Quy-trình-bán-hàng-thu-tiền-tại-quán-CF-Nhóm-3-1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN BÀI TẬP NHĨM QUY TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI QUÁN CỘNG CÀ PHÊ Nhóm :Lê Thảo Ngọc Trần Lê Cẩm Tú Diêm Thị Quỳnh Vân Phạm Thị Thu Hương Nguyễn Thị Sao Lớp : QH-2019 E Kế Tốn CLC4 Mơn học : Hệ thống thơng tin kế tốn Giảng viên hướng dẫn : TS Nguyễn Thị Hồng Thúy Hà Nội – 3/2022 MỤC LỤC Quy trình bán hàng thu tiền thủ công quán Cộng cà phê 1.1 Quy trình bán hàng thu tiền thủ cơng qn Cộng cà phê Khách hàng Thu ngân Đặt hàng Oder đồ tiếp Nhận đồ uống Thanh toán Nộp tiền ký phiếu thu NV phục vụ Lập phiếu order NV pha chế Làm đồ cho khách Lưu trữ Chuyển đồ uống cho khách Kiểm tra bàn, đồ uống Lập phiếu order Chuyển cho khách Nhận tiền, kiểm tra tiền Chuyển cho thu ngân Lưu trữ 1.2 Mô tả lưu đồ - Khi khách hàng oder đồ uống, nhân viên phục vụ ghi yêu cầu vào phiếu ghi yêu cầu đánh số trước gồm liên: liên trắng liên vàng Nhân viên phục vụ chuyển phiếu yêu cầu vào quầy thu ngân để thu ngân quản lý, phiếu chuyển cho nhân viên pha chế để nhân viên pha chế làm đồ uống cho khách - Sau nhân viên pha chế làm đồ uống cho khách xong chuyển cho nhân viên phục vụ để nhân viên phục vụ chuyển đồ uống cho khách - Sau khách dùng nước gọi Nếu khách muốn gọi nước lần lặp lại quy trình - Sau khách muốn tốn gọi phục vụ Nhân viên phục vụ kiểm tra lại bàn, đồ uống mà khách gọi yêu cầu nhân viên thu ngân lập hoá đơn chuyển cho khách để khách kiểm tra tốn tiền, kí phiếu thu Sau khách hàng đưa tiền cho nhân viên phục vụ nhân viên phục vụ chuyển tiền cho phận thu ngân Bộ phận thu ngân tiến hành lưu trữ để cuối ngày kiểm tra, giám sát Hạn chế cố hữu, rủi ro KSNB quy trình bán hàng thu tiền quán Cộng cà phê biện pháp 2.1 Hạn chế cố hữu KSNB giải pháp 2.1.1 Hạn chế cố hữu KSNB • Nguồn nhân lực cịn hạn chế • Các nhân viên thơng đồng với mắc sai lầm • Quản lý lợi dụng đặc quyền để chèn ép nhân viên • Vì tất q trình thủ cơng dẫn đến gây sai sót q trình ghi lại phiếu order khách • 2.1.2 Nhân viên lạm dụng khuyến quán cho bạn bè người nhà Giải pháp • Tuyển nhân viên có thái độ tốt Một nhân viên có kinh nghiệm, nghiệp vụ cơng việc đào tạo được, nhân viên có thái độ khơng tốt dẫn đến nhiều hệ luỵ cho quán • Thực nhiều đợt training kỹ pha chế để nâng cao tay nghề cho nhân viên • Trang bị sử dụng phần mềm tính tiền cafe, hạn chế việc tính tiền thủ cơng giúp giảm bớt nhầm lẫn tính tốn hố đơn cho khách • Phân quyền quản lý nhân viên Việc phân quyền đảm bảo nhân viên đảm nhiệm chức định Ví dụ nhân viên phục vụ khơng có chức huỷ hoá đơn khách hàng, nhân viên thu ngân khơng thể trả Cho dù nhân viên có liên kết với tồn hố đơn huỷ, trả thống kê giúp chủ quán dễ dàng kiểm tra 2.2 Rủi ro quy trình bán hàng quán Cộng cà phê giải pháp khắc phục 2.2.1 Rủi ro quy trình bán hàng • Bán sai loại nước mà khách yêu cầu • Bán không với số lượng nước mà khách chọn (thừa thiếu) • Pha chế lâu để khách hàng phải đợi (như đông khách nhân viên phục vụ chưa nhiệt tình) • Nhân viên bán lệch giá niêm yết, tính tốn sai giá tốn cho khách hàng • Khi có chương trình khuyến nhầm hố đơn lượng đặt hàng nhiều 2.2.2 Giải pháp Đa số quán cafe thất bại sử dụng cách quản lý truyền thống mà không dùng phần mềm quản lý Đây sai lầm lớn quản lý sổ sách có nhiều hạn chế như: + Thất doanh thu mà khơng biết ngun nhân + Không thể quản lý vắng mặt, với cách quản lý sổ sách chủ quán cafe, nhà hàng phải ln có mặt qn để theo dõi, nắm bắt tình hình kinh doanh + Việc order giấy viết tay thường sai sót ghi nhiều thời gian di chuyển quầy thu ngân, bếp, + Khơng kiểm sốt lượng nhập xuất kho thường xuyên xảy thất thoát nguyên vật liệu Để quán cà phê hoạt động trơn tru logic cần quy trình nghiệp vụ quản trị điều cần thiết để khơng dẫn đến tình trạng lộn xộn, thiếu chuyên nghiệp dẫn đến rủi ro bán hàng Việc sử dụng phần mềm quản lý dành cho quán cafe giúp khắc phục tất hạn chế quản lý sổ sách với nhiều tính bật như: Quản lý nhân viên, khách hàng; Quản lý tồn kho, nguyên vật liệu; Hỗ trợ order, tính tiền, in hóa đơn; Đồng liệu thiết bị; Báo cáo thu-chi xác; Quản lý từ xa Gợi ý quy trình phục vụ bán hàng cho quán Cộng cà phê: + Gọi đồ uống, ăn Nhân viên phục vụ tiến hành nhận yêu cầu gọi đồ uống/món ăn từ khách hàng, cần lưu ý phiếu gọi đồ cần đầy đủ thông tin nhân viên lập phiếu, tên đồ uống, đồ ăn, số bàn, số lượng… để tiện cho q trình kiểm tra, rà sốt + Nhân viên thu ngân nhập thông tin lên phần mềm in phiếu Nhân viên phục vụ mang phiếu gọi đồ đến quầy thu ngân, nhân viên thu ngân nhập thông tin lên phần mềm đồng thời in phiếu chế biến Sau phận nhân viên pha chế + Pha chế đồ uống Nhân viên pha chế thực pha chế đồ uống theo yêu cầu phiếu in Sau xếp để nhân viên phục vụ đưa cho khách hàng theo số bàn in phiếu + Giao đồ uống cho khách Nhân viên phục vụ kiểm tra đồ uống trước giao cho khách dụng cụ, vật dụng kèm theo, sau đưa cho khách hàng + In phiếu toán thu tiền Sau nhận yêu cầu toán từ khách hàng quầy thu ngân, nhân viên thu ngân in phiếu tính tiền theo số bàn hệ thống phần mềm, kiểm tra bill xác chưa đưa cho khách hàng toán + Lưu ý cách xử lý số trường hợp đặc biệt: • Khách hàng đổi/trả đồ uống • Khách hàng gọi thêm đồ uống • Khách hàng chuyển bàn/chuyển khu vực • Khách hàng gộp nhiều bàn lại làm • Khách hàng tách bàn thành nhiều bàn 2.3 Rủi ro quy trình thu tiền quán Cộng cà phê giải pháp khắc phục 2.3.1 Rủi ro quy trình thu tiền • Khơng thu tiền khách hàng cố tình khơng trả khách hàng khơng có khả tốn (1) • Nhân viên tính sai chiết khấu thu tiền nhầm khách hàng (2) • Nhân viên phục vụ thơng đồng với khách để ghi giá trị mặt hàng thấp (3) • Khơng ghi ghi chậm số tiền khách hàng tốn (4) • Ghi sai khách hàng tốn (5) • Nhân viên phục vụ đưa thiếu tiền thu ngân không kiểm tra kỹ dẫn đến thiếu hụt doanh thu (6) • 2.3.2 Khơng nộp tiền thu cho đơn vị (7) Giải pháp Đối với rủi ro (1): Nhân viên ghi nợ khách hàng, cần ghi rõ thông tin cá nhân tên tuổi, địa chỉ, số điện thoại, nơi cơng tác (nếu có); tiến hành thu lại giấy tờ tùy thân khách hàng cước công dân, chứng minh thư, giấy tờ xe, … làm vật đảm bảo để khách hàng trở lại tốn tiền Đối với rủi ro (2): Trang bị sử dụng phần mềm tính tiền cafe, hạn chế việc tính tiền thủ công giúp giảm bớt nhầm lẫn tính tốn hố đơn cho khách Đối với rủi ro (3)(4): Tuyển nhân viên có thái độ, đạo đức tinh thần làm việc tốt Một nhân viên có kinh nghiệm, nghiệp vụ cơng việc đào tạo được, nhân viên có thái độ đạo đức không tốt dẫn đến nhiều hệ luỵ cho quán Nên sa thải nhân viên có đức tính xấu để hạn chế thấp rủi ro xuất phát từ chủ ý nhân viên Đối với rủi ro (5): Nhân viên nên hỏi kiểm tra kỹ thông tin khách hàng đơn hàng trước sau lên hóa đơn; cần có 01 người check lại lần để đảm bảo tính xác thông tin Đối với rủi ro (6)(7): Sử dụng hệ thống Camera giám sát 24/24 để tránh hành vi cố tình gian lận nhân viên; bên cạnh đó, quản lý nên tiến hành rà sốt lại hóa đơn doanh số buổi, ngày để hạn chế rủi ro xuống mức thấp