Báo cáo thực tập ngành lưu trữ tại chi cục thuế khu vực krông ana cư kuin

Báo cáo thực tập ngành lưu trữ tại chi cục thuế khu vực krông ana cư kuin LỜI NÓI ĐẦU“Đi một ngày đàng, học một sàng khôn” – muốn nên người, có hiểu biết sâu rộng thì phải đi nhiều để thu lượm, học hỏi những tri thức của cuộc sống. Việc ngồi học trên ghế giảng đường mới chỉ cung cấp cho sinh viên khối kiến thức lý thuyết, để làm việc có hiệu quả trong bất cứ lĩnh vực nào đều cần những con người có kinh nghiệm. Không phải ngẫu nhiên mà ngày nay người ta đẩy mạnh phương thức vừa học từ sách vở vừa khảo sát, thực nghiệm và tổ chức các hoạt động ngoại khóa cho người học. Đối với sinh viên – lực lượng kế cận sẽ ra làm thực tế, đảm nhận những vị trí công tác khác nhau – việc tạo điều kiện cho sinh viên được tiếp cận với thực tế ngay khi đang học trong trường, hoàn thiện khối kiến thức lý thuyết là việc làm rất cần thiết.Do đặc thù ngành học, đào tạo ra những cán bộ làm công việc có tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật cao, trong chương trình đào tạo, sinh viên ……………, Đại học ……………… càng cần hơn việc nắm vững về kiến thức chuyên ngành và thành thạo trong từng công tác nghiệp vụ. Từ ý nghĩa đó, việc tổ chức cho sinh viên của Khoa đi thực tập, thực tế tại các cơ quan vào năm 4 khi sinh viên đã cơ bản hoàn thành các môn học trong chương trình đào tạo (bao gồm các kiến thức về công tác quản trị hành chính, công tác văn thư, CTLT) không nằm ngoài các mục đích:+ Giúp sinh viên tìm hiểu tình hình thực tế về CTLT. Qua đó sinh viên có điều kiện liên hệ giữa kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn để so sánh, củng cố và nâng cao hơn nữa nhận thức về nghề nghiệp.+ Vận dụng kiến thức đã học để thực hành một số khâu nghiệp vụ về CTLT nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việc của người cán bộ công chức trong tương lai.+ Giúp sinh viên nắm và hiểu được hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tích luỹ những kiến thức thực tế để chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp hoặc tạo thuận lợi cho quá trình nghiên cứu làm khoá luận tốt nghiệp.Từ ngày ………… đến …………, chúng tôi đã được thực tập tại Chi cục Thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin. Đây là điều kiện tốt cho chúng tôi có dịp tiếp xúc với thực tế của CTLT, từ đó có dịp so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tiễn. Kết quả khảo sát của chúng tôi trong đợt thực tập này được hệ thống trong 2 phần của báo cáo như sau:Phần I. Kết quả khảo sát tình hình thực tế lưu trữ tại Chi cục Thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin, tỉnh Đắk lắkPhần II. Kết quả thực hiện các nội dung nghiệp vụ tại tại Chi cục Thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin, tỉnh Đắk lắkTrong quá trình thực tập, tôi nhận được sự chỉ bảo, giúp đỡ rất nhiệt tình của cán bộ Phòng HCNSTVQTAC của Chi cục Thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin, đặc biệt là …………… đã trực tiếp giúp đỡ, hướng dẫn chúng tôi trong đợt thực tế này. Nhưng do còn nhiều hạn chế về kinh nghiệm và thời gian cho nên Báo cáo của chúng tôi sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn.Chúng tôi xin chân thành cảm ơn

2 KẾTQUẢTHỰCHIỆNCÔNGTÁCLƯUTRỮ 9

2.1 Tổ chức cán bộ lưu trữ của cơ quan 9

2.2 Tình hình ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ 10

2.3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữ 11

2.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ 24

2.5 Nhận xét chung và Kiến nghị, giải pháp 25

PHẦN II 34

THỰC HÀNH CÁC NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 34

1 THUTHẬP, BỔSUNGTÀILIỆULƯUTRỮ 34

2 PHÂNLOẠI, CHỈNHLÝTÀILIỆULƯUTRỮ 35

3 VỀXÁCĐỊNHGIÁTRỊTÀILIỆU 41

4 TỔCHỨCSỬDỤNGTÀILIỆULƯUTRỮ 41

KẾT LUẬN 41

TÀI LIỆU THAM KHẢO 42

DANH MỤC PHỤ LỤC 44

LỜI NÓI ĐẦU

“Đi một ngày đàng, học một sàng khôn” – muốn nên người, có hiểu biết

sâu rộng thì phải đi nhiều để thu lượm, học hỏi những tri thức của cuộc sống.Việc ngồi học trên ghế giảng đường mới chỉ cung cấp cho sinh viên khối kiếnthức lý thuyết, để làm việc có hiệu quả trong bất cứ lĩnh vực nào đều cần nhữngcon người có kinh nghiệm Không phải ngẫu nhiên mà ngày nay người ta đẩymạnh phương thức vừa học từ sách vở vừa khảo sát, thực nghiệm và tổ chức cáchoạt động ngoại khóa cho người học Đối với sinh viên – lực lượng kế cận sẽ ralàm thực tế, đảm nhận những vị trí công tác khác nhau – việc tạo điều kiện chosinh viên được tiếp cận với thực tế ngay khi đang học trong trường, hoàn thiệnkhối kiến thức lý thuyết là việc làm rất cần thiết.

Do đặc thù ngành học, đào tạo ra những cán bộ làm công việc có tính chấtnghiệp vụ, kỹ thuật cao, trong chương trình đào tạo, sinh viên ………, Đạihọc ……… càng cần hơn việc nắm vững về kiến thức chuyên ngành vàthành thạo trong từng công tác nghiệp vụ Từ ý nghĩa đó, việc tổ chức cho sinhviên của Khoa đi thực tập, thực tế tại các cơ quan vào năm 4 khi sinh viên đã cơbản hoàn thành các môn học trong chương trình đào tạo (bao gồm các kiến thứcvề công tác quản trị hành chính, công tác văn thư, CTLT) không nằm ngoài cácmục đích:

+ Giúp sinh viên tìm hiểu tình hình thực tế về CTLT Qua đó sinh viên cóđiều kiện liên hệ giữa kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn để so sánh, củngcố và nâng cao hơn nữa nhận thức về nghề nghiệp.

+ Vận dụng kiến thức đã học để thực hành một số khâu nghiệp vụ vềCTLT nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựng phong cách làm việc củangười cán bộ công chức trong tương lai.

+ Giúp sinh viên nắm và hiểu được hoạt động của các cơ quan, đơn vị,tích luỹ những kiến thức thực tế để chuẩn bị cho kỳ thi tốt nghiệp hoặc tạo thuậnlợi cho quá trình nghiên cứu làm khoá luận tốt nghiệp.

Từ ngày ………… đến …………, chúng tôi đã được thực tập tại Chi cụcThuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin Đây là điều kiện tốt cho chúng tôi có dịptiếp xúc với thực tế của CTLT, từ đó có dịp so sánh, đối chiếu giữa lý luận vớithực tiễn Kết quả khảo sát của chúng tôi trong đợt thực tập này được hệ thốngtrong 2 phần của báo cáo như sau:

Phần I Kết quả khảo sát tình hình thực tế lưu trữ tại Chi cục Thuế khuvực Krông Ana – Cư Kuin, tỉnh Đắk lắk

Phần II Kết quả thực hiện các nội dung nghiệp vụ tại tại Chi cục Thuếkhu vực Krông Ana – Cư Kuin, tỉnh Đắk lắk

Trong quá trình thực tập, tôi nhận được sự chỉ bảo, giúp đỡ rất nhiệt tìnhcủa cán bộ Phòng HCNSTVQTAC của Chi cục Thuế khu vực Krông Ana – Cư

Kuin, đặc biệt là ……… đã trực tiếp giúp đỡ, hướng dẫn chúng tôi trong

đợt thực tế này Nhưng do còn nhiều hạn chế về kinh nghiệm và thời gian chonên Báo cáo của chúng tôi sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mongnhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn.

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

……., ngày … tháng … năm 2022

Sinh viên

…

NỘI DUNGPHẦN I

KẾT QUẢ KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ LƯU TRỮ TẠI CHI CỤCTHUẾ KHU VỰC KRÔNG ANA – CƯ KUIN, TỈNH ĐẮK LẮK1 Khái quát về Chi cục Thuế khu vực Krông Ana- Cư Kuin, tỉnh Đắk Lắk

1.1 Sơ lược về sự hình thành và phát triển của Chi cục Thuế khu vực KrôngAna – Cư Kuin

Chi cục Thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin được thành lập theo Quyếtđịnh số 927/QĐ-BTC ngày 31/5/2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trên cơ sởsáp nhập từ 2 Chi cục Thuế cũ là: Chi cục thuế huyện Krông Ana và Chi cụcThuế huyện Cư Kuin Trong đó, chi cục thuế huyện Krông Ana được thành lậpnăm 1991 và Chi cục thuế huyện Cư Kuin được thành lập năm 2008

Theo Quyết định số 110/QĐ-BTC ngày 14/01/2019 của Bộ Tài chính quyđịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục thuế quận,huyện, thị xã, thành phố và chi cục khu vực trực thuộc Chi cục thuế tỉnh, thànhphố và Quyết định số 59794/QĐ-CT ngày 30/7/2019 của Cục trưởng Cục thuếtỉnh Đắk Lắk về việc tổ chức bộ máy Chi cục thuế khu vực Krông Ana – CưKuin, Chi cục Thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin là đơn vị trực thuộc CụcThuế tỉnh Đắk lắk có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệphí, các khoản thu khác của ngân sách nhà nước thuộc phạm vi nhiệm vụ củangành thuế trên địa bàn khu vực huyện Krông Ana và huyện Cư Kuin theo quyđịnh của pháp luật.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thuếkhu vực Krông Ana – Cư Kuin

* Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Theo Quyết định số 110/QĐ-BTC ngày 14/01/2019 của Bộ Tài chính vàQuyết định số 59794/QĐ-CT ngày 30/7/2019 của Cục trưởng Cục thuế tỉnh ĐắkLắk về việc tổ chức bộ máy Chi cục thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin, chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Chi cục thuế khu vực Krông Ana– Cư Kuin như sau:

Về vị trí, chức năng, Chi cục Thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin là tổchức trực thuộc Cục Thuế cấp tỉnh Đắk Lắk, có chức năng tổ chức thực hiệncông tác quản lý thuế, phí, lệ phí, các khoản thu khác của ngân sách nhà nướcthuộc phạm vi nhiệm vụ của cơ quan thuế quản lý thu trên địa bàn theo quy địnhcủa pháp luật.

Chi cục Thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin có tư cách pháp nhân, condấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật Về nhiệm vụ, Chi cục Thuế thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệmtheo quy định của Luật Quản lý thuế, các luật thuế, các quy định pháp luật kháccó liên quan và các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

1 Tổ chức triển khai thực hiện thống nhất các văn bản quy phạm phápluật về thuế, quản lý thuế và các văn bản quy định của pháp luật khác có liênquan; quy trình, biện pháp nghiệp vụ quản lý thuế trên địa bàn.

2 Tổ chức thực hiện dự toán thu thuế hàng năm được giao; tổng hợp,phân tích, đánh giá công tác quản lý thuế; tham mưu với cấp ủy, chính quyền địaphương về công tác lập và chấp hành dự toán thu ngân sách nhà nước, về côngtác quản lý thuế trên địa bàn; chủ trì và phối hợp chặt chẽ với các ngành, cơquan, đơn vị liên quan để thực hiện nhiệm vụ được giao.

3 Tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền, hướng dẫn, giải thích chínhsách thuế của Nhà nước; hỗ trợ người nộp thuế trên địa bàn thực hiện nghĩa vụnộp thuế theo đúng quy định của pháp luật.

4 Kiến nghị với Cục trưởng Cục Thuế những vấn đề vướng mắc cần sửađổi, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật về thuế, các quy trình chuyên mônnghiệp vụ, các quy định quản lý nội bộ và những vấn đề vượt quá thẩm quyềngiải quyết của Chi cục Thuế.

5 Tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý thuế đối với người nộp thuế thuộcphạm vi quản lý của Chi cục Thuế: đăng ký thuế; khai thuế; tính thuế; thông báothuế; nộp thuế; hoàn thuế; khấu trừ thuế; miễn thuế, giảm thuế; xoá nợ tiền thuế,

tiền phạt; kế toán thuế đối với người nộp thuế; đôn đốc người nộp thuế thực hiệnnghĩa vụ thuế đầy đủ, kịp thời vào ngân sách nhà nước.

6 Quản lý thông tin về người nộp thuế; xây dựng hệ thống dữ liệu thôngtin về người nộp thuế trên địa bàn.

7 Tổ chức các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ quản lý rủi ro trong hoạtđộng quản lý thuế.

8 Kiểm tra, giám sát việc kê khai thuế, hoàn thuế, khấu trừ thuế, miễnthuế, giảm thuế, nộp thuế và chấp hành chính sách, pháp luật thuế đối với ngườinộp thuế và các tổ chức, cá nhân được ủy nhiệm thu thuế theo phân cấp và thẩmquyền quản lý của Chi cục trưởng Chi cục Thuế.

9 Quyết định hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định miễn thuế, giảmthuế; hoàn thuế; gia hạn nộp hồ sơ khai thuế, gia hạn nộp thuế; xoá nợ tiền thuế,tiền phạt, tiền chậm nộp; miễn xử phạt tiền thuế theo quy định của pháp luật.

10 Được quyền yêu cầu người nộp thuế, các cơ quan Nhà nước, các tổchức, cá nhân có liên quan cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết phục vụ chocông tác quản lý thu thuế; đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý các tổ chức, cánhân không thực hiện trách nhiệm trong việc phối hợp với cơ quan thuế để thựchiện nhiệm vụ thu ngân sách nhà nước.

11 Được quyền ấn định thuế, thực hiện các biện pháp cưỡng chế thi hànhquyết định hành chính thuế theo quy định của pháp luật; thông báo trên cácphương tiện thông tin đại chúng về hành vi vi phạm pháp luật thuế của ngườinộp thuế.

12 Bồi thường thiệt hại cho người nộp thuế do lỗi của cơ quan thuế, theoquy định của pháp luật; giữ bí mật thông tin của người nộp thuế; xác nhận việcthực hiện nghĩa vụ thuế của người nộp thuế theo quy định của pháp luật.

13 Tổ chức thực hiện thống kê, quản lý thuế, quản lý biên lai, ấn chỉ thuế;lập báo cáo về tình hình kết quả thu thuế và báo cáo khác phục vụ cho việc chỉđạo, điều hành của cơ quan cấp trên, của Ủy ban nhân dân đồng cấp và các cơquan có liên quan; tổng kết, đánh giá tình hình và kết quả công tác của Chi cụcThuế.

14 Tổ chức thực hiện kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về thuế vàkhiếu nại, tố cáo liên quan đến việc thi hành công vụ của công chức thuế thuộcthẩm quyền quản lý của Chi cục trưởng Chi cục Thuế theo quy định của phápluật.

15 Xử lý vi phạm hành chính về thuế, lập hồ sơ đề nghị cơ quan có thẩmquyền khởi tố các tổ chức, cá nhân vi phạm pháp luật thuế theo quy định củaLuật quản lý thuế và pháp luật khác có liên quan.

16 Giám định để xác định số thuế phải nộp của người nộp thuế theo yêucầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

17 Thực hiện nhiệm vụ cải cách hệ thống thuế theo mục tiêu nâng caochất lượng hoạt động, công khai hoá thủ tục, cải tiến quy trình nghiệp vụ quản lýthuế và cung cấp thông tin để tạo thuận lợi phục vụ cho người nộp thuế thựchiện chính sách, pháp luật về thuế.

18 Tổ chức tiếp nhận và triển khai các phần mềm ứng dụng, hạ tầng kỹthuật công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác quản lý thuế,công tác quản lý nội ngành vào các hoạt động của Chi cục Thuế.

19 Quản lý bộ máy, biên chế, lao động; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng độingũ công chức của Chi cục Thuế theo quy định của Nhà nước và theo phân cấpcủa Bộ Tài chính.

20 Quản lý kinh phí, tài sản được giao, lưu giữ hồ sơ, tài liệu, ấn chỉ thuếtheo quy định của pháp luật và của ngành.

21 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng Cục Thuế giao * Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu hiện nay của Chi cục Thuế Krông Ana – Cư Kuin bao gồm:

- Ban lãnh đạo bao gồm 01 Chi cục trưởng và 04 Phó Chi cục trưởng

- Các đội trực thuộc bao gồm

+ Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT – Truớc bạ thu khác

Giúp Chi cục trưởng và phó Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiện côngtác tuyên truyền về chính sách pháp luật thuế; hỗ trợ người nộp thuế trong phạmvi Chi cục Thuế quản lý và giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế quản lý thu lệ phí

trước bạ, các khoản đấu giá về đất, tài sản, tiền thuê đất, tiền sử dụng đất, thuếsử dụng đất phi nông nghiệp (thuế tài sản), phí, lệ phí và các khoản thu khác(bao gồm thuế thu nhập cá nhân của cá nhân hành nghề tự do, các khoản thu vềđất bao gồm cả thuế thu nhập cá nhân đối với chuyển nhượng bất động sản,nhận thừa kế, quà tặng, lệ phí trước bạ và thu khác) phát sinh trên địa bàn thuộcphạm vi Chi cục Thuế quản lý; Thực hiện dự toán thu thuế đối với đối tượngđược giao quản lý.

+ Đội Kê khai - Kế toán thuế - Tin học & Tổng hợp - Nghiệp vụ - Dự toán- Pháp chế

Giúp Chi cục trưởng và phó Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiện côngtác đăng ký thuế, quản lý khai thuế, xử lý các hồ sơ hoàn thuế (trừ hoàn thuế thunhập cá nhân và các khoản thu từ đất), khấu trừ thuế, tính thuế và thông báothuế, nộp thuế, hoàn trả tiền thuế, kế toán thuế, thống kê thuế theo phân cấpquản lý; quản lý và vận hành hệ thống trang thiết bị tin học; triển khai, cài đặt,hướng dẫn sử dụng các phần mềm ứng dụng tin học phục vụ công tác quản lýthuế, quản lý nội ngành cho công chức thuế và cung cấp các dịch vụ hỗ trợngười nộp thuế và hướng dẫn về nghiệp vụ quản lý thuế, chính sách, pháp luậtthuế cho công chức thuế trong Chi cục Thuế; thực hiện công tác pháp chế vềthuế thuộc phạm vi Chi cục Thuế quản lý; xây dựng dự toán thu ngân sách nhànước (đối với Chi cục thuế khu vực phải xây dựng dự toán thu ngân sách nhànước cho từng địa bàn cấp huyện) và tổ chức thực hiện dự toán thu ngân sáchnhà nước được giao của Chi cục Thuế

+ Đội Kiểm tra thuế số 1, 2 Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiệncông tác kiểm tra, giám sát kê khai thuế; giải quyết tố cáo liên quan đến ngườinộp thuế; thực hiện dự toán thu thuế đối với người nộp thuế thuộc phạm vi quảnlý của Chi cục Thuế và thực hiện công tác kiểm tra việc tuân thủ pháp luật, tínhliêm chính của cơ quan thuế, công chức thuế; giải quyết khiếu nại (bao gồm cảkhiếu nại các quyết định xử lý về thuế của cơ quan thuế và khiếu nại liên quantrong nội bộ cơ quan thuế) thuộc thẩm quyền của Chi cục trưởng Chi cục Thuế;

tiếp nhận và chuyển các cơ quan có thẩm quyền giải quyết đơn thư tố cáo liênquan đến việc chấp hành công vụ của công chức, viên chức thuế

+ Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Quản trị - Ấn chỉ

Giúp Chi cục trưởng và phó Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiện côngtác hành chính, văn thư, lưu trữ; công tác quản lý nhân sự; quản lý tài chính,quản trị; quản lý ấn chỉ trong phạm vi Chi cục Thuế quản lý

+ Đội thuế Quản lý thuế xã, phường/liên xã phường

Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế quản lý thu thuế các tổ chức (nếu có),cá nhân nộp thuế trên địa bàn xã, phường được phân công (bao gồm các hộ sảnxuất kinh doanh công thương nghiệp và dịch vụ, kể cả hộ nộp thuế thu nhập cánhân; thuế sử dụng đất phi nông nghiệp, thuế sử dụng đất nông nghiệp, thuế tàinguyên ); Thực hiện dự toán thu thuế đối với đối tượng được giao quản lý.

+ Bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “Mộtcửa” tại huyện Cư Kuin Giúp Chi cục trưởng Chi cục Thuế thực hiện một sốnhiệm vụ về quản lý thuế đối với một số khoản thu trên địa bàn cấp huyện; tiếpnhận và giải quyết một số thủ tục hành chính cho người nộp thuế; thực hiện cácthủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa liên thông” với các cơ quan chức năngtrên địa bàn cấp huyện nơi không có trụ sở chính của Chi cục Thuế khu vực.Giao Cục trưởng Cục Thuế căn cứ tình hình thực tế trên địa bàn để quy định sốlượng công chức bố trí tại Bộ phận “Một cửa”, nhưng nhất thiết phải có côngchức làm công tác: Kê khai; tuyên truyền hỗ trợ; thu nhập cá nhân (bao gồm cảthu lệ phí trước bạ và thu khác); giao một Lãnh đạo Chi cục Thuế khu vực trựctiếp phụ trách và giải quyết các công việc tại Bộ phận “Một cửa”

2 Kết quả thực hiện công tác lưu trữ

2.1 Tổ chức cán bộ lưu trữ của cơ quan

Những yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ của công tác lưu trữ đòi hỏiphải tổ chức một bộ phận phụ trách công tác này Hiện nay, bộ phận Lưu trữđược tổ chức trực thuộc Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Quản trị - Ấn chỉ.

Bộ phận lưu trữ mới chỉ được bố trí duy nhất 01 cán bộ phụ trách Cán bộnày có trình độ đại học, tuy nhiên không học chuyên ngành văn thư-lưu trữ, bên

cạnh đó còn phải kiệm nhiệm công việc quản lý văn bản đi đến tại Chi cục.Ngoài ra, kể từ khi hợp nhất hai Chi cục Thuế cấp huyện, công việc liên quanđến văn thư, lưu trữ càng phát sinh nhiều hơn, để công tác lưu trữ của Chi cục đivào ổn định gồm những công việc rất lớn, với số lượng cán bộ lưu trữ hiện tạithì khó có thể đảm đương được.

Do những hạn chế về cán bộ phụ trách công tác lưu trữ như trên nên tìnhhình công tác lưu trữ của Chi cục Thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin khó tránhkhỏi nhiều bất cập và cần được khắc phục trong thời gian tới.

2.2 Tình hình ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ

Dưới sự quan tâm chỉ đạo của Cục Thuế tỉnh Đắk Lắk, Chi cục Thuế khuvực Krông Ana – Cư Kuin cũng đã nhận thức được tầm quan trọng của công táclưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, điều này được thể hiện qua việc Chi cụcđã chủ động ban hành các văn bản từ rất sớm và thường xuyên làm cơ sở choviệc thực hiện CTLT phù hợp với văn bản chỉ đạo chung của Nhà nước vềCTLT Hầu hết các văn bản này đều được ban hành từ trước khi hợp nhất 2 Chicục nhưng hiện nay chúng vẫn được áp dụng trong hoạt động của Chi cục Thuếkhu vực:

- Kế hoạch thực hiện công tác văn thư lưu trữ hàng năm

- Quyết định số 1318/QĐ-CCT ngày 20/6/2015 của Chi cục Thuế huyện

Krông Ana v/v ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.

- Quyết định số 1503/QĐ-CT ngày 30/8/2016 của Chi cục Thuế huyện

Krông Ana v/v ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Chi cục Thuếhuyện Krông Ana

- Quyết định số 1502/QĐ-CT ngày 23/3/2017 của Chi cục Thuế huyện

Krông Ana v/v ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Quyết định số 1512/QĐ-CT ngày 20/8/2020 của Chi cục Thuế khu vực

Krông Ana – Cư Kuin v/v ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Chicục Thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin

- Quyết định số 896/QĐ-CT ngày 25/04/2021 của Chi cục Thuế khu vực

Krông Ana – Cư Kuin v/v ban hành danh mục hồ sơ công việc.

Những quy định trong các văn bản được ban hành về cơ bản đã cụ thể hóacác quy định của nhà nước và ngành thuế về CTLT để phù hợp với đặc điểm tổchức và hoạt động của Chi cục Hầu hết các vấn đề của CTLT từ tổ chức bộphận lưu trữ đến các nghiệp vụ chuyên môn như: giao nộp hồ sơ, tài liệu, chỉnhlý tài liệu, bảo quản và sử dụng tài liệu… đã được đề cập tới Ngoài ra, Chi cụckhông ngừng cập nhật những quy định mới của nhà nước để sửa đổi, bổ sungcho những văn bản không còn phù hợp Ví dụ như Quy chế bảo vệ bí mật củaChi cục được ban hành từ năm 2008 thì khi Luật Bảo vệ bí mật nhà nước cóhiệu lực, Chi cục đã sửa đổi Quy chế vào năm 2020 Các quy định về lĩnh vựcnày phần lớn được ban hành bằng những quyết định của Chi cục trưởng nênhiệu lực pháp lý đối với nội bộ Chi cục tương đối cao Đây là cơ sở quan trọngđể CTLT của Chi cục thực hiện thống nhất và dần đi vào nề nếp

Tuy nhiên, một số quy định của nhà nước cấp trên hiện đã thay đổi songChi cục vẫn chưa cập nhật để ban hành mới như Quy chế công tác văn thư lưutrữ của Chi cục Hiện nay Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 củaChính phủ về công tác văn thư đã có hiệu lực được 2 năm dẫn đến nhiều quyđịnh về văn thư và liên quan đến công tác lưu trữ đã thay đổi, tuy nhiên đến nay,Quy chế này vẫn chưa được sửa đổi bổ sung cho phù hợp với Nghị định và thựctế công tác văn thư, lưu trữ của Chi cục khu vực đang diễn ra ở hai trụ sở Chicục cấp huyện cũ Mặt khác, quy chế này chủ yếu đề cập tới nội dung của côngtác văn thư, nhiều vấn đề của công tác lưu trữ còn chưa được đề cập, nhiều quyđịnh còn chưa phù hợp Thêm vào đó sự hợp nhất của 2 Chi cục sẽ phát sinh đếnvấn đề quản lý tài liệu lưu trữ khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, nhưng đến nayChi cục chưa có văn bản nào giải quyết vấn đề này theo quy định của Luật Lưutrữ và Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫnquản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính vàtổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước

2.3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ lưu trữa) Thu thập, bổ sung vào lưu trữ cơ quan

Đây là khâu nghiệp vụ đầu tiên của CTLT Tài liệu muốn được đưa vàobảo quản, xây dựng các hệ thống công cụ tra cứu phục vụ khai thác sử dụng thìtrước tiên phải được thu thập một cách đầy đủ Nếu công tác thu thập được thựchiện khoa học, chính xác, đúng quy định và kế hoạch thì sẽ tạo thuận lợi choviệc tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo Đồng thời, góp phần bảo đảm việcgiữ gìn bí mật của Chi cục cũng như thực hiện nguyên tắc quản lý tập trungthống nhất tài liệu.

Các vấn đề cơ bản của công tác thu thập, bổ sung tài liệu có giá trị vào lưu

trữ của Chi cục đã được quy định trong quy chế văn thư lưu trữ của Chi cục

Do tài liệu của Chi cục thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh ĐắkLắk nên công tác thu thập, bổ sung được thực hiện gồm 2 nhiệm vụ:

* Thu thập vào Lưu trữ cơ quan

+ Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu:

Tuy đã được quy định khá chi tiết và cụ thể về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào Lưu trữ cơ quan là: “Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kếtthúc” “trường hợp đội, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưuđể phục vụ công việc thì phải được Chi cục trưởng đồng ý và phải lập Danh mụchồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệucủa Đội, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày nộp lưu” nhưng thực tế Chi cụcchưa tiến hành nghiêm túc đầy đủ Các Đội không tiến hành giao nộp tài liệutheo đúng thời gian quy định mà chỉ giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành khikhông còn diện tích để chứa tài liệu, khối tài liệu đó đã hết giá trị hiện hànhhoặc có đợt kiểm tra của Cục Thuế tỉnh

+ Nguồn nộp lưu tài liệu:

Nguồn bổ sung tài liệu cho lưu trữ Chi cục bao gồm tài liệu của các Đội.Tuy nhiên, các Đội chưa tiến hành giao nộp tài liệu thường xuyên, nhiều tài liệuđến hạn thu những vẫn để tại các Đội do công tác lập hồ sơ chưa được các cánbộ công chức thực hiện đầy đủ theo quy định, dẫn đến tình trạng tài liệu rời lẻ,tồn đọng bó gói Ngoài ra, sau khi sáp nhập 2 chi cục Thuế cấp huyện, trụ sởchính của Chi cục Thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin được đặt tại trụ sở của

Chi cục Thuế huyện Krông Ana cũ, theo quy định, Hồ sơ, tài liệu thuộc Danh

mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của các Chi cục Thuế cấphuyện đã đến hạn giao nộp (Từ năm 2019 trở về trước) phải được chỉnh lý hoànchỉnh và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đắk Lắk; Hồ sơ, tài liệu thuộc Danhmục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử nhưng chưa đến hạn giaonộp (Từ năm 2019 trở lại đây) và hồ sơ, tài liệu không thuộc diện nộp lưu đượcchuyển về Lưu trữ cơ quan mới (Chi cục Thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin)quản lý Tuy nhiên, do điều kiện kho tàng cũng như do chưa lập hồ sơ hoànchỉnh nên vấn đề này chưa được giải quyết.

Qua bảng thống kê các cán bộ lưu trữ, số đợt giao nộp tài liệu về kho trong những nămqua cụ thể như sau:

+ Thủ tục giao nộp

Điều 22, mục 3, chương I của Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Chi

cục đã quy định về thủ tục giao nộp như sau: “Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải

được lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu” và hai bản “Biên bản giao nhận hồsơ, tài liệu” Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi

loại một bản Mẫu mục lục và biên bản được thực hiện theo mẫu của Thông tưsố 07/2012/TT-BNV”.

Thực tế, thủ tục giao nộp tài liệu vào kho được tiến hành khá đơn giản,không có biên bản giao nộp hay mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Kết thúc mộtnăm, các Đội tự mang tài liệu đến Đội HCNSTVQTAC nộp.

+ Thành phần tài liệu khi giao nộp

Thành phần hồ sơ, tài liệu của mỗi đơn vị, cá nhân thuộc diện giao nộpvào Lưu trữ cơ quan bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ hình thànhtrong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm lập hồ sơ củađơn vị, cá nhân đó, trừ những loại hồ sơ tài liệu như sau:

+ Các hồ sơ nguyên tắc

+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong

+ Các văn bản, tài liệu được gửi đến để biết, để tham khảo hoặc để phốihợp thực hiện và không thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, cá nhân đó.

Nội dung này đã được Chi cục thực hiện đúng theo quy định của phápluật.

+ Tình trạng tài liệu khi giao nộp

Nhìn chung, hầu hết tài liệu của Chi cục khi giao nộp đã được lập hồ sơ,được sắp xếp sơ bộ theo vấn đề và được đóng hộp, dán nhãn đầy đủ Mặc dùtrong chất lượng của các hồ sơ công việc của chuyên viên các Đội chưa thực sựđạt chất lượng cao, vẫn xảy ra tình trạng giá trị tài liệu trong một số hồ sơ khôngđồng đều, các tài liệu trong hồ sơ không được sắp xếp một cách khoa học, logic,… Tuy nhiên, tài liệu bước đầu được lập hồ sơ công việc như vậy đã tạo điềukiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ trong quá trình chỉnh lý tài liệu sau này.

* Tình hình giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:

Theo Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu Lưu trữ lịchsử các cấp và Quyết định số 13/2016/QĐ-UBND ngày 28/3/2016 của UBNDtỉnh Đắk Lắk về việc Quy định Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc nguồnnộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đắk Lắk thì toàn bộ tài liệu sản sinh ra trong

quá trình hoạt động của Chi cục có giá trị bảo quản vĩnh viễn đều thuộc nguồnnộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đắk Lắk

Đến nay tính từ khi Chi cục huyện Krông Ana được thành lập hơn 20

năm, và theo Điều 14 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia: thời gian giao nộp tài liệuvào lưu trữ lịch sử quy định sau 10 năm, kể từ năm tài liệu văn thư được giaonộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và nay là Điều 21 Luật Lưu trữ “Trongthời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danhmục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưutrữ lịch sử” Như vậy, việc giao nộp TLLT vào Lưu trữ lịch sử phải được tiến

hành thường niên trong hơn 10 năm Tuy nhiên, công tác này chưa được cơ quantiến hành nhiều Từ khi thành lập cho đến nay, Chi cục mới thực hiện 01 đợtgiao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh vào năm 2020 với số lượng 15 mét giátài liệu, thành phần chủ yếu là các tập lưu, hồ sơ lệ phí trước bạ nhà đất, sổ bộthuế sử dụng đất nông nghiệp và thuế nhà đất; hồ sơ quyết toán thuế sử dụng đấtnông nghiệp, thuế nhà đất; dự toán thu ngân sách nhà nước hàng năm

b) Công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu* Công tác phân loại tài liệu

Phân loại tài liệu phông lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng chung (haynhững đặc điểm giống nhau) của tài liệu trong phông để phân chia chúng thànhcác nhóm (nhóm lớn, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ vừa và nhóm nhỏ nhất), hệ thốnghoá các nhóm và sắp xếp trật tự các đơn vị bảo quản trong từng nhóm, nhằm sửdụng thuận lợi và có hiệu quả phông lưu trữ đó.

Phân loại tài liệu phông lưu trữ có ý nghĩa rất lớn đối với việc tổ chứckhoa học tài liệu trong các phòng kho lưu trữ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi để tổchức sử dụng tài liệu và xây dựng các công cụ tra cứu khoa học.

Chi cục Thuế khu vực Krông Ana - Cư Kuin được thành lập trên cơ sởsáp nhập Chi cục Thuế huyện Krông Ana và Chi cục Thuế huyện Cư Kuin (ngày01/7/2019) Như vậy, Phông Lưu trữ Chi cục Thuế khu vực Krông Ana - CưKuin được bắt đầu từ ngày 01/7/2019, còn tài liệu hình thành trước ngày01/7/2019 là thuộc hai phông độc lập: Phông Lưu trữ Chi cục Thuế huyện Cư

Kuin và Phông Lưu trữ Chi cục Thuế huyện Krông Ana Vì vậy, việc phân loạitài liệu được thực hiện đối với ba phông độc lập nêu trên.

Hiện nay, Chi cục đang thực hiện phân loại tài liệu theo phương án Cơcấu tổ chức – Thời gian:

Ví dụ với Phông đóng Chi cục thuế huyện Krông Ana:

Bước1: Phân chia tài liệu theo cơ cấu tổ chức.

1 Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Quản trị - Ấn chỉ

2 Tài liệu Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT – Trước bạ thu khác

3 Tài liệu Đội Kê khai - Kế toán thuế - Tin học & Tổng hợp - Nghiệp vụ- Dự toán – Pháp chế

4 Tài liệu Đội Kiểm tra thuế số 15 Tài liệu Đội Kiểm tra thuế số 2

6 Tài liệu Đội thuế Quản lý thuế xã, phường/liên xã phường7 Tài liệu tổ chức Đảng và đoàn thể

Bước 2: Phân chia tài liệu từng Đội theo nămVí dụ Phông Chi cục Thuế huyện Cư Kuin

Năm 2008Năm 2009…

Năm 2019

Bước 3: Phân chia tài liệu từng năm (của từng đội) chia về theo cácmảng hoạt động, tiếp theo chia tài liệu của từng mảng hoạt động về từng vấnđề và lập hồ sơ (ĐVBQ)

- Tài liệu thi đua, khen thưởng

- Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ, ấn chỉ- Tài liệu quản trị - xây dựng cơ bản

Năm 2018

- Tài liệu tổng hợp

- Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê- Tài liệu tổ chức, cán bộ lao động tiền lương- Tài liệu tài chính, kế toán

- Tài liệu thi đua, khen thưởng

- Tài liệu về hành chính, văn thư, lưu trữ, ấn chỉ- Tài liệu quản trị - xây dựng cơ bản

2 Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT – Trước bạ thu khácNăm 2017

- Tài liệu Tuyên truyền hỗ trợ NNT

+ Chương trình, kế hoạch tuyên truyền chính sách, pháp luật thuế… năm,6 tháng, quý

+ Hồ sơ tổ chức các đợt tuyên truyên, phổ biến chính sách, pháp luật vềthuế cho người nộp thuế, người dân, các cơ quan, tổ chức trên địa bàn;

+ Hồ sơ cập nhật, niêm yết công khai các thủ tục hành chính thuế, chínhsách thuế khi có thay đổi;

+ Hồ sơ tiếp nhận, giải đáp các vướng mắc về thuế, ấn chỉ, hóa đơn tại Bộphận Một cửa;

+ Hồ sơ cấp phát và quyết toán ấn chỉ, theo dõi giám sát việc cấp bán cácloại ấn chỉ theo quy định; báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ thuế của Chi cụcThuế;

+ Hồ sơ tổ chức hoặc tham gia tập huấn, hội nghị đối thoại với người nộpthuế trên địa bàn;

+ Hồ sơ thông báo công khai tổ chức, cá nhân chây ỳ, nợ đọng thuế; + Hồ sơ đề xuất khen thưởng, tuyên dương và tôn vinh người nộp thuế;+ Hồ sơ về cải cách hành chính thuế

- Tài liệu trước bạ thu khác

+ Chương trình, kế hoạch thực hiện công tác quản lý thu đối với cáckhoản thu về đất, lệ phí trước bạ và thu khác trên địa bàn;

+ Hồ sơ nhận và thực hiện dự toán thu ngân sách của người nộp thuế đốivới các khoản thu do Đội quản lý;

+ Hồ sơ đăng ký, chuyển nhượng, cho tặng quyền sử dụng đất+ Hồ sơ đăng ký, cấp mới quyền sử dụng đất

+ Hồ sơ thu phí sử dụng đất, giá đất, tiền thuê đất, + Thuế sử dụng đất nông nghiệp, đất phi nông nghiệp+ Hồ sơ quyết toán phí chuyển quyền sử dụng đất

+ Hồ sơ quyết toán thuế sử dụng đất nông nghiệp, nhà đất+ Hồ sơ miễn, giảm thuế sử dụng đất nông nghiệp nhà đất+ Hồ sơ hoàn trả tiền thuê đất

+ Thực hiện dự toán thuế TNCN.

+ Hồ sơ đề nghị miễn, giảm, hoàn thuế TNCN

+ Hồ sơ kê khai, đăng ký thuế, nộp thuế, hoàn, khấu trừ thuế TNCN + Tờ khai thu nộp thuế TNCN

+ Tờ khai quyết toán thuế TNCN

Phương án phân loại trên có ưu điểm là phản ánh tương đối rõ cơ cấu tổchức của Chi cục, chức năng, nhiệm vụ của từng đội, mối quan hệ giữa các tàiliệu hình thành trong quá trình hoạt động của Chi cục… Tuy nhiên không phùhợp vì với Phông Chi cục Thuế khu vực Krông Ana - Cư Kuin, xét về lâu dài cơcấu tổ chức của chi cục sẽ có nhiều thay đổi Phương án phân loại này sẽ gây

khó khăn cho các khâu nghiệp vụ lưu trữ tiếp theo mà trực tiếp là bổ sung, thuthập tài liệu vào lưu trữ Việc đưa ra phương án phân loại hợp lý sẽ tạo điều kiệnthuận lợi cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo.

* Về Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Tính đến 31/12/2021 Chi cục Thuế khu vực Krông Ana - Cư Kuin đãthực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh số lượng hồ sơ, tài liệu đưa lên giá lưu trữ là:104,5 m tương đương (2.966 hồ sơ) Trong đó: Chi cục Thuế huyện KrôngAna 76,5m (2.046 hồ sơ), Chi cục Thuế huyện Cư Kuin 28m (950 hồ sơ).

c) Công tác xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp nhấtđịnh để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại hình tài liệu, từđó lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ đồng thời loại bỏ nhữngtài liệu đã hết giá trị.

Nhận thức được điều đó và dựa trên các quy định của Nhà nước, Chi cụcThuế khu vực Krông Ana - Cư Kuin đã ban hành một số văn bản liên quan đếncông tác xác định giá trị tài liệu: Quyết định số 1503/QĐ-CT ngày 30/8/2016của Chi cục Thuế huyện Krông Ana v/v ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ,tài liệu Chi cục Thuế huyện Krông Ana; Quyết định số 896/QĐ-CT ngày25/04/2021 của Chi cục Thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin v/v ban hành danh

mục hồ sơ công việc Những văn bản này thể hiện sự vận dụng tương đối tốt các

nguyên tắc, phương pháp, đặc biệt là các tiêu chuẩn xác định giá trị, nó có ýnghĩa không chỉ mang tính chất hướng dẫn mà còn tạo điều kiện cho công tácxác định giá trị được tiến hành thống nhất, khoa học và chặt chẽ trong Chi cục.

Tuy nhiên qua khảo sát thực tế công tác xác định giá trị tài liệu tại Chi cục,chúng tôi nhận thấy do công tác lập hồ sơ công việc chưa được thường xuyên dođó việc xác định giá trị tài liệu còn rất hạn chế

Trong quá trình tổ chức thực hiện công tác xác định giá trị, Chi cục đãthành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, trên cơ sở thẩm định chấp thuận củaSở Nội vụ tỉnh Đắk Lắk, Chi cụ đã hoàn thành tiêu hủy 65 bó tài liệu (tương

đương với 20 mét giá tài liệu) trùng thừa, tài liệu hết giá trị theo đúng quy định.Thành phần của Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm:

+ Phó Chi cục trưởng – Chủ tịch Hội đồng

+ Đội trưởng Đội HCNSTVQTAC – Phó Chủ tịch Hội đồng+ Lãnh đạo Đội có tài liệu - Ủy viên

+ Cán bộ Văn thư – Lưu trữ - Thư ký Hội đồng

Nhìn chung, công tác xác định giá trị tài liệu của Chi cục chưa được tiếnhành thường xuyên và đầy đủ Tài liệu của một số Đội được lập hồ sơ và chuyểnvề bảo quản ở kho đã được tiến hành xác định giá trị sơ bộ và giá trị của các tàiliệu về cơ bản là tương đối cao Tuy nhiên, cán bộ lưu trữ phải kiêm nhiệmnhiều việc do đó khâu tiến hành kiểm tra, đánh giá lại giá trị tài liệu chưa đượcchú trọng, việc xác định giá trị còn dựa vào cảm tính của cán bộ lưu trữ, bởi lẽngười hiểu rõ nhất về giá trị của các hồ sơ chuyên môn ngành thuế phải là cáccán bộ chuyên môn.

d) Thống kê trong lưu trữ

Hàng năm, Chi cục đều thực hiện chế độ báo cáo thống kê tài liệu lưu trữvà công tác lưu trữ theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của BộNội vụ và nay là Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụvề chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ, gửi báo cáo theo đúng thời gian quyđịnh hoặc đột xuất theo yêu cầu của Tổng cục Thuế, UBND tỉnh, Sở Nội vụ tỉnh

Đắk Lắk

đ) Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản TLLT là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp kỹ thuật,đặc biệt là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọcủa tài liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng tài liệu trong tương lai.

Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị, phản ánh trực tiếp quá trìnhhoạt động của Chi cục Chính vì vậy, việc đảm bảo an toàn cho tài liệu (đảm bảocho tài liệu không bị hư hỏng, mất mát, có thể sử dụng được lâu dài cũng nhưbảo đảm bí mật thông tin trong tài liệu) là một công việc cần được tiến hànhnghiêm túc Hiện nay, kho lưu trữ của Chi cục có diện tích khoảng 45m2 để bảo

quản toàn bộ khối tài liệu của Chi cục (trong đó Kho lưu trữ tại trụ sở cũ của Chicục Thuế huyện Cư Kuin là 20m2, hiện đang bảo quản tài liệu thuộc Phông Chicục Thuế huyện Cư Kuin cũ và 25m2 kho lưu trữ của Chi cục Thuế huyện KrôngAna cũ) Tuy nhiên kho lưu trữ của Chi cục chưa đảm bảo các yêu cầu về bảoquản tài liệu lưu trữ Cụ thể là: diện tích kho còn hạn chế, trong kho mới chỉ cómột số trang thiết bị cần thiết nhất, chưa có máy hút ẩm, điều hòa nhiệt độ.

Hiện nay, kho lưu trữ của Chi cục không bảo quản nhiều tài liệu lưu trữmà chủ yếu là tài liệu của Đội Kê khai - Kế toán thuế - Tin học - Nghiệp vụ - Dựtoán - Pháp chế, Đội HCNSQTAC, Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT – Trước bạthu khác Trong khi đó, các tài liệu có giá trị khác hình thành trong hoạt độngcủa chi cục lại được lưu giữ bảo quản tại các Đội.

Do công tác bảo quản tài liệu của Chi cục chưa đảm bảo các yêu cầu vềlưu trữ nên tài liệu còn bị phân tán, riêng lẻ mỗi nơi một ít và còn xảy ra tìnhtrạng thất thoát tài liệu Bên cạnh đó, bộ phận lưu trữ cũng chưa tiến hành xâydựng được chế độ bảo quản tài liệu một cách nghiêm túc như: không tiến hànhkiểm tra, vệ sinh phong kho, tài liệu thường xuyên; không có biện pháp cụ thểchống lại các tác nhân phá hủy tài liệu dẫn đến việc một số tài liệu tại kho lưutrữ đã bị mốc, ố; khi cho mượn tài liệu lại không ghi lại rõ ràng tên người mượn,tài liệu đã được mượn nên nếu có có mất mát tài liệu thì bộ phận lưu trữ khócó thể nhận biết ngay được.

Vì vậy, để bảo quản tốt khối tài liệu của cơ quan thì Chi cục cần có sự đầutư hơn nữa về cơ sở vật chất cho phòng lưu trữ, đồng thời có quy định về điềukiện bảo quản tài liệu Có như vậy, khối tài liệu của Chi cục mới được lưu giữ,bảo quản đầy đủ để có thể đưa thông tin trong tài liệu phục vụ hoạt động của cơquan.

e) Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

* Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu

Công cụ tra cứu khoa học là các phương tiện tìm tin của các phòng, kholưu trữ nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong TLLT cho các cơ quan vàcá nhân có nhu cầu sử dụng Công cụ tra tìm gồm nhiều loại: các bản Mục lục

hồ sơ, các bộ thẻ, các sách chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu về TLLT được xây dựngtrên cơ sở khoa học để thống kê và tra tìm tài liệu.

Đến nay tại kho lưu trữ của Chi cục mới chỉ xây dựng và sử dụng duy nhấtmột loại công cụ tra cứu là Mục lục hồ sơ Đây là bản kê có hệ thống tiêu đề cáchồ sơ và một số thông tin khác về thành phần, nội dung hồ sơ của một khối tàiliệu nhất định Ưu điểm của mục lục hồ sơ là đơn giản, dễ xây dựng và sử dụng.Vì vậy, đó là công cụ tra cứu cơ bản và thống kê chủ yếu, được sử dụng phổbiến trong các phòng, kho lưu trữ.

* Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ nhu cầu khác nhau của đời sống xã hộilà mục đích cuối cùng của CTLT Chính vì vậy, tiếp cận và tổ chức sử dụngTLLT được ví như chiếc cầu nối giữa các kho lưu trữ với các nhà nghiên cứukhoa học thuộc các lĩnh vực khác nhau, đặc biệt là khoa học lịch sử và với côngchúng Hơn nữa, thông qua công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, vị trí, vaitrò và ý nghĩa của TLLT và CTLT mới có thể khẳng định được trong đời sốngxã hội Tổ chức sử dụng TLLT Chi cục không nằm ngoài các mục đích trênnhưng thực tế nó mới chỉ giới hạn ở phạm vi là kho lưu trữ cơ quan của Chi cục.Có nghĩa là TLLT chủ yếu đưa vào khai thác để phục vụ cho hoạt động hàngngày của Chi cục Tuy nhiên, so với tiềm năng TLLT và yêu cầu thực tế củahoạt động quản lý thì những kết quả đạt được còn rất khiêm tốn.

Hiện nay, việc tổ chức khai thác sử dụng TLLT tại Chi cục còn mang tínhthụ động Hình thức sử dụng TLLT chủ yếu ở Chi cục là cung cấp bản sao tàiliệu có đóng dấu lưu trữ hoặc cho mượn tài liệu Dấu lưu trữ được đóng trên vănbản, tài liệu photo cung cấp cho người có nhu cầu đảm bảo độ tin cậy của thôngtin hơn so với dấu sao y bởi dấu lưu trữ được đóng ngay tại kho và điều này xácthực nguồn gốc của văn bản Đây là một điểm sáng tạo trong quy trình khai thác,sử dụng tài liệu của Chi cục Nó đảm bảo việc quản lý chặt chẽ thông tin trongvăn bản đem ra khai thác, sử dụng

Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu chủ yếu là cán bộ chuyên viên thuộc

các Đội như Đội Kê khai - Kế toán thuế - Tin học - Nghiệp vụ - Dự toán - Pháp

chế, Đội kiểm tra thuế Tài liệu được đem ra khai thác chủ yếu là các văn bảnhành chính rời lẻ.

Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tương đối đơn giản

Theo quy định của Chi cục, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu đối với cơquan, tổ chức, cá nhân ngoài Chi cục như sau:

Bước 1: Các đơn vị, đối tượng có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu soạnthảo công văn xin khai thác tài liệu hoặc có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chứcnơi công tác.

Bước 2: Trình Đội trưởng Đội HCNSTVQTAC ký duyệt Bước 3: Trình Lãnh đạo Chi cục xem xét và cho ý kiến.

Bước 4: Sau khi có ý kiến đồng ý của Lãnh đạo Chi cục vào văn bản xinkhai thác, công văn sẽ được chuyển xuống bộ phận lưu trữ để cán bộ lưu trữ giảiquyết.

Đối với công chức, người lao động thuộc Chi cục cũng cần có sự phêduyệt phiếu yêu cầu của Đội trưởng Đội HCNSTVQTAC Tuy nhiên trong thựctế thường cán bộ lưu trữ đã cung cấp hồ sơ, tài liệu luôn không cần thông quaĐội trưởng Đội HCNSTVQTAC và không có biên bản giao nhận, hay ký nhận

Đối với cá nhân ở ngoài Chi cục, khi cung cấp tài liệu, cán bộ lưu trữ lậpbiên bản giao nhận, trong đó có các thông tin cơ bản bao gồm: tên người khaithác; đơn vị, cơ quan công tác; hồ sơ, tài liệu đem ra khai thác; ngày khai thácvà mục đích khai thác Tuy nhiên nhu cầu này thường ít khi xảy ra.

Để theo dõi tình hình, số lượng người khai thác tài liệu, cán bộ lưu trữ sửdụng số liệu công văn đề nghị đến khai thác và sổ mượn tài liệu Do chủ yếuviệc sử dụng tài liệu từ công chức, người lao động trong Chi cục và không cóthống kê ghi chép, theo dõi cho nên khó có thể tính được chính xác số lượt độcgiả đến khai thác, sử dụng tài liệu hàng năm.

Mục đích của việc khai thác, sử dụng TLLT

Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT là khâu cuối cùng trong CTLT, tổ chứctốt được khâu này thì sẽ góp phần hiệu quả trong công việc giải quyết nhanh

chóng hơn, chính xác hơn, không chỉ phục vụ yêu cầu quản lý mà còn phục vụmục đích riêng của cá nhân như nghiên cứu khoa học, giải quyết chế độ…

Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy cán bộ của Chi cục đến khai thác vớimục đích chủ yếu là nhằm chứng thực, phục vụ kiểm tra cho Đội trực thuộc

Nhìn chung, công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục còn mang tínhthụ động và chưa phát huy được tiềm năng của tài liệu trong việc phục vụ cho

hoạt động quản lý của Chi cục

f) Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ

Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đều được trang bị máy tính, máy in,máy photo, máy Scan phục vụ công tác VTLT Ngoài ra, Chi cục đã thực hiệnphần mềm ứng dựng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đi, đến của Tổngcục Thuế (Quy trình quản lý công văn tờ trình)

- Từ ngày 01/06/2017, Chi cục đã triển khai thí điểm ứng dụng công nghệthông tin trong giao nhận văn bản đến Kể từ ngày 23/08/2018 Chi cục thực hiệnthí điểm chương trình phần mềm quản lý và điều hành EdocTc của Tổng cụcThuế, toàn bộ văn bản đi và đến của Chi cục đều được số hóa, trình xử lý, pháthành và chuyển giao trên môi trường mạng, tạo dữ liệu tài liệu điện tử Bên cạnhđó, Chi cục cũng thực hiện tiếp nhận văn bản đến quan hệ thống văn bản điện tửcủa UBND, Liên đoàn Lao động tỉnh Đắk Lắk triển khai Việc ứng dựng côngnghệ thông tin trong quản lý văn bản đi, đến được thực hiện tốt góp phần vào thựchiện cải cách, hiện đại hoá công tác hành chính, văn phòng.Tuy nhiên các phầnmềm kể trên này lại chưa liên thông với lưu trữ, mới chỉ giải quyết ở khâuchuyển giao văn bản đi đến, chưa lập được hồ sơ trên môi trường mạng.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin đối với lưu trữ mới chỉ dừng lại ở việc:tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý và hồ sơ công việc đã được lập đưa vào kho lưutrữ hiện hành thì Mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ được đưa vào phần mềm excel đểtra cứu nhanh chóng, hiệu quả

2.4 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ

Qua khảo sát thực tế, số lượng trang thiết bị được thống kê như sau:+ 01 Máy tính: Soạn thảo văn bản, đánh MLHS, tra tìm văn bản

+ 01 Máy in: In văn bản, MLHS+ 13 giá sắt: để công văn lưu

+ 12 tủ đứng to, bé: Để tài liệu, giấy A4, phong bì, báo, tạp chí, gim, kẹptài liệu, cặp, bìa hồ sơ và các vật dụng văn phòng phẩm khác…

+ 04 Điều hòa nhiệt độ: Điều hòa nhiệt độ thích hợp trong kho tài liệu + 15 Bóng đèn: để chiếu sáng

+ 01 Điện thoại bàn+ 01 Xe chở tài liệu

+ 5 Bộ bàn ghế: Để máy tính, để tài liệu khi chỉnh lý, để tiếp khách,…+ 02 Đồng hồ treo tường

Trang thiết bị phục vụ CTLT bước đầu đã được trang bị và được đặt ởnhững vị trí phù hợp, phát huy được tính năng, công dụng của chúng trong việcnâng cao năng suất lao động và rút ngắn thời gian, giảm áp lực công việc chocán bộ Ví dụ: đối với việc sử dụng máy tính trong việc tra tìm tài liệu trên máy,lưu giữ thông tin… Máy in/photocopy được đặt ngay cửa ra vào, trong phònglàm việc của cán bộ lưu trữ nên sẽ dễ dàng cho việc quản lý, in sao Hàng năm,phòng tổ chức những đợt thống kê định kỳ tình trạng hoạt động của thiết bị đểcó những biện pháp khắc phục, sửa chữa, thanh lý hoặc thay thế mới đối vớinhững máy móc bị hư hỏng hoặc công dụng không còn phù hợp với thực tế côngviệc

Tuy nhiên việc đầu tư này chưa đồng bộ, hiện tại máy in tương đối cũthường bị hỏng và chất lượng in ra bị đen Điện thoại đặt trong góc rất xa khulàm việc của cán bộ gây khó khăn cho việc nhận biết chuông điện thoại và phảirời khỏi vị trí làm việc, ngoài ra để phục vụ tốt hơn cho việc bảo quản tài liệu,hiện kho lưu trữ còn thiếu một số trang thiết bị như: quạt thông gió, máy hút ẩm,nhiệt kế, bình chữa cháy

2.5 Nhận xét chung và Kiến nghị, giải phápa) Nhận xét chung

Qua thời gian thực tập tại Chi cục Thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin

chúng tôi đã có điều kiện được tiếp xúc và khảo sát thực tế một số khâu nghiệp

vụ của CTLT Cùng với kiến thức đã học về lý luận chúng tôi xin đưa ra một sốnhận xét về ưu điểm, hạn chế của công tác này như sau:

* Ưu điểm

Về cơ bản, Chi cục đã bước đầu quan tâm tới công tác lưu trữ Cụ thể là:- Chi cục đã ban hành được một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về côngtác lưu trữ giúp cho công tác này đi vào nề nếp, thống nhất.

- Các cấp lãnh đạo cũng đã đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ(bố trí cán bộ, phòng kho, mua sắm những trang thiết bị cần thiết phục vụ côngtác lưu trữ)

- Mặc dù còn nhiều khó khăn nhưng cán bộ làm công tác lưu trữ đã thểhiện sự nỗ lực của mình đối với công việc, bước đầu đã xây dựng được nền tảngcơ bản cho công tác lưu trữ trong giai đoạn tiếp theo.

- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu đã được tiến hành, tài liệu trước khigiao nộp đã được lập hồ sơ, được đóng hộp, dán nhãn đầy đủ Đây là một thuậnlợi giúp giảm bớt nhân lực và tiết kiệm thời gian cho chỉnh lý tài liệu trong khisố lượng cán bộ lại rất ít.

- Đã lựa chọn được một phương án phân loại tài liệu thống nhất, đã tiếnhành chỉnh lý tài liệu để giải quyết khối tài liệu tồn đọng, tích đống.

- Về xác định giá trị tài liệu đã xây dựng được bảng thời hạn bảo quản,danh mục hồ sơ kèm thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu dựa trên văn bản hướngdẫn cấp trên và vận dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn ngành lưutrữ.

- Việc báo cáo thống kê tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ được tiến hànhthường xuyên, đúng quy định.

- Bước đầu đã bố trí được kho lưu trữ và một số trang thiết bị để bảo quảntài liệu.

- Chi cục đã quy định về thủ tục khai thác, thẩm quyền cho phép khai thácvới các đối tượng khác nhau Ngoài ra, cơ quan đã xây dựng được công cụ tracứu là Mục lục hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả đến khai thác TLLTtiết kiệm được thời gian và tra tìm tài liệu chính xác, kịp thời.

- Về tình hình ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lưu trữ: nhiều vănbản chưa cập nhật theo quy định mới, còn thiếu những hướng dẫn đi sâu về mộtsố nghiệp vụ lưu trữ như bảo quản tài liệu, chế độ phụ cấp, độc hại cho cán bộlưu trữ, quy định về xử lý, kỷ luật những vi phạm trong việc thực hiện công táclưu trữ Do đó, văn bản có quy định nhưng thực tế không được thực hiện mộtcách triệt để.

- Về việc thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ: các khâu đềuđã thực hiện nhưng chưa thường xuyên, đầy đủ và hiệu quả chưa được cao

Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ: vẫn còn tình trạng tàiliệu của Đội nào thì được lưu giữ tại Đội đó, chưa tiến hành thực hiện việcchuyển tài liệu của phông Chi cục Thuế huyện Cư Kuin về quản lý sau khi hợpnhất theo quy định Chất lượng của các hồ sơ giao nộp giữa các Phòng ban chưađồng đều, nhiều phòng ban vẫn để tài liệu dưới dạng đóng hộp, giá trị tài liệubên trong hồ sơ không đồng đều và tồn tại văn bản trùng thừa Điều này đã làmcho khối tài liệu của Chi cục bị phân tán, gây khó khăn cho việc bảo quản tàiliệu cũng như việc thực hiện các nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ

Về phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Chi cục đã xây dựng được phươngán phân loại, nhưng phương án này chưa phù hợp với thực tế của Chi cục; việcchỉnh lý mới được một phần nhỏ tài liệu tồn đọng, rời lẻ ở các chi cục cấp huyệncũ, điều này do khó khăn về kinh phí.

Về xác định giá trị tài liệu: mặc dù Chi cục đã xây dựng được bảng thờihạn bảo quản song do cán bộ chuyên môn chưa lập hồ sơ công việc thườngxuyên nên chưa thể tiến hành xác định giá trị tài liệu; đồng thời việc xác định lạigiá trị tài liệu trong kho lưu trữ cũng được quan tâm tiến hành thường xuyên, dođó từ khi thành lập đến nay, Chi cục mới tiến hành tiêu hủy tài liệu 1 lần

Về thống kê trong lưu trữ: xuất phát từ những hạn chế trong các khâunghiệp vụ khác chứng tỏ việc thống kê trong lưu trữ đã tiến hành song chưađược chính xác, đầy đủ.

Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ: Kho lưu trữ của Chi cục chưa đảm bảocác yêu cầu về bảo quản tài liệu lưu trữ, diện tích còn hạn chế, thiếu một sốtrang thiết bị khác như máy hút ẩm, điều hòa nhiệt độ, nhiều tài liệu có giá trịvẫn đang bị phân tán, riêng lẻ tại các Đội và còn xảy ra tình trạng thất thoát tàiliệu Bên cạnh đó, bộ phận lưu trữ cũng chưa tiến hành xây dựng được chế độbảo quản tài liệu một cách nghiêm túc.

Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Do việc tài liệu không đượcbảo quản tập trung nên việc khai thác, sử dụng khối tài liệu này không đạt kếtquả cao Số lượng người đến khai thác, sử dụng tài liệu hàng năm còn ít, đốitượng mới chỉ là cán bộ nhân viên trong Chi cục và hiệu quả khai thác sử dụngchủ yếu phục vụ giải quyết công việc nội bộ Hình thức khai thác sử dụng cònnghèo nàn, bị động (hiện nay mới chỉ áp dụng phổ biến hình thức sao chụp tàiliệu và cho mượn) Việc thống kê, theo dõi người đến khai thác chưa được chútrọng Nội quy khai thác chưa quy định thời gian tối đa mượn, quy định về hìnhthức đền bù, bồi thường làm mất tài liệu, Điều này sẽ hạn chế rất lớn việc quảnlý chặt chẽ tình hình khai thác sử dụng TLLT.

* Đã có sự quan tâm đầu tư cho công tác lưu trữ, tuy nhiên chưa đầy đủ,diện tích kho còn hạn chế, thiếu một số trang thiết bị để phục vụ công tác lưu trữnhư: máy hút ẩm, máy đo nhiệt độ, thông gió, bình cứu hỏa, máy vi tính )

*Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các khâu nghiệp vụ của công táclưu trữ tại Chi cục còn nhiều hạn chế Máy tính chỉ được dùng trong việc đánhmục lục hồ sơ, in ấn các phiếu để dán hộp đụng tài liệu chứ chưa áp dụng phầnmềm lưu trữ nào.

Nguyên nhân của những vấn đề trên là:

- Việc thành lập bộ phận chuyên trách về công tác lưu trữ hay tổ chứckhoa học tài liệu lưu trữ còn liên quan đến rất nhiều vấn đề như: kinh phí, nhânsự, ban hành văn bản nên không thể tiến hành ngay lập tức mà cần có mộtkhoảng thời gian nhất định.

- Nhận thức của lãnh đạo nhân viên Chi cục chưa thấy hết được ý nghĩavà tầm quan trọng của tài liệu lưu trũ và công tác lưu trữ nên mới chỉ bước đầuquan tâm tới vấn đề này.

chúng dưới sự quản lý của cơ quan chức năng, xem xét việc thực hiện CTLTcũng cần thiết như việc thực hiện trách nhiệm nộp thuế cho Nhà nước.

Cán bộ lưu trữ bằng kiến thức và kinh nghiệm của bản thân phải là ngườitiên phong tăng cường công tác tuyên truyền về TLLT, ý nghĩa và giá trị sửdụng của nó thông qua các hình thức và phương tiện khác nhau; cần chứng minhbằng hiệu quả phục vụ của CTLT, TLLT giúp cho các cán bộ, nhân viên trongcơ quan nhận ra được vai trò quan trọng của công tác này đối với hoạt động củaChi cục Nhờ đó sẽ thu hút được sự quan tâm của lãnh đạo và các cán bộ nhânviên trong Chi cục đối với CTLT, mà còn giúp tăng cường mối quan hệ hợp tácgiữa cán bộ công nhân viên Chi cục với cán bộ lưu trữ trong quá trình thực hiệnnhiệm vụ được giao Không những thế, khi nhận thức đúng đắn được giá trị củalưu trữ sẽ dần hình thành thói quen sử dụng TLLT phục vụ cho hoạt động quảnlý hoặc giải quyết các công việc chuyên môn, xóa đi tình trạng làm việc theothói quen và kinh nghiệm Với cách làm này sẽ phát huy tốt giá trị của TLLT,góp phần giúp thay đổi vị thế của CTLT trong Chi cục

Thứ hai, nâng cao chất lượng của cán bộ lưu trữ

Con người luôn là nhân tố trung tâm quyết định nhất đến hiệu quả của bấtkỳ công việc nào Để nâng cao chất lượng CTLT, lãnh đạo Chi cục cần bố trícán bộ lưu trữ chuyên trách đúng chuyên ngành cho tương xứng với khối lượngcông việc của Chi cục Trong điều kiện khó khăn về biên chế, việc nâng cao chấtlượng cán bộ lưu trữ có thể tính đến việc thường xuyên bồi dưỡng, tự học nângcao trình độ chuyên môn cho cán bộ hành chính nói chung, cán bộ lưu trữ nóiriêng, liên tục bổ sung những kiến thức mới, tránh tình trạng tụt hậu kiến thức sovới sự tiến bộ và phát triển của xã hội, nếu như vậy, sẽ ảnh hưởng lớn đến côngtác xác định giá trị tài liệu trong khi chỉnh lý Không chỉ có vậy, các kiến thứcvề tin học (tin học văn phòng, tra cứu thông tin trên mạng, cách xử lý với một sốlỗi thường gặp, không quá phức tạp khi dùng máy tính…) cũng cần được đưavào chương trình đào tạo để cán bộ có thể sử dụng được các phần mềm quản lýTLLT, đáp ứng được ứng dụng công nghệ thông tin Việc chuẩn hoá các cán bộlưu trữ sẽ giúp cho CTLT Chi cục được thực hiện một cách khoa học, các cán bộ

có thể đóng góp nhiều ý kiến mới mẻ, sáng tạo, xây dựng, củng cố công tác nàyngày một tốt hơn.

Lãnh đạo Chi cục cần quan tâm hơn đến điều kiện làm việc của cán bộlưu trữ Sự quan tâm, động viên của lãnh đạo cũng là một động lực giúp các cánbộ lưu trữ hoàn thành tốt công việc được giao.

Cần thực hiện chế độ phụ cấp độc hại cho cán bộ làm CTLT theo quyđịnh của Nhà nước Việc bồi dưỡng này cũng là thể hiện sự quan tâm của lãnhđạo Chi cục đối với cán bộ lưu trữ.

Thứ ba, hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về CTLT

Bên cạnh việc thực hiện các văn bản quy định chung của Nhà nước vềCTLT, Chi cục cần ban hành những quy định riêng và có hướng dẫn thực hiệnchi tiết Nội dung của các văn bản này phải được xây dựng một cách đồng bộ vàcụ thể hơn nữa, bao quát tất cả các lĩnh vực của CTLT Cụ thể cần ban hành mộtsố văn bản như: hướng dẫn về phương án phân loại tài liệu, hướng dẫn xác địnhgiá trị, chế độ bảo quản, bảo mật thông tin

Song song với việc ban hành văn bản chỉ đạo CTLT, Chi cục cũng cầnphải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạtđộng của CTLT để có thể đề ra những chỉ đạo kịp thời, cần có những biện phápkhen thưởng đối với những cán bộ thực hiện tốt, những chế tài nghiêm khắc đốivới những trường hợp không thực hiện đúng quy định Ví dụ như cắt tiền thưởngcuối năm, hạ điểm thi đua của đơn vị, cá nhân, phê bình trong các cuộc họp, hộinghị Bên cạnh đó, phải có hình thức động viên, khen thưởng kịp thời đối vớinhững cán bộ thực hiện tốt nhiệm vụ

Thứ tư, thống nhất thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ

Để công tác khai thác, sử dụng TLLT được hiệu quả, bộ phận lưu trữ củaChi cục cần phải tổ chức khoa học TLLT Điều này đồng nghĩa với việc phảithực hiện đầy đủ các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, cụ thể như sau:

+ Thu thập, bổ sung tài liệu

Chi cục cần có biện pháp cứng rắn hơn trong việc đôn đốc các phòng, bangiao nộp tài liệu, hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

+ Phân loại tài liệu và xác định giá trị

- Cần nghiên cứu kỹ lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phôngtrước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu, xây dựng phương án phân loại phù hợp.

- Cần thu thập đầy đủ tài liệu trước khi chỉnh lý Bởi lẽ tài liệu của phôngcó thu thập được đầy đủ thì mới đảm bảo được tính hoàn chỉnh của phông, tạođiều kiện thuận lợi cho việc phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu đượcchặt chẽ Do đó, hồ sơ lập ra sẽ đảm bảo chất lượng và phục vụ cho các nhu cầunghiên cứu tài liệu được thuận lợi.

- Khi tiến hành chỉnh lý tài liệu của đơn vị tổ chức nào cần có sự tham giacủa các cán bộ chuyên môn của đơn vị đó Vì cán bộ lưu trữ chỉ hiểu biết vềnghiệp vụ lưu trữ chứ không thể am hiểu hết công việc chuyên môn của đơn vịcó tài liệu chỉnh lý Nếu có cán bộ chuyên môn am hiểu về tài liệu của đơn vị đótham gia thì sẽ có những góp ý chính xác trong phân loại tài liệu và lập hồ sơ.Do đó, hồ sơ lập ra sẽ đảm bảo yêu cầu và đạt chất lượng.

- Cần tổ chức xét duyệt chặt chẽ các hồ sơ được lập trong chỉnh lý trướckhi đưa vào bảo quản Việc xét duyệt các hồ sơ được lập trong chỉnh lý tài liệulà một việc làm cần thiết vì có kiểm tra các tài liệu đã lập thì ta mới biết hồ sơnào lập tốt, hồ sơ nào chưa lập tốt và mới kịp thời chỉnh sửa Nếu không tiếnhành kiểm tra các hồ sơ đã được lập thì sẽ dẫn đến tình trạng nhiều hồ sơ lập rakhông đảm bảo chất lượng sẽ gây ra những kho khăn cho người khai thác saunày Khi tổ chức xét duyệt cần chú ý ba nội dung: Hồ sơ lập đã hợp lý chưa, giátrị của tài liệu trong hồ sơ và thời hạn bảo quản của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ viết đãđạt yêu cầu chưa Nếu tiến hành xét duyệt một cách cẩn thận theo nội dung trênthì hồ sơ được lập trong chỉnh lý sẽ đảm bảo chất lượng Do đó, việc tổ chức xétduyệt các hồ sơ lập trong chỉnh lý là một công việc cần thiết.

- Cán bộ lưu trữ Chi cục cần lập danh mục hồ sơ và gửi đến các Đội trongChi cục để họ tự định thời hạn bảo quản cho tài liệu hình thành trong hoạt độngcủa phòng ban mình vì tài liệu hình thành trong hoạt động của Chi cục chủ yếulà tài liệu chuyên môn nên nếu không có trình độ chuyên môn thì không thể xácđịnh chính xác thời hạn bảo quản cho tài liệu được.

- Việc xác định lại giá trị tài liệu cần tiến hành thường xuyên nhằm giảiphóng kho tàng và nhân lực bảo quản những tài liệu hết giá trị.

+ Tổ chức công cụ tra cứu tài liệu

Để tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác, Lưu trữ Chi cục phảihoàn thiện, đa dạng hóa hệ thống công cụ tra cứu Trước hết, cần tiến hành hoànchỉnh mục lục hồ sơ cho các tài liệu đã chỉnh lý: thống nhất về hình thức theotiêu chuẩn ngành về mục lục hồ sơ của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, khôngnên xây dựng Mục lục rời lẻ cho từng khối tài liệu vì sẽ gây khó khăn cho việctra tìm.

Xây dựng và bổ sung thêm một số loại công cụ tra tìm truyền thống khácnhư: sổ xuất nhập tài liệu, sổ theo dõi tình hình khai thác sử dụng tài liệu, sổđăng ký mục lục hồ sơ,

+ Tổ chức bảo quản an toàn tài liệu trong kho

Cần xây dựng quy chế phòng kho, trang bị thêm một số thiết bị phục vụcông tác bảo quản tài liệu như: giá tủ, máy đo nhiệt độ, độ ẩm;

Công tác bảo quản, vệ sinh kho tàng và tài liệu cần được tiến hành mộtcách thường xuyên hơn nữa Vệ sinh phòng kho cần phải được tiến hành cũngvới việc phun thuốc khử trùng tài liệu Sau khi chỉnh lý, không nên dùng cặp,ghim bằng kim loại để kẹp tài liệu, vì qua thời gian, những cặp, ghim ấy sẽ bịoxy hoá, bị rỉ và sẽ làm hoen ố ra tài liệu Ngoài ra, cần phải có sự bảo quảnriêng đối với những loại tài liệu khác như: tài liệu mật với tài liệu thường; giữakhối tài liệu đã chỉnh lý và chưa chỉnh lý Thực hiện các chế độ bảo quản riêngbiệt cho từng khối tài liệu không chỉ bảo quản an toàn tài liệu mà còn góp phầnphục vụ lâu dài các mục đích khai thác, sử dụng tài liệu.

+ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

Chi cục cần cần xây dựng hệ thống sổ theo dõi tình hình khai thác sửdụng nhằm giúp cán bộ lưu trữ thống kê chính xác số lượng người đến khai thác,sử dụng trong năm, những loại tài liệu được sử dụng với tần xuất cao, quản lýchặt chẽ tài liệu, từ đó đề ra những biện pháp cải thiện cho công tác này.

Thứ năm, đầu tư cơ sở hạ tầng và cơ sở vật chất cho CTLT

Chi cục cần đầu tư kinh phí để mua sắm đầy đủ các trang thiết bị cần thiếtvà hiện đại cho kho lưu trữ ví dụ trang bị kịp thời giá tủ đựng tài liệu; thay mớimột số trang thiết bị đã quá cũ, thường xuyên bị hỏng như máy tính, máy photo,máy in, bình chữa cháy, đo nhiệt độ, hút ẩm Cần cấp kinh phí để hoàn thiện hệthống công cụ tra tìm tài liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu

Thứ sáu, Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong CTLT

Cán bộ lưu trữ cần xây dựng kế hoạch tham mưu cho cho lãnh đạo Chicục sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ;chủ động tìm kiếm phầm mền ứng dụng quản lý tài liệu lưu trữ để triển khai ápdụng nhằm đổi mới hình thức tra tìm thông tin trong tài liệu.

PHẦN II

THỰC HÀNH CÁC NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ

Trong quá trình thực tập, với sự giúp đỡ, hướng dẫn của Lãnh đạo và cáccán bộ tại Đội HCNSTVQTAC cũng như của giáo viên hướng dẫn, chúng tôi đãđược thực hành một số khâu nghiệp vụ về công tác văn phòng, công tác văn thưvà đặc biệt là công tác lưu trữ Những công việc mà chúng tôi đã thực hiện là:

1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Trong thời gian thực tập, chúng tôi đã cùng cán bộ lưu trữ của Chi cục thuthập tài liệu năm 2019 của Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT – Trước bạ thu khác.Tất cả tài liệu nộp lưu của Đội là hồ sơ, tài liệu giấy đã giải quyết xongcông việc năm 2019 Trước khi nhận bàn giao, chúng tôi và cán bộ lưu trữ đãđối chiếu khối tài liệu thực tế của Đội với với danh mục hồ sơ công việc năm2019, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mà các cơ quan có thẩm quyền và Chi cụcđã ban hành, đối chiếu số lượng, thành phần, chất lượng thực tế của tài liệu vớiMục lục hồ sơ, tài liệu mà Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT – Trước bạ thu khácđề nghị nộp lưu.

Sau khi kiểm tra, đối chiếu, nhận thấy chất lượng, số lượng, thành phầntài liệu được đảm bảo, đúng quy định, đúng với Mục lục hồ sơ, tài liệu đề nghịnộp lưu, chúng tôi tiến hành lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu được lập riêng Mục lục hồ sơ, tài liệu nộplưu bảo quản vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu bảo quản có thời hạn,mỗi loại được lập 2 bản (Phụ lục 1) và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu đượclập 2 bản (Phụ lục 2); Đội Tuyên truyền - Hỗ trợ NNT – Trước bạ thu khác vàLưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 1 bản.

2 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Trong thời gian thực tập, chúng tôi đã tham gia phân loại chỉnh lý tài liệucủa Đội HCNSTVQTAC từ tháng 7/2019-12/2020 của Phông Chi cục Thuế Khuvực Krông Ana-Cư Kuin

Tài liệu của Đội HCNSTVQTAC mà chúng tôi chỉnh lý hầu hết là nhữngtài liệu có thời gian gần đây nên việc vệ sinh tài liệu chỉ được tiến hành mộtcách đơn giản đó là chải bụi bẩn trên các cặp, hộp và vận chuyển về nơi chỉnhlý Khi làm vệ sinh tài liệu và di chuyển tài liệu để chuẩn bị chỉnh lý chúng tôicố gắng không làm xáo trộn trật tự sắp xếp của cặp, hộp cũng như các hồ sơ haytập tài liệu trong mỗi cặp hộp.

2.1 Biên soạn lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông

Lịch sử đơn vị hình thành Phông là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạtđộng của đơn vị hình thành khối tài liệu đó Lịch sử Phông là bản tóm tắt tìnhhình đặc điểm của tài liệu trong phông.

Việc nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông có ýnghĩa to lớn giúp cho việc xác định giá trị tài liệu, phân phông và xác định giớihạn của phông được chính xác, lựa chọn và và xây dựng phương án phân loạiđược hợp lý và giúp cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ của CTLT đượcthuận lợi.

Kể từ tháng 7/2019, Chi cục Thuế khu vực Krông Ana-Cư Kuin đượcthành lập trên cơ sở hợp nhất 2 chi cục cấp huyện, do đó phông tài liệu của 2Chi cục cấp huyện cũ trở thành phông đóng Qua tìm hiểu, 2 phông đóng đó đã

được xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Tuy nhiêntháng 7/2019, là một dấu mốc quan trọng, bắt đầu của phông mở Chi cục Thuếkhu vực Krông Ana-Cư Kuin Hiện tại, Đội HCNSTVQTAC chưa xây dựngđược bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông cho phông tài liệunày.

Vì vậy căn cứ vào thành phần tài liệu, nghiên cứu tình hình thực tiễn trêncơ sở những kiến thức đã được trang bị, chúng tôi đã tiến hành biên soạn hai bảnlịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông cho cơ quan (Phụ lục 3) Tuynhiên, do tài liệu tham khảo không đầy đủ và chưa có kinh nghiệm nên chắcchắn hai bản lịch sử này sẽ không tránh khỏi những sai sót

2.2 Nhận xét và xây dựng phương án phân loại TLLT Chi cục Thuếkhu vực Krông Ana – Cư Kuin

Hiện tại, Chi cục đang sử dụng phương án “Cơ cấu tổ chức – Thời gian”để phân loại tài liệu, tuy nhiên như đã phân tích ở phần trước, phương án nàycòn đôi chỗ không phù hợp với tình hình thực tế của Chi cục vì nó thường đượcvận dụng để phân loại khối tài liệu của các phông đóng, hầu như không có sự bổsung tài liệu và cơ cấu tổ chức đã ấn định hẳn

Trong khi đó, xem xét quá trình hình thành và phát triển của ngành thuếnói chung và của Chi cục Thuế cấp huyện tại Đắk Lắk nói riêng, cho thấy cơ cấutổ chức của Chi cục thường xuyên thay đổi về cơ cấu, chuyển đổi các chứcnăng, nhiệm vụ giữa các Đội Hơn nữa, Phông Lưu trữ Chi cục Thuế khu vựcKrông Ana – Cư Kuin là phông mở, hàng năm, hồ sơ, tài liệu vẫn được bổ sungthường xuyên với khối lượng lớn Về nguyên tắc, chúng ta phải căn cứ vào tìnhhình thực tế của cơ quan, đơn vị hình thành phông cũng như khối tài liệu của cơquan mà lựa chọn phương án phân loại khoa học và hợp lý Nếu áp dụngphương án trên thì sẽ làm mất đi tính khoa học và không phản ánh rõ lịch sửhình thành và phát triển của Chi cục Đồng thời, nó sẽ ảnh hưởng không tốt tớiviệc thu thập, bổ sung tài liệu.

Vì vậy, theo chúng tôi, phương án phân loại tối ưu nhất đối với khối tài

liệu hành chính của Chi cục là "Thời gian-Cơ cấu tổ chức" Bởi lẽ:

- Chi cục là cơ quan có cơ cấu tổ chức rõ ràng;

- Phông Chi cục Thuế khu vực Krông Ana – Cư Kuin là phông mở, tức làđơn vị hình thành phông đang tiếp tục hoạt động, việc thay đổi cơ cấu tổ chức làđiều không tránh khỏi Mặt khác, phương án này còn khắc phục được nhượcđiểm của phương án mà Chi cục đang sử dụng là: tài liệu trước tiên được chiatheo năm nên nếu cơ quan có thay đổi về cơ cấu tổ chức thì chỉ cần thêm hoặcbớt cơ cấu đó trong phương án phân loại mà không cần thay đổi cả phương ánphân loại Nhờ đó, tài liệu trong phông sẽ không bị đảo lộn, đảm bảo cho việctra tìm tài liệu được nhanh chóng và thống nhất Đồng thời nó phản ánh rõ nétlịch sử đơn vị hình thành phông, cuả các đơn vị tổ chức của Chi cục theo từngthời gian nhất định.

Ngoài ra, việc áp dụng phương án này cho phép chỉnh lý hoàn thiện khốitài liệu của từng năm của từng đơn vị nên các đơn vị trong Chi cục có thể luânphiên nhau nộp tài liệu lên lưu trữ Điều này sẽ tránh được tình trạng lưu trữ củatất cả các đơn vị trong Chi cục nộp tài liệu lên cùng một lúc trong khi cơ sở vậtchất như: kho tàng, giá tủ của Chi cục chưa đáp ứng được.

Áp dụng phương án này, toàn bộ tài liệu hành chính của Chi cục trước hết

được phân thành các nhóm lớn theo đặc trưng thời gian Sau đó, trong mỗinhóm lớn được chia thành các nhóm nhỏ tương ứng với cơ cấu tổ chức Căn cứ

vào đặc điểm tài liệu của từng đơn vị tổ chức, chúng tôi tiếp tục phân chia chúng

theo các nhóm nhỏ hơn và nhóm nhỏ nhất theo các đặc trưng khác nhau: vấn đề,mặt hoạt động, tên loại, Cuối cùng là phân loại thành nhóm nhỏ nhất hình

thành nên đơn vị bảo quản, hồ sơ (Phụ lục 4)

Riêng đối với tài liệu của tổ chức đảng và đoàn thể: bước 1 chúng tôiphân nhóm theo nhiệm kỳ của tổ chức đó, trong từng nhóm lớn đó tiếp tục phânthành các ĐVBQ/HS (Phụ lục 4)

2.3 Chỉnh lý Khối tài liệu của Đội HCNSTVQTAC

Khối tài liệu của Đội HCNSTVQTAC đem ra chỉnh lý khoảng 3 m giá, cóthời gian hình thành từ năm tháng 7/2019 đến tháng 12/2020, tất cả đều là tàiliệu hành chính

Qua khảo sát sơ bộ, chúng tôi nhận thấy khối tài liệu được chỉnh lý chủyếu là tài liệu hành chính nên nội dung phản ánh chương trình, kế hoạch hàngnăm, nội dung các cuộc họp; tài liệu hành chính văn thư lưu trữ, tài liệu sổ sáchkế toán, ấn chỉ, hồ sơ xây dựng cơ bản

Tình trạng của khối tài liệu khi được đưa ra chỉnh lý: Một số đã được kẹpthành các vấn đề riêng, một số ở dạng rời lẻ mới chỉ được chia một cách sơ lượctheo năm và theo tên loại văn bản hoặc theo nhóm vấn đề lớn Tài liệu đượcđựng trong các thùng cattong, bên ngoài thùng đã ghi rõ bên trong gồm các hồsơ; một số là các tập văn bản được kẹp trong các cặp đục lỗ, hoặc trong cặpnhựa; ngoài ra là tài liệu rời lẻ được bó gói cũng chưa được phân loại thành cácvấn đề hay theo trình tự thời gian do vậy nó cũng đã gây nhiều khó khăn trongviệc chỉnh lý.

Nhiều tài liệu do không được lập thành các hồ sơ hoàn chỉnh nên vẫn cònlẫn lộn các tài liệu không có giá trị bên trong như các bản fax, bản giấyphotocopy không dấu, dấu đen, hoặc các bản giấy nháp, những tài liệu trungthừa, những tài liệu hết giá trị; với nhóm đã thành hồ sơ thì chưa được sắp xếp.

Để thực hiện chỉnh lý khối tài liệu này, chúng tôi đã tiến hành các bướcnhư Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữnhà nước ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001-2000

Do thời gian thực tập không cho phép nên chúng tôi chỉ tiến hành phânloại tài liệu, lập hồ sơ, biên mục bên ngoài và đánh số tờ.

Sau khi vệ sinh sơ bộ tài liệu, chúng tôi khảo sát và biên soạn các văn bảnhướng dẫn chỉnh lý (trong đó có lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phôngvà hướng dẫn phân loại được thể hiện ở phụ lục 3 và phụ lục 4)

* Tiến hành phân loại tài liệu

Bước 1: Phân loại tài liệu theo thời gian từng năm, kết quả là được các

nhóm cơ bản có đặc trưng chung là thời gian hình thành tài liệu trong cùng mộtnăm

Nhóm 1: Năm 2019

Bước 3: Căn cứ vào số lượng thực tế của tài liệu trong mỗi nhóm có thể

phân chia tài liệu trong mỗi nhóm nhỏ lại được chia thành các nhóm nhỏ hơn,đến nhỏ nhất là các hồ sơ công việc/ĐVBQ.

- Tập lưu công văn đi;

- Sổ đăng ký văn bản đi, đến;

- Hồ sơ thực hiện hoạt động lưu trữ tài liệu;

1.3 Tài liệu nhân sự

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm

- Khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc lương- Thuyên chuyển

- Cử đi công tác, học tập- Nghỉ hưu

1.4 Tài liệu tài vụ

- Dự toán chi ngân sách hàng năm của Cục thuế giao;

- Phiếu thu - chi hàng năm (chứng từ thu, chi);- Chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi ngân sách;- Chứng từ không ghi sổ;

- Sổ sách kế toán.

1.5 Tài liệu quản trị

- Quy chế quản lý nội bộ

- Hồ sơ về công tác quản trị công sở;

- Hồ sơ XDCB các công trình do Chi cục thuế quản lý;

- Bảng kiểm kê các loại ấn chỉ…;

- Các loại biên bản (Biên bản kiểm tra, kiểm kê kho ấn chỉ; Biênbản làm việc với các hộ kinh doanh không sử dụng hóa đơn);

- Các loại biên lai liên 1 (báo soát), liên 3 (Lưu).* Lập hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ

Đối với những hồ sơ đã được cán bộ chuyên môn lập, chúng tôi kiểm trađộ chuẩn xác, sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo trật tự nhất định, tiến hành loạinhững tài liệu trùng thừa, hết giá trị và bổ sung những tài liệu mới bị lẫn trongquá trình phân loại tài liệu Đối với những tài liệu rời lẻ, sau khi phân nhóm nhỏnhất, chúng tôi tiến hành lập hồ sơ Mỗi hồ sơ được lập hoặc được chỉnh sửahoàn thiện, chúng tôi kẹp riêng và đánh một số tạm thời; đồng thời, ghi số đó vàmột tiêu đề tạm thời của hồ sơ lên một phiếu tin

* Hệ thống hóa hồ sơ

Các phiếu tin được sắp xếp theo logic như phương án phân loại tài liệuthành nhóm nhỏ; các nhóm nhỏ trong mỗi nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗinhóm lớn và đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin Sau đó chúng tôi sắp xếp toàn