QUY TRÌNH xử lí văn bản đến

QUY TRÌNH XỬ LÍ – LƯU TRỮ VĂN BẢN QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐẾN Lưu đồ xử lí văn đến Một số khái niệm • Văn thư hành • Văn đến • Văn • Đăng ký văn Ngun tắc xử lí văn - Tất văn đi, văn đến công ty phải tiếp nhận, đăng ký Văn thư - Văn phải phải đăng ký, phát hành, chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc - Văn khẩn phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận - Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải bảo quản nguyên vẹn sử dụng mục đích QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐẾN Bước 1: Tiếp nhận văn đến Kiểm tra số lượng, dấu niêm phong, độ nguyên vẹn bì văn đến, thời gian đến… Bước 2: Bóc bì, kiểm tra, phân loại văn - Gồm loại Phải bóc bì Khơng bóc bì - Bóc bì có đóng dấu khẩn trước - Không gây hư hại văn bản, khơng bỏ sót văn bì Các trường hợp phát có sai sót cần thơng báo cho Trưởng phịng văn thư hành nơi gửi biết để giải QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐẾN Bước 3: Đóng dấu văn đến vào Sổ văn BMĐ-03-01 Mẫu dấu “Đến” BMĐ-03-02 Mẫu sổ đăng kí văn đến Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, xác cần(đối thiết văn bản; Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống dướithơng số, kýtin hiệu vớivềnhững văn khơng cóviết tên loại), chì,dưới bút ngày, mực tháng, đỏ; khơng tắt từ, phần trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấybút trống năm viết ban hành văn cụm từ khơng thơng dụng QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐẾN Bước 4: Trình, giao nhận văn đến Văn thư chuyển văn cho cấp lãnh đạo theo loại văn quy định trước Bước 5: Phân công đơn vị, cá nhân thực hiện, giải Giám đốc chuyên môn Tổng giám đốc Hội đồng quản trị định đơn vị / cá nhân giải QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐẾN Bước 6: Tiếp nhận, xử lí văn - Phịng chun mơn cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo yêu cầu Lãnh đạo - Trưởng phịng Văn thư hành theo dõi, đôn đốc, báo cáo tiến độ giải - Văn thư lập Sổ theo dõi việc giải văn đến - Theo dõi, thu hồi tài liệu có dấu "Tài liệu thu hồi“ QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐẾN Bước 7: Lưu hồ sơ chuyển qua Quy trình soạn thảo văn - Văn thư tập hợp văn liên quan đến công việc giải lập thành hồ sơ lưu trữ theo quy định công ty - Đơn vị giải lưu văn phát hành theo Quy trình xử lí văn QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐI Lưu đồ xử lí văn QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐI Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu; Nghiên cứu dự thảo văn Theo Quy định Thông tư số 01/2011/TT–BNV Bước 2: Kiểm tra nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Kí tắt - - Trước trình kí, người soạn thảo Văn thư phải kiểm tra nội dung, lỗi tả, định dạng, thể thức trình bày văn bản, để đảm bảo dự thảo đạt yêu cầu Bản gốc phải Trưởng phòng ban liên quan ký tắt vào tất trang (kể phụ lục kèm theo) Bước 3: Xem xét phê duyệt kí tên Lãnh đạo xem xét, phê duyệt kí tên Nếu khơng duyệt bàn giao lại cho đơn vị soạn thảo ngày để chỉnh sửa 10 QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐI Bước 4: Lấy số, vào sổ, nhân bản, đóng dấu phát hành - Ghi số theo hệ thống số chung doanh nghiệp - Ghi ngày, tháng, năm văn ban hành - Nhân theo số lượng thời gian quy định - Đóng dấu quan, dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) - Việc đóng dấu cần phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái - Đăng kí vào Sổ đăng kí văn 11 QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐI BMĐi-04-01 Mẫu Sổ đăng ký văn 12 QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐI Bước 5: Ban hành văn theo dõi việc chuyển phát - Chọn bì văn trình bày bì quy định - Văn phải phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc - Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn phải ký nhận vào sổ - Theo dõi việc chuyển phát văn Bước 6: Lưu hồ sơ văn - Mỗi văn phải lưu hai - Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể cơng ty 13 QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN Lưu đồ lưu trữ văn 14 QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN Bước 1: Tiếp nhận, thu thập hồ sơ Văn thư tiếp nhận thu thập hồ sơ, tài liệu giấy tờ qua phần mềm CloudOffice Bước 2: Phân loại hồ sơ - Phân loại theo phòng ban Phân loại theo chủ đề chi tiết Phân loại theo cụm Phân loại theo mức độ quan trọng 15 QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN Thao tác phân loại văn lưu trữ phần mềm CloudOffice Giao diện chức lưu trữ tài liệu phần mềm CloudOffice Màn hình tạo phân loại tài liệu 16 QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN Bước 3: Xác định giá trị hồ sơ - Xác định thời hạn bảo quản; - Xác định tài liệu có giá trị lịch sử để bảo quản vĩnh viễn; - Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy BMLT-04-01 Mẫu danh mục hồ sơ Bước 4: Lập danh mục hồ sơ - Cập nhật vào cuối năm, đột xuất - Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, phòng ban xác định danh mục hồ sơ - Những hồ sơ cần lập: chương trình kế hoạch, công tác năm công ty,…  Đối với phần mềm CloudOffice: B1: Vào chức “Tài liệu → Cập nhật tài liệu” B2: Cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu B3: Chọn “Thêm” để thêm file văn B4: Chọn “Ghi nhận” để cập nhật tài liệu vào hệ thống bấm nút “Hủy bỏ” để hủy bỏ việc cập nhật tài liệu B5: Chọn “Kết thúc” để kết thúc việc cập nhật tài liệu 17 QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN Bước 3: Xác định giá trị hồ sơ - Xác định thời hạn bảo quản; - Xác định tài liệu có giá trị lịch sử để bảo quản vĩnh viễn; - Xác định tài liệu hết giá trị bảo quản để tiêu hủy Màn hình chức cập nhật hồ sơ CloudOffice Bước 4: Lập danh mục hồ sơ - Cập nhật vào cuối năm, đột xuất - Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, phòng ban xác định danh mục hồ sơ - Những hồ sơ cần lập: chương trình kế hoạch, công tác năm công ty,…  Đối với phần mềm CloudOffice: B1: Vào chức “Tài liệu → Cập nhật tài liệu” B2: Cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu B3: Chọn “Thêm” để thêm file văn B4: Chọn “Ghi nhận” để cập nhật tài liệu vào hệ thống bấm nút “Hủy bỏ” để hủy bỏ việc cập nhật tài liệu B5: Chọn “Kết thúc” để kết thúc việc cập nhật tài liệu 18 QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN Bước 5: Sắp xếp hồ sơ - Theo mẫu tự ABC - Theo chủ đề - Theo địa danh - Theo tính chất hồ sơ - Theo phòng ban, lĩnh vực Bước 6: Bảo quản hồ sơ - Xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ - Sử dụng thiết bị bảo quản - Thường xuyên làm vệ sinh - Xây dựng nội quy phòng hỏa - Chế độ nhiệt độ, độ ẩm - Chống nấm mốc, côn trùng Bước 7: Cập nhật hồ sơ - Cập nhật định kì tháng/lần, phịng nhân có thay đổi - Kiểm tra thời hạn hồ sơ, tài liệu - Loại bỏ trùng, nháp, tư liệu tham khảo khơng cần thiết 19 QUY TRÌNH LƯU TRỮ VĂN BẢN Bước 8: Kiểm tra thời gian lưu trữ - Nếu hồ sơ cịn thời hạn lưu trữ tiến hành cập nhật bảo quản hồ sơ - Các loại hồ sơ hết hạn tiến hành tiêu hủy theo quy định công ty Bước 9: Hủy hồ sơ - Lập danh sách tài liệu hết hạn cần loại bỏ - Viết thuyết minh - Trình hồ sơ lên trưởng phịng văn thư - Bầu Hội đồng thẩm định để lọai bỏ tài liệu - Hội đồng xác định hạn tài liệu lưu trữ - Trình lên ban lãnh đạo để thẩm định lại Bước 10: Kết thúc Kết thúc quy trình lưu trữ hồ sơ bắt đầu quy trình 20 03 Nhận xét chung Kiến nghị 21 3.1 Cơng tác hành văn phịng ƯU ĐIỂM o Thiết kế văn phòng kiểu hỗn hợp giúp dễ quản lý nhân viên; diện tích khơng gian làm việc tối ưu hóa; tiết kiệm nhiều chi phí o Mơ hình thơng tin phân tán giúp thơng tin qn xác; phịng ban hoạt động cách độc lập mà không bị nhiễu thông tin từ đơn vị khác o Công tác 5S giúp tiết kiệm nhiều chi phí mà cịn đảm bảo an toàn, đem lại suất cao NHƯỢC ĐIỂM o Cách bố trí văn phịng hỗn hợp gây tập trung; trở ngại bảo mật thông tin o Đối với công tác 5S: Nhân viên phải cần dành nhiều thời gian để thích nghi, gây gị bó cho nhân viên o Cần nhiều thời gian nhân lực để xử lý thông tin; áp lực cho nhà lãnh đạo định phải đảm bảo xác, rủi ro KIẾN NGHỊ o Với phòng ban cần bảo mật nên bố trí làm việc nơi kín đáo yên tĩnh o Mở thêm khóa đào tạo cho nhân viên tầm quan trọng lợi ích 5S 22 3.2 Xây dựng biểu mẫu; quy trình xử lí, lưu trữ văn NHẬN XÉT o Xây dựng Nghị định 30 Thông tư số 01/2011 Bộ Nội vụ thể thức, kĩ thuật trình bày văn o Quy trình xử lý văn đến cụ thể, khoa học phụ thuộc nhiều vào thủ tục, giấy tờ o Đặc biệt Quy trình lưu trữ văn có hỗ trợ phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice giúp tiết kiệm chi phí thời gian, dễ dàng theo dõi, nắm bắt thông tin 23 CẢM ƠN CƠ VÀ CÁC BẠN ĐÃ THEO DÕI PHẦN THUYẾT TRÌNH CỦA NHÓM 01 24 .. .QUY TRÌNH XỬ LÍ – LƯU TRỮ VĂN BẢN QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐẾN Lưu đồ xử lí văn đến Một số khái niệm • Văn thư hành • Văn đến • Văn • Đăng ký văn Ngun tắc xử lí văn - Tất văn đi, văn đến công... văn liên quan đến công việc giải lập thành hồ sơ lưu trữ theo quy định công ty - Đơn vị giải lưu văn phát hành theo Quy trình xử lí văn QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐI Lưu đồ xử lí văn QUY TRÌNH XỬ... đăng kí văn 11 QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐI BMĐi-04-01 Mẫu Sổ đăng ký văn 12 QUY TRÌNH XỬ LÍ VĂN BẢN ĐI Bước 5: Ban hành văn theo dõi việc chuyển phát - Chọn bì văn trình bày bì quy định - Văn phải