SỬ DỤNG PHẦN mềm MICROSOFT EXCEL THIẾT kế BẢNG TÍNH

SỬ DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT EXCEL THIẾT KẾ BẢNG TÍNH GV Tô Thị Hải Yến MICROSOFT EXCEL 5.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 5.2 LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH MS EXCEL 5.3 XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH MS EXCEL 5.4 BIỂU ĐỒ 5.5 IN BẢNG TÍNH 5.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL: 5.1.1 Khởi động Microsoft Excel Microsoft Excel ứng dụng Microsoft Office Trong chương trình học cách sử dụng Microsoft Office 2013 Chức Microsoft Excel soạn thảo thiết lập xử lý liệu bảng tính Có thể khởi động Microsoft Excel cách sau: • Cách 1: — • • Nhấn kép chuột biểu tượng Microsoft Excel hình Windows Cách 2: — Nhấn chuột phải nút Start / Chọn Run — Sử dụng chuột nhập đường dẫn Open sử dụng nút Browse tra cứu vị trí ứng dụng Microsoft Excel — Chọn OK Cách 3: — Chọn công cụ Search HĐH Windows — Nhập khóa tìm kiếm Microsoft Excel — Nhấn kép chuột ứng dụng tìm thấy để mở Microsoft Excel 5.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL: 5.1.2 Giới thiệu giao diện Thanh tiêu đề: ghi tên tệp liệu mở hình tên ứng dụng Microsoft Excel • Thanh Ribbon: chứa nhóm thẻ lệnh File, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View • Thanh cơng thức (Formula): dùng để xem, nhập, chỉnh sửa cơng thức tính tốn • • Lưới nhập liệu: chia thành lưới gồm hàng cột để nhập liệu Thẻ bảng tính: Cho biết làm việc với bảng tính cho phép di chuyển, chép bảng tính • • Thanh trạng thái: cuối hình chứa lệnh thay đổi hiển thị hình liệu Thanh cuộn ngang dọc: cho phép cuộn hình theo chiều ngang dọc trình soạn thảo văn • 5.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL: 5.1.3 Khái niệm bảng tính, tệp liệu • Hàng (Row): xác định địa theo số tự nhiên 1, 2, 3… • Cột (Column): xác định địa theo bảng chữ A, B, C… • Ơ (Cell): giao hàng cột ô; địa ô địa cột hàng • Bảng tính (Sheet): cửa sổ chứa hàng, cột • Tệp (Work Book): gồm nhiều bảng tính khác lưu nhớ máy tính với chung tên • Khái niệm sở liệu: vùng liệu gọi sở liệu khơng chứa hàng trống cột trống 5.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL: 5.1.4 Mở tệp liệu a Mở tệp — Chọn File Ribbon — Chọn New — Chọn Blank Workbook tạo tệp trắng chọn mẫu tệp có sẵn danh sách b Mở tệp lưu — Chọn File Ribbon — Chọn Open — Chọn vị trí lưu tệp liệu — Chọn tên File cần mở — Chọn Open 5.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL: 5.1.5 Các thao tác với bảng tính a Chèn thêm bảng tính • Nhấn chuột phải tên bảng tính thẻ bảng tính • Chọn Insert • Chọn Worksheet / Chọn OK b Xóa bảng tính • Nhấn chuột phải tên bảng tính cần xóa thẻ bảng tính • Chọn Delete • Chọn Delete khẳng định lệnh xóa thực c Di chuyển bảng tính • Nhấn chuột phải tên bảng tính cần chép thẻ bảng tính • Chọn Move or Copy Chọn vị trí đặt bảng tính chép tệp mục To book: hay bảng tính Before sheet: • • Chọn OK 5.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL: 5.1.5 Các thao tác với bảng tính d Sao chép bảng tính • Nhấn chuột phải tên bảng tính cần chép • Chọn Move or Copy Chọn vị trí đặt bảng tính chép tệp mục To book: hay bảng tính Before sheet: • • Tích chọn mục Create a Copy • Chọn OK e Đổi tên bảng tính • Nhấn chuột phải tên bảng tính cần đổi tên • Chọn Rename / Nhập tên Hoặc nhấn kép chuột tên bảng tính đổi tên / Nhập tên 5.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL: 5.1.5 Các thao tác với bảng tính f Ẩn bảng tính • Nhấn chuột phải tên bảng tính cần ẩn • Chọn Hide g Hiện bảng tính ẩn • Nhấn chuột phải tên bảng tính • Chọn Unhide • Chọn tên bảng tính cần • Chọn OK 5.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL: 5.1.6 Lưu tệp liệu • Chọn File Ribbon • Chọn Save lưu tệp liệu lần đầu Save As lưu tệp với tên • Chọn vị trí lưu tệp trình chiếu • Sử dụng bàn phím nhập tên tệp liệu • Chọn Save 5.3 XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH MS EXCEL 5.3.5 Lọc liệu a Các tốn tử: • Các tốn tử lọc liệu kiểu ký tự: + Equals… : + Does Not Equals… : khác + Begins With…: bắt đầu + Ends With… : kết thúc + Contain… : bao gồm + Does Not Contain… : không bao gồm 5.3 XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH MS EXCEL 5.3.5 Lọc liệu • Các tốn tử lọc liệu kiểu số: + Equals… : + Does Not Equals… : khác + Greater Than… : lớn + Greater Than Or Equal To… : lớn + Less Than… : nhỏ + Less Than Or Equal To… : nhỏ + Between: khoảng + Top 10 + Above Average… : trung bình + Below Average… : trung bình 5.3 XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH MS EXCEL 5.3.5 Lọc liệu • Các toán tử lọc liệu kiểu ngày tháng: + Equals… : ngày + Before…: trước ngày + After… : sau ngày + Between… : khoảng ngày + Tomorrow: ngày mai + Today: hôm + Yesterday: hôm trước + Next week: tuần + This week: tuần + Last week: tuần trước +… 5.3 XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL 5.3.5 Lọc liệu b Đặt lọc • Chọn vùng liệu cần lọc • Chọn thẻ Data Ribbon • Chọn nút Filter Các nút lọc xuất tên cột • Cần lọc liệu theo cột bấm chọn nút lọc cột • Chọn toán tử, nhập điều kiện đặt lọc • Chọn OK Chú ý: liệu sau lọc nên chép sang vùng khác để sử dụng Vùng liệu gốc hủy đặt lọc để tiếp tục thực lệnh xử lý khác c Huỷ đặt lọc: • Chọn Data Ribbon • Chọn Filter 5.3 XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL 5.3.6 Tổng hợp (thống kê) liệu a Chuẩn bị vùng liệu nguồn • Tiêu đề vùng liệu nguồn cách dịng trống • Vùng liệu nguồn khơng bao gồm dịng trống cột trống Nếu vùng liệu nguồn không sử dụng Format Table khơng có trộn trộn cột • b Sử dụng PivotTable tổng hợp (thống kê) liệu: • Định trỏ vùng liệu nguồn • Chọn Insert Ribbon • Chọn PivotTable hộp thoại Insert Table xuất • Mục Select a table or range: chứa Vùng liệu nguồn Mục Choose where you want the Pivottable report to be place: chứa vùng báo cáo kết • 5.3 XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL 5.3.6 Tổng hợp (thống kê) liệu b Sử dụng PivotTable tổng hợp (thống kê) liệu: Mục Choose where you want the Pivottable report to be place: chứa vùng báo cáo kết • • Chọn New Worksheet: Báo cáo sheet • Chọn Existing Worksheet: Báo cáo sheet với liệu nguồn • • Location: Chọn vị trí đặt vùng báo cáo kết Chọn OK, vùng báo cáo kết PivotTable Fields xuất hiện: Choose fields to add to report: danh sách trường có vùng data nguồn • • Filters: sử dụng đặt lọc • Columns: Khóa cột • Rows: Khóa hàng • Values: Các trường cần tính tốn Kéo trường cần tổng hợp (thống kê) vào vị trí mong muốn PivotTable Fields • 5.3 XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL 5.3.6 Tổng hợp (thống kê) liệu c Chỉnh sửa vùng Pivot Table: • Định trỏ vùng liệu báo cáo tạo Thêm xóa bớt hàng (cột): kéo thả trường theo mong muốn PivotTable Fields • Cập nhật liệu vùng liệu báo cáo: Chọn PivotTable Analyze Ribbon / Chọn Refresh • Thay đổi phép tính sử dụng để tổng hợp (thống kê): Chuột phải trường cần thay đổi / Chọn Sumarize Value By / Chọn phép tốn • d Hủy vùng Pivot Table: • Chọn tồn vùng liệu báo cáo tạo • Chọn Home Ribbon • Chọn Delete 5.4 BIỂU ĐỒ 5.4.1 Tạo biểu đồ a Tạo biểu đồ đơn giản: • Tạo bảng liệu sử dụng nguồn cho biểu đồ • Chọn vùng liệu cần tạo biểu đồ • Chọn thẻ Insert Ribbon • Chọn kiểu biểu đồ mục Chart — Column: Biểu đồ hình cột đứng — Line: Biểu đồ gấp khúc với điểm đánh dấu giá trị liệu — Pie: Biểu đồ hình quạt tròn Biểu diễn số liệu dạng phần trăm — Bar: Biểu đồ cột ngang — Area: Biểu đồ dạng mô tả liệu dạng miền — XY: Biểu đồ phân tán XY So sánh liệu đôi — Rada: Biểu đồ mạng nhện có điểm đánh dấu giá trị liệu Biểu đồ xuất bảng tính 5.4 BIỂU ĐỒ 5.4.2 Chỉnh sửa biểu đồ • Chọn biểu đồ cần chỉnh sửa • Chọn thẻ Design Ribbon để thay đổi kiểu biểu đồ, — Add Chart Element chỉnh sửa: + Chart Title: thêm tiêu đề biểu đồ + Axis Title: thêm tiêu đề trục tung trục hoành + Data Label: thêm nhãn liệu • — Quick Layout: chọn mẫu biểu đồ thiết kế sẵn — Change Color: đổi màu biểu đồ — Swicth Row/Column: hoán đổi liệu hàng thành cột ngược lại — Change Chart Type: Đổi kiểu biểu đồ — Move Chart: di chuyển biểu đồ sang bảng tính chọn New sheet, sang bảng tính khác chọn Object in Chọn thẻ Format để thay đổi định dạng, mầu sắc hiển thị biểu đồ 5.4 BIỂU ĐỒ 5.4.3 Di chuyển, chép xóa biểu đồ • • • Di chuyển biểu đồ: — Chọn biểu đồ cần di chuyển — Chọn thẻ Design / Chọn Move Chart — Chọn New Sheet chuyển biểu đồ đến sheet — Chọn thẻ Object in / Chọn tên sheet cần chuyển biểu đồ đến Sao chép biểu đồ: — Chọn biểu đồ cần chép — Chọn thẻ Home / Chọn Copy — Định trỏ vị trí — Chọn thẻ Home / Chọn Paste Xóa biểu đồ — Chọn biểu đồ cần xóa — Chọn thẻ Home / Chọn Cut Hoặc nhấn phím Delete từ bàn phím 5.4 BIỂU ĐỒ 5.4.3 Tạo biểu đồ hai trục tung: ▪ Tạo chọn vùng liệu cần tạo biểu đồ Nếu liệu tạo biểu đồ hai bảng khác nhấn phím CTRL để chọn nhiều vùng liệu ▪ Chọn thẻ INSERT \ chọn kiểu biểu đồ (biểu đồ dạng 2D) ▪ Chọn vùng đồ thị cần chuyển trục, ấn chuột phải chọn Format Data Series…\ chọn Secondary Axis ▪ Chọn thẻ Design để thay đổi kiểu muốn ▪ Các định dạng khác làm tương tự đồ thị đơn giản 5.5 IN BẢNG TÍNH 5.5.1 Tiêu đề đầu cuối, đánh số trang • Chọn thẻ Insert Ribbon • Chọn Header & Footer MS Excel chuyển chế độ làm việc sang giao diện trang in • Chọn Design Ribbon chọn: — Header: Soạn thảo tiêu đề đầu — Footer: Soạn thảo tiêu đề cuối — Pages Number: Đánh số trang — Number Of Page: Tổng số trang 5.5 IN BẢNG TÍNH 5.5 IN BẢNG TÍNH 5.5.2 Phân trang, đổi khổ giấy - Đổi khổ giấy: Chọn Page Layout Ribbon + Margins: thay đổi độ rộng lề chọn Custom Margin nhập độ rộng lề mong muốn + Orientation: hướng in Portrait: in theo chiều dọc khổ giấy Land scape: in theo chiều ngang khổ giấy + Size: chọn khổ giấy (mặc đinh A4) - Ngắt trang cứng: + Định trỏ vị trí cần ngắt trang ngang dọc + Chọn Page Layout Ribbon + Insert Page Break: chèn ngắt trang + Remove Page Break: hủy ngắt trang + Reset All Page Break: xóa hết ngắt trang đặt 5.5 IN BẢNG TÍNH 5.5.2 Phân trang, chuyển khổ giấy - Lặp tiêu đề cho trang in + Chọn Page Layout Ribbon + Trong mục Page Setup + Chọn Print Titles: * Row to repeat at top: nhập dòng lặp lại trang in * Column to repeat at left: nhập cột lặp lại trang in + Chọn OK 5.5 IN BẢNG TÍNH 5.5.3 In bảng tính • Chọn File Ribbon • Chọn Print • Printer: Lựa chọn máy in • Copies: Số in • Setting: • — Mở rộng mục Print Active Sheet chọn in tồn bảng tính — Pages … To … : chọn số trang in — Collated: chọn in slide — Land Scape Orientation: in khổ giấy ngang; Portrait Orientation: in khổ giấy dọc — Chọn cỡ giấy: A4 — Margin: Thay đổi độ rộng lề Chọn nút Print để bắt đầu in .. .MICROSOFT EXCEL 5.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL 5.2 LÀM VIỆC VỚI DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH MS EXCEL 5.3 XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH MS EXCEL 5.4 BIỂU ĐỒ 5.5 IN BẢNG TÍNH 5.1 GIỚI THIỆU MICROSOFT. .. MICROSOFT EXCEL: 5.1.1 Khởi động Microsoft Excel Microsoft Excel ứng dụng Microsoft Office Trong chương trình học cách sử dụng Microsoft Office 2013 Chức Microsoft Excel soạn thảo thiết lập xử... GIỚI THIỆU MICROSOFT EXCEL: 5.1.5 Các thao tác với bảng tính a Chèn thêm bảng tính • Nhấn chuột phải tên bảng tính thẻ bảng tính • Chọn Insert • Chọn Worksheet / Chọn OK b Xóa bảng tính • Nhấn