Phân tích và thiết kế hệ thống tính lương hiệu quả cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội

Khái quát về hệ thống thông tin quản lý

Theo quan điểm hệ thống, mặc dù mỗi hệ thống thông tin có một đặc thù riêng về mô hình, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định và bao gồm bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.  Thực thể (Entity): là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó như: nhân viên, sinh viên, khách hàng, máy móc, thiết bị… Khi nói đến thực thể nghĩa là nói đến một tập hợp thực thể cùng loại, còn thực thể cụ thể như “nhân viên Lê Văn Thiết”, “máy in EPSON LQ 2170” thì gọi là phần tử thực thể, hay lần xuất của thực thể trên.

Ứng dụng tin học trong công tác xây dựng hệ thống thông tin quản lý

Thiết kế vật lý ngoài sẽ phải đưa ra hai tài liệu kết quả: một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật, một tài liệu dành cho người sử dụng mô tả cả phần thủ công và cả những phần giao diện với những phần tin học hóa. Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi của các tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin.

Khảo sát hệ thống thực tại

Chẳng hạn, loại Báo cáo lương hàng tháng được chia thành các loại nhỏ hơn: Báo cáo lương thời gian hàng tháng, Báo cáo lương thời gian nghỉ chế độ, Báo cáo lương thanh toán tiêu chuẩn hàng tháng, Báo cáo thanh toán lương sản phẩm vận chuyển cho LX + NVBV bổ túc các đoàn xe hàng tháng. Báo cáo lương thanh toán tiêu chuẩn hàng tháng lại bao gồm: Báo cáo thanh toán lương Tuyến tiêu chuẩn 01 Lái xe Gara 1, Báo cáo thanh toán lương Tuyến tiêu chuẩn 03 Lái xe Gara 1, Báo cáo thanh toán lương Tuyến tiêu chuẩn 04 Lái xe Gara 1, …, Báo cáo thanh toán lương Tuyến tiêu chuẩn 01 Nhân viên bán vé Gara 2, Báo cáo thanh toán lương Tuyến tiêu chuẩn 23 Lái xe Gara 2, Báo cáo thanh toán lương Tuyến tiêu chuẩn 15 Bảo vệ Gara 2, …, Báo cáo thanh toán lương Văn phòng, v.v….

Phân tích chi tiết

Từ các nút con lại bao gồm các nút cháu: Cập nhật danh mục nhóm nhân viên, Cập nhật bảng chấm công, Tính lương, Tính lương trả công nhân viên theo bộ phận, Báo cáo thanh toán lương, Báo cáo thưởng các ngày lễ…. Phần mềm Excel đang sử dụng tuy đơn giản nhưng không đáp ứng được đầy đủ yêu cầu của quản lý, việc sử dụng rất mất thời gian do phải nhập liệu, xử lý tỉ mỉ, chi tiết với số lượng lớn, người làm kế toán phải lặp đi lặp lại nhiều lần các chi tiết giống nhau. Tổng Công ty Vận tải Hà Nội hầu như đã được tin học hóa ở hầu hết các bộ phận quản lý hành chính, nhu cầu đồng bộ hóa, trao đổi, chia sẻ dữ liệu lớn yêu cầu hệ thống kế toán lương ở Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội phải được xây dựng mới.

Mã hóa được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, có rất nhiều quan hệ phát sinh và nhu cầu trao đổi thông tin với các khách hàng cũng như nội bộ trong doanh nghiệp cũng tăng lên. Vấn đề là cần thực hiện việc mã hóa các thông tin sao cho có thể nhận diện một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn một đối tượng trong một tập hợp các đối tượng cùng loại, tiết kiệm bộ nhớ và thời gian xử lý.

Để quản lý tốt dữ liệu về nhân viên, cần tiến hành gán cho mỗi nhân viên một mã nào đó mang tính duy nhất và nhân viên sẽ được nhận diện thông qua mã của họ chứ không phải là tên hay một thuộc tính nào khác, vì khả năng trùng tên giữa các nhân viên là rất lớn.

Thiết kế hệ thống

Một công thức tính lương được sử dụng nhiều lần để tính lương cho nhiều nhân viên, nhưng mỗi công thức lương tháng cho mỗi nhân viên chỉ được kế thừa từ một công thức dùng chung cho nhóm chứa nhân viên đó. Tổ chức hệ thống các thư mục cơ sở dữ liệu nhằm đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ, giúp lập trình viên làm việc thuận lợi hơn và dữ liệu được bảo trì, phát triển dễ dàng hơn. Rừ ràng, với cỏc tệp cựng loại, cựng nhiệm vụ được sắp xếp cùng chỗ khiến công việc lưu trữ, tìm kiếm dễ dàng hơn là để tất cả lộn xộn trong cùng một thư mục hoặc trong các thư mục thiếu sự nhất quán.

Do đó, trước khi xây dựng hệ thống danh mục từ điển phải xem xét thật kỹ các yêu cầu quản lý đặt ra và nghiên cứu chi tiết phương án tổ chức, khai thác thông tin của phần mềm kế toán. Trên cơ sở các báo cáo cần thực hiện và phương án xử lý, khai thác thông tin của phần mềm kế toán, ta sẽ biết là nên làm thế nào để chương trình có thể lên được các báo cáo theo yêu cầu và người sử dụng thực hiện nhanh nhất, tiện lợi nhất. Microsoft Visual Foxpro là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều công cụ giúp tổng hợp, truy xuất dữ liệu thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và một bộ lệnh lập trình rất phong phú.

Chính vì những lý do trên, chương trình Kế toán lương cho Xí nghiệp Xe buýt Hà Nội lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro, cụ thể là Visual Foxpro 7.0 để làm cơ sở phân tích, thiết kế và lập trình.

Một số giao diện màn hình của chương trình

Cùng với sự phát triển như vũ bão của ngành Công nghệ thông tin nói chung cũng như sự phát triển của Công nghệ phần mềm nói riêng, các hệ quản trị không ngừng phát triển, bổ sung nhiều tính năng mới. Để bảo đảm an toàn cho hệ thống, chỉ những người sử dụng có quyền mới được phép đăng nhập vào hệ thống và sử dụng các chức năng chương trình tùy thuộc quyền hạn được phân. Màn hình Danh mục nhân viên hiện thị các thông tin về nhân viên như mã nhân viên, hệ số lương cũ, hệ số lương mới, địa chỉ, tài khoản ngân hàng.

Từ màn hình Danh mục nhân viên, khi kế toán viên nhấn phím chức năng F3, màn hình Sửa danh mục nhân viên (thực chất là sửa thông tin của một nhân viên nào đó trong danh mục) sẽ được hiển thị. Để tìm kiếm nhân viên trong Danh mục nhân viên theo tên, chương trình đưa ra hai lựa chọn cho người sử dụng, đó là tìm tên nhân viên được bắt đầu hoặc bao gồm (chứa) cụm từ cần tìm. “Anh”, kết quả nhận được sẽ là Nguyễn Anh Đức, Nguyễn Thị Lan Anh, Phan Thanh Huyền, Trần Nguyên Hanh… Còn nếu tìm những nhân viên có tên bắt đầu bằng từ “Anh” thì chương trình sẽ đưa ra kết quả là Nguyễn Anh Đức, Nguyễn Thị Lan Anh….

Mỗi tháng, trước khi tính lương, kế toán viên phải cập nhật các số liệu phát sinh trong tháng từ các bảng chấm công, phiếu chi, phiếu thu…, gồm các thông tin như tiền đã tạm ứng, công làm việc ngày thường, công làm việc ngày nghỉ, các khoản cộng khác, trừ khác….