K nang thuyt trinh hay va n tng tr

BÀI 2: KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH I Khái niệm Thuyết trình kỹ thuyết trình trước đám đơng nhằm đạt mục tiêu cụ thể: HIỂU ĐƯỢC NỘI DUNG THUYẾT TRÌNH, TẠO DỰNG QUAN HỆ… Trong từ điển cụm từ “thuyết trình” có nhiều nghĩa hiểu từ “thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa “đưa cho - nói điều với đó” giao tiếp với “Thuyết trình” hình thức giao tiếp nhận thấy nhiều hình thức khác Kỹ thuyết trình kỹ mềm quan trọng, thuyết trình hồn hảo mang lại thành cơng vượt xa mọng đợi Dù bạn ai, làm gì, bạn phải thuyết trình (trình bày) vấn đề trước người khác (có thể người, nhóm người, nhiều người) Để có kết tốt bạn cần phải trải qua giai đoạn chuẩn bị, xây dựng cấu trúc thuyết trình, cảm giác lo lắng hồi hộp trước thuyết trình Nhiều người nghĩ rằng, thuyết trình ln thử thách, khó khăn, thực tế, thuyết trình khơng khó, bạn biết cách CV xin việc chuẩn II Chuẩn bị thuyết trình Trong sống, cần lưu ý vấn đề, là: Khơng chuẩn bị chuẩn bị cho thất bại Để thuyết trình thành cơng, ln phải giải nhiều tình phát sinh cách linh hoạt Do đó, cơng tác chuẩn bị trở nên quan trọng Chuẩn bị kỹ, tỉ lệ rủi ro nhỏ hội thành công ta lớn Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có nhiều việc phải làm, tập trung vào mục sau: Xác định tình a Giới hạn vấn đề Khi chọn chủ đề thuyết trình, ta nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mang tính thời sự; chủ đề ta biết sâu Chủ đề thuyết trình khơng phụ thuộc vào mong đợi người nghe mà phụ thuộc vào chiến lược mối quan tâm tổ chức nơi người nghe công tác Khi chuẩn bị chủ đề, thơng thường ta có nhiều điều muốn nói Tuy nhiên, cố gắng nói hết điều đó, thuyết trình trở nên lan man khơng trọng tâm Để tránh tình trạng này, từ chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích xem: đâu ý chính, đâu ý phụ, ý “bắt buộc” phải nói, ý “cần nói”, ý nên nói Thơng thường ta ưu tiên nói ý “bắt buộc” trước, cịn thừa thời gian cho thêm ý “cần”, ý “nên nói” để thuyết trình sau vấn xin việc b Đánh giá mơi trường bên ngồi Trong thời đại thơng tin nay, thứ thay đổi nhanh Do đó, ta cần cập nhật thơng tin đánh giá mơi trường bên ngồi Thường xun cập nhật thơng tin liên quan đến chủ đề ta thuyết trình Điều giúp ta tự tin trả lời linh hoạt câu hỏi thính giả thuyết trình Đặc biệt với lĩnh vực nhạy cảm, thay đổi ngày, giờ, trước thuyết trình ta phải kiểm tra xem đến thời điểm nói, thông tin, dẫn chứng ta đưa phải hay chưa Phân tích thính giả diễn giả Biết mình, biết người, trăm trận, trăm thắng Thành công thuyết trình khơng phụ thuộc vào yếu tố chủ quan diễn giả mà thính giả Phân tích diễn giả thính giả giúp có giải pháp hữu hiệu cho thuyết trình kỹ học tâp a Phân tích thính giả Càng hiểu thính giả tự tin thuyết trình đáp ứng nhu cầu thính giả Những thơng tin cần thu thập để phân tích: Thơng tin cá nhân (tuổi tác, nghề nghiệp, trình độ học vấn chun mơn, vị trí cơng việc), quan điểm, mối quan tâm, giá trị riêng người nhóm người… Tốt chuẩn bị trước bảng danh sách phân loại thính giả để dễ dàng tiếp cận Chúng ta cần xác định rõ người trực tiếp nghe chúng ta, người không trực tiếp nghe, gián tiếp nghe người định cuối Nếu biết số người nghe có quan điểm cứng rắn, thận trọng nêu lên vấn đề cịn tranh cãi, trong tay có chứng cứ, lập luận tốt Ngoài ra, nên nhớ hài hước cần thiết, không lúc lại trở thành phản cảm Do vây, sử dụng câu chuyện vui, lời nói đùa lúc để mang lại hiệu cao kinh nghiệm làm việc Qui mô người nghe ảnh hưởng đến kết cấu thuyết trình Nếu có người nghe, bạn trả lời câu hỏi người nghe cách cụ thể, đề nghị họ cho biết ý kiến vấn đề trình bày Nếu có đơng người nghe, buổi thuyết trình phần lớn mang tính chiều, trường hợp này, rõ ràng, xác dễ hiểu yếu tố quan trọng để trì ý người nghe suốt buổi thuyết trình b Phân tích diễn giả Hãy đặt câu hỏi cho để tìm hiểu: Ta muốn gì? Mong đạt gì? Quan hệ ta với thính giả sao? Có thể ảnh hưởng tới thính nào?… Từ đó, ta xác định phương pháp tiếp cận hiệu cho thuyết trình Xác định mục đích, mục tiêu Thơng thường thuyết trình, điều hiển nhiên ta phải biết mục đích thuyết trình gì, mục tiêu cụ thể sau thuyết trình cần đạt Tuy nhiên, coi nhẹ điều hiển nhiên đó, thành sau kết thúc thuyết trình thính giả khơng hiểu rõ ràng muốn gì, họ yêu cầu làm gì, lại v.v Những điều bản, ta lại phải xác định rõ ràng, kỹ khơng phép chủ quan Một thuyết trình coi tốt đạt mục tiêu sau: - Không làm thời gian người nghe - Cấu trúc thuyết trình tốt - Thực thuyết trình lơi hấp dẫn - Nhấn mạnh điểm quan trọng - Tạo lập mối quan hệ thân thiện với người nghe a Mục đích tổng qt Khi có chủ đề rồi, ta cần phải xác định rõ ràng ta muốn gì: - Mục đích cung cấp thơng tin cho thính giả? - Mục đích thuyết phục thính giả thực điều gì? - Hay đơn giải trí? Thơng thường xác định rõ mục đích, ta biết phải làm gì, tập trung nói vào đâu, phương pháp phù hợp b Mục tiêu cụ thể Dựa mục đích, thơng tin phân tích nhu cầu mình, diễn giả thiết lập mục tiêu cụ thể cho thuyết trình Mục tiêu cụ thể thuyết trình phải đảm bảo yêu cầu sau: - Cụ thể, rõ ràng - Có thể lượng hố kiểm tra - Có thể đạt - Hướng đến kết - Thời gian thực Tập luyện Bước cuối quan trọng thường bị bỏ qua nhất, tập luyện trước thuyết trình Để tập động tác bản, tập trước gương Tuy nhiên để tự tin hiệu hơn, ta nên tập luyện trước vài người, nhóm nhỏ, đến tập luyện với điều kiện y hệt ta thuyết trình thật Q trình khiến ta thu thập thêm nhiều ý kiến, ý tưởng người khác đóng góp, ý tưởng trình tập luyện ta nảy sinh thêm Kỹ xin việc Thao trường có đổ mồ chiến trường bớt đổ máu Luyện tập bước nhỏ bí thành cơng lớn người thuyết trình Tập để nói to, rõ ràng, thong thả, khơng q nhánh, q chậm, có điểm nhấn, điểm dừng nói thu hút người nghe ln tập trung phía Tối ưu đặt Camera ghi hình lại để phân tích điều chỉnh hành vi Q trình tập luyện giúp ta biến động tác, cử chỉ, phong thái thành thói quen Khi tất động tác thành phản xạ tự nhiên ta cần tập trung vào nội dung có thuyết trình sinh động III Cầu trúc thuyết trình Một cơng trình tồn vững với thời gian nhờ kết cấu Cũng làm từ Cácbon Than bùn siêu rẻ cịn Kim cương siêu đắt Điều chúng có cấu trúc khác Tương tự vậy, thuyết trình có hay, có chặt chẽ thuyết phục người nghe hay không phụ thuộc nhiều vào cấu trúc thuyết trình Dàn Dù văn hay phát biểu có phần: Mở đầu, Thân Kết luận Tuy nhiên, việc tổ chức thể phần lại vấn đề khác Hẳn chuẩn bị thuyết trình, có câu hỏi đầu như: Làm để có mở sắc nhọn lơi cuốn? Làm để có thân chặt chẽ phù hợp? Làm để có kết luận chắn, dễ nhớ vào lịng người? Cả ba câu hỏi trả lời câu: Hãy thiết kế thuyết trình ta giống “Cái đinh” Chức phần: a Phần mở Phần mở giống Mũi đinh Mũi đinh phải sắc nhọn xuyên qua lớp gỗ Vì phần mở phải sắc xảo để có thể: - Thu hút người nghe từ bắt đầu thuyết trình - Tạo bầu khơng khí ban đầu - Giúp người nghe chuyển từ trạng thái thiếu tập trung sang trạng thái lắng nghe b Phần thân Phần thân giống Thân đinh Thân đinh cần chắn, độ dài vừa đủ, mức độ to nhỏ phù hợp với vật cần đóng đinh Như phần thân thuyết trình cần thiết kế phù hợp với trình độ kinh nghiệm người nghe, thời gian bối cảnh hội trường Một thuyết trình ngắn với khoảng thời gian dài khơng khác lấy đinh đóng guốc để đóng thuyền Ngược lại thuyết trình dài, nội dung phức tạp khoảng thời gian ngắn khơng khác lấy đinh đóng thuyền để đóng guốc Vậy yêu cầu cần có độ dài phù hợp, nội dung phù hợp với người nghe c Phần kết luận Phần kết luận giống Mũ đinh Hai mảnh gỗ khơng thể kết dính chặt chẽ vào đinh khơng có mũ Vậy kết thúc thuyết trình, người nghe khơng thể nhớ nội dung thuyết trình khơng có kết luận Phần kết luận giúp cho thính giả nắm điểm thuyết trình lưu lại ấn tượng diễn giả thuyết trình Khi ta xây dựng dàn bản, điều ta cần làm làm để thể phần cách sắc xảo, thú vị, đầy sức thuyết phục Cách thể phần a Phần mở * Tạo ý Theo nghiên cứu nhà xã hội học có 20 giây đề gây ấn tượng ban đầu cho thính giả hành vi phi ngơn từ có phút để gây ấn tượng với thính giả nội dung nói Thính giả có tiếp tục nghe hay khơng phụ thuộc nhiều vào giây phút cách ta thu hút ý họ từ ban đầu Đây phần khó khăn thuyết trình vì: “Khơng có hội thứ hai để gây ấn tượng ban đầu” “Vạn khởi đầu nan”, “Đầu xuôi đuôi lọt” Ta tạo ý nhiều cách khác Một số cách phổ biến là: - Dùng ví dụ, minh họa: Ví dụ: Sử dụng đinh để minh hoạ giảng “Cấu trúc thuyết trình” - Kể mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể câu chuyện tiết kiệm để bắt đầu thuyết trình Huy động tiết kiệm - Số liệu thống kê, câu hỏi trích dẫn Hãy thổi hồn vào số khơ khan ta thu hút ý thính giả - Ta nói lên cảm tưởng thân bắt đầu thuyết trình để có đồng cảm thính giả - Hài hước câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề nói cách mà người có khiếu hài hước hay làm để thu hút ý thính giả - Cịn nhiều cách khác mà sáng tạo ra, đơn giản việc kết hợp nhiều cách lại với * Giới thiệu khái qt mục tiêu nội dung chính: Sau có ý thính giả, điều cần làm cho họ biết mục đích thuyết trình gì, họ nhận từ Mục tiêu thuyết trình khơng rõ ràng khó thành cơng Diễn giả cần phải giới thiệu khái quát nội dung lịch trình làm việc Điều giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt nội dung thuyết trình Sau vài ví dụ câu khái quát vấn đề: - Mục đích thuyết trình giúp bạn trẻ xác định mục tiêu cho để thành cơng sống Bài thuyết trình tơi gồm phần: Phần 1: Tại phải đặt mục tiêu; Phần 2: Kỹ đặt mục tiêu; Phần 3: Chia sẻ kinh nghiệm cá nhân đặt mục tiêu - Bài thuyết trình tơi nhằm mục đích thuyết phục anh chị áp dụng biện pháp cải thiện tình hình cơng ty Nội dung gồm phần: Phần 1: Nâng cao tinh thần chủ động; Phần 2: Cắt giảm chi phí b Phần thân * Lựa chọn nội dung quan trọng Một lỗi thường gặp nhà thuyết trình đưa nhiều nội dung vào thuyết trình Điều xảy hai nguyên nhân bản: Thứ nhất: không xác định đâu thơng tin bắt buộc thính giả phải biết, đâu cần biết nên biết Thứ hai: sợ thính giả khơng hiểu nói “Đa thư loạn tâm” Nếu ta đưa nhiều nội dung vào thuyết trình gây phản ứng ngược lại làm thính giả rối trí khơng nhớ Vì vậy, phần thân cần thiết xác định đâu thông tin quan trọng bắt buộc ta phải truyền đạt, đâu thông tin cần truyền đạt cuối đâu thông tin nên truyền đạt Theo thứ tự này, vào thời gian cho phép ta xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc, đến thông tin cần cuối thông tin nên biết Thách thức lớn người thuyết trình “giới hạn điểm chính” hay cịn gọi lựa chọn nội dung quan trọng * Chia thành phần dễ tiếp thu Một thuyết trình thơng thường chia làm - phần Các phần xếp với theo trật tự lơgíc định Lơgíc theo trình tự thời gian, theo quan hệ nguyên nhân - kết * Phân bổ thời gian cho nội dung Sau phân chia thành phần điều cần thiết phải phân bổ thời gian phù hợp cho nội dung Thông thường phần đầu nên ngắn gọn để gây cho thính giả cảm giác thuyết trình ngắn gọn tăng mức độ tập trung c Phần kết luận “Lời nói gió bay” - khác biệt văn nói văn viết Vì thuyết trình ln phải có kết luận Trong khoảng thời gian tập trung vào phần thân bài, người nghe tập trung nên khơng tiếp thu tồn thơng tin mà ta thuyết trình Kết luận giúp người nghe tóm tắt lại ý ta trình bày kết luận thơng điệp cuối ta gửi đến thính giả Với thơng điệp cốt lõi này, thính giả liên tưởng đến tồn phần nội dung thuyết trình * Thơng báo trước kết thúc Việc thơng báo thể cụm từ như: tóm lại ; để kết thúc, tơi tóm tắt lại ; Trước chia tay, tơi xin tóm tắt lại trình bày Việc thơng báo cịn giúp thính giả chuẩn bị tinh thần để tiếp thu thông tin cốt lõi * Tóm tắt điểm Theo nghiên cứu thính giả khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình khoảng thời gian kết thúc hai khoảng thời gian mà độ tập trung ý người nghe cao Vì ta tóm tắt lại điểm giúp thính giả nhớ khái quát lâu nội dung ta thuyết trình Việc tóm tắt nêu lại đề mục thuyết trình kèm ý cần nhấn mạnh * Thách thức kêu gọi Mục đích cuối thuyết trình thuyết phục người khác làm theo Vì phần kết luận thuyết trình cịn cần phải có phần kêu gọi, thúc đẩy người nghe đến hành động Trong phần ta dùng số động từ mạnh để hơ hiệu: Quyết tâm, Sẵn sàng kêu gọi cam kết hành động cụ thể vỗ tay, giơ tay biểu thực ví dụ đóng góp từ thiện Hoặc đơn giản sử dụng cách hướng người nghe đến hành động cụ thể việc áp dụng họ thu từ thuyết trình vào công việc cụ thể họ IV Yếu tố thành cơng thuyết trình Thuyết trình trước đám đông, để thành công, bạn phải người làm chủ tình huống, bạn cần đặt câu hỏi: - Thuyết trình gì? - Thuyết trình nào? - Người nghe cảm nhận nào? - Người nghe thay đổi nào? Để trả lời cách hiệu câu hỏi trên, bạn cần giải tốt vấn đề sau đây: Chuẩn bị thật kỹ thuyết trình địa điểm thuyết trình Nhận biết địi hỏi thính giả đáp ứng xác nhu cầu nội dung buổi thuyết trình Nắm vững thơng tin BẠN SẼ TRÌNH BÀY Khi nắm vững thơng tin trình bày, chứng tỏ bạn có chuẩn bị tốt cho thuyết trình mà bạn trình bày Đến sớm kiểm tra địa điểm để chắn chỗ ngồi khán giả với thiết bị hỗ trợ bảng trắng, bảng đen, ánh sáng, vị trí hình máy chiếu, hệ thống âm thanh… thuận tiện cho bạn Đến sớm đồng thời giúp làm quen với khán giả Chào vài người họ đến Nói chuyện với nhóm bạn chắn dễ với người xa lạ Sắp xếp nội dung theo trình tự lơgic Sắp xếp bạn phải nói theo trình tự HỢP LÝ Sự lơ gic thuyết trình lôi kéo người nghe cần phải cố gắng để có thơng tin mà họ cần nghe Hãy LÀM cho THUYẾT TRÌNH lơi ĐỂ ĐÁNG với thời gian ý thính giả Có kích thích tính tị mị mà người nghe ln chờ đợi bạn trình bày Tập thuyết trình trước TẬP thuyết trình nhà nơi đâu bạn cảm thấy dễ chịu thoải mái: tập trước gương, gia đình MÌNH, bạn bè hay đồng nghiệp Sử dụng máy ghi âm lắng nghe CHÍNH MÌNH Ngồi quay phim phần trình bày phân tích kỹ lưỡng để thấy điểm mạnh điểm yếu thân Bạn đứng trước gương để tập thuyết trình, tập trước nhóm bạn bè hay người thân để cố gắng phát huy ưu điểm khắc phục hạn chế suốt thời gian trình bày Trang phục phù hợp với nhịp điệu Khi thuyết trình hay nói chuyện trước đám đơng, bạn diễn viên diễn sân khấu Bạn nhìn nhận quan trọng Hãy ăn mặc phù hợp với dịp Trơng phải thoải mái, nhiệt tình, hãnh diện, tự tin khơng tự kiêu Nếu trang phục làm cho bạn gị bó bạn cố thoải mái ảnh hưởng xấu đến chất lượng thuyết trình bạn bạn nắm nội dung Âm điệu giọng nói thuyết phục Nói chậm, phát âm rõ, biểu lộ cảm xúc hợp lí với điều bạn trình bày Thiết lập mối liên hệ với thính giả Cố gắng nói đủ lớn để người ngồi xa nghe thấy Thường xuyên thay đổi âm điệu bạn kịch tính hố cần thiết Nếu dùng mic, điều chỉnh mic giọng nói cho phù hợp Ngơn từ thích hợp Sử dụng ngơn từ thích hợp quan trọng thuyết trình Ngồi ngơn từ lời cịn sử dụng ngơn ngữ thể (phi ngơn từ) Thính giả thích bạn đứng, lại hay di chuyển với cử nét mặt biểu cảm ngồi ì chỗ, cúi đầu dán mắt cặm cụi đọc diễn văn chuẩn bị từ trước Trình bày thuyết trình ấn tượng hay thể bạn thực tin vào bạn nói Nội dung bạn đưa nên có phần giống tài liệu nghiên cứu, cụ thể trình tự lơ gic từ Mở (đưa luận điểm), đến Thân (luận điểm chặt chẽ, thông tin xác nhất), tới Kết luận ( nêu lại luận điểm, tóm tắt kết luận hợp lý) Khơng nên nhìn giấy q lâu, thỉnh thồng liếc qua chấp nhận Nói dõng dạc, rõ ràng tự tin, khơng lí nhí Nếu bạn mắc lỗi, sửa, tiếp tục Không cần phải viện cớ hay xin lỗi rườm rà Dùng mắt tiếp xúc với khán thính giả cách thân mật Sử dụng phương pháp giây, ví dụ: Nếu có nhìn thẳng vào vị thính giả vòng giây Trao đổi mắt trực tiếp với số người đám đông liếc qua toàn khán giả nói Việc nhìn vào khiến họ cảm thấy họ thực tham gia vào vấn đề Cách nhìn tốt với khán giả đơng hội trường lớn nhìn theo hình chữ W M Tuy nhiên, khơng nên nhìn thẳng vào mắt thính giả làm họ bối rối đơi thân diễn giả trở nên bối rối Kỹ thuật giao tiếp hiệu mắt thảo luận chuyên đề Kỹ giao tiếp ứng xử Nói chuyện với khán giả, lắng nghe câu hỏi, đáp lại phản ứng họ, điều chỉnh thích nghi Nếu bạn chuẩn bị hồn tồn khơng thể làm cho người nghe hiểu, tùy ứng biến thay đổi kế hoạch bạn lường trước điều Nhớ giao tiếp chìa khố buổi thuyết trình thành cơng Nếu bạn thiếu thời gian, nên biết phần bỏ qua Nếu bạn thừa thời gian, nên biết thông tin cần bổ sung để thuyết trình hiệu Hãy ln chuẩn bị cho tình đột xuất Tạm dừng để bạn thính giả có chút thời gian để suy nghĩ nghiền ngẫm Đừng trình bày vội vã để người nghe bạn có cảm giác hết mệt lử Thêm chất hài hước: Để có thuyết buổi trình tốt, nên có thêm yếu tố hài hước Hài hước chất xúc tác tuyệt vời Tuy nhiên, hài hước phải lúc, chỗ, phải biết sử dụng vào thời điểm phù hợp, cách có chừng mực Giữ quan tâm khán giả suốt thuyết trình Hãy nhớ rằng, cho dù thực khoảng thời gian, diễn văn thú vị làm thời gian trôi vùn vụt, tẻ nhạt cực hình người nghe Nên biết thời điểm ngừng diễn thuyết Sử dụng đồng hồ bấm để tính thời gian bạn tập dượt nhà Khi kết thúc thuyết trình, tóm tắt ý giống viết phần kết thuyết trình Tuy nhiên nhớ rằng, có khác biệt từ văn nói từ trang trọng văn viết Dừng thuyết trình với nhận định thú vị hay nút thắt phù hợp với vấn đề Hãy lưu lại lòng người nghe ấn tượng tốt cảm giác hoàn hảo Không giảng giải dông dài nhận định cuối Cảm ơn họ ngồi xuống Một thuyết trình tốt 10 hay 15 phút có giá trị thuyết trình dài dịng, tẻ nhạt hàng đồng hồ Một điểm khác quan trọng hiểu biết cần thiết vấn đề Biết kết hợp hiệu yếu tố: (a) Ngôn ngữ, (b) Cử chỉ, (c) Thông minh, sáng tạo, (d) Vốn kiến thức Thường thuyết trình khơng có nói khơng mà cịn có thiết bị công cụ kèm (thiết bị công cụ hỗ trợ), người ta phân biệt diễn thuyết thuyết trình Các thiết bị cơng cụ hỗ trợ chủ yếu sử dụng thuyết trình Projector (máy chiếu) dùng để chiếu slide (chuẩn bị phần mềm Power Point), Video file sử dụng phần mềm khác Điểm mấu chốt thuyết trình khơng nói giỏi mà cịn biết phối hợp tốt nói thiết bị hỗ trợ Nhiều khóa thuyết trình, nhiều buổi thuyết trình trước thường có đặc điểm chung nói nhiều mà không sử dụng slide (các trang chiếu) chuẩn bị slide cẩu thả, thiếu tính thu hút, thiếu kiến thức, thơng tin Nhiều thính giả hiểu diễn giả nói nói tới đâu rồi…” V NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH Tính tốn thời gian hợp lý Lên kế hoạch, chuẩn bị luyện tập trước cho thuyết trình chiếm 75% lượng thời gian ước lượng Nếu bạn kết thúc sớm khơng kết thúc muộn tệ Nếu bạn muốn người lắng nghe thuyết trình, nên dành 50% để trình bày dành 25% cịn lại để người nghe tham gia Nội dung phù hợp Khi chuẩn bị thuyết trình, xác định “phải”, “nên” “có thể” đưa đến người nghe Hãy hạn chế nội dung tùy theo thời gian thuyết trình quan tâm người nghe Làm thuyết trình thêm hấp dẫn Đưa vào thuyết trình câu chuyện, giai thoại, phép ẩn dụ để chúng thêm thuyết phục thay đưa liệu đơn Lập dàn ý cho riêng mình: Hãy gạch ý đầu dịng thay dùng câu Bơi đậm chỗ quan trọng Luyện nói thật to: Bạn nói thật tự nhiên bạn luyện tập nhiều Hãy tập nói thật to trước thuyết trình Dẹp bỏ lo lắng Run sợ khơng phải là điều tốt thuyết trình Khơng có đội trưởng đội bóng bảo đội bình tĩnh trước vào trận Thay vào đó, bạn tự kiểm soát run sợ cách thở thật sâu từ hoành tưởng tượng kết thúc thuyết trình thành cơng Được chuẩn bị tốt, bạn tự tin Sôi nồng nhiệt Thái độ nhiệt tình, sơi thuyết trình đem lại kết đáng ngạc nhiên cho bạn Nếu giọng bạn biểu cảm cử sinh động, trông bạn tự tin nồng nhiệt Nghĩ trước tất câu hỏi bạn bị hỏi Phần đặt trả lời câu hỏi sau thuyết trình có cịn quan trọng thuyết trình Tn thủ ngun tắc thuyết trình: 3T VI BÍ QUYẾT THUYẾT TRÌNH THÀNH CÔNG TRƯỚC ĐÁM ĐÔNG Lâu ta thường tập trung vào nói mà qn định hướng khách hàng, gia tăng giá trị cho khách hàng - người nghe Phần lớn người xem việc phải nói trước đám đơng khó khăn nên họ thưởng ngại phải thuyết trình Nhưng khơng thể trốn tránh Nhiều người mời trình bày báo cáo, phát biểu buổi họp quan hay buổi họp phụ huynh học sinh, nói lời chúc mừng lễ cưới Làm để bạn vượt qua thử thách Thật đơn giản với chút thời gian luyện tập Sau bí để thuyết trình thành cơng: Phải biết nói gì: Đây quy tắc quan trọng việc nói chuyện trước đám đơng Điều nghe ngớ ngẩn, thơng thường “diễn giả” khơng có ý niệm rõ ràng họ truyền đạt đến người nghe Bạn cần phải biết xác bạn đưa người nghe đến đâu Một biết, liệt kê thành hay điểm soạn thuyết trình tập trung vào điểm Bạn khơng phải từ điển sống, việc đưa nhiều thông tin hay không đủ thông tin dở Thực hành, không cần nhiều: Liệt kê bạn nói tập nói hay lần Sẽ hay bạn canh thời gian tập, việc giúp bạn kiểm sốt thời gian nói mà khơng sợ bị lố Có thể có phút ngẫu hứng tình cờ xảy làm bạn bất ngờ làm khán giả thích thú Bạn khơng cịn muốn xuất trước đám đơng bạn nói đề tài ngàn lần rồi, bạn cảm thấy chán chẳng thèm để ý tới khán giả Bạn nên lập kế hoạch mặc Chú ý phải đồ mà bạn cảm thấy thoải mái mặc vào Và điều quan trọng nhất, phải đồ mà bạn biết làm bật Quyết định trước việc mặc ngày diễn thuyết làm bạn bớt lo lắng Hãy mình: Nhiều người cảm thấy cần phải rập khn theo phong cách nói trước đám đơng, họ cảm thấy họ khơng đủ tự tin để lôi ý khán giả Một số cảm thấy bị “căng” nghiêm túc mức quên tính hài hước công cụ quan trọng diễn giả Đừng nên tập trung vào vấn đề chính, đơi giai thoại cá nhân hay mẩu chuyện nhỏ cách tốt để hoà nhập với khán giả Khán giả bạn bè: Khán giả đó, họ quan tâm tới bạn nói muốn nghe bạn nói vấn đề Họ muốn bạn phải làm tốt Đừng nghĩ khán khối người đối đầu, xem họ nhóm cá nhân riêng lẻ Hãy cố gắng nhìn vào một lúc Khi nói chuyện với khán giả, tiếp thu ý kiến phản hồi họ để hoàn thành thuyết trình Bạn vượt qua thơi mà: Chưa có nghe thấy có chết bục diễn thuyết Bạn khơng bị thở dốc, hụt hơi, qn tên hay bị nóng Đấy chuyện gây ám ảnh cho phải đứng trước đám đông Người ta gọi ác mộng diễn viên Việc hồn tồn bình thường Sử dụng số kỹ thuật thư giãn trước bắt đầu Bạn tìm nơi để nhảy lên nhảy xuống dậm chân thật manh, điều giúp bạn cảm thấy vững vàng giảm bớt căng thẳng Lắc bàn tay co duỗi nắm tay Điều làm tay bạn bớt run Nếu run tay thực vấn đề nắm lấy danh thiếp hay nắm vào bục diễn thuyết nói chyện Lè lưỡi ra, trợn mắt há miệng to hết cỡ, sau nhăn tít mặt lại Việc làm thư giãn mặt bạn Hít thật sâu thở mạnh tiếng để làm ấm giọng bạn Tưởng tượng bạn đám mây, khơng làm hại đến bạn bạn Hãy cố gắng giữ hình ảnh đầu bạn đứng diễn đàn Sẽ trở nên dễ dàng hơn! Nói chuyện trước cơng chúng nhiều, việc trở nên dễ dàng Có bạn cịn cảm thấy thích Chúc bạn ln thành cơng nghiệp! VII NĂM YẾU TỐ LÀM CẢN TRỞ BÀI THUYẾT TRÌNH Bạn nhiều cơng sức mời nhà đầu tư đến tham dự buổi thuyết trình quan trọng tiềm cơng ty bạn? Đừng mắc phải lỗi sau Sai số liệu: Tính nhầm, thiếu số liệu cơng bố số liệu cần giữ bí mật lỗi nghiêm trọng Hãy đảm bảo số liệu bạn đưa sát với thực tế Chẳng nhà đầu tư muốn làm việc với người thiếu thực tế 10 Slide dày đặc chữ, lỗi nhiều người mắc phải Có nguyên tắc chung dành cho nhà diễn thuyết có sử dụng Powerpoint: khơng q gạch đầu dịng slide, khơng q từ cho gạch đầu dịng Quay lưng phía người nghe: Đừng quay lưng phía người nghe giây lúc thuyết trình Quay mặt phía thính giả, nhìn vào mắt họ nói bí để thành công Kết thúc không tốt: Kết thúc thuyết trình cho thật hiệu khơng phải việc dễ làm Kết thúc không đơn giản tóm tắt lại thuyết trình bạn nói lời cảm ơn Đừng quên đặt câu hỏi cho người nghe cảm nhận họ dành thời gian để họ đặt câu hỏi vấn đề họ chưa hiểu muốn tìm hiểu sâu Khơng trình bày lợi ích Muốn nhà đầu tư dốc tiền vào phần mềm hay dịch vụ cơng ty bạn đương nhiên bạn phải trình bày tính năng, chất lượng sản phẩm Nhưng đừng quên trình bày cho họ nghe doanh thu tiềm công ty từ việc kinh doanh chúng, điểm nhà đầu tư quan tâm Người nghe khơng phù hợp Nếu khơng tìm hiểu trước đối tượng người nghe, bạn khơng có thuyết trình phù hợp khơng thuyết phục Nếu bạn thuyết trình vấn đề phần mềm thuyết trình bạn khơng có tác dụng với nhà đầu tư quan tâm đến lĩnh vực lượng, Bỏ qua rủi ro Mọi vấn đề chứa nhiều rủi ro Bạn cho trình bày lợi ích hội vấn đề trình bày mà khơng cần nhắc đến rủi ro làm “n lịng” thính giả? Trên thực tế khơng phải Hồn tồn bỏ qua nguy rủi ro khiến thính giả cho diễn giả khơng có nhìn thực tế bạn khơng thuyết phục họ./ VIII KỸ THUẬT KÉO DÀI VÀ RÚT NGẮN BÀI THUYẾT TRÌNH Kỹ thuật kéo dài thuyết trình - Đặt câu hỏi để thính giả chia sẻ kinh nghiệm - Kể chuyện để minh họa thêm điểm trình bày - Tạo tình nhập vai - Cùng thính giả tổng kết lại điểm trình bày Kỹ thuật rút ngắn thuyết trình - Loại bỏ bớt hoạt động quan trọng - Tập trung vào điểm trình bày - Nêu vấn đề khẳng định trình bày chi tiết phần sau IX CÁCH SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG TIỆN HỖ TRỢ Nguyên tắc sử dụng phương tiện hỗ trợ thuyết trình - Đảm bảo tất thính giả nhìn thấy - Thông tin viết không mâu thuẫn với thơng tin nói 11 - Thu hút thính giả cách sử dụng màu sắc: cần ý việc trang trí nhằm hỗ trợ khơng lãng thơng tin - Thơng tin trình bày phương tiện hỗ trợ phải rõ nghĩa, xác, đọng trình bày đẹp - Cần phải nhấn mạnh điểm - Phải có tiêu đề cho phần Một số phương tiện hỗ trợ cách sử dụng  Bảng trắng: - Kiểm tra loại bút viết bảng bút phải có mực - Đậy nắp sau sử dụng - Có khăn lau bảng tránh dùng giấy để lau - Chữ viết rõ ràng đủ lớn để người nhìn thấy…  Bảng giấy - Sử dụng bút nhiều màu bút phải có mực - Đậy nắp sau sử dụng - Đủ số lượng giấy bút - Tiêu đề nên viết chữ in hoa - Chữ viết rõ ràng đủ lớn để người nhìn  Thẻ màu - Chọn màu bút thích hợp với màu giấy - Khơng viết q sát lên mép - Viết theo chiều ngang thẻ - Chọn màu phù hợp với mục tiêu - Viết ý nội dung cần trình bày  Trang chiếu (slides) máy chiếu (LCD Projector) Thiết kế trang chiếu Trang chiếu thiết kế phần mềm Powerpoint Khi thiết kế trang chiếu cần tuân theo nguyên tắc sau: - Nội dung giới hạn không q - Một nội dung khơng q dịng (không nhiều chữ) - Điều chỉnh cỡ chữ phù hợp với không gian số lượng người nghe - Ngơn từ qn - Gam màu hình ảnh thích hợp (khơng sử dụng gam màu nóng) - Trang chiếu cân đối Một số lưu ý sử dụng máy chiếu (LCD projector) - Tìm hiểu cách sử dụng, kiểm tra máy công cụ phụ trợ (nếu có) trước thuyết trình - Kiểm tra kết nối điện đầu dây nối với máy tính - Điều chỉnh độ nét trang chiếu kích thước trang chiếu cho phù hợp với hình (focus zoom) - Sử dụng chuột từ để điều khiển trang chiếu từ xa 12 - Không qua trước ống kính máy chiếu - Lưu ý tắt bật máy gián đoạn lần thuyết trình dài 13