CÔNG CỤ THEO DÕI CHƯƠNG TRÌNH 135Program 135 Monitoring Tool – PMTHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

CƠNG CỤ THEO DÕI CHƯƠNG TRÌNH 135 Program 135 Monitoring Tool – PMT HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Phiên Tháng 3/2004 MỤC LỤC I GIỚI THIỆU CÔNG CỤ THEO DÕI CT135 (PMT) Tại lại sử dụng Microsoft Access? PMT làm gì? II XEM THÔNG TIN HUYỆN Đăng nhập vào PMT Trang chủ PMT Giao diện Trang chủ PMT Các chức PMT Xem liệu thông tin dự án Thông tin danh mục huyện Tìm kiếm xếp Tìm kiếm Sắp xếp thông tin Thông tin dự án III LÀM VIỆC VỚI CÁC CHỨC NĂNG PHÂN TÍCH TỔNG HỢP THƠNG TIN Các truy vấn Truy vấn gì? Dịch chuyển cột Ẩn hiển thị cột Ẩn nhiều cột Hiển thị nhiều cột Thay đổi định dạng chữ hiển thị Thay đổi kiểu phân cách ô mầu Lọc ghi Sắp xết cột Cố định giải phóng cột Xuất truy vấn sang dạng Excel Word Báo cáo Truy cập Xem báo cáo Cài đặt trang In báo cáo Xuất báo cáo văn MS Excel MS Word IV CẬP NHẬT THÔNG TIN CHO PMT Điều kiện cách quản lý báo cáo AMT Điều kiện cập nhật AMT Quản lý tệp AMT theo Quý Nhập liệu từ AMT vào PMT Nhập liệu Một số câu hỏi thường gặp Nhập xuất liệu từ PMT vào PMT Xuất liệu từ PMT Nhập liệu vào PMT V THIẾT LẬP Thiết lập kết nối với sở liệu Thiết lập PMT Thêm sửa thông tin người dùng Truy cập vào phần thiết lập người dùng Thêm người dùng Sửa thơng tin hay Xóa người dùng Thêm Sửa thông tin Tỉnh Truy cập vào phần thiết lập Tỉnh Thêm Tỉnh Sửa hay Xóa Tỉnh Thêm Sửa thông tin Huyện Thông số báo cáo Người liên hệ Chương I GIỚI THIỆU CÔNG CỤ THEO DÕI CT135 (PMT) PMT Công cụ theo dõi thiết kế để hỗ trợ quan trung ương (Ủy ban Dân tộc) địa phương (UBND Tỉnh) theo dõi tình hình thực huyện tham gia CT135 quản lý Tại lại sử dụng Microsoft Access? Microsoft Access chọn làm môi trường phát triển lý sau: ° Nó hệ thống liệu có quan hệ thơng dụng cung cấp tảng tốt cho việc quản lý liệu, thực truy vấn phức tạp, làm báo cáo kết hợp với sản phẩm khác Microsoft; ° Nó nâng cấp dễ dàng thành hệ thống sở liệu lớn hơn, Microsoft SQL Server, có nhu cầu tương lai; ° Các phiên PMT chạy Microsoft Access 2000, 2002, 2003 PMT làm gì? PMT cho phép: ° Theo dõi thực trạng huyện quan quản lý; ° Đánh giá tiến độ hiệu thực huyện toàn danh mục; ° Thực báo cáo tổng hợp có định dạng trước; ° Tự động cập nhập thông tin từ báo cáo AMT; ° Và trao đổi thông tin với PMT khác cách chiết xuất cập nhật thông tin danh mục dự án tệp liệu XML Chương II XEM THÔNG TIN HUYỆN Đăng nhập vào PMT Kích đúp chuột vào biểu tượng PMT hình Nhập tên người dùng mật (Ban đầu, chương trình sử dụng tên “admin” mật “1”) Lựa chọn ngôn ngữ Kích nút Đồng ý để đăng nhập vào hệ thống Nếu lần sử dụng PMT, bạn cần thực Thiết lập trước đăng nhập vào hệ thống Cách thiết lập trình bày Chương Ghi chú: Liên hệ với người Quản trị PMT Bạn chưa có tên người dùng mật Trang chủ PMT Giao diện Trang chủ PMT Trang chủ điểm bắt đầu hoạt động Từ trang chủ, Bạn có thể:  Truy cập nhanh đến chức PMT;  Thoát khỏi chương trình quay trang chủ;  Cửa sổ PMT hiển thị trung tâm hình Các chức PMT Các chức PMT truy cập từ Trang chủ bao gồm: Xem liệu thông tin dự án Cách Xem liệu thơng tin dự án trình bày Chương 2 Xem In báo cáo Cách Xem In báo cáo hướng dẫn chi tiết Chương 3 Thực câu lệnh truy vấn Cách Xem làm việc với truy vấn hướng dẫn chi tiết Chương Thiết lập PMT Cách thiết lập cấu hình PMT hướng dẫn chi tiết Chương 5 Thông tin PMT Đường dẫn mở cửa sổ thông báo phiên PMT địa liên hệ trường hợp cần hỗ trợ kỹ thuật Năm báo cáo thời Người dùng thay đổi Năm báo cáo thời để tiện việc xem liệu báo cáo Ban đầu, năm báo cáo thời năm Nhập liệu từ AMT (Excel) Cách nhập liệu từ AMT(Excel) trình bày Chương Nhập xuất liệu từ PMT Cách nhập xuất liệu từ PMT trình bày Chương Thốt khỏi PMT Bằng cách kích chuột vào chức Thốt khỏi PMT bên tay trái nút góc phải hình Xem liệu thơng tin dự án Với thông tin đầu vào báo cáo theo dõi AMT, chức PMT hiển thị phân tích các liệu nhằm theo dõi đánh giá mức độ hoàn thành, thực trạng triển khai huyện Do đó, người dùng PMT khơng có quyền chỉnh sửa thơng tin đầu vào mà xem liệu chi tiết thông tin tổng hợp Thơng tin danh mục huyện Có cách truy cập để xem thông tin danh mục dự án:  Từ Trang chủ, Bạn nhấp chuột vào đường dẫn: Xem liệu  Từ Truy cập nhanh, Bạn nhấp chuột vào đường dẫn Dữ liệu Cửa sổ Dữ liệu bao gồm đường dẫn đến Thông tin bản, thông tin thực Tùy thuộc vào nhu cầu, Bạn nhấp chuột vào đường dẫn tương ứng Khi truy cập vào, liệu trả lại theo dạng cột cho tất huyện danh mục Tương ứng với nội dung mà thông tin cột khác Sau ví dụ Chỉ số - Hợp phần Hỗ trợ sản xuất Tương tự Chỉ số - Hợp phần Hỗ trợ sản xuất, nhiều nội dung hiển thị theo năm cho tất huyện có báo cáo năm Bạn xem thơng tin năm báo cáo trước sau cách nhấp chuột vào nút Trước Tiếp Để khỏi cửa sổ này, Bạn quay lại Trang chủ, sử dụng Truy cập nhanh để vào nội dung khác PMT Tìm kiếm xếp Khi thông tin hiển thị nhiều khó tìm kiếm, Bạn sử dụng nút tìm kiếm xếp liệu sử dụng nút cơng cụ để dễ dàng tìm kiếm thơng tin Tìm kiếm Ví dụ mơ tả cách tìm kiếm huyện thơng qua tìm phần tên huyện Truy cập vào Dữ liệu – Tất huyện theo hướng dẫn Kích chuột để bơi đen cột Huyện Kích chuột vào nút tìm kiếm cơng cụ để mở cửa sổ tìm kiếm Trong trường Tìm (Find What), nhập từ cần tìm Trong Khớp toàn trường (Match field), chọn “Bất kỳ phần thuộc trường” (Any Part of Field) Nhấp chuột vào nút Tìm tiếp (Find Next) PMT tìm kiếm huyện có chữ cần tìm tên huyện Nhấp chuột vào nút Tìm tiếp (Find Next) lần để tìm thêm huyện khác đáp ứng tiêu chí tìm kiếm Sắp xếp thơng tin Bạn sử dụng nút xếp theo chiều Tăng dần Giảm dần để xếp cột danh mục Kích chuột để bôi đen cột mà bạn muốn xếp Nhấp chuột vào nút Sắp xếp Tăng dần cụ Giảm dần công Cột lựa chọn xếp theo yêu cầu Thông tin dự án Truy cập vào Dữ liệu – Tất huyện theo hướng dẫn Bôi đen ghi huyện mà Bạn quan tâm Kích đúp chuột vào ghi vừa bôi đen Cửa sổ Thông tin huyện hiển thị Cửa sổ Thông tin dự án bao gồm phần  Đường dẫn tới nội dung huyện bên tay trái cửa sổ  Cửa sổ hiển thị thông tin huyện  Nút Xóa Huyện  Nút để đóng cửa sổ Sử dụng nội dung bên tay trái để xem thơng tin chi tiết dự án Xem ví dụ xem hợp đồng dự án cách nhấp chuột vào đường dẫn Hợp đồng Sau lựa chọn xong tiêu chí báo cáo, kích chuột vào nút Xem báo cáo Kích vào nút gạch chéo trình đơn (Menu) để quay cửa sổ Báo cáo nút để đóng cửa sổ báo cáo Cài đặt trang Truy cập vào chức Báo cáo lựa chọn Xem báo cáo theo hướng dẫn Lựa chọn chức Cài đặt trang từ thực đơn Tệp tin Cửa sổ Cài đặt trang hiển thị cho phép người dùng chỉnh sửa độ rộng lề, hướng giấy, hay độ rộng cột Kích nút OK để lưu thay đổi In báo cáo Truy cập vào chức Báo cáo Xem báo cáo hướng dẫn Cài đặt trang cho báo cáo (nếu cần) Kích chuột vào nút cơng cụ để In tồn báo cáo Hoặc Bạn truy cập vào chức In… thực đơn Tệp tin để có thêm lựa chọn in Xuất báo cáo văn MS Excel MS Word Truy cập vào chức Báo cáo xem báo cáo theo hướng dẫn Cài đặt trang cho báo cáo (nếu cần) Truy cập vào trình đơn Các công cụ (Tools), lựa chọn Xuất MS Excel Xuất MS Word Báo cáo xuất văn với định dạng mong muốn Ghi chú: Với báo cáo, cấu trúc thường bao gồm bảng chuỗi tự do, nên Xuất MS Excel khó có định dạng báo cáo mong muốn, Xuất MS Word lưu giữ định dạng báo cáo nguyên dạng Chương IV CẬP NHẬT THÔNG TIN CHO PMT Như nói trên, PMT cơng cụ hiển thị phân tích thơng tin Do đó, việc nhập liệu đầu vào cho PMT phần quan trọng nhằm đảm bảo cho cơng cụ có số liệu để hoạt động Việc cập nhật thực tự động cách chiết xuất liệu từ hay nhiều Báo cáo theo dõi AMT (nền Excel) gửi lên từ Huyện Điều kiện cách quản lý báo cáo AMT Điều kiện cập nhật AMT Việc cập nhật thực được, AMT thỏa mãn điều kiện sau đây: Mỗi AMT khai báo tên Tỉnh tên Huyện lựa chọn từ danh sách có sẵn; Mỗi AMT khai báo Quý báo cáo Năm báo cáo phù hợp với thời điểm báo cáo; Mỗi AMT cập nhật thơng tin đầy đủ phù hợp tính đến thời điểm báo cáo, quan chủ dự án xác nhận tính đắn số liệu Quản lý tệp AMT theo Quý Thông thường, AMT lưu mềm máy tính Khuyến cáo cách đặt tên AMT sau: Tên Tỉnh - Tên Huyện - Quý báo cáo - Năm báo cáo.xls Ví dụ: BacGiang–LocNinh-02-2007.xls Lưu ý đặt tên báo cáo sử dụng tiếng Việt không dấu Các AMT nên lưu theo Quý Khuyến cáo lưu trữ tệp sau: Năm báo cáo – Quý báo cáo – Báo cáo AMT Ví dụ hình vẽ đây: Nhập liệu từ AMT vào PMT Để nhập liệu vào PMT, người sử dụng phải truy cập công cụ PMT, thường cửa sổ phụ đóng hình có cửa sổ PMT hiển thị Nhập liệu Chọn Lấy liệu từ AMT thực đơn Hệ thống Sử dụng hộp thoại để đến thư mục lưu trữ báo cáo AMT thỏa mãn điều kiện cập nhật Kích chuột vào báo cáo AMT cần cập nhật Nếu Bạn muốn chọn nhiều báo cáo AMT, giữ phím Shift Ctrl kích chuột lựa chọn tệp liệu Kích nút Select sau chọn xong báo cáo AMT cần thiết Việc cập nhật hồn thành Bạn nhận thơng báo Một số câu hỏi thường gặp Tần suất cập nhật PMT từ AMT nào? Trả lời: Thông thường lần/năm tương ứng với Quý báo cáo Các cán trực dõi nên chờ đến có đầy đủ AMT đắn thực việc cập nhật lần để tiết kiệm thời gian Trong trường hợp, số báo cáo AMT bị sai hay chỉnh sửa liệu sau cập nhật liệu vào PMT, cán Theo dõi Đánh giá cập nhật lại vào PMT có AMT xác nhận đắn Sau cập nhật AMT, thông tin cũ Huyện nhập từ quý trước nào? Trả lời: Nếu báo cáo Quý I năm báo cáo, thông tin năm báo cáo cũ Dự án khơng có thay đổi, tất thông tin cũ lưu trữ nguyên vẹn Nếu báo cáo Quý II, III IV năm báo cáo, thông tin cũ Dự án năm báo cáo bị xóa thay liệu AMT tính chất báo cáo AMT liệt kê thông tin tất Quý năm Nhập xuất liệu từ PMT vào PMT Chức nhập xuất liệu từ PMT vào PMT nhằm hỗ trợ quan trung ương sử dụng PMT để quản lý tất Huyện CT135 muốn lấy thông tin từ Tỉnh sử dụng PMT, mà không muốn chuyển nhiều báo cáo AMT lúc Ví dụ: Ủy ban Dân tộc muốn lấy báo cáo tỉnh An Giang, nơi quản lý Huyện tham gia CT135, lấy thông tin lên tệp thay việc chuyển AMT lên Ủy ban Xuất liệu từ PMT Chọn Xuất liệu XML thực đơn Hệ thống Cửa sổ yêu cầu lựa chọn Huyện cần chiết xuất liệu Kích chuột vào dự án cần chiết xuất liệu Kích nút Xuất liệu để xuất liệu Việc xuất liệu hoàn thành Bạn nhận thơng báo Khi thư mục cài đặt PMT xuất tệp data.xml Đây tệp liệu chiết xuất PMT Lưu ý Bạn tùy ý thay đổi tên hay địa đường dẫn tệp Nhập liệu vào PMT Chọn Lấy liệu từ XML thực đơn Hệ thống Dùng hộp thoại để tìm đến thư mục lưu giữ tệp liệu cần cập nhật Kích nút Select để bắt đầu cập nhật liệu Dữ liệu cập nhật xong Bạn nhận thông báo Chương V THIẾT LẬP Thiết lập kết nối với sở liệu Chức thiết lập kết nối với sở liệu, người Quản trị Hệ thống cần thực lần thay đổi địa tệp liệu bị thay đổi Truy cập cách nhấp chuột đúp vào biểu tượng PMT hình Trước nhập tên người dùng mật khẩu, nhấp chuột vào nút Thiết lập Một cửa sổ yêu cầu người nhập liệu lựa chọn tệp liệu Lựa chọn tệp liệu cho PMT Kích nút Tiếp, đến hình kết thúc thiết lập Kích nút Kết thúc để hồn thành việc thiết lập kết nối Sau thiết lập xong, bạn sử dụng tên người dùng mật để truy cập vào chương trình hướng dẫn Chương Thiết lập PMT Người Quản trị hệ thống truy cập vào chức Thiết lập PMT trang chủ PMT Màn hình PMT hiển thị danh sách nội dung cần thiết lập Thêm sửa thông tin người dùng Truy cập vào phần thiết lập người dùng Truy cập vào danh sách nội dung cần thiết lập PMT theo hướng dẫn Kích chuột vào đường dẫn Người dùng danh sách Cửa sổ hiển thị danh sách người dùng nút chức cho phép: Thêm mới, Sửa, Sắp xếp(tăng dần) Sắp xếp(giảm dần): Thêm người dùng Truy cập vào cửa sổ Thiết lập Người dùng theo hướng dẫn Kích chuột vào nút chức Thêm để hiển thị cửa sổ Thêm người dùng Nhập thông tin bắt buộc Tên Người dùng mới, Tên đăng nhập Mật Nếu người dùng phân quyền quản trị hệ thống nhấp chuột vào Là người quản trị? Nhấp chuột vào nút Thêm mô-đun (Add Modules) phân quyền sử dụng cho người sử dụng cách lựa chọn Mô-đun người sử dụng sửa liệu hay xố liệu Nhấp chuột vào nút Lưu Đóng (Save and Close) Sửa thơng tin hay Xóa người dùng Truy cập vào cửa sổ Thiết lập Người dùng theo hướng dẫn Bôi đen ghi người dùng muốn sửa đổi thơng tin Kích chuột vào nút chức Sửa để hiển thị cửa sổ Sửa thông tin người dùng Tương tự thêm người dùng mới, thay đổi thông tin người dùng cho phù hợp Kích nút Xóa để xóa người dùng Thêm Sửa thông tin Tỉnh Truy cập vào phần thiết lập Tỉnh Truy cập vào danh sách nội dung cần thiết lập PMT theo hướng dẫn Kích chuột vào đường dẫn Tỉnh danh sách Cửa sổ hiển thị danh sách Tỉnh nút chức cho phép: Thêm mới, Xóa, Tìm kiếm, Sắp xếp(tăng dần) Sắp xếp(giảm dần): Thêm Tỉnh Truy cập vào cửa sổ Thiết lập Tỉnh theo hướng dẫn Dùng chuột Kích vào nút Thêm để dịch chuyển đến ghi trống cuối danh sách Điền tên Tỉnh Kích nút Enter để lưu Tỉnh Sửa hay Xóa Tỉnh Truy cập vào cửa sổ Thiết lập Tỉnh theo hướng dẫn Dùng chuột để dịch chuyển đến ghi Tỉnh cần Sửa hay Xóa Nếu muốn sửa thơng tin, thay đổi trường liệu phù hợp với thông tin Nếu muốn Xóa, kích vào nút Xóa trả lời câu hỏi xác nhận Thêm Sửa thông tin Huyện Thực Thêm hay Sửa thông tin Huyện sử dụng thao tác tương tự Tỉnh Thông số báo cáo Truy cập vào danh sách nội dung cần thiết lập PMT theo hướng dẫn Kích chuột vào đường dẫn Thông số báo cáo danh sách để mở cửa sổ hiển thị thông số báo cáo Thay đổi thông số báo cáo cần Kích chuột vào nút Lưu Đóng để Người liên hệ ... cập vào phần thiết lập Tỉnh Truy cập vào danh sách nội dung cần thiết lập PMT theo hướng dẫn Kích chuột vào đường dẫn Tỉnh danh sách Cửa sổ hiển thị danh sách Tỉnh nút chức cho phép: Thêm mới,... sửa thơng tin đầu vào mà xem liệu chi tiết thông tin tổng hợp Thông tin danh mục huyện Có cách truy cập để xem thơng tin danh mục dự án:  Từ Trang chủ, Bạn nhấp chuột vào đường dẫn: Xem liệu... PMT trang chủ PMT Màn hình PMT hiển thị danh sách nội dung cần thiết lập Thêm sửa thông tin người dùng Truy cập vào phần thiết lập người dùng Truy cập vào danh sách nội dung cần thiết lập PMT theo