm ra

thị trường tiêu thụChính sách

chăm sóc khách hàng sau mua

1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty TNHH VIỆT BÌNH

1.3.1 Đặc điểm tổ chức quản lý

- Là một công ty có quy mô nhỏ, nên để đảm bảo việc sử dụng đồng vốn có hiệu quả thì trước tiên đòi hỏi bộ máy quản lý của Công ty phải thực sự gọn nhẹ, không cồng kềnh chồng chéo, nhằm giảm bớt chi phí quản lý và tạo điều kiện cho ban giám đốc quản lý chỉ đạo công việc một cách tốt nhất.

- Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung từ trên xuống, phân chia thành các phòng ban theo chức năng chuyên môn và có sự ảnh hưởng qua lại lẫn nhau nhằm tạo dựng môi trường làm việc thân thiện, hoà đồng và hiệu quả làm việc cao Cơ cấu bộ máy quản lý bao gồm:

+ Ban giám đốc+ Phòng kinh doanh+ Phòng kế toán

+ Phòng kỹ thuật - bảo hành+ Kho vật tư

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

- Ban giám đốc gồm: Giám đốc và Phó giám đốc

Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty, có chức năng:

•Quyết định chủ trương chính sách, chiến lược kinh doanh, lựa chọn các hàng hoá, quyết định hoạt động mở rộng Công ty.

•Trực tiếp điều hành trưởng phòng và các tổ trưởng, tổ chức điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất, đáp ứng yêu cầu bảo toàn và phát triển Công ty.

•Xem xét bổ nhiệm trưởng phòng, các tổ trưởng, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên đảm bảo hoạt động Công ty một cách hiệu quả và phát triển về lâu dài.

•Xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị và điều hành hoạt động của Công ty, ký kết hợp đồng kinh tế, văn bản giao dịch của các cơ quan chức

•Thực hiện chế độ chính sách và pháp luật Nhà nước.

•Trong hoạt động của Công ty, ban hành biểu mẫu báo cáo của Công ty, các định mức, định biên về lao động kỹ thuật, chi phí, doanh thu

Phó giám đốc: Là người hỗ trợ cho giám đốc, hoạt động theo sự chỉ

đạo của giám đốc, triển khai thực hiện công việc được Giám đốc giao phó, trực tiếp điều hành và đôn đốc tổ kỹ thuật hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, tổ chức hoạt động của phòng kỹ thuật, cùng Giám đốc điều hành trực tiếp tổ trưởng, trưởng phòng.

Phòng kinh doanh:

- Chủ động xây dựng kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, triển khai các kế hoạch kinh doanh như: Tiếp thị, xúc tiến thương mại, bán hàng theo kế hoạch của Công ty…

- Có trách nhiệm tư vấn tham mưu về chiến lược, sách lược cho lãnh đạo Công ty giúp cho Giám đốc và Phó giám đốc lên kế hoạch cụ thể cho hoạt động kinh doanh về chủng loại, chất lượng, mẫu mã thông qua các hoạt động điều tra thị trường.

- Tham mưu cho ban Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, các chiến lược kinh doanh.

- Báo cáo về hoạt động chi tiêu tài chính và quyết toán thuế hàng năm theo yêu cầu của cơ quan quản lí nhà nước.

Phòng kỹ thuật - bảo hành:

- Phối hợp với phòng kế toán và phòng kinh doanh trong việc điều động nhân viên kỹ thuật đi giao nhận hàng.

- Có nhiệm vụ lắp ráp, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị, phụ tùng xe máy của công ty, của khách hàng…

- Tổ chức nghiên cứu công nghệ sản phẩm, bảo hành các sản phẩm hỏng do khách hồi về.

Kho vật tư:

- Có trách nhiệm bảo quản, cất trữ xe máy, phụ tùng, thiết bị.

- Quản lý hàng hoá nhập - xuất - tồn cả về số lượng, chất lượng, chủng loại…

Sơ đồ 1-3: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH VIỆT BÌNH

1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH VIỆT BÌNH

1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

1.4.1.1 Đặc điểm

- Công ty TNHH VIỆT BÌNH là một doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, nên để đáp ứng được yêu cầu quản ký kinh doanh và đảm bảo phản ánh đầy đủ một cách chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì công ty đã lựa chọn tổ chức công tác kế toán theo hình thức tập trung.

Phòng kinh doanh

Phòng kế toán

Phòng Kỹ thuật- Bảo

Giám đốc

Phó giám đốc

- Theo hình thức này, Công ty chỉ bố trí một phòng kế toán, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được thực hiện tại đây từ khâu thu nhận, xử lý đến tổng hợp thông tin trên báo cáo tài chính.

- Do yêu cầu và tính chất của Công ty là thương mại và dịch vụ nên một Kế toán có thể kiêm hai hoặc ba phần hành kế toán khác nhau Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty gồm 6 người, đứng đầu là Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán trưởng là người trực tiếp điều hành và quản lý công tác kế toán trên cơ sở phân công công việc cho các kế toán viên.

- Phòng kế toán bao gồm:+ Kế toán trưởng

+ Kế toán hàng hóa và tiêu thụ+ Kế toán công nợ

+ Kế toán vật tư, TSCĐ+ Kế toán tiền lương+ Kế toán kiêm thủ quỹ

- Tuy nhiên, cách thức tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cũng bộc lộ một số hạn chế, như việc kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ Có thể trước đây khi lĩnh vực và phạm vi kinh doanh của công ty vẫn còn nhỏ hẹp nên việc kế toán kiêm thủ quỹ có thể chấp nhận được nhưng hiện nay để phù hợp với tình hình phát triển của Công ty thì nên tách thủ quỹ và kế toán tiền mặt riêng để tránh việc xảy ra gian lận và sai sót.

1.4.1.2 Chức năng và nhiệm vụ

* Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp

- Quản lý điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiện triển khai công

tác tài chính kế toán của Công ty; chỉ đạo và quản lý về hoạt động sử dụng vốn, giao vốn cho các cửa hàng, hướng dẫn, kiểm tra, quản lý việc sử dụng vốn của các cửa hàng.

- Có trách nhiệm lập báo cáo tài chính và trực tiếp báo cáo các thông

tin kinh tế- tài chính với nhà nước, với giám đốc và với các cơ quan chức năng khi họ yêu cầu.

- Tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, kế hoạch chi phí kinh doanh.

Kế toán hàng hoá, tiêu thụ:

- Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá.

- Theo dõi vấn đề tiêu thụ hàng hoá sao cho tiền và hàng vận động khớp nhau, theo dõi và xác định doanh thu, giá vốn, thuế,chi phí bán hàng, kết quả kinh doanh của công ty.

Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi , tính toán mọi nghiệp vụ

kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ và cung cấp thông tin về tình hình tài chính của Công ty một cách nhanh chóng và chính xác.

Kế toán TSCĐ, vật tư: Theo dõi tình hình biến động tăng giảm của

vật tư, tình hình trích khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp Tính toán phân bổ các khoản chi phí hợp lý liên quan làm cơ sở cho việc tính giá thành.

Kế toán tiền lương: Theo dõi đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế

phát sinh liên quan, chấm công cho các nhân viên trong toàn công ty.

Kế toán kiêm thủ quỹ:Bảo quản và giữ tiền mặt, kiểm tra chứng từ hợp lệ trước khi thực hiện các khoản thu chi bằng tiền mặt Ngoài ra, còn phải vào sổ quỹ hàng tháng, làm thống kê mua bán, cuối ngày đối chiếu với số liệu kế toán thanh toán tiền mặt.

Sơ đồ 1-4 : Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH VIỆT BÌNH

1.4.2 Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

- Chứng từ kế toán được áp dụng trong Công ty theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 và theo các văn bản pháp luật khác có liên quan.

- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, và trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng và đánh giá theo nguyên tắc nguyên giá.

- Hệ thống chứng từ được sử dụng tại Công ty TNHH VIỆT BÌNH bao gồm:

+ Phiếu thu, phiếu chi+ Giấy tạm ứng

+ Giấy báo nợ, giấy báo có

+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho+ Thẻ kho

+ Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, thưởng+ Hoá đơn giá trị gia tăng

Kế toán trưởng

Kế toán h.hoá,tiêu

Kế toán công nợ

Kế toán TSCĐ, vật

Kế toán tiền lương

Kế toán kiêm thủ

quỹ

+ Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào, bán ra+ Tờ kê khai thuế GTGT

+ Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi+ Sổ tài sản cố định

+ Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định

1.4.3 Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

- Hiện nay, Công ty đang vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính ban hành.

- Do lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là lưu thông hàng hoá hay nói cách khác là mua hàng về rồi bán ra Vì vậy doanh nghiệp không sử dụng các tài khoản :TK 621, TK 622, TK 627, TK154…

- Danh mục hệ thống tài khoản kế toán công ty đang sử dụng: * Loại 1, gồm:

• TK 111: chi tiết 1111, 1112

• TK 112 (chi tiết cho ngân hàng VIBank, ngân hàng cổ phần quốc tế Việt Nam – CN Vĩnh Phúc, ngân hàng Công Thương - Đền Hùng- Phú Thọ, ngân hàng BIDV tỉnh Phú Thọ)

• TK 311, 334, 341, 342

• TK 331 (theo dõi chi tiết cho từng khách hàng)

• TK 333: chi tiết 33311,3334

• TK 338: chi tiết 3381, 3382, 3383, 3384, 3388* Loại 4, gồm: TK 4111, 421, 431

Một số tài khoản ngoài bảng:

+ Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/ 01 đến 31/ 12

+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là VNĐ+ Phương pháp quy đổi đồng tiền khác theo tỷ giá hạch toán

- Hình thức sổ kế toán hiện nay Công ty đang vận dụng là hình thức

“nhật ký chung” và sử dụng 2 loại sổ tổng hợp và sổ chi tiết phù hợp với tổ chức kế toán trong điều kiện đưa tin học vào phục vụ công tác kế toán.

1.4.4.2 Danh mục sổ kế toán Công ty đang vận dụng

* Sổ kế toán tổng hợp, gồm:

+ Sổ nhật ký chung

+ Sổ cái: tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, vật tư hàng hoá, doanh thu, giá vốn, chi phí, xác định KQKD…

*Sổ chi tiết, bao gồm:

+ Sổ chi tiết tiền mặt

+ Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa+ Sổ tài sản cố định

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian Các đối tượng kế toán cần quản lý hạch toán chi tiết được theo dõi trên các sổ chi tiết như Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua và người bán Căn cứ vào sổ nhật ký chung, hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được phản ánh vào sổ cái tài khoản liên quan Cuối tháng, từ các sổ chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết, số liệu ở bảng này được đối chiếu với số liệu ở sổ cái các tài khoản liên quan đồng thời kế toán lập bảng cân đối số phát sinh và lập bảng báo cáo tài chính.

thuế, hàng hoá nhập khẩu, GTGT

của hàng hoá nhập khẩu

Nhật ký chung, Nhật ký đặc biệt

Sổ CáiNhật ký chungNhập dữ liệu trên phần mềm kế toán

Bảng kê công nợ, tài khoản

tổng hợp,chi tiết, sổ cái tài

khoản Chứng từ gốc

đã xử lý

B¸o c¸o kế toán

1.4.5 Đặc điểm vận dụng hệ thống báo cáo kế toán

1.4.5.1 Báo cáo kế toán do nhà nước quy định

- Công ty vận dụng hệ thống báo cáo kế toán theo chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính:

 Mẫu số B01 - DN: Bảng cân đối kế toán

 Mẫu số B02 - DN: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Mẫu số B03 - DN: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

 Mẫu số B09 - DN: Thuyết minh báo cáo tài chính.

Các báo cáo này được lập thông qua việc tổng kết tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh hàng quý để phản ánh tình hình công nợ, tài sản, vốn chủ sở hữu, kết quả lãi lỗ của công ty qua một niên độ kế toán Đến cuối năm, kế toán trưởng chịu trách nhiệm hoàn thiện các báo cáo này để gửi tới ban lãnh đạo công ty, các ngân hàng có liên quan, cục thuế tỉnh Phú Thọ, cục tài chính doanh nghiệp - Bộ tài chính.

1.4.5.2 Báo cáo nội bộ doanh nghiệp

* Nội dung, báo cáo kế toán quản trị và tác dụng của kế toán quản trị

trong quản lý:

- Theo dõi chi tiết các khoản mục về tài sản (tiền quỹ, tiền gửi, tạm ứng, công nợ ) và nguồn vốn (chi tiết vay ngắn hạn, dài hạn, nợ phải trả ) theo nhiều cấp và đến từng đối tượng và có thể theo dõi theo nhiều loại tiền tệ mà người sử dụng đăng ký, thống kê các khoản vay theo hạn trả (đến hạn, quá hạn )

- Theo dõi chi tiết (dư nợ và lượng hàng hoá) của khách hàng, thống kê nợ phải thu theo thời gian (đến hạn, quá hạn ) Nợ phải thu có thể theo dõi cho từng đối tượng theo nhiều loại ngoại tệ khác nhau.

- Theo dõi chi tiết tài sản cố định với nhiều thông tin (nước sản xuất, năm sản xuất, tình trạng sử dụng, bộ phận quản lý trực tiếp ) Tài sản được theo dõi chi tiết về nguyên giá và quá trình khấu hao.

- Các phần theo dõi chi tiết về vật tư, hàng hoá, tài sản, tiền lương là tuỳ chọn: có thể theo dõi chi tiết hoặc chỉ theo dõi số dư trên tài khoản.

* Hệ thống báo cáo kế toán quản trị chủ yếu của Công ty bao gồm :- Báo cáo tiêu hao nguyên vật liệu

- Báo cáo tình hình tiêu thụ- Báo cáo cân đối công nợ- Báo cáo chi phí sản xuất

- Báo cáo so sánh chi phí sản lượng

* Hàng hoá mang hình thái vật chất, gồm:

+ Các loại xe máy của các hãng như: SYM, Suzuki, Honda…+ Các loại phụ tùng và bộ phận phụ trợ của ôtô, xe máy, mũ bảo hiểm, dầu nhớt các loại…

* Hàng hoá mang hình thái phi vật chất, đó là:+ Các dịch vụ tư vấn, chăm sóc khách hàng

+ Các dịch vụ bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa xe máy+ Dịch vụ bán bảo hiểm xe máy…

2.2 Các phương thức bán hàng trong Công ty

2.2.1 Phương thức bán buôn:

- Thông qua việc ký kết các hợp đồng kinh tế và các đơn đặt hàng công ty lập kế hoạch bán hàng hoá tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh của đơn vị mình.

Phương thức bán buôn chủ yếu mà Công ty TNHH VIỆT BÌNH đang áp dụng bao gồm:

+ Bán buôn trực tiếp qua kho của công ty

+ Bán buôn không qua kho (vận chuyển thẳng) có tham gia thanh toán

* Bán buôn trực tiếp qua kho của công ty

Kho của công ty đặt tại thành phố Việt Trì – Phú Thọ Đây là kho để dự trữ toàn bộ nguồn hàng của công ty Khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán bán hàng của công ty viết hoá đơn GTGT gồm 3 liên và xuất hàng tại kho, thủ kho lập phiếu xuất kho, sau đó nhân viên kỹ thuật kiểm tra các chi tiết của xe máy xuất bán đảm bảo yêu cầu rồi cho công nhân xếp hàng lên xe tải, và ngày giao hàng theo như đơn đặt hàng đã ký Khi giao xong, cuối ngày thủ kho nộp bản kê xuất hàng hàng ngày lên cho phòng kế toán.

* Bán buôn không qua kho của công ty.

- Để tiết kiệm chi phí bốc dỡ và thuê kho, công ty điều chuyển thẳng hàng hoá đi đến các đại lý xe máy của tỉnh lận cận, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký của các đại lý và đơn đặt hàng, kế toán bán hàng của công ty lập hoá đơn GTGT gồm 3 liên và giao hàng trực tiếp không qua kho.

2.2.2 Phương thức bán lẻ:

- Công ty TNHH VIỆT BÌNH có 3 cửa hàng bán lẻ nằm trên đại lộ Hùng Vương thành phố Việt Trì Trong đó, có 2 cửa hàng nằm ngay trung tâm thành phố kinh doanh rất tốt, cùng với việc hạch toán là thanh toán tiền ngay nên doanh số của các cửa hàng này chiếm phần lớn trong doanh số bán hàng của toàn công ty Vì vậy nó góp phần cho công ty không bị ứ đọng vốn, thu được lượng tiền mặt rất lớn.

- Tại các cửa hàng bán lẻ khi nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán nghiệp vụ tại cửa hàng lập hoá đơn GTGT Hàng ngày căn cứ vào đó, kế toán cửa hàng lập báo cáo bán hàng kèm theo số tiền bán hàng được trong ngày nộp về công ty Như vậy kế toán công ty sử dụng chứng từ ban đầu gồm các báo cáo bán lẻ hàng hoá, phiếu thu tiền mặt và hoá đơn GTGT để hạch toán.

2.3 Chứng từ, tài khoản sử dụng

- Do đặc điểm kinh doanh của Công ty là loại hình doanh nghiệp kinh doanh thương mại nên chức năng chủ yếu là lưu thông hàng hoá hay nói cách khác là mua hàng về để bán ra Vì vậy doanh nghiệp không sử dụng các tài khoản: TK 621, TK 622, TK 627, TK154 mà trong phần hành hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng Công ty TNHH VIỆT BÌNH sử dụng các tài khoản sau:

-TK 641: Chi phí bán hàng

-TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp -TK 156: Hàng hoá

-TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: TK111, TK112,TK334, TK 338, TK 1331, TK 3331.

* Chứng từ, sổ sách sử dụng hạch toán:

- Chứng từ là bằng chứng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế thực sự phát sinh, với các nghiệp vụ kinh tế khác nhau sẽ được lập các chứng từ khác nhau Mọi số liệu ghi chép vào sổ kế toán phải có chứng từ hợp lệ, hợp pháp.

- Hiện nay Công ty TNHH VIỆT BÌNH đang sử dụng những loại chứng từ, sổ sách sau để thuận tiện cho việc theo dõi cũng như quản lý việc tiêu thụ hàng hoá:

- Hoá đơn GTGT- Phiếu xuất kho- Phiếu thu, phiếu chi

- Sổ chi tiết TK131, 511, 632, 641,642, 911

- Sổ cái TK511, 632, 641,642, 911

- Sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn kho hàng hoá

2.4 Các phương thức hạch toán: các phần hành kế toán liên quan đến bán hàng và xác định kết quả

* Hạch toán tổng hợp* Hạch toán chi tiết

2.4.1 Hạch toán doanh thu bán hàng của Công ty

- Khi có hợp đồng mua bán phòng kinh doanh lập hoá đơn bán hàng trong đó ghi rõ số lượng, đơn giá, thành tiền và tổng hợp giá thanh toán trong đó có con dấu của Công ty và chữ ký của trưởng phòng kinh doanh Phòng kinh doanh lập chứng từ thống kê chi tiết theo khách hàng và chuyển chứng từ cho phòng tài chính kế toán Kế toán tiêu thụ trực tiếp kiểm tra các nội dung trên hoá đơn.

- Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn kế toán bán hàng ký tên và người mua ký tên nhận hàng và nộp tiền( trường hợp bán hàng trả chậm kế toán phản ánh tổng giá thanh toán ghi nhận nợ vào TK 131)

Trích hoá đơn thuế GTGT ngày 15/ 01/2008 bán hàng cho Anh Lê Thanh Sơn, 1 chiếc xe máy Future, giá bán chưa thuế:

22 000 000đồng, thuế GTGT 10%, tổng giá thanh toán là: 24 200 000 đồng

- Căn cứ vào hoá đơn GTGT (khách hàng thanh toán ngay), kế toán ghi sổ Nhật ký chung như sau:

Phản ánh doanh thu bán hàng

Nợ TK 1111 24 200 000

Có TK 5111 22 000 000

Có TK 33311 2 200 000

BIỂU SỐ 2-1: Mẫu số 02 – VT

(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)

PHIẾU XUẤT KHO Ngày 15 tháng 01 năm 2008 Nợ:632

Họ tên người nhận hàng: Lê Thanh Sơn Địa chỉ:…….Lâm Thao – Phú Thọ Lý do xuất kho: Xuất bán hàng Xuất tại kho : Kho Hoà Phong (Gia Cẩm)

Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật tư (sản phẩm, hàng

Mã số

Đơn vị tính

Số lượngYêu cầu

Thực xuất

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH VIỆT BÌNH

Địa chỉ: 1807 - Đại Lộ Hùng Vương- Việt Trì - Phú Thọ

Số tài khoản: Điện thoại: MS:

Họ tên người mua hàng: Lê Thanh Sơn Tên đơn vị:……… Địa chỉ:…Lâm Thao – Phú Thọ……… Sốtài khoản: Hình thức thanh toán:….tiền mặt……MS:………

STTTên hàng hóa dịch vụ

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2 200 000

Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi bốn triệu hai trăm nghìn đồng chẵn./

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

2 6 0 0 3 6 3 6 6 5

-Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán vào sổ nhật ký chung và sổ chi tiết bán hàng.

BIỂU SỐ 2-3:

Đơn vị: Công ty TNHH VIỆT BÌNH Mẫu sổ S03a-DN

Địa chỉ: 1807 đại lộ Hùng Vương-PT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC

ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)

SỔ NHẬT KÝ CHUNGTháng 1/2008

Đơn vị tính: đồng

-Sổ này có ….trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…-Ngày mở sổ…

Ngày 31 tháng 01 năm 2008NT

ghi sổ

Chứng từ

Đã ghi sổ

STT dòng

Số hiệu TK đối ứng

Số phát sinh

Số tr.trc ch/sang 1/1PN26301/1 Nhập kho xe máy

- Hàng hoá

-Thuế GTGT được khấu trừ

- Phải trả NB

313 581 80031 358 200

344 940 000

15/1 HĐ65215/1 Xuất bán xe cho anh Lê Thanh Sơn* Doanh thu:- Tiền mặt- Doanh thu BH-Thuế GTGT đầu ra phải nộp

* Giá Vốn:

- Giá vốn hàng bán

- Hàng hoá

24 200 000

19 800 000

22 000 0002 200 000

19 800 000

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)

Biểu số 2-4:

Đơn vị: Công ty TNHH VIỆT BÌNH Mẫu sổ S35-DN

Địa chỉ: 1807 đại lộ Hùng Vương-PT (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ – BTC

ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNGTên hàng hóa: xe Future Neo

Tháng 1/2008 NT

ghi sổ

Chứng từ

SH NT Diễn giải

TK đối ứng

Doanh thu (1000đ) khoản tính trừSL Đơn giá Thành tiền Thuế Khác

1/1 PX204 1/1

Xuất bán xe cho công ty

Cộng số P/S:- DT thuần- Giá vốn HB- Lãi gộp

1 881 000209 000

Ngày 31 tháng 01năm 2008Người ghi sổ Kế toán trưởng