BÀI GIẢNG MÔN HỌC: TIN HỌC VĂN PHÒNG NGÀNH: TIN HỌC ỨNG DỤNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƢỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH  BÀI GIẢNG MƠN HỌC: TIN HỌC VĂN PHỊNG NGÀNH: TIN HỌC ỨNG DỤNG TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP GIÁO VIÊN: VŨ THỊ PHƢƠNG DUNG KHOA : CNTT-MTT Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2021 MỤC LỤC BÀI 1: MICROSOFT WORD 1.1 Định dạng văn nâng cao 1.2 In văn 21 BÀI 2: MICROSOFT EXCEL 25 2.1 Một số hàm 25 2.2 Một số hàm sở liệu 30 2.3 Sort, Filter 35 2.4 Biểu đồ (Charts) 37 2.5 Xuất tập tin excel 39 BÀI 3: MICROSOFT POWERPOINT 47 3.1 Giới thiệu Microsoft Power Point 47 3.2 Hiệu ứng trình chiếu 51 3.3 Slide Master 55 3.4 Trình chiếu in 56 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 PHỤ LỤC 1: GOOGLE OFFICE 62 Google Docs 62 Google Sheets 62 Google Slides 63 PHỤ LỤC 2: AN TỒN THƠNG TIN VÀ BẢO VỆ MƠI TRƢỜNG 66 An tồn thơng tin 66 Bảo vệ môi trường 66 Bài 1: Microsoft Word BÀI 1: MICROSOFT WORD Giới thiệu: Microsoft Word phần mềm dùng để soạn thảo văn hỗ trợ nhiều chức Học phần này, chức nâng cao Word giới thiệu Section Break, Cover Page, Page Border, Styles, Table of Contents, Header & Footer Print Mục tiêu: - Hiểu khái niệm Section Break, Cover Page, Page Border, Styles, Table of Contents, Header & Footer Print - Sử dụng Section Break, Cover Page, Page Border, Styles, Table of Contents, Header & Footer để định dạng văn - Thiết lập thông số trước in văn thực lệnh in theo yêu cầu tập 1.1 Định dạng văn nâng cao 1.1.1 Section Break a Khái niệm Section Break nghĩa ngắt vùng nội dung Section Break chia văn thành nhiều vùng nội dung khác Mỗi vùng nội dung định dạng riêng, không ảnh hưởng vùng với Vì vậy, bố cục tài liệu chỉnh sửa dễ dàng Ví dụ, việc chia cột ảnh hưởng đến nội dung vùng văn lân cận Dùng Section Break để phân chia vùng, hai vùng chia khơng cịn ảnh hưởng b Vị trí Section Break đặt vị trí menu Layo ut, nhóm lệnh Page Setup lệnh Break • Next Page: tách vùng để chuyển sang trang • Continuous: chia vùng trang • Even Page: Tạo vùng bắt đầu trang chẵn • Odd Page: Tạo vùng bắt đầu trang lẻ c Thao tác sử dụng Hình 1.1: Các loại Section Breaks Bài 1: Microsoft Word Giáo trình giới thiệu ba thao tác sử dụng: thao tác tạo Section Break, kiểm tra Section Break có tồn xóa Section Break Tạo Section Break Bước 1: Lựa chọn loại Section Break theo yêu cầu việc biên soạn văn bản, Bước 2: Nhấn chọn lệnh Layout  Breaks  Section Break  Chọn loại (Next Page/ Continuous/ Even Page/Odd Page) Kiểm tra Section Break Có hai cách để kiểm tra Section Break, Cách thứ nhất, View  Draft  Đặt nháy chuột vào Section Break Cách thứ hai, Home  nhóm lệnh Paragraph  nhấn nút Show/Hide Hình 1.2: Kiểm tra có Section Break Xóa Section Break Dựa vào cách kiểm tra Section Break để thực việc xóa section tạo View  Draft  Đặt nháy chuột vào Section Break  Nhấn phím Delete d Ví dụ Tạo tài liệu giống hình sau: Bài 1: Microsoft Word Yêu cầu: Tạo tài liệu sử dụng hàm rand để tạo nội dung, đánh số trang cho tài liệu chỉnh trang trang nằm ngang trang cịn lại đứng Hình 1.3: Kết chuyển hướng trang Hướng dẫn thực hiện: Bước 1: Trong tài liệu word, nhập lệnh =rand(5,20) =rand(10,7) Kết tạo tài liệu có trang Hình 1.4: Thanh trạng thái Bước 2: Vào Insert  Header & Footer  Page Number Hình 1.5: Chèn chân trang Bước 3: Đặt trỏ chuột vào vị trí đầu trang Bài 1: Microsoft Word Bước 4: Vào lệnh Layout  Page Setup  Break  Next Page để ngắt vùng section Hình 1.6: Chèn Section Break Bước 5: Đặt trỏ chuột vào vị trí trang Bước 6: Vào lệnh Layout  Page Setup  Break  Next Page để ngắt vùng section Bước 7: Kiểm tra việc ngắt có section có thành cơng khơng vào lệnh View  Views  Draft Bước 8: Chuyển hướng ngang cho trang 2, 3: - Đặt trỏ chuột vào vị trí đầu trang 2, - Vào lệnh Layout  Page Setup  Orientation  Landscape Kết nhìn thấy xuất trang nằm ngang Nhưng điều hợp lý chuyển hướng ngang, chiều dài trang ngắn nên bị đẩy sang trang vị trí ngắt sang trang e Câu hỏi củng cố học Section Break gì? Hãy liệt kê loại Section Break? Nêu cách kiểm tra Section Break tạo chưa? Trình bày cách xóa Section Break? Bài 1: Microsoft Word 1.1.2 Cover Page a Khái niệm Cover Page trang bìa tài liệu Cover Page Microsoft Word hỗ trợ số mẫu có sẵn tự tạo mẫu sáng tạo b Vị trí Cover Page đặt menu Insert nhóm lệnh Pages Hình 1.7: Cover Page c Thao tác sử dụng Tạo cover page Nhấn lệnh Insert  Pages  Cover Page  Chọn mẫu phù hợp Xóa cover page Nhấn lệnh Insert  Pages  Cover Page  Remove Current Cover Page Hình 1.8: Xóa Cover Page Bài 1: Microsoft Word d Ví dụ Tạo tài liệu hình u cầu: Tạo cover page có tên Integral cho tài liệu Hình 1.9: Kết chèn Cover Page Hướng dẫn thực hiện: Chọn lệnh: Insert  Pages  Cover Page  Chọn mẫu Integral e Câu hỏi củng cố học Cover Page gì? Mơ tả cách tạo cover page? Mơ tả cách xóa cover page? Bài 1: Microsoft Word 1.1.3 Page Border a Khái niệm Page Border đường viền cho vùng nội dung trang giấy Hình 1.10: Đường viền trang b Vị trí Page Border đặt vị trí menu Design, nhóm lệnh Page Background lệnh Page Borders (Hình 9) Hình 1.11: Vị trí lệnh Page Border c Thao tác sử dụng Chèn Page Border Nhấn chọn lệnh Design  Page Borders  Chọn lựa thơng số thích hợp Bài 1: Microsoft Word Hình 1.12: Hộp thoại Borders and Shading Setting chọn kiểu khung cho đường viền None: khơng có đường viền Box: Có đường viền Shadow: Đường viền có bóng 3-D: Đường viền dạng 3D Custom: Cải tiến đường viền Style: Kiểu đường viền Color: Màu đường viền Width: Độ dày đường viền Art: Các loại hoa văn cho đường viền Preview: Xem trước cho việc chọn thông số Apply to: Các loại áp dụng đường viền cho tài liệu Whole document: Áp dụng đường viền cho tất trang tài liệu This section: Áp dụng đường viền cho vùng chọn This section – First page only: Chỉ áp dụng cho trang This section – All except first page: Cho tất trang ngoại trừ trang Option: Thông số cho lề 10 Bài 3: Microsoft Power Point Ví dụ: Tạo slide, chọn vào vùng màu hiển thị ngơi màu Hình 3.19: Ví dụ tạo Trigger Hướng dẫn thực hiện:  Chọn hình ngơi màu xanh dương  chèn hiệu ứng xuất  Trigger  On Click of  chọn hình vng màu xanh dương  Chọn hình ngơi màu đỏ  chèn hiệu ứng xuất  Trigger  On Click of  chọn hình vng màu đỏ  Chọn hình ngơi màu xanh  chèn hiệu ứng xuất  Trigger  On Click of  chọn hình vng màu xanh 3.3 Slide Master 3.1 Giới thiệu Slide Master Khái niệm: Slide Master dùng để chỉnh sửa tồn trình chiếu cách quán bao gồm: màu chữ, font, nền, hiệu ứng, header, footer, … Mở Slide Master: Hình 3.20: Mở Slide Master 3.2 Hiệu chỉnh Slide Master Hình 3.21: Hiệu chỉnh Slide Master 55 Bài 3: Microsoft Power Point Có nhóm lệnh để hiệu chỉnh: Edit Master: chèn thêm Slide Master Layout Master Layout: chỉnh sửa layout gồm có: Title, Footers, Placeholder Themes: Thay đổi Design Nhóm lệnh Background: thay đổi Colors, Fonts, Effects, Background Styles Ví dụ: thay đổi font chữ cho title trình chiếu Bước 1: Chọn vùng Title Bước 2: Chọn Background  Fonts  Chọn font phù hợp Bước 3: Nhấn nút Save 3.4 Trình chiếu in 3.4.1 Trình chiếu thuyết trình Hình 3.22: Slide Show Start Slide Show: From Beginning: bắt đầu trình chiếu từ trang From Current Slide: bắt đầu trình slide chọn Custom Slide Show: trình theo theo kế hoạch slides chọn Set Up: thiết lập thơng số trình chiếu Monitors: Cách hiển thị trình chiếu máy tính hình chiếu Trong trình chiếu cịn hỗ trợ thao tác dùng bút màu để ghi trình chiếu Hình 3.23: Kết thúc trình chiếu Kết thúc trình chiếu: Chuột phải slide trình chiếu  End Show (Hình 74) 56 Bài 3: Microsoft Power Point 3.4.2 In thuyết trình Vào lệnh File  Print Hình 3.24: Print Giải thích thơng số, Print: bắt đầu in Nhấn sau cùng, sau cài đặt thông số Copies: số lượng muốn in Printer: Chọn máy in Settings: Slides: slide muốn in Full Page Slides: Số lượng slides trang Collated: cách in nhiều 57 Bài 3: Microsoft Power Point BÀI TẬP Bài tập 1: Tạo slides sau: Slide Slide Slide Slide Slide Slide 58 Bài 3: Microsoft Power Point Yêu cầu Slide 1: Tiêu đề Tự Bạch Slide 2: Nội dung    Slide Slide  Thông tin: họ tên, năm sinh, địa chỉ, điện thoại (Table)  Sở thích/Sở ghét (Layout: Comparision)  Chuyên môn: Sở trường/ Sở đoản (Layout: Two Content)  Thể thao: (Smart Art)  Định hướng nghề nghiệp (Layout: Picture with Caption, hình ảnh) Slide 3,4,5,6,7 nội dung Slide Slide 8: Cám ơn (Layout: Blank, Word Art) Bài tập 2: Trong MS PowerPoint, tạo file có tên ho_ten.pptx có nội dung sau: Yêu cầu: 1)Tạo slide giống mẫu, nhập chữ, chèn hình 2)Tạo liên kết nhấn vào “Xem kết file Word” mở file word vừa làm phần Khi nhấn vào liên kết “Xem kết Excel” mở file excel vừa làm phần 3)Tạo số slide cho slide, tạo hiệu ứng cho chữ, hình, tạo hiệu ứng chuyển slide Bài tập 3: Tạo tập tin thuyết trình (20 slides) giới thiệu quê hương 59 Bài 3: Microsoft Power Point Bài tập 4: Tạo thuyết trình báo cáo mà bạn học mơn học Tin học văn phịng Bài tập 5: Tạo thuyết trình báo cáo điểm tốt chưa tốt HOTEC theo góc nhìn bạn Bài tập 6: Tạo thuyết trình nghề mà bạn yêu thích tương lai 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] VL-COMP, “Tự học MS Word 2016”, Hồng Đức, 2016 [2] VL-COMP, “Tự học MS Excel 2016”, Hồng Đức, 2016 [3] VL-COMP, “Tự học MS Power Point 2016”, Hồng Đức, 2016 [4] Nguyễn Đình Tê, “Tự học MS Excel Power Point 2016”, Phương Đông, 2016 [5] TS.Lê Đức Long, “Giáo trình Tin học bản”, Đại học sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh, 2016 [6] Trường cao đẳng kinh tế kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh, Hình tập thể khoa Cơng nghệ thơng tin, Liên kết http://ktkthcm.edu.vn/index.php/cntt/home/index/9, Ngày truy cập 13/07/2020 61 Phụ lục 1: Google Office PHỤ LỤC 1: GOOGLE OFFICE Hiện nay, Google hỗ trợ công cụ soạn thảo, bảng tính trình chiếu máy chủ Google Docs, Google Sheets Và Google Slides Các công cụ tạo, lưu trữ đám mây hiệu Tuy nhiên, có số hạn chế việc sử dụng đồ họa chép google hạn chế không đáng kể Để làm việc với google office, cần phải đăng nhập vào tài khoản google phải đăng nhập từ liên kết drive https://drive.google.com/ Hình Phụ lục 1.1: Đăng nhập tài khoản Google Google Docs Tạo tài liệu Nút Mới  Google Tài liệu (Google Docs)  Tài liệu trống/ Từ mẫu • Tài liệu trống: Blank document • Từ mầu: From a template Hình Phụ lục 1.2: Tạo Google Word Thao tác với Google Docs Ý nghĩa công cụ giống Microsoft Word Google Sheets Hình Phụ lục 1.3: Thanh công cụ Docs 62 Phụ lục 1: Google Office Tạo bảng tính Nút Mới  Google Bảng tính (Google Sheets)  Tài liệu trống/ Từ mẫu Hình Phụ lục 1.4: Tạo sheets từ mẫu Thao tác với Google Sheets Thanh công cụ giống Microsoft Excel nên thao tác tương tự Google Slides Hình Phụ lục 1.5: Thao tác với cơng cụ Tạo trình chiếu Nhấn vào nút Mới  Google Trình chiếu (Google Slides)  Từ mẫu Thao tác với Google Slides 63 Phụ lục 1: Google Office Hình Phụ lục 1-6: Thao tác với Slides Lƣu tài liệu Cả ba ứng dụng có cách lưu tải lại trang web nhấn phím F5 Chia sẻ tài liệu Góc bên phải có nút Share ứng dụng Khi muốn chia sẻ, nhấn vào nút Share, hình địa share chọn bạn muốn chia sẻ Hình Phụ lục 1.7: Chia sẻ liệu Google Office 64 Phụ lục 1: Google Office Hình Phụ lục 1.8: Chia sẻ tài liệu 65 PHỤ LỤC 2: AN TỒN THƠNG TIN VÀ BẢO VỆ MƠI TRƢỜNG An tồn thơng tin Làm việc với tập tin quan trọng Những tập tin có lưu trữ thông tin quan trọng hay thông tin riêng tư cần phải cài đặt mật để bảo vệ tập tin Khi đó, tập tin hạn chế bị đánh cắp thông tin Mật cần phải thiết lập bao gồm ký tự đặc biệt (@,#,$,~, ) có độ dài ký tự Mật nên thay đổi định kỳ tháng, tháng lần Cảnh giác làm việc trực tuyến Khi làm việc trực tuyến đăng nhập tài khoản vào google để an tồn thơng tin cần: • Đăng xuất khỏi tài khoản khơng làm việc • Khơng lưu mật trình duyệt • Hạn chế dùng máy máy tính cơng cộng Nếu tình phải dùng máy tính cơng cộng cần phải xóa lịch sử trình duyệt Bảo vệ mơi trƣờng Tái chế tái sử dụng linh kiện điện tử Theo [5], vấn đề ô nhiễm môi trường tăng theo phát triển xã hội, cơng nghiệp hóa, đại hóa tình hình nhiêm tăng Nhằm giảm bớt tình trạng nhiễm mơi trường, việc tái sử dụng từ linh kiện điện tử (các phận máy tính, pin, hộp mực in) cần thiết Tiết kiệm lƣợng cho máy tính Theo [5], tiết kiệm lượng cho máy tính thực giải pháp nhằm hạn chế đến mức thấp lượng điện sử dụng Làm tiết kiệm chi phí, bảo vệ mơi trường, ngồi cịn làm tăng tuổi thọ máy tính Một số giải pháp hữu hiệu: • Thiết lập chế độ tự động tắt hình • Thiết lập chế độ ngủ cho máy tính 66 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Các loại Section Breaks Hình 1.2: Kiểm tra có Section Break Hình 1.3: Kết chuyển hướng trang Hình 1.4: Thanh trạng thái Hình 1.5: Chèn chân trang Hình 1.6: Chèn Section Break Hình 1.7: Cover Page Hình 1.8: Xóa Cover Page Hình 1.9: Kết chèn Cover Page Hình 1.10: Đường viền trang Hình 1.11: Vị trí lệnh Page Border Hình 1.12: Hộp thoại Borders and Shading 10 Hình 1.13: Ví dụ Tạo Page Border 11 Hình 1.14: Thơng số cho Hình 13 12 Hình 1.15: Font Style 13 Hình 1.16: Vị trí Font Styles 13 Hình 1.17: Hộp thoại Tạo Style 13 Hình 1.18: Mở rộng Styles 13 Hình 1.19: Lệnh Create a Style 13 Hình 1.20: Tạo Style theo cách 14 Hình 1.21: Lệnh Modify Font Styles 14 Hình 1.22: Hộp thoại chỉnh sửa Style 14 Hình 1.23: Các nhóm lệnh Format 15 Hình 1.24: Thao tác xóa Font Style 15 Hình 1.25: Ví dụ Styles 16 Hình 1.26: Lệnh Table of Contents 17 Hình 1.27: Tạo Table of Contents 17 Hình 1.28: Cập nhật nội dung Table of Contents 17 67 Hình 1.29: Cải tiến Table of Contents 18 Hình 1.30: Ví dụ Table of Content 18 Hình 1.31: Vị trí Header & Footer 19 Hình 1.32: Chèn Header 19 Hình 1.33 20 Hình 1.34: Print 21 Hình 1.35: Setting 21 Hình 1.36: Bài tập 23 Hình 2.1: Yêu cầu - VLookup 28 Hình 2.2: Yêu cầu - HLookup 28 Hình 2.3: Ví dụ SumIf, CountIf 29 Hình 2.4: Cơ sở liệu 30 Hình 2.5: Ví dụ DSUM 31 Hình 2.6: Ví dụ DAVERAGE 32 Hình 2.7: Ví dụ DCOUNT 33 Hình 2.8: Ví dụ DCOUNTA 33 Hình 2.9: Ví dụ DMIN 34 Hình 2.10: Ví dụ DMAX 34 Hình 2.11: Sort 35 Hình 2.12: Ví dụ Sort 35 Hình 2.13: Filter 36 Hình 2.14: Hộp thoại Advanced Filter 36 Hình 2.15: Ví dụ Filter 37 Hình 2.16: Kết Filter 37 Hình 2.17: Charts 37 Hình 2.18: Ví dụ Recommended Charts 38 Hình 2.19: Biểu đồ Pivot 39 Hình 2.20: Ngắt trang 39 Hình 2.21: Lặp lại tiêu đề 40 68 Hình 2.22: Hộp thoại Save As 40 Hình 3.1: Ví dụ - Slide 47 Hình 3.2: Ví dụ Slide 2, hình từ nguồn [6] 48 Hình 3.3: Ví dụ Slide 48 Hình 3.4: Ví dụ Slide 49 Hình 3.5: Ví dụ Slide 49 Hình 3.6: Ví dụ Slide 50 Hình 3.7: Giao diện Power Point 50 Hình 3.8: Tạo tập tin 51 Hình 3.9: Chèn ghi 51 Hình 3.10: Tạo Slide 52 Hình 3.11: Tạo Slide 52 Hình 3.12: Tạo Design 52 Hình 3.13: Layout 53 Hình 3.14: Tạo section 53 Hình 3.15: Đổi tên Section 53 Hình 3.16: Hiệu ứng 54 Hình 3.17: Tạo Transitions 54 Hình 3.18: Trigger 54 Hình 3.19: Ví dụ tạo Trigger 55 Hình 3.20: Mở Slide Master 55 Hình 3.21: Hiệu chỉnh Slide Master 55 Hình 3.22: Slide Show 56 Hình 3.23: Kết thúc trình chiếu 56 Hình 3.24: Print 57 69