Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội

Tài liệu tham khảo ngành tin học Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội

MỤC LỤC

M C L CỤ Ụ 1

M Ở ĐẦ 3UCHƯƠNG I 6VÀI NÉT V CÔNG TYỀ 6

H TH NG THÔNG TIN QU N LÝỆ Ố Ả 14

I.Khái quát v h th ng thông tin qu n lýề ệ ố ả 14

1.Cách ti p c n h th ngế ậ ệ ố 14

2.C s d li u c a h th ng thông tinơ ở ữ ệ ủ ệ ố 15

3.T m quan tr ng c a h th ng thông tin ho t ầ ọ ủ ệ ố ạ động t tố 18

IV ng d ng tin h c trong công tác xây d ng h th ng thông tin qu n lýỨ ụ ọ ự ệ ố ả 20

1.Lý do để phát tri n m t h th ng thông tin qu n lýể ộ ệ ố ả 20

2.Phương pháp phát tri n h th ng thông tin qu n lýể ệ ố ả 21

CHƯƠNG III 35KH O SÁT, PHÂN T CH, THI T K VÀ XÂY D NG Ả Í Ế Ế Ự 35

H TH NG THÔNG TIN T NH LỆ Ố Í ƯƠNG 35

1.Các ch c n ng c a h th ngứ ă ủ ệ ố 432.S ơ đồ ồ lu ng thông tin trong h th ng k toán lệ ố ế ươ 47ng

3.S ơ đồ ồ lu ng d li uữ ệ 48

4.Lý do để xây d ng h th ng thông tin tính lự ệ ố ương m iớ 50

5.Xây d ng h th ng mã hóa trong x lý các nghi p v tính lự ệ ố ử ệ ụ ươ 51ngVI.Thi t k h th ngế ế ệ ố 55

1.H th ng Menu k toán lệ ố ế ươ 55ng2.Thi t k c s d li uế ế ơ ở ữ ệ 56

3.Thi t k các thu t toánế ế ậ 71

4.L a ch n h qu n tr c s d li uự ọ ệ ả ị ơ ở ữ ệ 76

VII.M t s giao di n m n hình c a chộ ố ệ à ủ ương trình 77

1.M n hình à đăng nh p v o h th ngậ à ệ ố 78

2.M n hình danh m c nhân viênà ụ 78

3.M n hình s a danh m c nhân viênà ử ụ 80

4.M n hình l c Danh m c nhân viênà ọ ụ 80

Vi c nh n phím F9 t Danh m c nhân viên s kích ho t form L cệ ấ ừ ụ ẽ ạ ọ danh m c nhân viên.ụ 80

Ngườ ử ụi s d ng có nhi u l a ch n ề ự ọ để ọ l c nhân viên t Danh m cừ ụ nhân viên Có th l c theo mã nhân viên, tên nhân viên, b ph nể ọ ộ ậ (nhóm NV2), ch c v (nhóm NV3), tuy n xe, ho c k t h pứ ụ ế ặ ế ợ nh ng i u ki n l c trên.ữ đ ề ệ ọ 80

5.M n hình tìm ki m nhân viênà ế 81

M n hình Tìm ki m nhân viên hi n th khi k toán viên nh n F5 tà ế ể ị ế ấ ừ Danh m c nhân viên.ụ 81

6.M n hình thêm m i nhóm nhân viênà ớ 81

Khi Danh m c nhóm nhân viên ang hi n th , ụ đ ể ị để thêm m i m tớ ộ nhóm nhân viên người dùng s nh n phím F4.ẽ ấ 81

7.M n hình l c công th c tính là ọ ứ ương theo tháng 82

8.M n hình s a công th c tínhà ử ứ 82

Vi c kích ho t Form S a công th c tính ệ ạ ử ứ được th c hi n b ng cáchự ệ ằnh n phím F3 khi chấ ương trình ang hi n th Danh m c côngđ ể ị ụth c tính lứ ương Vi c Thêm m i công th c tính c ng tệ ớ ứ ũ ương tự nh ng thay b ng nh n phím F3, k toán viên ph i nh n phím F4.ư ằ ấ ế ả ấ829.M n hình c p nh t s li uà ậ ậ ố ệ 83

10.M n hình nh p s li uà ậ ố ệ 84

Nh n F3 t Form trên s hi n ra Form C p nh t s li u nh dấ ừ ẽ ệ ậ ậ ố ệ ư ướ iây, vi c c p nh t s li u c th c hi n chi ti t cho t ng nhânđ ệ ậ ậ ố ệ đượ ự ệ ế ừviên 84

K T LU NẾ Ậ 85

PH L C 1Ụ Ụ 87

PH L C 2Ụ Ụ 133

MỞ ĐẦU

Đất nước ta đang trong quá trình đổi mới và phát triển, bước đầu đã gặt hái được những thành công nhất định, điều đó được thể hiện qua mức tăng trưởng kinh tế ổn định và ngày càng cao, tỉ lệ lạm phát được kiềm chế, được đánh giá là “điểm đến” của du khách và các nhà đầu tư quốc tế Thành công này có sự đóng góp không nhỏ của ngành Tin học, ngành đã và đang trở thành mũi nhọn của quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

Cùng với sự đổi mới của đất nước, sự phát triển vượt trội của ngành Công nghệ thông tin nói chung cũng như nhu cầu cấp thiết ứng dụng tin học trong công tác quản lý của các doanh nghiệp nói riêng, trong mấy năm vừa qua, hàng loạt các Công ty phần mềm đã ra đời trên thị trường Việt Nam Điển hình có công ty phần mềm CardPro chuyên về lĩnh vực đồ họa, Hp Group chuyên về phần mềm giáo dục đào tạo, đặc biệt, có rất nhiều công ty phần mềm tài chính kế toán như phần mềm kế toán Fast Accouting, phần mềm kế toán Effect, phần mềm Cyber Accounting của công ty Cổ phần phần mềm QTDN Cybersoft.

Cybersoft là một công ty máy tính chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp, với đội ngũ nhân viên năng động và có trách nhiệm Trong thời gian này, được sự hướng dẫn trực tiếp của GĐ Lê Cảnh Toàn và sự giúp đỡ của đội ngũ cán bộ, nhân viên Cybersoft, em thực hiện

đề tài “Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe

buýt Hà Nội” bằng Visual Foxpro 7.0.

Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty vận tải Hà Nội Với gần 900 cán bộ công nhân viên được bố trí trong các bộ phận khác nhau như lái xe, sửa chữa, văn phòng, bán vé, bảo vệ…, việc tính lương cho Xí nghiệp rất phức tạp, yêu cầu tỉ mỉ và chi tiết Mỗi tháng, kế toán viên phải tính lương theo hai kỳ với nhiều loại mẫu biểu, chứng từ như bảng lương tạm ứng, bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, lương ngoài giờ, báo cáo đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội… Toàn bộ các công việc này nếu được thực hiện bằng thủ công đơn thuần sẽ vô cùng vất vả, tốn kém thời gian, nhân lực và có thể còn dẫn đến sai sót khó kiểm soát Chính vì thế, việc tin học hóa kế toán lương cho Xí nghiệp là rất cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian, sức lao động, giảm bớt sai sót, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chính của chuyên đề bao gồm:

Chương I: Vài nét về công ty

Chương này sẽ giới thiệu sơ lược về cơ sở thực tập – Công ty cổ phần phần mềm QTDN Cybersoft – một công ty đã chiếm được uy tín lớn trên thị trường phần mềm kế toán.

Chương II: Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

Phương pháp luận nghiên cứu là nền tảng khoa học để phát triển tư duy thực tiễn Khi nghiên cứu một bài toán quản lý từ cấp chiến lược đến cụ thể, phương pháp phân tích và thiết kế hợp lý giúp giải quyết vấn đề một cách đúng đắn và khoa học.

Chương này sẽ giới thiệu sơ lược cách tiếp cận hệ thống, phương

pháp vòng đời phát triển của một hệ thống thông tin với bảy giai đoạn: Đánh giá

yêu cầu phát triển hệ thống thông tin, Phân tích chi tiết, Thiết kế logic, Đề xuất các phương án của giải pháp, Thiết kế vật lý ngoài, Triển khai kỹ thuật hệ thống, Cài đặt và khai thác.

Chương III: Khảo sát, phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin

tính lương tại Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội

Những nội dung, công việc khảo sát, phân tích, thiết kế, lập trinh hệ thống thông tin tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội sẽ được trình bày cụ thể trong chương này.

Phần cuối của chuyên đề là các phụ lục:

Phụ lục 1: Mã của một số thủ tục chính của chương trình.Phụ lục 2: Tài liệu tham khảo.

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của KS.Bùi Thế Ngũ và các cán bộ, nhân viên công ty Cybersoft đã và đang hướng dẫn em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này!

Hà Nội, ngày 12.06.2006 Sinh viên: Nguyễn Thị Lan Anh

CHƯƠNG I

VÀI NÉT VỀ CÔNG TYI Những nét cơ bản về công ty

Tên tiếng Việt: Công ty cổ phần phần mềm Quản trị doanh nghiệp Cybersoft

Tên tiếng Anh: Cyber Software for Business managerment Jsc

Tên giao dịch: CYBERSOFT

Trụ sở: 413 Nguyễn Khang, Cầu Giấy, Hà Nội

Cùng với sự đổi mới của đất nước, sự phát triển như vũ bão của nghành Công nghệ thông tin nói chung cũng như nhu cầu cấp thiết ứng dụng tin học trong công tác quản lý của các doanh nghiệp nói riêng, Công ty Cybersoft được thành lập ngày 04 tháng 11 năm 2003 theo giấy chứng nhận số 0103003113 do Sở Kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp.

Cybersoft là Công ty Cổ phần Phần mềm quản trị doanh nghiệp có nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai về phần mềm kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh tại Việt Nam Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, mục đích của công ty là kết hợp các hiểu biết về nghiệp vụ và khả năng công nghệ để tạo ra cho thị trường Việt Nam sản phẩm và dịch vụ có tính chuyên nghiệp cao trong lĩnh vực quản trị tài chính doanh nghiệp.

Với đội ngũ cán bộ chuyên nghiệp cùng với sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao, Cybersoft đang dần chiếm lĩnh uy tín trên thị trường cả ba miền Bắc – Trung – Nam, là một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam về cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính và quản trị doanh nghiệp.

2.Chức năng

Cybersoft chuyên cung cấp các công cụ hiện đại trong quản lý tài chính kế toán và sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp Các sản phẩm và dịch vụ của Cybersoft dựa trên cơ sở kết hợp những hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ, khả năng công nghệ, phương thức hỗ trợ khách và kinh nghiệm thực tế.

Công ty có các chức năng chính sau:

 Thiết kế và xây dựng các phần mềm ứng dụng kế toán tài chính và phần mềm quản lý sản xuất kinh doanh.

 Tư vấn, hỗ trợ và đào tạo khách hàng cài đặt và sử dụng các phần mềm ứng dụng.

3.Mục tiêu của công ty

Mục tiêu của Cybersoft là trở thành nhà cung cấp hàng đầu tại thị trường Việt nam về giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp trong việc ứng dụng công

nghệ thông tin vào quản lý sản xuất và kinh doanh Với khẩu hiệu “Thành công

của khách hàng là mục tiêu của Công ty!”, Cybersoft luôn luôn sẵn sàng cung

cấp phần mềm và dịch vụ tốt nhất, thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng Trên cơ sở ấy Cybersoft luôn luôn không ngừng phát triển để tạo ra các sản phẩm đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn về yêu cầu thông tin quản lý trong nền kinh tế thị trường.

4.Giá trị và niềm tin

Công ty mong muốn đóng góp cho xã hội, xây dựng đất nước giàu mạnh thông qua các sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng Chính vì thế, các cán bộ công nhân viên Cybersoft lao động hết mình, có trách nhiệm nghề nghiệp, luôn luôn đổi mới và tự hoàn thiện.

Công ty tin tưởng rằng hạnh phúc của mỗi cá nhân phụ thuộc vào mức độ sử dụng các tài năng tiềm ẩn trong mỗi cá nhân đó Vì vậy các cán bộ công nhân viên Cybersoft sẽ cùng nhau xây dựng một doanh nghiệp đem lại cho mỗi thành viên của mình điều kiện phát triển đầy đủ nhất về tài năng và một cuộc sống đầy đủ về vật chất, phong phú về tinh thần.

5.Cơ cấu tổ chức

Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Cybersoft gồm các phòng ban sau:

xây dựng các chi tiết trong yêu cầu đặc thù của khách hàng, thiết kế chi tiết các phương án giải quyết, thực hiện xây dựng phần mềm với các chức năng phân hệ luôn mở rộng, nâng cao tính nghiệp vụ và khả năng phân tích quản trị của chương trình, bảo hành phần mềm theo yêu cầu.

Phòng cung cấp giải pháp cho các doanh nghiệp: có nhiệm vụ tư vấn

và xây dựng hệ thông tin tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp, cài đặt

chương trình, hướng dẫn sử dụng và bảo hành, nâng cấp các hệ thống đã được cài đặt, thiết kế các sản phẩm “may đo” theo yêu cầu của khách hàng.

Phòng tư vấn và hỗ trợ khách hàng: có nhiệm vụ giải đáp các thắc mắc,

hướng dẫn chi tiết cách khắc phục các vấn đề khó khăn qua điện thoại, fax, thư điện tử hoặc trực tiếp tại trụ sở của khách hàng.

Phòng dự án: có nhiệm vụ triển khai và lập trình phần mềm ứng dụng

dựa trên cơ sở tiếp thu nhu cầu và đặc thù của khách hàng để phát triển một phần mềm “may đo” thông minh, thích hợp hệ thống ứng dụng đa phân hệ.

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm

Phòng cung cấp giải pháp cho các DN

Phòng tư vấn và

hỗ trợ khách hàng Phòng dự án

Phòng phó giám đốc Phòng giám đốc

Hiện nay Cybersoft có hơn 30 nhân viên có trình độ đại học các chuyên ngành toán, tin, kế toán, luật, kinh tế và ngoại ngữ.

6.Hình thức tổ chức kinh doanh

Cybersoft là công ty chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm và được biết đến dưới hình thức “Công ty cổ phần” Loại hình doanh nghiệp này trong

những năm gần đây trở nên phổ biến và đã bộc lộ rất nhiều ưu điểm Ngoài những cổ đông chính thức, công ty còn hình thành được những cổ đông thường bằng cách hàng năm bán 5% cổ phần cho các nhân viên của công ty Đến cuối năm, lợi nhuận của Cybersoft được chia cho các cổ đông theo tỉ lệ cổ phần đóng góp Với hình thức này, người lao động – với tư cách là chủ doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm và phấn đấu hết mình vì công việc

Ban lãnh đạo Cybersoft cũng quan tâm đến môi trường cạnh tranh trong công ty, bởi vì cạnh tranh tạo ra không khí làm việc tích cực, năng động, phát huy được thế mạnh của mỗi cá nhân Tuy nhiên, đây là sự cạnh tranh tích cực, tiến bộ Những cá nhân xuất sắc, có những ý tưởng mới, táo bạo và khả thi luôn được ủng hộ và áp dụng Đặc biệt, đối với những cá nhân này, công ty luôn có một chế độ lương thưởng xứng đáng nhằm khuyến khích họ tích cực hơn nữa Ngoài ra, khuyến khích cạnh tranh cũng là thúc đẩy đội ngũ nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn cũng như các vấn đề về quản lý.

II Sản phẩm, dịch vụ và khách hàng của Cybersoft

1 Các sản phẩm

Với sự cố gắng của toàn thể tập thể cán bộ trong công ty, đầu tháng 06 năm 2004 công ty đã cho ra đời phiên bản phần mềm Cyber Accounting 2005 với nhiều tính năng kỹ thuật mới Cyber Accounting được thiết kế tuân thủ theo đúng các quy định mới nhất của Bộ Tài chính Việt Nam ban hành Cyber Accounting được ứng dụng chủ yếu dành cho các doanh nghiệp sản xuất hoặc thương mại có quy mô vừa và lớn Cyber Accounting 2005 được lập trên ngôn ngữ Microsoft Visual Foxpro 7.0, có thể chạy trên mạng LAN, WAN, Internet nhiều người sử dụng hoặc trên máy đơn lẻ với các hệ điều hành thông dụng như Windows NT, Windows2000, Windows 9*, Novell NetWare.

CyberSoft Corporate 2005 thực hiện tổng hợp các báo cáo từ đơn vị cấp dưới thành báo cáo hợp nhất của toàn công ty, toàn Tổng Công ty hoặc toàn ngành Các báo cáo của các đơn vị cấp dưới có thể nhập trực tiếp hoặc đọc từ các tệp số liệu báo cáo gửi tiền từ các đơn vị cấp dưới qua đường thư điện tử hoặc đĩa mềm.

Phần mềm tổng hợp báo cáo từ các đơn vị cấp dưới CyberSoft Corporate 2005 được liên kết với phần mềm kế toán cơ sở Cyber Accounting 2005 Các báo cáo của đơn vị cấp dưới được Cyber Accounting 2005 kết xuất ra các tệp số liệu và truyền lên đơn vị cấp trên qua đường thư điện tử CyberSoft Corporate 2005 sẽ đọc các tệp số liệu báo cáo này và tổng hợp (hợp nhất) thành báo cáo chung.

Ngôn ngữ lập trình Visual Basic.net

Cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 hoặc Oracal 9.i

Mô hình hệ thống Client/server chạy trên mạng LAN, WAN, InternetPhần mềm Cyber Business 9.0 được đĩnh nghĩa như một hệ thống đa phân hệ (multi modul software application) giúp cho tổ chức và doanh nghiệp quản lý nguồn lực và điều hành tác nghiệp.

2 Dịch vụ

CyberSoft thực hiện khảo sát thực trạng và yêu cầu về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh Trên cơ sở kết quả khảo sát đưa ra các đề, các phương án khác nhau về xây dựng hệ thống thông tin của doanh nghiệp Các chuyên gia của Cybersoft với hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ và kinh nghiệm triển khai ứng dụng cho rất nhiều doanh nghiệp sẽ đưa ra giải pháp tối ưu cho khách hàng.

Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng CyberSoft ký kết và thực hiện các hợp đồng dịch vụ về hỗ trợ và bảo trì hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp Các nhân viên của CyberSoft luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết mọi khó khăn của khách hàng qua điện thoại, qua thư điện tử, fax hoặc trực tiếp tại trụ sở của khách hàng Cybersoft có riêng hệ thống thông tin “CyberSoft Assistant” lưu trữ các vấn đề vướng mắc thường gặp và cách thức giải quyết nhằm hỗ trợ cho khách hàng một cách nhanh nhất.

CyberSoft thực hiện đào tạo mới, đào tạo lại cho các đơn vị khách hàng Đối với các đơn vị lớn CyberSoft mở các lớp đào tạo tập trung cho các nhân viên kế toán của tất các đơn vị thành viên.

CyberSoft còn tham gia đào tạo kế toán trên máy cho các trường đại học và trung học chuyên nghiệp, các trung tâm đào tạo về kế toán và quản lý CyberSoft hỗ trợ các trường và các trung tâm trong việc cung cấp các phần mềm, bài giảng và số liệu thực hành về kế toán trên máy.

Đối với các doanh nghiệp lớn Cybersoft thực hiện khảo sát và xây dựng các phần mềm “may đo” theo đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý của các đơn vị khách hàng Đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp với nhiều kinh nghiệm thực hiện các dự án lớn sẽ xây dựng các hệ thống thông tin lớn một cách nhanh chóng và hiệu quả.

 Công ty đường Bình Định. Tổng Công ty Vận tải Hà Nội. Tổng Công ty chè.

 Tổng Công ty Sông Mã. Viện Dầu khí (HN, SG). Công ty Cao su Đà Nẵng.

 Công ty CP đại lý Ford Hà Nội. Công ty CP đại lý Ford Thăng Long. Công ty CP đại lý Ford Thủ đô. Công ty dược Vĩnh Phúc.

 Sở giáo dục Nam Định (38 trường PTTH).

 Công ty cổ phần GasPetrolimex (SG,HN,ĐN,HP).

III Lý do lựa chọn đề tài

Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội có xấp xỉ 900 lao động Tuy nhiên, Hệ thống chương trình kế toán lương hiện đang sử dụng chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý Cụ thể:

 Phần mềm MS.Excel hoạt động độc lập, không có sự kết nối dữ liệu, vì thế không đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin hoạt động tốt Chẳng hạn, khi có sự sửa chữa hoặc xóa danh mục nhân viên, rất có thể sẽ bỏ sót thông tin trong một tệp có liên quan nào đó, do việc cập nhật hoàn toàn là thủ công.

 MS.Excel không có tính năng phân quyền, thông tin dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kì người dùng nào Sự thiếu an toàn này có thể sẽ gây ra những thiệt hại khôn lường.

 Việc tính toán hàng tháng dựa trên Excel có thể mất tới vài ngày, sự chậm chạp này có thể gây nên việc thanh toán lương cho công nhân viên không kịp thời.

 Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong Xí nghiệp và Tổng Công ty.

Công ty Cybersoft đang chịu trách nhiệm thiết kế lại chương trình quản lý lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội Nhận thấy đây là một đề tài có tính thực tiễn cao, có thể giải quyết được những vấn đề khó khăn nêu trên, vì thế em đã lựa chọn “Phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống tính lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội” làm đề tài cho chuyên đề thực tập và luận văn tốt nghiệp.

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.

Quan điểm hệ thống xem xét sự vật trong sự thống nhất và trong các mối liên hệ tương tác của các yếu tố tạo thành Khi nghiên cứu một vấn đề quản lý, từ việc nghiên cứu có tính chiến lược để giúp ta giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó, quan điểm hệ thống giúp ta một cách nhìn nhận để hiểu biết vấn đề một cách đúng đắn và khoa học Theo quan điểm hệ thống, mặc dù mỗi hệ thống thông tin có một đặc thù riêng về mô hình, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định và bao gồm bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.

Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).

MÔ HÌNH HỆ THỐNG THÔNG TIN

2 Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin

Cơ sở dữ liệu được sử dụng như một công cụ để lưu trữ và diễn giải các trường thuộc tính của mẩu tin Đây là một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống thông tin Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với tổ chức Chính vì thế mà khi phân tích, thiết kế thì yêu cầu đầu tiên là phải nghiên cứu về cơ sở dữ liệu.

Các thông tin trước đây thường được lưu trữ trong các sổ sách, các bảng biểu… Ngày nay, trong sự bùng nổ của công nghệ thông tin thì việc lưu trữ các thông tin được diễn ra một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.

Các khái niệm liên quan:

 Thực thể (Entity): là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó như: nhân viên, sinh viên, khách hàng, máy móc, thiết bị… Khi nói đến thực thể nghĩa là nói đến một tập hợp thực thể

cùng loại, còn thực thể cụ thể như “nhân viên Lê Văn Thiết”, “máy in

EPSON LQ 2170” thì gọi là phần tử thực thể, hay lần xuất của thực

thể trên.

Ví dụ: Thực thể NHÂN VIÊN là bao gồm các nhân viên.

 Thuộc tính (Attribute): là những đặc điểm và tính chất của mỗi thực thể Mỗi thuộc tính được gọi là một trường, thường không chia nhỏ được nữa Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những mẩu tin về thực thể cụ thể mà ta muốn lưu trữ Ví dụ thực thể nhân viên được mô tả bởi bộ các thuộc tính: mã nhân viên, tên nhân viên, giới tính, ngày sinh, quê quán, chức vụ, bậc lương, tài khoản ngân hàng…

 Trường dữ liệu (Field): để lưu trữ thông tin về từng thực thể hay chính là để ghi các thuộc tính của thực thể.

Ví dụ: Bộ thuộc tính cho thực thể “Tuyến xe” có thể là như sau:

1.Mã tuyến xe.

2.Tên tuyến xe.

3.Giá lái xe.

4.Giá nhân viên bảo vệ.

Ví dụ: Bảng Danh mục tuyến xe như sau:

 Cơ sở dữ liệu (Database): là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau Được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người dùng khác nhau với những mục đích khác nhau.

 Cập nhật dữ liệu: dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu qua việc nhập dữ liệu Việc nhập dữ liệu có thể thông qua các mẫu nhập liệu của chương trình.

 Truy vấn dữ liệu: cho phép giao tác với máy thông qua một cách thức nào đó để nhằm xuất ra các kết quả như ý muốn Thông thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn Có hai kiểu truy vấn thường dùng: truy vấn có cấu trúc và truy vấn bằng ví dụ

Truy vấn SQL (Structured Query Language) là ngôn ngữ phổ dụng nhất được dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay Ngôn ngữ này có gốc từ tiếng Anh.

Truy vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example) tạo cho người sử dụng một lưới điền hoặc một mẫu để xây dựng cấu trúc một mẫu hoặc mô tả dữ liệu mà họ muốn tìm kiếm.

 Lập các báo cáo (Report) từ cơ sở dữ liệu: mục đích của báo cáo là cho phép hiển thị thông tin ra màn hình hay xuất ra máy in.

 Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải được tổ chức sao cho thuận tiện cho việc cập nhật và truy vấn, điều đó đòi hỏi phải có cơ chế gắn kết các thực thể với nhau Các mô hình thường được sử dụng trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu là:

 Mô hình mạng lưới. Mô hình phân cấp. Mô hình quan hệ.

3 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt

Ngày nay, thời đại thông tin bùng nổ dẫn đến hệ quả là hàm lượng trí tuệ chiếm đến 70% trong các sản phẩm được xã hội tạo ra Thế giới hiện tại được nhìn dưới ba góc độ:

 Vật chất làm cho thế giới tồn tại.

 Năng lượng làm cho thế giới phát triển.

 Thông tin làm cho thế giới phát triển hài hòa và có tổ chức.

Quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Một hệ thống thông tin hoạt động kém là nguồn gốc của những hậu quả xấu nghiêm trọng Hoạt động xấu hay tốt của một hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chất lượng của các thông tin như sau:

 Tin cậy

Độ tin cậy của một hệ thống thông tin thể hiện dưới hai góc độ: độ xác thực và độ chính xác Trong một nền kinh tế cạnh tranh, thông tin ít độ tin cậy có thể gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ Một hệ thống tính lương bỏ sót

phụ cấp ăn trưa cho một số nhân viên có thể sẽ đánh mất niềm tin của nhân viên, thậm chí có thể gây ra kiện tụng.

 Đầy đủ

Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế Ví dụ, một nhà quản lý thấy thông tin từ văn phòng Xí nghiệp đến Ban giám đốc công ty tỏ ra chậm chạp nên quyết định mua thêm máy tính bổ sung cho văn phòng Tuy nhiên trong thực tế lại cần máy in và máy photocopy hơn, việc mua thêm máy tính trở nên lãng phí.

 Thích hợp

Hệ thống có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận dẫn đến các quyết định sai lầm và tốn kém do việc tạo ra những thông tin không dùng đến.

 Đúng thời điểm

Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết Một công đoàn có thể biểu tình nếu việc phiếu trả lương phát chậm nhiều lần, một dịch vụ vận tải sẽ mất khách hàng khi trễ hẹn tới nửa ngày.

Làm thế nào để có một hệ thống thông tin hoạt động tốt là mục tiêu theo đuổi của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào Một tổ chức hoạt động hiệu quả chỉ khi nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống thông tin.

IV Ứng dụng tin học trong công tác xây dựng hệ thống thông tin quản lý

1 Lý do để phát triển một hệ thống thông tin quản lý

Điều gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Trước hết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về

quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống Một hệ thống kế toán không kiểm soát được sự xâm phạm trái phép của người sử dụng, một phần mềm quản lý huy động vốn của ngân hàng tính sai thời gian đáo hạn cho khách hàng v.v… là những ví dụ gần gũi cho thấy tất yếu phải phát triển hệ thống thông tin mới.

 Các yếu tố cạnh tranh như giá cả, chất lượng, dịch vụ, thủ tục, thị phần… Chẳng hạn, một trạm bán vé máy bay phải luôn tìm cách thỏa mãn nhu cầu của khách hàng không thể bỏ qua cơ hội phát triển hệ thống thông tin nhằm mục đích đẩy nhanh tốc độ và giao dịch chính xác.

 Hệ thống thông tin quản lý có những thay đổi về khoa học công nghệ nên cần thiết kế mới để hoạt động hiệu quả hơn Ví dụ, Tổng Công ty vận tải Hà Nội đã được tin học hóa yêu cầu Xí nghiệp buýt Hà Nội phải xây dựng hệ thống tính lương mới nhằm đồng bộ hóa và chia sẻ dữ liệu.

 Việc phát triển hệ thống thông tin là do yêu cầu của cấp trên Ví dụ, Ban giám đốc mong muốn đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng nên yêu cầu Phòng Nhân sự tuyển thêm chuyên gia cho phụ trách tin học.

 Những yêu cầu mới của quản lý, chẳng hạn lắp đặt những quầy giao dịch tự động, Chính phủ ban hành luật thuế mới… cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới. Người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình thông qua phương

tiện thông tin Người quản lý nhận thấy rằng thông tin là phương tiện nhanh nhất, hiệu quả nhất để đạt mục đích tăng cường sự chỉ đạo, uy tín của mình.

 Những áp lực từ cấp dưới cũng là nguyên nhân để phát triển một hệ thống mới Chẳng hạn, một bộ phận làm việc mà các nhân viên chủ yếu là cán bộ có trình độ đại học, trên đại học rõ ràng mong muốn được làm việc trong hệ thống thông tin hiện đại.

2 Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý

Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp.

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn.

Phương pháp được đề nghị ở đây là phương pháp vòng đời phát triển của hệ thống thông tin

Phương pháp này dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phuơng pháp hiện đại, có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc đó là:

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình logic, vật lý ngoài, vật lý trong.

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Đây là một nguyên tắc

của sự đơn giản hóa Rõ ràng, để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích

và từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi thiết kế Ứng dụng nguyên tắc này cũng làm cho nhiệm vụ phát triển đơn giản hơn.

Phương pháp vòng đời phát triển của hệ thống thông tin có bảy giai đoạn Cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống Tùy theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Bảy giai đoạn đó là:

a Giai đoạn một: Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. Làm rõ yêu cầu.

 Đánh giá khả năng thực thi.

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu.

b Giai đoạn hai: Phân tích chi tiết

Giai đoạn phân tích chi tiết nhằm làm rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệ thống mới phải đạt được Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch phân tích chi tiết.

 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. Nghiên cứu hệ thống thực tại.

 Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. Đánh giá lại tính khả thi.

 Thay đổi đề xuất của dự án.

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.

Để đạt mục đích, phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống V́ vậy, thu thập thông tin là công việc không thể thiếu của giai đoạn phân tích chi tiết Thông thường ngưởi ta sử dụng các phương pháp: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra, quan sát.

Xây dựng một hệ thống thông tin rất cần thiết phải mã hóa dữ liệu Việc mã hóa dữ liệu giúp cho việc nhận diện đối tượng không bị nhầm lẫn, mô tả nhanh chóng các đối tượng và nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn Các phương pháp mã hóa cơ bản bao gồm: mã hóa phân cấp, mã hóa liên tiếp, mã hóa theo xeri, mã tổng hợp, mã gợi nhớ, mã hóa ghép nối.

Để có một cái nhìn trực quan về hệ thống thông tin đang tồn tại cũng như hệ thống thông tin trong tương lai thì việc mô hình hóa hệ thống thông tin là cần thiết Một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô hình hóa và xây dựng tài liệu cho hệ thống Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống.

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách

thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: Xử lý.

 Kho lưu trữ dữ liệu.

 Dòng thông tin.

Tài liệu

 Điều khiển.

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin dưới góc độ trừu

tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: Nguồn hoặc đích

Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin

 Dòng dữ liệu

Tên dòng dữ liệu

 Tiến trình xử lý.

Tên tiến trình

xử lý Kho dữ liệu.

 Các mức tiếp theo là mức 0, mức 1, mức 2… được phân rã từ sơ đồ mức ngữ cảnh với mục đích làm chi tiết hơn các công đoạn hoạt động của hệ thống Tùy theo cách thực hiện mà phân rã sơ đồ đến mức nào cho phù hợp.

c Giai đoạn ba: Thiết kế logic

Nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm dữ liệu đầu vào, thông tin đầu ra, cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y Các công đoạn của giai đoạn này:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu.

 Thiết kế xử lý.

 Thiết kế các luồng dữ liệu vào. Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. Hợp thức hóa mô hình logic.

Sản phẩm của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mới bằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các sơ đồ cấu trúc dữ liệu, các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống.

Phương pháp thiết kế các bộ phận của hệ thống thông tin mới theo trật tự sau: thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào Với mỗi nhiệm vụ trên cần phải bổ sung hoàn chỉnh tài liệu và hợp thức hóa mô hình logic.

 Thiết kế cơ sở dữ liệu và tính toán nhu cầu bộ nhớ

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống mới Hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu thường được sử dụng là:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra Phương pháp này gồm hai bước: xác định các đầu ra và xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra

 Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hóa Trong phương pháp mô hình hóa, liên kết (association) là một khái niệm quan trọng Mỗi thực thể không tồn tại độc lập mà chúng có sự liên hệ qua lại với nhau Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể Ví dụ: một PHÒNG BAN có nhiều NHÂN VIÊN.

Thiết kế viên ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao, còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngược lại Có các loại liên kết giữa các thực thể như sau:

• 1@1: Liên kết loại Một – Một

Một lần xuất của thực thể A chỉ liên kết với một lần xuất của thực thể B và ngược lại.

Ví dụ: Một trưởng phòng “Hoàng Kim Phượng” chỉ lãnh đạo một phòng “Hành chính” và một phòng “Hành chính” chỉ có một trưởng phòng.

Phòng công tácTrưởng phòng

Lãnh đạo1

Hoàng Kim PhượngTrịnh Thị ÁnhNguyễn Tuấn Anh

Phòng Hành chínhPhòng Kế hoạch

Phòng Vật tư

• 1@N: Liên kết loại Một – Nhiều

Mỗi lần xuất của thực thể A liên kết với nhiều lần xuất của thực thể B, mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với một lần xuất của thực thể A.

Ví dụ: Phòng Hành chính có ba nhân viên, phòng Vật tư có hai nhân viên nhưng mỗi nhân viên chỉ công tác ở một phòng.

Nhân viênPhòng công tác

1

Nhân viên 1Nhân viên 2Nhân viên 3Nhân viên 4Nhân viên 5Phòng Hành chính

Phòng Vật tư

• N@M: Liên kết loại Nhiều – Nhiều

Một lần xuất của thực thể A liên kết với nhiều lần xuất của thực thể B và ngược lại.

Ví dụ: Khách hàng “Phan Văn Tý” mua nhiều loại hàng (Máy tính, máy photocopy, loa), loại hàng “Máy tính” lại được mua bởi nhiều khách hàng (Phan Văn Tý, Bùi Thị Ánh Hồng).

Loại hàng hóaKhách hàng

Lựa chọn MN

Máy tính Máy inMáy photocopy

Mực inLoaPhan Văn Tý

Bùi Thị Ánh HồngPhạm Việt Nga

• Khả năng tùy chọn của liên kết

Trong thực tế, nhiều khi có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liên kết đang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B Đó là liên kết tùy chọn.

Ví dụ: Nhân viên Nguyễn Viết Hưng làm việc ở văn phòng, không thuộc một tuyến xe nào cả.

Tuyến xeNhân viên

Thuộc 1N

Tuyến xe 01Tuyến xe 03Lý Bá Thắng

Phan Huyền TrangNguyễn Viết HưngNguyễn Minh Tuyến

Trong phân tích, thiết kế hệ thống thông tin, hình ô van nhỏ chỉ một quan hệ tùy chọn.

• Chiều của một liên kết

Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó Có các loại quan hệ: một chiều, hai chiều và nhiều chiều.

Quan hệ một chiều là quan hệ mà một lần xuất của một thực thể được

quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó.Nhân viên

Là anh em

Quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau.

Xí nghiệpNhân viên Làm

Việc ở

MN

Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia.

Dự ánNhà cung cấp

Các quan hệ nhiều chiều thường mập mờ, vì thế chỉ nên hạn chế trong các quan hệ hai chiều Việc chuyển đổi một quan hệ nhiều chiều thành dãy các quan hệ hai chiều được thực hiện bằng cách thay quan hệ nhiều chiều đó thành một thực thể và quan hệ tất cả các thực thể đã có với thực thể mới này.

Dự ánNhà cung cấp

Thực hiện

Hàng hóa

Dự ánGửi cho

 Thiết kế logic xử lý và tính khối lượng xử lý

Các sơ đồ logic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổ chức như: Ai thực hiện xử lý, Ở đâu, Khi nào, Như thế nào?

Để biểu diễn các hoạt động của một doanh nghiệp, người ta sử dụng các khái niệm sự kiện, công việc và kết quả

Sự kiện: việc thực thi khi đến nó làm nảy sinh sự thực hiện của một hoặc

nhiều việc khác.

Đồng bộ: một điều kiện logic kết hợp các sự kiện, thể hiện các quy tắc

quản lý mà hệ thống thông tin phải kiểm tra để khởi sinh các công việc.

Công việc: là một tập hợp các xử lý có thể thực hiện có chung các sự kiện

khởi sinh.

Quy tắc ra: điều kiện thể hiện các quy tắc quản lý, quy định việc cho ra

kết quả của một công việc.

Kết quả: sản phẩm của việc thực hiện một công việc Kết quả có chung

một bản chất như sự kiện , nó có thể là cái phát sinh sự thực hiện một công việc khác.

Thiết kế logic xử lý được thực hiện thông qua phân tích tra cứu và phân tích cập nhật.

 Phân tích tra cứu là tìm hiểu xem làm cách nào để có thể có được những thông tin đầu ra từ các tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu Phân tích tra cứu, một mặt giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế cơ sở dữ liệu đã hoàn tất chưa, nghĩa là cơ sở dữ liệu đã đủ để sản sinh các đầu ra hay không, mặt khác nó phát triển một phần logic xử lý để tạo các thông tin ra Đối với mỗi đầu ra, phải tìm cách xác định các tệp cần thiết, thứ tự mà chúng được đọc và các xử lý được thực hiện trên các dữ liệu đã đọc Kết quả của việc phân tích này sẽ được thể hiện thành sơ đồ phân tích tra cứu và đưa vào các phích xử lý trong từ điển hệ thống.

 Phân tích cập nhật xác định thời điểm cập nhật các thông tin trong cơ sở dữ liệu nhằm đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng mới nhất của đối tượng mà nó quản lý.

- Có quyết định bổ sung tuyến xe mới.- Rút bỏ một tuyến xe.

- Có sự thay đổi về đường đi (hướng, điểm dừng), giá lái xe, giá nhân viên bảo vệ, giá tiết kiệm nhiên liệu, giá khác.

- Bớt- Sửa đổi

- Tuyển thêm nhân viên.

- Quyết định thôi việc, hưu trí, mất sức.

- Có sự thay đổi như thuyên chuyển công tác, tăng lương, địa chỉ…

NHOMNHANVIEN - Thêm- Bớt- Sửa đổi

- Quản lý nhân viên theo một nhóm mới.

- Rút bỏ một nhóm nhân viên khi không cần thiết.

- Có sự sửa đổi nhóm nhân viên.

Tính toán khối lượng xử lý tra cứu và cập nhật: một xử lý trên sơ đồ con logic được phân rã thành các thao tác xử lý cơ sở hoặc tra cứu hoặc cập nhật Để tính khối lượng cho chúng, ta tìm cách quy đổi khối lượng hoạt động của các thao tác xử lý cơ sở đó về theo khối lượng xử lý của một thao tác cơ sở được chọn làm đơn vị.

d. Giai đoạn bốn: Đề xuất các phương án của giải pháp

Phân tính viên hoặc nhóm phân tích viên sẽ xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic Mỗi một phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Đồng thời, các phân tính viên phải đánh giá chi phí, lợi ích hữu hình, vô hình của mỗi phương án và đưa ra những khuyến nghị cụ thể Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. Xây dựng các phương án của giải pháp.

 Đánh giá các phương án của giải pháp.

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp.

e. Giai đoạn năm: Thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giai đoạn trước đây Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng.

Thiết kế vật lý ngoài sẽ phải đưa ra hai tài liệu kết quả: một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, một tài liệu dành cho người sử dụng mô tả cả phần thủ công và cả những phần giao diện với những phần tin học hóa Những công đoạn chính của giai đoạn này là:

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra.

 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa. Thiết kế các thủ tục thủ công.

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài.

f Giai đoạn sáu: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi của các tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin Việc viết các chương trình máy tính, thử nghiệm các chương trình, các module và toàn bộ hệ thống cũng được thực hiện trong giai đoạn này.

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống Triển khai kỹ thuật hệ thống bao gồm các hoạt động chính:

 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. Thiết kế vật lý trong.

 Lập trình.

 Thử nghiệm hệ thống. Chuẩn bị tài liệu.

g Giai đoạn bảy: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này gồm các công đoạn:

 Lập kế hoạch cài đặt. Chuyển đổi.

 Khai thác và bảo trì. Đánh giá.

Chuyển đổi hệ thống có hai khối công việc: một là chuyển đổi về mặt kỹ thuật, hai là chuyển đổi về mặt con người Có bốn phương pháp cơ bản để thực hiện chuyển đổi: trực tiếp, song song, cục bộ từng bộ phận và phân giai đoạn

Việc lựa chọn phương pháp cài đặt tùy thuộc quy mô và độ phức tạp của những thay đổi liên quan tới hệ thống mới

1.Vài nét về Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội

Tên doanh nghiệp: Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội.

Cơ quan chủ quản: Tổng Công ty vận tải Hà Nội.

Lĩnh vực hoạt động: Vận chuyển hành khách nội đô.

Loại hình doanh nghiệp: Nhà nước.

Số cán bộ công nhân viên: 870 người.

Doanh thu năm 2005 (liên tuyến): Hơn 43 tỉ VNĐ.

Cán bộ theo dõi hợp đồng: Hoàng Kim Phượng.

2.Đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp

Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội kế tục truyền thống 30 năm xây dựng phục vụ và trưởng thành của công ty xe khách Thống Nhất, tiền thân là tập đoàn ô tô buýt Thống Nhất

Do nhu cầu phát triển kinh tế, căn cứ vào quyết định số 117/2001 ngày 19/11/2001 của Ủy ban Nhân dân Thành phố Hà Nội về việc tổ chức nội bộ trong công ty vận tải và dịch vụ công cộng và quyết định số 714/QĐUB ngày 30/11/2001 Sở Giao thông Công chính Thành phố Hà Nội về thành lập Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội, Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội đã được chính thức thành lập với số lượng 169 xe hoạt động và có 576 lao động với số vốn ban đầu là 8.879.000.000 đồng trong đó vốn ngân sách nhà nước cấp 2.495.000.000 đồng, vốn tự có 6.384.000.000 đồng.

Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội có trụ sở chính đặt tại 32 Nguyễn Công Trứ, Hà Nội Dưới Xí nghiệp còn có ba đoàn xe:

 Đoàn xe buýt số 1. Đoàn xe buýt số 2. Đoàn xe buýt số 3.

Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội hoạt động với hình thức kinh doanh theo đơn đặt hàng của nhà nước và dịch vụ vận tải.

Lĩnh vực kinh doanh của Xí nghiệp là vận tải hành khách công cộng khu vực nội đô Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội là một đơn vị kinh tế phục vụ lợi ích công cộng, hoạt động theo phương thức hạch toán lấy thu bù chi, làm tròn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước và Thành phố Xí nghiệp được mở tài khoản tại ngân hàng và sử dụng con dấu riêng theo quy định của nhà nước

 Không ngừng nâng cao năng lực và chất lượng vận chuyển hành khách bằng phương tiện xe buýt.

 Mở rộng mạng lưới, tăng số lượng và nâng cao chất lượng phục vụ thu hút lưu lượng khách đi lại bằng phương tiện của Xí nghiệp nhằm giải quyết ách tắc giao thông và loại bỏ dần phương tiện phục vụ đi lại có hiệu quả kinh tế thấp.

3.Tổ chức hệ thống thông tin

Kế toán tiền lương là một bộ phận của phòng Lao động – tiền lương – hành chính, phối hợp cùng bộ phận lao động và hành chính cùng thực hiện nhiệm vụ chung:

 Tổ chức quản lý lao động và tiền lương toàn Xí nghiệp. Quản lý về hành chính.

 Thực hiện chế độ lưu trữ công văn đi đến của Xí nghiệp. Tổ chức in ấn, đánh máy các tài liệu công văn.

 Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ cơ sở hạ tầng. Chăm lo sức khỏe cho người lao động.

Vào ngày 15 hàng tháng, kế toán lương tạm ứng lương cho nhân viên theo quy định Cuối mỗi tháng, ở các điểm chấm công gửi bảng tổng hợp chấm công cho phòng Lao động – tiền lương – hành chính Kế toán lương dựa vào các bảng chấm công đó để tính và lên các báo cáo lương cho các bộ phận và toàn Xí nghiệp theo mẫu báo cáo của Bộ tài chính, các mẫu của Xí nghiệp và của Tổng Công ty Các báo cáo này sẽ được gửi lên Giám đốc Xí nghiệp, Tổng Công ty Vận tải Hà Nội và lưu trữ để theo dõi tại Xí nghiệp Cuối mỗi năm hoặc vào dịp 30/04, 01/05, 08/03 kế toán tính toán và lên báo cáo các khoản thưởng cho cán bộ, nhân viên

 Năm tài chính của Xí nghiệp là từ 01/01 đến 31/12 hàng năm. Ngôn ngữ báo cáo: tiếng Việt.

4.Nhiệm vụ đối với hệ thống thông tin kế toán lương

 Cập nhật dữ liệu: các biến động về lao động và công thức tính lương hàng tháng.

 Lên báo cáo. In báo cáo.

 Theo dõi các loại chứng từ liên quan:

 Phiếu chi (lương, thưởng, tạm ứng…) Phiếu thu (thu BHXH, KPCĐ…)Các loại báo cáo hiện đang sử dụng:

Báo cáo lao động và thu nhập hàng tháng.

Định kì hàng thángBáo cáo lao động và thu nhập từ đầu

năm đến cuối kỳ báo cáo (cả năm) tính tương tự như cho hàng tháng.

Không định kìBáo cáo bổ sung lương các quý.

Định kì hàng quýBáo cáo tiền thưởng 6 tháng cuối

Định kì hàng nămBáo cáo thanh toán lương thời gian

hàng tháng.

Định kì hàng thángBáo cáo thanh toán lương thời gian

nghỉ chế độ.

Định kì hàng thángBáo cáo thanh toán lương tiêu chuẩn

hàng tháng.

Định kì hàng thángBáo cáo thanh toán lương sản phẩm

vận chuyển cho LX + NVBV bổ túc các đoàn xe hàng tháng.

Định kì hàng tháng