QUY ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU TRONG NGÀNH NGÂN HÀNG

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM -Số: 20/2009/TT-NHNN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -Hà Nội, ngày 07 tháng 09 năm 2009 THÔNG TƯ QUY ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU TRONG NGÀNH NGÂN HÀNG Căn Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 1997; Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 2003; Căn Luật Tổ chức tín dụng năm 1997; Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Tổ chức tín dụng năm 2004; Căn Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001; Căn Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Căn Nghị định số 96/2008/NĐ-CP ngày 26/8/2008 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ngân hàng Nhà nước Việt Nam; Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Ngân hàng, sau: Điều Phạm vi điều chỉnh Thông tư quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Ngân hàng, bao gồm: hồ sơ, tài liệu hành chính; hồ sơ, tài liệu chuyên ngành; hồ sơ, tài liệu khoa học kỹ thuật; hồ sơ, tài liệu cơng tác Đảng, Cơng đồn, Đoàn Thanh niên Các hồ sơ, tài liệu quy định Khoản Điều ghi chép vật mạng tin băng từ, đĩa từ, loại thẻ toán, chứng từ điện tử, in giấy, có đủ yếu tố pháp lý theo quy định Nhà nước NHNN áp dụng thời hạn bảo quản Thông tư Các hồ sơ, tài liệu thể dạng liệu điện tử không thuộc phạm vi điều chỉnh Thông tư Điều Đối tượng áp dụng Thông tư áp dụng đối với: Các đơn vị thuộc cấu tổ chức Ngân hàng Nhà nước (NHNN); Tổ chức tín dụng (TCTD), tổ chức khác có hoạt động ngân hàng, (Sau gọi tắt đơn vị) Điều Mục đích ban hành Thơng tư quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ ngành Ngân hàng làm cho công tác xác định giá trị hồ sơ, tài liệu xác, đảm bảo tính thống nhất; giúp cho đơn vị tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu chặt chẽ, khoa học; xây dựng Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Điều Tài liệu lưu trữ ngành Ngân hàng Tài liệu lưu trữ ngành Ngân hàng tồn tài liệu hình thành trình hoạt động quản lý, kinh doanh tiền tệ hoạt động ngân hàng đơn vị; có giá trị kinh tế, trị, lịch sử khoa học công nghệ Điều Nguyên tắc quy định thời hạn bảo quản Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu xác định sở phân tích đánh giá tồn diện, đắn giá trị thực tiễn giá trị lịch sử tài liệu đơn vị, Ngành Quốc gia Thời hạn bảo quản hồ sơ xác định sở tài liệu có giá trị cao hồ sơ Điều Thời điểm tính thời hạn bảo quản thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản tài liệu khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ tài liệu kể từ tài liệu kết thúc văn thư quan, đơn vị hết giá trị Thời điểm tính thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hành tính từ ngày 01 tháng 01 năm sau năm kết thúc giai đoạn văn thư tùy theo đặc điểm loại hồ sơ, tài liệu Thời điểm tính thời hạn bảo quản thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán chứng từ điện tử sau in giấy thực theo Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Kế toán áp dụng lĩnh vực kế toán nhà nước; Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Kế toán áp dụng hoạt động kinh doanh Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN ngày 30/12/2005 Ngân hàng Nhà nước Việt Nam việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán ngành Ngân hàng Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quy định theo hai mức: bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn quy định số năm cụ thể, sau: a) Vĩnh viễn: Là thời gian hồ sơ, tài liệu lưu giữ vĩnh viễn tài liệu tự hủy hoại phục hồi Được áp dụng cho loại hồ sơ, tài liệu quan trọng, phản ánh rõ nét chức năng, nhiệm vụ, phục vụ nghiên cứu lâu dài cho hoạt động quan, đơn vị; có giá trị mặt lịch sử Hồ sơ, tài liệu nhóm quy định thời hạn bảo quản từ 30 năm trở lên phải giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định Nhà nước thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu b) Lâu dài: thời gian áp dụng loại hồ sơ, tài liệu quan trọng, có giá trị thực tiễn, phục vụ tra cứu lâu dài lưu trữ hành Loại hồ sơ, tài liệu chưa khẳng định có giá trị mặt lịch sử, phải bảo quản lưu trữ hành đủ số năm theo nhu cầu sử dụng giá trị thưc tiễn Hồ sơ, tài liệu nhóm quy định thời hạn từ 10 năm đến 30 năm Sau thời hạn bảo quản theo quy định phải tiến hành đánh giá giá trị tài liệu để xác định hồ sơ, tài liệu giá trị thực tiễn lâu dài hay có giá trị lịch sử cần tiếp tục bảo quản tiêu hủy c) Tạm thời: Là thời gian áp dụng cho loại hồ sơ, tài liệu không quan trọng, phục vụ cho hoạt động hàng ngày quan, đơn vị Loại hồ sơ, tài liệu khơng có giá trị lịch sử, phải bảo quản lưu trữ hành nhằm khai thác giá trị thực tiễn tài liệu Hồ sơ, tài liệu nhóm quy định thời hạn bảo quản 10 năm Sau thời hạn bảo quản theo quy định cần tiến hành tiêu hủy Đối với việc đánh giá giá trị hồ sơ, tài liệu sau hết thời hạn bảo quản theo quy định, phải tiến hành lập danh mục trình Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu để thẩm tra, thông qua trỉnh thủ trưởng đơn vị định tiếp tục bảo quản hay tiêu hủy Điều Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Ngân hàng quy định cụ thể Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu kèm theo Thông tư Các hồ sơ, tài liệu Bảng phân loại theo hoạt động, vấn đề có số thứ tự độc lập, tên gọi cụ thể, tương ứng với thời hạn bảo quản quy định, bao gồm: Hồ sơ, tài liệu tổng hợp Hồ sơ, tài liệu chiến lược phát triển ngân hàng Hồ sơ, tài liệu sách tiền tệ Hồ sơ, tài liệu dự báo, thống kê tiền tệ Hồ sơ, tài liệu tín dụng Hồ sơ, tài liệu quản lý dự án tín dụng quốc tế Hồ sơ, tài liệu quản lý ngoại hối hoạt động ngoại hối 7.1 Hồ sơ, tài liệu quản lý ngoại hối 7.2 Hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ quản lý kinh doanh nguồn ngoại hối Ngân hàng Nhà nước nắm giữ gửi nước Hồ sơ, tài liệu hợp tác quốc tế Hồ sơ, tài liệu thành lập, hoạt động, phát triển tổ chức tín dụng 10 Hồ sơ, tài liệu tra, kiểm toán nội 10.1 Hồ sơ, tài liệu tra 10.2 Hồ sơ, tài liệu kiểm toán nội 11 Hồ sơ, tài liệu hoạt động phòng, chống rửa tiền 12 Hồ sơ, tài liệu công tác tốn 13 Hồ sơ, tài liệu tài - kế toán 13.1 Kế toán Ngân hàng Nhà nước 13.2 Kế tốn Tổ chức Tín dụng 13.3 Chứng từ điện tử (sau in giấy) 14 Hồ sơ, tài liệu phát hành kho quỹ 15 Hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ thị trường tiền tệ 16 Hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ quan hệ đại lý 17 Hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ toán quốc tế 18 Hồ sơ, tài liệu hoạt động thơng tin tín dụng 19 Hồ sơ, tài liệu công nghệ tin học 20 Hồ sơ, tài liệu tổ chức, cán bộ, đào tạo 20.1 Hồ sơ, tài liệu tổ chức, cán 20.2 Hồ sơ, tài liệu lao động tiền lương 20.3 Hồ sơ, tài liệu đào tạo 20.3.1 Hồ sơ, tài liệu quản lý đào tạo 20.3.2 Hồ sơ, tài liệu đào tạo 21 Hồ sơ, tài liệu công tác thi đua, khen thưởng 22 Hồ sơ, tài liệu công tác pháp chế 23 Hồ sơ, tài liệu đầu tư xây dựng 23.1 Hồ sơ, tài liệu quản lý đầu tư xây dựng 23.2 Hồ sơ, tài liệu quản lý đầu tư xây dựng công trình, dự án 24 Hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học 25 Hồ sơ, tài liệu công tác tuyên truyền, báo chí 26 Hồ sơ, tài liệu công tác quản trị 27 Hồ sơ, tài liệu cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ 28 Hồ sơ, tài liệu hoạt động tổ chức Đảng, Cơng đồn, Đồn Thanh niên 28.1 Hồ sơ, tài liệu hoạt động tổ chức Đảng 28.2 Hồ sơ, tài liệu hoạt động tổ chức Công đoàn 28.3 Hồ sơ, tài liệu hoạt động tổ chức Đoàn Thanh niên Điều Hiệu lực thi hành Thơng tư có hiệu lực thi hành sau 45 ngày kể từ ngày ký ban hành Quyết định số 252/QĐ-NH ngày 28/12/1993 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ ngành Ngân hàng hết hiệu lực thi hành Điều Trách nhiệm thực Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra cán bộ, cơng chức đơn vị Thông tư để xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ lập trình giải công việc; Lập Danh mục hồ sơ, tài liệu năm Danh mục tài liệu đề nghị tiêu hủy Chánh Văn phịng NHNN có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra đơn vị Ngành thực Thông tư này, hàng năm báo cáo Thống đốc tình hình thực đơn vị; TCTD chịu trách nhiệm hướng dẫn thực quy định Thông tư đơn vị hệ thống Chánh Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Chủ tịch Hội đồng Quản trị Tổng Giám đốc (Giám đốc) Tổ chức tín dụng, tổ chức khác có hoạt động ngân hàng chịu trách nhiệm thi hành Thông tư THỐNG ĐỐC Nơi nhận: - Như khoản Điều (để thực hiện); - Ban lãnh đạo NHNN (để báo cáo); - Cục Văn thư Lưu trữ NN (để biết) - Văn phịng Chính phủ (02 bản) - Bộ Tư pháp (để kiểm tra) - Lưu: VP, PC Nguyễn Văn Giàu BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU TRONG NGÀNH NGÂN HÀNG (Ban hành kèm theo Thông tư số: 20/2009/TT-NHNN ngày 07/9/2009 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước) T T TÊ N LO ẠI TÀI LIỆ U TH ỜI HẠ N BẢ O QU ẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆ U TỔ NG HỢ P Văn V.viễ đạo, hướ ng dẫn Đản g, Nhà nướ c: Liên quan đến chức , nhiệ m vụ Ngâ n hàng Khô ng liên quan đến chức , nhiệ m vụ Ngâ n hàng ng phải n Lưu lại đơn vị đến hết hiệu lực chấp hành Hồ V.viễ sơ n xây dựn g ban hành văn quy phạ m pháp luật lĩnh vực tiền tệ, hoạt động Ngâ n hàng hoạt động khác thuộ c phạ m vi quản lý NH NN trình Quố c hội, Ủy ban thườ ng vụ Quố c hội, Chín h phủ, Thủ tướn g Chín h phủ ban hành Ngâ n hàng ban hành Hồ sơ xây dựn g văn đạo, quy phạ m pháp luật Nhà nướ c gửi đến NH NN tham gia ý kiến: Liên năm quan lĩnh vực năm Ngâ n hàng quản lý Khô ng liên quan Hồ V sơ, viễn tài liệu tổ chức , triển khai thực văn quy phạ m pháp luật NH NN Văn V viễn quy 54 54 55 phạ m pháp luật NH NN) Hồ V sơ viễn quy định khắc dấu Nhà nướ c, Ngà nh Mẫu V viễn dấu chữ ký tron g Ngà nh Mẫu năm dấu chữ ký ngoà i Ngà nh gửi đến (sau 55 55 55 hết hiệu lực) Cuố ng năm lưu cấp giấy giới thiệu , giấy nghỉ phép , giấy công tác, phiế u gửi công văn Biên V viễn nhận nộp lưu hồ sơ, tài liệu đơn vị Sổ V mục viễn lục hồ sơ, tài liệu 55 55 55 55 đơn vị h lý Sổ 20 theo năm dõi phục vụ khai thác tài liệu Báo V cáo viễn thốn g kê tổng hợp công tác văn thư – lưu trữ tài liệu lưu trữ Hồ V sơ viễn xây dựn g quy chế văn thư – lưu trữ Hồ 20 sơ năm tiêu hủy tài liệu hết hạn bảo quản (kể từ ngày tài liệu đượ c tiêu hủy) 28 HỒ SƠ, TÀI LIỆ U VỀ HO ẠT ĐỘ NG CỦ A TỔ CH ỨC ĐẢ NG, CÔ NG ĐO ÀN, ĐO ÀN TH AN H NIÊ N 28.1 Hồ sơ, tài liệu hoạt độn g tổ c Đản g 55 Chỉ thị, Nghị quyế t văn kiện đạo thực nhiệ m vụ chín h trị mặt hoạt động tổ chức Đản g - Để thực năm (sau hết năm hiệu lực) 55 56 56 - Để biết Hồ V sơ viễn Đại hội nhiệ m kỳ Chư 10 ơng năm trình , kế hoạc h công tác hàng năm tổ chức Đản g Hồ sơ, tài liệu đạo triển khai thực văn tổ chức Đản g cấp V Loại viễn quan trọn g năm liên quan hoạt động ngân hàng 56 56 56 Loại để biết Hồ V sơ, viễn tài liệu công tác tổ chức nhân Đản g Dan V h viễn sách Đản g viên Sổ 15 ghi năm biên 56 56 56 họp thườ ng kỳ đột xuất tổ chức Đản g Hồ V sơ viễn Đản g viên Hồ V sơ, viễn tài liệu tặng huy hiệu Đản g Hồ sơ, năm tài liệu kinh phí hoạt động tổ chức Đản g (sau kết thúc nhiệ m kỳ) 56 Báo cáo tổng V kết viễn công tác Đản năm g Hàn g năm, nhiề u năm Thá ng, quý, thán g 28.2 Hồ sơ, tài liệu hoạt độn g tổ c Côn g đoà n 56 Văn đạo năm Cơn g năm đồn cấp hoạt động cơng đồn - Để thực (sau hết hiệu lực) - Để biết 57 Văn 10 năm thực hiện, triển khai hoạt động cơng đồn tổ chức Cơn g đồn sở 57 Hồ 25 sơ năm kết nạp đồn viên Cơn g đoàn 57 Hồ 10 sơ năm Đại hội Cơn g đồn nhiệ m kỳ (sau kết thúc nhiệ m kỳ) 57 Tài 25 liệu năm công tác tổ chức nhân Côn g đoàn 57 Sổ 10 ghi năm biên 57 57 thườ ng kỳ đột xuất Cơn g đồn Hồ sơ, năm tài liệu kinh phí hoạt động Cơn g đồn (sau kết thúc nhiệ m kỳ) Báo 20 cáo năm tổng kết cơng tác Cơn g đồn 28.3 Hồ sơ, tài liệu hoạt độn g tổ c Đoà n Tha nh niên 57 Văn đạo năm Trun g năm ươn g Đoà n than h niên cộng sản Hồ Chí Min h - Để thực (sau hết hiệu lực) - Để biết 57 Văn năm thực hiện, triển khai hoạt động Đoà n Tha nh niên 57 Hồ 10 sơ năm Đại hội Đoà n Tha nh niên 58 Hồ 15 sơ, năm tài liệu công tác tổ chức , nhân Đoà n Tha nh niên 58 Sổ 10 ghi năm biên họp 58 58 thườ ng kỳ, đột xuất Đoà n Tha nh niên Hồ sơ, năm tài liệu kinh phí hoạt động Đồ n Tha nh niên (sau kết thúc nhiệ m kỳ) Báo 15 cáo năm cơng tác Đồ n Tha nh niên ... định tiếp tục bảo quản hay tiêu hủy Điều Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Ngân hàng quy định cụ thể Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu kèm theo... Ngân hàng Nhà nước Việt Nam việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán ngành Ngân hàng Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quy định theo hai mức: bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn quy định. .. 7.1 Hồ sơ, tài liệu quản lý ngoại hối 7.2 Hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ quản lý kinh doanh nguồn ngoại hối Ngân hàng Nhà nước nắm giữ gửi nước Hồ sơ, tài liệu hợp tác quốc tế Hồ sơ, tài liệu thành