Hướng dẫn sử dụng nghiệp vụ mới trong phần mềm VNPT – iOffice v3.0

1 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Hướng dẫn sử dụng nghiệp vụ phần mềm VNPT – iOffice v3.0 theo Quyết định 28 I Nhận liên thông Tiếp nhận văn gửi qua Trục liên thông Nghiệp vụ tiếp nhận văn liên thông không thay đổi nhiều – thêm chức từ chối nhận văn liên thông Bước 1: Văn thư vào menu: Văn đến  Sổ văn đến  Tab “Liên thông quốc gia” Hoặc Văn đến  Chờ lưu trữ  Tab “Liên thông quốc gia” Để xem văn đến từ Trục liên thông quốc gia – Hình 1.1.1 Hình 1.1.1 Bước 2: Nhấp chuột vào dịng trích yếu văn muốn lưu, hệ thống Form thông tin chi tiết văn để văn thư lưu vào sổ - hình 1.1.2 Bước 3: Văn thư xem thông tin văn bản, văn hợp lệ, văn thư nhấn nút “Lưu chuyển lãnh đạo phê duyệt” – hình 1.12 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Hình 1.1.2 Nếu văn thư thấy văn không hợp lệ - gửi sai đơn vị nhận, lưu văn trước đó,… Văn thư có quyền từ chối nhận văn bản: - Nhấn nút “Từ chối nhận” – Hình 1.1.3 Hình 1.1.3 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình - Tiếp theo, nhập lý từ chối nhận bấm nút “Thực hiệ từ chối nhận VB” – Hình 1.1.4 Hình 1.1.4 Tiếp nhận văn thu hồi Bước 1: Văn thư vào menu “Chờ xử lý liên thông”  chọn Tab “Thu hồi” để xem văn thông báo thu hồi liên thơng, sau nhấp chuột vào dịng trích yếu văn để xem chi tiết yêu cầu thu hồi – Hình 1.2.1 Hình 1.2.1 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Bước 2: Tại Form xem chi tiết thu hồi có dịng chữ màu đỏ số hiệu, ngày ban hành văn cần thu hồi Văn thư xem lý thu hồi văn đính kèm Sau văn thư nhấn nút “Đồng ý chuyển lãnh đạo phê duyệt” để xử lý văn đến thơng thường – Hình 1.2.2 Hình 1.2.2 Bước 3: Văn thư xem văn bị thu hồi kho nghiệp vụ mới, menu Văn đến  kho nghiệp vụ  Tab văn bị thu hồi từ trục QG – Hình 1.2.3 Hình 1.2.3 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Các văn bị thu hồi đánh dấu trạng thái thu hồi để lãnh đạo , chuyên viên dừng xử lý – Xem hình 1.2.4 hình 1.2.5 Hình 1.2.4 Hình 1.2.5 – Xem chi tiết văn bị thu hồi Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Tiếp nhận văn thay Bước 1: Văn thư vào menu “Chờ xử lý liên thông”  chọn Tab “Thay thế” để xem văn thông báo thay liên thơng, sau nhấp chuột vào dịng trích yếu văn để xem chi tiết yêu cầu thu hồi – Hình 1.3.1 Hình 1.3.1 Bước 2: Tại Form xem chi tiết thay có dịng chữ màu đỏ số hiệu, ngày ban hành văn cần thay Sau văn thư nhấn nút “Đồng ý chuyển lãnh đạo phê duyệt” để lưu văn thay – Hình 1.3.2 Văn xử lý văn liên thông thường có giá trị thay cho văn bị thay Hình 1.3.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Bước 3: Văn thư xem văn bị thu hồi kho nghiệp vụ mới, menu Văn đến  kho nghiệp vụ  Tab văn bị thu hồi từ trục QG – Hình 1.3.3 Hình 1.3.3 Các văn bị thay đánh dấu trạng thái thay để lãnh đạo, chuyên viên dừng xử lý, thay vào xử lý văn thơng báo thay – Xem hình 1.3.4 hình 1.3.5 Hình 1.3.4 Hình 1.3.5 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Tiếp nhận yêu cầu cập nhật văn Bước 1: Văn thư vào menu “Chờ xử lý liên thông”  chọn Tab “Cập nhật” để xem văn liên thơng cập nhật, sau nhấp chuột vào dịng trích yếu văn để xem chi tiết yêu cầu cập nhật – Hình 1.4.1 Hình 1.4.1 Bước 2: Tại Form xem chi tiết cập nhật có dịng chữ màu đỏ nội dung thay đổi đồng ý cập nhật văn Sau văn thư nhấn nút “Đồng ý” “Từ chối” để lưu/từ chối nội dung cập nhật– Hình 1.4.2 Hình 1.4.2 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Bước 3: Văn thư xem văn cập nhật kho nghiệp vụ mới, menu Văn đến  kho nghiệp vụ  Tab văn cập nhật từ trục QG – Hình 1.4.3 Hình 1.4.3 Các văn cập nhật đánh dấu Đã cập nhật hệ thống Hình 1.4.4 Hình 1.4.5 10 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Tiếp nhận yêu cầu lấy lại Bước 1: Văn thư vào menu “Chờ xử lý liên thông”  chọn Tab “Lấy lại” để xem yêu cầu lấy lại văn liên thơng.– Hình 1.5.1 Hình 1.5.1 Bước 2: Văn thư nhấp chuột vào dịng trích yếu văn để đồng ý hay từ chối yêu cầu – hình 1.5.2 Hình 1.5.2 Bước 3: Văn thư xem văn bị lấy lại kho nghiệp vụ mới, menu Văn đến  kho nghiệp vụ  Tab văn bị lấy lại từ trục QG – Hình 1.5.3 11 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Hình 1.5.3 Văn đồng ý lấy lại bị đánh dấu hệ thống bị lấy lại để lãnh đạo, chuyên viên dừng xử lý - hình 1.5.4 hình 1.5.5 Hình 1.5.4 Hình 1.5.5 II Gửi liên thông Gửi văn liên thông Đối với văn gửi liên thông, đơn vị gửi xem trạng thái xử lý văn đơn vị nhận 12 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Bước 1: Văn thư đăng ký văn đí thường Bước 2: Tại Form phát hành văn bản, văn thư chọn tab “Đơn vị liên thông” để chọn gửi văn cho đơn vị trục liên thông QG Các bước thao tác mơ tả hình 2.1.1 Hình 2.1.1 Bước 3: Sau gửi văn đi, văn thư xem q trình xử lý vết xử lý liên thơng – hình 2.1.2 hình 2.1.2: Hình 2.1.2 Trạng thái xử lý văn đơn vị nhận hiển thị hình xem vết xử lý liên thơng – hình 2.1.3 13 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Hình 2.1.3 Thu hồi văn gửi lên liên thông Bước 1: Văn thư vào menu Văn  Sổ văn  Chọn tab “VB phát hành”, chọn checkbox hay nhiều văn cần thu hồi, sau bấm nút thu hồi Hình 2.2.1 Hình 2.2.1 Bước 2: Hệ thống tự chuyển sang Form đăng ký văn Hình 2.2.2 - Khu vực bên phải form có điền sẵn nội dung thu hồi gồm số hiệu, đơn vị nhận Checkbox có nhãn “Thu hồi văn bản” tự động chọn 14 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình - Mặc định, tất đơn vị nhận văn bị thu hồi chọn Văn thư chọn thêm bỏ bớt văn bị thu hồi Sau nhập nội dung văn thu hồi, văn thư nhấn nút “Lưu, chuyển phát hành” văn thường Hình 2.2.2 15 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Bước 3: Hệ thống tự động chuyển sang form phát hành văn đi, tab “Đơn vị liên thông” mở danh sách đơn vị cần gửi tự động điền Văn thư cần nhấn nút “Chuyển phát hành” để gửi văn thông báo thu hồi – hình 2.2.3 Hình 2.2.3 Văn bị thu hồi dừng xử lý lưu vào kho nghiệp vụ Văn thư vào menu “Văn  Nghiệp vụ mới”  chọn tab “VB thu hồi từ trục QG” để xem lại – hình 2.2.4 Hình 2.2.4 16 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Thay văn gửi liên thông Bước 1: Văn thư vào menu Văn  Sổ văn  Chọn tab “VB phát hành”, chọn checkbox hay nhiều văn cần thay thế, sau bấm nút thay Hình 2.3.1 Hình 2.3.1 Bước 2: Hệ thống tự chuyển sang Form đăng ký văn Hình 2.3.2 - Khu vực bên phải form có điền sẵn nội dung thay gồm số hiệu, đơn vị nhận Checkbox có nhãn “Thay văn bản” tự động chọn Mặc định, tất đơn vị nhận văn bị thay chọn Văn thư chọn thêm bỏ bớt văn bị thay Sau nhập nội dung văn thay thế, văn thư nhấn nút “Lưu, chuyển phát hành” văn thường Hình 2.3.2 17 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Bước 3: Hệ thống tự động chuyển sang form phát hành văn đi, tab “Đơn vị liên thông” mở danh sách đơn vị cần gửi tự động điền Văn thư cần nhấn nút “Chuyển phát hành” để gửi văn thay cho văn chọn – hình 2.3.3 Hình 2.3.3 Văn bị thay dừng xử lý lưu vào kho nghiệp vụ Văn thư vào menu “Văn  Nghiệp vụ mới”  chọn tab “VB thay từ trục QG” để xem lại – hình 2.3.4 Hình 2.3.4 18 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Cập nhật văn gửi liên thơng Hiện tại, đơn vị gửi cập nhật trích yếu, file đính kèm, thêm đơn vị nhận, bỏ bớt đơn vị nhận khỏi danh sách đơn vị liên thông Bước 1: Văn thư vào xem chi tiết văn gửi liên thông, nhấn vào nút “Cập nhật – Trục LTQG” – Hình 2.4.1 Hình 2.4.1 Bước 2: Form cập nhật văn ra, văn thư thực các cập nhật: - - - Cập nhật file đính kèm: nhấn nút “Cập nhật file văn bản”, form cập nhật file văn để văn thư cập tải lên file muốn cập nhật – nghiệp vụ giống tải file đính kèm vào văn thơng thường Cập nhật trích yếu: nhấn nút “Cập nhật thông tin”, form cập nhật thông tin để văn thư cập nhật trích yếu văn Thêm đơn vị nhận: Văn thư tích chọn vào ô checkbox tương ứng bảng Danh sách đơn vị liên thông (Check chọn gửi thêm) Bỏ bớt đơn vị nhận: Văn thư tích chọn vào ô checkbox tương ứng bảng Danh sách đơn vị gửi (Check chọn lấy lại) Chi tiết xem hình 2.4.2 hình 2.4.3 19 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Hình 2.4.2 – Các nút chức để cập nhật văn Hình 2.4.3 – Cập nhật trích yếu văn 20 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Sau thực cập nhật văn bản, văn thư xem lại lịch sử cập nhật văn cách nhấn nút “Lịch sử cập nhật” – hình 2.4.4 hình 2.4.5 Hình 2.4.4 – Nút xem lịch sử cập nhât văn Hình 2.4.5 – Xem chi tiết lịch sử cập nhật 21 Tài liệu hướng dẫn sử dụng | VNPT Ninh Bình Lấy lại văn gửi liên thông Bước 1: Văn thư vào xem chi tiết văn gửi liên thông cần lấy lại, chọn nút “Lấy lại – Trục LTQG” - hình 2.5.1 Hình 2.5.1 Bước 2: Tại form lấy lại văn bản, văn thư chọn đơn vị cần lấy lại văn sau nhấn nút “Lấy lại văn bản” – hình 2.5.2 Hình 2.5.2 – Nghiệp vụ lấy lại văn Trần Đinh Quyết Soạn thảo 2019-01-18 15:36:54