Công chứng hợp đồng điện tử trong thời kỳ chuyển đổi số

Nghiên cứu trình bày vai trò của công chứng viên cần phải được tiếp tục duy trì và phát huy trong các hợp đồng, giao dịch được xác lập trên môi trường điện tử, đồng nghĩa với việc pháp luật phải có sự điều chỉnh để theo kịp nhu cầu này của xã hội. Mời các bạn tham khảo!

Working Paper 2021.2.2.04 - Vol 2, No CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ TRONG THỜI KỲ CHUYỂN ĐỔI SỐ Phạm Thùy Dung1 Sinh viên K56 Luật Thương mại quốc tế – Khoa Luật Trường Đại học Ngoại thương, Hà Nội, Việt Nam Đinh Thị Tâm Giảng viên Khoa Luật Trường Đại học Ngoại thương, Hà Nội, Việt Nam Tóm tắt Khi nhắc tới công chứng hợp đồng, người ta nghĩ đến hợp đồng phải ký kết phương thức truyền thống bên có nhu cầu sử dụng dịch vụ phải trực tiếp xuất trước mặt công chứng viên Tuy nhiên, hợp đồng điện tử, bên tham gia hợp đồng hoàn toàn trao đổi, đàm phán nội dung hợp đồng ký kết từ xa thông qua phương tiện điện tử Thiết nghĩ, loại hợp đồng có điểm đặc thù định, bên giao dịch phải tuân thủ nguyên tắc, quy định Bộ luật Dân Do đó, vai trị cơng chứng viên cần phải tiếp tục trì phát huy hợp đồng, giao dịch xác lập môi trường điện tử, đồng nghĩa với việc pháp luật phải có điều chỉnh để theo kịp nhu cầu xã hội Từ khóa: Cơng chứng, Hợp đồng điện tử, Cơng chứng viên NOTARIZATION OF ELECTRONIC CONTRACT IN THE ERA OF DIGITAL TRANSFORMATION Abstract When it comes to notarization of contracts, people immediately think that the contract shall be signed by traditional methods and the parties wishing to use this service shall appear in front of the notary However, for an electronic contract, the parties completely negotiate the content of the contract and sign it remotely via electronic means Although an electronic contract has certain characteristics, the parties shall still comply with the principles and provisions of the Civil Code Therefore, the role of notaries needs to be maintained and promoted in contracts and transactions formed in the electronic environment, which means that the law shall be adjusted to accommodate the need of society Tác giả liên hệ, Email: thuydungp2710@gmail.com FTU Working Paper Series, Vol No (09/2021) | 33 Keywords: Notarization, Electronic contract, Notary Lời mở đầu Ngày nay, chuyển đổi số hay số hóa thủ tục hành giao dịch xu hướng tất yếu giới Việt Nam, với mục tiêu hướng tới cơng nghiệp hóa, đại hóa, cần khơng ngừng nỗ lực cố gắng để hòa nhập với xu hướng Trong đó, bước tiến kỷ ngun số hóa cơng chứng hợp đồng xác lập môi trường điện tử Tại số quốc gia giới, nhà lập pháp sớm tiếp cận hoạt động công chứng hợp đồng điện tử thiết lập khung pháp lý để điều chỉnh vấn đề Tại Việt Nam, từ năm 2020, Chính phủ tiến hành xây dựng, phát triển hệ thống dịch công nhằm đáp ứng nhu cầu công chứng, chứng thực tài liệu điện tử để phục vụ người dân Với mục tiêu tiết kiệm chi phí nguồn lực, hoạt động chứng thực điện tử cổng dịch vụ công quốc gia thức triển khai tồn quốc từ tháng 7/2020 (Gia, 2020) Tuy nhiên, khác biệt chất chưa có khung pháp lý cụ thể, hoạt động cơng chứng điện tử nói chung, cơng chứng hợp đồng điện tử nói riêng bị bỏ ngỏ cần trình nghiên cứu kỹ Chính vậy, ngồi phân tích tổng quan công chứng hợp đồng điện tử, viết hướng đến nghiên cứu thực tiễn pháp luật điều chỉnh hoạt động công chứng số quốc gia giới Việt Nam Từ đó, nghiên cứu luận giải cần thiết phải xây dựng khung pháp lý công chứng hợp đồng điện tử đề xuất biện pháp phù hợp với bối cảnh Việt Nam Khái quát công chứng hợp đồng điện tử Để làm sở cho trình phân tích thực trạng pháp luật cơng chứng hợp đồng điện tử số quốc gia giới Việt Nam, việc xây dựng khái niệm công chứng hợp đồng điện tử thực cần thiết Bên cạnh đó, việc phân tích đặc điểm công chứng hợp đồng điện tử giúp cho người đọc hiểu rõ chất loại hình cơng chứng mối quan hệ với công chứng hợp đồng, giao dịch truyền thống, công chứng điện tử công chứng trực tuyến từ xa 2.1 Khái niệm công chứng công chứng hợp đồng điện tử Để xây dựng khái niệm “cơng chứng hợp đồng điện tử”, khái niệm liên quan đến cơng chứng loại hình cơng chứng xuất giới cần phải làm rõ Trước hết, khái niệm công chứng: Theo Từ điển Luật học Mỹ, công chứng (Notarial) hoạt động công chứng viên Công chứng viên, theo tiếng Latinh “Notarius”, người chép hay trích lục loại văn bản, giấy tờ khác, người làm chứng Ngồi ra, luật La Mã, cơng chứng viên người ghi chép, thư ký, tốc ký, người ghi chép hoạt động nghị viện Tòa án, ghi chép theo lời người khác đọc , người soạn di chúc giấy chuyển nhượng sở hữu (Lê, 2011) Từ cách lý giải nguồn gốc công chứng trên, thấy hoạt động xuất từ sớm xã hội loài người (từ thời La Mã cổ đại) với vai trò ghi chép, soạn thảo văn làm chứng Ở Việt Nam, hoạt động công chứng xuất từ lâu ghi nhận lần vào thời kỳ Pháp thuộc (Học viện Tư pháp, 2018) Sau cách mạng tháng Tám năm 1945 đất nước thống chế định cơng chứng hoạt động cơng chứng có nhiều sửa đổi, bổ FTU Working Paper Series, Vol No (09/2021) | 34 sung để kịp thời điều chỉnh mối quan hệ xã hội Hiện nay, hoạt động công chứng chịu điều chỉnh Luật Công chứng năm 2014 Theo đó, cơng chứng hiểu “là việc cơng chứng viên tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn (sau gọi hợp đồng, giao dịch), tính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt (sau gọi dịch) mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng” (Điều 2.1 Luật Công chứng năm 2014) Từ đây, thấy hoạt động cơng chứng có số đặc điểm sau: Một là, cơng chứng hoạt động thuộc thẩm quyền công chứng viên, người nhà nước trao quyền thực chức cơng chứng thơng qua q trình bổ nhiệm công chứng viên Bộ Tư pháp Hai là, cơng chứng việc xác nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch Trong đó, tính hợp pháp hiểu không trái với quy định pháp luật Tính xác thực hiểu theo ba cấp độ khác nhau, bao gồm: (i) Xác định người yêu cầu công chứng thông qua giấy tờ tùy thân người có lực hành vi dân đầy đủ, hoàn toàn tỉnh táo tự nguyện; (ii) Xác định đủ giấy tờ, tài liệu cần thiết (iii) Xác định chất thực hợp đồng, giao dịch nhằm đảm bảo hợp đồng, giao dịch khơng nhằm che giấu giao dịch khác Ba là, hợp đồng, giao dịch bắt buộc phải công chứng theo quy định pháp luật không bị bắt buộc mà bên hợp đồng, giao dịch tự nguyện có yêu cầu công chứng Bốn là, việc công chứng thực hợp đồng, giao dịch xác lập dạng văn mà hình thức khác lời nói hay hành vi cụ thể Năm là, hợp đồng, giao dịch công chứng có giá trị chứng cứ; tình tiết, kiện hợp đồng, giao dịch công chứng chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố vô hiệu (Điều Luật Công chứng năm 2014) Bên cạnh mơ hình cơng chứng truyền thống với đặc điểm đề cập trên, nay, pháp luật số quốc gia giới đưa khái niệm công chứng điện tử (Electronic Notarization) công chứng trực tuyến từ xa (Remote Online Notarization) Thoạt nhìn, hai khái niệm bị lầm tưởng giống nhau, thực tế lại Phương thức công chứng điện tử giống công chứng truyền thống tài liệu, văn giấy, ngoại trừ số điểm khác biệt quan trọng văn công chứng dạng liệu điện tử công chứng viên ký chữ ký điện tử Tùy thuộc vào luật quốc gia, dấu công chứng viên tài liệu điện tử dạng hình ảnh đồ hoạ phương thức khác Tuy nhiên, tất yếu tố lại cơng chứng truyền thống trì áp dụng mơ hình cơng chứng điện tử, có yêu cầu bên tham gia ký kết hợp đồng, tài liệu phải có mặt trực tiếp trước cơng chứng viên (Lewis, 2020) Tuy nhiên, yêu cầu dường không khả thi bối cảnh giao dịch, hợp đồng thương mại điện tử giao kết xuyên biên giới, đặc biệt tình hình dịch bệnh Covid - 19 diễn biến phức tạp dẫn đến tình bên giao kết hợp đồng điện tử quốc gia khác khơng thể có mặt trực tiếp văn phịng cơng chứng Chính vậy, vài năm trở lại đây, số quốc gia cho phép thực công chứng trực tuyến từ xa, cơng chứng viên FTU Working Paper Series, Vol No (09/2021) | 35 sử dụng cơng nghệ ghi hình, âm tảng internet để thực toàn trình cơng chứng tài liệu dạng điện tử (Lewis, 2020) Vậy hợp đồng giao kết mơi trường điện tử có phải dạng tài liệu điện tử hay không? Trong thời đại chuyển đổi số, gia tăng không ngừng giao dịch qua phương thức điện tử dẫn đến việc xác lập thực hợp đồng điện tử diễn ngày phổ biến Điều 33 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 xác định: “Hợp đồng điện tử hợp đồng thiết lập dạng thông điệp liệu” Mặt khác, thông điệp liệu hiểu thông tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử (Điều 4.12 Luật Giao dịch điện tử năm 2005) Như vậy, chất hợp đồng điện tử giao kết thực thông qua trung gian phương tiện điện tử Nó thiết lập lưu trữ không gian ảo dẫn đến người cầm nắm tay hợp đồng giấy giao kết truyền thống Từ đó, hiểu hợp đồng điện tử loại tài liệu điện tử đối tượng công chứng điện tử công chứng trực tuyến từ xa Có thể thấy rằng, cơng chứng hợp đồng điện tử khái niệm có nội hàm hẹp so với công chứng điện tử hay công chứng trực tuyến từ xa Tuy nhiên, việc lý giải khái niệm công chứng hợp đồng điện tử theo hướng loại công chứng điện tử hay công chứng trực tuyến từ xa phụ thuộc vào khả gặp mặt trực tiếp bên giao kết hợp đồng Đối với hợp đồng điện tử giao kết phạm vi vùng hay quốc gia định, việc bên hợp đồng có mặt trực tiếp trước công chứng viên điều khả thi Ngược lại, hợp đồng điện tử giao kết xuyên biên giới, việc gặp mặt trực tiếp dường khó thực Chính vậy, khái niệm công chứng hợp đồng điện tử nên lý giải theo hướng bao quát, kết hợp hai loại công chứng sau: Công chứng hợp đồng điện tử việc công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng sử dụng chữ ký điện tử để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch xác lập phương tiện điện tử2 Trong viết này, tác giả tập trung nghiên cứu công chứng hợp đồng điện tử tảng phân loại theo tiêu chí phương thức thực công chứng, gồm: Công chứng hợp đồng điện tử theo phương thức công chứng điện tử công chứng theo phương thức công chứng trực tuyến từ xa 2.2 Đặc điểm công chứng hợp đồng điện tử Từ phân loại trên, thấy cơng chứng hợp đồng điện tử mang đặc điểm chung mơ hình cơng chứng truyền thống Bên cạnh đó, loại hình cơng chứng cịn chứa đựng đặc điểm mang tính kết hợp hai loại hình cơng chứng điện tử công chứng trực tuyến từ xa Cụ thể: Thứ nhất, tương tự công chứng tài liệu giấy, người có thẩm quyền cơng chứng hợp đồng điện tử cơng chứng viên Trong đó, cơng chứng viên xác nhận tính xác thực hợp pháp hợp đồng, giao dịch Ở đây, khái niệm “phương tiện điện tử” nên hiểu theo Khoản 10 Điều Luật Giao dịch điện tử năm 2005, tức bao gồm phương tiện hoạt động dựa cơng nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự FTU Working Paper Series, Vol No (09/2021) | 36 Thứ hai, đối tượng công chứng hợp đồng, giao dịch xác lập dạng thông điệp liệu Thông thường, để thuận tiện cho công chứng viên trình xem xét xác minh, hợp đồng tài liệu điện tử có liên quan phải người u cầu cơng chứng, công chứng viên truyền tải lưu giữ dạng tệp tin word pdf3 Thứ ba, tương tác bên ký kết hợp đồng công chứng viên Nếu xác định cụ thể vị trí địa lý bên hợp đồng điện tử tùy thuộc vào yêu cầu họ, hợp đồng điện tử cơng chứng điện tử hay công chứng trực tuyến từ xa Điều có ý nghĩa xác định liệu bên phải gặp mặt trực tiếp văn phịng cơng chứng hay tương tác với thơng qua tảng cơng nghệ ghi âm, ghi hình có sử dụng internet Thứ tư, cách thức xác minh tư cách bên giao kết hợp đồng điện tử Cơng chứng viên xác minh tư cách bên hợp đồng điện tử thông qua phương thức truyền thống xuất trình chứng minh nhân dân, cước công dân, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp việc kết hợp phương thức số hóa khác xác minh dựa kiến thức, hiểu biết bên (knowledge - based authentication - KBA), phân tích thơng tin xác thực (credential analysis) hay thuyết trình từ xa (remote presentation) Thứ năm, chữ ký dấu công chứng viên Công chứng viên sử dụng chữ ký điện tử dấu số để xác thực tài liệu điện tử cần cơng chứng Trong đó, chữ ký điện tử tạo lập dạng từ, chữ, số, ký hiệu âm hình thức khác nhằm xác nhận xác danh tính cơng chứng viên (Điều 21 Luật Giao dịch điện tử năm 2005) Đồng thời, dấu cơng chứng dấu có sử dụng khóa bảo đảm cơng chứng viên gắn chúng vào tài liệu điện tử Thực tiễn pháp luật công chứng hợp đồng điện tử cần thiết xây dựng hệ thống công chứng hợp đồng điện tử việt nam 3.1 Pháp luật công chứng hợp đồng thương mại điện tử số quốc gia giới Công chứng tài liệu điện tử theo phương thức công chứng điện tử thực nhiều quốc gia giới Nhìn chung, với xu khắc phục nhược điểm phương thức công chứng điện tử bên phải gặp mặt trước công chứng viên để xác minh danh tính, số quốc gia có kế hoạch xây dựng phát triển phương thức công chứng điện tử qua công cụ điện tử, hay cịn gọi cơng chứng trực tuyến từ xa Chẳng hạn, Nhật Bản, đến năm 2002, công chứng điện tử thực tài liệu cá nhân điều lệ công ty Tuy nhiên, pháp luật Nhật Bản quy định cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng phải trực tiếp cử người đại diện đến văn phịng cơng chứng lần để xác thực nhân thân tư cách pháp lý chủ thể Hiện nay, với phát triển công nghệ, Hiệp hội công chứng quốc gia Nhật Bản triển khai kế hoạch công chứng điện tử qua phương tiện điện tử Điều nhằm đáp ứng mục tiêu số hóa hồn tồn quy trình cơng chứng, bao gồm yêu cầu xác minh trước công chứng viên môi trường số (Nippon; Hiệp hội công chứng quốc gia Nhật Bản, 2018) Tuy nhiên, số bang nước Mỹ cho phép văn bản, tài liệu giấy bên ký kết công chứng trực tiếp thông qua hệ thống công chứng trực tuyến từ xa Việc khả thi trường hợp bên gặp mặt trực phương thức công chứng điện tử bên tương tác với qua công nghệ ghi âm, ghi hình theo phương thức công chứng trực tuyến từ xa FTU Working Paper Series, Vol No (09/2021) | 37 Tại Hàn Quốc, hệ thống công chứng điện tử áp dụng từ năm 2010, cho phép xác nhận công chứng viên thơng qua máy tính điện thoại thơng minh Tuy nhiên, trước đây, yêu cầu công chứng thông qua hình ảnh khơng pháp luật quy định nên sử dụng hệ thống công chứng điện tử, bên yêu cầu công chứng phải đến gặp mặt trực tiếp với cơng chứng viên văn phịng cơng chứng lần Từ ngày 20/6/2018, luật pháp Hàn Quốc cho phép người yêu cầu công chứng gặp công chứng viên thông qua hội nghị trực tuyến nhận văn công chứng trực tuyến Tuy nhiên, cần lưu ý tất công chứng viên hành nghề Hàn Quốc thực quy trình mà có số công chứng viên cấp phép (bởi Bộ Tư pháp Bộ Nội vụ Hàn Quốc) thực Tại Mỹ, thông thường, việc công chứng tài liệu yêu cầu người ký phải có mặt trước cơng chứng viên để chữ ký chứng thực Tuy nhiên, bối cảnh đại dịch Covid 19, số bang Mỹ tạm thời đình yêu cầu gặp mặt trực tiếp (Lewis, 2020) Chẳng hạn, bang New York, ngày 20/3/2020, Thống đốc Cuomo nới lỏng yêu cầu xung quanh việc công chứng cách ban hành Lệnh hành pháp 202.7, phần tạm thời cho phép công chứng công nghệ âm video Theo đó, lệnh đưa số thay đổi sau: (1) Cho phép thực hoạt động công chứng yêu cầu theo luật tiểu bang New York công nghệ âm - video đáp ứng số điều kiện định pháp luật; (2) Yêu cầu người tìm kiếm dịch vụ cơng chứng, trừ trường hợp cơng chứng viên quen biết cá nhân đó, phải xuất trình giấy tờ tùy thân có ảnh hợp lệ cho công chứng viên họp video, chuyển trước sau họp; (3) Yêu cầu hội nghị trực tuyến phải cho phép tương tác trực tiếp người yêu cầu công chứng cơng chứng viên (Ví dụ: Bật camera quay trực tiếp); (4) Người có u cầu cơng chứng phải chuyển rõ ràng văn ký trực tiếp cho công chứng viên fax phương tiện điện tử vào ngày ký; (5) Cho phép công chứng viên công chứng văn truyền chuyển lại văn cho người có u cầu cơng chứng (6) Cho phép công chứng viên thực lại việc công chứng văn gốc ký kể từ ngày thi hành với điều kiện công chứng viên nhận văn gốc ký với cơng chứng điện tử thời hạn 30 ngày, kể từ ngày thi hành (Archer, Hushon & Schapira, 2020; Governor of the State of New York, 2020) 3.2 Thực tiễn pháp luật công chứng hợp đồng điện tử Việt Nam So sánh với pháp luật nước giới, pháp luật công chứng Việt Nam chưa có quy định cụ thể cơng nhận hay thực công chứng điện tử, công chứng trực tuyến từ xa nói chung cơng chứng hợp đồng điện tử nói riêng Điều thể điểm sau: Một là, Khoản Điều Luật Công chứng năm 2014 định nghĩa công chứng việc công chứng viên tổ chức hành nghề cơng chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; Hai là, hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm: Phiếu yêu cầu công chứng; Dự thảo hợp đồng, giao dịch; Bản giấy tờ tùy thân người yêu cầu công chứng; Bản giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; Bản giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp FTU Working Paper Series, Vol No (09/2021) | 38 luật quy định phải có (bản quy định chụp, in đánh máy có nội dung đầy đủ, xác khơng phải chứng thực) (Điều 40.1, 40.2 Luật Công chứng năm 2014); Ba là, trình tự, thủ tục cơng chứng bao gồm bước sau: (1) Công chứng viên kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng; (2) Người u cầu cơng chứng đồng ý tồn nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch ký vào trang hợp đồng, giao dịch (3) Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ quy định nêu để đối chiếu trước ghi lời chứng, ký vào trang hợp đồng, giao dịch (Điều 40.3 - 40.8 Luật Công chứng năm 2014); Bốn là, giá trị văn công chứng quy định Luật Cơng chứng năm 2014 Theo đó, văn cơng chứng có hiệu lực kể từ ngày cơng chứng viên ký đóng dấu tổ chức hành nghề công chứng (Điều 5.1 Luật Công chứng năm 2014) Từ quy định trên, thấy rằng, công chứng theo pháp luật Việt Nam mơ hình cơng chứng văn giấy chưa phải công chứng văn điện tử công cụ điện tử Theo quy định Bộ luật Dân năm 2015 hình thức giao dịch dân sự: “ Giao dịch dân thơng qua phương tiện điện tử hình thức thơng điệp liệu theo quy định pháp luật giao dịch điện tử coi giao dịch văn bản” (Điều 119.1 Bộ luật Dân năm 2015) Luật Giao dịch điện tử năm 2005 văn hướng dẫn thi hành có quy định: Trường hợp pháp luật yêu cầu thông tin phải thể văn thì thông điệp liệu xem đáp ứng yêu cầu thông tin chứa thơng điệp liệu truy cập sử dụng để tham chiếu cần thiết (Điều 12 Luật Giao dịch điện tử năm 2005) Đồng thời, trường hợp pháp luật quy định văn cần có chữ ký u cầu thông điệp liệu xem đáp ứng chữ ký điện tử sử dụng để ký thơng điệp liệu đáp ứng điều kiện theo quy định Trường hợp pháp luật quy định văn cần đóng dấu quan, tổ chức u cầu thơng điệp liệu xem đáp ứng thông điệp liệu ký chữ ký điện tử quan, tổ chức đáp ứng điều kiện theo quy định chữ ký điện tử có chứng thực Từ đó, thấy quy định Bộ luật Dân sự, pháp luật giao dịch điện tử hành công nhận giá trị pháp lý tương đương thông điệp liệu văn giấy chữ ký, dấu mực chữ ký điện tử Như vậy, việc ký đóng dấu điện tử văn công chứng điện tử thực mà đảm bảo đáp ứng quy định Luật Công chứng Tuy nhiên, áp dụng Bộ luật Dân năm 2015 Luật Giao dịch điện tử năm 2005, việc thực cơng chứng tài liệu điện tử nói chung cơng chứng hợp đồng điện tử nói riêng chưa đảm bảo hành lang pháp lý chưa chặt chẽ nhiều mâu thuẫn Cần lưu ý rằng, Luật Giao dịch điện tử hành không áp dụng việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà bất động sản khác (Điều Luật Giao dịch điện tử năm 2005), tức không áp dụng hợp đồng kinh doanh bất động sản Mặt khác, Luật Căn cước công dân năm 2014 văn hướng dẫn có liên quan quy định cước cơng dân cấp hình thức “thẻ” vật lý Vì vậy, người yêu cầu công chứng phải nộp hồ sơ công chứng giấy, công chứng viên phải thụ lý xử lý yêu cầu công chứng theo hồ sơ giấy FTU Working Paper Series, Vol No (09/2021) | 39 3.3 Sự cần thiết xây dựng hệ thống công chứng hợp đồng thương mại điện tử Việt Nam Thơng qua phân tích thực trạng pháp luật công chứng hợp đồng thương mại điện tử, thấy Việt Nam nay, công chứng chưa áp dụng hợp đồng, giao dịch thực phương tiện điện tử Có quan điểm cho rằng, giao dịch điện tử, công nghệ đại, việc nhận dạng bên tham gia hợp đồng, chữ ký điện tử số hóa đảm bảo tính tồn vẹn, xác nội dung hợp đồng Thậm chí việc giao kết hợp đồng thực mơi trường mạng internet việc tham gia công chứng viên không cần thiết Tuy nhiên, việc đời giao dịch điện tử không làm thay đổi chất giao dịch Nếu trước đây, để thiết lập giao dịch, hợp đồng, người ta thể ý chí, nguyện vọng mình hình thức giao kết lời nói, giao kết văn hay hành vi, nhờ tiến khoa học kỹ thuật mà hình thức giao kết phương tiện điện tử xuất Vì vậy, dù giao dịch thực phương thức nguyên tắc chung, áp dụng giao dịch, hợp đồng đương nhiên áp dụng Chẳng hạn, giao kết hợp đồng mua bán tài sản, dù bên thực giao kết hình thức kể giao dịch điện tử trang web bán hàng trực tuyến ngun tắc, quy định có liên quan Bộ luật Dân năm 2015 cần phải tuân thủ Đặc biệt, giá trị pháp lý, giá trị chứng hợp đồng điện tử bị phủ nhận hợp đồng thể dạng thơng điệp liệu (Điều 34 Luật Giao dịch điện tử năm 2005) Theo Điều 93 Bộ luật Tố tụng dân năm 2015: “Chứng vụ việc dân có thật đương quan, tổ chức, cá nhân khác giao nộp, xuất trình cho Tịa án q trình tố tụng Tịa án thu thập theo trình tự, thủ tục Bộ luật quy định Tòa án sử dụng làm để xác định tình tiết khách quan vụ án xác định yêu cầu hay phản đối đương có hợp pháp” Đối với thơng điệp liệu “Giá trị chứng thông điệp liệu xác định vào độ tin cậy cách thức khởi tạo, lưu trữ truyền gửi thông điệp liệu; cách thức bảo đảm trì tính tồn vẹn thơng điệp liệu; cách thức xác định người khởi tạo yếu tố phù hợp khác.” (Điều 14.2 Luật Giao dịch điện tử năm 2005) Do đó, hợp đồng điện tử có đủ giá trị pháp lý sử dụng chứng đáp ứng điều kiện độ tin cậy cách thức khởi tạo, lưu trữ, yếu tố khác Và để hỗ trợ xác thực độ tin cậy này, thiết nghĩ giao dịch điện tử cần phải công chứng vai trị cơng chứng viên cần phải tiếp tục trì phát huy môi trường điện tử Bên cạnh đó, bối cảnh chuyển đổi số tảng phát triển khoa học công nghệ, việc xây dựng hệ thống mở rộng phạm vi áp dụng hoạt động công chứng văn điện tử đặc biệt cần thiết Điều góp phần quan trọng vào việc đảm bảo giao dịch thương mại thực môi trường điện tử diễn an tồn rủi ro cho bên giao dịch Mặt khác, việc công chứng thực công cụ điện tử góp phần đơn giản hóa thủ tục chuẩn bị hồ sơ công chứng giảm thiểu chi phí cho bên sử dụng dịch vụ Cần lưu ý rằng, ưu điểm hệ thống cơng chứng hợp đồng điện tử phát huy vấn đề bảo mật bảo đảm, cố môi trường mạng giám sát nghiêm ngặt khắc phục kịp thời Một số kiến nghị liên quan đến công chứng hợp đồng điện tử FTU Working Paper Series, Vol No (09/2021) | 40 Như phân tích trên, công chứng hợp đồng điện tử xu chung toàn giới Việt Nam khơng nằm ngồi xu Đặc biệt, bối cảnh giao dịch điện tử xuyên biên giới ngày phát triển, nhu cầu công chứng sử dụng cơng cụ điện tử nhu cầu có thật cần thiết người yêu cầu công chứng nước ngoài, phải thường xuyên di chuyển Đối với quan nhà nước quản lý hoạt động công chứng, hệ thống công chứng hợp đồng điện tử công cụ hữu hiệu giúp cho việc thực hiện, quản lý giám sát hoạt động công chứng diễn cách hiệu phần mềm Để thực công chứng hợp đồng điện tử, giải pháp đề cần tập trung vào việc xây dựng khung pháp lý sở hạ tầng kỹ thuật 4.1 Xây dựng khung pháp lý công chứng hợp đồng điện tử Pháp luật công chứng Việt Nam cần công nhận công chứng hợp đồng điện tử loại hình cơng chứng đặc biệt diễn mơi trường internet Từ đó, xây dựng khái niệm cho hoạt động Theo chúng tôi, khái niệm xây dựng sau: Cơng chứng hợp đồng điện tử việc công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng sử dụng chữ ký điện tử để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch xác lập phương tiện điện tử Ở đây, tảng công nghệ phục vụ cho hoạt động công chứng phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự Bên cạnh đó, văn cơng chứng điện tử cần quy định có giá trị pháp lý tương đương với văn cơng chứng giấy Ngồi ra, trình tự thủ tục cần thiết để công chứng hợp đồng điện tử cần phải quy định cách cụ thể Dựa tảng quy định Luật Công chứng năm 2014, trình tự công chứng viên thực công chứng văn giấy áp dụng thực cơng chứng hợp đồng điện tử Các giấy tờ, tài liệu có liên quan cần thiết để cơng chứng viên thực trình bên yêu cầu công chứng chuẩn bị dạng liệu điện tử truyền tải theo phương thức điện tử Để thực điều này, hành lang pháp lý cho công chứng hợp đồng điện tử không nên dừng lại việc sửa đổi Luật Công chứng Một loạt quy định thủ tục hành chính, phi hành khác lĩnh vực pháp luật có liên quan dân sự, thương mại cần phải thay đổi, cho phép tiếp nhận sử dụng văn công chứng điện tử thành phần hồ sơ đầu vào thủ tục có yêu cầu văn công chứng (chẳng hạn thủ tục đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản sau chuyển nhượng ) 4.2 Xây dựng tảng kỹ thuật cho mô hình cơng chứng hợp đồng điện tử Dù hoạt động công chứng hợp đồng điện tử thực theo phương thức công chứng điện tử hay công chứng trực tuyến từ xa, việc xây dựng phát triển tảng kỹ thuật, công nghệ nhu cầu quan trọng cần thiết Tầm nhìn xây dựng hệ thống cơng chứng điện tử không dừng lại đô thị, thành phố lớn mà cần phải phát triển rộng khắp miền đất nước Muốn thực điều này, cần phải thực biện pháp sau: Thứ nhất, chất lượng mức độ phủ sóng internet phải nâng cao, mở rộng phạm vi tồn quốc Từ đó, người dân kết nối mạng, tiếp cận với giao dịch điện tử nhận thức tầm quan trọng nhu cầu công chứng hợp đồng điện tử thời kỳ Thứ hai, bên cạnh việc củng cố phát triển mạng internet, tảng kỹ thuật cho công chứng hợp đồng điện tử không nên dừng lại việc xây dựng nội mạng lưới tổ chức hành FTU Working Paper Series, Vol No (09/2021) | 41 nghề công chứng mà cần phải liên kết với tổ chức có liên quan khác quan thuế, tổ chức tín dụng (những nơi có yêu cầu tiếp nhận văn công chứng hồ sơ đầu vào) Điều góp phần tạo nên mạng lưới chung nhằm chia sẻ, liên kết quản lý thông tin hiệu Thứ ba, để đảm bảo cho việc xác minh danh tính, nhân thân người u cầu cơng chứng, việc kết nối liệu dân cư, bất động sản với sở liệu công chứng cần phải thực Ngoài ra, nhằm hỗ trợ cho việc xây dựng hệ thống công chứng hợp đồng điện tử, cần tăng cường mức độ bảo mật thông tin cơng chứng bảo đảm an tồn cho chữ ký điện tử văn công chứng điện tử Đây yếu tố then chốt giúp hoạt động công chứng hợp đồng điện tử thực cách hiệu quả, tránh tình trạng lừa đảo hay vấn nạn giấy tờ giả diễn biến phức tạp Tài liệu tham khảo Archer, J.A., Hushon, J.A & Schapira, L (2020), “Using electronic signatures and notarizing documents under New York law: What you need to know”, Available at: https://www.nortonrosefulbright.com/en-us/knowledge/publications/5a69aae3/using-electronicsignatures-and-notarizing-documents-under-new-york-law-what-you-need-to-know (Accessed 23 Feb, 2021) Gia, H (2020), “Từ 1/7, chứng thực điện tử Cổng Dịch vụ cơng Quốc gia”, Báo Chính phủ, http://baochinhphu.vn/Thoi-su/Tu-17-chung-thuc-ban-sao-dien-tu-tren-Cong-Dich-vu -cong-Quoc-gia/399244.vgp, truy cập ngày 23/06/2021 Governor of the State of New York (2020), “Executive Order No 202.7 on March 20, 2020: Continuing temporary suspension and modification of laws relating to the disaster emergency”, https://www.governor.ny.gov/news/no-2027-continuing-temporary-suspension-andmodification-laws-relating-disaster-emergency, truy cập ngày 21/02/2021 Hiệp hội công chứng quốc gia Nhật Bản (2018), Báo cáo “Xây dựng thông tin cho hoạt động công chứng”, Trung Quốc, tr 30 - 34 Hiệp hội công chứng viên Hàn Quốc (2018), Báo cáo “Giới thiệu phát triển hoạt động công chứng”, Trung Quốc, tr 60 - 64 Học viện Tư pháp (2018), Giáo trình kỹ hành nghề công chứng, tập 1, NXB Tư pháp, Hà Nội Lê, T.H.A (2011), Giáo trình cơng chứng chứng thực (giáo trình đào tạo từ xa), Vinh Lewis, M (2020), “eNotarization, RON, eSignatures and eClosings: What's the difference?”, Available at: https://www.nationalnotary.org/notary-bulletin/blog/2014/03/ esignaturesenotarization-iclose-difference (Accessed 09 Feb, 2021) Lewis, M (2020), “Remote Notarization: What You Need To Know”, Available at: https://www.nationalnotary.org/notary-bulletin/blog/2018/06/remote-notarization-what-youneed-to-know (Accessed 21 Feb, 2021) Nippon, K.R (2021), How to make good use of Japanese notaries, Japan FTU Working Paper Series, Vol No (09/2021) | 42 ... thức thực công chứng, gồm: Công chứng hợp đồng điện tử theo phương thức công chứng điện tử công chứng theo phương thức công chứng trực tuyến từ xa 2.2 Đặc điểm công chứng hợp đồng điện tử Từ phân... niệm công chứng hợp đồng điện tử nên lý giải theo hướng bao quát, kết hợp hai loại công chứng sau: Công chứng hợp đồng điện tử việc công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng sử dụng chữ ký điện. .. đồng điện tử cần thiết xây dựng hệ thống công chứng hợp đồng điện tử việt nam 3.1 Pháp luật công chứng hợp đồng thương mại điện tử số quốc gia giới Công chứng tài liệu điện tử theo phương thức công