Tài liệu Giải pháp nâng cao năng lực phân phối dược phẩm pptx

Giải pháp nâng cao năng lực phân phối dược phẩm Theo số liệu tại Hội nghị ngành dược 28/4/2008, hiện có khoảng 1.000 doanh nghiệp tham gia vào hệ thống phân phối dược phẩm. Trừ một vài công ty chuyên phân phối dược đa quốc gia và công ty Trung ương, đa số các doanh nghiệp phân phối ở quy mô nhỏ, mang tính địa phương, cách sắp xếp, quản lý còn cần cải thiện nhiều. Qua thực tế và phân tích hoạt động phân phối dược phẩm xét trên quan điểm chuỗi cung ứng hiện đại, chúng tôi giới thiệu 5 giải pháp bước đầu như sau: - Giải pháp 1: Hoạch định chiến lược phát triển kinh doanh Khi nói chiến lược, doanh nghiệp cần xác định rõ tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược phát triển trọng tâm. Đặc biệt cần xác định rõ tầm nhìn, trong 10 năm, 20 năm doanh nghiệp trở thành doanh nghiệp dược như thế nào? Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh chính? Lĩnh vực phân phối dược sẽ phát triển tới đâu? Hiện tại có những doanh nghiệp phát triển đồng thời nhiều loại hình sản xuất kinh doanh: sản xuất, gia công, phân phối các sản phẩm do mình sản xuất, phân phối các sản phẩm cho nhà cung cấp khác, tiếp thị, dịch vụ kho bãi, dịch vụ chăm sóc sức khỏe, đa dạng chủng loại: thuốc, thực phẩm chức năng, thiết bị y tế, bao bì và không xác định được đâu là chiến lược, trọng tâm (porfolio) cho mỗi thời kỳ, do vậy dẫn đến hiện tượng mọi thứ đều dở dang, không phát huy được các thế mạnh chính, kéo theo thua lỗ trong thời gian dài hoặc lợi nhuận thấp. Trong khi đó, một số doanh nghiệp lại chỉ chú trọng đến một thế mạnh mà không có cái nhìn hệ thống theo mô hình chuỗi cung ứng hiện tại: ví dụ chỉ tập trung đầu tư mạnh mẽ vào khâu sản xuất, không chú ý tới hệ thống phân phối dẫn đến hiện tượng hàng sản xuất ra bị "ép giá", "đạp giá", lợi nhuận không xứng với công sức bỏ ra. Quản lý dư ợc phẩm chặt chẽ bảo đảm quyền lợi người sử dụng. Ảnh: Trần Minh Giải pháp 2: Tổ chức mô hình phân phối tương xứng với chiến lược phát triển và nguồn lực Các công ty phân phối dược có thể tham khảo mô hình tổ chức hệ thống phân phối xét trên quan điểm chuỗi cung ứng hiện đại (supply chain), từ đó có thể điều chỉnh cho thích hợp với chiến lược phát triển và nguồn lực của doanh nghiệp. Mô hình tổ chức hệ thống phân phối dược phẩm (xem bảng) A. Dự báo, nhập hàng, quản lý kho, luân chuyển hàng: - Dự báo mặt hàng nhập và số lượng thông qua 2 kênh: tiếp thị - bán hàng (a) và từ bộ phận tiếp nhận và xử lý đơn hàng (b). - Bộ phận dự báo phân tích thông tin theo 2 kênh trên, kết hợp với dữ liệu tồn kho quyết định số lượng và thời gian nhập cho mỗi chuyến hàng (dự báo thường 3 năm, có điều chỉnh hằng tháng). - Bộ phận dự báo thông báo cho nhà cung cấp chuyển hàng và kho nhập hàng theo kế hoạch và điều chuyển hàng giữa các kho, chi nhánh. - Bộ phận dự báo thông báo cho tiếp thị - bán hàng về hàng cận hạn sử dụng 12 tháng, 9 tháng, 6 tháng để bộ phận tiếp thị bán hàng lên chương trình đẩy nhanh tốc độ bán hàng. B. Chu trình chuỗi xử lý đơn hàng - Khách hàng đặt hàng trực tiếp (1) cho bộ phận tiếp nhận và xử lý đơn hàng (call center) hoặc thông qua đội ngũ tiếp thị - bán hàng (2a, 2b). - Bộ phận tiếp nhận xử lý đơn hàng: trả lời khách hàng, nhập liệu, in hóa đơn. Hóa đơn chuyển cho bộ phận giao hàng, thông tin về đơn hàng đã hiển thị trên mạng máy tính để kho in phiếu soạn hàng (Picking List) và chuẩn bị hàng sẵn cho đội ngũ giao hàng (3). - Bộ phận giao hàng nhận hàng theo lịch và giao theo các tuyến định trước tránh chồng chéo (4). Nhân viên giao hàng thu tiền và nộp cho tài vụ, thông báo tài vụ các đơn hàng nợ (5). - Tài vụ quản lý công nợ và thông báo cho khách hàng và đòi nợ quá hạn (6), đồng thời báo cho bộ phận tiếp nhận xử lý đơn hàng ngừng làm đơn hàng với khách hàng quá hạn cho đến khi khách hàng thanh toán xong (7), và cũng thông báo cho bộ phận tiếp thị, bán hàng phối hợp thu hồi nợ (8). Giải pháp 3: Thiết lập và triển khai các quy trình hoạt động chuẩn cho từng khâu, có đánh giá và cải tiến định kỳ Theo quy định của ngành dược, các doanh nghiệp tham gia phân phối phải được chứng nhận đáp ứng các tiêu chuẩn Thực hành phân phối tốt (Good Distribution Practice - GDP). Áp dụng và triển khai GDP giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình hoạt động của các khâu phân phối dược, bảo đảm chất lượng thuốc. Bên cạnh đó, các quy trình quản lý theo ISO cũng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa các hoạt động của các phòng ban. Một số doanh nghiệp áp dụng mô hình cải tiến hiệu quả hoạt động Kaizen - 5S đem lại hiệu quả cao. Mô hình 5S yêu cầu các bộ phận hoạt động luôn phải luôn cải tiến trên 5 tiêu chí: sàng lọc (sort), sắp xếp (simplify), sạch sẽ (shine), săn sóc (standardize) và sẵn sàng (sustain). Giải pháp 4: Chăm sóc khách hàng Kế hoạch phát triển, chăm sóc khách hàng cần được xác định từ khi thiết lập chiến lược phát triển hệ thống phân phối. Các bước triển khai bao gồm: lập hồ sơ về khách hàng (Customer Profile), đề ra các chương trình chăm sóc khách hàng, bộ phận trả lời khách hàng (hotline) và xử trí thắc mắc từ khách hàng. Việc chăm sóc khách hàng phải được thể hiện trong quy trình và hoạt động của tất cả các bộ phận có tiếp xúc tới khách hàng. Phần mềm quản lý khách hàng (CRM) sẽ rất hữu ích với các doanh nghiệp có số lượng khách hàng lớn. Giải pháp 5: Hệ thống quản lý thông tin Hệ thống mạng có vai trò hết sức quan trọng đặc biệt đối với các doanh nghiệp phân phối dược trong việc quản lý hàng hóa, khách hàng và xử lý đơn hàng, phân tích kinh doanh và báo cáo. Cần lưu ý trước khi đặt hàng một phần mềm quản lý thông tin doanh nghiệp không xác định được các yêu cầu vừa phải cụ thể cho mỗi khâu phân phối vừa đảm bảo mối liên hệ giữa các khâu dễ dàng, thuận tiện. Điều này sẽ tránh mất thời gian và công sức “sai đâu, sửa đấy”. Việc triển khai cần áp dụng theo phương thức quản lý dự án, quy định cụ thể về các hạng mục, thời gian hoàn thiện, người chịu trách nhiệm, có kiểm tra và theo dõi theo thười gian đã đề ra. (Mô hình tổ chức hệ thống phân phối dược phẩm) Thông tin cần được công khai, đặc biệt thể hiện rõ trên trang web để tạo sự yên tâm cho các đối tác và khách hàng. Giải pháp 6: Huấn luyện, đào tạo, động viên Hoạt động huấn luyện đào tạo cần dựa trên việc đánh giá xếp loại nhân viên, nhu cầu phát triển đối với nhân viên và bộ phận. Một kế hoạch huấn luyện và khen thưởng toàn diện và dài hạn: 1 năm, 2 năm, 3 năm sẽ giúp phát huy tối đa nguồn nhân lực và giữ chân người giỏi. Trên đây là một số giải pháp bước đầu giúp cải thiện năng lực phân phối ở các doanh nghiệp tham gia phân phối dược phẩm. Để đạt được hiệu quả cao hơn, doanh nghiệp đặt các giải pháp vào trong điều kiện nguồn lực và chiến lược phát triển riêng cho mình. Công việc cải thiện cần được tiến hành từng bước, liên tục hợp với điều kiện và khả năng của mỗi doanh nghiệp. . Giải pháp nâng cao năng lực phân phối dược phẩm Theo số liệu tại Hội nghị ngành dược 28/4/2008, hiện có khoảng 1.000. nhân lực và giữ chân người giỏi. Trên đây là một số giải pháp bước đầu giúp cải thiện năng lực phân phối ở các doanh nghiệp tham gia phân phối dược phẩm.