Hướng dẫn sử dụng Fast Accounting Online

Hướng dẫn sử dụng Fast Accounting Online Chương Khởi đầu Mục lục Giới thiệu chung đặc tính sản phẩm 2 Hướng dẫn chung chương trình 2.1 Các trình duyệt sử dụng 2.2 Các thiết lập liên quan trình duyệt 2.3 Các ý thao tác sử dụng Những hướng dẫn chung cập nhật danh mục 11 3.1 Khai báo danh mục 11 3.2 Chú thích khác danh mục 13 Thao tác chung làm việc với chứng từ 16 4.1 Màn hình xem chứng từ 16 4.2 Màn hình chi tiết chứng từ 18 4.3 Thao tác chức xử lý 19 4.4 Các lưu ý khác 20 Hướng dẫn chung báo cáo 25 5.1 Một số thao tác chung báo cáo 25 5.2 Giải thích chung thơng tin khai báo mẫu báo cáo 29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Giới thiệu chung đặc tính sản phẩm Các phân hệ Hệ thống Giá thành sản phẩm Kế toán tổng hợp Giá thành cơng trình, vụ việc Kế tốn tiền mặt, tiền gửi, tiền vay Quản lý TSCĐ Bán hàng công nợ phải thu Quản lý CCDC Mua hàng công nợ phải trả Kế toán chủ đầu tư Quản lý hàng tồn kho Phù hợp chế độ tài chính, kế tốn thuế Fast Accounting Online ln cập nhật sửa đổi bổ sung theo quy định Bộ Tài Tương thích nhiều trình duyệt Fast Accounting Online vận hành môi trường làm việc trực tuyến, phù hợp với hầu hết trình duyệt Tốc độ cao Fast Accounting Online vận hành môi trường làm việc trực tuyến với tốc độ cao Tính tiện lợi Fast Accounting Online thao tác làm việc gần gữi với sản phẩm windows (windows application) Quản lý số liệu đa tiền tệ − Fast Accounting Online cho phép quản lý đa tiền tệ Mọi giao dịch nhập lưu theo đồng tiền giao dịch quy đổi đồng tiền hạch toán Cho phép người sử dụng lựa chọn cách tính tỷ giá ghi sổ theo phương pháp nhập trước xuất trước, trung bình tháng, trung bình di động, đích danh tỷ giá giao dịch Khi tốn chương trình tự động tính tỷ giá ghi sổ tạo bút toán chênh lệch tỷ giá Cuối kỳ chương trình có chức tính lại tỷ giá ghi sổ tài khoản, khách hàng/nhà cung cấp tự động tạo lại bút toán chênh lệch tỷ giá phát sinh kỳ Chương trình cho phép quy đổi đồng tiền theo dõi công nợ trường hợp toán đồng tiền hạch toán Các báo cáo in theo đồng tiền hạch toán theo nguyên tệ đồng tiền hạch toán Kết xuất số liệu PDF, EXCEL, XML - Chương trình cho phép kết xuất báo cáo tệp PDF, bảng tính Excel tệp định dạng XML để sử dụng theo nhu cầu người sử dụng Tính mềm dẻo - Fast Accounting Online cho phép nhiều lựa chọn khác nhằm đáp ứng yêu cầu đặc thù doanh nghiệp: lựa chọn hình thức ghi chép sổ sách kế toán, lựa chọn cách tính giá hàng tồn kho tính tỷ giá ghi sổ đối tượng có gốc ngoại tệ, có nhiều trường thơng tin đa dạng, phục vụ người dùng việc quản lý theo yêu cầu đặc thù Khả bảo mật - Fast Accounting Online cho phép bảo mật mật phân quyền truy nhập chi tiết đến chức công việc (đọc/sửa/xóa/tạo mới) chương trình cho người sử dụng Ngồi chương trình cịn cho phép phân quyền, giới hạn quyền theo nhóm người sử dụng nhằm giảm thiểu thời gian, thao tác cho cán quản trị Chương trình cho phép phân quyền truy nhập theo mã đơn vị sở cho người sử dụng nhóm người sử dụng nhằm nâng cao tính bảo mật liệu đơn vị công ty - Fast Accounting Online có khả bảo mật cao môi trường làm việc trực tuyến qua việc quản lý phiên làm việc hầu hết trình duyệt Fast Business online 2/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Ngơn ngữ giao diện báo cáo • Fast Accounting Online có giao diện báo cáo tiếng Việt tiếng Anh Hướng dẫn chung chương trình 2.1 Các trình duyệt sử dụng Các trình duyệt phiên khuyến cáo để dử dụng tốt chương trình, nhiên, người dùng nâng cấp phiên - Internet Explorer 8.0 (hoặc cao hơn) - Firefox 3.6 (hoặc cao hơn) - Chrome 9.0 (hoặc cao hơn) - Safari 5.0 (hoặc cao hơn) - Opera 11.0 (hoặc cao hơn) 2.2 Các thiết lập liên quan trình duyệt • FireFox - Màn hình co giãn khơng Khi dùng trình duyệt FireFox, hình co giãn khơng hình minh họa - lỗi trình duyệt FireFox- cần chỉnh tùy chọn sau: - 01 Vào trình đơn Menu/Tools/Options/; Fast Business online - 02 Chọn Advanced/Browsing; - 03 Bỏ chọn "Use hardware acceleration when availabe"; - 04 Thoát FireFox mở lại 3/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng • Khởi đầu Sử dụng mã Unicode tiếng Việt Khuyến cáo nên dùng bảng mã unicode dựng sẵn gõ bàn phím tiếng Việt Nếu sử dụng bảng mã unicode tổ hợp, xuất mẫu in gây lỗi Ví dụ: Tất ký tự “a” thành “ạ” • Sử dụng chức kiểm tra mã danh điểm Trong số trình duyệt có chức kiểm tra tả (check spelling) trình duyệt Chrome, phải khai báo khơng sử dụng để chức kiểm tra mã danh điểm hoạt động xác Người dùng cân nhắc sử dụng hay không không chức 2.3 Các ý thao tác sử dụng • Đăng nhập phiên làm việc Chương trình phát triển web (web application) thời điểm sử dụng, trình duyệt tương đương phiên làm việc Fast Business online 4/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Trong trường hợp tạm thời dừng làm việc nên đăng xuất (Sign out) khỏi chương trình để thực phiên làm việc Tuy nhiên, khơng đăng xuất khoảng thời gian định (khai báo cấu hình hệ thống) chương trình tự ngắt kết nối, cần nhập mật mã đăng nhập trở lại Chú ý Chương trình khơng cho phép người dùng đăng nhập lần - nghĩa đăng nhập khơng thể dùng mã người dùng (user) vừa đăng nhập để vào chương trình Muốn truy nhập lại user máy khác (hoặc trình duyệt khác) phải nhấn Thốt (Logout); Nếu nhấn tắt trình duyệt nghĩa chưa được, lúc để đăng nhập lại phải chờ hết phiên làm việc (hiện 20 phút); Trên máy trạm, cho phép người dùng đăng nhập Trong trường hợp truy nhập lại user máy khác (hoặc trình duyệt khác) máy hỏi người dùng có tắt phiên làm việc cũ hay khơng, có, sau chấp nhận phiên làm việc cũ bị hiệu lực hoàn toàn Khi nhập mật ý kiểm tra phím casplock khơng đăng nhập chương trình có xét chữ hoa chữ thường mật Ngồi nên kiểm tra gõ tiếng Việt cấu hình theo yêu cầu chưa Tùy theo gõ, tùy theo cách gõ người dùng dẫn đến mật bị nhập sai Trong trường hợp "Số ngày đổi mật khẩu" khai báo tham số hệ thống, chương trình buộc người dùng phải thay đổi mật • Yêu cầu khôi phục mật Trong trường hợp quên mật khẩu, đăng nhập chương trình, người dùng cần nhấp chuột vào dòng chữ “Quên mật khẩu” Fast Business online 5/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Sau nhập vào thơng tin hình với “tên” tài khoản đăng nhập, “Thư(email)” địa thư điện tử khai báo danh sách người dùng Nếu mã xác thực khơng thể nhận diện được, nhấn “Chọn mã số khác” Sau hoàn tất, nhấn “Nhận”, Chương trình thơng báo: “Kiểm tra thư (Email) bạn, Hệ thống vừa gửi đường dẫn (Link) để khôi phục mật Đừng quên kiểm tra thư mục Rác trường hợp không nhận chương trình gửi mật tạm địa vừa nhập Người dùng phải kiểm tra hộp thư nhấn vào liên kết đính kèm Chú ý: Mật cung cấp tạm thời Để sử dụng lại chương trình, người dùng phải thay đổi mật nhấn vào liên kết • Truy nhập với giao diện tiếng Anh Khi cần làm việc với giao diện tiếng Anh, truy nhập chương trình cần chọn ngơn ngữ tiếng Anh tiếng Việt Fast Business online 6/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Trong phiên làm việc, cần thay đổi nhấn vào biểu tượng "Thốt" phía bên phải hình làm việc • Mở cửa sổ Khi cần làm việc với nhiều tác vụ khác (multi task), người dùng thao tác sau: - Sao chép địa đường dẫn tại, mở trang cửa sổ trình duyệt mới, dán vào ô địa mở trang; - Fast Business online Với trình duyệt FireFox, Chome, Opera: nhấn chuột phải vào menu chọn “Open link in new tab” “Open link in new windows”; 7/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu - • Với trình duyệt IE: nhấn chuột phải vào khu vực biểu tượng menu chọn “Open link in new tab” “Open link in new windows” Chuyển trỏ Chương trình hỗ trợ phím Enter Tab để thuận tiện cho người dùng quen thuộc với giao diện Windows • Làm việc với trường mã Trong trường chứa thông tin mã danh mục, không nhập giá trị gần nhập sai, nhấn enter liệt kê tồn danh mục tìm kiếm Nếu nhập giá trị gần chương trình liệt kê danh điểm gần giống với ký tự tìm kiếm Nhấn di chuyển đến đầu trang – cuối trang (page up – page down) để di chuyển hình duyệt mã, chọn nhấn xuống dịng (enter) để trả trường giá trị Trong trường hợp chưa nhập ký tự tìm mã bàng cách nhấn cuối trang (page-down), danh sách mã hiển thị tồn để chọn Với trường khơng buộc nhập, nhấn enter để bỏ qua Chú ý: Chức tìm kiếm nhanh (trong hình tìm kiếm mã) ưu tiên tìm trường tên, sau tìm trường mã Quy tắc tìm "chứa trong", tất trường tên mã có chuỗi cần tìm thể kết Nếu muốn tìm theo quy tắc từ trái sang nhập chuỗi dấu % Ví dụ: Muốn tìm mã bắt đầu KH, nhập KH% • Sao chép đoạn văn, ký tự Để chép đoạn văn chương trình, nhấn chuột phải lên đối tượng, sau chọn cắt, chép, dán, xóa Fast Business online 8/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Lưu ý chức nên dùng trường hợp số trình duyệt khơng hỗ trợ chức Ctrl + C, Ctrl + V (ví dụ số trình duyệt điện thoại) Cịn mơi trường máy tính nên dùng phím tắt Ctrl + C, Ctrl + V thuận tiện • Thể tiêu đề dài chi tiết Trong trường thông tin chi tiết (grid) số tiêu đề dài q kéo ngắn lại chữ thể chấm ( ) Để hiển thị thông tin đầy đủ, di chuột vào dấu chấm " " tiêu đề đầy đủ • Tính tốn trường số Chương trình cho phép tính tốn đơn giản số, đặt trỏ trường số nhấn phép toán "+ - x /” để kích hoạt chức máy tính, số cuối cùng, nhấn enter • Thao tác trường ngày tháng Các trường đối tượng ngày tháng có dấu hiệu chọn tìm ngày bên phải đối tượng Có thể nhập trực tiếp giá trị ngày tháng nhấn vào đấu hiệu để chọn ngày thích hợp Fast Business online 9/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Trong cửa sổ ngày tháng, chọn ngày Nếu chọn tháng kích chuột vào mũi tên sang trái, sang phải Trong trường hợp chọn nhiều tháng, nhiều năm, để chọn nhanh cần kích chuột vào vị trí "tháng, năm" (giữa, phía trên), chương trình cho chọn năm Sau chọn năm, chương trình cho chọn tháng Như vậy, từ vị trí ngày tháng năm, ta chọn theo thứ tự sau: - 01 Ngày tháng năm - 02 Tháng năm - 03 Năm-10 năm - 04 Tháng năm - 05 Ngày tháng năm , • Phím tắt Chương trình hỗ trợ thao tác phím tắt (các phím tắt nhận biết dấu hiệu gạch nhãn tiêu đề) cách nhấn tổ hợp phím [Alt + phím tắt] sau: Fast Business online 10/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng • Khởi đầu Chọn nhiều đối tượng danh mục hình Trường hợp chọn nhiều đối tượng hình tìm kiếm đối tượng danh mục thao tác sau: - Nhấn để chọn chi tiết; - Nhấn tiếp để phủ định kết chọn trước (những mục chưa chọn chọn ngược lại); - Muốn chọn tất cả, nhấn vào nút điều khiển màu vàng phía bên phải, chọn "Đánh dấu tất trang thời"; - Muốn bỏ chọn tất cả, nhấn vào nút điều khiển màu vàng phía bên phải, chọn "Bỏ phần đánh dấu"; Một số thao tác đặc biệt • Kết nhập liệu từ bảng tính Trong số danh mục thường dùng có số lượng danh điểm lớn như: - Danh mục vật tư; - Danh mục khách hàng Fast Business online 15/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Chương trình cho phép đưa liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu ban đầu cho người dùng Quy trình thực sau: - Vào danh mục cần đưa liệu; - Nhấn biểu tượng , chương trình tải tệp mẫu để người dùng chuyển liệu vào tệp này; - Sau đổ liệu vào tệp bảng tính, để đưa liệu vào chương trình, nhấn biểu tượng , chọn tệp bảng tính, chương trình tải liệu từ tệp mẫu vào danh mục Chi tiết trường hợp báo lỗi thích khác, vui lòng xem chi tiết danh mục Thao tác chung làm việc với chứng từ 4.1 Màn hình xem chứng từ Tất hình xem chứng từ có số thao tác chung, bao gồm: • Mới Nhấn tổ hợp phím "Ctrl + Insert” nhấn nút " chứng từ • Sửa Nhấn tổ hợp phím "Ctrl + E ” nhấn nút " chứng từ tạo trước • ” - "Mới” để tạo ” - "Sửa” để sửa thơng tin Lưu Nhấn tổ hợp phím "Ctrl + S” nhấn nút để lưu chứng từ • Xố Nhấn tổ hợp phím "Ctrl + Delete” nhấn nút " chứng từ • ” - "Xóa” để xố Tìm kiếm chứng từ Nhấn nút " ” - "Tìm” để tìm chứng từ cần tìm Nhập giá trị điều kiện hình lọc thực tìm kiếm • Xem Đặt trỏ chuột vào chứng từ cần xem, sau nhấn nút " ” - "Xem”để xem thơng tin chứng từ Chương trình cho phép thêm sửa chứng từ • In Nhấn nút " ” - "In” để in chứng từ Tương ứng với chứng từ có mẫu in tương ứng Ví dụ in phiếu chi danh sách sau: Fast Business online 16/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Để in chứng từ, yêu cầu máy trạm phải cài đặt chương trình đọc tệp định dạng Pdf Xls • Xem thông tin người cập nhật Khi muốn xem thông tin cập nhật chứng từ, nhấn vào biểu tượng phía bên phải chứng từ " ” Thơng tin thể sau: • Khóa cột Muốn cố định số cột hình xem, ta sử dụng chức Đặt trỏ chuột cột cần cố định, nhấn nút " ” - Khóa cột Lúc kéo cuộn ngang cột từ cột đến cột cần cố định cố định lại, không bị kéo theo cuộn ngang đồng thời không chỉnh độ rộng cột Để bỏ khóa cột: Chọn lại cột khóa, nhấn lại nút " • ” - Khóa cột Xem chứng từ theo trang Màn hình xem chia theo trang đánh số tự động từ đến n Để xem trang theo số thứ tự, nhấn chuột vào số thứ tự trang cần xem Để xem trang trang hành nhấn vào nút " ”, trở lại trang trước nhấn nút " ” Để hiển thị tiếp dãy số thứ tự trang nhấn nút " ” Fast Business online 17/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng • Khởi đầu Xem theo số ghi trang Chương trình cho phép tạo số ghi trang Hiện mặc định 5, 10, 15, 20, 25 Người dùng chọn số để tạo số dòng trang hình xem • Sao chép chứng từ Chương trình cho phép tạo chứng từ thành chứng từ khác Để chép chứng từ thành chứng từ khác với nội dung giống nhau, chọn chứng từ gốc, nhấn biểu tượng “Copy” để chép Sau chép, ta chỉnh sửa nội dung thêm, xóa dịng chi tiết Sau hoàn tất nội dung liệu chi tiết, nhấn lưu chứng từ 4.2 Màn hình chi tiết chứng từ Tất hình chi tiết chứng từ có số thao tác chung, bao gồm: • Thêm dịng Nhấn tổ hợp phím "Ctrl+Insert” nhấn nút " dịng chi tiết ” - "Mới” để tạo Một phương pháp khác để thêm dòng chi tiết nhấn phím "enter" trỏ cột cuối lưới chi tiết Trong tình này, chương trình tạo dòng trống dòng chi tiết vừa nhập Chú ý: - Tại cột dòng chèn thêm theo phương pháp sau, nhấn tiếp phím "Tab", chương trình xóa dịng trống tạo trỏ nhảy xuống vị trí kế tiếp; - Hoặc nhấn tiếp tổ hợp "Ctrl+S", chương trình xóa dịng trống tạo, trỏ nhảy xuống vị trí nút "Lưu" thực lưu chứng từ; - Hoặc nhấn tiếp chuột vào nút lưu xóa dịng lưu; - Khi trỏ chuyển qua cột đầu mà không thuộc kiện trên, trở ngược lại cột này, kiện khơng cịn hiệu lực; - Với chi tiết chứng từ khơng thêm dịng chi tiết, kiện không xảy ra; - Với chi tiết chứng từ thêm hiệu lực số trường hợp dặc biệt, trường hợp này, kiện khơng xảy • Xố Nhấn tổ hợp phím "Ctrl + Delete” nhấn nút " dòng chi tiết • Chuyển lên / chuyển xuống Nhấn nút " ” - "Chuyển lên” (" tiết lên vị trí cao lưới • Fast Business online ”- "Chuyển xuống”) để đẩy dịng chi Nhân dịng Nhấn nút " • ” - "Xóa” để xố ” - "Nhân dịng” để chép dịng chi tiết Khóa cột 18/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Muốn cố định số cột chi tiết, ta sử dụng chức Đặt trỏ chuột cột cần cố định, nhấn nút " " - Khóa cột Lúc kéo cuộn ngang cột từ cột đến cột cần cố định cố định lại, không bị kéo theo cuộn ngang đồng thời không chỉnh độ rộng cột Để bỏ khóa cột: Chọn lại cột khóa, nhấn lại nút " 4.3 " - Khóa cột Thao tác chức xử lý • Chọn bỏ chọn nhiều dòng Để chọn tất bỏ chọn tất dòng chức xử lý, nhấn luân phiên “ - Chọn" Các chức sau dùng loại xử lý này: - Bút tốn phân bổ tự động • - Bút tốn kết chuyển tự động - Bút toán chênh lệch tỷ giá - Lấy liệu từ tệp excel Chương trình cho phép đưa liệu từ bảng tính vào chương trình để tiết kiệm thời gian nhập liệu ban đầu cho người dùng Quy trình thực sau: - Vào hình duyệt chứng từ, có biểu tượng biểu tượng công cụ nghĩa chương trình cho phép kết nhập nhiều chứng từ (hóa đơn bán hàng, định mức nguyên liệu, ) Nếu không, lập chứng từ, có biểu tượng biểu tượng công cụ lưới chi tiết nghĩa chương trình cho phép kết nhập chi tiết chứng từ (kết nhập phiếu), dùng trường hợp thường xuyên nhập bút toán định kỳ tương tự nhau; - Nhấn biểu tượng , chương trình tải tệp mẫu để người dùng chuyển liệu vào tệp này; - Sau đổ liệu vào tệp bảng tính, để đưa liệu vào , chọn tệp bảng tính, chương trình chương trình, nhấn biểu tượng tải liệu từ tệp mẫu vào chi tiết phiếu Chọn kiểu chép - Chép đè muốn cập nhật lại số liệu có, chọn "0 - Khơng" chèn thêm liệu chưa có Liên quan cách nhập cột tệp bảng tính giải thích chứng từ cụ thể Chú ý: Chương trình báo lỗi số trường hợp sau: - Dữ liệu cột chứa mã đối tượng liên quan khơng có danh mục có (khách hàng, tài khoản, vụ việc ), trường hợp này, chương trình rõ địa ô không hợp lệ; - Dữ liệu chuỗi dài độ rộng cho phép; Ghi khác - Nếu khơng có quyền "Mới", khơng thể chuyển thêm liệu chưa có chi tiết; Fast Business online 19/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu - Nếu khơng có quyền "Sửa", khơng thể sửa liệu có trong chi tiết; - Các trường tên danh mục, người dùng không cần nhập, chương trình tự cập nhật lại 4.4 Các lưu ý khác • Xét quyền thao tác chứng từ Tương ứng với chức phân theo chức phân theo đơn vị cớ sở, việc thao tac với chứng từ ảnh hưởng theo - Nếu phân quyền theo chức toàn quyền thao tác (mới, sửa, xoá, xem chứng từ người dùng khác nhập, in,…) kết hợp với phân quyền theo đơn vị người dùng hồn tồn thao tác chứng từ đơn vị • - Nếu phân quyền theo chức toàn quyền thao tác (mới, sửa, xố,) khơng xem chứng từ người dùng khác nhập xuất chứng từ người dùng thực - Cảnh báo "Chưa có quyền thực chức truy cập bị từ chối Liên hệ với người quản trị hệ thống bạn truy cập vào chức này” xuất người dùng quyền thao tác tương ứng Tăng số chứng từ tự động Số chứng từ tạo mới, chứng từ phiếu nơi trỏ đứng, không dùng không chọn tăng theo khai báo danh mục chứng từ • Tìm kiếm danh điểm Để tìm kiếm mã danh điểm, nhập ký tự, chương trình xem danh mục để chọn - Chương trình tìm mã trước tiên, ví dụ nhập "KH0" mã sau (giả định tồn tại) thể hiện: KH0A01, AB KH0A04, XX KH0, - Tiếp sau, khơng tìm thấy mã, chương trình tìm trường tên danh mục miễn có chứa cụm từ "KH0" Trong trường hợp khơng tìm thấy danh điểm, nhấn trỏ vào hình kính lúp " - Fast Business online " để mở hình tìm kiếm Nếu người sử dụng nhớ phần tên danh điểm, nhập vào "tìm nhanh" để tìm theo tên; 20/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu - Nếu khơng, sử dụng chức lọc nâng cao (Truy vấn tìm kiếm - Xem “Chức lọc” “Những hướng dẫn chung cập nhật danh mục”) - Nếu không nhớ rõ cấu trúc mã khơng nhớ tên nên tìm theo nên tìm theo cách tìm nhanh, tức nhấp vào biểu tượng kinh lúp " " sau nhập ký tự cần tìm vào "Tìm nhanh" - Nếu biết rõ cấu trúc mà không nhớ tên nên tìm theo cách lọc trường, tức sau nhấn vào biểu tượng kinh lúp " vào biểu tượng " ", nhấn tiếp " trường mã nhập ký tự tìm kiếm Lưu ý: 01 Có thể thêm danh điểm hình tìm kiếm (Xem "Thêm hình tìm kiếm” "Những hướng dẫn chung cập nhật danh mục”) 02 Có thể lọc tiếp kết lọc: ví dụ lọc theo mã vật tư, lọc mã kho, mà vị trí…cho đến tìm kết yêu cầu 03 Để chức kiểm tra tồn danh điểm hoạt động, cần loại bỏ chức kiểm tra tả trình duyệt • Chức kiểm tra tồn Nếu nhập mã mà hình xuất đường kẻ chân danh điểm, có nghĩa chưa có danh mục Trường hợp đó, nên kiểm tra lại ký tự nhập • Thao tác trường ngày tháng Các trường đối tượng ngày tháng có dấu hiệu chọn tìm ngày bên phải đối tượng Có thể nhập trực tiếp giá trị ngày tháng nhấn vào đấu hiệu để chọn ngày thích hợp Fast Business online 21/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Trong cửa sổ ngày tháng, chọn ngày Nếu chọn tháng kích chuột vào mũi tên sang trái, sang phải Trong trường hợp chọn nhiều tháng, nhiều năm, để chọn nhanh cần kích chuột vào vị trí "tháng, năm" (giữa, phía trên), chương trình cho chọn năm Sau chọn năm, chương trình cho chọn tháng Như vậy, từ vị trí ngày tháng năm, ta chọn theo thứ tự sau: 01 Ngày tháng năm 02 Tháng năm 03 Năm-10 năm 04 Tháng năm 05 Ngày tháng năm Fast Business online 22/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu , • Tính tốn trường số Chương trình cho phép tính tốn đơn giản số, đặt trỏ trường số nhấn phép toán "+ - x /” để kích hoạt chức máy tính, số cuối cùng, nhấn enter • Co dãn đối tượng Chương trình cho phép co dãn hình, trường lưới để dễ nhìn Fast Business online 23/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng • Khởi đầu Thu/Phóng hình chứng từ Chương trình cho phép thu phóng hình từ kích thước chuẩn lên tồn hình ngược lại Nhấp chuột lần liên tục vào tiêu đề chứng từ để thu/phóng • Di chuyển xem chứng từ Để di chuyển chứng từ xem: nhấp chuột vào biểu tượng " " tiêu đề chứng từ để chuyển đến chứng từ Tương tự, nhấp chuột vào biểu tượng " " để chuyển đến xem chứng từ trước • Phím tắt Chương trình hỗ trợ thao tác phím tắt (các phím tắt nhận biết dấu hiệu gạch nhãn tiêu đề) cách nhấn tổ hợp phím [Alt + phím tắt] sau: Phím tắt tiếng Việt: Mới [M], Sửa [S], Lưu [L], Nhận [N], Hủy [H], Đóng [g]; Phím tắt tiếng Anh: New [N], Edit [E], Save [S], Ok [O], Cancel [C], Close [l]; Nếu hình có ngăn (tab) phím tắt tương ứng 1, 2, 3… ứng với ngăn 1, ngăn 2, ngăn 3…; Phím tắt đến trường thuộc phần thông tin chung sau lưới thông tin chi tiết chứng từ: tuỳ thuộc vào dấu hiệu nhận biết phím tắt hình cụ thể (Ví dụ: Mã tốn: [a]) Hướng dẫn chỉnh phím tắt với trình duyệt Firefox: sử dụng [ALT] thay [Alt] [Shift] Chỉnh sửa thơng số cấu hình để đổi phím tắt [ALT] thay [Alt] [Shift] sau: Mở trình duyệt Firefox, gõ chuỗi "about:config" vào địa trình duyệt Firefox; 2.Tìm cụm từ ui.key.generalAccessKey; 3.Sửa giá trị biến từ -1 thành 18; 4.Tắt trình duyệt mở lại Tham khảo khác trình duyệt Fast Business online 24/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Hướng dẫn chung báo cáo 5.1 Một số thao tác chung báo cáo Tại hình báo cáo có số thao tác chung sau: • Thao tác trường ngày tháng Các trường đối tượng ngày tháng có dấu hiệu chọn tìm ngày bên phải đối tượng Có thể nhập trực tiếp giá trị ngày tháng nhấn vào đấu hiệu để chọn ngày thích hợp Trong cửa sổ ngày tháng, chọn ngày Nếu chọn tháng kích chuột vào mũi tên sang trái, sang phải Trong trường hợp chọn nhiều tháng, nhiều năm, để chọn nhanh cần kích chuột vào vị trí "tháng, năm" (giữa, phía trên), chương trình cho chọn năm Sau chọn năm, chương trình cho chọn tháng Như vậy, từ vị trí ngày tháng năm, ta chọn theo thứ tự sau: 01 Ngày tháng năm 02 Tháng năm 03 Năm-10 năm 04 Tháng năm 05 Ngày tháng năm Kích lần 1: Fast Business online 25/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Kích lần 2: Kích lần 3: • Nhập thơng tin cho điều kiện lọc - Các trường danh mục - Nhập trực tiếp để tìm kiếm mã danh điểm, nhập ký tự, chương trình xem danh mục để chọn; - Hoặc nhấn biểu tượng kính lúp để tra cứu danh sách Sau danh sách thực thao tác lọc tìm hướng dẫn phần thao tác danh mục - Chương trình tìm mã trước tiên Ví dụ nhập "KH0" mã sau (giả định tồn tại) thể hiện: KH0A01, AB KH0A04, XX KH0, Tiếp sau, khơng tìm thấy mã, chương trình tìm trường tên danh mục miễn có chứa cụm từ "KH0" Fast Business online 26/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Lưu ý trường danh mục có báo cáo bắt buộc phải nhập toàn mã (điều kiện tuyệt đối) có báo cáo cần nhập ký tự đại diện (điều kiện tương đối) Để tìm hiểu thêm ký tự đại diện vui lịng tìm từ khóa "wildcard" tài liệu trực tuyến - Nếu không nhớ rõ cấu trúc mã không nhớ tên nên tìm theo nên tìm theo cách tìm nhanh, tức nhấp vào biểu tượng kinh lúp " " sau nhập ký tự cần tìm vào "Tìm nhanh" - Nếu biết rõ cấu trúc mà khơng nhớ tên nên tìm theo cách lọc trường, tức sau nhấn vào biểu tượng kinh lúp " vào biểu tượng " • ", nhấn tiếp " trường mã nhập ký tự tìm kiếm Các trường cho phép chọn nhiều danh điểm Với trường cho phép chọn nhiều danh điểm theo dạng danh sách, mở hình tìm kiếm cho phép chọn danh điểm Khi chọn xong cần thiết phải nhấn chuột vào danh điểm kỳ Nếu đóng hình tìm kiếm khơng trả danh điểm • Các trường tùy chọn Có/Khơng chọn dãy giá trị có sẵn Nhấn phím cách (Space bar) Đối với số tùy chọn khác chọn bấm (click) chuột a để chọn đánh dấu Các trường tùy chọn: 1,2,3 (nhóm) nhập cách số, chương trình tự động xếp lại Ví dụ chọn nhóm báo cáo theo thứ tự nhóm 1 nhóm 2 nhóm 3(1/2/3), sau bỏ nhóm khơng thiết phải nhập (1/2/0) mà cóthể nhập (1/0/2) • Chọn mẫu in thích hợp Trong chương trình thơng thường có giá trị mẫu chuẩn theo đồng tiền hạch toán mẫu theo ngoại tệ, tùy báo cáo mà có nhiều mẫu báo cáo Thơng thường có mẫu "mẫu chuẩn" "mẫu ngoại tệ" Chú ý: Nếu chọn mẫu hình điều kiện, in chọn lại mẫu khác mà khơng cần quay trở lại hình điều kiện • Sắp xếp báo cáo theo cột Nếu cần xếp thứ tự số liệu báo cáo theo cột đó, nhấn biểu tượng tiêu đề cột, chọn chọn Cách đơn giản nhấp đôi (double click) vào tiêu đề cột Chú ý: Khi chọn xếp thứ tự số liệu báo cáo theo cột đó, ta làm tươi lại báo cáo tiến hành lọc lại, chương trình lưu lại thứ tự để người dùng khơng cần lặp lại thao tác Điều hữu ích tra cứu liên tục • Fast Business online Xem chi tiết phát sinh dòng số liệu tổng hợp (Drill down) 27/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Để xem chi tiết chứng từ phát sinh dòng số liệu tồng hợp số liệu báo cáo (tổng hợp), hình duyệt xem số liệu, chọn dịng cần xem chi tiết, nhấn liên kết theo đối tượng để xem chi tiết” Liên kết theo đối tượng hiểu theo báo cáo cụ thể, báo cáo tổng hợp cấp liên kết sâu sổ sách, bảng kê Ví dụ: Báo cáo tổng hợp theo khách hàng đối tượng tổng hợp khách hàng, theo vật tư thì đối tượng tổng hợp vật tư Khi kết xuất chi tiết, chương trình thị cấp thấp chi tiết chứng từ Báo cáo tổng hợp phát sinh tài khoản, xem chi tiết tài khoản chương trình khơng truy qua cấp sổ mà thể danh sách chứng từ có phát sinh tài khoản • Hiệu chỉnh chứng từ báo cáo Để hiệu chỉnh chứng từ số liệu báo cáo, hình duyệt xem số liệu, chọn chứng từ cần sửa, nhấn biểu tượng liên kết “mã chứng từ” Chương trình mở chứng từ thành ngăn (tab) khác • Làm tươi báo cáo Khi có thay đổi liệu, cần phải cập nhật lại cho báo cáo, nhấn ” • Lọc điều kiện Để lọc điều kiện báo cáo mới, khơng cần chọn trình đơn lại mà cần nhấn biểu tượng ống nhịm lại • - chương trình mở hình lọc trở Tính tổng trường giá trị Để tính tổng trường giá trị bảng liệu báo cáo, nhấn biểu tượng • Kết xuất liệu báo cáo Excel Để kết xuất liệu bảng liệu báo cáo Excel, nhấn biểu tượng • Xem (preview) báo cáo Để xem báo cáo theo mẫu định dạng (preview), hình duyệt xem số liệu, nhấn biểu tượng máy in Chương trình kết xuất định dạng *.Pdf để xem, máy trạm phải cài trước chương trình đọc định dạng tệp Lưu ý: chương trình cho phép khai báo ẩn/hiện ngày mẫu in Chi tiết liên hệ nhân viên tư vấn để hướng dẫn thêm • Phân trang Để di chuyển trang in báo cáo, nhấn nút “trang 1,2,3,4, ” để lên, xuống trang in so với trang in Xem thêm “Xem danh mục theo trang” “Những hướng dẫn chung cập nhật danh mục” • Fast Business online Khóa cột 28/29 Tài liệu hướng dẫn sử dụng Khởi đầu Trường hợp báo cáo có nhiều cột, muốn cố định số cột ta sử dụng chức Đặt trỏ chuột cột cần cố định, nhấn nút - Khóa cột Lúc kéo cuộn ngang cột từ cột đến cột cần cố định cố định lại, không bị kéo theo cuộn ngang đồng thời không chỉnh độ rộng cột Để bỏ khóa cột: Chọn lại cột khóa, nhấn nút - Bỏ khóa 5.2 Giải thích chung thơng tin khai báo mẫu báo cáo Chương trình thiết kế cho phép người dùng tự khai báo cách tính số báo cáo từ mẫu chuẩn để tạo mẫu báo cáo dặc thù Trong báo cáo, có khai báo đặc trưng hướng dẫn chi tiết báo cáo cụ thể Trong phần chung nêu số phần chung nhằm tránh lặp lại tài liệu • In: - Nếu chọn 1- Có in, chương trình cho tiêu xem báo cáo - • Kiểu chữ - Nếu chọn 1- In đậm, chương trình cho tên tiêu chữ in đậm - • Nếu chọn 0- Khơng in, chương trình cho ẩn tiêu Nếu chọn 0- Không đậm, chương trình cho tên tiêu chữ khơng đậm Công thức Công thức cho phép khai báo chọn cách tính 0- Tính theo mã số, cộng hay trừ mã số khai báo lại với phải thể dấu ngoặc vng [] Ví dụ Chỉ tiêu “1.Tiền” mã số “111” tiêu có mã số sau cộng lại với nhau: ”[11A]+[111B]+[111C]” Xem thêm trong: - Khai báo mẫu bảng cân đối kế toán Fast Business online - Khai báo mẫu báo cáo kết sản xuất kinh doanh - Khai báo mẫu báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất theo vụ việc - Khai báo mẫu báo cáo KQ SXKD theo vụ việc, cơng trình - Khai báo mẫu bảng cân đối phát sinh tài khoản 29/29