QUY TRÌNH xử lí văn bản đến

BẢN QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐẾN Lưu đồ xử lí văn đến Người Một số khái niệm • Văn thư hành • Văn đến • Văn • Đăng ký văn Nguyên tắc xử lí văn - Tất văn đi, văn đến công ty phải tiếp nhận, đăng ký Văn thư - Văn phải phải đăng ký, phát hành, chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc - Văn khẩn phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận - Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải bảo quản nguyên vẹn sử dụng mục đích thực Các bước thực Vãn thư hành Thịi gian Trong ngày nhận Vãn thư hành chinh Bóc bì, kiêm tra phàn loại văn Trong ngày nhận Vãn thư hành chinh Đóng dâu văn đèn vào Sô vàn Trong ngày nhận “'' Trình giao nhận văn băn áên Trong ngày nhận Vãn thư hành Giám đóc chun mơn Tông giám đôc Hội đông quán trị Biểu mầu Phàn công đơn vị, cá nhân thực hiện, giàĩ quyêt Phịng ban chun mỏn Tièp nhận xử lí văn Văn thư hành Lưu hơ sơ chun qua Quy trinh soạn thảo văn bãn EME-03-Ũ1 Trong 24 (ngoại trừ cơng văn hóa tơc) BMB-03-02 BMĐ-05-01 BMĐ-05-02 Trong ngày nhận BMĐ-06-01 từ lãnh đạo Theo quy định cũa cơng tác lưu trừ QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐẾN Bước 1: Tiếp nhận văn đến Kiểm tra số lượng, dấu niêm phong, độ nguyên vẹn bì văn đến, thời gian đến Bước 2: Bóc bì, kiểm tra, phân loại văn - Gồm loại Phải bóc bì Khơng bóc bì - Bóc bì có đóng dấu khẩn trước - Khơng gây hư hại văn bản, khơng bỏ sót văn bì Các trường hợp phát có sai sót cần thơng báo cho Trưởng phịng văn thư hành nơi gửi biết để giải Bước 3: Đóng dấu văn đến vào Sổ văn CƠNG TY CÔ PHÀN SỮA VIỆT NAM BMĐ-03-01 Mầu dấu “Đến” BMĐ-03-02 Mẫu sổ đăng kí văn đến 501Ì11ÌỈ ĐỂN sí: N : s y Chuyền: Liru hồ sơ số: 35 mm CÔNG TY CỐ PHẨN SỮA VIỆT NAM SỔ ĐĂNG KÝ VÀN BẢN ĐÉN Năm: Từ ngày .đen ngày Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết văn bản; không viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Ngày ác ố đến đe n Ngà T S SỐ, ký gi hiệu ả Quyển số: (2 ) (3 ) thán g Từ so đen số (1) y (4) (5) Tên loại trích yểu nội dung (6) Đơn vị Kỷ Ghi người nhận nhận (7) (8) (9) QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐẾN Bước 4: Trình, giao nhận văn đến Văn thư chuyển văn cho cấp lãnh đạo theo loại văn quy định trước Bước 5: Phân công đơn vị, cá nhân thực hiện, giải Giám đốc chuyên môn Tổng giám đốc Hội đồng quản trị định đơn vị / cá nhân giải Giám đốc chuyên môn Tổng giám đốc Hội đồng quản trị Phịng ban chun mơn Vãn thư hành Phân cơng đơn vị, cá nhân thực hiện, giải Trong 24 (ngoại trừ cơng vãn hịa tốc) Tiếp nhận, xử lí vãn bân Trong ngày nhận từ lãnh đạo Lưu hồ sơ chuyền qua Quy trình soạn thào vãn Theo quy định cùa công tác lưu trữ BMĐ-06-01 QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐẾN Bước 6: Tiếp nhận, xử lí văn - Phịng chun mơn cá CÔNG TY CỔ PHÀN SỮA VIỆT NAM nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo yêu cầu Lãnh đạo - Trưởng phịng Văn thư hành theo dõi, đôn đốc, báo cáo tiến độ giải - Văn thư lập Số theo dõi việc giải văn đến - Theo dõi, thu hồi tài liệu có dấu "Tài liệu thu ty Huỳnh Liên > Cục Thui Thánh Phổ Hơ Chí Mnh > > Phổng Quân tri * Tii vu Đinh Nghía Thuộc Tính OvA ter* mục fh-óc t** cho cK A th MM gúp Quán I * 1* da fla% vi Inh hom cập Nhát TÀI liệu bị theo cK A phin leo VÀ cic drhnghU m>.4lcẬpr*ilrrữí/tO/XH Hó Sd c hun Dé Giao diện chức lưu trữ tài liệu phần mềm CloudOffice Màn hình tạo phân loại tài liệu •QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN Bước 3: Xác định giá trị hồ sơ - Xác định thời hạn bảo quản; - Xác định tài liệu có giá trị lịch sử để bảo quản vĩnh viễn; - Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy Bước 4: Lập danh mục hồ sơ - Cập nhật vào cuối năm, đột xuất - Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, phòng ban xác định danh mục hồ sơ - Những hồ sơ cần lập: chương trình kế hoạch, công tác năm công ty, * Đối với phần B1: Vào chứcmềm năngCỉoudGffice: “Tài liệu ^ Cập nhật tài liệu” B2: Cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu B3: Chọn “Thêm” để thêm file văn B4: Chọn “Ghi nhận” để cập nhật tài liệu vào hệ thống bấm nút “Hủy bỏ” để hủy bỏ việc cập nhật tài liệu B5: Chọn “Kết thúc” để kết thúc việc cập nhật tài liệu BMLT-04-01 Mẫu danh mục hồ sơ CÓNG TY CỎ PHẤN SỮA MỆT NAM CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHÍA MỆT NAM ĐỘC ỉập - Tự — Hạnh phúc DANH MỤC HÒ sơ CỦA CÔNG TY VINAMILK Năm (Ban hành kèm theo Qưyẻt định sô ) Số ký hiệu HS Tên đê mục tiêu đê HS Thời hạn Đơn vị / Ghi bảo quàn Người ỉập HS (ỉ) (2) (3) (4) (V I TÊN ĐẺ MỤC LỚN Tên đe mục nhỏ Tiêu đẻ hô sơ Bản danh mục hị sơ có /bhơ sơ bao gơm: hồ sơ bão quân vĩnh viễn; hô sơ bảo qn có thời hạn KT.GLÃM ĐĨC (chừ ký, dâu) Họ tên Bước 3: Xác định giá trị hồ sơ Màn hình chức cập nhật hồ sơ CloudOffíce - Xác định thời hạn bảo quản; - Xác định tài liệu có giá trị lịch sử để bảo quản vĩnh viễn; - Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy Bước 4: Lập danh mục hồ sơ - Cập nhật vào cuối năm, đột xuất - Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, phòng ban xác định danh mục hồ sơ - Những hồ sơ cần lập: chương trình kế hoạch, cơng tác năm công ty, * Đối với phần B1: Vào chứcmềm năngCỉoudGffice: “Tài liệu ^ Cập nhật tài liệu” B2: Cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu B3: Chọn “Thêm” để thêm file văn B4: Chọn “Ghi nhận” để cập nhật tài liệu vào hệ thống bấm nút “Hủy bỏ” để hủy bỏ việc cập nhật tài liệu B5: Chọn “Kết thúc” để kết thúc việc cập nhật tài liệu •QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN- Bước 5: Sắp xếp hồ sơ - Theo mẫu tự ABC - Theo chủ đề - Theo địa danh - Theo tính chất hồ sơ - Theo phịng ban, lĩnh - Chống nấm mốc, trùng Bước 6: Bảo quản hồ sơ Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ Sử dụng thiết bị bảo quản Thường xuyên làm vệ sinh Xây dựng nội quy phòng hỏa Chế độ nhiệt độ, độ ẩm Bước 7: Cập nhật hồ sơ - Cập nhật định kì tháng/lần, phịng nhân có thay đổi - Kiểm tra thời hạn hồ sơ, tài liệu - Loại bỏ trùng, nháp, tư liệu tham khảo khơng cần thiết 29 •QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN Bước 8: Kiểm tra thời gian lưu trữ - Nếu hồ sơ thời hạn lưu trữ tiến hành cập nhật bảo quản hồ sơ - Các loại hồ sơ hết hạn tiến hành tiêu hủy theo quy định công ty BẢN Bước 9: Hủy hồ sơ - Lập danh sách tài liệu hết hạn cần loại bỏ - Viết thuyết minh - Trình hồ sơ lên trưởng phịng văn thư - Bầu Hội đồng thẩm định để lọai bỏ tài liệu - Hội đồng xác định hạn tài liệu lưu trữ - Trình lên ban lãnh đạo để thẩm định lại Bước 10: Kết thúc Kết thúc quy trình lưu trữ hồ sơ bắt đầu quy trình 30 03 Nhận xétnghị chung Kiến 3.1 Cơng tác hành văn phịng ƯU DIÊM o Thiết kế văn phòng kiểu hỗn hợp giúp dễ quản lý nhân viên; diện tích khơng gian làm việc tối ưu hóa; tiết kiệm nhiều chi phí o Mơ hình thơng tin phân tán giúp thơng tin qn xác; phịng ban hoạt động cách độc lập mà không bị nhiễu thông tin từ đơn vị khác o Công tác 5S giúp tiết kiệm nhiều chi phí mà cịn đảm bảo an toàn, đem lại suất cao NHƯỢC ĐIÊM o Cách bố trí văn phịng hỗn hợp gây tập trung; trở ngại bảo mật thông tin o Đối với công tác 5S: Nhân viên phải cần dành nhiều thời gian để thích nghi, gây gị bó cho nhân viên o Cần nhiều thời gian nhân lực để xử lý thông tin; áp lực cho nhà lãnh đạo định phải đảm bảo xác, rủi ro KIẾN NGHỊ o Với phòng ban cần bảo mật nên bố trí làm việc nơi kín đáo yên tĩnh o Mở thêm khóa đào tạo cho nhân viên tầm quan trọng lợi ích 5S r »Ầ X À A1 *? I r À ~ w *? 3.2 Xây dựng biêu mẫu; quy trình xử lí, lưu trữ văn NHẬN XÉT o Xây dựng Nghị định 30 Thông tư số 01/2011 Bộ Nội vụ thể thức, kĩ thuật trình bày văn o Quy trình xử lý văn đến cụ thể, khoa học phụ thuộc nhiều vào thủ tục, giấy tờ o Đặc biệt Quy trình lưu trữ văn có hỗ trợ phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice giúp tiết kiệm chi phí thời gian, dễ dàng theo dõi, nắm bắt thơng tin CẢM ƠN CƠ VÀ CÁC BẠN ĐÃ THEO DÕI PHẦN THUYẾT Q TRÌNH CỦA NHĨM 01 .. .QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐẾN Lưu đồ xử lí văn đến Người Một số khái niệm • Văn thư hành • Văn đến • Văn • Đăng ký văn Nguyên tắc xử lí văn - Tất văn đi, văn đến công ty phải tiếp... nhận, xử lí vãn bân Trong ngày nhận từ lãnh đạo Lưu hồ sơ chuyến qua Quy trình soạn thào vãn Theo quy định cùa công tác lưu trữ BMĐ-06-01 QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐẾN Lưu đồ xử lí văn ? ?QUY TRÌNH XỬ... nhận, xử lí vãn bân Trong ngày nhận từ lãnh đạo Lưu hồ sơ chuyền qua Quy trình soạn thào vãn Theo quy định cùa cơng tác lưu trữ BMĐ-06-01 QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐẾN Bước 6: Tiếp nhận, xử lí văn