TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Dự án: Trang bị phần mềm nền tảng, phát triển các phần mềm ứng dụng và dịch vụ công trực tuyến nhóm 1, 2

QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH BAN QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN ĐIỆN TỬ *** TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Dự án: Trang bị phần mềm tảng, phát triển phần mềm ứng dụng dịch vụ cơng trực tuyến nhóm 1, Hạ Long – 2014 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 MỤC LỤC I TỔNG QUAN (*) I.1 Mục đích I.2 Phạm vi I.3 Tài liệu liên quan I.4 Thuật ngữ từ viết tắt II NỘI DUNG II.1 Giới thiệu chung (*) II.1.1 Tổng quan chương trình II.1.2 Quy trình xử lý văn II.1.3 Các nội dung khác II.2 Giới thiệu chức (*) II.2.1 Văn đến II.2.2 Văn II.2.3 Văn nội II.2.4 Văn giao việc II.2.5 Hồ sơ công việc II.2.6 Báo cáo thống kê 10 II.2.7 Cá nhân 10 II.2.8 Thông báo, nhắc việc 11 II.2.9 Chat toàn đơn vị 11 II.2.10 Hướng dẫn sử dụng 11 II.3 Hướng dẫn sử dụng chức hệ thống (*) 11 II.3.1 Văn đến 11 II.3.2 Văn 34 II.3.3 Văn nội 56 II.3.4 Văn giao việc 68 II.3.5 Hồ sơ công việc 78 II.3.6 Báo cáo thống kê 88 II.3.7 Cá nhân 102 II.3.8 Thông báo, nhắc việc 106 II.3.9 Chat toàn đơn vị 110 II.3.10 Hướng dẫn sử dụng 113 II.4 Các vấn đề thường gặp phải sử dụng 114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn I v1.0 TỔNG QUAN (*) I.1 Mục đích – Tài liệu xây dựng phục vụ cho công việc hướng dẫn sử dụng chi tiết thao tác chức Hệ thống phần mềm Quản lý văn – Nội dung trình bày tài liệu ngắn gọn, theo trình tự chức hướng dẫn thực bước Vì vậy, người dùng dễ dàng sử dụng chương trình thơng qua tài liệu I.2 Phạm vi – Đối tượng sử dụng Tài liệu bao gồm người sử dụng tham gia vào hệ thống phần mềm QLVB, có nhóm sau o Văn thư o Chuyên viên o Lãnh đạo o Quản trị hệ thống I.3 Tài liệu liên quan Tên tài liệu STT Mã tài liệu / Nguồn Tài liệu thiết kế kỹ thuật QN-ADD Tài liệu thiết kế thi công QN-TKTC-QLVB Tài liệu thuyết minh yêu cầu nghiệp vụ Hệ Thống Thông Tin Và Cơ Sở Dữ Liệu Quản Lý Văn Bản QN04-SRS_QLVB_v1.0 I.4 Thuật ngữ từ viết tắt STT Thuật ngữ/chữ viết tắt Mô tả QLVB Quản lý văn CBCC Cán công chức QTHT Quản trị hệ thống STT Số thứ tự CNTT Công nghệ thông tin PTB QLĐH Phó Trưởng Ban Quản lý Điều hành SMS Short Message Service = Tin nhắn dạng ngắn ADD Architechture Design Document 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 3/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn II v1.0 NỘI DUNG II.1 Giới thiệu chung (*) II.1.1 Tổng quan chương trình – Hệ thống phần mềm Quản lý văn xây dựng dựa phần mềm tảng, gồm nhóm chức sau: o Nhóm chức văn đến  Tiếp nhận văn đến  Sổ văn đến  Tìm kiếm văn đến  Tra cứu văn đến  Theo dõi văn đến o Nhóm chức văn  Nhập văn quan  Phát hành văn  Nhập văn dự thảo  Sổ văn cá nhân  Tìm kiếm văn  Tra cứu văn o Nhóm chức văn giao việc  Nhập công việc  Xử lý công việc  Danh sách công việc  Thẩm định cơng việc o Nhóm chức văn nội  Soạn thảo văn nội  Sổ văn nội  Tìm kiếm văn nội  Tra cứu văn nội o Nhóm chức hồ sơ công việc  Tạo hồ sơ công việc  Danh sách hồ sơ công việc  Tìm kiếm hồ sơ cơng việc  Tra cứu hồ sơ cơng việc o Nhóm chức báo cáo thống kê  Báo cáo văn đến 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 4/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0  Báo cáo văn  Báo cáo văn nội  Báo cáo giao việc  Thống kê văn đến  Thống kê văn  Thống kế văn nội  Thống kê hồ sơ cơng việc o Nhóm chức cá nhân  Ủy quyền xử lý  Quản lý thông tin cá nhân  Quản lý mật o Thơng báo, nhắc việc o Chat tồn đơn vị o Hướng dẫn sử dụng – Hệ thống Quản lý văn cịn cung cấp truy xuất thơng tin với hệ thống khác thông qua dịch vụ liên thông 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 5/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 II.1.2 Quy trình xử lý văn Quy trình xử lý văn Văn thư Văn đến Lãnh đạo Chuyên viên Bút phê phân công thực Xử lý văn Nhập văn đến Xem xét Trình lãnh đạo bút phê Kiểm tra Soạn văn trả lời Y VB trả lời N N Y Đồng ý phát hành Phát hành Văn để lưu Làm bắng tay- sổ sách Tin học hóa Hình 1: Quy trình vận hành hệ thống – Văn đến đơn vị văn thư nhập vào hệ thống văn Văn thư luân chuyển trình lãnh đạo phụ trách bút phê phân công xử lý văn – Lãnh đạo phụ trách bút phê phân công bút phê hệ thống phân công cho chuyên viên thực xử lý văn đến 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 6/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 – Chuyên viên phân công tùy theo nội dung bút phê lãnh đạo để tiến hành xử lý văn o Nếu văn để lưu chuyên viên không cần xử lý o Nếu văn cần phải văn trả lời chuyên viên phân cơng soạn văn trình lãnh đạo xem xét nội dung – Lãnh đạo xem xét yêu cầu chuyên viên hiệu chỉnh cho xác Sau hồn tất quy trình xem xét lãnh đạo đồng ý phê duyệt văn chuyển cho văn thư lấy số phát hành – Trên quy trình trình xử lý văn đến phát hành văn trình bút phê lãnh đạo cho chuyên viên xử lý Tùy theo đặc thù đơn vị quy trình cấu hình phù hợp tính quy trình động hệ thống II.1.3 Các nội dung khác – Các quy tắc hiển thị chương trình/hệ thống: Các mục thơng tin có màu vàng bắt buộc nhập thông tin – Ngày tháng định dạng theo kiểu dd/MM/yyyy – Yêu cầu tối thiểu người sử dụng: Người sử dụng phải biết sử dụng máy vi tính có kiến thức tin học, hiểu rõ nghiệp vụ – Trong trình sử dụng xảy lỗi cú pháp lập trình, hệ thống đảm bảo không bị treo, hiển thị thông báo lỗi, liệu thao tác trả nguyên trạng trước xảy lỗi II.2 Giới thiệu chức (*) II.2.1 Văn đến Đối tượng dụng Tiếp nhận văn Cho phép người dùng cập nhật thông Văn thư đến tin văn đến STT Chức Sổ văn đến Tìm kiếm đến Mơ tả sử Cho phép người dùng tìm kiếm văn đến, chuyển xử lý, chuyển bổ sung văn đến đưa văn vào hồ sơ cơng việc Văn thư, Chun viên, Lãnh đạo phịng ban, Lãnh đạo đơn vị văn Cho phép người dùng tìm kiếm thông tin văn bản, hiển thị danh sách văn đến theo tiêu chí tìm kiếm đưa vào hồ sơ công việc Tra cứu văn Cho phép người dùng tra cứu thông đến tin văn đến theo tiêu chí tra cứu Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo phòng ban, Lãnh đạo đơn vị Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo phòng ban, Lãnh đạo đơn vị 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 7/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn Đối tượng sử dụng Theo dõi văn Cho phép người dùng theo dõi tình Lãnh đạo phịng đến trạng xử lý văn đến ban, Lãnh đạo đơn vị STT Chức v1.0 Mô tả II.2.2 Văn Đối tượng sử dụng Văn thư STT Chức Mô tả Nhập văn quan Cho phép người dùng nhập thông tin phát hành văn Phát hành văn Chức giúp cho người dùng Văn thư phát hành văn xử lý văn phát hành Nhập văn dự thảo Cho phép người dùng nhập thông tin dự thảo văn Sổ văn cá nhân Cho phép người dùng chuyển xử lý văn dự thảo đưa vào hồ sơ cơng việc Tìm kiếm văn Cho phép người dùng tìm kiếm văn theo tiêu chí có sẵn, đưa vào hồ sơ cơng việc Tra cứu văn Cho phép người dùng tra cứu văn theo tiêu chí có sẵn Chuyên viên, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo đơn vị Chuyên viên, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo đơn vị Văn thư, chuyên viên, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo đơn vị Văn thư, chuyên viên, lãnh đạo phòng, , lãnh đạo đơn vị ban II.2.3 Văn nội STT Chức Mô tả Đối tượng sử dụng Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo phòng ban, Lãnh đạo đơn vị Soạn thảo văn nội Chức cho phép người dùng cập nhật nội dung văn cần soạn vào hệ thống phần mềm để gửi cho nội đơn vị Sổ văn nội Danh sách văn nội chờ xử lý xử lý Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo phòng ban, Lãnh đạo đơn vị Tìm kiếm văn nội Tìm kiếm văn nội theo tiêu chí chọn dạng danh sách Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 8/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn STT Chức Tra cứu văn nội Mô tả Tra cứu văn theo thời gian, năm, tháng v1.0 Đối tượng sử dụng phòng ban, Lãnh đạo đơn vị Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo phòng ban, Lãnh đạo đơn vị II.2.4 Văn giao việc STT Chức Nhập công việc Danh sách công việc Xử lý công việc Thẩm định công việc Mô tả Cập nhật công việc cần giao vào hệ thống phần mềm Danh sách công việc giao tình hình xử lý công việc giao Cập nhật thông tin tiến độ xử lý công việc việc đươc giao Xem danh sách cơng việc hồn thành thẩm định chưa hoàn thành… Đối tượng sử dụng Lãnh đạo Lãnh đạo Chuyên viên Lãnh đạo, Chuyên viên II.2.5 Hồ sơ công việc STT Chức Mô tả Tạo hồ sơ công Cho phép người dùng tạo hồ sơ việc công việc, cập nhật nội dung, phân quyền thu thập văn vào hồ sơ công việc Danh sách hồ sơ Cho phép người dùng cập nhật xem công việc thông tin hồ sơ công việc Đối tượng sử dụng Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo phòng ban, Lãnh đạo đơn vị Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo phòng ban, Lãnh đạo đơn vị Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo phòng ban, Lãnh đạo đơn vị Tìm kiếm hồ sơ Cho phép người dùng tìm kiếm thơng cơng việc tin hồ sơ công việc, hiển thị danh sách hồ sơ công việc theo tiêu chí tìm kiếm Tra cứu hồ sơ Cho phép người dùng tra cứu thông Văn thư, Chuyên công việc tin hồ sơ công việc theo tiêu viên, Lãnh đạo chí tra cứu phịng ban, Lãnh đạo đơn vị 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 9/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 II.2.6 Báo cáo thống kê Đối tượng sử dụng Cho phép người dùng xem danh Văn thư, chuyên sách văn đến theo tiêu chí viên, lãnh đạo có sẵn, in danh sách văn để phòng ban, lãnh báo cáo đạo đơn vị STT Chức Báo cáo văn đến Báo cáo văn Cho phép người dùng xem danh sách văn theo tiêu chí có sẵn, in danh sách văn để báo cáo Văn thư, chuyên viên, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo đơn vị Báo cáo văn nội Cho phép người dùng xem danh sách văn nội theo tiêu chí có sẵn, in danh sách văn để báo cáo Văn thư, chuyên viên, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo đơn vị Báo cáo giao việc Cho phép người dùng xem danh sách công việc theo tiêu chí có sẵn, in danh sách văn để báo cáo Thống kê văn Cho phép người dùng thống kê văn đến đến theo tiêu chí có sẵn, in danh sách thống kê Lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo đơn vị Thống kê văn Cho phép người dùng thống kê văn đi theo tiêu chí có sẵn, in danh sách thống kê Văn thư, chuyên viên, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo đơn vị Thống kế văn Cho phép người dùng thống kê văn nội nội theo tiêu chí có sẵn, in danh sách thống kê Văn thư, chuyên viên, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo đơn vị Thống kê hồ sơ công việc Văn thư, chuyên viên, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo đơn vị Mô tả Cho phép người dùng thống kê hồ sơ cơng việc theo tiêu chí có sẵn, in danh sách thống kê Văn thư, chuyên viên, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo đơn vị II.2.7 Cá nhân STT Chức Đối tượng sử dụng Uỷ quyền Ủy quyền xử lý văn phân công cho cán khác Văn thư, chuyên viên, lãnh đạo phòng ban, lãnh đạo đơn vị Quản lý thông tin cá nhân Người dùng tự thay đổi cập nhật thông tin cá nhân Văn thư, chuyên viên, lãnh đạo Mô tả 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 10/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn Phòng ban Phòng ban xử lý văn v1.0 Lựa chọn phịng ban từ trường thơng tin Phòng ban Loại sổ văn Lựa chọn loại sổ từ trường thông tin Loại sổ Tên loại văn Là tên loại văn theo quy Lựa chọn tên loại văn định nhà nước ban hành trường thông tin tên loại văn bản Loại sổ II.3.6.7 Thống kê văn nội – Chức giúp cho người dùng thống kê tình hình xử lý văn nội theo tiêu chí có sẵn – Sau đăng nhập vào phần mềm người dùng thực bước sau: o Bước 1: Chọn Báo cáo thống kê o Bước 2: Chọn Thống kê văn nội Sau phần mềm thị lên giao diện hình sau o Bước 3:  Chọn tiêu chí có sẵn hình  Bấm nút để hiển thị lên danh sách cần thống kê  Bấm biểu tượng sau: sách thống kê , , để in danh Trong Tên trường 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Mơ tả Internal Use Cách nhập Trang 100/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 Tiêu chí thời gian mà người Lựa chọn tiêu chí thời gian từ Lọc theo dùng muốn thống kê, trường Lọc theo thống kê theo ngày hành, theo tuần, theo tháng, theo quý, theo năm Phòng ban II.3.6.8 Phòng ban xử lý văn nội Tự động cập nhật theo thơng tin phịng ban người dùng Thống kê hồ sơ công việc – Chức giúp cho người dùng thống kê tình hình xử lý HSCV theo tiêu chí có sẵn – Sau đăng nhập vào phần mềm người dùng thực bước sau: o Bước 1: Chọn Báo cáo thống kê o Bước 2: Chọn Thống kê hồ sơ công việc Sau phần mềm thị lên giao diện hình sau 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 101/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 o Bước 3:  Chọn tiêu chí có sẵn hình  Bấm nút để hiển thị lên danh sách cần thống kê  Bấm biểu tượng sau: sách thống kê , , để in danh – Trong Tên trường Lọc theo Mơ tả Cách nhập Tiêu chí thời gian mà người Lựa chọn tiêu chí thời gian từ dùng muốn thống kê, trường Lọc theo thống kê theo ngày hành, theo tuần, theo tháng, theo quý, theo năm Phòng ban Phòng ban quản lý hồ sơ công Tự động cập nhật theo thơng tin việc phịng ban người dùng Lĩnh vực Lĩnh vực hồ sơ công việc Lựa chọn tên lĩnh vực từ trường thông tin Lĩnh vực II.3.7 Cá nhân II.3.7.1 Ủy quyền xử lý 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 102/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 – Dùng để ủy quyền xử lý cho người dùng khác hệ thống phần mềm người sử dụng muốn ủy quyền văn phân công cho người khác xử lý giúp – Từ hình giao diện sau đăng nhập người dùng thực sau: o Bước 1: Chọn danh mục chức “Cá nhân” o Bước 2: Chọn “Ủy quyền xử lý” hình hiển thị sau o Bước 3: Đề cập nhật nội dung ủy quyền chọn hình thêm hiển thị lên nhập nội dung ủy quyền chọn để thêm ủy quyền vào hệ thống o Bước 4: từ hình chức “Ủy quyền xử lý” chọn chọn “Xem” để xem thông tin ủy quyền cập nhật lại trạng thái ủy quyền “Đang có hiệu lực” “Hết hiệu lực” 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 103/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 o Bước 5: Để xóa nội dung ủy quyền danh sách nội dung ủy quyền chon khỏi hệ thống II.3.7.2 chọn “Xóa” để xóa nội dung ủy quyền Quản lý thông tin cá nhân – Chức quản lý thơng tin cá nhân giúp người dùng tự thay đổi cập nhật thông tin cá nhân thân o Bước 1: Tại góc bên phải hình, nhấn vào tên thị người dùng o Bước 2: Nhấn chọn Thông tin cá nhân, hình hiển thị sau: 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 104/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 o Bước 3: Cập nhật phần thông tin cá nhân, thông tin cán o Bước 4: Nhấn nút II.3.7.3 để ghi lại thông tin vào phần mềm Quản lý mật – Chức quản lý mật giúp người dùng thay đổi mật cá nhân thân o Bước 1: Tại góc bên phải hình, nhấn vào tên thị người dùng o Bước 2: Nhấn chọn Đổi mật khẩu, hình hiển thị sau: 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 105/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 o Bước 3: Nhập thông tin mật cần thay đổi o Bước 4: Nhấn nút vào phần mềm để ghi lại thông tin thay đổi mật II.3.8 Thông báo, nhắc việc – Chức thông báo, nhắc việc giúp cho người dùng biết công việc cần xử lý – Tại hình trang chủ sau người dùng đăng nhập vào phần mềm, biểu tượng phần mềm “Quản lý văn bản” nhắc nhở người dùng biết họ văn cần xử lý – Sau khi, vào phần mềm Quản lý văn hình hiển thị sau 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 106/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn o Bước 1: Nhấn vào biểu tượng v1.0 để thị tiêu chí tìm kiếm o Bước 2: Nhập tiêu chí tìm kiếm để tìm kiếm văn cần xử lý 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 107/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0  Màn hình hiển thị văn phù hợp với tiêu chí tìm kiếm o Bước 3: Nhấn chọn vào biểu tượng hình hiển thị sau 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use văn cần xử lý, Trang 108/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 o Bước 4: Lựa chọn nút xử lý để xử lý văn  Nhấn vào để xem thông tin chi tiết văn  Nhấn vào để chuyển xử lý văn Hiển thị hình chuyển xử lý văn 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 109/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0  Nhấn vào để chuyển trả lại văn cho người xử lý trước Hiển thị thông báo:  Nhấn vào để kết thúc văn Hiển thị thông báo:  Nhấn vào để đưa văn vào hồ sơ công việc Hiển thị hình đưa văn vào hồ sơ cơng việc o Nhấn vào biểu tượng để xem trình xử lý văn II.3.9 Chat toàn đơn vị – Chức chat toàn đơn vị giúp tất người dùng đơn vị tham gia vào hệ thống phần mềm trao đổi cơng việc trực tuyến với 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 110/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 o Bước 1: Tại hình trang chủ sau đăng nhập, người dùng nhấn chọn vào biểu tượng bên góc phải hình  Khi hình hiển thị tất danh sách người dùng toàn đơn vị: 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 111/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 o Bước 2: Lựa chọn người dùng muốn trị chuyện trao đổi cơng việc, hiển thị hình chat sau: 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 112/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 II.3.10 Hướng dẫn sử dụng – Chức Hướng dẫn sử dụng giúp người dùng tải tài liệu hướng dẫn chi tiết chức phần mềm o Bước 1: Nhấn chọn vào chức Hướng dẫn sử dụng  Màn hình hiển thị sau o Để tải tài liệu hướng dẫn chi tiết nhấn vào biểu tượng tài liệu hướng dẫn sử dụng o Để tải công cụ hỗ trợ chỉnh sửa văn trực tiếp phần mềm, nhấn vào biểu tượng công cụ chỉnh sửa văn trực tiếp 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 113/114 QN_UM_QLVB: Tài liệu Hướng dẫn sử dụng Hệ thống thống thông tin CSDL Quản lý văn v1.0 II.4 Các vấn đề thường gặp phải sử dụng STT Mô tả lỗi Khơng truy cập Vai trị Tất người dùng Cách xử lý Người xử lý Liên hệ với Quản trị hệ phần mềm, chuyển đổi quản trị hệ thống sang server thống Không nhận Chuyên viên quản Liên hệ với Quản trị hệ cảnh báo qua email lý/ Nhân viên điều quản trị hệ thống qua sms không hành thống Tất người dùng Liên hệ với Quản trị hệ quản trị hệ thống Không đăng nhập vào hệ thống thống 04.02–BM/PM/HDCV/FIS 1/1 Internal Use Trang 114/114