Huong dan project

PHẦN V Microsoft PROJECT 73 Phần I: Giới thiệu chung Microsoft Project Mục đích chung yêu cầu Microsoft Project Microsoft Project chương trình chuyên dùng để quản lý dự án, chương trình có cơng cụ mạnh thuận tiện Với Microsoft Project bạn làm việc với nhiều chế độ, nhiều công cụ, chức tinh vi để thực thao tác tạo lập hiệu chỉnh dự án đồng thời tiết kiệm thời gian tiền bạc cho bạn Mục đích chung Microsoft Project 2007 gồm: Tổ chức lập kế hoạch quản lý dự án Lên lịch công tác Chỉ định tài nguyên chi phí cho cơng việc dự án Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với điều kiện ràng buộc Chuẩn bị báo biểu cần thiết cho dự án Dự trù tác động đến tiến độ dự án xảy thay đổi có ảnh hưởng lớn đến dự án Xem xét lại dự án để đối phó với tình ngẫu nhiên Đánh giá tài chung dự án In ấn báo biểu phục vụ dự án Làm việc quản lý theo nhóm Rút kinh nghiệm thực dự án Để chạy Microsoft Project 2007 phần cứng tối thiểu máy tính là: Bộ vi xửa lý 1.2Gb trở lên 128 Mb RAM Window XP Ổ cứng >100 Mb Và bạn cần có phần mềm sau: Phần mềm Microsoft Project 2007 Bộ gõ tiếng Việt Là người bắt đầu sử dụng chương trình Microsoft Project, bạn hẳn có nhiều thắc mắc việc tạo quản lý dự án Cuốn sách cung cấp cho bạn khái niệm Microsoft Project để quản lý dự án, sau bạn tạo, quản lý thay đổi dự án thông qua giảng sách Mỗi giảng hướng dẫn cụ thể bước việc tạo dự án, theo dõi hoạt động quản lý dự án Quản lý dự án gì? Quản lý dự án trình lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi quản lý cơng việc nguồn lực để hồn thành mục tiêu đặt với nhiều ràng buộc thời gian, chi phí tài nguyên Kế hoạch dự án đơn giản, ví dụ tập hợp nhỏ công việc thời gian bắt đầu kết thúc, phức tạp gồm hàng nghìn cơng việc tài ngun với chi phí hàng tỷ đơlla Hầu hết dự án có điểm chung bao gồm việc phân chia dự án thành công việc nhỏ dễ dàng quản lý, lập lịch thực công việc, trao đổi với nhóm theo dõi tiến trình thực công việc Mọi dự án bao gồm ba pha sau: Lập kế hoạch dự án 74 Theo dõi thay đổi quản lý dự án Kết thúc dự án Các pha thực tốt bao nhiêu, khả thành công dự án nhiều nhiêu Các nhân tố tạo nên dự án Dự án bạn thành công bạn hiểu rõ nhân tố hình thành nên dự án, là: Thời gian: Gồm thời gian để hồn thành cơng việc giai đoạn Tiền bạc: Gồm chi phí tài nguyên: nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu để hồn thành cơng việc Mục đích: Mục đích cơng việc kế hoạch để hồn thành chúng Thời gian, tiền bạc mục đích kiềng ba chân đưa dự án đến thành công, thành phần có ảnh hưởng đến hai phần cịn lại Ba thành phần quan trọng trực tiếp ảnh hưởng đến dự án, mối quan hệ ba thành phần khác dự án định tới vấn đề cách thức thực dự án Cơ sở liệu Microsoft Project 2007 Là nhà quản lý dự án, bạn có nhiều cơng việc để làm Vậy Microsoft Project giúp cho bạn? Trước hết, lưu trữ thơng tin chi tiết dự án bạn sở liệu sử dụng thông tin để tính tốn, theo dõi tiến trình, chi phí dự án thành phần khác đồng thời tạo kế hoạch cho dự án bạn Càng nhiều thông tin dự án mà bạn cung cấp, dự án thực xác nhiêu Giống bảng tính, Microsoft Project thể kết sau tính tốn Tuy nhiên kế hoạch dự án không lập bạn hồn thành thơng tin quan trọng cơng việc Microsoft Project lưu giữ thông tin bạn nhập thơng tin tính tốn trường tên công việc hay khoảng thời gian thực Trong Microsoft Project, trường thể cột Xem xét liệu bạn cần Bạn xem xét thời gian kết thúc công việc hôm nay, ngày mai bạn lại muốn xem xét chi phí cơng việc Cơ sở liệu dự án chứa đựng nhiều thông tin thời điểm bạn cần phần thơng tin Để làm điều Microsoft Project cung cấp số dạng thể sau: Các khung nhìn: Thể tập thơng tin định dạng Ví dụ sơ đồ Gantt thể thông tin công việc Các bảng: Gồm thông tin định nghĩa ban đầu Các thông tin chọn lọc: cho phép bạn chọn lọc thông tin công việc hay tài nguyên Hệ thống lịch làm việc Microsoft Project Cách thức Microsoft Project sử dụng hệ thống thời gian bắt đầu kết thúc công việc nào? Điều tính tốn theo nhân tố mức độ độc lập công việc, ràng buộc liên quan, khoảng thời gian đứt đoạn ngày nghỉ, ngày lễ 75 Một số từ khoá Microsoft Project 2007 Task Duration Start Finish Predecessors Successors Task list Resource Work Unit Milestone Recurring Task Shedule Std Rate Ovr Rate Cost/use Baseline Actual cost Current cost Công việc, nhiệm vụ Thời gian thực công việc Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Công việc làm trước Công việc Danh sách cơng việc Tài ngun hay nhân lực, máy móc thực công việc dự án Số công gán để thực công việc Khả lao dộng tài nguyên Loại công việc đặc biệt (điểm mốc) có Duration=0, dùng để kết thúc đoạn dự án Công việc định kỳ, lặp lặp lại nhiều lần theo chu kỳ thời gian thực dự án Ví dụ buổi họp giao ban đầu tuần Lịch trình dự án Giá chuẩn Giá ngồi Phí sử dụng tài nguyên Theo kế hoạch Chi phí sử dụng tới thời điểm Chi phí sử dụng tới thời điểm + Chi phí cịn lại theo thời điểm Chi phí cần có để tiếp tục thực dự án Cơng việc tóm lược: Cơng việc mà chức chứa đựng tóm lược thời khoảng, cơng việc chi phí cơng việc khác Remaining cost Summary Task 76 Phần II: Tạo dự án Thời gian bạn xác đinh rõ mục đích dự án vạch giai đoạn dự án lúc bạn cần tạo kế hoạch cho dự án Trước hết, nhập tổ chức công việc khoảng thời gian để thực chúng Sau khởi tạo nhân lực, thiết bị, nguyên vật liệu chi phí cho công việc Với thông tin này, Microsoft Project tạo kế hoạch làm việc, bạn cần kiểm tra lại kế hoạch điều chỉnh cần thiết Phần hướng dẫn bạn tạo lập kế hoạch dự án bao gồm sau đây: Bài 1: Thiết lập dự án Bài 2: Cách thức nhập tổ chức công việc Bài 3: Thời gian bắt đầu thời gian kết thúc công việc Bài 4: Khởi tạo tài nguyên, nhân lực cho cơng việc Bài 5: Chi phí cho dự án Bài 6: Xem xét hệ thống công việc Bài 7: Cách thức lưu dự án Bài 1: Thiết lập dự án Bước để tạo kế hoạch làm việc tạo file liệu mới, thiết lập thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc nhập thông tin chung dự án Sau học xong này, bạn có file liệu Microsoft Project chứa đựng tên dự án, ngày dự kiến bắt đầu, ngày dự kiến kết thúc, kế hoạch dự án thông tin khác dự án Bài gồm có điểm sau: Tạo dự án Nhập thông tin quan trọng dự án Thiết lập hệ thống thời gian dự án Tạo dự án Khi bạn bắt đầu với dự án với Microsoft Project, bạn nhập thời gian bắt đầu hay thời gian kết thúc dự án Microsoft khuyên nhập thời gian bắt đầu dự án để tự tính thời điểm kết thúc sau bạn nhập thông tin thời gian công việc Click nút Newtrên công cụ hay menu File, chọn New 77 Trong hộp thoại Project Information, nhập thời gian bắt đầu hay kết thúc mục Start date hay Finish date cho dự án bạn, sau Click nút OK Click nút Save hay menu File, chọn mục Save để lưu giữ thông tin dự án Chú ý Bạn thay đổi thơng tin dự án bạn thời điểm cách chọn mục Project Information menu Project 78 Nhập thông tin quan trọng cho dự án Mỗi dự án có số thành phần đặc trưng cơng việc có liên quan, số vướng mắc gặp phải thực hiện, người thực chúng mục đích dự án Để bạn nhớ theo dõi thơng tin cần thiết thực theo bước sau Trên menu File, Click Properties, sau Click tab Summary Trong Tab Summary, nhập thông tin liên quan đến dự án, người lập quản lý file dự án, mục đích dự án, hay điều gây khó khăn q trình thực dự án Click OK Thiết lập hệ thống lịch làm việc cho dự án Bạn thay đổi thời gian làm việc dự án để phản ánh số ngày số làm việc người dự án Microsoft Project thiết lập mặc định thời gian làm việc cho dự án từ thứ đến thứ 6, bắt đầu sáng đến chiều Bạn xác định thời gian nghỉ cuối tuần buổi tối ngày lễ hay thời gian nghỉ mát từ Trên menu View, Click Gantt Chart Trên menu Tools, Click Change Working Time Trên hộp thoại Chage Working Time, chọn lịch làm việc Để thay đổi thời gian làm việc ngày tuần toàn dự án, chọn ngày cần thay đổi, sau chọn lựa chọn Default Working Time chỉnh lại thời gian làm việc ngày Ví dụ bạn muốn ngày thứ hàng tuần kết thúc vào chẳng hạn Để thay đổi thời gian làm việc số ngày, ví dụ từ thứ đến thứ làm việc lúc giờ, bạn cần Click chuột vào ngày thứ 3, sau giữ phím Shift Click chuột đến thứ Công việc bạn thay đổi thời gian làm việc Click Nonworking time ngày nghỉ, hay Nondefault working time để thay đổi thời gian làm việc ngày 79 Kết luận: Qua bạn nắm bắt cách thức tạo dự án, nhập thông tin quan trọng thiết lập hệ thống lịch làm việc cho dự án Đó bước để q trình thực dự án cách hiệu Bài cho bạn biết cách thức nhập tổ chức công việc Bài 2: Cách thức nhập tổ chức công việc Đầu tiên bạn liệt kê bước để hoàn thành dự án, bắt đầu với khối công việc chia nhỏ khối công việc thành khối nhỏ Cứ chia thành cơng việc nhỏ phân giao cụ thể Cuối nhập khoảng thời gian thiết lập cho công việc Sau bạn hoàn thành này, bạn có tập hợp cơng việc tổ chức cách hệ thống thông tin chi tiết cơng việc Bài có điểm sau: Nhập công việc thời gian thực Tạo mốc đánh dấu Tạo công việc định kỳ Phân cấp công việc Hiệu chỉnh hệ thống công việc Nhập công việc thời gian thực Một dự án chuỗi cơng việc có liên quan tới Một công việc chiếm giữ khoảng thời gian chúng theo dõi tiến trình thực Một cơng việc thực ngày hay nhiều tuần Bạn nhập công việc theo thứ tự mà chúng xảy ra, sau ước tính số thời gian để thực cơng việc Chú ý: Bạn khơng nên nhập ngày bắt đầu kết thúc trường Start Finish cơng việc Microsoft Project tính toán thời gian bắt đầu thời gian kết thúc 80 dựa mối quan hệ công việc, dựa thông tin bạn nhập vào Phần nói rõ sau Trên menu View, Click Gantt Chart Trong cột Task Name, đánh tên công việc, sau nhấn phím TAB Microsoft Project tự động nhập thời gian ước tính cho cơng việc ngày với dấu ? Trong cột Duration, nhập thời gian thực công việc theo tháng, tuần, ngày, hay phút Bạn sử dụng dấu tắt sau: tháng = mo, tuần = w, ngày = d, = h, phút = m Chú ý: Để thời gian ước tính, đánh thêm dấu hỏi sau khoảng thời gian thực Chú ý: Bạn thêm thích cho cơng việc Trong cột Task Name , chọn tên công việc cần thêm thích, sau Click nút Task Notes Nhập thơng tin thích hộp thoại Notes, sau Click nút OK 81 Tạo mốc dự án Tạo mốc dự án việc có ý nghĩa kế hoạch thực dự án, ví dụ việc hồn thành pha dự án Khi bạn nhập khoảng thời gian cho công việc ngày Microsoft Project thể biểu tượng mốc dự án biểu đồ Gantt thời gian bắt đầu công việc B1Trong cột Duration công việc cần tạo mốc nhập B2Nhấn phím ENTER Chú ý: Để hiển thị tất điểm mốc khung nhìn, chọn kiểu hiển thị danh sách Milestones Để hiển thị lại tồn cơng việc dự án, chọn All task danh sách kiểu hiển thị Tạo công việc định kỳ Công việc định kỳ công việc thường xuyên lặp lặp lại, ví dụ buổi họp giao ban thứ hai hàng tuần Cơng việc định kỳ xảy hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm Bạn xác định khoảng thời gian thực lần công việc xuất hay thời gian xảy B1 B2 Trong cột Task Name, chọn nơi bạn muốn công việc định kỳ xảy Trong menu Insert, chọn Recurring Task B3 Trong hộp thoại Recurring Task Information, đánh tên công việc Trong phần Duration, nhập thời gian thực công việc công việc xảy Dưới Recurrence pattern, Click Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly để chọn kiểu xuất công việc theo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm B6Phía bên phải Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly, xác định tần xuất cơng việc xảy Ví dụ công việc định kỳ xuất vào thứ hai hàng tuần B7Dưới Range of recurrence, nhập ngày bắt đầu sau chọn ngày kết thúc sau số lần xảy (mục End After) hay công việc kết thúc vào thời gian (End By) Nếu bạn chọn End after, chọn số lần công việc xảy Nếu bạn chọn End by, nhập ngày bạn muốn công việc kết thúc B4 B5 82 Dưới khung nhìn thơng dụng nhất: Tên khung nhìn Calendar Gantt Chart Network Diagram Task Usage Tracking Gantt Resource Graph Resource Sheet Resource Usage Nội dung Lịch hàng tháng công việc khă hồn thành Diễn tả cơng việc thơng tin có liên quan, biểu đồ (biểu đồ ngang) thể công việc thời gian hồn thành chúng Thể dạng lưới cơng tác (sơ đồ mạng) phụ thuộc chúng Dùng khung nhìn để có nhìn bao quát công việc Thể danh sách cơng việc gán tài ngun Dùng khung nhìn để thấy nguồn tài nguyên gán cho công việc cụ thể Thể danh sách cơng việc thơng tin có liên quan Dùng khung nhìn để theo dõi tiến trình dự án Thể biểu đồ phân phối tài nguyên Dùng khung nhìn để thể thơng tin tài nguyên tiêu chí khác Danh sách tài ngun thơng tin liên quan Dùng khung nhìn để nhập hiệu chỉnh thông tin tài nguyên Thể danh sách gán tài nguyên cho cơng việc nhóm nguồn tài ngun Dùng khung nhìn để thể chi phí phân phối cơng ngồi Cho phép lựa chọn khung nhìn khác chương trình More View Xem xét cột khác khung nhìn Trong lập theo dõi dự án, hữu ích xem xét thêm nhiều tổ hợp thơng tin khung nhìn Microsoft Project cung cấp tập hợp tổ hợp thông tin khung nhìn: B1 B2 Trong menu View, chọn khung nhìn bạn muốn quan sát Trên menu View, mục Table, chọn bảng bạn muốn xuất khung nhìn Để thêm bảng khơng nằm mục Table, chọn More Tables, chọn bảng bạn muốn thêm, sau chọn Apply Thể thơng tin có chọn lọc Đôi khi, bạn cần theo dõi số cơng việc xác định đó, Microsoft cho phép bạn lọc thơng tin tồn dự án để có thông tin cần thiết B1 Trên menu Project, mục Filtered for, sau chọn kiểu lọc Để nhập kiểu lọc thời không nằm mục Filtered for, chọn mục More Filters B2Chọn Apply để xác định kiểu lọc 101 Để thể tất công việc trở lại, menu Project sau chọn All Tasks hay All Resources Chú ý: Bạn lọc cơng việc khung nhìn Resource hay lọc tài ngun khung nhìn Task B3 Sắp xếp thơng tin khung nhìn Bạn xếp công việc hay tài nguyên theo điều kiện tên cơng việc, ngày kết thúc, tên tài nguyên Việc hữu ích bạn muốn theo dõi công việc theo thứ tự Ví dụ bạn xem xét cơng việc nên bắt đầu hay kết thúc sớm Việc xếp trì bạn chuyển đổi khung nhìn đóng hay lưu dự án B1 B2 Trên menu View, chọn Gantt Chart Trên menu Project, mục Sort, chọn kiểu xếp mà bạn muốn Để tiện lợi trình xếp, Microsoft Project cung cấp chức tuỳ biến xếp Trong menu Project, mục Sort, chọn Sort by B4Trong hộp thoại Sort by, chọn cột bạn muốn xếp, chọn Ascending hay Descending để xác định kiểu xếp tăng dần hay giảm dần B3 Nhóm thơng tin khung nhìn Trong số khung nhìn, bạn nhóm cơng việc hay tài ngun theo điều kiên Ví dụ, bạn xem xét tất cơng việc có khoảng thời gian thực B1 Để nhóm thơng tin cơng việc, menu View, chọn mục More Views, sau chọn Task Sheet Để nhóm thơng tin tài ngun, menu View, chọn Resource Sheet 102 B2 Trong menu Project, mục Group by, chọn nhóm Để chọn nhóm khơng nằm mục Group by, Click More Groups Để trở lại trạng thái ban đầu, menu Project, mục Group by chọn No Group Kết luận: Bài xem xét lại tồn hệ thống cơng việc dự án, kiểm tra ngày bắt đầu, ngày kết thúc, xác định đường găng dự án, chuyển đổi khung nhìn, thể thơng tin chọn lọc, xếp nhóm thơng tin khung nhìn Trong sau xem cách thức lưu trữ mở file dự án B3 Bài 7: Cách thức lưu mở kế hoạch Sau nhập tồn thơng tin cơng việc, tài ngun, thơng tin chi phí cho dự án, bạn lưu giữ kế hoạch ban đầu (baseline) Để lưu lại thông tin dự án thời điểm thực dự án, bạn lưu giữ thơng tin dạng thời gian chuyển tiếp (Interim) so sánh thông tin thời điểm chuyển tiếp với thơng tin dự án ban đầu Trong q trình thực dự án, bạn so sanh thông tin thông tin lập kế hoạch cho dự án Bài bao gồm điểm sau: Lưu trữ kế hoạch Lưu giữ thời điểm chuyển tiếp Mở file dự án Lưu trữ kế hoạch Khi bạn nhập tất thông tin dự án sẵn sàng để thực dự án, bạn lưu trữ thông tin thông tin khởi tạo kế hoạch cho dự án Chính từ thơng tin kế hoạch bạn so sánh với thơng tin thực dự án, từ để điều chỉnh hợp lý B1 Trên menu Tools, mục Tracking, chọn Set Baseline 103 B2 Chọn Entire project hay Selected tasks để lưu giữ toàn dự án hay công việc chọn Lưu giữ thời điểm chuyển tiếp Sau bạn lưu trữ kế hoạch cho dự án, bạn lưu giữ thơng tin thời điểm chuyển tiếp Microsoft Project cho phép bạn lưu theo kiểu chuyển tiếp 10 lần Trên menu Tools menu, mục Tracking, sau Click Save Baseline Chọn Save Interim plan B3Trong mục Copy box, chọn tên kế hoạch thời điểm chuyển tiếp B4Trong mục Into box, chọn tên kế hoạch thời điểm chuyển tiếp Chọn toàn dự án hay phần công việc chọn B5 lựa chọn Entire project hay Selected tasks - OK B1 104 Phần III: Theo dõi quản lý dự án Giới thiệu Là nhà quản lý dự án, bạn cần phải nắm bắt điểu khiển thành phần cốt lõi dự án: thời gian, tiền bạc mục tiêu Việc điều chỉnh thành phần ảnh hưởng trực tiếp tới hai thành phần cịn lại Nếu bạn có thông tin cập nhập, bạn thấy trạng thái dự án sớm có điều chỉnh cần thiết hợp lý Phần cho bạn thấy cách thức theo dõi quản lý công việc dự án bạn Phần theo dõi quản lý dự án gồm sau: Bài 8: Theo dõi trình thực công việc dự án Bài 9: Theo dõi mức độ sử dụng tài nguyên Bài 10: Theo dõi chi phí khả tài Bài 8: Theo dõi q trình thực cơng việc dự án Ngay sau việc lập kế hoạch kết thúc, cơng việc bắt đầu vào q trình thực hiện, bạn theo dõi thời gian thực tế bắt đầu kết thúc, tỷ lệ phần trăm cơng việc hồn thành, số thực tế thực cơng việc Việc theo dõi q trình thực tế cho phép bạn điều chỉnh công việc cách xác kịp thời Bài bao gồm điểm sau: Kiểm tra cơng việc có thực kế hoạch hay không Nhập thời gian bắt đầu kết thúc thực tế cho công việc Nhập khoảng thời gian thực thực tế cho công việc Cập nhập tiến độ thực công việc theo tỷ lệ phần trăm hoàn thành So sánh thời gian thực tế thực kế hoạch công việc So sánh thông tin công việc thực tế kế hoạch Kiểm tra công việc có thực kế hoạch hay khơng Để dự án thực tiến độ, phải đảm bảo công việc phải bắt đầu kết thúc kế hoạch Khung nhìn Tracking Gantt cho phép bạn thấy điểm, công việc thực thực tế khác với kế hoạch Bạn cần phải điểu chỉnh cơng việc có liên quan, đưa thêm tài nguyên hay bỏ bớt công việc chưa cần thiết để kịp thời điểm hạn định Trong khung nhìn Tracking Gantt, công việc thể hai đường, đường thể tiến độ thực tế, đường thể tiến độ theo kế hoạch Trước bạn nhập liệu thực tế công việc, hai đường có chung thời gian bắt đầu thời gian kết thúc Khi bạn nhập liệu, đường thể công việc thực tế thay đổi theo B1 B2 Trên menu View, chọn Tracking Gantt Để thay đổi trường thay đổi, menu View, mục Table, sau Click Variance 105 Nhập thời gian bắt đầu kết thúc thực tế cho công việc Những công việc bắt đầu kết thúc muộn ảnh hưởng tới tiến độ thực công việc khác Ngược lại công việc kết thúc sớm giải phóng tài nguyên mà sử dụng đồng thời tiến độ dự án hoàn thành trước kế hoạch Microsoft Project sử dụng giá trị thực tế để hệ thống lại tiến độ thực cơng việc cịn lại dự án: B1 B2 B3 Trên menu View, chọn khung nhìn Gantt Chart Trên menu View, mục Toolbars, chọn Tracking Trong cột Task Name, chọn công việc bạn muốn cập nhập tiến độ Để chọn nhiều công việc không đứng kề nhau, bấm phím CTRL, sau chọn cơng việc Để chọn nhiều cơng việc đứng kề nhau, bấm phím SHIFT, sau chọn cơng việc đầu cơng việc cuối bạn muốn cập nhập B4 Click nút Update Taskstrên công cụ hay menu Tools, mục Tracking, chọn Update Task B5 Hộp thoại Update Task lên 106 Trong phần Actual, Chọn ngày bắt đầu kết thúc mục Start and Finish Nếu bạn nhập ngày kết thúc cơng việc, đảm bảo cơng việc kết thúc 100%; Microsoft Project hiệu chỉnh lại tiến độ thực dự án B6Chọn OK Chú ý: Việc nhập tiến độ thực tế công việc ảnh hưởng tới tiến độ thực tế công việc khác Tuy nhiên, tiến độ thực theo kế hoạch không bị thay đổi Nhập khoảng thời gian thực thực tế cho công việc Khi bạn nhập khoảng thời gian thực tế thực công việc, Microsoft Project cập nhập ngày thực tế bắt đầu, tỷ lệ phần trăm hồn thành cơng việc khoảng thời gian lại để thực nốt cơng việc B1 Trên menu View, Click Gantt Chart B2 Trong cột Task Name, chọn công việc bạn muốn nhập khoảng thời gian thực tế thực công việc B3Trên menu Tools, mục Tracking, Click Update Tasks B4Trong mục Actual dur, đánh số thời gian thực công việc B5Chọn OK Chú ý: Nếu bạn nghĩ công việc kết thúc sớm so với kế hoạch ban đầu định ra, bạn nhập giá trị vào trường Remaining dur Cập nhập tiến độ thực công việc theo tỷ lệ phần trăm hồn thành Bạn diễn tả tiến độ thực công việc theo mức độ hoàn thành: Trên menu View, chọn Gantt Chart Trong cột tên công việc Task Name, chọn công việc bạn muốn cập nhập tiến độ Chọn Task Information, sau chọn Tab General B3Trong mục phần trăm hồn thành cơng việc Percent complete, nhập số phần trăm hồn thành B1 B2 107 Chú ý: Bạn sử dụng bước sau để cập nhập tiến độ hồn thành cơng việc theo tỷ lệ phần trăm Trong menu Tool, mục Tracking, chọn Update Tasks sau nhập số phần trăm cơng việc hồn thành So sánh thời gian thực tế thực kế hoạch công việc Trong Microsoft Project bạn so sánh thời gian thực công việc thực tế kế hoạch Một công việc kết thúc sớm so với kế hoạch hay phải kéo dài B1 B2 B3 Trên menu View, Click Gantt Chart Trên menu View, mục Table, chọn Work So sánh giá trị cột Work, Baseline, and Actual Giá trị cột Variance khác tiến độ tiến độ lập kế hoạch Ý nghĩa cột bảng: Work: Thời gian thực theo thực tế Baseline: Thời gian thực công việc theo kế hoạch Variance: Khoảng thời gian thay đổi thực tế kế hoạch Actual: Thời gian thực tế thực Remaining: Thời gian thực tế lại %W Coml: Số phần trăm công việc thực So sánh thông tin công việc thực tế kế hoạch Để dự án thực tiến độ, bạn cần biết thay đổi, phát sinh thực dự án Microsoft Project cung cấp chức để thực điều Chức cho bạn thấy thay đổi công việc để bạn điều chỉnh cơng việc có liên quan tới chúng, điều chỉnh lại nguồn tài nguyên sử dụng hay lược bỏ bớt công việc khơng cần thiết để hồn thành cơng việc thời hạn Trên menu View, chọn khung nhìn Tracking Gantt Khung nhìn Tracking Gantt thể thay đổi theo dạng đồ họa, điều làm việc quan sát dễ dàng B2Trên menu View, mục Table, Click Variance B1 108 Kết luận: Qua kiểm tra cơng việc có thực theo kế hoạch hay không, nhập thời gian bắt đầu kết thúc thực tế khoảng thời gian thực thực tế cho công việc Bài cho cách thức theo dõi mức độ sử dụng tài nguyên dự án Bài 9: Theo dõi mức độ sử dụng tài nguyên Bạn cần theo dõi mức độ sử dụng tài nguyên dự án để so sánh với kế hoạch đặt Điều giúp bạn thấy hiệu việc sử dụng tài nguyên có kế hoạch tốt cho dự án sau Bài bao gồm điểm sau: Nhập tổng số thời gian thực tế sử dụng tài nguyên So sánh việc sử dụng tài nguyên thực tế kế hoạch Nhập tổng số thời gian thực tế sử dụng tài nguyên Nếu kế hoạch thực công việc bạn xây dựng tài nguyên, việc theo dõi tiến độ dựa số thời gian hồn thành cơng việc bạn theo dõi thời gian sử dụng nguồn tài ngun Khi bạn nhập thơng tin thời gian thực tế sử dụng tài nguyên, Microsoft Project tự động tính lại số thời gian cịn lại sử dụng nguồn tài ngun Trên menu View, chọn khung nhìn Task Usage Trên menu View, mục Table, chọn Work Trong cột TaskName, tên công việc tài nguyên liệt kê Đối với tài nguyên, nhập số thời gian thực tế sử dụng để thực công việc So sánh việc sử dụng tài nguyên thực tế kế hoạch Bạn theo dõi việc sử dụng tài nguyên thực tế kế hoạch Trong phần bạn theo dõi số thời gian tải việc sử dụng tài nguyên B1 B2 B3 Trên menu View, Click Resource Usage Trên menu View, mục Table, chọn Work Với tài nguyên bạn so sánh chi phí hai cột Baseline Actual B4Đảm bảo cột Work Act Work thể khung nhìn Trên menu Format, mục Details chọn Work chưa chọn Tiếp tục để chọn cột Actual Work Ý nghĩa cột bảng: Work: Thời gian thực theo thực tế Baseline: Thời gian thực công việc theo kế hoạch Overtime: Thời gian Variance: Khoảng thời gian thay đổi thực tế kế hoạch Actual: Thời gian thực tế thực Remaining: Thời gian thực tế cịn lại 109 %W Coml: Số phần trăm cơng việc thực Kết luận: Bài đưa cách nhập tổng số thời gian thực tế việc sử dụng tài nguyên, so sánh việc sử dụng tài nguyên thực tế kế hoạch Bài nói rõ cho việc theo dõi chi phí khả tài dự án Bài 10 Theo dõi chi phí khả tài Bạn cần phải theo dõi thơng tin chi phí giai đoạn định dự án để có thơng tin tài cách xác Bài gồm điểm sau Nhập chi phí thực tế cho cơng việc tay So sánh chi phí kế hoạch Xem xét chi phí tồn dự án Phân tích tài với bảng Earned Value Nhập chi chí thực tế cho cơng việc tay Microsoft Project tự động cập nhập chi phí thực tế cho cơng việc dựa theo chi phí tài ngun sử dụng cơng việc theo q trình hồn thành cơng việc Tuy nhiên bạn nhập chi phí cho cơng việc tay Trước hết bạn cần tắt chế độ tự động cập nhập chi phí cho cơng việc sau bạn nhập chi phí thực tế cho cơng việc B1 Trên menu Tools, mục Options, chọn tab Calculation B2 Chọn lựa chọn Manual B4 Trên menu View menu, chọn Task Usage 110 B5 B6 B7 Trên menu View, mục Table, chọn Tracking Một hộp thoại xuất Trong cột Act Cost, nhập chi phí thực tế So sánh chi phí kế hoạch Chi phí thực dự án theo kế hoạch khác với chi phí thực tế thực Chính lý bạn cần phải theo dõi chi phí thực cơng việc qúa trình thực đảm bảo tổng chi phí thực dự án khơng nằm ngồi dự kiến B1 Trên menu View, chọn khung nhìn Gantt Chart B2 Trên menu View, mục Table, chọn Cost 111 B3 So sánh giá trị cột Total Cost Baseline tức cột tổng chi phí thực tế kế hoạch Xem xét chi phí tồn dự án Với Microsoft Project, bạn thấy tổng chi phí theo kế hoạch, theo thực tế, chi phí sử dụng chi phí cịn lại để thực dự án B1 B2 Trên menu Project, chọn mục Project Information Chọn Statistics Chi phí theo kế hoạch, thực tế chi phí để tiếp tục thực dự án hiển thị Phân tích tài với bảng Earned Value Nếu bạn muốn so sánh tiến trình thực dự án mong đợi với tiến trình thực tế vào thời điểm đó, bạn sử dụng bảng Earned Value Bạn sử dụng bảng Earned Value để dự đốn liệu với tình hình cơng việc kết thúc với chi phí vượt khả cho phép hay khơng Ví dụ cơng việc hồn thành 50% chi phí thực tế 200$, bạn thấy 200$ nhiều hơn, hay so với việc thực hiên 50% công việc theo kế hoạch Cột VAC thể khác chi phí thực tế kế hoạch B1 B2 B3 Trong menu View, chọn Gantt Chart Trên menu View, mục Table, chọn More Tables Một hộp thoại Table 112 Trong danh sách bảng, chọn bảng Earned Value, sau Click Apply B4 Chú ý: Nếu cột VAC âm theo tiến độ thực tế quỹ tài dự định theo kế hoạch âm Ngược lại, quỹ tài dương Kết luận: Qua xem xét chi phí tồn dự án, so sánh chi phí kế hoạch, phân tích tài cho dự án Bài sau nói việc xem in báo biểu phục vụ cho dự án Bài 11: Xem in báo biểu Việc in ấn báo biểu theo dạng sau: o Các báo cáo chuẩn Microsoft Project 2007 o Tiến độ chung dự án o Báo cáo lịch trình cơng việc o Báo cáo việc sử dụng tài nguyên công việc o Báo cáo lịch làm việc theo tuần, quý, tháng Bài gồm điểm sau Các báo biểu chuẩn Microsoft Project Thiết lập cấu hình trang in In biểu đồ dự án Các báo biểu chuẩn Microsoft Project Trong menu Reports chọn mục Reports Hộp thoại Reports lên: 113 Ý nghĩa bảng lựa chọn: Mục Overview Current Activities Cost Assignment Workload Ý nghĩa Các biểu tổng quan dự án Báo cáo công việc Các báo biểu tài dự án Báo biểu phân bổ tài nguyên Báo biểu việc thực công việc sử dụng tài nguyên Báo biểu thiết lập người sử dụng Custom In biểu đồ dự án Biểu đồ tiến độ dự án thường in dạng chính: Biểu đồ Gantt Sơ đồ mạng Network Diagram Trong menu File chọn Print Preview - Khung nhìn Print Preview hiển thị: Thiết lập cấu hình trang In Trong menu File, chọn Page Setup Hộp thoại Page Setup xuất Trong hộp thoại Page Setup cho phép thiết lập tham số Page: Đặt cách nhìn khổ giấy cho trang in Margins: Căn lề trang in Header: Các tiêu đề bên trang in dự án Footer: Các tiêu đề bên trang in dự án Legend: Các hình minh họa cho trang in View: Thiết lập cấu hình cho trang in 114 Kết luận: Bài bàn báo biểu chuẩn Microsoft Project, thiết lập cấu hình trang in in biểu đồ phục vụ dự án Đây cuối sách Hy vọng bạn nắm vững học dự án bạn thành công mỹ mãn 115