LOGO Chƣơng KHAI BÁO BAN ĐẦU VÀ PHÂN HỆ TIỀN NỘI DUNG Khai báo ban đầu Thông tin hệ thống Xây dựng danh mục Số dư đầu kỳ 2 Phân hệ Tiền Phiếu thu Phiếu chi Hệ thống sổ sách và báo cáo 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền KHAI BÁO BAN ĐẦU 2.1 Thiết lập thông tin hệ thống Năm tài chính (niên độ kế toán) Kỳ sử dụng (ngày sử dụng phân hệ/ thời điểm khai báo số dư đầu kỳ) Các thông tin chung: đồng tiền báo cáo, PP tính thuế GTGT, PP tính giá xuất kho, khai báo số lẻ sử dụng hạch toán… 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền KHAI BÁO BAN ĐẦU 2.2 Xây dựng danh mục Nguyên tắc chung mã hoá danh mục: 12/12/2013 Không trùng lắp, rõ ràng & không nhầm lẫn Ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ Có ý nghĩa Có thể mở rộng Thống nhất & tồn tại lâu dài 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền KHAI BÁO BAN ĐẦU Các kiểu mã hoá danh mục: 12/12/2013 Mã số hình Mã số liên tiếp Mã số tổng hợp Mã số ghép nối 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền KHAI BÁO BAN ĐẦU Mã số hình Nguyên tắc: Mã số có tối đa cấp Mỗi cấp dùng ký tự 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền KHAI BÁO BAN ĐẦU Mã số hình xxx xxxx xxxxx 12/12/2013 xxxx xxxxx xxxxx 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền xxxxx KHAI BÁO BAN ĐẦU Mã số hình Ƣu điểm: Tăng khả tổng hợp & phân tích dữ liệu Cách tạo đơn giản, dễ thực hiện Ứng dụng: Tạo mã số cho tài khoản 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền KHAI BÁO BAN ĐẦU Mã số liên tiếp Nguyên tắc: Tạo thành dãy liên tiếp các ký tự theo quy định Ƣu điểm: Không gây nhầm lẫn Dễ xây dựng Có thể tạo lập tự động Nhƣợc điểm: Không có tính gợi nhớ 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền KHAI BÁO BAN ĐẦU Mã số liên tiếp Ứng dụng: Danh mục kho Danh mục trung tâm chi phí/ trung tâm doanh thu Danh mục phương thức thu-chi/ lý thu-chi Danh mục phương thức nhập-xuất/ lý nhậpxuất Danh mục điều khoản toán … Ví dụ: 01 – Kho công ty, 02 – Kho Nguyễn Kim… 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 10 KHAI BÁO BAN ĐẦU Mã số tổng hợp Ví dụ: Mã hàng hoá SPA-L01: sản phẩm A loại SPA-L02: sản phẩm A loại SPB-L01: sản phẩm B loại SPB-L02: sản phẩm B loại … 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 12 KHAI BÁO BAN ĐẦU Mã số ghép nối Nguyên tắc: Được ghép nối từ nhiều tập hợp thuộc tính & mỗi tập hợp đại diện cho một ý nghĩa nào đó Ƣu điểm: Hỗ trợ cho phân tích Gợi nhớ Không gây nhầm lẫn 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 13 KHAI BÁO BAN ĐẦU Mã số ghép nối Nhƣợc điểm: Các tập hợp thuộc tính phải xác định từ đầu & ổn định… Ứng dụng: Tạo mã số khách hàng, mã số nhà cung cấp Tạo mã số nhân viên … 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 14 KHAI BÁO BAN ĐẦU Mã số ghép nối Ví dụ: C1072001, C1072002: khách hàng nước ở tỉnh Long An (C1: khách hàng nước; 072: tỉnh Long An; 001, 002: số thứ tự) C2EU001, C2EU002: khách hàng nước ngoài ở thị trường EU (C2: khách hàng nước ngoài; EU: khu vực EU; 001, 002: số thứ tự) EHC001, EHC002: nhân viên phòng hành chánh 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 15 KHAI BÁO BAN ĐẦU 2.3 Tổ chức đánh số chứng từ nghiệp vụ kế toán Số chứng từ nghiệp vụ thu tiền Số chứng từ nghiệp vụ chi tiền 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 16 KHAI BÁO BAN ĐẦU 2.4 Khai báo số dƣ đầu kỳ 12/12/2013 Số dư tài khoản Số dư chi tiết tiền Số dư chi tiết hàng tồn kho Số dư chi tiết công nợ Số dư chi tiết tài sản cố định 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 17 PHÂN HỆ TIỀN 2.5 Phiếu thu – phiếu chi: Phân hệ tiền Ghi nhận các nghiệp vụ thu – chi liên quan đến Tiền mặt, TGNH & Tiền chuyển tại đơn vị Thu tiền Căn cứ ghi nhận: hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng thông thường, hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng (nếu có), giấy báo Có, sổ phụ ngân hàng… VD: Thu tiền mặt tƣ̀ dịch vụ bảo hành máy tính cho Cty Thành Công 5.000.000, thuế GTGT 10% 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 18 PHÂN HỆ TIỀN 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 19 PHÂN HỆ TIỀN Chi tiền Căn cứ ghi nhận: duyệt chi, giấy đề nghị toán, biên bản đối chiếu công nợ, hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng, hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng (nếu có), giấy báo Nợ, sổ phụ ngân hàng… VD: Xuất quỹ tiền mặt toán lãi vay ngắn hạn của ngân hàng ANZ 200.000.000, ngân hàng SGTT 120.000.000 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 20 PHÂN HỆ TIỀN Chi tiền VD: Hoá đơn của báo SGGP về việc Cty đã đăng quảng cáo báo ngày 05, 12, 19 và 26 tháng Số tiền 5.500.000, đó thuế GTGT 10%, Cty đã trả bằng tiền mặt 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 21 PHÂN HỆ TIỀN 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 22 PHÂN HỆ TIỀN 2.6 Khai thác các báo cáo 12/12/2013 Sổ quỹ chi tiết Sổ tiền gởi Sổ nhật ký thu – chi Báo cáo LCTT (mẫu nội bộ & mẫu BTC) 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 23 PHÂN HỆ TIỀN Lƣu ý đối với phân hệ Tiền: Không nên ghi nhận nghiệp vụ có theo dõi tồn kho chi tiết vào phân hệ Tiền Đối với nghiệp vụ thu – chi có tính đối ứng giữa TK tiền cần phải chọn cách xử lý sau: Chỉ ghi nhận phiếu thu hoặc phiếu chi Nếu cần ghi nhận cả nghiệp vụ thu & chi thì phải sử dụng TK trung gian 113 Để phản ánh được nguyên tệ gốc của nghiệp vụ thu – chi có tính đối ứng giữa TK tiền (trong đó có TK tiền có gốc ngoại tệ) nên ưu tiên làm nghiệp vụ theo TK tiền có gốc ngoại tệ 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 24 SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ GHI NHẬN NGHIỆP VỤ Chứng tƣ̀ gớc: • Hoá đơn GTGT • Hoá đơn bán hàng • Hoá đơn đặc thù (hoá đơn điện, nước, tem, vé…) • Tờ khai hải quan • Giấy báo Có • Giấy báo Nợ • Sổ phụ ngân hàng • Hợp đồng kinh tế 12/12/2013 Chứng tƣ̀ kế toán: • Phiếu thu • Phiếu chi Sở sách và báo cáo kế toán: • Sở quỹ • Sở tiền gởi ngân hàng • Sở nhật ký thu • Sở nhật ký chi • Sở cái TK tiền • Báo cáo LCTT 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 25 LOGO ... tiền mặt 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 21 PHÂN HỆ TIỀN 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 22 PHÂN HỆ TIỀN 2.6 Khai thác các báo cáo ... 5.000.000, thuế GTGT 10% 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 18 PHÂN HỆ TIỀN 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền 19 PHÂN HỆ TIỀN Chi tiền Căn cứ ghi... đầu & Phân hệ Tiền KHAI BÁO BAN ĐẦU Mã số hình Nguyên tắc: Mã số có tối đa cấp Mỗi cấp dùng ký tự 12/12/2013 201010 - Khai báo ban đầu & Phân hệ Tiền KHAI BÁO BAN ĐẦU